ABREV.

PROCESO LÍDERES DEL PROCESO

PLANEACIÓN Y Jefe oficina asesora de

PDE DIRECCIONAMIENTO planeación
ESTRATÉGICO
 Jefe oficina asesora de
GESTIÓN DE
GCO comunicaciones y
COMUNICACIONES mercadeo

GESTIÓN DE PROYECTOS Jefe oficina asesora de

GPE DE EVALUACIÓN planeación
 GESTIÓN DE DISEÑO Y Subdirector de diseño de
CONSTRUCCIÓN DE instrumentos y Subdirector
GDC INSTRUMENTOS DE de producción de
EVALUACIÓN instrumentos

GESTIÓN DE APLICACIÓN Subdirector de aplicación

GAI DE INSTRUMENTOS DE de instrumentos
EVALUACIÓN
 GESTIÓN DE CALIFICACIÓN Subdirector de estadísticas,
Subdirector de información
GCP Y PUBLICACIÓN DE y Director de producción y
RESULTADOS operaciones

GESTIÓN DE ANÁLISIS Y Subdirector de análisis y

GAD DIVULGACIÓN divulgación

Jefe de la oficina asesora

GESTIÓN DE
GDI de gestión de proyectos de
INVESTIGACIONES investigación
 Jefe de la oficina asesora
GESTIÓN DE
GDI de gestión de proyectos de
INVESTIGACIONES investigación

GESTIÓN DE TALENTO Subdirector de talento

GTH HUMANO humano
 Subdirector de
GESTIÓN DE
GAB abastecimiento y servicios
ABASTECIMIENTO generales
 Subdirector financiero y
GFI GESTIÓN FINANCIERA contable
 GESTIÓN DE TECNOLOGÍA Director de tecnología e
GTI E INFORMACIÓN información
 Jefe oficina asesora
GJU GESTIÓN JURÍDICA jurídica
 Subdirector de
GDO GESTIÓN DOCUMENTAL abastecimiento y servicios
generales

ATENCIÓN AL CIUDADANO Asesor unidad atención al

ATC ciudadano
CSE CONTROL Y SEGUIMIENTO Jefe oficina control interno
 PROCES
Fecha de A

OBJETIVO

Establecer lineamientos, metodologías y estrategias a través de la formulación y

el seguimiento a los planes, proyectos y presupuesto en el marco del
direccionamiento estratégico y los sistemas de gestión para contribuir a la toma
de decisiones, el cumplimiento de los objetivos y fortalecimiento institucional.
 Informar oportunamente a las partes interesadas sobre la pruebas y las
actividades que desarrolla el Icfes, a través del diseño y ejecución de estrategias
de comunicación y mercadeo, con el fin de lograr el posicionamiento del
instituto y contribuir al cumplimiento de la misión.

Ofrecer el servicio de evaluación a través de proyectos que se ajusten a las

necesidades específicas de cada solicitante con el
propósito de promover el aumento de los ingresos del Instituto proveniente de
las evaluaciones diferentes a las de Estado, así
como realizar el seguimiento a la ejecución de todas las evaluaciones del Icfes.
 Diseñar y construir instrumentos de evaluación, teniendo en cuenta los
requerimientos internos, estándares aplicables, políticas y normatividades
correspondientes al desarrollo de evaluaciones, para atender las necesidades de
evaluación de los clientes internos y externos.

Garantizar la realización de las evaluaciones programadas por el Icfes,

asegurando los insumos, los recursos físicos y humanos para la aplicación de los
instrumentos de evaluación.
 Generar la calificación de los exámenes mediante el uso de herramientas
técnicas y operativas, con el fin de publicar los resultados de forma confiable,
oportuna y pertinente.

Analizar y divulgar las características generales de las evaluaciones aplicadas por

el Icfes y sus resultados, incentivando la adecuada lectura e interpretación de
los mismos, por medio de estrategias de divulgación, análisis de datos y
generación de reportes de resultados de pruebas nacionales e internacionales,
proporcionando información pertinente y veraz que posibilite la elaboración de
planes de mejoramiento y la comprensión de los temas sobre evaluación
educativa.

Identificar, promover y gestionar investigaciones y estudios orientados al

desarrollo de la evaluación de la calidad de la educación, mediante el uso de las
bases de datos de pruebas nacionales e internacionales y la generación de
espacios de socialización en donde se dan a conocer los avances más recientes
sobre temas de calidad de la educación en Colombia y el mundo, con el fin de
ofrecer información que contribuya a mejorar la toma de decisiones en políticas
educativas.
 Identificar, promover y gestionar investigaciones y estudios orientados al
desarrollo de la evaluación de la calidad de la educación, mediante el uso de las
bases de datos de pruebas nacionales e internacionales y la generación de
espacios de socialización en donde se dan a conocer los avances más recientes
sobre temas de calidad de la educación en Colombia y el mundo, con el fin de
ofrecer información que contribuya a mejorar la toma de decisiones en políticas
educativas.

Gestionar de manera eficiente el talento humano al servicio del instituto, a

través de la definición e implementación de políticas, planes y programas
orientados al fortalecimiento del desarrollo integral del servidor público con el
fin de contribuir al logro de los objetivos institucionales.
Gestionar la adquisición de bienes, obras o servicios y necesidades internas de
viáticos, caja menor y servicios generales, atendiendo a actividades
ambientalmente sostenibles, con un adecuado proceso de contratación y
control de inventarios, todo en el marco del cumplimiento normativo vigente.
 Gestionar y controlar los recursos financieros con el fin de garantizar la
disponibilidad oportuna de los recursos financieros, mediante el cumplimiento
de los requisitos legales para el desarrollo de la misión institucional, con el
propósito de garantizar la calidad, confiabilidad, razonabilidad y oportunidad de
la información financiera para la toma de decisiones.
Planear, gestionar y mantener de manera integral la tecnología e información en
Planear, gestionar y mantener de manera integral la tecnología e información en
el Instituto, a través de la administración de la plataforma tecnológica, la
formulación e implementación de nuevas soluciones tecnológicas y la definición
y acompañamiento en la aplicación de los lineamientos, normatividad y buenas
prácticas relacionadas con seguridad, continuidad, calidad y manejo de la
información y nuevas tendencias, para el cumplimiento de los objetivos
misionales del Icfes y proveer la información necesaria por las partes
interesadas de manera oportuna, eficaz y transparente.
 Representar y asesorar judicial y extrajudicialmente al Icfes en los procesos que
sea parte, mediante actuaciones necesarias para defender a la entidad de forma
oportuna con el fin de garantizar y proteger los intereses institucionales.
 Administrar la documentación de la entidad mediante el cumplimiento de la
función archivística. Con el fin de conservar la memoria institucional en el marco
de la normatividad vigente.

Recibir y responder las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias de manera

oportuna, clara y pertinente, por medio de los diferentes canales de atención
(telefónica, escrito, electrónico y ventanilla), dando cumplimiento a los derechos
del ciudadano, así como gestionar la correspondencia que llega al Icfes y la que
se despacha, a partir de la clasificación y asignación adecuada, para asegurar la
respuesta al ciudadano y la gestión de las comunicaciones institucionales que
van a públicos externos de manera eficiente.

Evaluar y asesorar la gestión institucional mediante la auditoría independiente y

Evaluar y asesorar la gestión institucional mediante la auditoría independiente y
objetiva basada en riesgos, a los procesos, planes, proyectos y sistemas de
gestión, con el fin de agregar valor y mejorar las operaciones del instituto.
 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS - Icfes
Fecha de Actualización de la Información: 26 de diciembre de 2019.

ALCANCE

Inicia con la definición de metodologías, herramientas y

lineamientos y finaliza con el seguimiento a la gestión y el
desempeño institucional.
Inicia con el diseño de las estrategias, acciones y proyectos de
comunicación y mercadeo y finaliza con la ejecución de las
mismas.

Comienza con la identificación de la necesidad de un cliente

para elaborar la oferta de la evaluación y termina con el
diligenciamiento de las lecciones aprendidas de cada proceso
contractual.
Inicia con la elaboración o ajuste de marcos de referencia y
finaliza con el armado de instrumentos de evaluación.

Inicia con la definición los cronogramas y planes de trabajo

internos correspondientes a la gestión de aplicación de
instrumentos de evaluación y termina con la lectura de las
hojas de respuestas y destrucción del material de examen.
Inicia con la depuración y cargue de respuestas y finaliza con
la publicación de resultados.

Inicia con la planeación de las estrategias de divulgación junto

con la proyección de documentos de análisis y finaliza con el
desarrollo de las divulgaciones acompañado de la publicación
de los documentos basados en la evaluación.

Inicia con la definición de las líneas de investigación y finaliza

con la publicación y socialización de investigaciones y
reportes de estudios nacionales e internacionales.
Inicia con la definición de las líneas de investigación y finaliza
con la publicación y socialización de investigaciones y
reportes de estudios nacionales e internacionales.

Inicia con el diagnóstico de las necesidades de personal y

culmina con la permanencia o desvinculación de los
funcionarios.
Inicia con la planificación por parte de las áreas internas para
la adquisición del bien, obra o servicio a adquirir, continua
con el ingreso al inventario del bien en los casos que aplique,
la prestación de servicios generales y finaliza con la baja de
los activos propiedad del instituto que cumplieron el ciclo de
vida.
Inicia con el cargue del presupuesto aprobado por el Consejo
Superior de Política fiscal - Confis y finaliza con el cierre de la
vigencia fiscal para la presentación de informes
(presupuestales, financieros y tributarios) a entes internos y
externos.
 Inicia con la planeación de tecnología e información a partir
de la identificación de necesidades tecnológicas de los
diferentes procesos del Instituto, finalizando con la gestión de
los servicios de TI.
El proceso inicia con el análisis del contexto normativo
aplicable y finaliza con el seguimiento a los procesos
judiciales.
 Aplica a los tipos documentales, inicia con la recepción o
producción del documento y finaliza con la disposición final
del mismo.

Inicia con la recepción de PQRs, a través de los diferentes

canales de atención; continua con el análisis y respuesta
oportuna y termina con la medición de la satisfacción del
ciudadano. En correspondencia se inicia con la recepción de
documentos a través del sistema de gestión documental y
finaliza con el cargue de soporte de envío en dicho sistema.
Inicia con la elaboración del plan anual de auditoría y termina
con el seguimiento y cierre a planes de mejoramiento.
S Y PROCEDIMIENTOS - Icfes
lización de la Información: 26 de diciembre de 2019.

PROCEDIMIENTOS*

1. FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PLAN DE ACCIÓN

INSTITUCIONAL

2. PLANEACIÓN PRESUPUESTAL

3. FORMULACIÓN, APROBACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PLAN

ESTRATÉGICO CUATRIENAL

4. CONTROL INFORMACIÓN DOCUMENTADA SISTEMAS DE GESTIÓN

5. SALIDAS NO CONFORMES

6. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

 7. RENDICIÓN DE CUENTAS

8. GESTIÓN PLANES DE MEJORAMIENTO

9. GESTIÓN DEL RIESGO

1. COMUNICACIONES EXTERNAS

2. PUBLICACIÓN DE CONTENIDOS WEB

3. COMUNICACIONES INTERNAS

1. PLANEACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DE EVALUACIÓN

2. ASIGNACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS A PROYECTOS DE

EVALUACIÓN

3. GESTIÓN COMERCIAL DE PROYECTOS DE EVALUACIÓN

 1. ELABORACIÓN DE MARCOS DE REFERENCIA

2. GESTIÓN DE COMITÉS TÉCNICOS DE ÁREA

3. CONSTRUCCIÓN DE ÍTEMS

4. ARMADO DE INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN

1. REGISTRO Y CITACIÓN

2. APROVISIONAMIENTO DE PLANTA FÍSICA

3. ASEGURAMIENTO DE RECURSO HUMANO

4. CONTROL DE PROCESOS PRODUCTIVOS

5. APLICACIÓN DE EXÁMENES
 1. ANÁLISIS DEL COMPORTAMIENTO DE ÍTEMS

2. PROCESAMIENTO Y CARGUE DE LECTURA

3. ASIGNACIÓN DE PUNTAJES

4. CODIFICACIÓN DE PREGUNTA ABIERTA

5. PUBLICACIÓN DE RESULTADOS

1. DISEÑO Y EJECUCIÓN DE LAS ESTRATEGIAS DE DIVULGACIÓN DE

LAS PRUEBAS DEL Icfes Y SUS RESULTADOS

2. ANÁLISIS PARA LA GENERACIÓN DE INFORMACIÓN AGREGADA

1. REALIZACIÓN DE CONVOCATORIAS Y EJECUCIÓN DE PROYECTOS

EXTERNOS DE INVESTIGACIÓN FINANCIADOS POR EL Icfes.

2. REALIZACIÓN DE SEMINARIOS Y/ O TALLERES

 3. PRODUCCIÓN DE INVESTIGACIÓN APLICADA

1. SELECCIÓN, VINCULACIÓN E INDUCCIÓN DE PERSONAL

2. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y ACUERDOS DE GESTIÓN

3. PLAN DE ESTÍMULOS

4. CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN DE PERSONAL

5. ADMINISTRACIÓN NOVEDADES LIQUIDACIÓN NÓMINA

6. IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, EVALUACIÓN DE RIESGOS Y

DETERMINACIÓN DE CONTROLES
 7. DIAGNÓSTICO DE CONDICIONES DE SALUD

1. GESTIÓN DE BIENES E INVENTARIOS

2. COMPENSACIÓN Y REPOSICIÓN DE ACTIVOS

3. PAZ Y SALVO POR CONCEPTO DE BIENES

4. GESTIÓN PRECONTRACTUAL

5. GESTIÓN DE REQUERIMIENTOS

6. GESTIÓN CONTRACTUAL

7. EVALUACIÓN DE ASPECTOS AMBIENTALES

8. ASIGNACIÓN Y PRÉSTAMO DE EQUIPOS CELULARES CON PLAN

CORPORATIVO
 9. LEGALIZACIÓN DE CONTRATOS

11. MODALIDAD DE CONTRATACIÓN DIRECTA - ADQUISICIÓN DE

LICENCIAS DE SOFTWARE

1. GESTIÓN PRESUPUESTAL

2. GESTIÓN DE INGRESOS

3. GESTIÓN DE EGRESOS

4. GESTIÓN CONTABLE Y TRIBUTARIA

5. GESTIÓN DE FACTURACIÓN
 6. GESTIÓN MESA DE INVERSIONES

1. ADMINISTRACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA DE HARDWARE

3. SOPORTE TÉCNICO DE LA INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA

5. ADQUISICIÓN DE HARDWARE Y SOFTWARE

6. GESTIÓN DE RESPALDO DE LA INFORMACIÓN

9. GESTIÓN DE INCIDENTES DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

 10. ACTIVOS DE INFORMACIÓN

11. ACTUALIZACIÓN BASES DE DATOS Y SOPORTE A LOS PROCESOS

MISIONALES A NIVEL DE ESTRUCTURA

13. GESTIÓN DE LA BODEGA DE DATOS

14. MANTENIMIENTO Y SOPORTE A SISTEMAS DE INFORMACIÓN

15. PLANEACIÓN Y GENERACIÓN DE LINEAMIENTOS DE

TECNOLOGÍA E INFORMACIÓN

16. EJECUCIÓN DE PROYECTOS TECNOLÓGICOS

17. CONTINUIDAD DE TI

18. GESTIÓN DE ACCESOS

19. MEDICIÓN NIVEL DE MADUREZ EN LA ADMINISTRACIÓN DE LOS

DATOS

20. USO Y EXPLOTACIÓN DE DATOS

 21. GESTIÓN DE UNIDADES DE INFORMACIÓN
Y CONTROL DE CALIDAD DE DATOS

22. GESTIÓN DE LA ESTRATEGIA DE TI

23. EJECUCIÓN DE EJERCICIOS DE ARQUITECTURA EMPRESARIAL

1. REPRESENTACIÓN JUDICIAL

2. GESTIÓN DE CONCILIACIONES

3. ACCIÓN DE TUTELA

4. ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA SANCIONATORIA

5. EMISIÓN DE RESPUESTAS A CONSULTAS, CONCEPTOS Y ACTOS

ADMINISTRATIVOS

1. RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES DE ENTRADA EN

LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
 2. GESTIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS O, DE
ENTRADA

3. GENERACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS O DE

SALIDA

4. DESPACHO DE COMUNICACIONES OFICIALES DE SALIDA

5. ANULACIÓN DE RADICADOS

6. CREACIÓN DE EXPEDIENTES VIRTUALES

1. PQRS

2. ADMINISTRACIÓN DE CORRESPONDENCIA

1. AUDITORÍA INTERNA

2. AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN

 3. ARQUEO DE CAJA MENOR

5. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES DE LEY Y OTROS

SEGUIMIENTOS

6. RENDICIÓN DE CUENTA CONTRALORÍA GENERAL DE LA

REPÚBLICA

7. RELACIÓN CON ENTES EXTERNOS DE CONTROL

8. ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PLAN ANUAL DE AUDITORÍA

9. DILIGENCIAMIENTO DEL ÍNDICE DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A

LA INFORMACIÓN - ITA

*Solo se presentan los procedimientos activos a la fecha de actualización.

es
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Establecer los lineamientos para la formulación, aprobación y seguimiento del Plan de

Acción Institucional para cada vigencia, especificando metas, acciones y responsables.

Formular y consolidar el anteproyecto de presupuesto de ingresos y gastos para cada

vigencia, de manera oportuna y atendiendo las directrices que sobre el particular defina el
Ministerio de Hacienda y Crédito Público - MHCP, y del Departamento Nacional de
Planeación - DNP, con el fin de que el CONFIS apruebe el presupuesto que permitirá
adelantar la gestión institucional.

Formular el Plan Estratégico Institucional en consonancia con el marco establecido en el

Plan Nacional de Desarrollo, Plan Estratégico Sectorial y las metas propuestas por la Junta
Directiva y la Alta Dirección, haciendo seguimiento periódico a la gestión institucional para
el cumplimiento del mencionado plan.

Establecer directrices para la gestión de la información documentada de los Sistemas de

Gestión – SG del Icfes (Gestión de la Calidad, Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo –
GSST y Gestión de Seguridad de la Información - GSI), en relación con la creación,
actualización, e inactivación por obsoleto, así como el seguimiento y control de la
información documentada, con el fin de garantizar el uso adecuado de la misma, la
identificación del documento y los cambios, su preservación, protección contra daño,
deterioro, extravío, pérdida de la confidencialidad, uso indebido, pérdida de la integridad,
recuperación, tiempo de retención y disposición final de la misma.

Identificar, registrar y controlar las salidas no conformes con el fin de prevenir su uso o
entrega no intencional, así como establecer las responsabilidades y autoridades
relacionadas con su tratamiento, con el fin de prevenir su uso o entrega no intencional al
cliente externo.

Establecer los lineamientos para la planeación y ejecución de la Revisión por la Dirección de

los Sistemas de Gestión del Icfes, con el fin de asegurar continuamente su conveniencia,
adecuación, eficacia, eficiencia, efectividad y alineación continua con el direccionamiento
estratégico del Icfes.
 Establecer lineamientos para la formulación e implementación de la estrategia de
Rendición de Cuentas con el fin de informar, explicar y dar a conocer los resultados de la
gestión del Icfes a los grupos de interés y partes interesadas, acorde con sus necesidades y
expectativas, con el fin de hacer partícipe a la ciudadanía en la evaluación y control de la
gestión pública.

Definir criterios, responsabilidades y actividades a realizar para la identificación y análisis

de acciones correctivas y de mejora, las cuales conformarán el plan de mejoramiento, con
el fin de corregir las desviaciones encontradas y mejorar continuamente los productos,
servicios, procesos del Instituto, el desempeño y eficiencia de los sistemas de gestión, en la
búsqueda permanente de la satisfacción de las partes interesadas.

Establecer el marco de referencia para gestionar el riesgo en la entidad, que incluye su

identificación, análisis, evaluación, tratamiento y monitoreo, con el fin de mitigarlos y
garantizar el cumplimiento de los objetivos estratégicos, las políticas o los objetivos de los
procesos.

Desarrollar estrategias de comunicación externa para los diferentes públicos garantizando

una difusión apropiada y oportuna de la información, teniendo en cuenta lo establecido en
el plan de comunicaciones para la presente vigencia, según las características de los
receptores de la misma, fomentando el posicionamiento del Icfes.

Mantener actualizados los contenidos del sitio web: www.Icfes.gov.co.

Desarrollar estrategias de comunicación interna con los diferentes subprocesos,

garantizando una difusión apropiada y oportuna de la información que genera el Instituto a
todos los colaboradores, grupos de valor y demás partes interesadas.

Ofrecer el servicio de evaluación a través de proyectos que se ajusten a las necesidades

específicas de cada solicitante con el propósito de promover el aumento de los ingresos del
Instituto proveniente de las evaluaciones diferentes a las de Estado, así como realizar el
seguimiento a la ejecución de todas las evaluaciones del Icfes.

Llevar control y seguimiento de los recursos financieros asignados a Proyectos de

Evaluación de pruebas diferentes a las de Estado, para garantizar la ejecución de las
actividades y cumplimiento de los productos definidos en los contratos y/o convenios
suscritos por el Instituto.

Ofrecer el servicio de evaluación a través de proyectos que se ajusten a las necesidades

específicas de cada solicitante con el fin de lograr reconocimiento como entidad experta e
independiente en la realización de pruebas de evaluación y promover el aumento de los
ingresos del Instituto proveniente de las evaluaciones diferentes a las de Estado.
 Elaborar o ajustar los marcos de referencia, por medio del cumplimiento de los
lineamientos para la elaboración y revisión de marcos de referencia, con el propósito de
contar con la estructura y especificaciones técnicas de las pruebas en los productos y/o
servicios que lo requieran.

Realizar seguimiento y validación permanente al desarrollo de las pruebas y módulos de los

exámenes SABER, por medio del cumplimiento del protocolo para el desarrollo de comité
técnicos de área, con el propósito de asegurar la calidad de los mismos, así como sustentar
y dar validez al proceso de evaluación externa, con las orientaciones de expertos
académicos de los distintos campos del conocimiento evaluado.

Elaborar y ejecutar el Plan General de Construcción, por medio del cumplimiento de las
especificaciones técnicas definidas para el diseño de los instrumentos de evaluación, con el
fin de disponer de ítems válidos para el armado de las pruebas.

Realizar, revisar, ajustar y validar el armado de la prueba con el fin de generar la base de
datos del armado.

Garantizar el adecuado desarrollo de las actividades de monitoreo de inscripción y citación

asegurando la disponibilidad de los recursos necesarios para las diferentes pruebas que
realiza el Icfes.

Garantizar la disponibilidad de planta física (sitios de aplicación) para la realización de los

diferentes exámenes que aplica el Icfes.

Garantizar la aplicación de los exámenes programados por el Icfes, con recurso humano
óptimo, para brindar al usuario condiciones adecuadas de transparencia, confiabilidad y
eficiencia.

Adelantar el seguimiento al cumplimiento de las actividades realizadas por parte de los

diferentes operadores de acuerdo con los términos establecidos en los anexos técnicos, con
el fin de asegurar la impresión, distribución, lectura de hojas de respuestas y certificación
garantizando una adecuada custodia del material de examen.

Analizar y validar el cumplimiento de los procesos y procedimientos en la logística de

aplicación, teniendo en cuenta el requerimiento contractual estipulado por el Icfes ,
durante y después de la aplicación de cada examen.
 Verificar que los ítems aplicados se comporten de manera correcta, de acuerdo con lo
planeado bajo el modelo de medida establecido para cada programa de evaluación, con el
propósito de asegurar la calidad técnica de la prueba.

Garantizar la validación del string de respuestas entregado posterior a la lectura de las

hojas de respuestas para que cumpla con los requerimientos del proceso.

Definir las actividades necesarias para generar la asignación de puntajes de los exámenes
aplicados por el Icfes, mediante rigurosos estándares técnicos y operativos definidos en los
manuales de procesamiento.

Codificar las respuestas a las preguntas abiertas aplicadas en los exámenes que realiza el
Icfes.

Publicar los resultados de las evaluaciones aplicadas de manera oportuna, pertinente y

completa a través de los sistemas de publicación de resultados, para la consulta de las
partes interesadas.

Diseñar, verificar, ajustar y ejecutar con base en el plan anual de divulgación las estrategias
y acciones para presentar las características generales de las evaluaciones e incentivar la
consulta y adecuada lectura, interpretación y uso de los reportes e informes de resultados
entre los diferentes grupos objetivo de usuarios, con el fin de proveer información
oportuna, pertinente y veraz que apoye la toma de decisiones, la elaboración de planes de
mejoramiento y la cultura y comprensión de los temas sobre evaluación de la educación.

Analizar las características generales de las evaluaciones aplicadas por el Icfes y sus
resultados, para generar información agregada que posibilite el adecuado uso e
interpretación de los mismos.

Gestionar convocatorias para la investigación en temas relevantes de calidad de la

educación financiadas por el Icfes a estudiantes de posgrado (maestría y doctorado) y
grupos de investigación.

Dar a conocer las investigaciones recientes, tanto nacionales como internacionales, sobre
los factores asociados a la calidad de la educación o temáticas de interés para la comunidad
educativa.
Realizar y divulgar investigaciones sobre la calidad de la educación, de carácter cuantitativo
y cualitativo, haciendo uso de los resultados de las pruebas estandarizadas y otras bases de
datos relevantes.

Suplir oportunamente las necesidades de personal de la Entidad, garantizando que el

talento humano seleccionado cumpla con los conocimientos, destrezas y habilidades
laborales requeridas para desempeñar el rol previsto en el Manual de Funciones y
Competencias Laborales.

Efectuar seguimiento y evaluación a la calidad de los servicios prestados por los empleados
de libre nombramiento y remoción y carrera administrativa, en periodo de prueba y
funcionarios que hacen parte del nivel directivo del Instituto y Gerentes Públicos, de
acuerdo con su perfil, sus responsabilidades y el cumplimiento de sus funciones en el cargo
asignado; con base en juicios objetivos sobre la conducta, las competencias laborales y los
aportes al cumplimiento de las metas del Instituto.

Brindar a los servidores del Icfes un ambiente de trabajo que promueva el desarrollo del
potencial personal, la identidad, la participación, las actitudes favorables, a través del
programa de bienestar e incentivos que mantengan la motivación del personal, con el fin
de fortalecer la cultura de servicio público, el compromiso institucional, y el mejoramiento
de la calidad de vida laboral de todos los funcionarios del Instituto.

Fortalecer las competencias de los servidores públicos para el mejoramiento en la calidad

de la gestión del Instituto, el trabajo en forma segura y contribuir al aumento de la
competitividad de los servidores del Icfes.

Administrar las novedades generadas por el vínculo laboral entre el Icfes y su personal de
planta, generando los actos administrativos que soporten dichas novedades y mantener
actualizados los datos de los funcionarios en las hojas de vida y liquidar los salarios,
prestaciones sociales, aportes legales y parafiscales y garantizar la información con calidad
y oportunidad a entidades externas, dependencias y servidores del Icfes.

Identificar, valorar y priorizar los factores de riesgo existentes en los sitios de trabajo, para
determinar los controles que permita mejorar las condiciones de trabajo y salud de los
funcionarios, previniendo incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales.
 Establecer el procedimiento para el diagnóstico de las condiciones de salud de los
funcionarios del Icfes, a través de la recopilación y análisis de información del perfil
sociodemográfico, morbilidad, resultados de los exámenes médicos ocupacionales y el auto
reporte de condiciones de salud y trabajo.

Describir las actividades necesarias para el manejo adecuado de los activos, brindando un
servicio oportuno y confiable en los ingresos, asignaciones, devoluciones, retiros e
inventarios de los activos del Instituto, en cumplimiento de la normatividad vigente.

Determinar las actividades necesarias para gestionar el proceso de compensación y

reposición de activos, en los casos que se requiera, mediante controles que permitan el
aseguramiento del activo, con el fin de cumplir con las directrices internas del Instituto y la
normatividad vigente.

Describir las actividades necesarias para la expedición de paz y salvo por concepto de
bienes devolutivos, con el fin de asegurar control y custodia de los bienes entregados a los
colaboradores para el desarrollo de sus actividades, todo enmarcado en el cumplimiento de
las directrices internas y normatividad vigente aplicable.

Definir las actividades de la gestión precontractual, en el desarrollo de los procesos de

contratación, para la adquisición de bienes y servicios requeridos por el Instituto, en
cumplimiento con los requisitos establecidos en el Manual de Contratación (Acuerdo 006
de 2015) y la normatividad aplicable.

Establecer las actividades necesarias para gestionar los requerimientos de viáticos, caja
menor y servicios generales, mediante el uso del ERP, correo electrónico, comunicación
oficial o herramienta establecida, que permitan tramitar oportunamente las solicitudes de
las áreas usuarias, con el fin de garantizar continuidad en la misionalidad del instituto.

Definir las actividades de la gestión contractual, para el desarrollo del proceso de

supervisión y/o interventoría de los contratos celebrados en la adquisición de productos y
servicios, acorde con lo establecido en Manual de Supervisión (Resolución 474 de 2015) y
la normatividad aplicable.

Establecer las actividades necesarias para evaluar los aspectos ambientales, mediante la
valoración y jerarquización de los impactos identificados, con el fin de establecer medidas
de control para mitigar su impacto.

Establecer las actividades necesarias para la asignación y préstamo de los equipos celulares
con planes corporativos propiedad del Instituto, con el fin de proporcionar lineamientos
para hacer un adecuado uso, manejo, protección y retorno de los mismos, todo en el marco
de la normatividad vigente.
 Definir las actividades necesarias para la legalización de los diferentes contratos que
suscribe el Icfes, independiente de la modalidad de contratación por la cual se adelante el
proceso; el mismo está enmarcado dentro la adquisición de bienes, obras y servicios
requeridos por el Instituto, en cumplimiento con los lineamientos establecidos en el
Manual de Contratación del Icfes.

Definir los parámetros para el desarrollo de los procesos contractuales a través de la

modalidad de Contratación Directa bajo la causal de compra de Licencias de Software, en el
marco de la adquisición de bienes, obras y servicios requeridos por el Instituto, en
cumplimiento a las condiciones establecidas en el Manual de Contratación del Icfes.

Controlar y monitorear permanentemente la disponibilidad de los recursos del Icfes

aprobados en el presupuesto de ingresos y gastos, para que así las unidades de gestión
puedan ejecutar los planes, proyectos y programas que demanden para optimizarla
operación del Instituto.

Verificar, clasificar, registrar y controlar los ingresos recibidos por el Icfes mediante el cruce
de información de tal forma que permita la validación oportuna de los ingresos originados
en desarrollo de la misión.

Gestionar el pago de los compromisos adquiridos por el Icfes, de acuerdo con las
obligaciones asumidas con terceros, de manera oportuna, eficiente y acorde a la
normatividad.

Registrar la información de las áreas del Instituto que generan operaciones financieras,
económicas, sociales y ambientales, a través de los diferentes módulos que conforman el
sistema contable, con el fin de producir información confiable, relevante, oportuna y
comprensible en los períodos mensuales, trimestrales y anuales, definidos por el Instituto y
por la Contaduría General de la Nación, aplicando la normatividad prevista en el Régimen
de Contabilidad Pública.

Realizar la facturación de los servicios que ofrece el Icfes, de tal manera que cumplan con
los requisitos legales, institucionales y del cliente.
Administrar los excedentes o necesidades de liquidez de la entidad en cumplimiento de la
normatividad establecida, a través de la compra, rotación o venta del portafolio de
inversiones, bajo criterios de seguridad, transparencia, solidez, rentabilidad, liquidez y en
condiciones de mercado.

Planear, ejecutar y controlar todas las actividades relacionadas con la administración de la

infraestructura de hardware (computadores propios y/o alquilados y equipos de Red) para
brindar el correcto, oportuno y permanente funcionamiento de la misma que soporta los
procesos del Icfes.

Garantizar la continuidad, disponibilidad y calidad del servicio prestado al usuario de la

infraestructura tecnológica, atendiendo oportuna y adecuadamente tanto las solicitudes de
los usuarios como las alteraciones que se presenten en los servicios prestados.

Planear, ejecutar y administrar la adquisición (compra o alquiler) de infraestructura de

hardware, y la adquisición, renovación y/o contratación como servicio de licenciamiento de
software para los procesos misionales y de apoyo.

Conservar, restaurar y recuperar la información de los usuarios en los sistemas de

información excepto el correo electrónico, para su disponibilidad en caso de errores de
medios, de usuario, de hardware, desastres naturales o si se desea regresar a un punto
anterior en el tiempo por labores rutinarias de administración o requerimientos
gubernamentales y para contar con un inventario actualizado de medios magnéticos y
llevar el control de la ubicación física de los mismos.

Gestionar los incidentes de seguridad de la información definiendo las acciones y

actividades que permitan la identificación, análisis, evaluación, investigación,
documentación y cierre de casos que se reportan como incidentes de seguridad de la
información, con el fin de reducir su impacto y la recurrencia de los mismos.
Establecer los lineamientos para la gestión y clasificación de los activos de información que
genera, obtiene, procesa, almacena, distribuye y comunica el Icfes, que son esenciales para
llevar a cabo la misión y visión del instituto, dando cumplimiento a los requisitos
contractuales, legales o reglamentarios.

Gestionar la información de los procesos misionales y de apoyo para garantizar la

disponibilidad, la oportunidad, la calidad, la consistencia y la fiabilidad, así como el
almacenamiento de la información en las bases de datos del Icfes.

Solucionar y hacer seguimiento a los problemas (incidencia o error) que se presenten

durante los procesos de actualización de la bodega de datos, con el fin de garantizarle al
negocio la disponibilidad y oportunidad requerida.
Realizar la gestión adecuada para los diferentes proyectos de software tanto nuevos como
de mantenimiento.

Integrar el componente de tecnologías de información de los diferentes planes, programas

y proyectos de las áreas del Icfes.

Efectuar seguimiento a la ejecución de los proyectos tecnológicos que soportan los planes
de acción y/o proyectos de tecnología, determinando avances y ajustes de acuerdo con los
cambios estratégicos del Icfes y/ o nuevas necesidades o requerimientos de las áreas.

Gestionar la recuperación del componente tecnológico ante un evento disruptivo que

impacte la disponibilidad de la plataforma de TI que soporta los procesos misionales del
Icfes y el recurso humano que apoya en el soporte a los servicios ofrecidos por la Dirección
de Tecnología e Información.

Gestionar la creación, modificación, eliminación, reactivación, inactivación y depuración de

las cuentas de usuario, sus privilegios o permisos para a los recursos tecnológicos que
soportan los servicios de TI.

Realizar un mejoramiento permanente de la administración de los datos al interior del Icfes

a través del Sistema de Gestión y Gobierno de Datos buscando una gestión efectiva de las
iniciativas, procesos, procedimientos y proyectos relacionados con la información, a partir
de las necesidades del negocio y prácticas líderes del mercado.

Generar valor social y económico mediante la explotación de los datos del Instituto,
obteniendo productos de información útiles para la toma de decisiones.
Administrar las unidades de información de los procesos de gestión del Icfes, para obtener
información confiable y de calidad.

Gestionar la estrategia de Tecnología e Información (TI) del Instituto para promover la

formulación y ejecución de proyectos con componentes tecnológicos que generen valor
estratégico al Icfes, es decir, que contribuyan al logro de los objetivos del Icfes y del sector.

Ejecutar ejercicios de Arquitectura Empresarial con el propósito de proveer soluciones

tecnológicas adecuadas que atiendan las necesidades y/o problemáticas de la entidad.

Ejercer la Representación Judicial y el control general de los procesos en los cuales el Icfes
sea parte, con la diligencia requerida que garantice la defensa de los intereses
institucionales.

Prevenir eventuales y posteriores litigios utilizando los mecanismos alternativos,

establecidos por la ley, para la solución de controversias, que permitan al Instituto llegar a
acuerdos que eviten pérdidas económicas por posibles procesos judiciales

Ejercer la defensa de los intereses institucionales del Icfes dentro de las acciones de tutela
en las que este sea parte con base en la normativa vigente.

Gestionar el trámite de las actuaciones administrativas que deban adelantarse con ocasión
de las posibles faltas y conductas prohibidas, ocurridas en la aplicación de los exámenes de
Estado, a través de un procedimiento administrativo sancionatorio, con el fin de preservar
la transparencia, validez y confiabilidad de las pruebas.

Dar respuesta a las consultas jurídicas y a las peticiones tanto de los usuarios internos como
externos de la entidad, así como la emisión de los proyectos de actos administrativos que
son requeridos para el desarrollo de la misionalidad del Icfes.

Describir las actividades necesarias para la radicación de comunicaciones oficiales de

entrada en la unidad de correspondencia, con el fin de dar uniformidad en el proceso.
 Describir las actividades necesarias para gestionar las comunicaciones oficiales internas o
de entrada, en el sistema de gestión documental, con el fin de proporcionar uniformidad en
todas las áreas usuarias del instituto.

Describir las actividades necesarias para la generación y trámite de comunicaciones

oficiales internas o de salida, en el sistema de gestión documental, con el fin de
proporcionar uniformidad en todas las áreas usuarias del instituto.

Describir las actividades necesarias para el despacho de comunicaciones oficiales de salida,

con el fin de proporcionar uniformidad en todas las áreas usuarias del instituto.

Describir las actividades necesarias para la anulación del radicado de comunicación oficial
interna o de salida, en el sistema de gestión documental, con el fin de proporcionar
uniformidad en el proceso en todas las áreas usuarias del instituto.

Describir las actividades necesarias para la creación de expedientes virtuales en el sistema

de gestión documental, con el fin de estandarizar la creación en todas las áreas usuarias del
instituto.

Recibir y responder las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias de manera oportuna,

clara y pertinente, por medio de los diferentes canales de atención (telefónico, escrito, web
y ventanilla), acorde a la normatividad vigente y aumentando la satisfacción de los
ciudadanos.

Gestionar la correspondencia que llega al Icfes y la que se despacha, a partir de la

clasificación y asignación adecuada, para asegurar la respuesta al ciudadano y la gestión de
las comunicaciones institucionales que van a públicos externos de manera eficiente.

Establecer las actividades para la planeación, ejecución, seguimiento y mejora continua a

las auditorías internas de los Sistemas de Gestión adoptados por el Instituto, definiendo
responsabilidades, con el fin de verificar su adecuación, conveniencia, eficacia, requisitos
legales e identificando las acciones de mejora que contribuyan al mejoramiento continuo
de los procesos y de los Sistemas de Gestión.

Realizar evaluación independiente y objetiva a los planes, programas, proyectos, procesos y

procedimientos, adoptados por el Instituto para verificar su eficiencia y eficacia mediante la
evaluación y seguimiento a la gestión institucional, presentar las recomendaciones
necesarias para garantizar el cumplimiento de las metas y objetivos previstos y contribuir al
mejoramiento continuo del Instituto.
 Verificar y ejecutar seguimiento al adecuado uso y manejo de los recursos de la caja menor
del Icfes, en cumplimiento de la normatividad expedida por el Ministerio de Hacienda y
Crédito Público –MHCP a través del Decreto 2768 de diciembre 28 de 2012 que regula la
constitución y manejo de dichas cajas, así como las guías y controles establecidos para el
funcionamiento, manejo y ejecución de los recursos establecidos por la entidad.

Establecer las actividades para la elaboración y presentación de Informes de Ley y otros

Seguimientos, definiendo responsabilidades, con el fin de dar cumplimiento a los requisitos
legales.

Establecer las actividades, responsables y términos para el diligenciamiento, verificación y

remisión de la cuenta e informes que deben ser enviados por el Icfes a la Contraloría
General de la República a través del aplicativo SIRECI.

Estandarizar las actividades necesarias para recibir, direccionar, responder y hacer

seguimiento a las solicitudes y/o requerimientos realizados por los organismos de control
externos, con el propósito de garantizar la oportunidad, integralidad y pertinencia de la
respuesta en los términos y/o condiciones estipuladas.

Definir la metodología para realizar la planeación anual y el seguimiento de las actividades

de
aseguramiento y consulta realizadas por la Oficina de Control Interno, con el fin de
garantizar el cumplimiento del proceso de Evaluación Independiente y realizar seguimiento
periódico para verificar su ejecución y avance.

Establecer las actividades, responsables y términos para el diligenciamiento, monitoreo,

verificación y remisión del Índice de Transparencia y Acceso a la Información – ITA que
debe rendir el Icfes a través de la plataforma establecida por la Procuraduría General de la
Nación - PGN.

de actualización.
 ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO

Inicia con la definición de los lineamientos establecidos por el Gobierno

Nacional, el Ministerio de Educación y termina con la publicación del
Informe de Gestión de la vigencia anterior antes del 31 de enero de cada
vigencia en la página web.

Inicia con la definición de lineamientos para la formulación del presupuesto

de gastos, bajo los parámetros de asignación eficiente de recursos de
acuerdo con las diferentes líneas de acción del Icfes y el autosostenimiento
financiero derivado de un equilibrio entre egresos e ingresos; continúa con
la consolidación y presentación del mismo ante la junta directiva; y finaliza
con su aprobación por parte del CONFIS y el acto administrativo con la
desagregación de Presupuesto.

Comprende todos los procesos del Icfes e inicia con la definición de

lineamientos y equipo de trabajo, incluye la formulación y aprobación del
plan y finaliza con el seguimiento y publicación de informes sobre el
cumplimiento del mismo.

Inicia con el registro de la solicitud de creación o modificación del

documento en el módulo de documentos en el aplicativo del SG y termina
con la divulgación a los colaboradores y a usuarios relacionados con la
información documentada (creación o actualización) que les impacte en el
desarrollo de la gestión.

Este procedimiento aplica a todos los procesos o actividades desarrolladas

en cumplimiento de la misión institucional, e inicia con la identificación de
la salida susceptible a salida no conforme y finaliza con el cierre de la salida
no conforme.

Comprende desde la planificación de la revisión de los Sistemas de Gestión

hasta el cierre de compromisos derivados de las acciones de mejora
implementadas, en el marco de los requisitos de las normas vigentes
relacionadas a continuación: NTC ISO 9001:2015, NTC-ISO 27001:2013,
Decreto Único Reglamentario 1072 de 2015 y sus actualizaciones y demás
normatividad aplicable.
Inicia con la formulación de la estrategia de rendición de cuentas del Icfes y
finaliza con la publicación del informe de Evaluación de la Rendición de
Cuentas.

Inicia con la identificación de situaciones que requieran tratamiento y

finaliza con la publicación del informe del estado de las acciones.

Este procedimiento comprende desde la identificación del contexto

estratégico hasta la implementación y
seguimiento de las acciones para mitigar el riesgo. Aplica a todos los
procesos, dependencias, proyectos del Icfes.

Inicia con la identificación y validación de las necesidades de comunicación

externa establecidas en el plan de acción de la entidad y/o la Oficina
Asesora de Comunicaciones y Mercadeo - OAMC del Instituto y termina con
el informe de gestión de las acciones adelantadas.

Inicia con una solicitud de publicación actualización o eliminación de

contenidos en el portal web por parte de los líderes de procesos
profesionales designados, y finaliza con el monitoreo continuo del portal
web.

Inicia con la identificación de la necesidad de informar un subproceso que

necesita divulgación entre los colaboradores, grupos de valor y demás
partes interesadas y termina con el informe de gestión de las acciones
adelantadas.

Comienza con la identificación de la necesidad de un cliente para elaborar

la oferta de la evaluación y finaliza con la firma del acta de liquidación.

Inicia con la solicitud por parte del líder responsable de las actividades
enmarcadas en el Proyecto de Evaluación, y finaliza con la aprobación o
rechazo de la solicitud.

Desde la identificación de la necesidad de un cliente, hasta la realización de

la reunión de inicio.
Empieza con la recepción y revisión de la solicitud interna de elaboración o
ajuste del marco, incluye la elaboración de la propuesta, el cronograma, las
guías de orientación y la conformación del equipo de trabajo, con su
posterior revisión y validación, y finaliza con la aprobación de la propuesta
de marco de referencia y guías de referencia, para su posterior publicación,
si aplica.

Inicia con elaboración de la propuesta inicial de los comités técnicos de

área, continúa con la definición de cronogramas, selección y convocatoria
de comisionados externos, para el posterior desarrollo de las sesiones de
los Comités Técnicos de Área programados, así como la consolidación de las
recomendaciones sobre las pruebas o módulos surgidas allí, y finaliza con el
seguimiento al cumplimento de las mismas.

Inicia con la revisión del inventario de los ítems disponibles en el banco de

pruebas e ítems, comprende el análisis de la necesidad de construcción o
revisión de los ítems, la construcción de ítems de acuerdo con lo
programado, su validación y, finaliza con el ingreso de los mismos al banco
de ítems con la respectiva retroalimentación del proceso.

Inicia con la definición de los lineamientos asociados a la estructura de

evaluación y aplicación de exámenes y finaliza con la base de datos de
armado de prueba.

Inicia con la parametrización del sistema, comprende las actividades de

monitoreo de inscripción de los usuarios, citación y configuración de textos
de citación.

Inicia con la revisión del cronograma general del examen y finaliza con el
envió de las cartas de confirmación de uso y no uso de los sitios de
aplicaciones.

Inicia con la elaboración del cronograma de actividades y finaliza con el

monitoreo de la realización del taller práctico de nivel 3, previo a la
aplicación del examen.

Inicia con la socialización de las actividades contractuales a los operadores,

comprende el monitoreo y control a las etapas de impresión, empaque
primario, secundario y terciario; transporte, custodia, retorno, lectura de
hojas de respuestas, almacenamiento y finaliza con la certificación y
destrucción del material de examen de acuerdo con los requerimientos
establecidos en los anexos técnicos contractuales.

Inicia con el monitoreo de la aplicación del examen y finaliza con la

generación y envió del informe administrativo para la depuración de las
novedades de lectura.
 Inicia con la recepción de la base de datos de armado y el reporte digital
del informe del delegado, comprende el análisis de ítems dudosos, análisis
de copia, generación de insumos estadísticos, el análisis de ítems, el
desarrollo del comité de análisis de ítems, la formalización de las
decisiones, el registro final de las decisiones en el módulo HTML y finaliza
con la notificación de las partes interesadas.

Inicia con la depuración del string de respuestas y finaliza con la validación

de la coherencia del String de respuestas para entrega para calificación.

Este procedimiento inicia con la planeación de actividades por cronograma,

y finaliza con la entrega de base de datos
con la asignación de puntajes, la generación de agregados y reportes de
resultados.

Comprende la definición de las especificaciones de diseño y metodología

de codificación, la elaboración de la guía de codificación, recepción de las
imágenes, cargue en la plataforma, codificación de las respuestas y entrega
de la base de datos a la Subdirección de Estadísticas.

Inicia con la validación de los datos entregados al proceso y finaliza con la

publicación de los resultados en el portal web destinado para tal fin.

Inicia con la reunión para realizar un balance y formular el cronograma de

divulgación del Icfes, incluye el diseño de las estrategias de divulgación
finaliza con el cierre del plan anual de divulgación.

Inicia con la solicitud de análisis, incluye las etapas de revisión de

antecedentes y/o biografía, análisis y procesamiento de datos, generación
de análisis agregados y finaliza con la aprobación del producto final y la
definición de la estrategia de divulgación y/o publicación.

Inicia con presentar términos de referencia y termina con gestionar la

socialización de la investigación.

Inicia con establecer las potenciales temáticas para los eventos y termina
con el análisis de los resultados de la encuesta de satisfacción de los
mismos.
 Inicia con la definición de las líneas de investigación relevantes en calidad
de la educación, teniendo en cuenta la información existente, el estado del
arte en cada una de las líneas propuestas y su pertinencia en el ámbito
nacional. La definición de la pertinencia de la investigación, incluye el
planteamiento de metodologías y el desarrollo del estudio y finaliza con la
publicación de un informe o artículo de investigación.

Inicia con la generación de una vacante en la planta de personal, debida al

retiro de un funcionario, acorde con las causales establecidas por la
normatividad vigente. Frente a dicha situación, se efectúa el reclutamiento
de hojas de vida, acreditación y evaluación de requisitos y competencias,
selección, vinculación y, por último, finaliza con la realización de la
inducción y su posterior evaluación del desempeño laboral.

Inicia con la definición de los compromisos comportamentales y laborales

de la evaluación de desempeño o los acuerdos de gestión, según sea el
caso, para la vigencia y finaliza con la calificación por parte del jefe
inmediato y entrega del formato debidamente diligenciado en la
Subdirección de Talento Humano, para ser archivado en la historia laboral.
Este procedimiento se enmarca en la Ruta de la Calidad de MIPG.

Inicia con la identificación de necesidades de estímulos e incentivos y

finaliza con la elaboración de informes de los programas de talento
humano.

El procedimiento inicia con la solicitud a las unidades de gestión de las

necesidades de capacitación y finaliza con la evaluación del impacto que ha
tenido la capacitación sobre el desempeño de los servidores públicos
asistentes.

Inicia con la recepción, radicación y verificación de novedades y de los

documentos soporte y finaliza con la entrega de la nómina completa al área
de Tesorería para su pago oportuno.

Este procedimiento tiene alcance a todas las actividades que realicen los
colaboradores al servicio del Instituto Colombiano para la Evaluación de la
Educación – Icfes. Inicia con la identificados de los peligros a los que están
expuestos los colaboradores hasta la implementación y seguimiento a los
controles establecidos.
 Aplica a todos los funcionarios del Icfes independientemente de su forma
de contratación. Inicia con la recolección y análisis de la información,
termina con la definición de prioridades de control e intervención.

Inicia con la identificación del tipo de requerimiento, continua con el

ingreso de nuevos activos al inventario y finaliza con la validación de cortes
en el ERP.

Inicia con el reporte del siniestro y termina con gestionar indemnización

con aseguradora ordenar la baja del Activo

Inicia con la solicitud del PAZ Y SALVO POR CONCEPTO DE BIENES (001) =
GAB-FT004 a través de mesa de ayuda y finaliza con el envió de la copia
debidamente legalizada a la Subdirección de Talento Humano.

El procedimiento inicia con la realización y entrega por parte del área que
requiere la contratación de los estudios previos y de mercado, continua con
la firma del acta de inicio y finaliza con la entrega del expediente
contractual al archivo de gestión.

El procedimiento inicia con la recepción de la necesidad del área usuaria y

finaliza con la comunicación de la solución al área solicitante en el caso que
se requiera.

Inicia con el desarrollo de las actividades propias de la supervisión o

interventoría, continua con la identificación de modificaciones, prorrogas o
adiciones y finaliza con el cierre o liquidación de los expedientes
contractuales.

Inicia con la identificación de aspectos ambientales significativos derivados

de las actividades desarrolladas por el Instituto, continua con la valoración
de estos en la matriz definida y finaliza con el desarrollo de planes y
acciones para mitigar el impacto.

El procedimiento inicia con la elaboración de la solicitud de asignación y

préstamo de equipos celulares por parte del área solicitante, continua con
la verificación de disponibilidad de equipos celulares, movimientos en el
ERP y la entrega física al solicitante por parte del técnico administrativo de
activos e inventarios, y finaliza con la devolución y reintegro física y en el
ERP.
 El procedimiento inicia con solicitud del registro presupuestal por parte
Profesional de Abastecimiento asignado al proceso, y finaliza con la
elaboración del acta de aprobación de garantías (cuando aplique) y la
comunicación de la designación de supervisor.

El procedimiento inicia con la elaboración de los documentos de la etapa de

planeación de la contratación por parte del área solicitante, continúa con la
entrega de la solicitud con todos los soportes en el expediente a la
Subdirección de Abastecimiento y Servicios Generales y finaliza con el
perfeccionamiento del contrato, esto es el acuerdo de voluntades entre las
partes.

Inicia con la recepción de la resolución del CONFIS, la cual aprueba el

presupuesto de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, con
dicha aprobación, se realiza la resolución interna de desagregación del
presupuesto de ingresos y gastos para el Icfes; de manera paralela se carga
el presupuesto en el sistema administrativo y financiero distribuido por
áreas. Por último y conforme al artículo No. 19 del Decreto 115 de 1996, se
realiza la refrendación del presupuesto ante la Junta Directiva del Icfes,
antes del 01 de febrero de cada año.

Inicia con la consulta de la información a través de la plataforma bancaria,

recepción de la información del operador financiero, incluye, cruce entre
movimientos, ajustes del caso en transacciones, validación de transacciones
con reclamos, y finaliza con la validación de las transacciones de ingreso y
cargue en el sistema por cada concepto de recaudo

Inicia con la recepción de las cuentas por pagar generadas por las
diferentes unidades de gestión del Instituto, incluye los pasos necesarios
para realizar el pago de los compromisos adquiridos por la entidad y
termina con el pago de las obligaciones adquiridas y a su vez con la
legalización de los anticipos.

Inicia con la identificación y reconocimiento de las transacciones de la

entidad y termina con la generación y presentación de estados financieros
con sus notas, reportes a entidades de control de orden contable y
tributario.

Inicia desde la solicitud de facturación, recepción de soportes, emisión y

entrega de factura, hasta el registro del pago de la factura.
 Inicia con la elaboración del flujo de caja, proyectando los ingresos y
egresos futuros para conocer la disponibilidad o necesidades de recursos
dadas las proyecciones analizadas. Incluye (i) el análisis de requerimientos
de liquidez para atender la gestión institucional; (ii) la inversión de
excedentes, estudiando las opciones más viables en el mercado para
invertir recursos. Finalmente se estipula el procedimiento del envío de
informes a los entes externos.

Inicia con la identificación de la ubicación de la infraestructura

(computadores propios y/o alquilados, equipos de Red), comprende la
planeación de los mantenimientos preventivos, las actividades de
monitoreo para los equipos que lo requieran, detección y corrección de
anomalías y la ejecución del plan de mantenimientos.

El procedimiento inicia con la comunicación y recepción de solicitudes e

incidentes por Mesa de Servicio, continua con la resolución de las mismas y
termina con el seguimiento de las metas establecidas.

Inicia con la identificación de necesidades de hardware y software, incluye

la adquisición renovación y/o contratación como servicio de licencias y
equipos a través de la ejecución del plan de compras, y finaliza con la
instalación del hardware o software, si se trata de una nueva adquisición.

Conservar, restaurar y recuperar la información de los usuarios en los

sistemas de información excepto el correo electrónico, para su
disponibilidad en caso de errores de medios, de usuario, de hardware,
desastres naturales o si se desea regresar a un punto anterior en el tiempo
por labores rutinarias de administración o requerimientos gubernamentales
y para contar con un inventario actualizado de medios magnéticos y llevar
el control de la ubicación física de los mismos.

Este procedimiento aplica para todos los activos de información,

independientemente de su tipo o medio en que se encuentren
almacenados, que puedan verse afectados por eventos o incidentes de
seguridad de la información como: inaccesibilidad, acceso no autorizado,
robo, intercepciones, daños físicos o lógicos, no disponibilidad o cualquier
uso no autorizado descritos dentro de las diferentes políticas del Sistema de
Gestión de la Seguridad de la Información publicadas en el Sistema
Integrado de Gestión Integral - SGI o violaciones a la Ley N°. 1273 de 2009
“Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien
jurídico tutelado - denominado de la protección de la información y de los
datos’- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las
tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras
disposiciones”.
 Aplica para todos los procesos del Icfes, inicia con la solicitud del
levantamiento y/o actualización del registro de activos de información y
termina con la publicación de los instrumentos de información pública,
comprende el Registro de Activos de Información, el Esquema de
Publicación de Información y el Índice de Información Clasificada y
Reservada.

El procedimiento inicia con una necesidad de actualización de información

bajo un requerimiento de creación o modificación de estructuras de datos
de las diferentes áreas del instituto que presentan la solicitud de
actualización, continúa con la aprobación y ejecución de las actividades por
el responsable de la misma, y finaliza con la entrega del ambiente al área
que realizó la petición.

Inicia con la ejecución del proceso de cargue en la bodega de datos,

continúa con la detección y gestión de errores y finaliza con el registro en
bitácora del seguimiento del proceso y sus incidentes.
Inicia con la identificación de necesidades de software, incluye el análisis a
los requerimientos y culmina con la puesta en producción.

Este proceso inicia con la identificación de necesidades tecnológicas del

Icfes y termina con la consolidación de soluciones aprobadas. Incluye la
evaluación de alternativas y la definición de soluciones y su alcance.

Inicia con la elaboración del Project Charter, y finaliza con la Aprobar cierre
de proyecto en Herramienta de Gestión de Proyectos.

Inicia con el Análisis de Impacto al Negocio (BIA), continua con la

identificación y selección de las estrategias del Plan de Continuidad de TI y
los ejercicios de prueba, finaliza con el mantenimiento del Plan de
Continuidad de TI lo anterior relacionando con los escenarios de
interrupción total del centro datos principal.

Este procedimiento aplica para todas las solicitudes de acceso a los

recursos tecnológicos que soportan los servicios de TI, inicia con el análisis
del ticket de solicitud de acceso, la revisión del formato y finaliza con la
notificación de la actividad realizada y cierre del caso en la mesa de
servicios.

Inicia con realizar el diagnóstico del nivel de madurez que se tiene en el

Instituto en cuánto a la administración de los datos y termina con la
socialización de los cambios que se genera por el análisis de brechas.

Inicia con una solicitud de los usuarios sobre un requerimiento de

información y termina con el seguimiento que se hace al plan de trabajo
que se instaura para cumplir con la solicitud.
El procedimiento inicia con una necesidad de gestión sobre las unidades de
información en la que se define el plan de
trabajo, finalizando con la ejecución y seguimiento de este.

Inicia con el establecimiento de los lineamientos generales y finaliza con la

validación de la vigencia cuatrienal y, dado el caso, la definición de los
elementos del PETI que requieren ser ajustados.

Inicia con la recepción y análisis del requerimiento y finaliza con la

evaluación del nivel de madurez y propuesta de iniciativas de mejora al
ejercicio de Arquitectura Empresarial.

Inicia con el análisis del origen del proceso judicial, para recibir la
notificación o hacer la presentación de una demanda; Continua con la
atención y supervisión de todas las etapas del proceso y finaliza con el
cumplimiento de la providencia ejecutoriada y su archivo definitivo.

Inicia con la recepción y asignación de la solicitud de conciliación o

cualquiera otro mecanismo de solución de conflictos, de los establecidos en
la Ley; contempla el estudio y análisis de la propuesta, y finaliza con el
archivo del expediente.

Inicia con la notificación de la acción de tutela; contempla el estudio y

análisis del caso, continúa con los requerimientos de información e insumos
a las áreas misionales, prosigue con la proyección de la respuesta, revisión y
firma del jefe de la Oficina Asesora Jurídica y finaliza con el fallo. En caso
que el fallo sea desfavorable a los intereses del Instituto y los argumentos
esgrimidos por el Despacho Judicial no sean de recibo para el Icfes el
trámite culminará con la impugnación de la sentencia y por último el
archivo del expediente.

Inicia con la recepción de informe la solicitud o actas de anulación continúa

con la apertura de la actuación administrativa sancionatoria para
determinar la ocurrencia o no de la falta o conducta prohibida investigada,
para luego de llevar el proceso tomar la decisión de ratificación de la
anulación del examen, la invalidación de resultados, la inhabilidad para
presentar exámenes de Estado o la absolución del investigado, finalizando
con el archivo del expediente.

Inicia con la presentación de una solicitud interna o externa a la Oficina

Asesora Jurídica; Continúa con el reparto y estudio de la misma y culmina
con la emisión de un concepto respuesta o acto administrativo en respuesta
a la necesidad planteada.

Inicia con la etapa de recepción de los documentos físicos en la unidad de

correspondencia y finaliza con la entrega al canal de distribución del área
correspondiente.
Inicia con la recepción de la comunicación oficial interna o de entrada en la
bandeja de tareas del canal de distribución del SGD y finaliza con el archivo
de la comunicación oficial interna o de entrada en el expediente virtual
correspondiente.

Inicia con la identificación del tipo de comunicación oficial a generar y

finaliza con la entrega de comunicaciones oficiales de salida para el
despacho o con la reasignación al usuario correspondiente del tramite, y
anexo de los soportes en el SGD.

Describir las actividades necesarias para el despacho de comunicaciones

oficiales de salida, con el fin de proporcionar uniformidad en todas las
áreas usuarias del instituto.

Inicia con la solicitud de anulación por parte del usuario del SGD al canal de
distribución y finaliza con
la anulación del radicado por parte del administrador del sistema.

Inicia con la etapa de solicitud de creación de expedientes por parte de los

usuarios del SGD y finaliza con la divulgación del nombre y número del
expediente creado por parte del canal de distribución a los involucrados del
área.

Inicia con la recepción de PQRs, a través de los diferentes canales de

atención; continua con el análisis y respuesta oportuna y termina con la
medición de la satisfacción del ciudadano.

Inicia con la recepción de documentos a través del Sistema de Gestión

Documental y finaliza con el cargue de soporte de envío en dicho sistema.

Inicia con la determinación del Sistema de gestión a auditar y finaliza con la

entrega del informe final de auditoría, base para elaboración de Planes de
Mejoramiento.

El procedimiento aplica a todos los procesos y proyectos que se encuentran

en el plan de auditorías de la vigencia en curso, y aquellos otros que por
solicitud del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno se
haga necesario evaluar. Contempla las actividades de planeación,
ejecución, cierre de la auditoria y finaliza con la emisión del Informe Final
base para formulación del Plan de Mejoramiento.
 Verificar los valores en efectivo, los documentos que respaldan los gastos
de la caja menor, registro de los movimientos de la caja, movimientos
bancarios y extracto, y emisión de informe final.

Inicia con la inclusión de Seguimientos e Informes de Ley en el Plan Anual

de Auditorías de la Oficina de Control Interno para la vigencia y culmina con
la entrega del informe.

Inicia con el diligenciamiento de los formatos y documentos electrónicos

por parte del área misional o de apoyo, el acompañamiento de la Oficina de
Control Interno (en adelante “OCI”) y finaliza con la obtención de la
certificación del cargue de la información requerida.

Este procedimiento inicia con la recepción de las solicitudes y/o

requerimientos realizados por los organismos de control externos y termina
con la entrega de la información requerida por el ente externo de control o
con el reporte del incumplimiento en la entrega, en caso de que el área
responsable no prepare respuesta alguna.

Este procedimiento inicia con la elaboración de la propuesta del Plan Anual

de Auditoría que incluye la formulación de actividades a desarrollar por
parte de la Oficina de Control Interno para la vigencia, la presentación del
Plan Anual de Auditoría al Comité Institucional de Coordinación de Control
Interno para su estudio y aprobación, hasta la presentación al Comité
Institucional de Coordinación de Control Interno los cambios acaecidos y el
cumplimiento y avance del Plan Anual de Auditoría.

Inicia con la revisión de la normatividad vigente del Índice de Transparencia

y Acceso a la Información – ITA, y finaliza con el archivo del certificado de
transmisión de información ITA.