INSTRUCTIVO SERVICIO REEMBOLSABLE

PG.009- IT.001 Fecha Emisión: 10-2008 Revisión: 00

Revisión Cambios Punto

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COORDINADOR SGI COORDINADOR SGI GERNTE DE OPERACIONES
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1.- Objeto

 Establecer metodología y responsabilidades para asegurar que Proveedores y

Contratistas gestionen sus actividades de forma responsable.

 Establecer criterios para la selección, evaluación y control de Proveedores y

Contratistas que trabajan con las Empresas de SAE Ecuador.

 Realizar una correcta gestión para que los productos Reembolsos se realicen de
una manera adecuada

2.- Alcance y aplicación

Todos los Proveedores y Contratistas que prestan sus servicios a SAE Ecuador y cuyas
actividades, productos o servicios puedan influir sobre el medio ambiente y la calidad del
servicio.

3.- Referencias.

 MGI - Manual de Gestión Integrado. Puntos 5.2.10 Contratistas y 6.13 Compras.

 OCPE-OM-P-00-22.PR-20-05 facturación del contrato de prestacion de servicios
técnicos especializados de inspección, revisión, reparacion y cuidado del oleoducto
de crudos pesados y su derecho de via

4.- Responsabilidades

El Departamento de Adquisiciones es responsable de:

- Evaluar a los proveedores y Mantener actualizado el Registro de Proveedores

Críticos.
 Departamento de Logística
 Representantes Técnicos

5.- Definiciones y Abreviaturas

 Proveedores Críticos; a aquellos en los que la calidad del producto o servicio o las
fallas en la entrega o prestación en tiempo y forma influyen significativamente
en la eficiencia, la seguridad o la protección del ambiente.

 Proveedor en Desarrollo; a aquel donde, ya sea por su reciente fecha de alta o por
la reducida cantidad de veces que se le ha comprado o se lo ha contratado, no

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es posible aún asegurar que mantiene un nivel de desempeño estable en el

tiempo.

 Proveedor Estable; para ser calificado como tal se requiere un mínimo de 6 meses
de relación continua o un mínimo de 5 contrataciones con buen desempeño.

6.- Desarrollo
6.1.- Registro de Proveedores

Es requisito indispensable que todo proveedor, para quedar habilitado en la Base de

Datos de Proveedores – RG.09.00.30, adjunte la documentación que se describe en el
registro Check List Requisitos para Proveedores – RG.09.00.10 donde se especifican los
requisitos mínimos que exige la empresa.

6.- Caracterización del producto / servicio

Conforme con el Cliente, para el suministro de reembolsables de materiales, se debe

obtener la respectiva aprobación por parte del cliente, antes de proceder con la
adquisición de materiales mediante esta modalidad, lo cual genera un flujo de
documentos y pasos que se deben cumplir.
Cabe anotar que antes de iniciar cualquier procura de materiales como requisito
obligatorio se debe tener una orden de trabajo vigente y aprobado; caso contrario no se
debe proceder a ninguna procura; toda procura debe respaldarse en una orden de trabajo
para su ejecución, caso contrario no se podrá gestionar ningún material bajo la modalidad
reembolso.

Se considera una cotización aprobada cuando esta firmada por el cliente o existe un mail
de autorización como respaldo. A continuación se sigue el siguiente esquema:

Montos menores a $ 500 USD

 Se requiere una cotización
 La cotización debe ser aprobada con la firma del Coordinador del DDV y
Fiscalizador de OCP

Montos entre $501 USD y 1000 USD

 Requieren dos cotizaciones y un análisis de cotizaciones
 La cotización aprobada debe estar firmada por el Coordinador del DDV y
Fiscalizador de OCP
 El análisis de cotizaciones debe estar firmado por un representante de SAE, el
Coordinador del DDV, el Fiscalizador y Superintendente de DDV.

Montos Mayores a $1001 USD

 Requieren tres cotizaciones y un análisis de cotizaciones
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 La cotización aprobada debe estar firmada por el Coordinador del DDV y

Fiscalizador de OCP
 El análisis de cotizaciones debe estar firmado por un representante de SAE, el
Coordinador del DDV, el Fiscalizador y el Superintendete del DDV

PARA FACTURACION AL CLIENTE

 Para la requisición de materiales o servicios de terceros bajo la modalidad
reembolso, conforme al contrato de Mantenimiento del OCP, se debe proceder en
cuanto a documentos de respaldos y aprobaciones, acorde a los siguientes casos:
 Para este caso se debe legalizar la documentación cumpliendo el flujograma de
documentos, para proceder a la procura de materiales o servicios según
corresponda; la documentación que se debe adjuntar para la facturación, debe
estar completa y debidamente aprobada tanto por los representantes de SAE
como por el OCP; la cual debe tener la siguiente documentación:
 1. Factura
 2. Orden de Compra / Pago / Transporte
 3. Requisitoria
 4. Remito – aprobada por el cliente
 5. Cotización – aprobada por el cliente
 6. Análisis de cotizaciones (si fuere el caso, según el monto) – aprobado por
elcliente,
 7. Resumen de Mano de Obra y equipo / servicio o reporte diario (para el caso de
suministro de transporte y equipos) – aprobado por el cliente,
 8. Orden de trabajo aprobado.

7.- Evaluación de Proveedores y Contratistas

Se considerará como Proveedor Aprobado a aquellos Proveedores que cumplan una o

varios de los siguientes requisitos: tengan más de 6 meses de operación normal sin No
Conformidades mayores; presenten Certificado ISO de Aseguramiento o Gestión de la
Calidad; califiquen con un mínimo del 70 %; califiquen con menos del 70% pero son
Proveedores / Contratistas en desarrollo con los que se ha acordado un Plan de Mejora;
califican con menos del 70% pero son únicos Proveedores en la zona.

Para evaluar se tendrá en cuenta, colocando el puntaje en el casillero correspondiente:

 Excelente = 10: sin No Conformidades en el período considerado

 Muy bueno = 9: detalles a mejorar; predisposición del proveedor para la mejora
 Bueno = 7 ú 8: hay algunas No Conformidades ; predisposición del proveedor
para la mejora
 Regular = 6: No Conformidades repetitivas; predisposición para la mejora

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 Malo = desde 1 a 5 ; No Conformidades repetitivas; no hay predisposición para la

mejora

Salvo casos excepcionales, urgencias o único Proveedor en la zona, no se aceptará como

Proveedor / Contratista a aquel que no alcance un mínimo de 7 en la calificación referida
a seguridad y medio ambiente. En estos casos excepcionales el Representante Técnico,
debe especificar estrictos planes de control y seguimiento sobre el producto o la
prestación del servicio teniendo en cuenta la necesidad de mayor erogación que estos
seguimientos implican.

Para aquellos productos / servicios de riesgo, ya sea en cuanto a seguridad o de

protección al ambiente, será condición indispensable que el proveedor / contratista
presente evidencia documentada (registro) que asegure que se han especificado los
aspectos ambientales, de riesgo y de emergencia, se mantienen procedimientos
documentados para la operación y las emergencias posibles, el personal ha sido
capacitado en la operación y en la emergencia. El no cumplimiento de alguno de estos
requisitos impide la calificación de 7 en el rubro de "nivel de desempeño en medio
ambiente y seguridad" e implica la calificación de excepcional en el caso de que se
deba recurrir a dicho Proveedor.
Los costos que demande el seguimiento estricto del producto / servicio en estas
condiciones deben ser considerados en el rubro "costo y financiación" de la
calificación.

8.- Control de Desempeño - Frecuencia de la Evaluación

Se mantendrá un control constante del desempeño del Proveedor. Cualquier No

Conformidad, de cualquier tipo, debe ser registrada en el Formulario de No Conformidad
correspondiente y en el Registro de Proveedores: Control de Desempeño.
Como mínimo cada 12 meses se realizará una Revisión Formal actualizando todas las
Evaluaciones de todos los Proveedores Críticos con la firma de los Jefes del
Departamento de Adquisiciones

10.- Registros

 RG.09.00.10 Check List Requisitos para Proveedores

 RG.09.00.20 Evaluación de Proveedores

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