Tema: CONCEPTOS Y PROCESOS GERENCIA DE PROYECTOS

Trabajo: Foro 1

Realizado por: Jorge Adonay Roa

Fecha: 04/11/2019

a. Sacar la idea central de cada fase y función de la gerencia de proyectos que se encuentra en
el documento de apoyo 1 – Conceptos Gerencia de Proyectos.

Según la definición de PMI, “Un proyecto es un emprendimiento temporal desarrollado para

producir un servicio o un producto o resultado único”.

En términos sencillos es el conjunto de acciones que se planea, con objetivo de conseguir una
meta establecida, para lo que se cuenta con una cantidad de recursos determinados para lo cual
se deberá tener en cuenta las siguientes fases que debe seguir un proyecto dentro del análisis de
su ciclo de vida:

➢ DEFINICIÓN: Esta es la fase de reflexión estratégica; consiste en la definición del objetivo

de un proyecto o de un conjunto de proyectos.
➢ CONCEPCIÓN: Fase de concepción general. El propósito es determinar, lo antes posible y
con la mayor precisión, las especificaciones, los costos, los programas, las necesidades de
recursos, los bloques de tareas y subsistemas que, de una manera técnica y económica,
formarán parte del proyecto.
➢ CONSTRUCCIÓN: Fase de ingeniería. Esta fase es la más larga y costosa en la mayoría de
los casos y se trata de hacer realidad lo que se ha definido anteriormente.
➢ PUESTA EN MARCHA: En esta fase se desarrollan las actividades necesarias para realizar
evaluar, controlar necesarias para alcanzar los objetivos del proyecto.
➢ OPERACIÓN: En esta fase, el proyecto abandona la idea con la que se inició en la fase de
definición, porque el sistema se ha integrado a la estructura organizativa regular o porque
el producto o servicio se ha entregado al cliente que lo solicitó.

Esta terminología puede variar considerando el dominio que tiene el proyecto: puede ser de
construcción, financiero, industrial, comercial, informático, social, etc

Existen 42 procesos para la gerencia de proyectos escritos en la cuarta edición del PMI para la
gestión de proyectos, la cual establece que un proceso es un conjunto de actividades
interrelacionadas que son ejecutadas para lograr un resultado especificado con anterioridad.

Es importante resaltar que un proceso se encuentra caracterizado por:

✓ Entradas
✓ Herramientas Técnicas
✓ Salidas

Adicionalmente existe una relación entre los 5 grupos de procesos y las 9 áreas de conocimiento
que constituyen el marco de referencia para la Gerencia de Proyectos definido por el PMI.
Empezaremos revisando los procesos correspondientes al grupo de procesos de iniciación

GRUPO DE PROCESOS DE INICIACIÓN: Se enfocan en definir un nuevo proyecto o una nueva fase
de un proyecto existente, mediante la autorización formal para comenzar dicho proyecto fácil, el
primer proceso es:

1. DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO: Sirve para autorizar

formalmente el inicio de un proyecto o una fase y documentar los requisitos iniciales que
satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados del proyecto además se
selecciona y asigna un gerente.

2. IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS: permitirá contar con una lista de todos los interesados
que afectan o son afectados y contar con estrategias que permitan gestionar eficazmente.

GRUPO DE PROCESOS DE PLANIFICACIÓN: es donde se establece el alcance del proyecto se

definen los objetivos y los cursos de acción para el proyecto con la finalidad de cumplir sus
objetivos.

1. EL PLAN PARA LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS: en el cual se documentan las acciones

necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios; El plan
para la dirección del proyecto es la principal salida y fuente de información en la cual se
define como se planificará ejecutará supervisará controlará y finalizará el proyecto.
2. RECOLECTAR LOS CONOCIMIENTOS: sirve para documentar e identificar las necesidades y
expectativas de los interesados.
3. DEFINIR EL ALCANCE: permite desarrollar una descripción específica del proyecto y del
producto.
4. CREAR LA EDT: “Estructura en Clase de Trabajo” nos permite subdividir los entregables y
los componentes más pequeños con la finalidad de dirigir los más fácilmente.
5. DEFINIR LAS ACTIVIDADES hace referencia a cada una de las acciones necesarias para
producir los entregables del proyecto.
6. SECUENCIAR LAS ACTIVIDADES nos permitirá Identificar y documentar las diferentes
relaciones que existen entre las actividades del proyecto relacionado una secuencia lógica
de las mismas en función de las precedencias, con lo cual se desarrollan los diagramas de
red del cronograma.
7. LOS DIAGRAMAS DE RED: nos permitirán estimar los recursos de las actividades, como el
tipo y la cantidad de materiales, equipos, personas o suministros necesarios para realizar
cada una de las actividades del proyecto.
8. ESTIMAR LA DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES: nos permitirá establecer un aproximado
del periodo del trabajo que será necesario para para realizar cada una de las actividades
con los recursos asignados.
9. DESARROLLAR EL CRONOGRAMA: consiste en analizar la secuencia de las actividades sus
duraciones los requerimientos de recursos y sus restricciones, lo cual nos permitirá
desarrollar el cronograma del proyecto el cual por lo general es plasmado en un diagrama
de barras o diagrama de Gantt
 10. ESTIMAR LOS COSTOS: es el proceso que nos permite realizar una aproximación de los
recursos monetarios que serán necesarios para completar cada una de las actividades del
proyecto.
11. DETERMINAR EL PRESUPUESTO: consiste en sumar los costos de todas las actividades
individuales o paquetes de trabajo esto permite establecer la línea base de los costos
autorizados el cual gráficamente es representado por la curva de éxito el proyecto.
12. PLANIFICAR LA CALIDAD: consiste en identificar cuáles son los requerimientos de calidad y
los estándares que deben ser cumplidos tanto para el proyecto como para el producto es
necesario documentar la manera en que se ilustrará su cumplimiento por lo general la
calidad es subjetiva por lo que es necesario cuantificar utilizando métricas o gráficos de
control con la finalidad de cumplir con los criterios de aceptación de los propietarios
absolutos y los equipos interesados en el proyecto específico.
13. DESARROLLAR EL PLAN DE RECURSOS HUMANOS: consiste en Identificar y documentar
los roles y responsabilidades, así como las habilidades requeridas y las relaciones de
comunicación.
14. PLANIFICAR LAS COMUNICACIONES: permite determinar las necesidades de información
en diferentes interesados o propietarios del proyecto y definir un enfoque para
gestionarlas.
15. PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS RIESGOS: nos permite definir cómo es que se realizará las
actividades relacionadas a la gestión de los riesgos del proyecto.
16. IDENTIFICAR LOS RIESGOS: se deberá determinar qué riesgos son los que podrían afectar
al proyecto.
17. REALIZAR EL ANÁLISIS CUALITATIVO DE LOS RIESGOS: consiste en priorizar los riesgos
para lo cual se deberá combinar la probabilidad de que ocurra con el impacto que tendrían
si ocurriese.
18. REALIZAR EL ANÁLISIS CUANTITATIVO DE LOS RIESGOS: consiste en analizar o
numéricamente cuál será el efecto de los riesgos identificados en el proyecto, el análisis
cualitativo de los riesgos debería ser realizado para todos los riesgos identificados, en
tanto que el análisis cuantitativo de los riesgos debería ser realizado únicamente a los
riesgos con los impactos que podrían ser muy severos para el proyecto.
19. PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS consiste en definir la estrategia para mejorar
las oportunidades y minimizar las amenazas que afectan o podrían afectar los objetivos
del proyecto.
20. PLANIFICAR LAS ADQUISICIONES en este proceso se debe determina qué parte del
proyecto podemos subcontratar, qué acuerdos se deben firmar, así como las decisiones
relacionadas con las compras de un proyecto, también se debe identificar a los posibles
proveedores o vendedores.

GRUPO DE PROCESOS DE EJECUCIÓN: los cuales tienen que ver con la realización de las
actividades que se han definido con la finalidad de cumplir con los requerimientos o
especificaciones del proyecto; Durante la ejecución es posible que sea necesario actualizar el plan
para la finalización del proyecto.
 1. DIRIGIR Y GESTIONAR LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO es el proceso en el cual consiste en
realizar el trabajo definido en el plan de dirección del proyecto para cumplir o alcanzar los
objetivos.
2. REALIZAR EL ASEGURAMIENTO DE CALIDAD tiene que ver con la orientación de los
requerimientos de calidad y los resultados obtenidos utilizando para ello las métricas de
calidad que se establecieron en el plan de gestión de calidad.
3. ADQUIRIR EL EQUIPO DEL PROYECTO consiste en confirmar la disponibilidad de los
recursos humanos y formar el equipo necesario para completar las actividades del
proyecto.
4. DESARROLLAR EL EQUIPO DEL PROYECTO permitirá mejorar sus competencias, así como
la interrelación del equipo y el ambiente en su conjunto es importante propiciar un
ambiente de colaboración y participación entre todos los miembros del equipo del
proyecto.
5. GESTIONAR O DIRIGIR AL EQUIPO DEL PROYECTO está relacionado con el seguimiento al
desempeño de cada uno de los miembros del equipo del proyecto proporcionando
retroalimentación, resolviendo problemas y gestionando los cambios con la finalidad de
optimizar el desempeño del proyecto.
6. DISTRIBUIR LA INFORMACIÓN permite poner a disposición de los interesados o los
propietarios del proyecto, información relevante de acuerdo con lo planificado.
7. GESTIONAR LAS EXPECTATIVAS DE LOS INTERESADOS consiste en comunicar y trabajar
con los interesados o los propietarios del proyecto para cumplir con sus necesidades y
tratar los problemas que se hayan presentado el proyecto.
8. EJECUTAR LAS ADQUISICIONES consiste en obtener respuestas de los proveedores
seleccionar un proveedor y asignar un contrato.

PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL son necesarios para realizar el seguimiento revisar y

regular el avance del proyecto con la finalidad de cumplir con los objetivos de desempeño
establecidos en el plan de dirección del proyecto Mediante los procesos lo que se busca es
identificar las inversiones con la finalidad de ejecutar acciones correctivas las cuales se
introdujeron o implementar acciones preventivas las cuales no han sido ejecutadas, el proceso
monitorear y controlar el trabajo del proyecto permite determinar si se están realizando las
actividades que han sido planificadas esto con la finalidad de evitar que se ejecuten actividades no
planificadas.

1. INFORME DE DESEMPEÑO: proporcionan información sobre cómo está el proyecto el

alcance tiempo costó calidad y riesgos que pueden servir como entradas para otros
procesos.
2. REALIZAR EL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS: es el proceso que consiste en revisar
todos los pedidos de cambio aprobarlos y gestionar los cambios a los entregables, cambios
a los procesos de realización a los documentos del proyecto y al plan de la para la
dirección del proyecto.
3. VERIFICAR EL ALCANCE: permite formalizar la aceptación de los entregables mediante la
verificación del cumplimiento de los criterios de aceptación.
4. CONTROLAR EL ALCANCE consiste en supervisar el estado del alcance del proyecto y del
producto y al mismo tiempo gestionar los cambios a la línea base del alcance, se controla
 que se haga únicamente lo que se ha planificado y si hay una solicitud de cambio aceptada
se ejecuta pero sí ha sido rechazada que no se realice, para lo cual se utiliza la EDT o
“Estructura de Desglose de Trabajo” en la que se ha definido todo el trabajo a realizar.
5. CONTROLAR EL PROGRAMA: supervisa el estado del proyecto, utilizando el cronograma
del proyecto, verificando que las actividades inicien y terminen de acuerdo con lo
planificado,
6. CONTROLAR LOS COSTOS: consiste en supervisar el estado del proyecto para actualizar el
presupuesto y realizar los cambios que sean necesarios en la línea base de los costos.
7. REALIZAR EL CONTROL DE CALIDAD: permite supervisar y registrar las actividades de
control de calidad del proyecto a fin de determinar el desempeño y recomendar los
cambios que sean necesarios, el objetivo del control de calidad es detectar fallas o
defectos antes de que lleguen a los clientes o usuarios finales.
8. INFORMAR EL DESEMPEÑO: es el proceso relacionado con recolectar y descubrir la
información relacionada con el desempeño del proyecto como los informes de estado las
mediciones o las proyecciones, informar el desempeño permitirá comunicar el desempeño
del proyecto.
9. MONITOREAR Y CONTROLAR LOS RIESGOS: consiste en implementar los planes de
respuesta de los riesgos haciendo seguimiento a los riesgos e identificar a los riesgos
residuales, también se busca identificar los nuevos riesgos para incluirlos en el plan de
gestión de los riesgos.
10. ADMINISTRAR LAS ADQUISICIONES: consiste en gestionar las relaciones de las
adquisiciones supervisar, el desempeño de los contratos y de ser necesario generar
cambios en los mismos.

PROCESO DE CIERRE: los cuales están relacionados con completar el proyecto o fase de finalizar el
proyecto, así como las obligaciones contractuales para cerrar el proyecto es necesario cumplir con
el control de calidad y con la verificación del alcance el control de calidad Y validarlo contra las
especificaciones técnicas del producto en tanto que la verificación del alcance se valida contra la
funcionalidad del producto

1. FASE DE CIERRE DEL PROYECTO: consiste en finalizar las actividades en todos los grupos
de procesos del proyecto, lo cual permite completar formalmente un proyecto o una parte
de este.
2. CERRAR LAS ADQUISICIONES: con este proceso se finaliza cada una de las acciones del
proyecto, así como las obligaciones contractuales.

b. ¿Qué ventajas tiene una organización al aplicar la gerencia de proyectos? Argumente su

respuesta.

La gestión de proyectos fundamental y cada vez más las empresas de todos los tamaños y de todos
los sectores demandan buenos proyectos y la razón es estratégica, ya que las empresas u
organizaciones fundamentan sus estrategias y sus propuestas de valor en sus proyectos, en su
cartera de proyectos, por lo tanto, profesionales que tengan la capacidad de ver la estrategia de la
empresa y de plasmar la idea y usarla a través de sus proyectos son esenciales para cualquier
organización.