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FASE 5: Unidad 1, 2 y 3

PRESENTADO POR:

VICTOR MAURICIO DELGADO PEÑA - 1053608689


RICARDO RODRIGUEZ CUADRADO - 1052385688
MIGUEL ANGEL GUTIERREZ GALINDEZ - 12200478

Grupo 301124_11

Tutor:

HAMILTON JAIR GARCIA

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA (UNAD).


ESCUELA DE CIENCIAS BÁSICAS TECNOLOGÍA E INGENIERA
INGENIERIA SITEMAS
TUNJA
2018.
Introducción

En el presente trabajo se hará un análisis al sistema que se ha venido trabajando con la


Organización Roa Flor Huila, haciendo uso de la metodología de sistemas blandos, ya que esta
metodología es factible para analizar situaciones o problemáticas que tienen un componente social
y humano.

Se hará un análisis CATWOE, de la organización y en general se analizarán los siete estadios


descritos, lo cual favorece un estudio bien detallado y estructurado de la situación problema que se
ha generado en el molino de Chicoral Tolima. Logrando a través del estudio realizar propuestas de
cambio al sistema para lograr el sistema deseado, realizando finalmente el diseño del sistema de
información para nuestro caso de estudio.
Objetivos de la Actividad.

General

Hacer un análisis de la situación problema del molino de Chicoral Tolima utilizando la metodología

de los Sistemas Blandos.

Específicos

 Definir la situación problema

 Construir las definiciones raíz, realizando el análisis CATWOE

 Construir el modelo conceptual y transformando al modelo de objetos

 Comparar los modelos con la situación actual generando propuestas de cambio que

permitan llegar al estado deseado, diseñando el sistema de información.


Tabla de roles y responsabilidades

Nombre y apellido del participante Rol asumido Tareas o funciones realizadas


Compilador Reúne los aportes de sus compañeros
y consolida el documento final.
Víctor Mauricio Delgado Peña Revisor Asegura que el escrito cumpla con
las normas de presentación
Miguel Ángel Gutiérrez Galindez Evaluador Revisa que el documento presente
los criterios de la rúbrica
Entregas Da las alertas sobre los tiempos de
entrega de los productos de acuerdo
a la agenda
Ricardo Rodríguez Cuadrado Alertas Da aviso a los integrantes del grupo
de las novedades del trabajo y
comunica al Docente acerca del
envío del producto final

1. Descripción del sistema asignado

Presentación de la Empresa
Nombre o razón social: Organización Roa Florhuila S.A
Sector: Productivo - alimenticio
Molinos en Colombia: Acacias, Chicoral, Campoalegre, Agua Azul

Esta empresa se caracteriza por producir y comercializar el producto del arroz blanco, cumpliendo
con los estándares de calidad a nivel científico y tecnológico, logrando la satisfacción de las
necesidades de los clientes y consumidores mediante un producto vital y nutricional para la canasta
familiar. Son líderes en el sector arrocero con programas de mejoramiento empresarial, estructura
organizacional dinámica, donde optimizan todos sus tiempos y talentos, contribuyendo de esta
forma al desarrollo de la zona y del país. El fin del objetivo es llegar a suplir la deficiencia de la
producción del producto por medio del análisis y el estudio de las actividades que se hacen en cada
una de las áreas de los sistemas y subsistemas que componen a la organización.

1.1 Objetivos del sistema

Molinos Roa S.A se dedica a la comercialización y procesamiento de arroz, creada en enero de


1956 en la ciudad de Neiva por los Hermanos Rafael Vicente Roa y Aníbal Roa Villamil. Hacia el
año de 1968, crearon el primer molino de su propiedad y en su afán de tecnificar la industria
molinera del Huila realizó inversiones en la parte económica hasta convertirse en la 6 primera
empresa agroindustrial del Huila con la infraestructura y capacidad de Latinoamérica.

La organización Roa Flor Huila es un ejemplo agroindustrial en el mundo ya que esta se dedica a la
compra, procesamiento y venta de arroz. Produce desde sus plantas de Campo alegre y Espinal, el
equivalente a 31.500 kilogramos / hora de arroz blanco excelso, que es empaquetado en sus
diversas presentaciones (1,2.3, 5,10 kilos, Arroba por 25 libras y Arroba a granel). Es ejemplo de
trabajo y preocupación constante por la calidad de sus productos, por sus colaboradores y por la
sociedad; son estas sólo algunas de las razones por las cuales Molino Flor Huila S.A., es la empresa
de mayor empuje dentro del gremio.

Metas: La organización tiene como meta ser reconocida como la empresa líder en el procesamiento
del arroz por la calidad de cada proceso en el cual es sometido, siendo este un producto
perteneciente a la canasta familiar, la empresa busca consolidarse como la compañía que atiende las
necesidades de los consumidores colombianos al momento de probar uno de los elementos más
comunes de la cocina colombiana, ofreciendo presentaciones novedosas con la mejor calidad.

Otras de sus metas están fundamentadas en el desarrollo del talento humano y en los avances de la
información y la tecnología, para obtener positivos rendimientos y un producto de mejor calidad.

Misión: Nuestro compromiso es satisfacer las necesidades y expectativas de proveedores, clientes


y consumidores, mediante la producción y comercialización de productos alimenticios de alta
calidad relacionados con el arroz. Para ello, contamos con talento humano eficiente, calificado y
comprometido, sumado a la más avanzada tecnología y excelencia en el servicio, buscando
crecimiento y rentabilidad de los accionistas, preservando el medio ambiente y generando bienestar
a colaboradores, productores y comunidad en general.

Visión: Convertirnos en la organización líder en el sector agroindustrial del arroz a nivel nacional e
internacional, mediante el desarrollo de productos tradicionales e innovadores con los más altos
estándares de calidad; así como el uso de tecnologías limpias que contribuyan al mejoramiento
ambiental logrando un desarrollo sostenible que nos permita brindar bienestar a los grupos de
interés social siendo nuestra mayor responsabilidad.

PLUS DE LA COMPAÑÍA El plus de la organización es ofrecer la mejor variedad en


presentaciones de tipos de arroz a los consumidores, siempre respetando la calidad del grano,
obteniendo así productos novedosos y variados ante el gusto del consumidor, pero siempre
identificando como prioridad la calidad.

Tienen cerca de 20 productos, entre arroces tradicionales saborizados, fortificados y paella.


Están ampliando e innovando con el área de mercadeo y ventas nuevos negocios.
La empresa mantiene con inversiones en investigaciones y nuevas tecnologías de punta para
desarrollo del sector arrocero.

La avanzada tecnología aplicada en la maquinaria importada, que se encuentra en sus


molinos para efectuar el procesamiento del arroz.

Prevenir la contaminación y mitigar los impactos ambientales generados durante el proceso


productivo del arroz.

Dar uso adecuado y racional de los recursos

El arroz de los colombianos, ROA, FLORHUILA, está compuesto por varios componentes que
ayudan a que nuestro organismo y el de nuestra familia se mantenga saludable, estos son:

 Carbohidrato
 Fibra
 Proteína
 Bajo en grasa
 Enriquecimiento en vitaminas

Los carbohidratos: Son el combustible del cual nuestro cuerpo toma la mayor cantidad de energía,
al menos la mitad de las calorías consumidas durante el día deberían venir de carbohidratos
provenientes del arroz.

La fibra: Ayuda al funcionamiento del sistema digestivo y reduce el riesgo de enfermedades


intestinales.

Las proteínas: Proporcionan aminoácidos para construir y mantener tejidos en nuestro organismo.

Bajo en grasa: No contiene colesterol, no contiene gluten y no es alergénico; por tanto, es el cereal
ideal para ser incluido en cualquier tipo de dieta.

Enriquecimiento: El arroz contiene Hierro, tiamina (B1) y Niacina (B3), sin embargo, en el
proceso productivo estos nutrientes son reducidos, para compensar esta pérdida, nuestro arroz es
enriquecido con Vitamina A y Ácido Fólico del producto.

2. Subsistemas que lo componen

Se identifica que por cada molino tenemos un subsistema el cual nos muestra en el organigrama
planteado. Pensando en reducción de gastos se pueden reducir costos analizando y creando un
único subsistema organizacional teniendo únicas áreas; por lo menos 6 molinos y así evitar el
incumplimiento de la demanda nacional.

Los Subsistemas que componen la estructura organizacional interna, de uno de los molinos de la
Organización Roa-Florhuila, con sede en Chicoral – Tolima, son los que se relacionan a
continuación, así:

 Subsistema Junta de Accionistas y este a su vez se compone del Subsistema revisor fiscal.
 Subsistema Gerente General.
 Subsistema Gerente de Planta.
 Subsistema Área Administrativa y Financiera y este a su vez se compone de los
 Subsistemas Jefe Talento Humano y Subsistema Jefe Financiero.
 Subsistema Jefe de Producción.
 Subsistema Jefe de Laboratorio.
 Subsistema Jefe de Marketing y ventas.

SUBSISTEMA ÁREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA.

Área administrativa Tiene como función principal llevar a cabo la planificación estratégica de la
empresa, es decir definir misión, visión, políticas, analizar la situación de la empresa y establecer
objetivos, estrategias y técnicas para conseguir las metas.
Área financiera Está constituida por un conjunto de actividades tendientes a lograr los objetivos de
custodiar e invertir los valores y recursos de una empresa, en mantener los sistemas de información
adecuados para el control de activos y operaciones y a proteger el capital invertido.

SUBSISTEMA ÁREA DE PRODUCCIÓN.


También llamada área o departamento de operaciones, manufactura o de ingeniería; tiene como
función principal la transformación de recursos o insumos (energía, materia prima, mano de obra,
capital) en productos finales (bienes o servicios).

SUBSISTEMA LABORATORIO.
Se realizan todo tipo de pruebas de laboratorio que se requieren durante el proceso de producción
del producto o estudios solicitados.

SUBSISTEMA DE MARKETING Y VENTAS.


Sistema total de actividades mercantiles encaminado a planear, fijar precios, promover y distribuir
productos y servicios que satisfagan las necesidades de los consumidores potenciales.

2.1 Subsistemas
Subsistema Descripción
Junta de Accionistas Es la máxima autoridad u órgano de
administración de la Organización, la
constituyen todos los socios vigentes de la
empresa.
Revisor Fiscal Conlleva a implementar los mecanismos de
control y vigilancia que le permitan detectar
irregularidades en materia fiscal, comercial
o contable.
Gerente General Se encarga de la dirección y el control de las
diferentes Sucursales de la Organización, en
este caso seis molinos.
Gerente de Planta son muy similares a las funciones de la
Gerencia General, pero siempre en
subordinación de la misma y de solo
aplicación en el molino donde fue asignada
su responsabilidad
Área Administrativa y Financiera Radica en que ordena, planifica, ejecuta y
cumple las pautas generales de manejo de
recursos de la Organización Roa-Florhuila,
mediante el desarrollo de la integridad de
los procesos administrativos contemplados
para el buen funcionamiento del molino.
Guía además, los cambios en el manejo de
la cantidad y calidad de los recursos
disponibles y los objetivos de mediano y
largo plazo.
Jefe Talento Humano Es un proceso de apoyo gerencial muy
importante, para el manejo de relaciones
laborales, el fortalecimiento de la cultura
organizacional y la promoción de un buen
clima laboral. Es un proceso de apoyo
gerencial muy importante, para el manejo de
relaciones laborales, el fortalecimiento de la
cultura organizacional y la promoción de un
buen clima laboral.

Jefe Financiero Toma las decisiones relacionadas con la


obtención de fondos y su utilización en la
adquisición de bienes y servicios de corto
plazo o la compra de activos fijos; la gestión
de reservas y provisiones; selección de
fuentes de financiación y líneas de crédito;
la administración del capital de trabajo,
manejo de descuentos por pronto pago,
entre otros, son funciones del área
financiera. Además de que coordina y
administra la contabilidad, el análisis
financiero, el proceso presupuestario y los
recursos financieros.
Jefe de Producción Se ocupa del conjunto de operaciones que se
deben realizar para satisfacer las
necesidades del cliente mediante la
fabricación de un producto o la prestación
de un servicio. Desarrolla el proceso de
transformación que caracteriza el sistema
como sistema dinámico abierto. Es decir, es
aquel que se encarga de convertir las
corrientes de entrada (destinadas a la
transformación) en corrientes de salida
(producto, bien y/o servicio principal).
Jefe de Laboratorio Radica en la producción de resultados
fiables y proporcionar información sobre la
composición de la materia prima, en este
caso el arroz paddy, para verificar si éste ha
alcanzado el nivel suficiente o de lo
contrario identificar y corregir a tiempo las
causas por las que no se ha alcanzado ese
nivel corregidas.
En otras palabras es el de control procesos.
Jefe de Marketing y ventas Participan en el desarrollo de la política
comercial de la Organización, para
aumentar las ventas, los márgenes netos y la
cuota del mercado, optimizan los resultados
de las diferentes redes de distribución, al
tiempo que cumplen con la imagen y con la
marca. Es el que tiene el proceso de
Comunicación con el Cliente y es su
responsabilidad, asegurar el enfoque hacia
la satisfacción del cliente por medio del
cumplimiento de los requisitos o
necesidades.

2.2 Procesos desarrollados en cada subsistema

Subsistema Proceso Descripción


El selección y reclutamiento Es un proceso por el cual las empresas
departamento contratan al personal adecuado para
de Talento ocupar un puesto, el programa de
Humano reclutamiento y selección de personal debe
estar dentro de la planeación estratégica de
la empresa para que se encamine a cumplir
los objetivos de la empresa.
contratación Es aquella serie de interacciones entre la
empresa y los postulantes a ocupar un
puesto de trabajo, hasta llegar a la
ejecución del contrato.
nómina determinar el valor bruto devengado por
cada trabajador, efectuar las deducciones
correspondientes, calcular el valor neto a
pagar, preparar los cheques de pago y
llevar adelante el registro individual de lo
devengado por cada empleado
seguridad y salud Proteger y promover la salud de los
trabajadores mediante la prevención y el
control de enfermedades y accidentes, y la
eliminación de los factores y condiciones
que ponen en peligro la salud y la
seguridad en el trabajo

Subsistema- tesorería Gestión de los recursos monetarios de la


área empresa.
financiera contabilidad Se encargada de suministrar información
para analizarla e interpretarla. Para
registrar y procesar todas las operaciones
que se realizan en una empresa, es
necesario seguir una serie de pasos
íntimamente relacionado unos con otros y
los cuales deben guardar una secuencia
lógica a esto se define como proceso
contable o ciclo contable.
proveedores Encargado de proyectar, organizar,
administrar y optimizar los recursos
financieros del grupo, para la realización
de las diferentes operaciones que permitan
el normal desarrollo de las actividades.
Dentro de estas operaciones tenemos: la
compra de bienes de consumo, adquisición
de maquinaria agrícola, equipos,
vehículos, pago de salarios y demás
obligaciones adquiridas.
compras Serie de pasos que se dan y de decisiones
escalonadas que toma el consumidor o
usuario desde que siente deseo de
satisfacer una necesidad de un cliente
hasta el momento en que adquiere y usa o
consume un producto.
Subsistema- recolección En este proceso es recolectada toda la
área materia prima (arroz) que va a ser
producción utilizado para obtener un producto final
satisfactorio.
secado se realiza la pre-limpieza, la cual extrae
elementos residuales de los granos de
arroz, luego se prosigue con el proceso de
secamiento en contenedores especiales
que mantienen el grano a temperaturas
apropiadas para un óptimo secado.
almacenamiento Luego del secado apropiado el grano es
almacenado en grandes contenedores, con
todas las normas debidas para un correcto
almacenamiento.
descascarado La cascara de cada grano es retirada para
dejar la semilla pura, para luego ser
procesada.
pulimiento Consiste en remover total o parcialmente
las capas celulares externas y el germen de
cada grano, con el mínimo de roturas y sin
que afecte su forma original.
clasificación Durante este proceso se eligen los
diferentes tipos de grano para clasificar
dependiendo las diferentes presentaciones
de ofrezca la compañía productora y
distribuidora del cereal.
empaque Esta es la línea final del proceso de
producción cuando después de que el
grano ha pasado por todos los procesos
mencionados para culminar con el
empaquetado final, para ser distribuido al
comerciante y por ultimo llegara al
consumidor.
Subsistema- Toma de muestras Durante el proceso del laboratorio de
área tomaran muestras de lotes del grano en
laboratorio cuestión, las cuales serán debidamente
laboratoristas estudiadas por los laboratoristas, para los
respectivos estudios que requiera la
compañía.
Subsistema- mercadeo Consiste en analizar las oportunidades de
Marketing y mercadotecnia, investigar y seleccionar los
ventas mercados meta, diseñar las estrategias de
mercadotecnia, planear los programas de
mercadotecnia, así como organizar,
instrumentar y controlar el esfuerzo de
mercadotecnia.
ventas Es la sucesión de pasos que una empresa
realiza desde el momento en que intenta
captar la atención de un potencial cliente
hasta que la transacción final se lleva a
cabo, es decir, hasta que se consigue una
venta efectiva del producto o servicio de la
compañía.

3. Aspectos que se consideran afecta el sistema

Problemática planteada

 Debido a factores ambientales, en el molino ubicado en el municipio de Chicoral – Tolima


se ha presentado deficiencia en el procesamiento del alimento provocando el
incumplimiento a la demanda nacional.

 La importación del alimento ha generado competencia reflejada en precios al consumidor,


por tanto, se ha disminuido la venta de sus productos.

3.1 Aspectos internos

Personas: las personas son el elemento más importante de las organizaciones las personas
proporcionan talento, trabajo, creatividad y esfuerzo para la realización de los objetivos de las
empresas. Si la empresa no lleva un buen ambiente laboral con sus empleados o los empleados no
se comprometen a cumplir sus funciones la empresa como tal empieza a decaer.

Tecnologías, equipos y materia prima


Estos elementos, que pueden englobarse en los denominados recursos materiales, desempeñan un
papel fundamental en cualquier estrategia de mejora de la productividad. Para conseguir resultados.

Métodos de trabajo
La mejora de la organización y de los sistemas y métodos de trabajo constituyen el medio más
prometedor para mejorar la productividad. La mejora de los circuitos de producción que, de forma
lenta pero continuada

3.2 Aspectos externos

Los clientes son el corazón del negocio, sin clientes la organización no puede sobrevivir. Es
necesario que la empresa conozca muy bien las necesidades del consumidor, para ofrecer productos
o servicios que sean aceptados por el mercado.

La competencia es una fuerza importante que nos mueve a ofrecer mejores productos con el mayor
valor para nuestros clientes. Se trata de ganar la preferencia de los consumidores superando la
oferta de otras empresas del mercado.

En el aspecto del Ambiente General, se debe considerar el ámbito económico, el capital, el trabajo,
los niveles de precios, los cambios de la tecnología, los cambios sociales, la inflación, los cambios
políticos.

Fecha Versión de Aporte al documento Estudiante que reporta

documento

04/11/2018 V1 •análisis causa-efecto. VICTOR MAURICIO


DELGADO

04/11/2018 V2 •Enfoque Sistémico; elementos RICARDO RODRIGUEZ


distinguidos

04/11/2018 V3 •Enfoque reduccionista; mapa MIGUEL ANGEL


conceptual, explicación del mapa GUTIERREZ
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1.Enfoque sistémico de (Sistema Seleccionado por el grupo)

1.1. Elementos distinguidos en el problema

Organización Roa Flor Huila

Subsistema Administrativo:

Según el organigrama de la compañía podemos evidenciar como posibles componentes que


pueden estar afectando el funcionamiento del sistema, el departamento de recursos humanos, el
departamento financiero y en parte el de producción, los tres departamentos implicados
comparten una característica que son controlables. Los aspectos internos que pueden afectar el
funcionamiento del sistema, los determinaremos como la falta de motivación del personal el
ambiente laboral dentro de la Organización Roa Flor Huila S.A., son estos los factores que
pueden afectar el funcionamiento total del sistema, obteniendo como resultado fallas en el
producto final, accidentes laborales, desperdicio de materia prima y recursos, entre otros. La
mala administración la falta de coaching de los recursos, falta de evaluación de inversiones
correctas dentro y fuera de la organización Roa Flor Huila S.A. el incumplimiento de las
obligaciones administrativas, pueden causar en gran manera el mal funcionamiento del sistema.
Aspectos externos que pueden afectar el sistema: una recesión económica, las fluctuaciones del
valor de la moneda, son aspectos externos que podemos manejar, pero no lo controlamos en su
totalidad, nos vemos afectados directamente, si el departamento de producción no alcanza las
metas establecidas, la falta de material el incremento en el valor del mismo, la calidad de este,
son aspectos que afectan al sistema. Aunque se analizó de manera separada cada departamento,
hay que evidenciar la importancia de cada uno de ellos y su afectación o funcionamiento
incorrecto afecta directa o indirectamente a su correlación y al sistema en su totalidad.

Subsistema Jefe de Producción


Las calderas generadoras de calor durante el periodo que se debería hacer el plan de
mantenimiento preventivo no han cumplido, así como los ventiladores que se encargan de disipar
la temperatura, esto afecto la temperatura ideal en el sector de secado, con esto se incrementó el
tiempo de secamiento, este hallazgo muestra falta de eficiencia en este sector, esto para el
proceso de secamiento del arroz.

Mitigación del hallazgo:

Para este caso se requiere generar un plan de capacitación para el personal técnico de planta con
esto se pretende que logren evidenciar los fallos de manera temprana y no afectar de manera
drástica la empresa y los consumidores como es este caso ocurrió. El manejo o funcionamiento
incorrecto de las herramientas y los materiales, las condiciones defectuosas del entorno laboral,
la falta de capacitación, el no cumplimiento de las metas de producción, la planeación
desacertada de los aspectos que intervienen dentro del proceso, persona suficiente, materiales de
calidad, herramientas adecuadas para el trabajo, la innovación y mejoramiento de los productos,
entre otros afectan al sistema en su totalidad.

Diagnostico por parte de técnicos especializados que verifiquen el estado de las calderas y
ventiladores de forma proactiva. Posterior a la verificación y corrección de la falla, se requiere la
implementación de un plan de mantenimiento preventivo, correctivo y predictivo en toda
maquinaria que está en el subsistema de producción.

Limitaciones socioeconómicas e institucionales

Se evidencia deficiencias en el proceso de producción agrícola para esto se implementará un plan


de acción para fortalecer los procedimientos que realicen los agricultores, de igual forma se
velara por el abastecimiento de los insumos, incluyendo las semillas y el crédito, la
infraestructura de los caminos, la comercialización, el precio de apoyo y los subsidios a los
insumos y otros incentivos como la extensión, la investigación, el desarrollo de los riegos y el
manejo del agua.
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Problemas en el manejo del cultivo

Se evidencia deficiencias en la forma de trazar surcos y preparación de la tierra por parte de los
cultivadores, esto por el bajo costo que les paga la organización roa flor Huila s.a. por el grano
verde que entregan en el molino, las inundaciones producto de un intenso invierno que ataca la
zona, y que se ven expuestas a que sustancias perjudiciales liberadas por la descomposición de la
materia orgánica, afecte notablemente el volumen de la cosecha a entregar en el molino.

Se sugiere reorientar en los lineamientos para una adecuada preparación del suelo, con el apoyo
de la empresa privada en este caso de la organización Roa Flor Huila:

 Implementar estrategias para controlar las malezas en los cultivos para que no afecten
rendimientos.

 Evitar el cultivo en laderas demasiado

 Usar semillas de alta calidad de cultivares adaptados a la ecología de la región, con alta
germinabilidad y purea genética.

 Minimizar la labranza y compactación del suelo.

 Los altos rendimiento de arroz se obtienen cuando hay un buen manejo del agua.

 Conservación del suelo, nivelación del campo siembra en contorno cobertura del suelo y
un buen manejo del agua.

 Las operaciones de labranza del suelo son hechas con equipos de tracción animal o
mecánica, usando palas como en muchos países de áfrica

 Mejorar la textura del suelo para un buen establecimiento de las plántulas


 Incorporar los residuos de los cultivos y las malezas jóvenes en el suelo para su
descomposición.

 No se deben quemar sino incorporar o remover los residuos de los cultivos anteriores

 Comenzar las operaciones de labranza por lo menos 15 días antes de la fecha de


trasplante o de siembre directa

 Construir una buena cama de semillas.

PROPIEDADES DEL ENFOQUE SISTÉMICO

En el sentido estricto de la palabra, el sistema en un conjunto de elementos relacionados entre sí,


que constituyen una determinada formación integral no implícita en los componentes que la
forman. Todo sistema convencionalmente determinado se compone de múltiples subsistemas y
estos a su vez de otros, tantos como su naturaleza lo permita, los cuales, en determinadas
condiciones pueden ser considerados como sistemas por lo tanto los términos de sistemas y
subsistemas son relativos y se usan de acuerdo con las situaciones. Desde el punto de vista
filosófico, e enfoque sistémico se apoya en la categoría de lo general y lo particular es decir del
todo y sus partes y se sustenta en el concepto de la unidad material el mundo. En general todo
sistema tiene cuatro propiedades fundamentales que lo caracterizan, los componentes la
estructura, las funciones y la integración. Estas propiedades deben tenerse en cuenta cuando se
aplica el enfoque sistémico.

Componentes

Los componentes son todos los elementos que constituyen el sistema, por ejemplo, en el proceso
docente educativo los componentes no personales son el objetivo el contenido el método el
medio la forma y la evaluación de la enseñanza.
Estructura

La estructura comprende las relaciones que se establecen entre los elementos del sistema. Está
basada en un algoritmo de selección, es decir, en un ordenamiento lógico de los elementos.

Funciones

Las funciones son las acciones que puede desempeñar el sistema, tanto de subordinación vertical,
como de coordinación horizontal.

Integración

La integración corresponde a los mecanismos que aseguran la estabilidad del sistema y se apoyan
en la cibernética y la dirección. Esto se confirma mediante los controles evaluativos que
permiten la retroalimentación. Para asegurar que se ha realizado una estructura sistémica debe
comprobarse:

• Si la eliminación de un elemento descompone el sistema.

• Si el conjunto refuerza la función de los elementos aislados.

• Si el rendimiento es realmente superior.

Primero el significado de sistema es: Conjunto de elementos que interactúan bajo un objetivo
común, todo sistema está integrado por objetos o unidades agrupadas con el fin de que constituya
un todo funcional, como, por ejemplo, El sistema del cuerpo humano se conforma de órganos
interrelacionados. Una empresa de negocios es un sistema, sus partes se ven representadas por
las funciones como la mercadotecnia, operaciones y finanzas, etc.

Entonces el Enfoque de Sistemas es un método que funciona como guía para la solución de
problemas, principalmente hacia aquellos que surgen en la dirección o administración de un
sistema, son también las actividades que determinan un objetivo general y la justificación de
cada uno de los subsistemas, las medidas de actuación y estándares en términos del objetivo
general.

El enfoque de sistemas es una técnica nueva que combina en forma efectiva la aplicación de
conocimientos de otras disciplinas a la solución de problemas, así el enfoque de sistemas aparece
para abordar el problema de la complejidad a través de una forma de pensamiento basada en la
totalidad y sus propiedades. Tiene las siguientes características

• Cualitativo y Cuantitativo a la vez

• Organizado

• Creativo

• Teórico

• Empírico

• Pragmático
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1.2.Relación de causa y efecto que existe entre los elementos distinguidos


22

13

2. Enfoque reduccionista del sistema Flor Huila

2.1. Representación del sistema en estudio mediante enfoque reduccionista

2.2. Explicación del gráfico reduccionista.

El reduccionismo, como principio es extremadamente útil, se hace menos efectivo cuando el acto
de dividir un problema en sus partes lleva a la perdida de información importante útil, sobre
todo. A través del análisis de sus elementos o partes componentes trata de explicar que el sistema
para su mejor entendimiento lo dividimos a los grados elementales, separados de tal modo que
facilitaran su estudio a un nivel especializado de las partes que los componen. Aquí investigamos
estudiar el sistema, comprimir al estudio de sus mecanismos de modo que se pueda explicar este
a través de subdivisiones, que se expliquen sus partes individuales. No solo es necesario definir
la totalidad sino también sus partes constituyentes y las interacciones de estas.

Metodología para el diseño de Sistemas de Información, basada en el estudio de Sistemas


Blandos

Estadio 1: Situación considerada como problema


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En el municipio de Chicoral Tolima se encuentra ubicados 6 molinos para la producción de


alimentos relacionados con el arroz en el molino ubicado en el municipio de Chicoral –Tolima se
presenta una deficiencia en procesamiento de alimento provocado por el incumplimiento de la
demanda nacional.

Otros factores que han afectado el proceso ,en el subsistema de producción existen falencias en
los resultados de producción finales debido a los análisis del laboratorio no satisfactorios ,lo cual
perjudica la producción , ya que no se cumplen con los estándares de calidad .esto conlleva a la
necesidad de reproceso por maquinaria deficiente ,personal no capacitado y por la falta de
aprovisionamiento lo que genera la falta de cumplimento con los clientes insatisfechos ,es decir
si el subsistema es débil no lograra realizar sus funciones básicas ,si desde el comienzo está
fallando el subsistema y no se toma las medidas preventivas difícilmente se podrá dar solución a
esta problemática ,donde la falta de profesionalismo de jefe de producción ,el jefe de laboratorio,
el jefe de talento humano los cuales no han realizado su gestión para que los subsistemas
estratégicos ,como es el caso del gerente pueda trazar metas y tomar decisiones contundentes que
conlleven a la solución de la problemática,

Al respecto la organización roa –flor Huila ,tanto en el departamento de producción como en el


departamento de control y calidad y las gerencias de estos departamentos están relacionados
unos con los otros ,porque si el sistema de producción no funciona eficientemente no se
encontraran productos de calidad que puedan ser enviados al área de mercadeo y ventas ya que
no son aptos para salir al mercado y si el departamento de calidad no realiza su trabajo como
debe ser desde el comienzo de la producción ,pues de acuerdo a este control dependerá el éxito
en el mercado.

Estadio 2: Construcción y verificación de definiciones raíz


Los elementos del subsistema de la organización S.A flor-Huila, son los recursos productivos

que forman de la definición raíz del proceso de subsistema como lo es:

Entradas:

 Mano de obra

 Materia prima
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 Maquinaria

 Mediciones

 Método

 Medio ambiente

 Necesidades de los clientes

Técnicas:

 Sistema de gestión de mejoramiento continuo

 Metodología kaisen

 Metodología sigma

Salidas:

 Producto de calidad

 Precios competitivos

 Disponibilidad de productos y servicios

 Clientes satisfechos productos terminados

 Procesos establecidos

Gerencia de la planta es la encargada de definir las acciones relevantes de la empresa, es la que

lidera y se encarga de crear estrategias de mercadotecnia y ventas.

Jefe de producción es el encargado de asegurar que todas las actividades relacionadas con el

proceso de producción marchen bien.


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Mientras que el jefe de laboratorio se encarga de analizar las muestras de arroz, para así

cumplir con los estándares de calidad.

El jefe de talento humano es el encargado de capacitar a los empleados para que estos estén

preparados para asegurar en cada uno de sus puestos el talento humano.

ANALISIS CATWOE.

 Cliente: Son aquellas personas que se están viendo afectadas por la situación problema.

Por un lado, los compradores no han podido surtir su negocio con el producto. y por otro

lado consumidores que han tenido que comprar arroz de otra marca.

 Actores: La alta dirección, conformada por las gerencias, los jefes de área, los empleados

de la organización, así como, las empresas comercializadoras y distribuidoras que

garantizan el abastecimiento del producto en puntos de venta y que este llegue al cliente

final.

 Transformación

Situación Problema Transformación de la situación problema.


falencia en las máquinas que están Revisar exhaustivamente cada una de las
trabajando en el municipio Chicoral – maquinas del molino Chicoral, invertir
Tolima, compra de máquinas de alta para maquinaria nueva, capacitar
tecnología, departamento de control y empleados, implementar estrategias para
calidad deficiente, personal no capacitado aprovisionamiento de materia prima.
para realizar actividades, falta de
estrategias de aprovisionamiento
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 Weltanschauung: Consolidar a la organización Roa Flor Huila como la empresa líder en

transformación y comercialización del Arroz y sus productos a nivel nacional e

internacional.

 Dueño: gerente general, Junta directiva, accionistas y socios quienes son los encargados

de tomar las decisiones sobre el manejo del sistema objeto de estudio.

 Entorno: Proveedores, clientes, competencia, Estándares de calidad exigidos por la ley.

Estadio 3: Construcción de modelos conceptuales


La Definición Raíz.

El sistema para la producción de arroz Roa Flor Huila y sus derivados, donde se busca
planificar acciones, tomando decisiones estratégicas, que permitan asegurar que todos
los factores implicados en el proceso de producción se ejecuten oportuna y
adecuadamente para lograr el cumplimiento de metas y garantizar la comercialización
del producto y la satisfacción final de cliente.
27

Estadio 4: Transformación de modelos conceptuales a modelos de objetos:


Diagrama caso de uso

Estadio 5: Comparación de los modelos conceptuales con la situación actual:


(En éste apartado se sugiere diligenciar la siguiente tabla donde en la columna de actividades se
mencionan las actividades descritas en el modelo conceptual, es decir la lista de actividades a
emprender por cada verbo de acción, y con una “x” se señala si se cumple o no en la situación
actual y en el modelo conceptual)

Actividades SA MC1 MC2 Observaciones


(Situación (Modelo (Modelo
Actual) Conceptual 1) Conceptual 2)
Definir Actualmente en
indicadores, los Florhuila, falta
cuales se deben establecer
establecer al X X indicadores de
inicio de un producción,
periodo, en los incluyendo los
cuales se va a imprevistos
28

basar la empresa
para la toma de
decisiones
Realizar No se están
mediciones realizando las
como acción mediciones
preventiva en respectivas puesto
los procesos X X que no se
productivos. Los detectaron las
cuales se deben posibles fallas que
evaluar los se pudieran
equipos los presentar en la
tiempos activos planta de Chicoral
y muertos del Tolima
personal los
turnos y las
competencias
operativas
Analizar Los resultados
resultados en obtenidos se
base a los pueden analizar en
periodos el caso de Flor
anteriores se Huila puesto que es
deben comparan X X X evidente que se
y también tener presentó una falla y
en cuenta los esta genero una
indicadores que complicación a
se fijaron al nivel nacional por
inicio eso es importarte
realizar las
mediciones
preventivas que son
las que irán
determinando que
acciones se deben
tomar y no esperar
al final del
ejercicio.
Generar La empresa Flor
acciones Huila debe
preventivas las implementar
cuales acciones
permitirán X X X preventivas como
identificar revisión de
posibles maquinaria
contratiempos mantenimiento
29

en los equipos y oportunos


en el manejo del capacitaciones al
personal. Luego personal
vienen las evaluaciones de
acciones desempeño. Las
correctivas las acciones
cuales se correctivas se
detectan después deben reducir al
de un mínimo ejerciendo
inconveniente controles previos
cuando ya han que sean más
hecho que se efectivos.
falle en
despachos en
servicio en
cumplimiento se
toman para no
volver a caer en
un mismo error
Comparar Se realizan
mejoramiento e evaluaciones al
innovación con finalizar un periodo
respecto a la con el fin de
competencia determinar si se
para mantenerse X X X lograron los
en el mercado y objetivos
lograr el propuestos y de
reconocimiento acuerdo con esa
nacional de la información se
marca, pero revisa si se
también con presentaron
respecto a sus mejoras y de qué
procesos manera se puede
internos, para seguir innovando
trabajar siempre para ser más
en la mejora competitivos en el
continua. mercado

ESTADIO 6 – PROPUESTA DE CAMBIO – ESTADO DESEADO


 CAMBIOS ESTRUCTURALES: Pueden ser cambios en la estructura de
grupos (cambios en organigrama), estructura de responsabilidades
(tareas a realizar en un cargo).
30

 CAMBIOS DE PROCEDIMIENTO: Cambios a procedimientos pueden


ser verbales o documentales.
 CAMBIOS DE ACTITUDES: Se proponen cambios de formas de
actuar del personal o formas de pensar. Cambio de manera de valorar
un comportamiento, es decir, considerar y evaluar algo como malo o
bueno dentro de la organización.

ACTIVIDADES CAMBIOS PROPUESTOS


1. Recibir los planes de acción Se deberán soportar los planes de
elaborados por el sistema acción con las medidas preventivas y
estratégico de la organización. correctivas generadas en el
transcurso de los procesos
productivos.
2. Organizar y dirigir los factores Se deberán dirigir los factores
implicados para orientarlos en la implicados encaminados al
ejecución del plan de acción. cumplimiento de metas y objetivos
propuestos valiéndose de las
estrategias planteadas en el plan de
acción. Se deberá capacitar a los
supervisores de área para que se
alinean con los objetivos
organizaciones y realicen una labor
integral que genere valor en el
proceso.
3. Supervisar avances y plantear Se deberá realizar una supervisión
medidas correctivas y cercana de la puesta en marcha del
preventivas plan de acción que permita plantear
medidas preventivas y correctivas
oportunamente. Se deberán
documentar todas las medidas
correctivas y preventivas planteadas
para servir como insumo al
planeamiento estratégico de la
compañía.
4. Controlar el cumplimiento del Se deberá ejercer un control más
plan de acción aplicando medidas cercano del proceso requiriendo mas
31

correctivas y preventivas compromiso de mandos medios y


alta y alta dirección en el proceso
revisando, controlando y tomando
acciones durante el desarrollo de los
procesos, es especial los procesos
productivos.
5. Garantizar la continuidad de la Se deberá ampliar el inventario
producción y comercialización del mínimo de productos o tener un
producto canal de distribución de emergencia
que permita que en ciertas zonas no
se genere carencia del producto que
ocasiones daños a la imagen de la
empresa y generen desconfianza en
el cliente.
6. Recibir y procesar encuestas Se deberá realizar encuestas
de satisfacción del cliente. periódicas a los cliente y realizar el
tratamiento del mismo, permitiendo
alinear objetivos, metas, estrategias,
políticas y planes orientados a
cumplir con la satisfacción del
cliente.
Visita a proveedores Realizar visita de cumplimiento de
mínimos estándares de calidad
mensual a los proveedores
Almacenaje Garantizar el almacenamiento
recomendadas de temperatura de
17° a 18°, humedad relativa del aire
inferior al 65% o 70% y
almacenamiento en medios pobres
de oxígeno. Con ello se frenara el
riesgo de degradación del grano y
lograr un periodo de almacenamiento
más grande.
Implementar los siguientes Ahorro de energía
planes Garantizar el uso adecuado de
los recursos naturales
Ampliar el aprovechamiento de
las capacidades productivas
32

Mejorar progresivamente la
capacidad de producción
Acelerar la introducción de los
avances tecnológicos en la
producción.
Mejoramiento tecnológico para Tiempo promedio de producción en el
molino (sin secado) Actual 21.21 días
a 2.45 días
Tiempo promedio de secado de 21.76
días a 0.27 días
Tiempo promedio total de producción
42.97 días a 2.73 días

ESTADIO 7 – DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN


33

Formato de Autoevaluación y Coevaluación


(Cada participante diligencia los formatos correspondientes de autoevaluación y coevaluación
según sea la dinámica)

Objetivos:

 Autoevaluar el aporte realizado por cada participante


 Coevaluar los aportes realizados por los integrantes de su equipo de trabajo

Nombre del Estudiante VICTOR MAURICIO DELGADO


PEÑA
Grupo 301124_11
Trabajo Fase No. 5

Valoración Valoración
Autoevaluación Valoración Alta Calificación
Baja Media
Mis aportes no Mis aportes Mis aportes fueron 5
fueron fueron significativos y
significativos, significativos, relevantes para el
Participación no realice una pero falto desarrollo del trabajo,
significativa en investigación mayor se caracterizaron por
el Foro apropiada de los profundidad en ser profundos y bien
temas. (1 punto) mis elaborados (5 puntos)
participaciones.
(3 puntos)
No participe en Realice al Realice al menos 5 5
el Foro o realice menos 3 participaciones
menos de 3 participaciones significativas y mi
Participación participaciones significativas, interacción fue
constante en el significativas. pero estás no constante durante
Foro (1 punto) fueron muy todo el plazo del
constantes y trabajo colaborativo
relevantes. (3 (5 puntos)
puntos)
Desempeño en No tenía un rol Tenían un rol Tenía un rol asignado 5
mi rol dentro asignado o no asignado, pero que cumplí de forma
34

del grupo cumplí con mi puedo cumplir apropiada, lo cual se


rol de mejor evidencia en la buena
seleccionado. (1 manera con mis calidad del trabajo
punto) funciones. (3 presentado. (5
puntos) puntos)
Aporte en la No participe en Mi Mi participación en la 5
calidad del el trabajo o mi participación en consolidación del
trabajo participación en la consolidación trabajo fue activa y
consolidado la consolidación fue aceptable, estuve dispuesto/a
fue mínimo. (1 aunque pude para retroalimentar a
punto) haber mis compañeros o
retroalimentado hacer las correcciones
a mis pertinentes. (5
compañeros de puntos)
forma más
apropiada y
constante. (3
puntos)
Total de la autoevaluación 20

COEVALUACIÓN:

Formato de Autoevaluación y Coevaluación


(Cada participante diligencia los formatos correspondientes de autoevaluación y coevaluación
según sea la dinámica)

Objetivos:

 Autoevaluar el aporte realizado por cada participante


 Coevaluar los aportes realizados por los integrantes de su equipo de trabajo

Nombre del Estudiante Ricardo Rodríguez Cuadrado


Grupo 301124_11
Trabajo Fase No. 5

Valoración Valoración
Autoevaluación Valoración Alta Calificación
Baja Media
35

Mis aportes no Mis aportes Mis aportes fueron 5


fueron fueron significativos y
significativos, significativos, relevantes para el
Participación no realice una pero falto desarrollo del trabajo,
significativa en investigación mayor se caracterizaron por
el Foro apropiada de los profundidad en ser profundos y bien
temas. (1 punto) mis elaborados (5 puntos)
participaciones.
(3 puntos)
No participe en Realice al Realice al menos 5 5
el Foro o realice menos 3 participaciones
menos de 3 participaciones significativas y mi
Participación participaciones significativas, interacción fue
constante en el significativas. pero estás no constante durante
Foro (1 punto) fueron muy todo el plazo del
constantes y trabajo colaborativo
relevantes. (3 (5 puntos)
puntos)
No tenía un rol Tenían un rol Tenía un rol asignado 5
asignado o no asignado, pero que cumplí de forma
Desempeño en cumplí con mi puedo cumplir apropiada, lo cual se
mi rol dentro rol de mejor evidencia en la buena
del grupo seleccionado. (1 manera con mis calidad del trabajo
punto) funciones. (3 presentado. (5
puntos) puntos)
Aporte en la No participe en Mi Mi participación en la 5
calidad del el trabajo o mi participación en consolidación del
trabajo participación en la consolidación trabajo fue activa y
consolidado la consolidación fue aceptable, estuve dispuesto/a
fue mínimo. (1 aunque pude para retroalimentar a
punto) haber mis compañeros o
retroalimentado hacer las correcciones
a mis pertinentes. (5
compañeros de puntos)
forma más
apropiada y
constante. (3
puntos)
Total de la autoevaluación 20
36

COEVALUACIÓN:
Formato de Autoevaluación y Coevaluación
(Cada participante diligencia los formatos correspondientes de autoevaluación y coevaluación
según sea la dinámica)

Objetivos:

 Autoevaluar el aporte realizado por cada participante


 Coevaluar los aportes realizados por los integrantes de su equipo de trabajo

Nombre del Estudiante MIGUEL ANGEL GUTIERREZ


GALINDEZ
Grupo 301124_11
Trabajo Fase No. 5

Valoración Valoración
Autoevaluación Valoración Alta Calificación
Baja Media
Mis aportes no Mis aportes Mis aportes fueron
fueron fueron significativos y
significativos, significativos, relevantes para el
Participación no realice una pero falto desarrollo del trabajo,
significativa en investigación mayor se caracterizaron por
el Foro apropiada de los profundidad en ser profundos y bien
temas. (1 punto) mis elaborados (5 puntos)
participaciones.
(3 puntos)
No participe en Realice al Realice al menos 5
el Foro o realice menos 3 participaciones
menos de 3 participaciones significativas y mi
Participación participaciones significativas, interacción fue
constante en el significativas. pero estás no constante durante
Foro (1 punto) fueron muy todo el plazo del
constantes y trabajo colaborativo
relevantes. (3 (5 puntos)
puntos)
Desempeño en No tenía un rol Tenían un rol Tenía un rol asignado
37

mi rol dentro asignado o no asignado, pero que cumplí de forma


del grupo cumplí con mi puedo cumplir apropiada, lo cual se
rol de mejor evidencia en la buena
seleccionado. (1 manera con mis calidad del trabajo
punto) funciones. (3 presentado. (5
puntos) puntos)
Aporte en la No participe en Mi Mi participación en la
calidad del el trabajo o mi participación en consolidación del
trabajo participación en la consolidación trabajo fue activa y
consolidado la consolidación fue aceptable, estuve dispuesto/a
fue mínimo. (1 aunque pude para retroalimentar a
punto) haber mis compañeros o
retroalimentado hacer las correcciones
a mis pertinentes. (5
compañeros de puntos)
forma más
apropiada y
constante. (3
puntos)
Total de la autoevaluación

COEVALUACIÓN:

Criterio 3 Criterio 4
Criterio 1 Criterio 2
(Desempeño (Aporte en
Nombre Integrantes (Participación (Participación Total por
de su rol la calidad
del grupo significativa constante en integrante
dentro del del trabajo
en el Foro) el Foro)
grupo) consolidado)
miguel angel 5 5 5 5 20
gutierrez galindez
victor mauricio 5 5 5 5 20
delgado peña
Ricardo Rodriguez 5 5 5 5 20

Nota: Los criterios son evaluados con la misma rúbrica de la autoevaluación con 1, 3 o 5 puntos
38

CONCLUSIONES

 Se realizó el análisis de la situación problema del molino de Chicoral Tolima utilizando

la metodología de Sistemas Blandos. Definiendo claramente estadio por estadio

 Se tomó como situación problema: La insatisfacción del cliente por la falta de

comercialización oportuna y suficiente del producto debido a fallas en los Sub Si temas

de producción, calidad y táctico de la organización Roa Flor Huila

 La definición raíz que nos guio para los siguientes estadios fue: "El sistema para la

producción de arroz y sus derivados, donde se busca planificar acciones, tomando

decisiones estratégicas, que permitan asegurar que todos los factores implicados en el

proceso de producción se ejecuten oportuna y adecuadamente para lograr el

cumplimiento de metas y garantizar la comercialización del producto y la satisfacción

final del cliente"

 Se plantearon las propuestas necesarias para alcanzar el modelo conceptual y lograr los

objetivos planteados. Entre ellas se hace énfasis en aumentar el seguimiento y control a

los planes de acción puestos en marcha.

LINK DEL VIDEO DE LA SUSTENTACION DEL TRABAJO

https://www.youtube.com/watch?v=hQAA2QVDa_g&feature=youtu.be

CONSOLIDADO GRUPAL POWER POINT

https://drive.google.com/drive/folders/1_i2DN9wcm_ZE6BwX5mfAOsnVrSvtJJLU
39

BIBLIOGRAFÍA

 UNAD, U. (2018). E-Biblioteca Universidad UNAD. [online] Bibliotecavirtual.unad.edu.co.


Available at:
http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2139/eds/ebookviewer/ebook/bmxlYmtfXzQ3MzcwNl9fQU
41?sid=b213c3cf-66cc-4ce2-a227-a115921b8f9b@pdc-v-sessmgr05&vid=0&format=EB&rid=1
[Accessed 20 Nov. 2018].

 UNAD, U. (2018). E-Biblioteca Universidad UNAD. [online] Bibliotecavirtual.unad.edu.co.


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https://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2968/ehost/pdfviewer/pdfviewer?vid=1&sid=d42a967f-56c9-
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 UNAD, U. (2018). E-Biblioteca Universidad UNAD. [online] Bibliotecavirtual.unad.edu.co.


Available at:
http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2139/eds/pdfviewer/pdfviewer?vid=1&sid=44b772ae-2a0c-
45e5-b13c-2d8a91badfab%40sessionmgr104 [Accessed 24 Nov. 2018].

 Repository.unad.edu.co. (2018). Repositorio Institucional UNAD: Entrar. [online] Available at:


https://repository.unad.edu.co/handle/10596/20526 [Accessed 27 Nov. 2018].

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