UNIDAD I.- INTRODUCCIÓN A LA COMPUTACIÓN Y HOJA DE CÁLCULO.

1.1.- INTRODUCCIÓN A LA COMPUTACIÓN.

TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN: Es una de las muchas herramientas que los gerentes utilizan para enfrentarse al
cambio.

INFRAESTRUCTURA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN (T.I.)

 Hardware de cómputo
 Software
 Tecnología de Almacenamiento
 Tecnología de comunicaciones (red)

CARACTERÍSTICAS DE LA TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN: Interactividad, Instantaneidad, digitalización,

tendencia hacia la automatización, innovación y elevados parámetros de calidad de imagen y sonido.

NUEVAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN (NTIC): Conjunto de aparatos, redes y servicios

que se integran ó se integrarán en un sistema de información interconectado y complementario.

SISTEMAS INTEGRADOS POR:

 TELECOMUNICACIONES
o Satélites (Transmisión de señales telefónicas, televisivas).
o Señal digital; fax y el módem
o Fibra Óptica.
 INFORMÁTICA
o Hardware
o Software
o Redes
o Mensajería Electrónica
 TECNOLOGÍA AUDIOVISUAL
o Televisión de libre señal
o Televisión por cable
o Televisión Restringida (pago por evento)
o Televisión de alta definición
 EDUCACIÓN.
o Computadoras en las escuelas (red escolar)

ELEMENTOS DE UN SISTEMA COMPUTACIONAL.

SISTEMA: Conjunto de partes que están integradas con el propósito común de lograr un objetivo.

SISTEMA DE CÓMPUTO: Se le llama así a las partes físicas de una computadora, junto con sus unidades de
entrada/salida y con la programación de sistemas que la hacen comportarse como un todo. De otra manera se puede
decir que un sistema de cómputo ó sistema computacional es la unión del hardware y el software para alcanzar un
objetivo en común.

Un sistema de cómputo contemporáneo se puede clasificar en seis componentes principales: La unidad central de
procesamiento maneja los datos y controla las demás partes del sistema de cómputo; el almacenamiento principal
guarda temporalmente los datos y las instrucciones del programa durante el procesamiento; el almacenamiento
secundario guarda los datos y las instrucciones cuando no se utilizan durante el procesamiento; los dispositivos de
entrada convierten los datos en instrucciones para el procesamiento en la computadora; los dispositivos de salida

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presentan los datos en un formato que la gente pueda entender, y los dispositivos de comunicaciones controlan el
paso de la información desde y hacia las redes de comunicaciones.

HARDWARE: Es el conjunto de elementos físicos que forman un sistema de cómputo (partes físicas de una
computadora), es decir, son los dispositivos mecánicos, magnéticos, eléctricos y electrónicos con los que se construye
una computadora.

Para realizar sus funciones, la Unidad Central de Proceso (CPU), se auxilia de un conjunto de dispositivos que le
permiten comunicarse con los usuarios, intercambiar, localizar y guardar información, estos dispositivos en conjunto se le
denominan PERIFÉRICOS.

Los dispositivos periféricos pueden ser unidades de entrada, unidades de salida y unidades de entrada/salida, se
clasifican por su modo de operación. Algunos de ellos cumplen la función de guardar datos para su uso futuro, en éste
caso se les denomina Memoria Secundaria.

HARDWARE DE ENTRADA: Solamente pueden enviar datos al CPU, no pueden recibir datos del CPU, ya que están
imposibilitados para éste fin. Entre los más comunes: teclado, mouse, escáner, etc.

TIPOS DE ESCÁNER: De mano, de rodillo y de cama.

HARDWARE DE SALIDA: Reciben datos desde el CPU y muestran los resultados a los usuarios. Las más comunes
son: monitores, impresoras y graficadores ó plotters.

IMPRESORAS más comunes: matriz de puntos, impresora láser, impresora de inyección de tinta.

HARDWARE DE ENTRADA/SALIDA: Pueden recibir y enviar datos, es decir son receptoras y emisoras de información
aunque no realizan ambas funciones a la vez. Ejemplos: pantallas sensibles al tacto, multifuncionales, módem.

Los discos flexibles, discos duros, CD, Memorias USB se consideran como dispositivos de almacenamientos secundario
ó memoria secundaria, cuya función es mantener datos guardados para su uso futuro.

UNIDAD CENTRAL DE PROCESAMIENTO (CPU): Se puede considerar como el cerebro de la computadora, tiene tres
funciones principales:

1.- Controla y supervisa el sistema en base a un programa almacenado en la unidad de memoria.

2.- Desarrolla las operaciones matemáticas y lógicas.

3.- Desarrolla las operaciones para el control de envío y recepción de datos.

La Unidad Central de Proceso ó Procesamiento está formada por:

 Unidad de Control: Coordina y controla las partes del sistema de cómputo. Interpreta instrucciones, determina
en qué momento éstas se ejecutan, direcciona y controla la operación de todas las unidades del sistema.
 Unidad Aritmética y Lógica (ALU): Componente de la CPU que realiza las principales operaciones lógicas y
matemáticas de la computadora. Contiene: circuitos, registros, la unidad de control de proceso y la unidad de
algoritmización.
 Unidad de control de periféricos: Controla el tráfico de datos que entran y salen de los diferentes dispositivos
periféricos, también controla el acceso a los mismos.

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MEMORIA CENTRAL (UNIDAD DE MEMORIA Ó ALMACENAMIENTO PRIMARIO)

La memoria principal de una computadora está formada por memoria RAM y ROM.

MEMORIA RAM (RANDOM ACCESS MEMORY): Memoria de acceso aleatorio se depositan los datos que se envían
para procesarse desde alguna unidad de entrada o de almacenamiento secundario, así como los programas que se
ejecutan y los resultados obtenidos listos para ser enviados a una unidad de salida o a un dispositivo de almacenamiento
secundario. La memoria RAM de la computadora no es un lugar de almacenamiento permanente de información; sólo se
encontrará activa cuando la computadora esté encendida. Al apagar la computadora la información es eliminada de la
memoria, por lo tanto si se requiere guardar el trabajo, se debe guardar en un dispositivo de almacenamiento
permanente antes de apagar la computadora.

MEMORIA ROM (READ ONLY MEMORY): Memoria de solo lectura, en éste tipo de memoria sólo se puede leer
información, permanece en ella aún cuando la computadora esté apagada, a éste tipo de memoria se le graba la
información desde que se fabrica.

CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO

Bit: Es un dígito binario que representa la unidad de datos más pequeña en un sistema de cómputo, Sólo puede tener
uno de dos estados, que representan 0 (apagado) ó 1 (encendido).

Byte: Es una cadena de 8 bits, que se utiliza para almacenar un número ó carácter en un sistema de cómputo.

Kilobyte (KB) = 2 10

Megabyte (MB) = 2 20

Gigabyte (GB) = 2 30

Terabyte (TB) = 240

Petabyte (PB) = 250

Exabyte (EB) = 260

Zettabyte (ZB) = 270

Yottabyte (YB) = 280

MEGAHERTZ (MHz): Medida de velocidad de ciclo o de la secuencia de eventos en una computadora; un megahertz
equivale a un millón de ciclos por segundo.

SOFTWARE: DE OPERACION, DE TRADUCCIÓN Y DE APLICACIÓN.

SOFTWARE: Conjunto de instrucciones de programa detalladas que controlan y coordinan los componentes hardware
de una computadora y controlan las operaciones de un sistema informático.

SOFTWARE DE OPERACIÓN: Son todos aquellos que controlan la operación de la máquina y hacen que el hardware y
el software se comporten como un todo, ésta función la realizan los sistemas operativos. Ejemplos: Sistema Operativo
DOS, UNIX, LINUX, Mac OS, Windows 7, Windows Vista, Windows XP, PalmOS, Symbian, Windows Mobile, CE.

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SOFTWARE DE TRADUCCIÓN: Está formado por un compilador y un intérprete, traducen un programa fuente a un
programa objeto.

COMPILADOR: Es aquél que lee un programa escrito en lenguaje fuente y lo traduce a un programa equivalente en otro
lenguaje que se le llama programa objeto. Un compilador acepta como entrada un programa escrito en un lenguaje de
alto nivel y produce como salida un programa equivalente en lenguaje máquina.

INTÉRPRETE: Traduce en forma interactiva programas escritos en un lenguaje de alto nivel al lenguaje máquina
ejecutable. El intérprete traduce y ejecuta cada uno de los renglones del programa fuente sin generar un código
(programa objeto).

SOFTWARE DE APLICACIÓN: Está diseñado y elaborado para realizar tareas específicas. Este software se puede
clasificar en tres grupos: los procesadores de texto, las hojas de cálculo electrónicas y los sistemas manejadores de
bases de datos. Ejemplos: Word, Excel, Access.

FIRMWARE: Programación en Firme, es una categoría de chips de memoria que mantienen su contenido sin energía
eléctrica; es el conjunto de programas y datos que vienen en una computadora desde su fabricación, en una memoria
que no puede ser modificada por el usuario. Ejemplos: juguetes, aparatos electrodomésticos, calculadoras, cámaras
fotográficas digitales, BIOS.

ORGWARE: Son todas las consideraciones y medidas que sirven para desarrollar, implantar una organización y
adaptarla continuamente a las nuevas condiciones. Proporciona el marco en el cual el hardware y el software consiguen
una aplicación rentable.

1.2.- SISTEMAS OPERATIVOS: LA FAMILIA DE WINDOWS, ARQUITECTURA MACINTOSH, UNIX, LINUX.

WINDOWS 7

WINDOWS XP

WINDOWS VISTA

LINUX

Mac OSX

Simbian OS

CAPACIDADES DEL SISTEMA OPERATIVO

MULTIPROGRAMACIÓN: Múltiples programas pueden compartir los recursos de un sistema de cómputo en cualquier
momento utilizando de manera concurrente la CPU. En realidad, sólo un programa utiliza la CPU en un momento
específico, pero las necesidades de entrada-salida de los programas si se pueden atender al mismo tiempo.

ALMACENAMIENTO VIRTUAL: maneja programas de manera más eficiente dividiendo los programas en secciones
pequeñas que se leen en la memoria sólo cuando se necesitan. El resto del programa se almacena en disco hasta el
momento que se requiere. El almacenamiento virtual permite que las máquinas pequeñas ejecuten programas realmente
grandes, ó que una sola máquina ejecute de manera concurrente una gran cantidad de programas.

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COMPARTICIÓN DE TIEMPO: Permite que varios usuarios compartan al mismo tiempo los recursos de procesamiento d
cómputo asignando a cada uno una pequeña parte del tiempo de la computadora para realizar tareas de cómputo y
transfiriendo el procesamiento de usuario a usuario. Esta forma de operar permite que varios usuarios se conecten
simultáneamente a la CPU y que cada uno reciba sólo una pequeña parte del tiempo de ésta.

MULTIPROCESAMIENTO: Enlaza dos ó más CPUs para trabajar en paralelo en un solo sistema de cómputo. El sistema
operativo puede asignar múltiples CPUs para ejecutar instrucciones diferentes desde el mismo programa ó desde
programas diferentes al mismo tiempo, dividiendo el trabajo en las CPUs.

PRINCIPALES SISTEMAS OPERATIVOS DE PC

Windows XP: Sistema operativo confiable, robusto, para PCs con versiones para usuarios corporativos y caseros. Entre
sus características están el soporte a Internet, multimedia y colaboración en grupo, junto con una eficiente conectividad
de redes, seguridad y capacidades de administración corporativa.

Windows 98-Milenium: Versiones anteriores del sistema operativo de Windows para usuarios caseros. Se pueden
integrar con los recursos de información de la Web.

Windows 2000: S.O para PCs, estaciones de trabajo y servidores de red. Soporta multitareas, multiprocesamiento,
conectividad intensiva de redes y servicios de Internet para computación corporativa.

Windows.NET server: El más reciente sistema operativo de Windows para servidores.

Windows CE: Versión corta del sistema operativo de Windows, incluyendo su interfaz gráfica de usuario, para
computadoras portátiles y dispositivos de comunicación inalámbricos.

UNIX: Utilizado para PCs, estaciones de trabajo y servidores de red potentes. Soporta multitareas, procesamiento de
multiusuario y conectividad de redes. Es transportable a diversos modelos de hardware de cómputo.

Linux: Alternativa confiable y gratuita a UNIX y Windows 2000, que correen diversos tipos de hardware de cómputo y
puede ser modificada por desarrolladores de software.

OS-2: Sistema operativo robusto de 32 bits para PCs de IBM o compatibles, con microprocesadores Intel. Se utiliza para
aplicaciones complejas, de uso intensivo de memoria {o para aquellos que requieren conectividad de redes, multitareas ó
programas grandes.

Mac OS: Sistema Operativo para la computadora Macintosh que ofrece multitareas, multimedia poderosa y capacidades
de conectividad de redes, así como una interfaz gráfica de usuarios que se maneja mediante el mouse de la
computadora. Soporta la conexión y publicación en Internet.

DOS: Sistema Operativo de 16 bits para PCs antiguas basadas en el estándar de PC de IBM. No soporta multitareas y
limita a 640K el tamaño de un programa en la memoria.

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 1.3.- ELEMENTOS DE EXCEL.

Programa de hoja de cálculo, en informática, programa de aplicación utilizado normalmente en tareas de balances,
creación de presupuestos o previsiones, y en otras tareas financieras. En un programa de hoja de cálculo, los datos y las
fórmulas necesarias para su tratamiento se introducen en formularios tabulares (hojas de cálculo u hojas de trabajo), y se
utilizan para analizar, controlar, planificar o evaluar el impacto de los cambios reales o propuestos sobre una estrategia
económica. Los programas de hoja de cálculo usan filas, columnas y celdas; una celda es la intersección de una fila con
una columna. Cada celda puede contener texto, datos numéricos o una fórmula que use valores existentes en otras
celdas para hacer un cálculo determinado (como sumar los datos de un conjunto de celdas o multiplicar el dato de cada
celda por un factor). Para facilitar los cálculos, estos programas incluyen funciones incorporadas que realizan
operaciones estándar. Si se modifica el valor de un dato, la hoja de cálculo permitirá recalcular fácilmente los resultados
para el nuevo dato, lo que hace que estas aplicaciones sean tan útiles en análisis de tendencias, ya que permiten
conocer con rapidez el resultado de aplicar distintos cambios y elegir así la estrategia que más convenga; es lo que se
conoce popularmente como analizar “qué pasaría si...”. Esta capacidad ha motivado que las hojas de cálculo tengan una
gran aceptación.

Desde que en 1979 apareció la primera aplicación de este tipo, VisiCalc para Apple II, creada por los ingenieros
estadounidenses Dan Bricklin y Robert Frankston, las hojas de cálculo se convirtieron en los programas estrella del
ordenador personal; a esta aplicación siguieron otras que también alcanzaron gran popularidad, como SuperCalc,
Multiplan, Lotus 1-2-3 y Excel. Dependiendo del programa, una sola hoja de cálculo puede contener miles o millones de
celdas. Algunos programas de hoja de cálculo permiten también vincular una hoja de cálculo a otra que contenga
información relacionada y pueden actualizar de forma automática los datos de las hojas vinculadas. Los programas de
hoja de cálculo pueden incluir también utilidades de macros; algunas se pueden utilizar para crear y ordenar bases de
datos. Los programas de hoja de cálculo cuentan por lo general con capacidades gráficas, esto es, pueden obtener
representaciones de los datos en forma de gráficos de líneas, barras y pastel, entre otros, que facilitan su lectura e
interpretación. También proporcionan un buen número de opciones de formato tanto para las páginas y el texto impreso
como para los valores numéricos y las leyendas de los gráficos.

1.3.- ELEMENTOS DE EXCEL.

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1. Boton de Office. (Nueva característica de Excel 2007)
2. Barra de Inicio Rápido. (Nueva característica de Excel 2007)
3. Barra de Título de la ventana que muestra el nombre del libro abierto.
4. Botones para minimizar, maximizar y cerrar Excel y el documento.
5. Boton de ayuda.
6. Barra de menús.
7. Barras de Herramientas agrupadas por menú. (Nueva característica de Excel 2007)
8. Celda activa.
9. Asistente para funciones.
10. Columnas de la hoja.
11. Filas de la hoja.
12. Celdas de trabajo.
13. Botones de desplazamiento.
14. Hojas del libro.
15. Barra de Estado.
16. Barra de desplazamiento vertical.
17. Barra de desplazamiento horizontal.
18. Zoom del documento.
19. Vista del documento.
20. Hojas del libro.
21. Barra de desplazamiento horizontal que permite desplazar el contenido de de forma lateral.
22. Zoom sobre la hoja. (Nueva característica de Excel 2007)
23. Controles para cambiar la vista de la hoja.
24. Barra de estado.

EL BOTÓN OFFICE

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Este menú contiene dos tipos básicos de elementos:
Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del
nombre del comando no aparece nada.
Opción con otro menú desplegable. Se reconocen porque tienen un triángulo a la derecha. Colocando el ratón en ese
triángulo puedes acceder a otro listado de opciones.

1.4.- FÓRMULAS Y FUNCIONES

Una función es una fórmula predefinida por Excel ó por el usuario que opera con uno ó más valores y devuelve un
resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene. La sintaxis de
cualquier función es: nombre_función(argumento1;argumento2;…;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

 Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

 Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada
paréntesis.
 Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
 Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones
matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de
búsqueda y referencia y de información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto,
precedida siempre del signo =.

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero
también se dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.

Si queremos introducir una función en una celda:

 Situarse en la celda donde queremos introducir la función.

 Hacer click en la pestaña de fórmulas.
 Elegir la opción Insertar función.

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 1.5.- TABLAS DINÁMICAS

Crear una tabla dinámica

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación,
representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque
nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o
no los datos origen, etc...

Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos.

Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos.

Supongamos que tenemos una

colección de datos de los artículos del
almacén con el número de referencia y el
mes de compra, además sabemos la
cantidad comprada y el importe del
mismo.

Vamos a crear una tabla dinámica a

partir de estos datos para poder examinar
mejor las ventas de cada artículo en cada
mes.

Para ello vamos a la pestaña Insertar y

hacemos clic en Tabla
dinámica (también podemos desplegar el
menú haciendo clic en la flecha al pie del
botón para crear un gráfico dinámico).

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 Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar donde se
encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en
una hoja de cálculo nueva.

Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel.

En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que
vayan a participar, incluyendo las cabeceras.

Pulsamos Aceptar para seguir.

Se abrirá un nuevo panel en la derecha de la pantalla:

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Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica.

Con esta herramienta podríamos construir una tabla dinámica con la siguiente estructura:

- Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.

- Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.

- En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia en cada Mes.

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 Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que
vemos listados a su lugar correspondiente al pie del panel.

En este ejemplo deberíamos arrastrar el

campo REF a , el campo MES a y
finalmente el campo IMPORTE a la sección .

Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido.

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos las referencias,
en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes.

Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados.

Una vez creada la tabla dinámica nos aparece la pestaña Opciones:

El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar, así que en cualquier momento podremos quitar un campo de un zona
arrastrándolo fuera.

Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi
esfuerzos.

Si arrastrásemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendríamos la siguiente tabla, más compleja
pero con más información:

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 Puede que no visualices la tabla de la misma forma, al añadir varios campos en la sección Valores el
rótulo aparecerá en una las secciones de rótulos, si te aparece en Rótulos de columna despliega la lista
asociada a él y selecciona la opción Mover a rótulos de fila.

Eliminar una tabla dinámica.

Para eliminar una tabla dinámica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la
tecla Supr.

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Aplicar filtros a una tabla dinámica

Otra característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los

resultados y así visualizar únicamente los que nos interesen en un
momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de
datos es importante.

Los campos principales en el panel y los rótulos en la tabla están

acompañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista
desplegable.

Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rótulo Rótulos de

columna nos aparece una lista como vemos en la imagen con los
distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificación en
cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, más una opción
para marcar todas las opciones en este caso todos los meses.

Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses

desaparecerán de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento
podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la
casilla (Seleccionar todo).

Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o

sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba.

Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de

filtrado más complejas, por ejemplo podemos seleccionar ver los artículos con referencia 1236 de Abril.

Obtener promedios en una tabla dinámica

Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede interesarnos
modificar esas fórmulas por otras como pueden ser sacar el máximo o el mínimo, el promedio, etc.

Para hacer esto debemos situarnos en

cualquier celda de la zona que queremos
rectificar y hacer clic con el botón derecho del
ratón, nos aparece un menú emergente con
diferentes opciones, debemos escoger la
opción Configuración de campo de valor... y
nos aparece un cuadro de diálogo como el que
vemos en la imagen.

En este cuadro de diálogo podemos escoger

cómo queremos hacer el resumen,
mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc.

También podemos abrir el cuadro de diálogo

con el botón de la
pestaña Opciones.

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Gráficos con tablas dinámicas

Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica deberemos hacer clic en el botón Gráfico dinámico de la
pestaña Opciones.

Para cambiar el formato del gráfico a otro tipo de gráfico que nos agrade más o nos convenga más según los
datos que tenemos.

Al pulsar este botón se abrirá el cuadro de diálogo de Insertar gráfico, allí deberemos escoger el gráfico que más
nos convenga.

Luego, la mecánica a seguir para trabajar con el gráfico es la misma que cuando se inserta un gráfico.

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 1.6.- MACROS

Introducción

Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con una serie de características
específicas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos de los cálculos y características
similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro si disponemos de muchas hojas.

Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, añadiendo por ejemplo
un botón en nuestro libro que al pulsar sobre él realice todas esas tareas.

Crear una macro automáticamente

La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel.

Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones
en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programación.

Para grabar una macro debemos acceder a la pestaña Vista y despliega el

submenú Macros y dentro de este submenú seleccionar la opción Grabar
macro...

Además de esta opción en el menú podemos encontrar las siguientes

opciones:

Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros creadas

en ese libro.

Usar referencias relativas - Con esta opción utilizaremos referencias relativas para que las
macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada.

Al seleccionar la opción Grabar macro..., lo primero

que vemos es el cuadro de diálogo Grabar
macro donde podemos dar un nombre a la macro (no
está permitido insertar espacios en blanco en el
nombre de la macro).

Podemos asignarle un Método abreviado: mediante

la combinación de las tecla CTRL + "una tecla del
teclado". El problema está en encontrar una
combinación que no utilice ya Excel.

En Guardar macro en: podemos seleccionar

guardar la macro en el libro activo, en el libro de
macros personal o en otro libro.

En Descripción: podemos describir cuál es el

cometido de la macro o cualquier otro dato que
creamos conveniente.

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 Para comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón Aceptar y a continuación, si nos fijamos en la barra

de estado, encontraremos este botón en la barra de estado donde tenemos la opción de

detener la grabación.

A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no seleccionar ninguna
celda a partir de la grabación, ya que si seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la
selección nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango.

Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botón Detener de la barra de
estado, o accediendo al menú de Macros y haciendo clic en .

Ejecutar una macro

Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos.

Antes de dar la orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, será necesario
seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la macro.

Por ejemplo si hemos creado una macro que automáticamente da formato a las celdas seleccionadas, tendremos
que seleccionar las celdas previamente antes de ejecutar la macro.

Para ejecutar la macro debemos acceder al

menú Ver Macros..., que se encuentra en el
menú Macros de la pestaña Vista, y nos aparece
el cuadro de diálogo Macro como el que vemos
en la imagen donde tenemos una lista con las
macros creadas.

Debemos seleccionar la macro deseada y

pulsar sobre el botón Ejecutar. Se cerrará el
cuadro y se ejecutará la macro.

En cuanto al resto de botones:

Cancelar - Cierra el cuadro de diálogo sin

realizar ninguna acción.

Paso a paso - Ejecuta la macro instrucción por

instrucción abriendo el editor de programación de
Visual Basic.

Modificar - Abre el editor de programación de

Visual Basic para modificar el código de la macro.
Estos dos últimos botones son para los que sapan
programar.

Eliminar - Borra la macro.

Opciones - Abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la tecla de método abreviado (combinación
de teclas que provoca la ejecución de la macro sin necesidad de utilizar el menú) y la descripción de la macro.

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 1.7.- APLICACIONES

Empresas

La dinámica en que nos movemos en las últimas dos décadas,

ha implicado que las empresas deban aplicar procesos más
complejos, aunque más eficaces a la hora de asignar recursos
en sus diferentes actividades.

Los administradores de empresas, directores de negocios, ingenieros, etc, se enfrentan a la necesidad de

tomar decisiones.

Algunas de estas decisiones se toman en base a la experiencia, en cambio para otras se necesita además
de la experiencia y la intuición del administrador, el análisis cuantitativo o investigación de operaciones.
Allí es donde Excel puede resultar ser un gran colaborador.

Estudiantes

Excel se encuentra instalado de forma casi generalizada en los

ordenadores personales de todo el mundo y en la mayoría de las
instituciones educativas, por lo que el estudiante necesita adquirir
buenos conocimientos para asegurar el buen control del programa.

Excel puede además considerarse un software muy útil al momento de tener que
analizar ecuaciones, fórmulas complejas o al tener que diseñar gráficos de datos,
esto hace de esta herramienta un gran apoyo en el área didáctica.

Así mismo, los docentes lo utilizan no solo con visión educativa, sino como una
verdadera ayuda al momento de calificar, sacar promedios, etc.

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 Hogar

Excel puede ayudar a organizar y administrar

las finanzas personales rápida y fácilmente.

Tiene todas las funciones necesarias para el

hogar o para pequeñas empresas con
necesidad de llevar su contabilidad de manera
simple.

Se pueden administrar múltiples cuentas de

diferentes tipos: ahorros, tarjetas de crédito,
préstamos y pasivo.

Microsoft Excel ayuda a crear y manejar un

presupuesto, pudiendo además trasladar la
economía financiera a múltiples monedas.

Pymes

Gracias a Microsoft Excel las pequeñas empresas pueden

mejorar sus métodos de gestión de información sobre clientes,
ventas y propuestas de marketing además de conseguir que la
comunicación entre los empleados, socios comerciales y
clientes sea más fluida.

También le posibilita una base confiable de administración de cuentas, estadísticas y extensas

herramientas muy útiles para el empresario y el empleado.

Otras aplicaciones
Crear información y elementos de juicio estadísticos en forma oportuna y accesible, para apoyar la toma de decisiones y
facilitar la formulación y ejecución de políticas y programas de interés.
Excel ayuda a sacar el mayor partido a los datos. Posee potentes herramientas que permiten capturar, analizar y
compartir información de un modo efectivo, mientras que su integración con los servicios protegen contra el mal uso de
datos confidenciales, lo cual implica la posibilidad de compartir información de un modo confidencial.
En definitiva, el conocimiento profundo de las utilidades que Excel brinda, aumenta simultáneamente las posibilidades de
multiplicar las aplicaciones de esta poderosa y versátil herramienta.

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