Introducción

Marco Legal
CONSTITUCION
POLITICA ARTICULO 23

• Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por
motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá
reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos
fundamentales”

LEY 594 DE 2000

ARTICULO 21. PROGRAMAS DE GESTION DOCUMENTAL
• Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo
contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse
los principios y procesos archivísticos
 ARTICULO 24. OBLIGATORIEDAD DE LAS TABLAS DE
LEY 594 DE 2000 RETENCIÓN
• Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de
retención documental

Marco Legal – Acuerdos Reglamentarios AGN

ACUERDO 039/2002 ELABORACION Y APLICACIÓN TRD
• Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de
Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000

ACUERDO 042/2002 ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTION

• Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las
entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el inventario
único documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley 594 de 2000.
 Marco Legal
LEY 527/1999 ARTICULO 6. ESCRITO
ACUERDO 060/2001
ADMINISTRACION COMUNICACIONES OFICIALES
• Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en
las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.
• Cuando cualquier norma requiera que la información conste por escrito, ese requisito
quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que éste contiene es
accesible para su posterior consulta

LEY 527/1999 ARTICULO 7. FIRMA

•Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en
relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si: a) Se ha utilizado un método que
permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación; b)
Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o
comunicado.

LEY 527/1999 ARTICULO 8. ORIGINAL

•Cuando cualquier norma requiera que la información sea presentada y conservada en su forma original, ese requisito
quedará satisfecho con un mensaje de datos, si: a) Existe alguna garantía confiable de que se ha conservado la
integridad de la información, a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva, como
mensaje de datos o en alguna otra forma; b) De requerirse que la información sea presentada, si dicha información
puede ser mostrada a la persona que se deba presentar

Marco Legal
LEY 527/1999 - ARTICULO 12.
CONSERVACION DE LOS MENSAJES DE DATOS Y DOCUMENTOS

Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados,
ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.

2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya

generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce
con exactitud la información generada, enviada o recibida, y

3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el
destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o
producido el documento. No estará sujeta a la obligación de conservación, la información
que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de dato. Los
 Marco Legal
libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que

Decreto 2609 de 2012

'Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000,
parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan
otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas
las Entidades del Estado".

garantice su reproducción exacta

 Marco Legal
Integración

Ley 594 de Norma

2000 ISO 9001

Tablas de Listado retención Maestro de

Documental registros
 Definiciones
GESTION DOCUMENTAL
“Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida
por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación.” Ley 594 de 2000.
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
Conjunto de instrucciones en las que se detallan la operaciones para el desarrollo
de los procesos (de la gestión documental) al interior de cada entidad, tales como
producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta conservación
y disposición final de los documentos.

AREA DE GESTION DOCUMENTAL

• Dependencia líder del proceso, encargada de definir las políticas, planificación,
manejo y organización de la documentación producida y recibida en GRUPO
GELVEZ, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
utilización y conservación
Definiciones generales

ARCHIVO
Conjunto orgánico de documentos producidos
y/o recibidos en ejercicio de sus funciones por
personas físicas o jurídicas, públicas y privadas, al
servicio de la gestión administrativa, la
investigación y la cultura.

Local donde se conservan y consultan los

conjuntos orgánicos de documentos.
 Definiciones generales
DOCUMENTO
= REGISTRO

• Documento de archivo: • Tipo de documento que

“Registro de presenta resultados
información producida o obtenidos o evidencia;
recibida por una deben permanecer
persona o entidad en legibles, fácilmente
razón a sus actividades o identificable y
funciones, que tienen recuperable. ISO 9001
valor administrativo,
fiscal o legal, o valor
científico, económico,
histórico o cultural y
debe ser objeto de
conservación”.
Reglamento General de
Archivo.
 Definiciones generales
UNIDAD DOCUMENTAL
TIPOS UNIDADES DOCUMENTALES
• Es entendida como una =
unión de documentos
en pro de generar una
acción administrativa
para que en su posterior
trámite realice la
función con motivo de
su creación.
Una unidad documental
puede ser simple o
compuesta
dependiendo de los
documentos que hagan parte de
esta unión.
• Unidad documental
simple: Es la que esta
conformada por una
sola tipología, ya que su
función es la misma y un
tanto repetitiva.
• Unidad documental
compleja: Es la que
posee variedad de
tipologías documentales
que van relacionadas
con algo en común.
 Definiciones generales
UNIDAD DE CONSERVACIÓN EXPEDIENTES

• Cuerpo que contiene un • Conjunto de

conjunto de
documentos de tal
forma que garantice su
preservación e
identificación. Pueden
ser unidades de
conservación, entre
otros elementos, las
carpetas, las cajas, y los
libros o tomos.
documentos
relacionados con un
asunto, que constituyen
una unidad archivística.
• Unidad documental
formada por un
conjunto de
documentos generados
orgánica y
funcionalmente por una
oficina productora en la
resolución de un mismo
asunto.
 Definiciones generales
SERIE DOCUMENTAL SUB SERIE DOCUMENTAL

• “Conjunto de • “Conjunto de
unidades unidades
documentales de documentales que
estructura y forman parte de una
contenido serie, identificadas
homogéneos, de forma separada
emanados de un de ésta por su
mismo órgano o contenido y sus
sujeto productor características
como consecuencia específicas."
del ejercicio de sus
funciones
específicas".
 Definiciones generales
SECCION DOCUMENTAL FONDO DOCUMENTAL
DEPENDENCIA

• Es una subdivisión • Es la totalidad de

del fondo documentación
Identificada con la producida y recibida
producción por una institución
documental de una o persona, en
Unidad o División desarrollo de sus
Administrativa o funciones o
funcional de la actividades.
institución que
produce el fondo
 Cuadro de clasificación Documental

Tabla de Retención Documental

El Programa de Gestión Documental

Plan Institucional de Archivos

Inventario Documental

Modelo de Requisitos para documentos electrónicos

Bancos terminológicos

Mapas de procesos y flujos documentales

Tablas de control de acceso

 Programa de Gestión Documental
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Disposición
Producción Recepción Distribución Trámite Organización Consulta Conservación
Final

ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO

• Documentación Activa •Documentación Semiactiva • Documentación Inactiva

Ley 594 de 2000

Principios Archivísticos
 • “Aquel según el cual cada documento
debe estar situado en el fondo
Procedencia
documental del que procede y en ese
fondo en su lugar de origen”
Elsevier’s Lexicon of Archival
Orden • Es mantener el orden interno de cada
Original fondo manteniendo la estructura que
tuvo durante el servicio activo.
 Tablas de Retención Documental
Identifica
ción
TIEMPOS DE PERMANENCIA
Disposi Almacena
ción miento
TRD SERIES SUBSERIES TIPOS
Control
De
registros
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
Tiempo
Protecci
De
Retención ón
“Las TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
son la Herramienta indispensable en la Recuper
ación
implementación de un programa de Gestión
Documental de las empresas y se define
como el instrumento archivístico esencial
que permite la racionalización de la
producción documental y la
institucionalización del ciclo vital de los
documentos en los archivos de gestión
central e histórico”.
CUADRO DE CLASIFICACION
DOCUMENTAL
LADRILLERA
CASABLANCA
CUADRO DE
CLASIFICACION
DOCUMENTAL
TIEMPO
DE DISPOSICION
SERIE SUBSERIE DEPENDENCIA AL
FIN
CODIGO RETENCION
CODIGO NOMBRE DE LA CODIGO CODIGO NOMBRE GENERAL
SERIE SUBSERIE NOMBRE DE LA SUBSERIE DEPENDENCIA AG AC CT E D S
SERIE DEPENDENCIA

02 ACTAS 01 ACTAS DEL COMITÉ DE 10101 ALTA GERENCIA 10101.02.01 1 9 X X

CALIDAD
03 ACTIVOS FIJOS 01 HOJAS DE VIDA DE 10401 MANTENIMIENTO 10401.03.01 2 0 X
MAQUINARIA Y EQUIPOS
04 ALMACEN 01 CONTROL DE 10308 COMPRAS 10308.04.01 1 0 X
COMBUSTIBLES
04 ALMACEN 02 CONTROL DE CONSUMO 10308 COMPRAS 10308.04.02 1 0 X
PLASTICO TUNEL EMPAQUE
04 ALMACEN 03 SALIDAS DE ALMACEN 10308 COMPRAS 10308.04.03 1 0 X
05 AUDITORIAS 01 AUDITORIAS DE CARTERA 10202 CARTERA 10202.05.01 3M 0 X
05 AUDITORIAS 02 AUDITORIAS INTERNAS 10108 GESTION DE 10108.05.02 2 0 X
CALIDAD
06 BANCOS 01 CONCILIACIONES 10102 CONTABILIDAD 10102.06.01 1 4 X X
BANCARIAS
06 BANCOS 02 CONSIGNACIONES 10103 TESORERIA 10103.06.02 1 9 X
BANCARIAS
06 BANCOS 03 DECLARACIONES DE 10103 TESORERIA 10103.06.03 1 9 X
CAMBIO
06 BANCOS 04 TRASLADOS BANCARIOS 10103 TESORERIA 10103.06.04 1 4 X
07 BIENESTAR 01 ACTIVIDADES DE 10104 TALENTO HUMANO 10104.07.01 1 9 X
LABORAL BIENESTAR LABORAL
07 BIENESTAR 02 ENTREGA DE BONOS 10104 TALENTO HUMANO 10104.07.02 1 2 X
LABORAL
08 CAJA MENOR 01 REEMBOLSO DE CAJA 10103 TESORERIA 10103.08.01 1 9 X
MENOR
09 CLIENTES 01 COMUNICACIONES CON 10201 COMERCIAL 10201.09.01 1 0 X
CLIENTES
09 CLIENTES 02 CREDITOS A CLIENTES 10202 CARTERA 10202.09.02 1 0 X X
09 CLIENTES 03 GRANDES SUPERFICIES 10202 CARTERA 10202.09.03 1 0 X
10 CLIMA 01 ENCUESTAS DE CLIMA 10104 TALENTO HUMANO 10104.10.01 6M 0 X
ORGANIZACIONAL ORGANIZACIONAL
11 COMERCIO 01 CERTIFICADOS DE 10201 COMERCIAL 10201.11.01 1 0 X
EXTERIOR EXPORTACION
11 COMERCIO 02 CERTIFICADOS DE 10201 COMERCIAL 10201.11.02 1 0 X
EXTERIOR RECONOCIMIENTO
Tablas de Retención Documental

DEPENDENCIA

CODIGO SERIE

SUBSERIE
 LISTADO DE DEPENDENCIAS

CODIGO DEPENDENCIA
DEPENDENCIA

10101 ALTA GERENCIA

10102 CONTABILIDAD

10103 TESORERIA

10104 TALENTO HUMANO

10107 SISTEMAS

10108 GESTION DE CALIDAD

10201 COMERCIAL

10202 CARTERA

10301 MINAS

10302 EXTRUSION

10303 QUEMAS

10304 CONTROL DE CALIDAD

10305 DESPACHOS
10307 INVENTARIOS

10308 COMPRAS

10401 MANTENIMIENTO

Tablas de Retención
Documental
 CLASIFICACION

Código Código serie Nombre del

dependencia / Subserie Expediente

Aplicación
TRD

Transferencia
Documental
 las Tablas de Retención Documental
Un ejemplo en las Historias Laborales
Díaz, Martha
10104 33.01 39.314.698

Código Código serie Nombre del

dependencia / Subserie Expediente

Aplicación
TRD

Transferencia
Documental

1 años
Luego del retiro
 Organización de los archivos
Corresponde al código de la dependencia

Corresponde al código de la Serie Documental

Corresponde al código de la Sub-Serie Documental

Año

Nombre de la información o de la carpeta

### ### ### ### XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

 Organización de los archivos
ALTA GERENCIA

ACTAS

ACTAS DE COMITÉ DE CALIDAD

2013

Actas de Comité de Calidad

10101 02 01 2013 Actas de Comité de Calidad

 Organización de los archivos
10204 17 04 2013 Control de salida e ingreso de elementos

10302 17 04 2013 Control de salida e ingreso de elementos

10304 17 04 2013 Control de salida e ingreso de elementos

10307 17 04 2013 Control de salida e ingreso de elementos

10308 17 04 2013 Control de salida e ingreso de elementos

10401 17 04 2013 Control de salida e ingreso de elementos

La misma serie de diferentes dependencias

 Organización de los archivos
10202 09 02 2013 Duvan NIT. 800.001.234

10202 09 02 2013 Distribuciones Universal NIT.801.002.345

10202 09 02 2013 Distriagusto NIT.802.003.456

10202 09 02 2013 Ivan Ardila NIT.804.005.678

10202 09 02 2013 Surtiabarrotes NIT.806.007.890

10202 09 02 2013 Comercializadora Carreño NIT.809.001.543

10202 09 02 2013 John Ever Hoyos NIT.860.182.736

 La misma serie diferentes expedientes del mismo año

Organización de los archivos

10104 33 01 2002 11.324.875 Martínez Garcia, Mauricio

10104 33 01 2009 39.531.189 Diaz González Martha Patricia

10104 33 01 1999 52.551.473 Devia Díaz Adriana

10104 33 01 2013 79.314.698 Montagut Ortega Víctor

10104 33 01 2006 81.145.786 Herrera López Ingrid

10104 33 01 1990 1.201.546.145 Godoy Garcia María

10104 33 01 2020 1.207.547.807 Mariño Montañés Dora

La misma serie diferentes expedientes de DIFERENTES AÑOS

 Aplicación TRD

10100 10101 10102 10103

PRESIDENCIA ALTA GERENCIA CONTABILIDAD TESORERIA

10104 10111 10202 10308

TALENTO HUMANO AUDITORIA INTERNA CARTERA COMPRAS

Dependencias
 Aplicación TRD

10101
10101
-02
-02
-01 10101-46 10101-59

Dependencias - Series
 Archivos Electrónicos

101 20
01 02 01 13 Actas del Comité de Calidad

Fecha Inicial Fecha Final

 ORGANIZACION
Aplicación Gráfica
Expediente Electrónico
 Tablas de Retención Documental
# DE AÑOS

TIEMPO TOTAL DE RETENCION

# DE AÑOS
Años en lo que se deben
conservar los expedientes una
vez se conviertan en ACHIVO DE GESTION
El tiempo que se conservan
Semiactivos el los AG antes de efectuar
la transferencia.
# DE AÑOS
ACHIVO CENTRAL
El tiempo que se conservan
el los AG antes de efectuar
la transferencia.

# AÑOS AG # AÑOS AC # AÑOS RD

(1) (9) (20)

Ubique al interior de cada carpeta o ordénelos en forma cronológica

expediente, solo los tipos descendente.
documentales que corresponden y
 ORGANIZACION
El documento con la fecha
más antigua de
producción, será el primer
documento que se
encontrará al abrir la
carpeta y la fecha más
reciente se encontrará al
final de la misma.
ORGANIZACION
 ORGANIZACION
Aplicación Gráfica
TALENTO HUMANO
10204.33.01
HISTORIAS LABORALES

39.531.189
Díaz, Martha
01/07/2012 –
Expediente 1/1
Folios ____________

Expediente Electrónico
Como lo logramos ¡¡¡¡¡¡ Entre todos
5
COMPROMISO
4
CONFIANZA

1
COMPLEMENTARIEDAD

3
COMUNICACION

2
COORDINACION