CÓDIGO: P-RF-11

PROCEDIMIENTO CIERRE DE MES VERSIÓN: 05

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PROCEDIMIENTO CIERRE DE MES

REVISÓ APROBÓ
GERENTE ADMINISTRATIVO Y DE RECURSOS REPRESENTANTE DE LA DIRECCION
FÍSICOS

ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO

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1. OBJETIVO

Definir las actividades y acciones a realizar por parte del Almacén departamental para
generar el informe de cierre de mes.

2. ALCANCE

Este procedimiento inicia con la realización de notas de almacén y la consolidación de

la información del mes a cerrar, pasando por la generación de reportes y finaliza con la
elaboración del informe de cierre de mes.

Aplica para el proceso de Gestión de Recursos Físicos de la Gobernación del Meta.

3. DEFINICIONES

 Almacén: Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de

mercancía. Allí, se controlan físicamente y mantienen todos los artículos
inventariados, se debe establecer resguardo físico adecuado para proteger los
artículos de algún daño de uso innecesario, inventarios defectuosos y robos.
 Bienes: Son todas aquellas propiedades en término de producto. Dichos bienes
pueden ser muebles o sea que se pueden trasladar o desplazar, inmuebles que no
se pueden trasladar, y bienes de consumo y devolutivo con permanencia por un
determinado tiempo.
 Inventarios: Es una herramienta que posibilita efectuar un control razonable de las
existencias reales, para evitar errores, pérdidas, deterioro, merma y desperdicio de
elementos.

4. RESPONSABLE

 Gerente Administrativo y Recursos Físicos

 Técnico Operativo
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5. DESARROLLO

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO

INICIO

Realizar en el sistema las notas

Ajustes de valores Reporte
1 Técnico Operativo de almacén: Ajuste de valores por
por promedio sistema (SW)
promedio.

Generar la depreciación del mes. Reporte

2 Técnico Operativo Generar la sistema (SW)
depreciación del mes

Realizar la consolidación de saldo

Realizar consolidación Reporte
3 Técnico Operativo mensual en el sistema, para que
de saldo mensual sistema (SW)
se generen los reportes.

Generar en el sistema el reporte Generar reporte Reporte

4 Técnico Operativo de existencia en bodega de elementos de sistema (SW)
elementos de consumo. consumo

Generar en el sistema el reporte Generar reporte Reporte

5 Técnico Operativo de existencia en bodega de elementos sistema (SW)
elementos devolutivos. devolutivos

Generar en el sistema el reporte Generar reporte

de movimiento de almacén por movimientos Reporte
6 Técnico Operativo
categoría - elementos de elementos de sistema (SW)
consumo. consumo

Generar en el sistema el reporte

de movimiento de almacén por Generar reporte Reporte
7 Técnico Operativo movimientos
categoría - elementos elementos
sistema (SW)
devolutivos. devolutivos

Imprimir los reportes y el ajuste Imprimir Reporte

8 Técnico Operativo de valores por promedio si hay. reportes sistema (SW)
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No. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO

Verificar que los saldos totales en

Gerente pesos coincidan entre los
administrativo y reportes: existencia en bodega de Verificar saldos Reporte
9 de recursos elementos y movimiento de totales sistema (SW)
Físicos/ Técnico almacén por categoría, para los
Operativo dos tipos de bienes (consumo y
devolutivos).

Consolidar en un informe todos

Consolidar Informe de
10 Técnico Operativo los documentos impresos y
documentos cierre de mes
archivarlos.

FIN

5.1 GENERALIDADES

DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO DE CIERRE DE MES

El último día de cada mes se realiza el cierre de mes en el sistema procediendo a

realizar las notas de almacén.

Este informe debe tener los siguientes reportes:

 Existencias en bodega de elementos de consumo

 Existencias en bodega de elementos devolutivos
 Movimiento de almacén por categorías – elementos de consumo
 Movimiento de almacén por categorías – elementos devolutivos

1. REALIZACIÓN DE CIERRE DE MES

1.1 SE REALIZAN LAS NOTAS DE ALMACÉN

Para evitar diferencias de decimales entre los reportes de existencias en bodega de

elementos (de consumo o devolutivos) y los Movimientos de almacén por categoría
(bienes de consumo o devolutivos), provenientes generalmente de las depreciaciones
de los elementos, es necesaria la realización en el sistema del Ajuste de Valores por
Promedio. Esta actividad permite que los reportes coincidan de manera exacta.
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El Ajuste de valores por promedio, se realiza en el sistema siguiendo la ruta: sistema

PCTG – procesos – nota de almacén – ajuste de valores por promedio, al habilitar esta
opción, el sistema permite visualizar el ajuste de la siguiente manera:

1.2 CONSOLIDACIÓN DE SALDO MENSUAL

Es necesario dar la orden en el sistema para que se realice la consolidación de los

movimientos del mes (entradas, salidas y saldos) tanto de bienes de consumo como
devolutivos, igualmente para la consolidación de existencia de bienes por tipo del
mismo una vez acabado el mes.

Para realizar esta consolidación basta con habilitar la opción a través del sistema
PCTG y siguiendo la ruta: sistema PCTG – herramientas – consolidación saldo
mensual – mes a consolidar – tipo de bien (consumo o devolutivos), se debe realizar
para los dos tipos de bienes.

Una vez realizado este paso, la información se consolida en el sistema y se procede a

generar los reportes necesarios para el informe mensual.

1.3 GENERACIÓN DE REPORTES

1.3.1 EXISTENCIA EN BODEGA DE ELEMENTOS DE CONSUMO: Este reporte es

arrojado por el sistema PCTG, realizando de forma detallada cada uno de los
elementos de consumo encontrados en el almacén, su cantidad y valor a la fecha de
corte (cierre de mes).

Para generar este reporte, se ingresa al sistema PCTG y se sigue la ruta: reportes –
elementos de consumo – existencia de elementos – mes a consolidar (se debe marcar
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la fecha inicio y de fin del mes que se presente generar). Este reporte se visualiza de
la siguiente manera:

1.3.2 EXISTENCIA EN BODEGA DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS: Este reporte es

arrojado por el sistema PCTG, realizando de forma detallada cada uno de los
elementos devolutivos encontrados en el almacén, su cantidad y valor a la fecha de
corte (cierre de mes).

Para generar este reporte, se ingresa al sistema PCTG y se sigue la ruta: reportes –
elementos devolutivos – existencia de elementos – mes a consolidar (se debe marcar
la fecha inicio y de fin del mes que se presente generar). Este reporte se visualiza de
la siguiente manera:
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1.3.3 MOVIMIENTO DE ALMACÉN POR CATEGORÍA ELEMENTOS DE

CONSUMO: Este reporte es arrojado por el sistema PCTG, registrando de forma
general las entradas y salidas de los elementos de consumo del almacén
departamental, este registro no refleja unidades solo valores a la fecha de corte (cierre
de mes).

Para generar este reporte, se ingresa al sistema PCTG y se sigue la ruta: reportes –
elementos de consumo – movimientos de almacén por categorías – mes a consolidar
(se debe marcar la fecha inicio y de fin del mes que se presente generar). Este reporte
se visualiza de la siguiente manera:
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1.3.4 MOVIMIENTO DE ALMACÉN POR CATEGORÍA ELEMENTOS

DEVOLUTIVOS: Este reporte es arrojado por el sistema PCTG, registrando de forma
general las entradas y salidas de los elementos devolutivos del almacén
departamental, este registro no refleja unidades solo valores a la fecha de corte (cierre
de mes).

Para generar este reporte, se ingresa al sistema PCTG y se sigue la ruta: reportes –
elementos devolutivos – movimientos de almacén por categorías – mes a consolidar
(se debe marcar la fecha inicio y de fin del mes que se presente generar). Este reporte
se visualiza de la siguiente manera:

1.4 VERIFICACIÓN DE REPORTES Y REALIZACIÓN DEL INFORME DE CIERRE

DE MES

Una vez generados los reportes de movimientos de almacén por categorías de

consumo y devolutivos se compara con los reportes de existencia de elementos de
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consumo y devolutivos en bodega, para verificar que los totales en pesos coincidan
tanto para los elementos de consumo como para los elementos devolutivos.

Se consolida los datos generados por los reportes en un informe que se presenta al
Gerente Administrativo y de Recursos Físicos para su conocimiento y revisión, si no
hay ninguna observación se archiva en la carpeta Reportes Mensuales de
Movimientos de Almacén.

6. REGISTROS

Registro Responsable Como Donde Tiempo de Disposición

conservarlo conservarlo conservación final
Informe de Auxiliar Medio Archivo de Según tabla Según tabla
cierre de mes administrativo magnético y gestión de de retención de retención
físico almacén documental documental
Reporte Auxiliar Medio Archivo de Según tabla Según tabla
sistema (SW) administrativo magnético y gestión de de retención de retención
físico almacén documental documental

7. HISTORIAL
VERSIÓN VIGENCIA IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS
Según acto
1 Versión inicial
administrativo
Según acto
2 Reingeniería de proceso
administrativo
Revisión y ajuste como resultado la
03 de Mayo de 2010 Acción Correctiva No 01 del 15 de febrero
03
de 2010
Se realiza revisión y ajustes en la parte de
responsables, se incluye al técnico, la
actividad No 11 cambia en cuanto a
04 16/11/2012
contenido, ya que el informe no se envía a
contabilidad, sino que se carga en el
sistema PCT
Se realizan ajustes en la denominación de
los cargos, debido a la reestructuración de
05 27/08/2013
la Gobernación del Meta, decreto 0460 de
2012.

NOTA: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.