MS EXCEL INTERMEDIO

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[Escriba texto]
"Si quieres cambiar el rumbo de tu vida, ¿Por qué sigues haciendo las mismas cosas que has hecho por
los últimos años y que no han dado resultado? Es momento de “tomar el toro por los cuernos”, dejar las
excusas a un lado y decidirte a luchar por eso que tanto quieres."

Filtros y Subtotales
Ordenar Datos

Excel permite ordenar información según distintos criterios de manera fácil y rápida.
Dicho ordenamiento utiliza un orden predeterminado:

 En una ordenación ascendente, Microsoft Excel utiliza el siguiente orden:

o Números: los números se ordenan desde el número negativo

menor al número positivo mayor.

o Ordenación alfanumérica: si se ordena texto alfanumérico,

Excel lo ordenará de izquierda a derecha, carácter por carácter.

Por ejemplo:
Si una celda contiene el texto "A100", Excel colocará la
celda detrás de la celda que contenga la entrada "A1" y
antes de la celda que contenga la entrada "A11".

El texto y el texto que incluye números se ordenarán del siguiente

modo: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (espacio) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ]
^_`{|}~+<=>ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUV
W X Y Z.

Los apóstrofes (') y guiones (-) no se tienen en cuenta, con una

excepción: si dos cadenas de texto son iguales salvo por un
guion, el texto con el guion se ordenará en último lugar.

 En una ordenación descendente, el orden se invierte salvo en las celdas

en blanco que siempre se colocan al final.
Igual ocurre en los Espacios en blanco siempre se colocan en último lugar.

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 A continuación se muestran dos tipos de valores que se pueden encontrar
en Excel:

- Valores lógicos: en valores lógicos, FALSO se coloca antes que

VERDADERO.

- Valores de error: en donde todos los valores de error son

iguales.

 Ordenar un rango de datos por un solo criterio. Este es el orden más

sencillo, permite ordenar un rango basándose en los datos de una columna,
los pasos son los siguientes:
1. De clic en cualquier celda de la columna que desea regir el orden
de la información (no se debe seleccionar toda la columna).
2. De un clic en la menú de datos.
3. De un clic en el botón de orden ascendente ó descendente y listo.

 Ordenar un rango de datos por 2 ó 3 criterios. Excel Permite ordenar un

rango por varios criterios a la vez. Para obtener resultados óptimos, el
rango que se ordenará deberá tener etiquetas o encabezados de columna.

Pasos para ordenar por varias columnas (criterios), recordemos que en este
caso el criterio son los encabezados de columnas:
1. De un clic en una celda del rango que desee ordenar.
2. En la ficha Datos, haga clic en Ordenar.

3. después de hacer clic en el botón anterior ,mostrará lo siguiente:

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 4. Haga clic en el botón Agregar Nivel

5. Seleccione el tipo de orden que desea para cada criterio

(ascendente o descendente).

6. Si el rango contiene fila de encabezamiento, verifique que la

casilla "Mis datos tienen encabezados" esté seleccionado.

7. Para agregar más columnas o criterios para ordenar la tabla de

datos debe de hacer clic en el botón de y repetir el
paso no. 5, estos dos pasos debe de repetirse según la
necesidad que usted desee.

Ejemplo de cómo va ir quedando cada vez que va agregando

criterios:

8. Después que termine de seleccionar todos los criterios de

ordenamiento haga clic en el botón de Aceptar.

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Insertar Filtros

Pasos para insertar autofiltros:

1. Haga clic en una celda del rango de datos que desea filtrar (no es
necesario seleccionar los títulos o encabezados de columnas).

2. Haga clic en el menú de Datos

3. Haga clic en Filtro.

Después de dar clic en filtro, aparecerán flechas de Autofiltro a la derecha

de cada título de columna. ¡Eso es! Ya está preparado para filtrar los datos.

Suponga que una hoja de datos contiene muchos productos alimentarios distintos,
distribuidos por 28 proveedores diferentes, imagine que sólo desea ver los
productos suministrados por Specialty Biscuits, Ltd.

Ha activado Autofiltro y han aparecido las flechas de Autofiltro. Excel está

preparado para que seleccione los datos que desea ver.

Para ver sólo los productos de este proveedor, debe filtrar por proveedor, por lo
que hace clic en la flecha de Autofiltro de la columna Proveedor.

Al hacer clic en una flecha de Autofiltro, aparece una lista. La lista contiene todos
los elementos de la columna, en orden alfabético o numérico, por lo que puede
buscar el elemento que desea.

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En este caso debe hacer clic en “Seleccionar todo” para desmarcar todas las
opciones.

Vista filtro cuando hacemos clic en la Vista del filtro cuando hacemos clic en
flecha Seleccionar todo

Luego buscamos al proveedor Specialty Biscuits, Ltd. Y hacemos clic en el cuadro

que está a la derecho y al momento de hacer clic aparecerá un “cheq” en dicho
cuadro y luego clic en aceptar.

Al hacer clic en Specialty Biscuits, Ltd., Excel oculta todas las filas de la hoja de
cálculo salvo las que contienen ese texto en esta columna.

La flecha de autofiltro ha cambiado su icono, ahora el icono es un “Embudo”,

indicando que esta columna está filtrando la información.

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Puede ver los productos suministrados por Specialty Biscuits en la columna
“Nombre de producto”. Como las filas de los demás proveedores están ocultas, los
productos de los demás proveedores también están ocultos.

Después de filtrar una columna, si desea centrarse en información aún más

específica, puede filtrar otra columna y luego otra, y así sucesivamente. Puede
hacer clic en la flecha situada junto al título de una columna para aplicar un filtro.

Después de filtrar por proveedor, por ejemplo, puede hacer clic en la flecha de
Autofiltro de la columna Nombre de producto y filtrar esa columna para ver sólo
uno de los cuatro productos suministrados por Specialty Biscuits.

Puede filtrar las columnas en el orden que elija. Los filtros se aplican
progresivamente, por orden de aplicación. Cada filtro restringe los datos para el
filtro siguiente.

Personalizar Autofiltro
Cuando aplica un filtro seleccionando una opción de la lista situada junto a una
flecha de Autofiltro, oculta todos los datos salvo los que ha elegido.

Si desea ver varios datos seleccionados en una columna, puede crear filtros
personalizados.

Puede utilizar también un Autofiltro personalizado para buscar elementos no

disponibles en la lista situada junto a la flecha de Autofiltro, como:
a) Valores incluidos en un intervalo, como todos los números incluidos entre
dos números específicos.
b) Valores no incluidos en un intervalo, como todas las fechas anteriores o
posteriores a un par de fechas específicas.
c) Valores iguales o distintos a otro valor.
d) Texto específico que forma parte de otro texto.

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Pasos para crear filtros Personalizados:
1.- Clic en Autofiltro .
2.- Filtro de Texto o Filtro de Numero según sea el caso.

3.- Clic en Filtro Personalizado para abrir el cuadro de diálogo Autofiltro

personalizado.

4.- Después de hacer clic en filtro personalizado aparecerá un cuadro de dialogo:

- El filtro personalizado permite combinar dos filtros de distintas maneras,

tenemos una unión la cual puede ser “Y” o puede ser “O”.

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 - La diferencia entre usar una o la otra dependerá del caso, si estamos
filtrando por la una columna de que contiene texto como Proveedor, por
ejemplo, y utilizamos “O” esta nos mostrara solo los proveedores “X” y “Z”.
- Si marcamos la opción “Y” no nos mostrara nada ya que no existe un
proveedor que su nombre sea igual a “X” y al mismo tiempo sea igual a “Z”.

Al contrario si necesitamos filtrar por un proveedor cuyo nombre comience con “X”
y termine con “Z” en este se deben cumplir ambas condiciones por tanto usaremos
un filtro personalizado de la siguiente forma.

Cuando lo que vamos a filtrar son números y no texto se debe tomar en cuenta lo
siguiente:
a) No se debe poner punto decimal a las cifras si no tienen decimales o usar
100 en lugar de 100.00
b) No se deben separar los miles por comas. o usar 1000 en lugar de 1,000
c) No se deben usar símbolos de monedas o cualquier otro carácter.
Ej: Usar 100000 en lugar de L. 100,000.00

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 d) Hay que tomar en cuenta que no existe un número menor que 1000 y a la
vez mayor que 10000 por tanto si se quieren ver valores menores que 1000
y mayores que 10000 se debe usar la unión “O”.

Ejemplo:

Correcto Incorrecto

Para filtrar rangos, no es necesario usar filtro personalizado ya que se encuentra

directamente en las opciones de Filtro de Numero.

Filtrar números Superiores e Inferiores

Otro filtro versátil es Diez mejores. Puede usar este filtro en columnas de números
o fechas.

El filtro Diez mejores hace más de lo que su nombre indica. Con el filtro Diez
mejores puede buscar los mejores o los peores elementos (los números o fechas
mayores o menores). Y a pesar de su nombre, no busca únicamente los 10
mejores elementos o los 10 peores. Puede elegir el número de elementos que
desea ver: sólo 1 o tantos como 500.

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El filtro Diez mejores puede filtrar también por porcentaje del total de filas de una
columna. Si una columna contiene 100 números y desea ver los 15 números
mayores, puede seleccionar el 15 por ciento. ¿La mitad inferior? El 50 por ciento.

Puede utilizar el filtro Diez mejores para buscar los productos con el precio mayor o
menor, para identificar empleados con las fechas de contratación más recientes o
para ver las mejores o las peores notas de los alumnos.

Para utilizar el filtro Diez mejores en una columna de datos:

1.- haga clic en la flecha de Autofiltro .

2.- En la lista que aparece haga clic en Diez Mejores

3.- Se abre el cuadro de diálogo Autofiltro de las diez mejores.

En este cuadro de diálogo, seleccione Superiores o Inferiores, seleccione un

número y al final elija elementos o porcentaje.

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Quitar Autofiltros

El modo de quitar un filtro depende de cuántos filtros haya aplicado y de cuántos

desee quitar.

Para quitar un filtro de una columna, haga clic en la flecha de Autofiltro situada
junto a la columna y, a continuación, haga clic en
Se mostrarán los datos que quedaron ocultos por ese filtro.

Para desactivar el Autofiltro en todas las columnas, realice:

1.- Elija Filtro en la ficha Datos.

2.- Clic en Filtro

Recuerde que los filtros no cambian los datos de ninguna forma. En cuanto quite el
filtro, aparecerán todos los datos exactamente como estaban antes de aplicar el
filtro.

Crear y aplicar Filtros Avanzados

El comando Filtro avanzado permite filtrar un rango de datos, como el comando
Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello,
se debe escribir los criterios según los cuales se desea filtrar los datos en un rango
de criterios independiente situado sobre el rango de datos a filtrar. Un rango de
criterios permite filtrar criterios más complejos.
a) Varias condiciones en una sola columna
b) Una condición en dos o más columna
c) Una condición en una u otra columna
d) Varias condiciones en dos o más columnas
e) Condiciones creadas cómo resultado de una fórmula

Para poder aplicar un Filtro Avanzado a un rango de datos debemos hacer lo

siguiente:
1. Debemos tener datos claros y ordenados (recuerde las recomendaciones
de la lección anterior).
2. cada columna debe tener su encabezado título) que la describa.
3. Inserte al menos tres filas vacías sobre el rango que puede utilizarse como
rango de criterios.

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 4. El rango de criterios debe tener rótulos de columna (los mismos que los del
rango a filtrar).
5. Compruebe que existe al menos una fila vacía entre los valores de criterios
y el rango. Así:

 En las filas situadas bajo los rótulos de columna, escriba los criterios que
desea buscar. Algunos ejemplos de criterios: Para filtrar texto, debe escribir
el texto que desea filtrar bajo el rótulo de la columna (que contenga datos
de texto). Por ejemplo, si escribe “m” como criterio bajo el rótulo Nombre del
producto, Microsoft Excel encuentra "Mozzarella di Giovanni", "Manzanas
secas Manjimup" y "Mermelada de Sir Rodney's". Para buscar un texto
específico, introduzca el texto tal y como está en el rango de datos. Así:

 Para filtrar números, escriba el signo de comparación que se ajuste a su

necesidad (> "mayor que", < "menor que" o = "igual"), seguido escriba la
cantidad y aplique el filtro. Así:

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  Haga clic en una celda del rango de datos que quiere filtrar, no en el rango
de criterios. (esto permitirá que el campo Rango de la lista se llene
automáticamente).
 En la ficha Datos, haga clic en Avanzadas.
 Para filtrar el rango ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga
clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar. Para filtrarlo copiando las filas
que cumplen los criterios a otra área de la hoja de cálculo, haga clic en
Copiar a otro lugar, después en la casilla Copiar a y, por último, en la
esquina superior izquierda del área donde desea pegar las filas (debe ser
en la misma hoja donde se encuentran los datos).
 En la casilla Rango de criterios. o Haga clic en el siguiente botón para
contraer el cuadro de dialogo
Seleccione el rango de criterios completo incluidos losnombres de columna
del rango de criterios teniendo cuidado de no seleccionar filas en blanco
bajo el rango de criterios.

 Nuevamente haga clic en: para desplegar el cuadro de dialogo.

 De clic en Aceptar.

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Para cambiar la forma en que se filtran los datos, cambie los valores del rango de
criterios y vuelva a aplicar el filtro a los datos.

Recuerde que:
 Rango de la lista es el rango de datos que deseamos filtrar.
 Rango de Criterios son las condiciones que establecemos para filtrar la
información.

Quitar Filtro Avanzado

Para visualizar todos los datos, de un clic en la ficha Datos luego haga clic de
nuevo en . Los datos estarán tal y como estaban antes de aplicar el
filtro.

Subtotales

Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de

totales generales en una lista. Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel
esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de
cada subtotal.

Excel calcula los subtotales con una función de resumen, como Suma o Promedio.
Puede mostrar subtotales en una lista con más de un tipo de cálculo a la vez. Excel
también calcula un total general de los datos, y actualizará automáticamente los
subtotales y el total general cuando se modifiquen los datos de detalle.

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Agregar Subtotales

Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en el siguiente
formato: cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene datos similares y
no hay filas ni columnas en blanco en el rango.
 Haga clic en una celda de la columna cuyos subtotales se desea calcular.
En este ejemplo utilizaremos la columna Semana.
 Clic en Ordenar ascendente o en Orden descendente.
 Clic en el menú de Datos.

 Clic en Subtotales
 En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna cuyos
subtotales desee calcular. En este ejemplo, haría clic en la columna
semana.
 En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen que desee
utilizar para calcular los subtotales. En este ejemplo usaremos Suma.
 En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación de cada
columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En este
ejemplo, seleccionaremos la columna Ventas.
 Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la
casilla de verificación Salto de página entre grupos. En este ejemplo no
usaremos esta opción.
 Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales
se han calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de
verificación Resumen debajo de los datos. En este ejemplo no usaremos
esta opción.
 Haga clic en Aceptar. Así:

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Los subtotales quedan de la siguiente manera:

Como muestra la imagen anterior, una vez que hemos agregado un subtotal a
nuestro rango de datos, Excel esquematiza la información por niveles, cada
agrupación de datos se basa en el criterio que usamos para el subtotal. Los
controles para mostrar u ocultar los datos de detalle se encuentran a la izquierda
de la hoja de cálculo y son los siguientes:

1.- Botón Ocultar detalle , Cuando las filas de un grupo están visibles,
aparece un botón para ocultar detalle (ocultar la información de este grupo
específico), junto a dicho grupo.

2.- Botón Mostrar detalle , Cuando se oculta un grupo de filas, el botón

que aparece junto al grupo cambia a, indicando que hay información oculta,
para mostrar esta información basta con dar un clic sobre dicho botón y listo.

Botones de Nivel , Los botones de nivel están numerados dependiendo de

la cantidad de agrupaciones y sub agrupaciones que contenga la información, cada
botón representa un nivel de organización dentro de la hoja de cálculo, el último
botón de nivel, muestra toda la información, el siguiente botón muestra el último
subtotal agregado, Así:

Y el último botón muestra únicamente el total general. Así:

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Subtotales Anidados

Excel Permite agregar varios subtotales, uno dentro de otro (usando la misma
función u otra diferente, debemos tener en cuenta que los datos de la columna
donde deseamos colocar un subtotal anidado deben estar ordenados también), los
pasos son los mismos que vimos en el inciso anterior, lo único que varía es que
debemos desactivar la casilla de verificación Remplazar Subtotales actuales en el
cuadro Subtotales.

Así:

Quitar Subtotales

Para quitar subtotales debemos:

 Dar clic en Datos
 Clic en Subtotales
 Clic en el botón Quitar todos (a la izquierda del botón Aceptar)

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