Está en la página 1de 9

PROCESO

MEJORA E INNOVACIÓN P4.MI 31/12/2018

PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE Versión 5 Página 1 de 10


REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS

1. OBJETIVO:

Identificar, registrar, actualizar, evaluar y comunicar a los colaboradores y demás partes


interesadas, los requisitos legales y otros requisitos aplicables al Sistema Integrado de Gestión
del ICBF.

2. ALCANCE:

Inicia con la identificación y determinación de los requisitos legales y otros requisitos aplicables y
finaliza con la divulgación de los requisitos. Aplica a todos los procesos del Instituto Colombiano
de Bienestar Familiar en todos sus niveles.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

3.1. Este procedimiento aplica para los ejes de Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y
Seguridad de la información. Teniendo en cuenta el requisito 6.1.3 Requisitos legales y otros
requisitos de la norma ISO 14001:2015 en el cual se establece que los requisitos legales y
otros requisitos deben estar relacionados con los aspectos ambientales, para el Eje Ambiental
las actividades de identificación, evaluación y seguimiento de los requisitos se realiza de
acuerdo con lo establecido en el Procedimiento Identificación y Valoración de Aspectos e
Impactos Ambientales, Requisitos Legales y otros Requisitos.

Para la Identificación de Requisitos Legales y Otros Requisitos:

3.2. Los requisitos legales y otros requisitos del Sistema Integrado de Gestión del ICBF se
entienden de la siguiente manera:

Tipo de Requisito Descripción Ejemplo


Constitución Política
Ley
Son todas aquellas condiciones dispuestas Decretos
Legal
por la Ley. Resoluciones
Directivas
Acuerdos
“Debes” de la NTC:
Son todos aquellos requisitos estipulados ISO 9001:2015
Normativo como “debes” de las Normas implementadas ISO 27001:2013
por el Instituto. OHSAS 18001:2007
ISO 45001:2018
Resoluciones Internas
Conceptos
Son todos aquellos estipulados por el Instituto
Circulares
Organizacional para dar cumplimiento a su misión o razón de
Lineamientos y manuales
Documental ser, objetivos estratégicos y políticas de
operativos
operación.
Procedimientos
Guías

¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!


Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.
PROCESO
P4.MI 31/12/2018
MEJORA E INNOVACIÓN

PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE Versión 5 Página 2 de 10


REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS

3.3. Para la elaboración, revisión y aprobación de las matrices de verificación de requisitos


legales y otros requisitos, se debe tener en cuenta la siguiente información:

¿QUIÉN? REGIONAL SEDE DE LA DIRECCIÓN GENERAL


Profesional Seguridad y Salud en el trabajo y
Referente Seguridad y Salud en el Trabajo y
ELABORA Seguridad de la información
Seguridad de la Información
Promotores EPICO
Coordinador Administrativo, Gestión de Profesionales de la Sede de la Dirección General de
Soporte o Gestión Humana los ejes Seguridad y Salud en el trabajo y Seguridad
REVISA Coordinador de Planeación y Sistemas de la Información
Coordinadores Zonales Profesional de la Oficina Asesora Jurídica
Coordinador Jurídico Líder de Proceso
Líder de Eje
APRUEBA Director de la Regional
Líder del Proceso
*
En caso de presentarse dudas o inquietudes

3.4. La identificación de requisitos legales y otros requisitos se desarrolla para cada eje de la
siguiente manera:

3.4.1. Eje de Calidad

3.4.1.1. La identificación de requisitos legales para el eje de calidad se realiza a nivel


de la Sede de la Dirección General por parte de los líderes de procesos.
3.4.1.2. El líder de proceso en la sede de la Dirección General cuenta con el apoyo del
promotor EPICO para el registro de la información en la herramienta
establecida. Esta podrá ser revisada con su equipo de apoyo legal para la
aprobación de los requisitos legales y otros requisitos.

3.4.2. Eje de Seguridad de la Información


3.4.2.1. La identificación de requisitos legales para el eje de seguridad de la
información se realiza a nivel de la Sede de la Dirección General por parte del
Líder del eje.

3.4.3. Eje de Seguridad y Salud en el Trabajo


3.4.3.1. La identificación de requisitos legales para el eje de Seguridad y Salud en el
Trabajo se realiza a nivel de la Sede de la Dirección General por parte de los
Profesionales del Grupo Desarrollo del Talento Humano de la Dirección de
Gestión Humana, de acuerdo con la normatividad que se genere, modifique o
derogue para el SG-SST.

¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!


Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.
PROCESO
P4.MI 31/12/2018
MEJORA E INNOVACIÓN

PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE Versión 5 Página 3 de 10


REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS

Para la actualización de los Requisitos Legales y Otros Requisitos

3.5. Los requisitos legales aplicables y otros requisitos se modifican y/o actualizan según haya
lugar en los siguientes casos:

 Expedición, modificación, adición o derogatoria de normativa interna o externa aplicable


 Creación o modificación de programas, proyectos y servicios

Para el Registro de Requisitos Legales y Otros Requisitos

3.6. Los requisitos legales y otros requisitos de los ejes de Calidad, Seguridad de la Información
y Seguridad y Salud en el Trabajo que se registran en la herramienta correspondiente, los
cuales se tendrán que diligenciar con base al Instructivo Matriz de Verificación de
Requisitos Legales y Otros Requisitos

Para el Seguimiento y Evaluación de Requisitos Legales y Otros Requisitos

3.7. La frecuencia de evaluación de cada uno de los requisitos legales y otros requisitos deberá
concordar con el tiempo determinado por la norma o por ley. En el caso en que no exista
un tiempo específico en la normativa identificada, la responsabilidad de establecerlo será
del líder del proceso o líder del eje.

3.8. El seguimiento y evaluación de cada uno de los ejes se verá reflejado en la actividad
correspondiente de los planes operativos de los ejes de Calidad y Seguridad de la
Información y el plan de trabajo anual del eje de Seguridad y Salud en el Trabajo.

3.9. El cumplimiento y la supervisión de los otros requisitos suscritos como obligaciones


contractuales para la adquisición de bienes y servicios para la operación de los programas,
proyectos y servicios del ICBF está a cargo de los supervisores e interventores de
contratos y convenios suscritos por la entidad.

3.10. Para aquellos requisitos que sean nuevos y tengan un periodo de transición, se debe
formular el plan de acción mediante el cual se fija el cumplimiento en el espacio de tiempo
correspondiente. Se podrá generar las acciones preventivas y/o oportunidades de mejora
pertinentes en dado caso, siguiendo el procedimiento determinado por la entidad.

3.11. En caso de presentarse incumplimientos, se debe generar los planes de acción


correspondientes, con actividades, fechas y responsables; si los incumplimientos son
reiterativos anualmente se podrá generar la no conformidad en ISOLUCION según lo
dispuesto en el procedimiento de acciones correctivas evidenciando la trazabilidad de toda
la información

¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!


Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.
PROCESO
P4.MI 31/12/2018
MEJORA E INNOVACIÓN

PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE Versión 5 Página 4 de 10


REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS

3.12. En caso de que un requisito legal y otro requisito sea derogado, debe guardar las
evidencias en la unidad de almacenamiento masivo (NAS o FILESERVER) durante un año.
3.13. Las evidencias deben demostrar el cumplimiento de cada requisito legal identificado en la
herramienta. Para los casos en donde no se pueda soportar el cumplimiento, esta situación
debe ser justificada y su trazabilidad deberá quedar documentada mediante memorandos y
actas de reunión que evidencien las razones de fondo del no cumplimiento.

Para la Publicación y Divulgación de la Matriz de Requisitos Legales y Otros Requisitos

3.14. Una vez los requisitos legales y otros requisitos sean aprobados por cada líder de proceso
se deberá publicar en el micrositio de cada uno de los ejes y actualizar mínimo cada seis
meses para que esta sea divulgada por los promotores épicos en la Sede de la Dirección
General, los profesionales y referentes de los ejes en las regionales y centros zonales.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

No Actividad Descripción Responsable Registro


Inicio
Directores, subdirectores,
jefes de oficina de la Sede
de la Dirección General

Identificar y determinar los requisitos internos y externos Profesional del grupo


de acuerdo con la normatividad vigente teniendo en administrativo, planeación
cuenta las necesidades y expectativas de las partes y sistemas, soporte de
Identificar y
interesadas, de acuerdo con la política de operación 3.3. gestión humana de la
determinar los  Correo
Regional
1 requisitos legales electrónico
y otros requisitos
Si se suscitan dudas sobre la aplicabilidad de algún Profesional de la Dirección
aplicables
requisito legal u otro que adopte el Instituto, se debe de Información y
realizar la consulta al respecto a la Oficina Asesora Tecnología
Jurídica o al coordinador jurídico en la regional
Profesional del grupo de
Desarrollo del Talento
Humano de la Dirección
de Gestión Humana
Profesional delegado de
las dependencias de la
Sede de la Dirección
General  Herramienta
Matriz
Registrar y
Registrar y relacionar la información correspondiente de Profesional del grupo Requisitos
relacionar los
2 los requisitos y otros requisitos identificados, de acuerdo administrativo, planeación Legales y
requisitos legales
con las políticas 3.5 y 3.6 y sistemas, soporte de otros
y otros requisitos
gestión humana de la Requisitos
Regional
Profesional de la Dirección
de Información y
Tecnología

¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!


Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.
PROCESO
P4.MI 31/12/2018
MEJORA E INNOVACIÓN

PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE Versión 5 Página 5 de 10


REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS

No Actividad Descripción Responsable Registro

Profesional del grupo de


Desarrollo del Talento
Humano de la Dirección
de Gestión Humana
Profesional delegado de
las dependencias de la
Sede de la Dirección
General
Profesional del grupo
administrativo, planeación
Se cargan las evidencias que dan razón al cumplimiento y sistemas, soporte de
Cargar  Evidencias y
de los requisitos legales y otros requisitos en la ruta de gestión humana de la
3 evidencias de soportes de
unidad de almacenamiento masivo (NAS o FILESERVER) Regional
cumplimiento cumplimiento
en la carpeta correspondiente para cada uno de los ejes. Profesional de la Dirección
de Información y
Tecnología
Profesional del grupo de
Desarrollo del Talento
Humano de la Dirección
de Gestión Humana
Profesional delegado de
las dependencias de la
Sede de la Dirección
Evaluar el cumplimiento de los requisitos legales y otros General
requisitos incluyendo la ruta de unidad de
almacenamiento masivo (NAS o FILESERVER) en la cual Profesional del grupo
 Herramienta
se encuentra su respectiva evidencia en la herramienta administrativo, planeación
Matriz
Evaluar el de evaluación y sistemas, soporte de
Requisitos
cumplimiento de gestión humana de la
Legales y
4 los requisitos En caso de presentarse posibles incumplimientos se debe Regional
otros
legales y otros generar un plan de acción con base a la política 3.11 y
Requisitos
requisitos 3.13 Profesional de la Dirección
 Correo
de Información y
Electrónico
Una vez se hayan cargado las evidencias y planes de Tecnología
acción si aplican, se debe remitir correo electrónico al
enlace del eje de la Sede de la Dirección General. Profesional del grupo de
Desarrollo del Talento
Humano de la Dirección
de Gestión Humana
Profesional de la
Subdirección de
Mejoramiento  Correo
Realizar la revisión preliminar de los requisitos legales y
Organizacional electrónico
otros requisitos y su cumplimiento por medio de la
 Herramienta
herramienta de evaluación.
Revisar los Profesional de la Dirección Matriz
5
requisitos legales de Información y Requisitos
P.C. En el caso que existan observaciones los profesionales
y otros requisitos Tecnología Legales y
de enlace deben hacer la realimentación y enviarlas
otros
nuevamente a los referentes de las regionales o
Profesional del Grupo de Requisitos
promotores épicos.
Desarrollo del Talento
Humano de la Dirección
de Gestión Humana
6 Remitir la matriz Una vez revisados los requisitos legales, otros requisitos, Coordinador  Herramienta

¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!


Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.
PROCESO
P4.MI 31/12/2018
MEJORA E INNOVACIÓN

PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE Versión 5 Página 6 de 10


REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS

No Actividad Descripción Responsable Registro


P.C. de requisitos y planes de acción de los ejes Seguridad de la administrativo, soporte o Matriz
legales y otros Información y Seguridad y Salud en el Trabajo, se debe gestión humana Requisitos
requisitos remitir para aprobación del Director Regional por medio Legales y
de la herramienta de evaluación. Coordinador de otros
Planeación y Sistemas Requisitos
Directores, Subdirectores  Herramienta
y Jefes de Oficina de la Matriz
Aprobar los Aprobar los requisitos legales, otros requisitos y planes
Sede de la Dirección Requisitos
7 requisitos y otros de acción, por medio de la herramienta de evaluación
General Legales y
requisitos
otros
Directores Regionales Requisitos
Profesional de la
Subdirección de
Mejoramiento  Informe
Profesional de la Dirección Herramienta
Generar informe
de Información y Matriz
de requisitos Generar los informes del cumplimiento de Requisitos
8 Requisitos
legales y otros legales y otros por medio de la herramienta de evaluación Tecnología
Legales y
requisitos
Profesional del grupo de otros
Desarrollo del Talento Requisitos
Humano de la Dirección
de Gestión Humana
Profesional de la
Subdirección de
Mejoramiento
Organizacional  Informe de
Realizar la publicación del informe de requisitos legales y cumplimiento
Realizar
otros requisitos por cada eje en el micrositio Profesional del grupo de de
publicación de
9 correspondiente Desarrollo del Talento Requisitos
requisitos legales
Humano de la Dirección Legales y
y otros requisitos
De acuerdo con la política de operación 3.14 de Gestión Humana otros
Requisitos
Profesional de la Dirección
de Información y
Tecnología
Profesional delegando de
las dependencias Sede de
la Dirección General

Profesional del grupo


administrativo, planeación
y sistemas, soporte de
gestión humana de la
Divulgar los  Correo
Comunicar los requisitos legales y otros requisitos a Regional
10 requisitos legales electrónico
través medios electrónicos
y otros requisitos
Profesional de la Dirección
de Información y
Tecnología

Profesional del grupo de


Desarrollo del Talento
Humano de la Dirección
de Gestión Humana
Fin
P.C.: Punto de Control

¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!


Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.
PROCESO
P4.MI 31/12/2018
MEJORA E INNOVACIÓN

PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE Versión 5 Página 7 de 10


REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS

5. RESULTADO FINAL:

Matriz de Requisitos legales y otros identificados e informe de cumplimiento de los mismos

6. DEFINICIONES:

 Acuerdos: es, en Derecho, la decisión tomada en común por una o ninguna personas, o
por una junta, asamblea o tribunal.

 Boletín Jurídico: Medio en el cual se dan a conocer noticias, artículos de relevancia


jurídica.

 Compromiso Voluntario: Toda pauta de comportamiento que la organización contrae


libremente con sus proveedores, empresas contratadas u otras partes interesadas.

 Decreto: Resolución o decisión que toma una persona o un organismo con autoridad para
ello.

 Derecho de Bienestar: Compilación de normativa, doctrina y jurisprudencia de las altas


cortes que tienen relación directa con la misión del Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar.

 Directiva: Norma o conjunto de normas e instrucciones que se establecen o se tienen en


cuenta al proyectar una acción o un plan.

 Evaluación: Determinar el nivel de cumplimiento.

 Ley: es una norma jurídica dictada por el legislador, es decir, un precepto establecido por la
autoridad competente, en que se manda o prohíbe algo en consonancia con la justicia cuyo
incumplimiento conlleva a una sanción

 Líder de Eje: Se denomina líder de eje a los directores encargados de planear, disponer y
utilizar los recursos de su competencia para la implementación del Sistema Integrado de
Gestión, en sus ejes de Calidad, Ambiental (Director Administrativo), Seguridad y Salud en
el Trabajo (Director de Gestión Humana), y Seguridad de la Información (Dirección de
Información y Tecnología).

 Líder de Proceso: Se denomina Líder de Proceso a los Directores y Jefes de Oficina del
Nivel Nacional responsables de la correcta ejecución de los procesos a su cargo y de
administrar el mejoramiento continuo, a través de la implementación, sostenibilidad y
mejora del Sistema Integrado de Gestión.

¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!


Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.
PROCESO
P4.MI 31/12/2018
MEJORA E INNOVACIÓN

PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE Versión 5 Página 8 de 10


REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS

 NAS: (Network Attached Storage) Unidad de almacenamiento conectado a red, donde se


gestiona, almacena, preserva, difunde y facilita el acceso de la información del Instituto.

 Otros Requisitos: Compromisos que la entidad adquiere mediante actos administrativos,


para la implementación y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión, como los
relacionados con permisos y autorizaciones y convenios interinstitucionales. Por ejemplo:
normas técnicas colombianas ISO 9001, 27001, 18001, condiciones contractuales,
acuerdos con los empleados; acuerdos con las partes interesadas; acuerdos con
autoridades de salud; directrices no reglamentarias; principios voluntarios, mejores
prácticas o códigos de prácticas, estatutos; compromisos públicos de la organización;
requisitos corporativos, acuerdos sindicales, compromisos que se adquieren mediante
actos administrativos, como los relacionados con: permisos, licencias, autorizaciones,
convenios interinstitucionales, acuerdos voluntarios, directivas de orden estatal, territorial o
de órganos de control, entre otros.

 Parte Interesada: Persona u organización que puede afectar, verse afectada o percibirse
como afectada por una decisión o actividad (clientes, propietarios, personas de una
organización, proveedores, sindicatos).

 Promotor Epico: Profesional de cada uno de los procesos que apoya la implementación
del Sistema Integrado de Gestión bajo las directrices de la Subdirección de Mejoramiento
Organizacional en la Sede de la Dirección General y por el Grupo de Planeación y
Sistemas en las Regionales.

 Referentes SIGE: Profesionales y referentes regionales de los ejes Ambiental, Seguridad


de la Información, Seguridad y Salud en el Trabajo y Calidad.

 Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

 Requisito Legal: Requisito obligatorio especificado por un organismo legislativo.

 Requisito Reglamentario: Requisito obligatorio especificado por una autoridad que recibe
el mandato de un órgano legislativo.

 Resolución: es una condición en la que se busca determinar la solución de una


determinada circunstancia. Una resolución de un caso, por lo general es el acto en el que
se concluye con un análisis final y definitivo el problema que busca desde una instancia
cuestionada y debatida ser resuelto.

 SIGE: Sistema Integrado de Gestión

¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!


Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.
PROCESO
P4.MI 31/12/2018
MEJORA E INNOVACIÓN

PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE Versión 5 Página 9 de 10


REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS

 Verificación: confirmación mediante aporte de evidencia objetiva, de que se han cumplido


los requisitos especificados.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Link Derecho del Bienestar: https://www.icbf.gov.co/gestion-


transparencia/transparencia/normatividad/derecho-bienestar
 Procedimiento Acciones Correctivas
 Procedimiento Acciones Preventivas
 NTC OHSAS 18001:2007. Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional.
 NTC ISO 45001:2018. Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
 NTC ISO 27001: 2013 Sistema de Gestión de Seguridad de la Información.
 NTC GP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
 NTC ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de la Calidad.
 Decreto 1072:2015 Decreto Único Reglamentario Del Sector Trabajo

8. RELACIÓN DE FORMATOS: Relacionar los formatos que son utilizados en la ejecución de las
actividades.
CODIGO NOMBRE DEL FORMATO
F8.P1.MI Listado de Asistencia
F9.P1.MI Formato Listado de Asistencia, Formato Acta de Reunión
IN1.P4.MI Instructivo Matriz de Requisitos Legales y otros Requisitos

9. ANEXOS: N/A

10. CONTROL DE CAMBIOS:

Fecha Versión Descripción del Cambio


Se actualizaron las políticas de operación, actividades,
responsables, definiciones de Requisitos Legales y otros
21/03/2017 Versión 2
Requisitos, y adicionalmente se actualizan los documentos de
referencia y la relación de formatos.

Se realiza ajustes en las políticas de operación y la redacción de


18/09/2017 Versión 3
las actividades 2,4, 5 y 6.

Se realiza un ajuste a las políticas de operación y se realiza ajustes


01/06/2018 Versión 4 a las actividades y responsables de acuerdo con el estudio de
cargas.

¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!


Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.