María Teresa Cortell Lozano

Plan de comunicación interna de Balearia

1. Selección de la empresa: Balearia

La empresa seleccionada para realizar el plan de comunicación interna es Balearia.

Se trata de una compañía de transporte marítimo de personas y mercancías, creada en
Dénia en 1998, que opera en Baleares, Estrecho de Gibraltar y en el Caribe. Balearía
cuenta con cerca de 1.000 empleados, entre los servicios de tierra y de abordo, con 25
buques y la sede central está ubicada en Dénia, aunque dispone de 16 oficinas más.

Balearía describe en su página web su misión, visión y valores. Con respecto a la

misión, la compañía hace alusión directa a sus empleados, entre otros aspectos, ya que
explica que les ofrece “la posibilidad de desarrollarse en el ámbito profesional y personal”,
y a los accionistas, para los que busca “una rentabilidad adecuada”. En cuanto a los
valores, la empresa define cinco, uno de ellos es el “compromiso con los empleados”.

2. Elaboración de un proyecto de comunicación interna

Para llevar a cabo un plan de comunicación interna, lo primero que debemos hacer
es realizar un diagnostico para evaluar la situación y sus antecedentes. Para ello se usan
cuestionarios y entrevistas. Como para realizar este ejercicio nos falta información sobre
qué ha hecho la empresa en cuanto a comunicación interna y sobre su relación con los
accionistas, partiremos de la base de que la empresa empieza de cero en cuanto a este
asunto.

2.1. Definir un objetivo de comunicación interna

Tal y como hemos visto en los apuntes, “el objeto de la comunicación interna dentro
de la empresa es permitir el alineamiento del esfuerzo de todos sus integrantes, es decir,
lograr eficacia entre todos en el trabajo, permitiendo que la relación con los públicos
externos sea lo más coherente y se logre un buen clima laboral”. Partiendo de esta
premisa y teniendo en cuenta la misión, la visión y los valores de la empresa, podemos
definir que el objetivo que perseguiremos es ambicioso y tratará de conseguir la mejora
de la productividad, la implicación del personal y el cambio de actitudes.

Para ello, incidiremos en la construcción y mantenimiento de la identidad

corporativa para que sirva de nexo de unión internamente en la organización. En este
punto, la circulación de informaciones es vital, al igual que la gestión del conocimiento, la
proyección de una buena imagen corporativa y evidenciar el compromiso social. Por otra
parte, hay que señalar que los cambios es una de las tareas más relevantes que se deben
gestionar desde la comunicación interna, ya que suelen generar una enorme resistencia.
2.2. Definir los públicos internos al que va dirigido (tipología)

Una vez definidos los objetivos, hay que realizar un mapa de públicos, por la
sencilla razón de que cada público exige su estrategia específica de comunicación. Aquí
definimos varios tipos:

- Empleados. Dentro de este grupo, también hay cierta diversidad, ya que nos
encontramos a los directivos (realizan tareas de coordinación y planificación), a los
técnicos, a los mandos intermedios, a los
administrativos y a los operarios.

Pero no sólo eso, en esta

ocasión hay otra distinción que también
deberemos de tener en cuenta, y es que
hay personal que trabaja a bordo y otros
que desempeñan su labor desde las
oficinas. Además, hay 25 buques y 17
oficinas, con lo que el plan de
comunicación debe de llegar a todos los
empleados, independientemente de su
lugar de trabajo. En el margen derecho
se puede ver el organigrama de la
empresa, que ayuda a comprender mejor
la estructura interna de Balearia.

- Accionistas: Habrá que hacer una

distinción entre los accionistas que
poseen acciones de la entidad y
accionistas que poseen acciones y
trabajan en la entidad.

- Representantes de los trabajadores, es decir, los sindicatos y los comités de empresa.

2.3. Acciones de comunicación (Cronograma)

En este punto, describiremos las estrategias, las acciones que se llevarán a cabo
durante un año y los elementos con los que se cuenta para ello. A continuación
detallamos las propuestas de acciones según los públicos y el objetivo a conseguir.

Elementos y presupuesto: en el departamento de comunicación interna trabajarán 2

personas y contará con un presupuesto de 250.000 euros por año.

2.3.1. Objetivo: mejorar la competitividad

- Empleados

• Lanzar un “centro de innovación” en el que los empleados propongan nuevas ideas

con tal de mejorar en innovación. Las mejores propuestas serán premiadas,
implantadas y reconocidas.
 • Campaña “mejor empleado del mes”, donde todos los empleados puedan votar y
proponer a los mejores trabajadores. En este área, el incentivo por parte de los jefes
y cargos intermedios para proponer a sus propios trabajadores será fundamental.
Esta iniciativa servirá para reconocer el trabajo bien hecho no sólo de los que ganen,
sino de todos aquellos que sean propuestos por sus compañeros o sus jefes.

• Realizar conferencias y cursos que enseñen a los trabajadores aspectos

relacionados con su trabajo y también aspectos genéricos como aprender a ser
creativos, a organizarse mejor en el trabajo, a trabajar en equipo, capacidades de
liderazgo, etc.

• Además de conferencias, publicar artículos de especialistas en los diferentes

canales sobre los mismos temas para que todos aquellos que no hayan podido asistir
o quieran profundizar sobre el tema, puedan hacerlo.

- Directivos

• Asistirán a cursos en centros empresariales de alto nivel.

• Participarán en un “centro de innovación” dirigido únicamente a los directivos, para
que puedan exponer de una manera fácil sus propuestas.

2.3.2. Objetivo: implicación del personal

- Empleados, directivos y representantes sindicales:

• Fomentar las reuniones con colaboradores. Es decir, realizar reuniones formales

entre el mando (del nivel que sea) y las personas que dependen jerárquicamente de
él en el siguiente o siguientes escalones jerárquicos según la estructura de la
organización. Estas reuniones informativas serán utilizadas como instrumento de
comunicación interna para conseguir un contacto directo entre el directivo y el
empleado.

• Asimismo, los directivos también se reunirán con el presidente, consejero delegado

y el resto de consejeros de la empresa. Además, asistirán a las juntas de accionistas
para conocer de primera mano qué piensa este colectivo.

• Por su parte, los representantes sindicales recibirán información de los directivos a

través de reuniones con ellos.

• Creación de informaciones de interés que se publicarán en los diferentes canales

sobre lo que sucede en la empresa y resaltar siempre el buen trabajo de los
empleados: cambios en el organigrama, nuevos productos que se lanzarán, las
mejores ideas que han surgido del “centro de innovación”, quién ha sido el “mejor
empleado del mes”, etc. De esta manera se sentirán parte de la empresa y mejorará
el flujo de información. Además, se evitará, en la medida de lo posible, la filtración de
información o generación de rumores. Para ello, el departamento de comunicación
interna creará una serie de contactos con todas las áreas que le proporcionen
información sobre las actividades positivas e innovadoras de la empresa susceptibles
de ser noticia.
 • En los meses en los que se abran los plazos para solicitar las diferentes ayudas que
ofrece la empresa (ayudas escolares, compra de acciones, etc.), se recordará
adjuntando un recordatorio en la nomina, para que los empleados no olviden ni se les
pase el plazo para solicitarlas.

• Realización de desayunos de los empleados con los directivos de la empresa,

donde los trabajadores puedan consultar sus dudas de primera mano con los
máximos dirigentes de la empresa. Además, los directores podrán dar las claves
sobre los pasos que da la empresa y cuáles son los valores que se quieren transmitir.
En el caso de personal que trabaje a bordo, el directivo puede viajar y charlar con los
trabajadores.

• Creación de un buzón de sugerencias dentro de la web interna para que cada

persona envíe sus posibles mejoras o quejas y sientan que están siendo
escuchados.

• Plan de acogida para las nuevas incorporaciones. Se les entregará material que
ayude a dar los primeros pasos a los empleados.

• Distribución anual de un vídeo corporativo en el que se puedan ver a todos los

integrantes de la plantilla trabajando y lanzando los mensajes que quieran.

• También de manera anual, se les entregará a cada empleado un cuaderno donde el

dibujo de portada sea con un mosaico con todas las fotografías de todos los
empleados de Balearia.

• El presidente de la empresa, junto con el consejero delegado, realizará una rueda de

prensa trimestralmente explicando los resultados de la empresa para los
empleados y directivos, que la podrán seguir en directo presencialmente, vía
streaming o visualizando el vídeo, una vez que ya haya terminado. Los empleados
podrán preguntar.

• A los empleados que cumplan 10, 25 y 40 años en la empresa se les regalará un

viaje.

• Se realizará una comida en Navidad con los empleados, y otra con los prejubilados y
jubilados de la empresa. Además, a los primeros se les regalará una cesta de
Navidad.

• En fechas señaladas, se realizarán acciones puntuales para unir al equipo. Por

ejemplo, se realizarán bromas el día de los inocentes, acciones con libros el día del
libro, se apagarán durante un minuto las luces durante el día del medio ambiente, etc.

• Los empleados recibirán una felicitación en su correo electrónico el día de su

cumpleaños.

- Accionistas

• Se les enviará información mensual sobre qué ha hecho la empresa ese mes, junto
con una carta del presidente que sirva de introducción.
 • Se realizará anualmente una junta general de accionistas, donde podrán comentar
todos los aspectos que consideren y se aprobarán las cuentas anuales. Se les
entregará un regalo para agradecerles su compromiso con la compañía.

• Recibirán en sus correos trimestralmente el vídeo con la presentación de

resultados y material gráfico que explique las cuentas de ese periodo.

• Se habilitará un correo electrónico para que los accionistas puedan enviar sus
dudas o consultas.

2.3.3. Objetivo: cambio de actitudes

Para empleados, directivos y accionistas

• Organización de conferencias sobre diferentes asuntos como liderazgo, visión

estratégica, motivación, aceptación del cambio, etc. Estas conferencias se
acompañarán con la publicación de diferentes artículos en varios canales para quien
no pueda asistir.

• Lanzar una campaña a través de los distintos canales, para animar a que los
empleados a llevar una vida sana. Por ejemplo, dos días a la semana se les podría
animar a que subieran andando en lugar de en ascensor. También se incluirá en cada
ascensor una pirámide alimenticia.

• Se propondrán acciones de voluntariado: plantación de árboles, recogida de

alimentos, ayuda a niños con discapacidades, carreras populares, etc.

• Se realizarán actividades fuera de la oficina (offsites) que cuenten como horario

laboral. Se realizarán ejercicios amenos y divertidos que permitan a los compañeros
ponerse en contacto con otras áreas de la organización con los que trabajar de
manera conjunta.

2.4. Instrumentos de comunicación (Medios tradicionales y digitales)

Para llevar a cabo la comunicación interna y debido a las características del trabajo,
donde unos empleados trabajan en un buque y otros en oficinas delante de un ordenador,
se deberá contar con varios canales:

- Para empleados y directivos

• Para el personal de a bordo: presuponemos que las personas que trabajan a bordo
no cuentan con ordenadores, con lo que se realizará una revista con
informaciones de interés que se repartirá entre este personal sobre lo que la
empresa hace y sobre los proyectos que se llevan a cabo dentro de la compañía,
los beneficios, las mejores ideas propuestas en el “centro de innovación”, las
nuevas personas que se han incorporados, etc. Además, se incluirán artículos de
los que hemos hablado en el punto anterior (sobre liderazgo, compañerismo, etc.).
 • Para el personal de oficinas: se realizará y alimentará una web interna que se
deberá actualizar constantemente con informaciones sobre lo que se hace dentro
de la empresa y las novedades. Tanto para la revista como para la web, los
empleados podrán proponer temas que les interesa ser tratados.

• Además, en esta web interna, los empleados tendrán acceso a informaciones

sobre sus nóminas, sus datos personales, los beneficios sociales de la empresa,
comunicaciones oficiales de la dirección, publicaciones de promociones internas,
convocatorias de reuniones institucionales (asambleas, jornadas, etc) e
información sobre aspectos de prevención, seguridad y salud laboral, además de
normas de actuación en caso de accidentes. A todo este tipo de información, las
personas que trabajen a bordo podrán acceder a través de un teléfono gratuito.

• Las informaciones muy relevantes que deben de conocer todos los empleados las
recibirán a través de reuniones internas con sus responsables.

• Esta web interna estará reforzada con un canal de Facebook privado para los
empleados, al que podrán acceder también desde sus casas. Si la media de edad
de la empresa es joven, también se podrá impulsar una cuenta de Instagram y de
Snapchat.

• Habrá un manual para el departamento de comunicación interna para saber cómo

actuar en el caso de crisis.

- Para accionistas

• Se creará una web específica para los accionistas, donde tengan acceso a los datos
de la empresa, información sobre qué está haciendo la compañía, sus retos, sus
valores y misión, etc.

• Esta web tendrá el apoyo de una aplicación para móviles y tabletas, para que los
accionistas puedan acceder desde donde consideren.

• Se lanzarán un buzón de contacto con la empresa para que puedan resolver sus
dudas.

• Recibirán en sus correos electrónicos el vídeo con la presentación de resultados

trimestrales y material gráficos que explique las cuentas de la compañía.

Para cerrar el plan de comunicación, sólo hay que añadir que a estos cuatro puntos
anteriormente descritos, habría que sumarle uno más: el seguimiento y evaluación del
plan para el control de resultados. Debemos de evaluar si las medidas implantadas han
tenido efecto para continuar con ellas o ver los puntos débiles en los que mejorar.
También habrá que estar muy pendiente de las encuestas de clima y similares para saber
en qué puntos ha de incidir la comunicación interna y cómo se puede mejorar.