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UNIVERSIDAD ALEJANDRO DE HUMBOLDT

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES


CARRERA CONTADURIA PÚBLICA
CATEDRA: ELECTIVA SPAN
SECCION: SPAN1005CP

Sistema Administrativo

Alumna: Cándida Pico


CI: 17.693.464

Caracas, Octubre de 2019


Sistema Administrativo

Un sistema administrativo es una red o un esquema de procesos cuya


finalidad es favorecer el cumplimiento de los objetivos de una organización. El
sistema apunta a que los recursos de la organización en cuestión sean
administrados de forma eficiente.
Todo sistema administrativo determina una serie de procedimientos que
deben ser respetados por los miembros de una compañía a la hora de
tomar decisiones. Esta compleja red se encuentra integrada en la estructura
misma de la empresa y permite que cada paso que dé cualquiera de sus
integrantes apunte hacia los mismos fines
Se reconocen varios tipos de sistema administrativo, algunos de los cuales
son los siguientes:
* Abstracto: es el que está compuesto de conceptos tales como doctrinas
filosóficas, números o idiomas;
* Concreto: se opone al anterior, ya que este sistema administrativo consta
de máquinas, equipos o cualquier componente tangible;
* Operacional: tiene el objetivo de generar reportes, además de llevar a
cabo el procesamiento de la información, la cual suele ser reiterativa;
* Directivo: los datos que administra no pasan por un proceso de selección
ni son modificados de ninguna forma;
* Informativo: éste es el tipo de sistema administrativo crucial a la hora de
tomar decisiones que sean coherentes con los objetivos planteados por la
empresa en primer lugar. A grandes rasgos, se encarga del procesamiento de
datos y de la producción de reportes.
En la actualidad, la noción de sistema administrativo suele hacer referencia
al programa informático que cuenta con diversas aplicaciones para administrar las
facetas de una empresa. La intención de este tipo de software es centralizar las
tareas administrativas en un mismo sistema informático que permita ahorrar
tiempo e incrementar la eficiencia laboral. Un sistema administrativo, en este
sentido, suele contar con diferentes módulos. Cada módulo permite completar una
tarea distinta: realizar una factura, emitir un recibo de cobro, organizar la agenda,
registrar ingresos y egresos de un balance, controlar el inventario o stock, etc.
Veamos con un ejemplo cómo puede trabajar una empresa con un sistema
administrativo. Supongamos que una compañía que vende electrodomésticos
recibe un pedido de un cliente que quiere adquirir una licuadora. En el sistema
administrativo de la empresa, un empleado registrará la compra, emitirá la factura
y agendará el envío del producto. De manera automática, el sistema administrativo
generará un alerta en la agenda para que dicho envío se concrete y, una vez
registrado el mismo, reducirá una unidad del producto del inventario. Cuando el
cliente reciba su pedido y lo pague, se consignará en el sistema administrativo la
cancelación de la deuda y el ingreso del dinero.
Dependiendo del presupuesto de cada compañía, existen dos opciones a la
hora de adquirir un sistema administrativo: contratar a un desarrollador para que lo
programe desde cero, teniendo en cuenta las necesidades específicas de la
empresa; aprovechar uno de los tantos paquetes existentes en el mercado. Si se
inclina por esta última opción, a su vez podrá escoger una de las varias
alternativas gratuitas o bien pagar una cuota mensual para acceder a un sistema
más potente y completo.

Objetivos
La planeación exige buscar y seleccionar, entre diversas alternativas, los
cursos de acciones necesarios para alcanzar un objetivo. La planeación puede ser
útil y debe comenzar sólo cuando los objetivos hayan sido escogidos
correctamente. No puede efectuarse el plan maestro a menos que los objetivos
globales estén bien detallados y se conozcan bien.
La función de planeación de sistemas ha de abarcar el examen de los
subsistemas propuestos en función de los criterios de planeación cuyo fin es
reducir al mínimo el número de sistemas, ampliar su alcance y colocarlos en el
orden debido de desarrollo. Algunos de los objetivos de la planeación de sistemas
son:
· Lograr un buen desarrollo en los principales elementos de los sistemas de

gran aplicación en las líneas organizacionales.

· Ayudar a asegurar una base uniforme para determinar el orden del

desarrollo en términos del potencial de ganancia, precedencia natural y


probabilidad de éxito.

· Minimizar el costo de integrar entre sí sistemas semejantes.

· Reducir el número total de sistemas pequeños y aislados que es preciso

instalar, operar y darles mantenimiento.

· Asegurar la adaptabilidad de los sistemas al cambio de la empresa y su

crecimiento.

· Poner las bases para el desarrollo coordinado de sistemas de información

congruentes, generales, ínter organizacionales y que abarquen toda la empresa.

· Dar pautas y dirección para estudios y proyectos constantes del desarrollo

de sistemas.
Los objetivos centrales de la planeación del sistema de información
administrativa son:

· Que el SIA. Forme parte del plan estratégico de la compañía

· Que la asignación de recursos del sistema figure en el plan estratégico.

Pre- selección
 1. Diagnóstico
Poner de manifiesto los problemas que presenta el sistema actual. Plantear
propuestas concretas de cambio y fundamentarlas en términos técnicos y
empresarios. Se parte de los diagramas, que representan la situación actual, se
marcan los sectores y/o operaciones en donde se ha detectado problemas,
pueden ser:
 Fallas de control interno.
 Temas de procedimiento.
 Fallas de relevamiento (omisiones en los planteos de ejercicios) cubiertas
con un relevamiento complementario.
Luego se plantean las posibles soluciones: discutidas y elaboradas por el equipo
de análisis, chequeadas. Se elabora el informe diagnóstico. En el se incluyen, los
diagramas de proceso actual con problemas identificados y debidamente
codificados. Para cada código se redactará un capítulo que incluirá:
 Falla detectada dirigida al nivel técnico.
 Falla detectada dirigida al nivel empresario.
 Propuesta específica de cambio en términos técnicos.
 La fundamentación de ventajas de cambio.
El informe de diagnóstico se somete a análisis y aprobación por los niveles
directivos y gerenciales. Mediante una reunión el analista tiene la oportunidad de
explicar verbalmente el informe usando como guía los diagramas de proceso.
Mediante reuniones complementario, se escucharán sugerencias y opiniones.
Deben evitarse la oposición e indiferencia.
 2. Diseño global
Formular el proyecto de sistema, incorporando los cambios aceptados y como
resultado, el sistema propuesto. Se realiza la formulación mediante diagramas de
proceso, a través de los cuales se planifica globalmente el sistema.
Como paso previo es necesario definir:
 Necesidades de información (SALIDAS).
 Enumeración de archivos y registros (ARCHIVOS).
 Determinar fuentes (ENTRADAS).
 Elección del equipo (EQUIPO).
 Explicación completa y analítica de los procesos a que deben someterse los
datos.
 3. Diseño detallado
Se está en condiciones de producir los elementos que servirán para implementar
el nuevo sistema.
Involucra:
 Redacción de manuales de procedimiento.
 Redacción de manuales de organización.
 Diseño de registros e identificación de archivos.
 Diseño de formularios definitivos.
 Formulación de los diagramas de lógica.
 Preparación de la carpeta de programación.
 Redacción de los programas.
 Compilaciones y correcciones a nivel máquina.
 Realización de pruebas con datos reales.
Concluye con los manuales de procedimiento y organización.

Selección

La selección de un sistema, para administrar clientes y/o empresas,


requiere un análisis atento para definir las características que satisfagan las
necesidades de la empresa. Hemos agrupado unos pocos consejos para aquellos
que quieren saber qué considerar cuando tomen esta decisión. ¡Dele un vistazo!

 Facilidad de uso
Implementar un software es algo más que simplemente instalarlo y utilizarlo.
Para satisfacer las necesidades de su empresa, debe configurarlo correctamente.
Es importante, por lo tanto, encontrar una solución que ofrezca configuraciones
simples.
De esta manera, además de ser más apropiado para su equipo, tendrá un
software más fácil de manejar. Otra característica importante es la disponibilidad
de actualizaciones rápidas en términos de legislación fiscal, cuando sea necesario.
Su empresa podrá así mantener la rentabilidad, competitividad y un buen retorno
de la inversión.
 Las necesidades de su empresa
Lo que es bueno para una empresa no necesariamente se bueno para otra.
Por tanto, las recomendaciones de software de otras empresas pueden no ser la
mejor opción. Las necesidades de su empresa deben ser su prioridad. El primer
paso, por lo tanto, es hacer una lista con estos requisitos y encontrar un sistema
que los satisfaga.
En general, los sistemas administrativos tienen sus propias características y
la solución que usted elija probablemente tendrá que adaptarse a su empresa. Es
esencial, por lo tanto, que sea flexible y que el proveedor esté disponible para
desarrollar una funcionalidad personalizada para su firma.
 Seguridad
Es crucial que su información siempre esté segura. Si la información se
almacena localmente, la empresa necesita tener sus propios servidores y un
equipo especializado. Si elige utilizar una nube, la organización debe analizar las
ventajas y niveles de seguridad ofrecidos.
Otro aspecto importante en términos de seguridad es la rastreabilidad. Esto
permitirá a los administradores identificar qué usuarios han ejecutado cuáles
operaciones. Esto ayuda a garantizar la integridad de su información.
 Solución móvil
Cuando su empresa tiene profesionales trabajando en campo, es
importante tener movilidad, esto ayuda a que sus procesos sean más ágiles. Así,
los empleados pueden enviar información actualizada que les permitirá integrar
sus datos y asegurarse de que sea siempre precisa.
También es importante que su solución pueda asimilar fácilmente otras
apps. De esta forma sus sistemas pueden compartir información vital de negocios.
También son esenciales la integración de datos y la comunicación con los clientes,
proveedores e instituciones financieras.
 Costo-beneficio
Es natural, cuando llega el momento de comprar, que el precio de un ERP
sea una preocupación. Sin embargo, es importante evaluar los beneficios que esta
solución traerá a su empresa. Ciertamente será la herramienta administrativa
principal de su organización. Por consiguiente, su aplicación debe considerarse
una inversión.
Por otro lado, este costo debe ser adecuado para su presupuesto. Su
empresa debe evaluar con el proveedor, cuál será la mejor forma de pago.

Implementación de un sistema de información

La implementación de sistemas de información Dentro del ciclo de vida se


encuentra la fase de implementación de un sistema, es la fase más costosa y que
consume más tiempo, se dice que es costosa por que muchas personas,
herramientas y recursos, están involucrados en el proceso y consume mucho
tiempo porque se completa todo el trabajo realizado previamente durante el ciclo
de vida. En la fase de implementación se instala el nuevo sistema de información
para que empiece a trabajar y se capacita a sus usuarios para que puedan
utilizarlo. La instalación puede realizarse según cuatro métodos: Directo, paralelo,
piloto yen fases.
• Método directo: Se abandona el sistema antiguo y se adopta
inmediatamente el nuevo. Esto puede ser sumamente riesgoso porque si algo
marcha mal, es imposible volver al sistema anterior, las correcciones deberán
hacerse bajo la marcha. Regularmente con un sistema nuevo suelen surgir
problemas de pequeña y gran escala. Si se trata de grandes sistemas, un
problema puede significar una catástrofe, perjudicando o retrasando el desempeño
entero de la organización.
• Método paralelo: Los sistemas de información antiguo y nuevo operan
juntos hasta que el nuevo demuestra ser confiable. Este método es de bajo riesgo.
Si el sistema nuevo falla, la organización puede mantener sus actividades con el
sistema antiguo. Pero puede representar un alto costo al requerir contar con
personal y equipo para laborar con los dos sistemas, por lo que este método se
reserva específicamente para casos en los que el costo de una falla sería
considerable.
• Método piloto: Pone a prueba el nuevo sistema sólo en una parte de la
organización. Al comprobar su efectividad, se implementa en el resto de la
organización. El método es menos costoso que el paralelo, aunque más riesgoso.
Pero en este caso el riesgo es controlable al limitarse a ciertas áreas, sin afectarlo
da la empresa.
• Método en fases: La implementación del sistema se divide en partes o
fases, que se van realizando a lo largo de un periodo de tiempo, sucesivamente.
Una vez iniciada la primera fase, la segunda no se inicia hasta que la primera se
ha completado con éxito. Así se continúa hasta que se finaliza con la última fase.
Es costoso porque se hace más lenta la implementación, pero sin duda tiene el
menor riesgo.
Los métodos piloto y en fases suelen ser el más practicado, puesto que
tienen menor riesgo. Como se puede observar la decisión de adoptar cualquiera
de los métodos estará influenciada por factores de riesgo y disponibilidad de
recursos. Otro aspecto importante de esta fase es la capacitación del personal,
que cobra especial importancia para asegurar el uso acertado del sistema. Se
puede adelantar camino al capacitar personal, antes incluso de contar con los
equipos nuevos, para que el usuario se familiarice con el nuevo sistema. Si el
sistema es sencillo y el usuario tiene cierta experiencia, la capacitación formal no
se hace necesaria y bastarán algunas instrucciones para ponerle al tanto. Prueba
de sistemas Las pruebas de sistemas tienen por objetivo comprobar que el
sistema, que ha superado las pruebas de integración, se comporta correctamente
con su entorno (otras maquinas, otros hardware, redes, fuentes reales de
información).
Prueba de seguridad Intentan verificar que los mecanismos de protección
incorporados al sistema lo protegerán, de hecho de penetraciones inadecuadas.
Usuario Se considera importante llevar a cabo pruebas con usuarios ya que
muchas veces los usuarios que realizan las pruebas en las empresas tienen
experiencia anterior con sistemas similares. Las pruebas realizadas por usuarios
son de usabilidad y funcionalidad, ya que para hacer las evaluaciones de
contenido se requiere de experiencia en el campo .Caja negra En este tipo de
pruebas, el elemento que se va a probar se entiende como una caja negra de la
que solo se conocen sus entradas y salidas. Así, al elemento bajo prueba se le
somete a serie de datos de entradas, se observan las salidas que produce y se
determina si estas son conformes a las entradas introducidas.