El análisis del sistema de Información de manera simplificada y de uso común se presenta en el la

imagen, que nos ayudara a describir y comentar, como es que fluye la información dentro del
sistema para determinar y comprender la valides de la información disponible.

El objetivo de la contabilidad de proporcionar información oportuna y valedera de las actividades

de un Ente, es conseguido de manera simple a través de la planificación de sus actividades; mediante
la cual se determina las labores de captación de información y preparación de esta para la buena
administración de la Entidad. Teniendo en cuenta sus actividades principales y considerando las
acciones esporádicas. Aportar información veraz en relación a una entidad económica facilitan la
toma de decisiones.

Podemos observar de manera general el sistema graficado, donde el Flujo de Información Interno
se muestra de manera Horizontal, y las actividades en relación con su Entorno de presentan de
manera Vertical, estableciéndose pues que el Flujo Horizontal tiene como función principal la de
Centralizar y el Flujo Vertical tiene la función de Recopilar o captar la información.
La Actividad de cualquier negocio comúnmente se inicia con la Compra de Mercancías, por lo que
iniciaremos el análisis del Flujo de Información por las Compras, cuando un Ente realiza sus
adquisiciones mediante las Facturas Emitidas por sus Proveedores, la que será registrada en el Libro
de Compras, detallando la Cantidad, Precio e Importe de las Mercaderías y la Forma de Pago de
estas. Toda adquisición genera la Salida de Efectivo y el Ingreso de Mercaderías todo esto frente a
nuestros Proveedores y adicionalmente ante las Leyes (Impuestos).

Luego se realizará las Ventas de Mercaderías a nuestros Clientes, donde ser genera la emisión de
Facturas Emitidas girada a nuestros Clientes; la misma que será registrada en el Libro de Ventas
considerando la Cantidad, Precio e Importe de las Mercaderías y la Forma de Pago. Estas ventas
generan el Ingreso de Efectivo y la Salida de Mercaderías estableciendo también los Impuestos de
Ley

El movimiento de Efectivo que es administrado en el Libro de Caja, tiene la función de registrar los
pagos a nuestros proveedores y la cancelación de nuestros Clientes, así como otras operaciones con
efectivo (Otros Ingresos y Egresos)

La Dinámica en el Almacén se base en el Ingreso de Mercaderías y la Salida de estas, que serán

Administradas en tarjetas de almacén por producto, en el que se definirá el Costo de las Mercaderías
según el Método de Evaluación, que puede ser Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS), Ultimas
Entradas Primeras Salidas (UEPS), Costo Promedio u otro.

El Libro Diario Centraliza la información generada en los libros de Compras, Ventas y Caja. Es función
de la administración temporalizar la centralización de estos datos, los cuales se recomiendan
realizarlos a diario; por lo que no es coincidencia el nombre de Libro Diario, el cual recibe los
resúmenes diarios de Compras, Ventas, Caja y Almacén.

El registro de otras operaciones colaterales al negocio, serán centralizados en el Libro Diario, el

mismo día de su acontecimiento

El traslado de la información del Libro Diario al Libro Mayor, operación que nos reportara el
Movimiento de las Cuentas por separado tanto en sus Sumas como estableciendo el Saldo de las
mismas. La Mayorización también es recomendable elaborarla a diario, como ideal, pero esto estará
de acuerdo con la necesidad de tener la información oportuna para Gerenciar la Entidad.

El flujo de la información contable consiste en la comunicación de todos los sucesos relacionados

con obtener y aplicar los recursos económicos mediante su expresión en unidades monetarias.

Dentro de la información contable será el departamento de finanzas el encargado del

funcionamiento completo del departamento de contabilidad. Éste procesa día a día todas las
operaciones de la empresa generando información en cada periodo contable con las cuentas por
pagar, las cuentas por cobrar, las disponibilidades de efectivo en caja y en el banco, los niveles de
inventariado y demás.

El ciclo contable es el proceso mediante el cual la contabilidad genera la información económica de

la empresa. Para ello se generan actividades que pasan por las etapas de recolectar la información
documentada, registrar esa información, clasificarla y resumirla.
Es en el proceso de recolección de información donde se documentan en los diarios de ventas, de
compras, de cobros y de pagos toda la información contable para su posterior registro, clasificación
y síntesis.

Al término del ciclo contable y gracias a una hoja de trabajo podrán plasmarse los estados
financieros.

La recolección de toda información contable debe ser sustentada en: facturas, recibos de
transferencia de fondos, cheques, etc.

Mediante el registro de datos, se obtiene información económica de las actividades realizadas y de

los resultados obtenidos por la empresa. Que esta información sea fiable e íntegra resulta crucial.
Para dichos fines la auditoria viene a jugar un papel importante. Podría decirse que la contabilidad
y la auditoría cumplen dos funciones básicas y complementarias a la vez. La primera realiza la
medida y el registro de la información económica y la segunda verifica la fiabilidad de los datos.

Por último, el estado de resultados resume los ingresos y gastos de las operaciones para medir la
rentabilidad de la organización. El balance general resume los activos y la forma en cómo éstos son
financiados por los propietarios. El estado de flujo de efectivo expresa los cambios habidos en la
suma de efectivo de la empresa. Estos tres estados serían la mejor expresión del resumen de la
información contable.

La rápida evolución que actualmente están teniendo las tecnologías de la información, que en
muchos casos es superior a la capacidad de reacción y asimilación de la mayoría de las empresas,
hace que nos encontremos con que ha cambiado el orden y es la tecnología quien va por delante de
las necesidades de las empresas, por lo que con frecuencia los planteamientos de dirección y
gestión, así como los procesos de tratamiento de la información no aprovechan de forma adecuada
las ventajas de las nuevas tecnologías.

En los siguientes apartados vamos a analizar la evolución de los sistemas de información asociados
al drea económico-financiera, que han evolucionado de un modelo clásico o concentrador de la
información en el Sistema Contable, a un modelo en el que el Sistema Contable es uno más dentro
de un conjunto de sistemas capaces de responder a las necesidades de información de los distintos
usuarios.

Un énfasis exclusivo en la exactitud, más que en la utilidad de la información es lo que se vive el día
a día en las empresas. Se presentaban grandes volúmenes de datos que, con frecuencia,
enmascaraban la información útil para el seguimiento de la organización.

Los nuevos sistemas de gestión son capaces de tratar grandes volúmenes de información, y además
están especializados en las funciones específicas de gestión necesarias en las distintas áreas de la
empresa.

Actualmente, el disponer de un Sistema Informático Contable es mucho más que obtener unos
estados contables en fecha, ya que de su eficacia va a depender el éxito de la gestión en las
empresas, especialmente en aquellas que tengan como estrategia genérica el liderazgo en costeo.

Facilitar la captación de datos, la documentación soporte de los registros y el proceso contable

propiamente dicho con técnicas que reduzcan el trabajo administrativo, y establecer dispositivos de
autocontrol y depuración de errores con un alto grado de fiabilidad y veracidad de la información
contable dentro de las normas de auditoría

Disponer de bases de datos estructuradas que permitan consultas “on-line”, es decir en tiempo real,
así como facilitar las comunicaciones, la actualización y el control de la información con soportes y
dispositivos informáticos con y desde distintos centros de trabajo, tanto internos (departamentos
de la empresa) como externos (proveedores, clientes, entidades financieras, etc.,) restringiendo el
acceso a la información únicamente a las personas autorizadas y estableciendo sistemas de
seguridad que permitan la recuperación de archivos y datos en respuesta a posibles incidentes.

Usuarios de la información contable

La información contable elaborada y publicada por la empresa, tiene unos potenciales destinatarios
o usuarios, que son aquellos sujetos cuyos intereses pueden verse afectados por la actividad de la
entidad informativa. Los usuarios de la información contable son importantes protagonistas del
proceso contable, ya que sus necesidades condicionan los objetivos y requisitos del sistema
contable.

Aunque son varias las clasificaciones que pueden hacerse de los usuarios de la información contable,
la más generalizada es la que distingue entre usuarios externos y usuarios internos.