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CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

1. PROPÓSITO

Establecer los lineamientos necesarios para la elaboración, revisión, aprobación y control de

los documentos y los registros del Sistema de Gestión y estandarizar la elaboración, revisión,
aprobación, distribución, modificación, identificación y retiro de documentos obsoletos,
asegurando que las versiones vigentes estén disponibles en los puntos de uso.

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica a todas las áreas involucradas dentro del Sistema de Gestión de
VLAT SA.

3. DEFINICIONES

- Copia Controlada: Documento asignado a un Área o usuario específico, que es

responsable de su uso, aplicación y conservación. Lleva un pie de página con
nombre del Área a la que se asigna el documento, el nombre de la persona
encargada de asignar, fecha de asignación en la primera página del documento

- Copia No Controlada: Documento que no requiere control de asignación de área

o usuario y no es válido para ser usado en el desarrollo de las actividades. (Lleva
una nota en la página: “Esta copia impresa no es controlada y podría estar
desactualizada. Verifique si la revisión es la vigente en la lista Maestra”).

- Documento: Información y su medio soporte.

- Documentos de Procedencia Externa: Documentos generados en el entorno

externo de la Empresa, tales como documentos técnicos de proveedores, referidos
de equipos, maquinarias, procedimientos y estándares del cliente, etc.

- Estándar: Modelos, pautas y patrones que contienen los parámetros y los requisitos
mínimos aceptables de medida, cantidad, calidad, valor, peso y extensiones
establecidos por estudios experimentales, investigación, legislación vigente y/o
resultados del avance tecnológico, con los cuales es posible comparar las

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actividades de trabajo, desempeño y comportamiento industrial. Es un parámetro

que indica la forma correcta de hacer las cosas. El estándar satisface las siguientes
preguntas: ¿Qué hacer?, ¿Quién lo hará?, ¿Cuándo se hará?, ¿Quién es el
responsable de que el trabajo sea bien hecho? El incumplimiento de un estándar se
denomina “hallazgo”.

- Formulario: Documento o formato estandarizado que dará lugar a un registro

cuando sea llenado adecuadamente.

- Instrucción: Forma de desarrollar una actividad específica dentro de un proceso

determinado.

- Lista Maestra: Documento donde están listados e identificados todos los

documentos o registros del Sistema de Gestión de la empresa.

- Políticas: Intenciones, direcciones generales de la Organización, relacionadas con

su desempeño en seguridad y Salud ocupacional, medio ambiente y Calidad
expresada formalmente por la Gerencia General

- PROCEDIMIENTO: Forma específica para llevar a cabo un proceso o actividad.

- REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de actividades desempeñadas.

4. RESPONSABILIDADES

4.1. GERENTE GENERAL / CORDINADORE DE ÁREA (GG):

- Es responsable de asegurar el cumplimiento del presente procedimiento,

incluyendo la aprobación e implementación de documentos que se generen en la
empresa.

4.2. RESIDENTE / RESPONSABLE SISTEMA DE GESTIÓN (RS)

- Es responsable de la gestión de los documentos en sus respectivos alcances y del

control y actualización de documentos vigentes y obsoletos.

4.3. SUPERVISOR SOOMA (SS)

- Es responsable de la gestión de los documentos en sus respectivos alcances y del
control y actualización de documentos vigentes y obsoletos.

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4.4. TODO EL PERSONAL:

- Todo personal en el ámbito de su competencia es responsable de cumplir el

presente procedimiento

5. CONDICIONES GENERALES

- Todos los documentos del Sistema de Gestión deben ser revisados y actualizados
cuando sea necesario, considerando cambios en los procesos, condiciones de
trabajo, exigencias legales, entre otros.

- El responsable del Sistema de Gestión (Residente), deberá clasificar, archivar y

mantener los registros en el lugar asignado para su conservación durante el periodo
determinado en la lista maestra de documentos.

- Los mecanismos de elaboración, revisión y aprobación de los documentos del

Sistema de Gestión se describen en el siguiente cuadro:

TIPO DE DOCUMENTO NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3

ELABORAR REVISAR APROBAR

- Políticas Gerente General Gerente General Gerente General

- Reglamentos Residente Supervisor SSOMA Gerente General

- Manuales
- Procedimientos SSO
- Procedimientos
Medio Ambiente
- Procedimientos SIG
- Mapas

- Instructivos Supervisor SSOMA Residente Gerente General

- Estándares
- Matrices
- Formatos

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- PETS

- Programas (Incluye Supervisor SSOMA Residente Gerente General

objetivos
específicos)
- Plan (Incluye
objetivos
específicos)

- Todos los documentos que requieran firma de aprobación deben consignarla solo
en la versión física.
- Es responsabilidad de la empresa difundir los documentos a quienes corresponda.
- Los documentos deberán estar en formato A4, en letra Segoe UI y preferentemente
en tamaño 11 (Nota: los documentos, tipo formato tendrán su propio formato)

5.1. Diseño de la página

a) Encabezado: Se incluye en la primera página y demás del contenido:

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5.2. Codificación de Documentos

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- Posición 1: Indica el alcance del Documento

ALCANCE DEL DOCUMENTO CÓDIGO

VLAT SA. VLAT

- Posición 2: Indica la categoría del documento

CATEGORÍA DEL DOCUMENTO CÓDIGO

POLÍTICA POL

MANUAL MN

REGLAMENTOS RGM

MATRIZ MAT

PROCEDIMIENTO PRO

INSTRUCTIVOS INS

REGISTROS REG

ESTÁNDARES EST

FORMATOS FOR

PLANES PLAN

CONSTANCIAS CON

PROGRAMAS PR

MAPAS MP

En el caso de los “registros”, que provienen del llenado de un “formato”, estos

mantienen la misma codificación del formulario, y los que no tienen codificación
específica son identificados por su nombre
Para el caso de “documentos de procedencia externa”, no se codifican y se
denominan con el nombre con el que fueron enviados o definidos por el
remitente y se archivan de acuerdo al establecido por cada área.

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- Posición 3: Indica el área a la que pertenece el documento

ÁREA CÓDIGO

SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL SSO

MEDIO AMBIENTE MA

SISTEMA DE GESTIÓN SIG

- Posición 4: Indica el número correlativo de generación del documento

5.3. Estructura de los Documentos Internos del Sistema de Gestión

- La estructura de los formatos es definida por el personal responsable de la
actividad
- Los procedimientos deben contener, preferentemente, los siguientes campos:
Objetivos, Alcance, Consideraciones generales, Desarrollo del procedimiento,
responsabilidades, documentos a consultar, registros, anexos y las definiciones
más importantes.
- El contenido de los instructivos y manuales deberán considerar los siguientes
campos preferentemente: Objetivos y alcance, Desarrollo del Instructivo,
documentos a consultar, registros y anexos, y las definiciones necesarias para
comprender el instructivo.
- La estructura de los estándares, es definida de la siguiente manera:
Objetivo, Alcance, Referencias legales y otras normas, especificaciones del
estándar, responsables, registros, controles y documentación, frecuencia de
Inspección, equipo de trabajo, revisión y mejora continua.

5.4. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS

La identificación de cambios se realiza como se indica en la figura. Los formatos,
políticas y programas no se rigen bajo este ítem.

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5.5. PROTECCIÓN DE REGISTROS ELECTRÓNICOS

Para la protección de los registros electrónicos, cada responsable de los diferentes

puestos de trabajo que manejen registros documentarios electrónicos, debe
garantizar los medios necesarios para la protección de los registros en los equipos
de cómputo, a través de “Back Up” de dichos registros. Cada área es responsable
de la disposición final de dichos registros.

6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

DOCUMENTO
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE ASOCIADO

6.1. ELABORACIÓN Elaborador

- La necesidad de crear un documento
dentro del alcance del Sistema de Gestión,
puede ser identificada en cualquier área de
VLAT SA.
- Elaborar el documento, seleccionar al
revisor(es) y aprobador(es), de acuerdo a la
tabla de mecanismos.

6.2. REVISIÓN Revisor /

- Revisar el documento en función al elaborador
objetivo y alcance definidos.
- Si existe alguna observación, indicarlo
sobre el mismo documento, con la opción

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de control de cambios y entregar el

documento al(los) elaboradores(es) en
archivo digital.
- Si hubiera correcciones, el elaborador
corregirá y lo pondrá en consideración
de(los) aprobador(es).

6.3. APROBACIÓN Aprobador /

- Revisar si el documento es adecuado al elaborador
objetivo y alcance definidos.
- Si existe alguna observación, indicarlo
sobre el mismo documento a través del
control de cambios y luego entregarlo al
elaborador y revisor, en archivo digital,
para su corrección.
- Una vez que el elaborador haya
implementado las observaciones del
aprobador, solicitará al responsable del
Sistema de gestión (Residente), la
codificación del documento.
- Dependiendo del documento, pasará a ser
aprobado y luego será enviado al
responsable del Sistema de Gestión para
ser almacenado

6.4. DIFUSIÓN Responsable del Lista maestra de

- Incluir el nuevo documento y/o nueva sistema de documentos
revisión en la lista Maestra de Documentos gestión
del Sistema de Gestión. (residente)
- Archivar el documento original en un FILE
DOCUMENTARIO. Asimismo, si existiera
Gerente general
una revisión anterior, identificarlo y

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archivarlo en la sección de documentos

obsoletos.
- Difusión y entrenamiento a los usuarios del
documento aprobado.
- Cada área debe contar con una lista
maestra de registros actualizados

6.5. Distribución de Copias Físicas Aprobador Distribución de

- Para el control de la distribución de copias Gerente general copias controladas
físicas, se debe contar con un mecanismo
de identificación de copias asignadas. Todo
documento impreso que no cuente con
este mecanismo será considerado no
controlado y no válido
- Distribuir copias físicas al área responsable
y/o personas pertinentes. En todos los
casos se debe contar con el registro de
Distribución de copias.

6.6. APLICACIÓN Usuario Lista de asistencia

- Implementar el documento y mantenerlo
disponible para su fácil ubicación, acceso y
utilización o consulta.
- Según aplique, solicitar al nivel
correspondiente la respectiva capacitación
del personal sobre el contenido del
documento.

6.7. DOCUMENTOS DE PROCEDENCIA Residente Lista de

EXTERNA documentos de
- Cada área está encargada de identificar, procedencia
actualizar, distribuir y controlar la externa

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distribución de sus documentos técnicos Distribución de

de procedencia externa, periódicamente y copias controladas
registrarlos en su listado de Documentos
de Procedencia Externa.

6.8. MODIFICACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE Usuario o

CAMBIOS interesado
- Enviar las modificaciones propuestas al
elaborador del documento, quien evalúa si
el cambio procede o no.
- Si procede el cambio solicitado, realizar
el(los) cambio(s) en el documento,
continuar con la secuencia establecida
desde el ítem 6.1 al 6.6.
- Si no procede el cambio solicitado, se
continúa aplicando el documento vigente.
- Las modificaciones de una revisión con
respecto a otra se identifican como se
indica en el ítem 5.4.

6.9. DOCUMENTOS OBSOLETOS Residente

- Los documentos obsoletos deben ser
reemplazados cuando se cuenten con una
nueva versión.

6.10. CONTROL DE REGISTROS Administrador Lista maestra de

- El tiempo de retención de los registros será Residente documentos
de 5 años.
- Identificar los principales registros
generados en las actividades y procesos
bajo su responsabilidad, los cuales deberán
consignarse en el formato respectivo.

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- Los formatos deben contar con título y

número de revisión. Asimismo, se podrá
asignar el código considerando los
lineamientos descritos en el punto 5.3
- Cada área debe conservar y mantener
actualizado el registro “Lista Maestra de
Documentos”, el mismo que deberá ser
enviado al Residente para su
archivamiento.
- Para la protección de los registros
electrónicos cada responsable de área
generará un “Back Up” de los registros
electrónicos copiando la información en un
disco externo, el cual será controlado por
el área de administración de VLAT SA. Cada
área es responsable de la disposición final
de los registros. De acuerdo a lo señalado
en el punto 5.5.

7. HISTORIAL DE CAMBIOS

Para mantener un historial de cambios se deberá utilizar la siguiente tabla.

REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS Y/O MODIFICACIONES

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