ACTA DE CONSTITUCIÓN PROYECTO CONSULTORIA AENCO SAS

ACTA DE CONSTITUCIÓN
PROYECTO

DIAGNOSTICO FUNDAMENTADO EN EL DESARROLLO DE UN

APLICATIVO WEB PARA EL CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LAS
OPERACIONES EN EL PROCESO DE FACTIBILIDADES Y RECIBOS
DE OBRA PARA LA EMPRESA AENCO SAS

FECHA: 28/Enero/2017

INTEGRANTES:
Andrés Felipe Ríos Villegas

Mario Antonio Fonseca Bohórquez

Carlos Eduardo Ramírez

Jose Luis Gutiérrez Ruiz

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 ACTA DE CONSTITUCIÓN PROYECTO CONSULTORIA AENCO SAS

INFORMACIÓN DEL PROYECTO

Proyecto Diagnostico fundamentado en la construcción de un

aplicativo web para el seguimiento y control de las
operaciones en el proceso de Factibilidades y Recibos de
Obra para la empresa AENCO S.A.S

Fecha de preparación 14/01/2017

Patrocinador Henry Daniel Nieto-Gerente de AENCO S.A.S
Gerente de proyecto Andrés Felipe Ríos Villegas
Equipo de Proyecto Mario Antonio Fonseca Bohórquez
Carlos Eduardo Ramírez
Jose Luis Gutiérrez Ruiz
Versión V1

DESCRIPCIÓN

Debido al desarrollo y la demanda de un mercado competitivo, la empresa ACJ Consultores SAS,

fue contactada para crear un plan de monitoreo y control para la empresa AENCO S.A.S. que está
ubicada en la ciudad de Bogotá.

AENCO S.A.S. pretende mejorar su línea de producción, basado en el monitoreo continuo y diario
de sus operaciones. A su vez, busca satisfacer sus necesidades por medio de informes continuos de
medición de indicadores de rendimiento, seguridad, calidad y bienestar de las cuadrillas que se
encuentra realizando las actividades de inspección según contrato firmado por las partes.

PROPOSITO Y JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO

La organización AENCO SAS, como empresa prestadora de servicios energéticos a nivel nacional,
busca estandarizar sus planes de calidad, basados en la satisfacción continua de sus clientes. En la
actualidad, la empresa AENCO SAS presenta serias deficiencias en el seguimiento y control de sus
operaciones para el proceso de Factibilidades y Recibo de Obra. Cabe resaltar que los informes
diarios que debe presentar la empresa, es una exigencia obligatoria, según lo estipulado
contractualmente.

Desarrollar este proyecto permitirá mejorar la competitividad de la empresa AENCO S.A.S. frente
al mercado, dando en primer lugar, la posibilidad a los clientes de poder tener contacto directo
con la operación, estar informados y actualizados en cuanto a los servicios que la empresa ofrece,
así como, identificar de manera clara los resultados estipulados del alcance del proyecto,
fortaleciendo su imagen corporativa e implementando nuevas técnicas de comunicación que
permiten tener un seguimiento más riguroso de la operación y garantizando la seguridad de las
cuadrillas en terreno

Para mitigar los productos no conformes de la operación y disminuir los apremios por el
incumplimiento contractual, ACJ Consultores SAS, implementará planes basados en ambientes
web como cuadro de mando integral que permitirá llevar el control de sus operaciones y mostrar
resultados satisfactorios a los interesados del proyecto.

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REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL

 El cuadro de mando dispondrá:

 Localización de cuadrillas durante la ejecución de sus operaciones Comerciales
 Recorridos diarios de Cuadrillas durante la ejecución de sus operaciones Comerciales
 Programación Diaria de Ordenes de Trabajo
 Consulta de visitas y estado de las ordenes de Trabajo
 Seguimiento de Ordenes de Trabajo
 Vencimiento de Ordenes
 Indicadores de Acuerdos de Niveles de Servicio

INDICADORES DE ÉXITO

Objetivos Indicador de éxito

Alcance:
Se debe garantizar el control y seguimiento de
las operaciones realizadas diariamente. De
igual manera, cada uno de los involucrados del
proyecto deben contar con un acceso al
aplicativo web para estar informados de
dichas novedades
Tiempo:
La página web debe estar lista para el 15 de
febrero de 2017
Costo:
Cumplimiento del presupuesto del proyecto
Calidad:
La aplicativo web debe ser confiable
Una vez terminada la entrega del desarrollo, debe
existir un incremento en la calidad de la
información. Tanto el contratista como el
contratante podrán tener los resultados de las
operaciones diarias según lo estipulado
contractualmente.
El aplicativo web debe ser desarrollado en un
100%, cumpliendo a cabalidad con cada uno de
los requerimientos establecidos en el proyecto y
los tiempos fijados.
100% del cumplimiento al presupuesto planeado.
El costo excedente del aplicativo web, debe estar
dentro del rango previsto en la planeación de
costos, con la reserva de contingencias
El aplicativo web debe ser sometido a una serie
de pruebas reales que permita garantizar el
correcto funcionamiento del mismo.

CRITERIOS DE ACEPTACION

 El aplicativo web debe garantizar el seguimiento y control de los indicadores, consignados en

los acuerdos de niveles de servicio
 El aplicativo web debe ser desarrollado adecuadamente para que cada miembro del equipo
ejecutor y de planeamiento permita examinar en línea los resultados obtenidos de la
operación
 El aplicativo web debe garantizar todos los indicadores, estipulados en el contrato

SUPUESTOS

 Se cuenta con el diseño del logo de la empresa como parte de los insumos de contenido que
se presentará en el aplicativo web.

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 La entrega propuesta de diseño del aplicativo web a la primer semana de haberse firmado el
acta de constitución del proyecto
 Una vez aceptado el diseño del aplicativo web por parte del cliente, los cambios en el alcance
se gestionarán por medio de un control de cambios solicitado por la gerencia del proyecto,
clientes y los proveedores.
 El costo del aplicativo web, no debe exceder el valor del presupuesto
 Se cuenta con un sistema operativo Windows Xp o superior, Linux, Windows pone, android o
cualquier sistema operativo compatible con un navegador web.
 Leyes uso de TIC en la WEB por parte del MINTIC.
 Uso exclusivo del aplicativo web para los objetivos de la empresa AENCO SAS
 El aplicativo web debe funcionar correctamente con todos los navegadores.
 El aplicativo web debe cargar en cualquier tipo de dispositivo móvil.
 Contenido del aplicativo web acorde a la imagen corporativa de la empresa AENCO SAS
 Se cuenta con la propiedad de derechos de autor para publicar la información de contratos
exitosos llevados a cabo por parte de la empresa.

RESTRICCIONES

Alcance
 Se debe dar cumplimiento a la elaboración y entrega de todos los entregables en los
plazos establecidos
 Las herramientas y la infraestructura necesarias para el aplicativo web, se ajustan y se
integran a las que existen actualmente en AENCO SAS.
 Las herramientas para desarrollar del aplicativo web son: HTML5, CSS, JAVASCRIP, PHP,
ASD.
Tiempo
 El proyecto no se puede extender más de dos meses
Costo
 El presupuesto destinado para reservas no podrá exceder el 10% del presupuesto
aprobado para el proyecto
 No incurrir en gasto de compras de equipos, ni de infraestructura para el desarrollo del
proyecto
Calidad
 Debe garantizarse la integridad y confidencialidad de la información de la empresa que
puede verse afectada al dar acceso al público en general.
 El proyecto deberá regirse por una serie de procedimientos, normas, manuales y
estándares.
 El acceso a internet debe ser como mínimo a 512 Kbps en Banda ancha.
 Después de ser recibidas las observaciones de los diseños propuestos a la junta directiva
de la fundación, se realizaran las modificaciones pertinentes.

RIESGOS

 La expectativa del cliente pueda variar durante la ejecución o desarrollo del proyecto.
 El diseño propuesto no abarca la visión de los stakeholders.
 El servidor Web no tiene instalado la última actualización de la base de datos.
 El equipo de cómputo de la empresa sufra daños físico o de hardware irreparables
 Prioridad de importancia del proyecto por parte de la empresa comparado con proyectos
paralelos vigentes.

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 La empresa carezca de experiencia técnica para el mantenimiento del aplicativo web.

 Comunicación de usuarios de la página Web a través de medios convencionales
únicamente.
 No existan perfiles de usuario con privilegios asignados a cada uno para acceder a
información específica del aplicativo web.
 Retiro de un compañero a cargo de actividades del proyecto
 Que el suministro de información estratégica por parte de la empresa y que es necesaria
para los contenidos que serán administrados en el aplicativo web sean entregados en los
tiempos establecidos.

Exclusiones

 No se incluye la realización de adecuaciones internas ni de infraestructura física para la

instalación de equipos de cómputo.
 No se incluye el canal de Internet Banda Ancha, Internet Dedicado Diferenciado.
 No se incluye licencias de Sistemas Operativos, Motores de Bases de Datos o Software.
 No se incluyen mantenimiento pos-implementación.
 No se desarrollará ni se entregará una metodología de diseño en creación del aplicativo
web.

PRINCIPALES HITOS DEL PROYECTO

 Acta de inicio del proyecto.

 Plan de gestión del proyecto.
 establecimiento de los requerimientos.
 Diseño Aplicativo web
 Implementación del diseño
 Realización pruebas al aplicativo web.
 Configuración y liberación a sistema
 Manual del usuario
 Realización de capacitación usuarios y administrador
 Aceptación producto
 Informe final y acta de cierre de proyecto

DISTRIBUCION PRESUPUESTAL DEL PROYECTO

RECURSOS COSTOS
Gerente de Proyecto $ 7.000.000,00
Ingeniero funcional $ 4.000.000,00
Ingeniero Técnico $ 5.000.000,00
Líder de Pruebas $ 3.000.000,00
Analista de sistemas $ 2.500.000,00
Analista funcional $ 2.500.000,00
Diseñador $ 3.000.000,00
Registro de Dominio $ 50.000,00

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Arrendamiento de hosting $ 200.000,00

Arrendamiento de Equipo x mes $ 100.000,00
Arrendamiento de Oficina x mes $ 1.500.000,00
TOTAL $ 28.850.000,00

LISTA DE INTERESADOS

Nombre Rol o Cargo Empresa

Henry Daniel Nieto Gerente General AENCO SAS S.A.S.
Carlos Salamanca Asistente de Gerencia AENCO SAS S.A.S.
Pedro Navas Rivas Analista Jurídico y legal AENCO SAS S.A.S.
Santiago Rios Villegas Contador AENCO SAS S.A.S.
Juan Camilo Torrez Vega Analista Recursos Humanos AENCO SAS S.A.S.
Valentina Torrez Villegas Mercadeo AENCO SAS S.A.S.
Andrés Felipe Ríos Villegas Gerente Proyecto CONSULTORIA
Mario Antonio Fonseca Equipo de Proyecto CONSULTORIA
Bohórquez
Carlos Eduardo Ramírez Equipo de Proyecto CONSULTORIA
Jose Luis Gutiérrez Ruiz Equipo de Proyecto CONSULTORIA
Leonor García Directora proyecto grado
Álvaro Acosta Desarrollador
Ana Lía Agudelo Clientes principales
Beatriz Aguirre Proveedores
Fernando Perez Diseñador

ORGANIGRAMA DEL DESARROLLO DEL TRABAJO

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ASIGNACION DEL GERENTE DE PROYECTO Y NIVEL DE AUTORIDAD s

Nombre Cargo
Andrés Felipe Ríos Villegas Gerente proyecto
Se otorgará la autoridad al Gerente del Proyecto, para impartir las instrucciones necesarias hacia el
equipo de trabajo que compone el grupo de especialistas, quienes deben reconocerlo como el
líder que consolida toda la información y toma decisiones alineadas con los objetivos.

El Gerente del Proyecto, contará con las herramientas para llevar a cabo el análisis de desempeño
de los diferentes especialistas y estarán autorizados para reunirse con ellos, analizar esta
información y buscar alternativas para corregir las desviaciones presentadas y que puedan
impactar negativamente los objetivos del proyecto. Cabe anotar, que las decisiones, deben
siempre contar con el concepto técnico del especialista y tener una coherencia entre la búsqueda
de los resultados y el criterio del experto.

El Gerente del proyectos tienen absoluto albedrio de escoger su equipo de trabajo (Técnico), para
llevar a cabo el proyecto.

Niveles de autoridad SI NO
Decisiones del personal X
Administración del personal del proyecto X
Gestión del presupuesto y de sus variaciones X
Decisiones técnicas X
Resoluciónón de conflictos X
Ruta de escalamiento de autoridad X

APROBADO POR:

Patrocinador Fecha Firma

Henry Daniel Nieto