DIRECCION DEPARTAMENTAL DE

EDUCACION DE SOLOLA

CAPACITACION SOBRE MANEJO DE

LIBRO DE INVENTARIOS

CESAR ARTURO PEREZ CACERES

ENCARGADO DE INVENTARIOS
cperezc@mineduc.gob.gt
 QUE ES EL LIBRO DE INVENTARIO

Es el Libro autorizado y habilitado por la Contraloria

General de Cuentas (CGC) donde se resguarda y
actualiza año con año, los bienes de tipo inventariable,
se deben tener autorizados por la CGC Inventario
General, Inventario Auxiliar y Donaciones

TIPOS DE BIENES EXISTENTES

Existen 4 tipos de bienes
INVENTARIABLES
FUNGIBLES
FERROSOS Y
DESTRUCTIBLE E INCINERABLE
 BIENES INVENTARIABLES
Son los bienes que por su naturaleza y estructura van dentro del
libro de inventarios general,

BIENES FUNGIBLES

Son los bienes que su consistencia es plástico, papel, madera, tela

o vidrio; su tiempo máximo de vida es un año y su precio no excede
de Q 75.00, estos bienes se deben de ingresar al libro auxiliar.

BIENES FERROSOS
Son todos los bienes que su consistencia es 80% metal y 20% ya sea
plástico, fibra de vidrio , madera. Ejemplos: escritorios
secretariales, pupitres, Mesas bipersonales, mesas hexagonales,
libreras, archivos de metal, estanterías de metal, sillas de metal,
maquinas de escribir, sartenes de aluminio, ollas de aluminio
 BIENES DESTRUCTIBLES E INCINERABLES

Son todos los bienes que su consistencia es 80% plástico, fibra,

madera, vidrio y 20% metal Ejemplos: computadoras de escritorio,
laptops, impresoras, cañoneras, cátedras de madera, pupitres de
madera, estanterías de madera, libreras de madera,

MANEJO DEL LIBRO DE INVENTARIOS

El libro de inventarios se debe trabajar de la siguiente manera:

• Trabajar de manera limpia sin tachones ni borrones,
• Si por algún motivo se cometiera algún error de cantidad y de precio
se hará una razón al final del libro antes de las firmas. Ejemplo de
razón: POR CANTIDAD: POR ERROR INVOLUNTARIO SE CONSIGNO
MAL LA CANTIDAD DE LOS BIENES QUE SE ENCUENTRAN EN EL
FOLIO 15 LINEA 16 SIENDO LA CANTIDAD CORRECTA DE BIENES
15.
 RAZON POR PRECIO: Por error involuntario se consigno mal el
monto (unitario o total) del bien que se encuentra en el folio 18
línea 12 siendo el monto correcto 450.00

• Los ingresos deben estar al día (adiciones)

• Realizar el inventario FISICO (verificar ocularmente que los

bienes estén según el libro) por lo menos una vez al año.
• Cuando ocurra el cambio de director tienen que estar el director
que entrega como el que recibe y verificar juntos el inventario
para que estén conformes los dos. Ya que si no se hace de esa
manera esta aceptando lo bueno y lo malo que haya hecho el
director anterior
• Colocar el encabezado antes de las dos líneas rojas ejemplo:
En esta presentación se tienen ejemplos
claros de como usar el libro de
inventarios, auxiliar y de donaciones cada
uno de ellos tiene los problemas que
comúnmente se han visto donde tienen
problemas los directores de los
establecimientos si tuvieran algún otro
problema con gusto se le dará la
respuesta correspondiente
EJEMPLO DE ENCABEZADO DE LIBRO DE
INVENTARIO
 CUENTAS CONTABLES UTILIZADAS
EN NUESTRO LIBRO DE INVENTARIO

1232.03 OFICINA Y MUEBLES

1232.05 EDUCACIONAL CULTURAL Y RECREATIVO
1232.08 HERRAMIENTAS
1237 OTROS ACTIVOS
1232.03 OFICINA Y MUEBLES: Los bienes
que van en esta cuenta contable son:
Escritorios Secretariales, Estanterías de
metal, sillas secretariales giratorias con
rodos, maquinas de escribir, sillas de
espera, Archivos de metal Horizontal,
vertical y tipo armario
1232.05 Educacional, Cultural y Recreativo:
Los bienes que van en esta cuenta
contable son: Computadora de Escritorio,
Laptop, Cañoneras, impresoras, equipo de
audio (bocinas y poder) micrófonos, Tv,
Videograbadoras, Reproductores de DVD,
cámaras digitales, pupitres, mesas
bipersonales, hexagonales, cátedras,
pizarrones, anaqueles, libreras, equipo de
banda musical,
1232.08 HERRAMIENTA:
Los bienes que van en esta cuenta
contable son: Palas, rastrillos, azadones,
piochas, cerruchos, cepillos, escalera,
martillos equipo de carpintería, equipo de
herrería, equipo para la agricultura
1237 OTROS ACTIVOS:
Los bienes que van en esta cuenta
contable son: Ollas de aluminio, sartenes
de peltre o aluminio, estufas industriales,
refrigeradora, microondas, licuadora,
router.
 EJEMPLO DE LIBRO DE INVENTARIO
TRABAJADO DE MANERA CORRECTA Y QUE
ASPECTOS SE DEBEN DE TOMAR EN CUENTA
 ADICIONES:
SON TODOS LOS BIENES QUE SE ADQUIRIERON O
GESTIONARON DURANTE EL AÑO Y QUE SE TIENEN
QUE INGRESAR AL LIBRO DE INVENTARIO DE
MANERA INMEDIATA DESPUES DE HABER
RECIBIDO EL BIEN.
LOS DOS TIPOS DE ADICIONES SON:
POR COMPRA: SON TODAS LAS COMPRAS HECHAS
DURANTE EL AÑO CON DINERO DEL FONDO
ROTATIVO.
POR DONACION: SON LOS BIENES RECIBIDOS POR
ENTIDADES, ONG´S AGENAS AL MINEDUC
EJEMPLO DE ADICIONES
 PROCESOS DE BAJA
EXISTEN DOS TIPO DE BAJA POR EL TIPO DE BIEN
QUE ESTE EN MAL ESTADO, ESTOS SON
DESTRUCTIBLES E INCINERABLES Y EL OTRO ES
FERROSO, CADA UNO DEBE HACERSE SU
EXPEDIENTE SEPARARADO UNO DEL OTRO CON
ESTO DIGO QUE NO ME PUEDEN INCLUIR UN BIEN
DESTRUCTIBLE E INCINERABLE CON UN FERROSO
EN UN MISMO EXPEDIENTE, YA QUE ESTE SERA
OBJETO DE RECHAZO LOS REQUISITOS SON LOS
SIGUIENTES:
• SOLICITUD DIRIGIDA A LA DIRECTORA
DEPARTAMENTAL DE EDUCACION DE SOLOLA
• CERTIFICACION DE ACTA
• CERTIFICACION DE INVENTARIO
EXISTEN OTROS TIPOS DE PROCESOS DE BAJA TALES
SON:
• MAL ESTADO (REQUISITOS ARRIBA)
• POR ROBO:
• POR DESASTRE NATURAL
(EN LOS PROCESOS POR ROBO Y DESASTRE NATURAL
APARTE DE LOS TRES REQUISITOS ARRIBA
MENCIONADOS ADJUNTAR DENUNCIA DEL MP ASI
COMO STATUS DE LA DENUNCIA
EJEMPLO DE DOCUMENTOS A ADJUNTAR EN EL
EXPEDIENTE DE BAJA
• SOLICITUD DIRIGIDA A LA DIRECTORA
DEPARTAMENTAL DE EDUCACION DE SOLOLA
• CERTIFICACION DE ACTA
• CERTIFICACION DE INVENTARIO
EXISTEN OTROS TIPOS DE PROCESOS DE BAJA TALES
SON:
• MAL ESTADO (REQUISITOS ARRIBA)
• POR ROBO:
• POR DESASTRE NATURAL
(EN LOS PROCESOS POR ROBO Y DESASTRE NATURAL
APARTE DE LOS TRES REQUISITOS ARRIBA
MENCIONADOS ADJUNTAR DENUNCIA DEL MP ASI
COMO STATUS DE LA DENUNCIA
EJEMPLO DE COMO SE DEBE DE TRABAJAR EL
LIBRO DE DONACIONES
EJEMPLO DE COMO SE DEBE DE TRABAJAR EL
LIBRO AUXILIAR
 Que debemos de hacer cuando existen Bienes que no están ingresados al libro
de inventario por no tener algún documentación de respaldo pero existen
físicamente.
En las escuelas en las mayoría de los casos se da, por no contar con
documentación de soporte y porque el donante no quiso dar el precio del bien,
el cual esta en todo su derecho de hacerlo; en estos casos se debe de hacer lo
siguiente
- buscar 3 cotizaciones de mercado y la cotización que tenga el precio
intermedio se ingresara.
- Se debe realizar un acta donde se debe de colocar que el o los directores
anteriores no ingresaron los siguientes bienes (detalle de bienes)
- Hacer ver que se hizo el proceso de cotización de mercado y se encontró que
el precio de mercado es (colocar el precio de mercado de los bienes
cotizados)
- Mencionar también que harán el ingreso al inventario primero por Adición
por Donación, luego ya colocarlos en la cuenta que corresponde
- Está acta la firma el Asesor Administrativo, Coordinador y el Director,
- Todo documento, o tramite que hagan ante la Departamental de Educación
en el tema de inventario debe llevar el visto bueno de Asesor Administrativo
y Coordinador Distrital
 REPOSICION
En los casos de pérdida, faltante o extravío, el Jefe
de la dependencia deberá proceder a suscribir
acta, haciendo constar con intervención del
servidor que tenga cargados el bien o bienes, lo
siguiente: 1) Lo relativo al caso; 2) el
requerimiento de pago o reposición del bien,
según corresponda. En esta última situación el
bien restituido deberá ser de idénticas
características y calidad del original. Art. 7 LEY DE
INVENTARIOS
 MULTAS
ARTICULO 39.* Sanciones. La Contraloría General
de Cuentas aplicará sanciones pecuniarias que se
expresan en cantidad de salarios o sueldos a los
funcionarios y empleados públicos y demás
personas sujetas a su control y fiscalización, que
incurran en alguna infracción de conformidad con
el artículo 38 de la presente Ley, en otras
disposiciones legales y reglamentarias de la
siguiente manera:
 MULTAS

15. Pérdida o extravío de formularios oficiales. El equivalente del 200%

del 100% de su salario mensual.
16. Falta de documentos de respaldo. El equivalente del 200% del 100%
de su salario mensual.
19. Utilización de formularios no autorizados. El equivalente del 200% del
100% de su salario mensual.
20. Falta de control interno. El equivalente del 200% del 100% de su
salario mensual.
21. Falta de registro o atraso en los registros para el control de inventarios
y almacén. El equivalente del 200% del 100% de su salario mensual.
22. Falta de una adecuado registro y resguardo de la documentación de
respaldo de operaciones financieras y administrativas. El equivalente del
200% del 100% de su salario mensual.