El Tequilazo C.

En cuanto a los sistemas, nos han contratado a crear ciertos sistemas a

una empresa llamada El Tequilazo C.A, en la cual nuestro propósito es
implementar un sistema de ventas, un sistema de almacenes y un sistema
de compras. Lo que nos motiva a hacer estos sistemas es que la empresa
pueda llevar un control de las compras ventas y del inventario de los
productos alcohólicos que se compran, se venden y se almacenan. Por
otra parte, nuestro sistema de ventas se ve directamente conectado o
interrelacionado con los otros 2 sistemas (almacenes y compras). Por
ende, el objetivo de nuestra interrelación es que podamos asegurar una
eficacia y eficiencia de a que los sistemas cumplan con las expectativas de
la empresa y puedan llevar un control de sus compras, ventas y lo que
llevan al almacén.

Inicios del Proyecto

Proceso de Solicitud del Proyecto
¿Cuál es el problema o requerimiento?
El requerimiento que necesita la empresa El Tequilazo es automatizar su
proceso de ventas, sustituir el papel y el lápiz para poder llevar todas las
cuentas a un computador y gestionar sus ventas mediante un sistema de
información.
Importancia del Problema
El método que usa la empresa actualmente es muy laborioso y requiere de
papel y lápiz, es decir, necesitan hacerlo paso por paso. Esto puede
generar una desventaja ya que las ventas se pueden concretar de manera
más lenta. Si la empresa se decide por mejorar su sistema de ventas,
tendrán mas velocidad a la hora de concretar ventas.
¿Cuál seria la solución aportada por el usuario?
La solución para este caso sería ir directamente pensando en como
podemos ir creando un sistema de ventas que se adapte a los
requerimientos de la empresa. La empresa necesita la automatización de
lo que se vende, de los datos de entrada que se producen mediante los
almacenes y las salidas que en este caso son los productos que se venden
a los clientes. El sistema que ellos actualmente tienen puede crear una
falla humana, una falla de conteo de sumas, si implementaran el sistema
de ventas, básicamente las fallas humanas estarían vigentes pero con
menos frecuencia.
¿En qué medida será de ayuda el sistema de información?
El sistema de información seria de mucha ayuda para esta empresa, ya
que puede recolectar, administrar, guardar, recuperar todos los procesos
que pasan para poder concretar una venta. También seria de ayuda para
ver las entrada de datos que entran al sistema de ventas mediante los
almacenes, en la cual se ve directamente relacionado, ya que sin
almacenes no se pueden guardar los productos y sin productos no se
pueden vender. Nosotros como analistas de este sistema recomendamos
netamente la implementación del sistema y que la empresa se sienta a
gusto con su nuevo juguete para sus ventas.
¿Qué otras personas se pueden contactar?
Los analistas se reunirían con el jefe de ventas para hacerle la pregunta de
como ellos o como es el proceso que ellos usan para vender. Esto nos da
un paronama a la hora de programar y analizar el sistema para poder
satisfacer las necesidades de la empresa El Tequilazo.
Fuentes de Solicitud del Proyecto
Los ejecutivos, que son los dueños de la empresa El Tequilazo que se
dieron cuenta que la manera como están llevando las ventas, es la
correcta pero no es la más rápida.
Los jefes de departamento, que son los que detectaron el requerimiento
por parte de la empresa El Tequilazo.
Los analistas del sistema, que son los encargados de solucionar y analizar
el requerimiento.
Entes externos de la Organización.
Recursos
La segunda tarea de la planificación del desarrollo de Software es la
estimación de los recursos requeridos para acometer el esfuerzo de
desarrollo de Software, esto simula a una pirámide donde las Herramientas
(hardware y Software). La empresa no cuenta con el hardware especifico,
ya que ellos manejaban todo con papel y lápiz, esto puede generar un
costo extra a la hora de la implementación de dicho sistema.
Estimación de costos del Proyecto de Software
Como la empresa se ve en la necesidad de poder agilizar las ventas de
manera eficaz, el dueño de la empresa está dispuesto a invertir en
hardware e implementación, mantenimiento y en la mejora de como la
empresa vende. Automáticamente detectaron que el sistema que ellos
actualmente tienen es muy lento y por eso se ven en la necesidad de
buscar equipos de hardware para la rapidez de las ventas.
Estudio de Factibilidad
Los programadores dispuestos a dar la solución tienen que hablar con el
jefe de la empresa para estudiar la factibilidad de la implementación del
sistema.
Factibilidad Operacional
Los analistas basados en el análisis, deben tener una vista de como puede
operar el sistema de manera que las personas que van a utilizarlo se
sientan cómodas y sepan usar el sistema a la hora de vender.
Factibilidad Técnica
Como la empresa se está a penas desarrollando, no cuentan con equipos
de hardware, esto es una gran desventaja ya tienen que invertir capital en
hardware para poder implementar dicho sistema.
Factibilidad Legal
El sistema que proponen los analistas cuenta con el apoyo legal de las
leyes puestas en la constitución.
Factibilidad Económica
Esto es muy importante y es un tema de análisis con los dueños de la
empresa, ya que sin los recursos monetarios no pueden implementarlo.
Los dueños de la empresa tienen que pensar en el capital que están
invirtiendo y en cuanto tiempo esa inversión llegara otra vez a sus bolsillos,
de manera que la implementación de dicho sistema pueda ser una
factibilidad económica, ellos no quieren invertir en el sistema para que no
les genere ningún tipo de ganancia, ellos necesitan el sistema para poder
vender más rápido y generar ganancias de manera mas rápida.
Análisis Económico
En esta fase los programadores, analistas y diseñadores, comienzan a dar
un costo de que va a hacer la mejora del sistema. Aquí la universidad tiene
que hacer un análisis económico para poder indagar y ver si de verdad les
conviene implementar la mejora del sistema y cuando deberían invertir
para poder implementarlo.
Se toman los siguientes aspectos a tener en cuenta:
Costos de Desarrollo:
1. Personal: conformado por los analistas, programadores, diseñadores y
operadores del sistema de información.
2. Equipo: costo del equipo, instalación, pruebas y mantenimiento
3. Software: costo del software, instalación, previas pruebas,
mantenimiento y eficacia y eficiencia que puede ofrecer este software.
4. Materiales: elementos que componen el software para su
funcionamiento.
Costos de Operación
1. Personal: operador, capturista, soporte técnico.
2. Hardware: mantenimiento
3. Software: mantenimiento
4. Materiales: elementos del proceso de operación
Beneficios de implementar el Sistema
Los analistas conversan con los dueños de la empresa y les dan una
motivación extra para que quieran implementar el sistema. Entre los
beneficios están, generar ventas mucho más rápidas con este sistema,
poder presenciar la cantidad de productos que hay disponibles a la venta,
cuantos productos se han vendido, cuantos productos quedan por vender,
cuantos productos hay en el almacén. Los analistas están en la obligación
de explicarles como puede este sistema ayudar a su empresa.
La fase de análisis nos lleva a nosotros a dar un enfoque a la
solución de nuestro requerimiento y a identificar como podemos satisfacer
la o las necesidades de la empresa. Para nosotros comenzar e inicializar la
fase de análisis primero tenemos que averiguar como ellos distribuyen sus
tareas, es decir, quienes son los responsables en el área en la que se está
laborando, y esto nos lleva a hacernos las siguientes interrogantes para
poder nosotros hacer un levantamiento de información y ver como
nosotros como analistas poder resolver sus inconvenientes y satisfacer las
necesidades demandadas.
a. ¿Cuántos empleados tienen contratados en el área de ventas y como
están clasificados?
b. ¿Cuántas cajas registradoras contienen?
c. ¿A qué tipo de entidades venden?
d. ¿Cuál es la principal actividad económica de dicha empresa?
e. ¿Proveen un sistema actual?
f. ¿Cantidad de clientes?
g. ¿Tienen documentos de Marketing?
h. ¿Cantidad de documentos de cobranza?
i. ¿Cuánto es la cantidad de facturas de ventas?
Estas interrogantes son importantes hacerlas ya que nos lleva a
nosotros como analistas a dar un enfoque más claro de lo que podemos
proporcionar a nuestros usuarios (en este caso la empresa El Tequilazo).
Estas interrogantes deben ser preguntadas al jefe de ventas el cual debe
ser claro con su respuesta para poder nosotros poder entender la causa
del problema y nosotros como analistas y diseñadores dar la posible a al
problema.
Respondiendo a estas preguntas tenemos que:
a. ¿Cuántos empleados tienen contratados en el área de ventas y
como están clasificados?
R- El total el sistema de ventas contiene 5 empleados, en la cual
están clasificados de la siguiente manera: 1 jefe de ventas que
organizan el trabajo de equipo de los vendedores, 2 vendedores que
son los que se encargan de atender a los comensales ante
 cualquiera de sus dudas y 2 empleados encargados de la caja
registradora que son los encargados de procesar las ventas.
b. ¿Cuántas cajas registradoras contienen?
R- Serian 2 cajas registradoras donde contienen 2 puntos de ventas
donde los encargados de la caja registradora procesan las ventas y
pasan las tarjetas.
c. ¿Cuál es la principal actividad económica de dicha empresa?
R- La venta de sustancias liquidas de tipo alcohólicas y otros tipos de
productos asociados a proveedores.
d. ¿Qué tipo de entidades vendemos?
R- A personas naturales, nosotros somos independientes de lo que
el comensal haga con la compra.
e. ¿Proveen un sistema actual?
R- Actualmente el local tiene un sistema totalmente rudimentario
(manual) donde utilizan cuadernos para llevar sus ventas y como se
van generando día a día. Esto debido a que la empresa se está
iniciando. Los libros contables de las ventas solamente son revisados
por el jefe de las ventas solamente.
f. ¿Cantidad de Clientes?
R- La empresa registró una cantidad de clientes de manera variada,
en fechas de festejos calcularon unos 150 clientes y en fechas
normales 30 por cada día del fin de la semana.
g. ¿Tienen documentos de marketing?
R- Los documentos de marketing que se utilizan en el proceso de
ventas son los siguientes: Facturas, Nota de Crédito, Nota de Débito.
h. ¿Cantidad de documentos de cobranza?
R- Los tipos de documentos para cobrarle al cliente son los
siguientes: cheque, efectivo o transferencia.
i. ¿Cantidad de Factura en Ventas?
R- Nos aproximaron que la cantidad de facturas que se generan al
mes son de 500.
Proceso del Levantamiento de Información
Para levantar información existen técnicas explícitamente usadas
para esto. Las técnicas que usamos los analistas del sistema de ventas
fueron observación del proceso que se usaba anteriormente y entrevistas
para los que trabajan en el sistema anterior para ver la opinión de los
empleados y nosotros deducir si están satisfechos con el sistema que ellos
llevan actualmente. De forma rápida detectamos que los empleados no
están motivados a llevar cuentas de forma manual, debido a que es muy
laborioso y lleva mucho tiempo y por esto es una motivación más para
implementar dicho sistema de ventas.
Análisis de Requerimientos
Al momento de realizar el análisis de Requerimientos, buscamos definir
los parámetros y restricciones del sistema, realizando una entrevista con
el cliente, donde se le harán una serie de preguntas para determinar
exactamente qué es lo que requiere y, posteriormente, determinar si la
solución resulta ser factible tanto económica como legalmente.
En esta entrevista se determinó que lo que se desea es la implementación
de un sistema de ventas que pueda agilizar el procedimiento, y que lo
necesario para esto resulta estar dentro de los parámetros económicos y
legales, por lo que pasamos a proceder con la determinación de
requerimientos, donde estudiaremos el sistema actual.
Investigación de Requerimientos
Para saber más acerca de lo que se necesita en el sistema, pasamos a
realizar las siguientes preguntas en otra entrevista:
¿Cuál es el proceso básico de la empresa? La compra y venta de
productos terminados en el ámbito de bebidas alcohólicas y productos
relacionados, tales como hielo, vasos, entre otros.
¿Qué datos utiliza o produce este proceso? La identificación del cliente, el
número del pedido, lo que contiene el mismo, la dirección del cliente, el
método de pago y el monto a pagar.
¿Con cuanta frecuencia se repite este proceso? Cada vez que algún
cliente realiza un pedido
Determinación de Procesos
Para la determinación de proceso, se realiza otra ronda de preguntas:
¿Cuáles son las actividades principales realizadas en la organización? La
compra, almacenamiento y venta de de productos terminados en el ámbito
de bebidas alcohólicas y productos relacionados.
¿Qué es lo que da inicio a la misma? La necesidad de vender y generar
ingresos
¿Qué retrasos pueden ocurrir? La falta de algún producto que el cliente
esté solicitando, Que el proveedor realice el despacho de algún producto
no solicitado por equivocación.
Determinación de Datos
La información utilizada en el caso del sistema de ventas proviene del
sistema de almacén, el cual indica los productos que se encuentran
disponibles para la venta
El sistema de ventas recibe como datos el tipo de producto, la
identificación y dirección del cliente, el método de pago, el número de
pedido y el volumen del mismo.
Estos datos ingresan, actualmente, de forma manual cuando el cliente
realiza un pedido.

Ahora, para la recopilación de información, nos dedicamos en un principio

a realizar como método de recolección la observación de cómo funciona el
sistema actual. El procedimiento resultó ser el siguiente: El cliente llega al
establecimiento, indica lo que quiere llevar, la persona encargada de
atenderlo se ausenta para verificar la disponibilidad de todo lo que el
cliente solicita, posteriormente regresa para realizar el cobro del pedido,
donde pregunta por el método de pago, realiza el respectivo cobro y luego
solicita los datos del cliente, tales como su nombre, número de
identificación, dirección y número de contacto para que le sea elaborada la
factura y/o nota de entrega, luego de esto, este empleado anota en un
cuaderno el numero de la factura, el monto cobrado y la fecha para llevar
un control.
Luego de realizar esta observación, decidimos realizarle a este empleado
unas preguntas, con el tópico principal de que opinaba acerca del sistema
actual, donde dio a conocer que le parece engorroso algunas partes del
sistema, como por ejemplo el tener que anotar en un cuaderno.
Una vez culminada esta ronda de preguntas con el empleado, pasamos a
realizarle las mismas preguntas a un cliente, el cual respondió que a veces
resulta incómodo tener que esperar porque no se tenga lo que solicita a la
mano y el empleado encargado de atenderle se retire unos minutos para
verificar si hay disponibilidad en el almacén.

Reportes

Reporte Descripción Estándar/Desarrollo Requerimiento Clave

Legal
Análisis Muestra el Estándar No
de las comportamient
ventas o de las ventas
alcanzada por
los clientes
Antigüed Contiene Estándar No
ad de información del
saldo de número de
los créditos
clientes pendientes de
un cliente y la
antigüedad de
estos
Lista de Muestra los Estándar No
partidas pedidos de
abiertas ventas
retrasados
Pedidos Muestra los Estándar No
retrasado pedidos de
s ventas
retrasados
Ventas Muestra ventas Desarrollo No
por Zona realizadas en
y kg, cant, valor
Vendedor y producto
 Árbol de decisión

Efectivo
Entrega del
Cédula del cliente producto
Pago en Efectivo
Número de tlf del cliente

Ventas al
Detal Tarjeta de Debito
Pago por Tarjeta
Saldo en la Tarjeta Entrega del
producto
Cédula del cliente
Proceso de
toma de Número de tlf del cliente
decisión

Tarjeta de Debito
Pago por Tarjeta Entrega del
Saldo en la Tarjeta producto
Ventas al Mayor
RIF de la empresa

Pago por Número de cuenta

transferencia Entrega del
Saldo en la cuenta producto

Transferencia
banco a banco
Capítulo 5: Análisis Estructurado
Se debe profundizar, analizar y estructurar en cuanto al análisis de la
organización de dicho proyecto. Para ello principalmente utilizaremos:
• Diagrama de flujo el cual indica el proceso que se usa para vender los
productos
• Diccionario de datos que nos da la noción de lo que contiene nuestra
base de datos.
• Modelo de entidad relación la que nos permite hacer una conexión entre
las distintas tablas de la base de datos
 Inicio
Diagrama de Flujo

Recepción de solicitud
de pedido

Si No
Notificar al Sistema de
Elaborar cotización ¿Artículos suficientes en
Compras
el inventario?

No
¿Cliente acepta?

Si

Solicitar pedido al
Sistema de inventario

No Guardar los datos en la

¿Cliente registrado?
base dedatos

Si

Efectuar proceso de
pago

¿Cuenta con fondos la Si Si Entregar

Entregar Fin
cuenta del cliente? factura Producto

No
Modelo Entidad-Relación
 Diccionario de Datos
En esta sección se colocarán que significa cada atributo en su respectiva
entidad para poder comprender los campos que se tienen que llenar a la
hora de introducirlos en la base de datos.

Entidad o Tabla de Productos (Tabla Fuerte)

Nombre de
Primary Key Formato/Tamaño Descripción
Atributo
Esto identifica el
ID del producto
* Id_Producto Varchar(8) que debe ser
único por cada
producto.
Esto identifica el
Nombre Texto(15) nombre de tal
producto.
Identifica la
cantidad o
existencia que
Cant_Existencia Númerico(1000)
puede entrar al
sistema de
ventas.
Identifica la
fecha de entrada
Fech_Entrada Fecha(10)
de los
productos.
Identifica la
fecha de salida
Fech_Salida Fecha(10) de los productos
hacia diferentes
módulos
Identifica el
precio que
Precio_venta Numerico(300)
ventas
proporciona a
 los clientes para
su respectiva
compra.

Tabla o Entidad de Pedidos

Nombre de
Primary Key Formato/Tamaño Descripción
Atributo
Esto identifica el
código del
* Cod_Ped Varchar(8) pedido hecho
por el sistema
de ventas.
Identifica la
fecha del pedido
Fech_Ped Fecha(8) hecho por el
sistema de
Ventas.

Tabla o Entidad de Facturas

Nombre de
Primary Key Formato/Tamaño Descripción
Atributo
Identifica el
código de la
factura
* Cod_Fact Varchar(8)
efectuada por el
sistema de
ventas.
Identifica el
monto total que
Total_Fact Numerico(8) tiene que pagar
el cliente para su
pedido.
 Cod_ClientF Varchar(8) Identifica el
código del
cliente asociado
a su factura.

Tabla o Entidad de Clientes

Nombre de
Primary Key Formato/Tamaño Descripción
Atributo
Identifica el
código de cada
cliente. Cada
* Cod_Client Varchar(8)
cliente su propio
código sin
repetición.
Identifica el
Nomb_Client Texto (8) nombre del
cliente.
Identifica el
Ape_Client Texto (8) apellido del
cliente.
Identifica el
número de
NumTlf_Client Númerico (20)
telefónico del
cliente.
Capítulo 6: Diseño
Valiéndonos del diccionario de Datos y el Modelo de Entidad Relación, se
logró diseñar el modelo de nuestra base de datos, usando Microsoft
Access.
El diseño físico del sistema de ventas del Tequilazo es:

Es importante destacar que cada tabla es igual de importante que la

anterior, en el sentido que, a la hora de realizar el proceso de ventas es
necesario tener cada uno de los datos ya mencionados para que se pueda
realizar un procedimiento efectivo y que a la hora de hacer el inventario
todos los pasos realizados queden registrado y no exista algún punto de
quiebre.
Así mismo, para concluir con la estructura del sistema de ventas, es
necesario que cuente con una interfaz entendible y amigable a la hora de
realizar la venta de algún pedido: