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COPIA Nº: SEDE: CARGO DEL RESPONSABLE

001 Ingeniería Coordinador del Sistema de Gestión

NOMBRES Y APELLIDOS CARGO

ELABORADO POR: Jorge Lara Huamán Especialista de Aseguramiento de Calidad

REVISADO POR: Martín Matzunaga Zamudio Coordinador del Sistema de Gestión

APROBADO POR: Martín Matzunaga Zamudio Coordinador del Sistema de Gestión

PROCEDIMIENTO DE
CONTROL DE REGISTROS

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1. OBJETIVO

Emplazar los registros del Sistema de Gestión de Calidad e Inocuidad para evidenciar la
eficacia referente a la calidad, la legalidad y la seguridad de los productos mediante su
identificación, almacenamiento, recuperación, tiempo de retención y disposición.

2. ALCANCE

Se aplica a todos los registros involucrados en el Sistema de Gestión de Calidad e Inocuidad

de Industrial Don Martín S.A.C.

3. DEFINICIONES

A. ALMACENAMIENTO

Lugar, dispositivo y/o equipo donde se encuentra físicamente el registro.

B. DISPOSICIÓN

Destino final de los registros. Guarda permanente o eliminación.

C. IDENTIFICACIÓN

Nombre y/o código con el que se reconoce a cada registro (formato).

D. LEGIBILIDAD

Que pueda leerse sin dificultad la información contenida en el registro.

E. MEDIO DE SOPORTE

Es la estructura sobre la cual se generan los registros y que pueden ser papel, disco
magnético, óptico o electrónico.

F. RECUPERACIÓN

Facilidad de acceso a los registros y a la información contenida en ellos, tomando en

cuenta su localización y su clasificación.

G. REGISTRO

Documento que proporciona resultados VERACES conseguidos o proveen evidencia de

las actividades efectuadas.

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H. TIEMPO DE RETENCIÓN

Período de tiempo en que se tendrán los registros dentro de un archivo en papel o medio
electrónico, ya sea el establecido por la ley o el establecido por la organización de acuerdo
con sus necesidades de operación.

I. VIGENTE

Es el tiempo de retención de un registro que se requiere archivar en forma permanente.

J. USUARIO DE REGISTRO

Personal autorizado del área que desarrolla un proceso establecido en un procedimiento,

manual o instructivo de trabajo.

4. DOCUMENTOS RELACIONADOS

PR-GCI-01 Elaboración de documentos.

5. REFERENCIAS NORMATIVAS Y LEGALES

D.S. 040-2001-PE
Norma sanitaria para las actividades pesqueras y acuícolas. (Art. 121).

D.S. 007-98-SA.
Reglamento sobre vigilancia y control sanitario de alimentos y bebidas. (Art. 47).

R.M. 495-2001-PE
Norma sanitaria aplicable a la fabricación de alimentos envasados de baja acides y
acidificados destinados al consumo humano (Art.6.4.5).

BRC Global Standard fo Food Safety Issue V7

Norma Mundial BRC de seguridad alimentaria – Punto 3.3.

6. RESPONSABILIDAD

Coordinador del Sistema de Gestión

 Responsable del presente procedimiento, así como de vigilar su implementación y
control respectivo.
 Vigila periódicamente el buen estado de los registros.

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 Distribuye a los responsables del formato vigente, para el trabajo diario.

Responsables de Área:
 Responsables de mantener la legibilidad, identificación, almacenamiento y
recuperación de los registros.

7. DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO

IDENTIFICAR EL
REGISTRO
FR-GCI-28
Lista Maestra de
Documentos

GENERAR REGISTRO

MANTENER LA
LEGIBILIDAD DEL
REGISTRO

DETERMINAR MEDIO
NO DE ALMACENAMIENTO

RECUPERAR
REGISTROS

REVISAR LOS
REGISTROS

¿Es correcto?

SI

ESTABLECER TIEMPO
DE RETENCIÓN

FIN

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8. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

IDENTIFICAR EL REGISTRO

El responsable o encargado del llenado de registros, al generar o

Responsable de
modificar un registro, lo identifica conforme al punto 7.1.1 del PR-GCI-01 Área y
Elaboración y control de documentos. Coordinador del
Sistema de
El Coordinador del Sistema de Gestión previamente se asegura la Gestión
distribución de las versiones vigentes de los formatos a los usuarios
correspondientes.

GENERAR REGISTRO

Cada responsable de los formatos generará uno o más registros que

presenten evidencias de las actividades y/o procesos a cargo. Los
registros pueden darse de dos maneras:

- En físico, el registro será firmado por los responsables de la

actividad y/o proceso y se entrega al responsable para su control.
- En digital, el registro se elaborará en la plataforma Google Drive
mediante la Hoja de Cálculo. Sólo el responsable del registro tendrá
acceso a la edición del documento, al igual que el Coordinador del
Sistema de Gestión para la revisión. Otros usuarios tendrán opción
al acceso de sólo lectura, de acuerdo con las necesidades de las
áreas. Tener en cuenta los niveles de seguridad de Google Drive:
Responsable de
editar, ver y comentar, además el Coordinador tendrá la Área
configuración de propietario, quien da acceso y gestiona según las
siguientes opciones:
o Impedir que los editores cambien los permisos de acceso y
agreguen a nuevas personas
o Inhabilitar las opciones para descargar, imprimir y copiar
elementos de los lectores y las personas que agregan
comentarios
Cuando un formato sufra alguna modificación por una necesidad interna
del área o por revisión del Coordinador del Sistema de Gestión, éste
último como responsable revisa y registra la modificación en el FR-GCI-
28 Lista Maestra de Documentos y en los manuales o procedimientos
que de ellos deriven.

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DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

MANTENER LA LEGIBILIDAD DEL REGISTRO

Para asegurar que los registros sean legibles, es decir, claros, completos
y entendibles para la lectura, los formatos se imprimen en papel o se
generan en medios electrónicos (digital). Responsable de
Área
Las correcciones de los registros o enmiendas de los errores se llevarán
a cabo por la persona responsable; estos no deberán borrarse ni hacerse
ilegibles, sino tacharlos y anotar al costado el valor o dato correcto con
su firma o iniciales.

DETERMINAR EL MEDIO DE ALMACENAMIENTO

Los registros son contenidos en los dispositivos y equipos que se

requieran como son carpetas, archivadores, plataforma Google Drive,
CD’s, o USB, disco duro, servidor y cualquiera otro dispositivo que se
requiera de acuerdo con la tecnología utilizada, bajo la supervisión del
Coordinador del Sistema de Gestión.
Coordinador del
Los registros en papel se mantienen en áreas de almacenamiento como
Sistema de
gavetas, archiveros, cajones, etc., debidamente identificados y Gestión
organizados: de forma consecutiva, en orden alfabético, cronológico o
como mejor convenga, manteniéndolos fuera del alcance los documentos
obsoletos.

Cuando los registros sean electrónicos, éstos se almacenan en la nube

o en el servidor, para evitar pérdidas deberán realizarse copias
adecuadas y autorizadas por el Coordinador del Sistema de Gestión.

RECUPERAR REGISTROS

Todos los registros en físico o electrónicos son clasificados (por nombre,

código, fecha, tipo de información u otra forma conveniente para el
usuario) y ubicados en sitios accesibles al personal según autorización y
Coordinador del
permisos para el desarrollo de su trabajo, permitiendo su fácil y oportuna Sistema de
recuperación. Gestión

Para quienes los requieren, los responsables de los registros facilitarán

los mismos, previa autorización del Coordinador del Sistema de Gestión.

(Continúa)…

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DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
(Continuación)…

Los registros electrónicos designados para manejo digital, el Coordinador

Coordinador del
del Sistema de Gestión otorga los permisos de acceso al personal Sistema de
encargado, para realizar todas las modificaciones pertinentes, descargar, Gestión

imprimir o copiar para evitar cualquier alteración.

REVISIÓN DEL REGISTRO

Coordinador del
El responsable revisará periódicamente la integridad, la correcta Sistema de
Gestión
identificación, almacenamiento y clasificación de los registros.

ESTABLECER TIEMPO DE RETENCIÓN

La mantención y vigencia de un registro depende del marco legal, por Coordinador del
Sistema de
ello se considera conservar durante el tiempo de vida útil del Gestión
producto más 12 meses adicionales según BRC (punto 3.3.2).

9. REGISTROS

FR-GCI-28 Lista maestra de documentos.

10. CONTROL DE CAMBIOS

RESUMEN DEL CAMBIO CON RESPECTO A LA

REVISIÓN FECHA
REVISIÓN ANTERIOR

- Cambio de los nombres de los cargos.

05 23/08/18 De: Jefe de Área
A: Responsable de Área

- Los cambios realizados fueron:

a) Modificación del encabezado y pie de página del
documento.
b) Cambio en cargo de responsable del documento.
c) Modificación en el contenido de objetivo y la
04 22/08/17 denominación de Sistema integral de Calidad e
Inocuidad por Sistema de Gestión de Calidad e
Inocuidad.
d) Se incluye BRC Global Standard fo Food Safety Issue
v7 (Punto 3.3 Cumplimiento y Mantenimiento de
Registros) en la Referencia Normativa.
Continúa...

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RESUMEN DEL CAMBIO CON RESPECTO A LA

REVISIÓN FECHA
REVISIÓN ANTERIOR
Continuación…

e) Cambios en el diagrama de flujo.

f) Modificaciones en el desarrollo del procedimiento.
g) Actualización de FR-LDC-02 por FR-GCI-28 Lista
04 22/08/17
maestra de documentos.
h) Cambios de responsables en el control de emisión.
Se modifican la denominación de los responsables por
ejemplo se cambia Jefe de Producción y Calidad por Jefe de
Aseguramiento de Calidad o Coordinador del Sistema de
Gestión.

- Modificación del encabezado del documento.

- Cambio en el orden de los ítems, ahora el orden es:
objetivo, alcance, documentos de referencia, referencias
normativas, responsabilidad definiciones, procedimiento,
03 09/01/15
registros, control de cambios y control de emisión.
- Se modifican la denominación de los responsables por
ejemplo se cambia Jefe de Producción y Calidad por Jefe
de SGCI.

- Cambio en la codificación del documento, tipo de sociedad

02 14/01/13 de la Empresa de S.A. a S.A.C., y por último los cargos de
los responsables del documento.

01 08/09/11 - Primera versión.

- En referencias normativas y legales se ingresa las

siguiente normativas:
-
R.M. 495-2001- PE
Norma sanitaria aplicable a la fabricación de alimentos
envasados de baja acides y acidificados destinados al
consumo humano (Art.6.4.5).

D.S. 007-98-SA.
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Reglamento sobre vigilancia y control sanitario de alimentos
y bebidas. (Art. 47).

D.S. 040-2001-PE
Norma sanitaria para las actividades pesqueras y acuícolas.
(Art. 121).

- Se modifica la versión anterior del presente procedimiento.

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11. CONTROL DE EMISIÓN

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Jorge Lara Huamán Martín Matzunaga Zamudio Martín Matzunaga Zamudio

Especialista de Coordinador del Coordinador del

Aseguramiento de Calidad Sistema de Gestión Sistema de Gestión

Propiedad de INDUSTRIAL DON MARTIN S.A.C. Prohibida la reproducción total o parcial de este documento
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