Código: P - DE - 07

GESTION DE PROYECTOS DE INVERSIÓN

Versión: 14

PROCESO ASOCIADO: Direccionamiento Estratégico

OBJETIVO: Definir los lineamientos para la formulación, actualización, ejecución y seguimiento de los proyectos de inversión del DAPRE.

RESPONSABLE DEL DOCUMENTO: Jefe de Oficina de Planeación

No. FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE CONTROL DE REGISTROS

INCIO

La Oficina de Planeación prepara y remite los

Jefe Oficina de Planeación Comunicación Escrita
lineamientos para la formulación o actualización de los
1 Asesores Oficina de Presentaciones
DAR A CONOCER LOS proyectos de acuerdo con las metodologías definidas
Planeación Lista de asistencia
LINEAMIENTOS DE FORMULACIÓN por el Departamento Nacional de Planeación.
Y ACTUALIZACIÓN DE PROYECTOS

El Jefe de dependencia o gerente del proyecto

analizan los lineamientos recibidos para la formulación
o actualización de proyectos.

Identifica situaciones (problemas) que puedan afectar

la formulación, ejecución o seguimiento de una política
pública o política de gestión y desemepeño que esté
IDENTIFICAR LA NECESIDAD DE
en el marco de las competencias de la entidad, para
FORMULAR O AJUSTAR UN
proponer una solución a través de la formulación de
PROYECTO un proyecto de inversión, valorando su coherencia
con el Plan Nacional de Desarrollo, Plan Estratégico y Jefe de Dependencia
Comunicación Escrita
2 Plan de Acción. o
Gerente de Proyecto
Si es proyecto nuevo, continúa actividad 3.
De lo contrario, identifica las necesidades de ajuste al
NO
¿Proyecto proyecto. Continúa actividad 10.
Nuevo?
Nota: tener en cuenta las iniciativas aprobadas o en
curso de proyectos de Cooperación Internacional no
Reembolsable, en caso de que la iniciativa afecte un
SI proyecto de inversión. Ver Procedimiento P-DE-11
Gestión de Cooperación Internacional No
Reembolsable.

Solicita creación de usuario.

10 Si no cuenta con usuario, preparan el formato F-DE-

29 para solicitar los accesos a los Sistemas (Sistema
SOLICITAR CREACIÓN DE Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas - SUIFP
USUARIO para el Rol de Formulador - Gerente de Proyecto y en
el Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión -
SPI para el Rol responsable de seguimiento),
diligenciando: Nombres, Apellidos, Número de
Cédula, Correo electrónico, Cargo, Dirección,
Teléfono, Entidad, Rol. En la comunicación se debe
Correo Electrónico con
adjuntar el acto administrativo del nombramiento e
Gerente de Proyecto y adjunto diligenciando la
3 informar el nombre del Enlace Técnico del Proyecto
Enlace Técnico información del Formato
quien apoyará al formulador en el manejo operativo
Cuenta con F-DE-29
de los aplicativos SUIFP-SPI sin eximir al Gerente del
usuario? proyecto de la responsabilidad que tiene en el manejo
SI de los mismos y de la calidad, oportunidad y resultado
de la información registrada. Continúa Actividad 4;
de lo contrario, continúa actividad 6.

Nota: cada vez que exista cambio en los

Formuladores - Gerentes o sus Enlaces Técnicos,
deberá comunicarse a la Oficina de Planeación antes
NO de incidir en los Sistemas.
6

El Jefe de la Oficina de Planeación crea usuario de

Rol de formulador en el SUIFP y de seguimiento en el Jefe Oficina de Planeación
CREAR USUARIOS Y ROL SPI, los cuales se notifican por correo electrónico (Administrador del Sistema
informando el usuario y clave al gerente de proyecto. de Seguimiento a
4 Proyectos de Inversión - Correo Electrónico
Nota: para la creación de usuarios en el aplicativo SPI y Sistema Unificado de
MGA Web cada Gerente de Proyecto debe registrarse Inversiones y Finanzas
en este aplicativo, es importante que este registro Públicas - SUIFP)
1 quede igual a lo informado en el formato F-DE-29.

Capacita a los usuarios en la formulación,

1 programación, actualización y seguimiento de los
proyectos de inversión así como en el manejo de los
aplicativos administrados por el DNP (MGA WEB, Jefe Oficina de Planeación Listas de asistencia
5 SUIFP y SPI). y/o Funcionario Oficina de
Planeación Correo Electrónico
CAPACITAR A LOS USUARIOS Adicionalmente, informa a los usuarios sobre el
portafolio de cursos virtuales en Gestión de Proyectos
de Inversión que disponga el DNP.

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Versión: 14

PROCESO ASOCIADO: Direccionamiento Estratégico

OBJETIVO: Definir los lineamientos para la formulación, actualización, ejecución y seguimiento de los proyectos de inversión del DAPRE.

RESPONSABLE DEL DOCUMENTO: Jefe de Oficina de Planeación

No. FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE CONTROL DE REGISTROS

3 Elabora y envía a la Oficina de Planeación el formato

F-DE-48 Registro para la formulación MGA Web el Comunicación Escrita.
Gerente del Proyecto
6 cual es el nuevo perfil del proyecto, antes de iniciar su
PRESENTAR PERFIL DEL PROYECTO Enlace Técnico
registro en la MGA WEB, acorde con las orientaciones F-DE-48 diligenciado
establecidas en la Guía MGA del DNP.

Revisa el formato F-DE-48 Registro para la

REVISAR EL PERFIL DEL PROYECTO formulación MGA Web, la problemática planteada y
su alineación con el Plan Nacional de Desarrollo, la
Jefe Oficina de Planeación Comunicación Escrita.
planeación estratégica y el plan de acción.
7 y/o Funcionario Oficina de Observaciones de la F-
Planeación DE-48
SI Si requiere ajustes los solicita al Gerente del proyecto
¿Requiere y devuelve a la actividad 6; de lo contrario, continúa
ajustes? actividad 8.

Registra el proyecto de inversión aplicando la

REGISTRA EL PROYECTO DE Metodología General Ajustada - MGA WEB. El
INVERSIÓN EN LA MGA WEB Gerente de Proyecto debe informar a la Oficina de Gerente del Proyecto
8 Comunicación Escrita
Planeación, que se registró el proyecto en el aplicativo Enlace Técnico
MGA WEB, adjuntanto en este aplicativo los soportes
que considere para la formulacion del proyecto.

REVISAR FORMULACIÓN DEL Revisa la formulación del proyecto bajo los

PROYECTO parámetros de la MGA WEB y los lineamientos del
DNP.
Jefe Oficina de Planeación
Si requiere ajustes, informa mediante correo
9 y/o Funcionario Oficina de Comunicación Escrita
electrónico, regresa a la actividad 8.
¿Requiere Planeación
ajustes? De lo contrario, informa al Gerente del Proyecto que
puede transferir el proyecto de la MGA WEB al SUIFP
para generar el código BPIN, continúa actividad 10.
NO

Registra o actualiza la información del proyecto de

inversión en el formato F-DE-48 Registro para la
formulación MGA Web, documentos soportes y en el
Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas -
Módulo BPIN -. Para registrar la información, se debe
tener en cuenta el tipo de proyecto así:

a) Focalización en las siguientes políticas

transversales: Víctimas, Actividades de Ciencia y
Tecnología e Innovación, Red Unidos, Tecnología de
Información y Comunicaciones, Plan Nacional de
Consolidación, Desplazados, Seguridad Alimentaria,
Seguridad y Convivencia Ciudadana, Discapacidad e
Inclusión Social, Grupos étnicos, Equidad de la Mujer Aplicativo SUIFP
y Construcción de Paz.
Comunicación Escrita
REGISTRAR O ACTUALIZAR EL b) Cuando el proyecto contenga actividades de del Vo Bo del Área de
PROYECTO Tecnologías de la Información y Comunicaciones - Tecnologías y Sistemas
TIC, se debe diligenciar el formato F-DE-51 de Información
Gerente del Proyecto y
Validación TIC'S el cual debe ser revisado y contar Enlace Técnico
formato F-DE-48
con el Vo. Bo. del Área de Tecnologías y Sistemas de
10 Registro para la
Información del DAPRE. Jefe del Área de
formulación MGA Web
Tecnologías y Sistemas de
Los documentos de formato F-DE-48 Registro para la Información
Formato F-DE-31
formulación MGA Web, estudios y estimaciones de
Actualización Proyecto
recursos, deberán validarse, por los Gerentes del
de Inversión
Proyecto y adjuntarlos en el SUIFP.
Formato F-DE-51
Una vez esté registrada la totalidad de la información
Validación TIC'S
se envía por el SUIFP al Control de Formulación
Técnico.

Nota: cuando la actualización se realice para

modificar: las actividades, distribución del
presupuesto, indicadores, la regionalización
(beneficiarios, metas de indicadores de producto y
recursos) y la focalización, durante cada vigencia, se
debe diligenciar el Formato F-DE-31 Actualización
Proyecto de Inversión. Ver procedimientos de
11, 12 Modificaciones Presupuestales P-GF-16,
2
y 14 procedimiento Formulación, ejecución y seguimiento al
plan anual de adquisiciones P-DE-03.

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GESTION DE PROYECTOS DE INVERSIÓN
Versión: 14

PROCESO ASOCIADO: Direccionamiento Estratégico

OBJETIVO: Definir los lineamientos para la formulación, actualización, ejecución y seguimiento de los proyectos de inversión del DAPRE.

RESPONSABLE DEL DOCUMENTO: Jefe de Oficina de Planeación

No. FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE CONTROL DE REGISTROS

Evalúa la coherencia de la información registrada en

2 10
el SUIFP, los adjuntos y su alineación con el PND, el
plan estratégico y plan de acción.

Si existen inconsistencias o no se han diligenciado o Aplicativo SUIFP

adjuntado los soportes (F-DE-48 Registro para la
REALIZAR EL CONTROL DE formulación MGA Web, F-DE-31 Actualización F-DE-48 Registro para la
FORMULACIÓN TÉCNICO DEL Proyecto de Inversión), realiza las observaciones a Funcionario Oficina de formulación MGA Web
11 PROYECTO través del SUIFP y devuelve al formulador (Gerente Planeación (Rol control de
del Proyecto), regresa actividad 10. formulación Técnico) F-DE-31 Actualización
Proyecto de Inversión
Si el proyecto se encuentra acorde con los avalado por el gerente
SI lineamientos establecidos por el DNP y la Oficina de del proyecto
¿Existen Planeación, responde las preguntas del control de
inconsistencias? formulación en el SUIFP y lo envía a través del
sistema para control Entidad Jefe de Planeación,
continúa actividad 12.
NO

10 Evalúa el control técnico y la coherencia de la

información registrada en el SUIFP, los adjuntos y su
REALIZAR EL CONTROL ENTIDAD alineación con el PND, el plan estratégico y plan de
JEFE DE PLANEACIÓN acción.
Jefe Oficina de Planeación
Si existen inconsistencias realiza las observaciones a
12 (Rol Entidad Jefe de Aplicativo SUIFP
través del SUIFP y devuelve al Gerente del Proyecto,
SI Planeación)
regresa actividad 10.
¿Existen
De lo contrario, envía el proyecto a través del SUIFP
para control de viabilidad técnico, continúa actividad
NO 13.

Realiza control de viabilidad técnico, revisando la

integralidad del registro del proyecto frente a los
planes de la entidad, del Sector y del PND.
Jefe Oficina de Planeación
y/o Funcionario de la
REALIZAR EL CONTROL DE Si existen inconsistencias realiza las observaciones a
Oficina de Planeación con
13
VIABILIDAD TÉCNICO DEL través del SUIFP y lo pasa a Control Cabeza de Aplicativo SUIFP
Control de Viabilidad
Sector Jefe de Planeación.
PROYECTO Sectorial (Rol control de
viabilidad técnico)
Nota: los Proyectos de la entidades del sector se
viabilizan previa solicitud a través del SUIFP de la
Oficina de Planeación de la entidad respectiva.

10
Evalúa el Control de Viabilidad Técnico y la
coherencia de la información registrada en el SUIFP
REALIZAR EL CONTROL CABEZA frente a los planes de la entidad, del Sector y del PND.
DEL SECTOR JEFE DE PLANEACIÓN
Si existen inconsistencias u oportunidades de mejora,
Jefe Oficina de Planeación
realiza las observaciones a través del SUIFP y
14 (Rol Cabeza de Sector Aplicativo SUIFP
devuelve al Gerente del Proyecto, regresa actividad
Jefe Planeación)
SI 10.
¿Existen
De lo contrario, envía el proyecto a través del SUIFP
para control Posterior en el DNP (Control Técnico),
NO continúa actividad 15.

Una vez el DNP realiza el control posterior de

viabilidad del proyecto, lo registra en el SUIFP con el
REVISAR TIPO DE REGISTRO O estado "Registrado-Actualizado". El formulador debe
ACTUALIZACION revisar las observaciones emitidas por el DNP
(Oportunidades de mejora):
Gerente de Proyecto y
Si corresponde a un proyecto nuevo o actualizado Enlace Técnico de las
15 Aplicativo SUIFP
P-GF-15 P-GF-16 para concursar por recursos para la vigencia siguiente Dependencias
continúa Procedimiento de Programación
Presupuestal P-GF-15.

Si corresponde a una actualización que modifique o

afecte el presupuesto, continúa Procedimiento de
3 Modificaciones Presupuestales P-GF-16.

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GESTION DE PROYECTOS DE INVERSIÓN
Versión: 14

PROCESO ASOCIADO: Direccionamiento Estratégico

OBJETIVO: Definir los lineamientos para la formulación, actualización, ejecución y seguimiento de los proyectos de inversión del DAPRE.

RESPONSABLE DEL DOCUMENTO: Jefe de Oficina de Planeación

No. FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE CONTROL DE REGISTROS

Ejecutar los recursos del proyecto de inversión de

3
acuerdo con lo registrado en SUIFP y acorde con lo
programado en el Plan Anual de Adquisiciones F-DE-
34.

Si requiere adelantar procesos de contratación para la

EJECUTAR LOS RECURSOS DEL ejecución del proyecto. Ver procedimiento
PROYECTO DE INVERSIÓN Formulación, ejecución y seguimiento al Plan Gerente del Proyecto y Registros de ejecución
16 Anual de Adquisiciones P-DE-03, Proceso de Enlace Técnico en el F-DE-34
Adquisición de Bienes y Servicios P-BS-07 y
Manual de Contratación M-BS-01.
P-DE-03

Nota: la ejecución debe corresponder con lo

P-BS-07
planeado, de existir nuevas necesidades se deben
M-BS-01
actualizar los instrumentos de planeación previo a la
ejecución (Proyecto de Inversión, Plan Anual de
Adquisiciones, Plan de Acción, entre otros).

Registra mensualmente la información en el Sistema

de Seguimiento de Proyectos de Inversión - SPI de los
proyectos a cargo. Verifica que esté la totalidad de la
información requerida en los módulos (Datos Básicos,
Presupuesto, Productos, Actividades, Gestión y
Anexos) acorde con las orientaciones de la "Guía de
registro de seguimiento mensual DNP" y atendiendo la
oportunidad, calidad y resultado de la información.
REALIZAR SEGUIMIENTO AL
PROYECTO Semestralmente, elabora el resumen ejecutivo del
proyecto con corte a junio 30 y diciembre 31, el cual
se envía a la Oficina de Planeación para su revisión
previo al cargue en el SPI, siguiendo las orientaciones
de la "Guía para la elaboración de resúmenes
ejecutivos de proyectos de inversión" del DNP. Seguimiento registrado
Gerente del Proyecto y en el SPI
17
De igual forma, se deberán remitir los correos de Enlace Técnico
consulta a la Mesa de Ayuda del DNP y si es el caso, Resumen Ejecutivo
los archivos de soporte que no se pudieron adjuntar.

Nota: cuando la dependencia sea suprimida, el Jefe

de la Dependencia (Gerente del Proyecto) debe
actualizar el SPI a la fecha, adjuntar el resumen
ejecutivo actualizado e informar a la Oficina de
Planeación para los cambios de usuarios.
Nota: si el proyecto de inversión esta asociado a un
Documento Conpes, el Resumen Ejecutivo debe
mostrar la relación del cumplimiento de las metas del
proyecto con respecto a los compromisos del Conpes.
Ver Procedimiento Seguimiento a documentos
Conpes P-DE-12.

Analiza y retroalimenta mediante correo electrónico al

Gerente o Enlace Técnico la información registrada
REVISAR LA INFORMACIÓN DE mensualmente en los módulos de Seguimiento de
SEGUIMIENTO Proyectos de Inversión - SPI generando las alertas
para el mejoramiento de la calidad, oportunidad y
resultado de la información. Diligencia y adjunta el
Formato F-DE-35 Informe de Seguimiento SPI.
Jefe Oficina de Planeación Comunicación escrita
(Administrador del Sistema adjuntando el formato
Si el proyecto cumplió su horizonte, la metas
18 NO de Seguimiento a Formato F-DE-35
¿El proyecto cumplió el rezagadas de producto y ejecutó la reserva
Proyectos de Inversión - Informe de Seguimiento
horizonte, metas presupuestal, continúa actividad 19.
SPI) SPI.
rezagadas, reserva
De lo contrario, continúa actividad 17.

Nota: Semestralmente revisa el contenido del

SI resumen ejecutivo para verificar la calidad y resultado
de la información y retroalimenta al Gerente del
proyecto y enlace técnico.

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 Código: P - DE - 07
GESTION DE PROYECTOS DE INVERSIÓN
Versión: 14

PROCESO ASOCIADO: Direccionamiento Estratégico

OBJETIVO: Definir los lineamientos para la formulación, actualización, ejecución y seguimiento de los proyectos de inversión del DAPRE.

RESPONSABLE DEL DOCUMENTO: Jefe de Oficina de Planeación

No. FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE CONTROL DE REGISTROS

Actualiza el resumen ejecutivo para el cierre del

proyecto, y lo carga en el módulo SPI. Registra el
ACTUALIZAR RESUMEN EJECUTIVO estado del proyecto como "Cerrado" en el sistema SPI
PARA EL CIERRE y en el aplicativo SUIFP.
Resumen de cierre
Gerente del Proyecto y
19 Nota: Si el proyecto de inversión está asociado a un publicado en SPI
Enlace Técnico
Documento Conpes, el Resumen Ejecutivo debe tener
la relación del cumplimiento de las metas del proyecto
con respecto a los compromisos del Conpes. Ver
Procedimiento Seguimiento a documentos Conpes
FIN P-DE-12.

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