Política que establece a las
autoridades competentes
inspecciones y vigilancias al
ejercicio de la profesiones
Que el parágrafo 1° del artículo 14°
autoriza a la administración pública
a contratar con personas naturales
o jurídicas los servicios de
depósito, custodia, organización,
reprografía y conservación de
documentos de archivo
ARTÍCULO 3°. En los procesos de custodia
y administración integral de documentos de
archivo el contratista deberá cumplir como
mínimo con los siguientes aspectos,
además de adoptar un Sistema Integrado
de Conservación conforme lo estipula el
Art.46 de la Ley 594 de 2000:
Los pisos, muros, techos y puertas deben
estar construidos con materiales
ignífugos de alta resistencia mecánica y
desgaste mínimo a la abrasión.
Por el cual se establecen las
especificaciones técnicas y los
requisitos para la prestación de los
servicios de depósito, custodia,
organización, reprografía y
conservación de documentos de
archivo y demás procesos de la
función archivística
Ubicación en un terreno estable sin
riesgos de humedad subterránea o
problemas de inundación.
Ubicación de las instalaciones lejos de
industrias contaminantes o que
puedan ser objeto de atentados u
objetivos bélicos o terroristas
Reunir las condiciones de seguridad, ambientales
y de ventilación, exigidas por la Superintendencia
de Industria y Comercio y aquellas específicas
establecidas por el Archivo General de la Nación.
Los laboratorios de conservación y restauración
deben tener aislamiento apropiado para evitar
que los agentes microbiológicos puedan
contaminar las demás áreas y poner en riesgo la
salud del personal que trabaja en otras
dependencias.
 Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado
en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado
del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo
IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y
el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012"

El presente Acuerdo tiene como objeto reglamentar la gestión de

documentos electrónicos en las entidades del Estado, generados y recibidos
como resultado del uso de medios electrónicos en los procedimientos
administrativos, de conformidad con lo establecido en el Título IV de la Ley
1437 de 2011.

. Ámbito de aplicación. El presente Acuerdo se aplica a las

diferentes entidades del Estado definidas en la Ley General
de Archivos y específicamente las autoridades definidas en
el artículo segundo de la Ley 1437 de 2011 y los
particulares cuando cumplan funciones administrativas.

Medio electrónico Expediente electrónico Archivo electrónico de

documentos.

Gestión documental. Autenticación electrónica

Foliado electrónico Índice electrónico

El presente Acuerdo aplica a todas las Entidades del Estado en sus
diferentes niveles: nacional, departamental, distrital, municipal, de las
entidades territoriales indígenas, y demás entidades territoriales que se
creen por Ley, así como las entidades privadas que cumplen funciones
públicas, y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000.

TÍTULO. II

DE LA DETERMINACIÓN DE LA PÉRDIDA TOTAL O PARCIAL Y RECONSTRUCCIÓN DE

EXPEDIENTES

TÍTULO. III

PROCEDIMIENTO PARA LA RECONSTRUCCIÓN

TÍTULO. IV

DISPOSICIONES FINALES
 ACUERDO 006

Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI
"Conservación de Documentos" de la Ley 594 de 2000"

OBJETO DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN

ÁMBITO DE APLICACIÓN. El presente Acuerdo, aplica a las entidades y

organismos de la Rama Ejecutiva del Poder Público del orden nacional,
departamental, distrital, municipal; las entidades territoriales indígenas, los
territorios especiales y demás que se creen por Ley; las entidades privadas
que cumplen funciones públicas; las entidades del Estado en las distintas
ramas del poder público; y demás organismos regulados por la Ley 594 de
2000.

Conservación Documental. Conjunto de Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y

medidas de conservación preventiva y
conservación - restauración adoptadas para
asegurar la integridad física y funcional de los
documentos análogos de archivo.
estándares aplicados a los documentos durante su
gestión para garantizar su preservación en el tiempo,
independientemente de su medio y forma de registro
o almacenamiento. La preservación a largo plazo
aplica al documento electrónico de archivo con su
medio correspondiente en cualquier etapa de su
ciclo vital.

Conservación Preventiva. Se refiere al conjunto de políticas, estrategias y medidas de

orden técnico y administrativo con un enfoque global e integral, dirigidas a reducir el
nivel de riesgo, evitar o minimizar el deterioro de los bienes y, en lo posible, las
intervenciones de conservación - restauración.

Conservación – Restauración. Acciones que se realizan de manera directa

sobre los bienes documentales, orientadas a asegurar su conservación a través
de la estabilización de la materia. Incluye acciones urgentes en bienes cuya
integridad material física y/o química se encuentra en riesgo inminente de
deterioro y/o pérdida