TITULO: INSTRUCTIVO DEL MAPEO “DOCUMENTACIÒN DE

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CÓDIGO: FECHA DE EMISIÓN:

Procedimiento:
1. Email inicial
Es el correo electrónico que le hace llegar la analista de almacén a Compras Internacionales,
enviando las órdenes de compra que necesita surtir.

2. Formato Análisis de Compras

Corresponde al formato de Excel donde manejan las existencias de cada uno de los productos, el
cual debe de ser revisado por el área de compras, para verificar las existencias y proceder o no
con la solitud de orden de compra.

3. Orden de compra
Ya que se autoriza que la orden de compra puede proceder, se genera la orden de compra en
Sistema Comercial con la Equivalencia, esto quiere decir, con el nombre con el que el proveedor
conoce el producto.

4. Confirmación proveedor
La orden de compra con equivalencias, se hace llegar al proveedor en espera de la confirmación
de recepción de la misma.

5. Documentación
Los siguientes documentos son muy importantes pues son necesarios para proceder con la
importación, así que cada uno de ellos, deben de ser guardados en carpeta correspondiente al
pedimento.

6. Lista de empaque
Una vez listo el producto, el proveedor hace llegar lista de empaque, con el metraje o piezas
surtido de los modelos solicitados.

7. Factura comercial
Una vez enviada la lista de empaque y habiendo sido revisada, el proveedor hace llegar factura
final, por las mismas cantidades que presentaba en la lista de empaque. Algunas veces viene
cobrado algún flete extra.

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ

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Fernanda Enríquez Gregorio Orozco Oscar González
Auxiliar Contable Consultor Balanced Process Director Administrativo
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8. Comprobante de pago
Una vez revisada la factura del proveedor y no encontrando errores, se procede con el pago de la
misma, y ya pagada se le hace llegar comprobante de pago.
Para poder proceder con el pago, debe de ser autorizada por la Jefa de Contabilidad. Proceder
con el paso 19.

9. Solicitud de transporte Marítimo y Contenedor

Formato que se debe de llenar para solicitar contenedor, con los datos del Proveedor
internacional, No. de factura, BL y tamaño necesario de contenedor, esto se realiza una vez la
mercancía se encuentra fabricada. Llenada esta solicitud, se hace llegar al forwarder.

10. Previo de empresa

El previo en origen, es la revisión que realiza el agente aduanal, donde corrobora que los
materiales indicados en la lista de empaque, verdaderamente es lo que se embarcará, se revisan
cantidades, colores y modelos solicitados, toda la información a detalle de lo que se importará,
para que toda la documentación sea de acuerdo al material en contenedor y evitar posibles
problemas.

11. BL Draft
El BL Draft es una versión preliminar, es un documento aproximado y puede ser editado. Se
usa como muestra para confirmar el BL Master. Normalmente, se prepara en el lugar de
origen que es desde donde se importa la carga.
Se deben de verificar los detalles del draft y una vez que se esté satisfecho se confirma
al agente aduanal para proceder con el Master.

12. Seguro del contenedor

Se debe de contratar un seguro para el contenedor desde el momento que comenzará a viajar.
Se debe de llenar formato de solicitud de seguro, para identificar el origen y el destino, así como
el costo de la carga, ya que el proveedor de seguros envío cotización de seguro, debe de ser
proporcionada para autorización a la jefa de Contabilidad. Proceder con el paso 19.

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13. BL Master
Una vez que zarpe el buque con la mercancía a bordo, se recibirá el juego completo BL Master.
Contiene los detalles de la carga como tipo, dimensión, peso, nombre del destinatario y
consignatario, puerto origen, puerto de descarga, etc.

14. Factura Marítima

Factura generada por el Forwarder, en la cual se cobra el maniobraje y el flete marítimo de
origen a puerto destino. Debe de ser proporcionada para autorización a la jefa de Contabilidad.
Proceder con el paso 19.

15. Solicitud de anticipo

Una vez llegado el contenedor a puerto se solicita al agente aduanal, el cálculo de
impuestos o solicitud de anticipo, por los gastos generados durante la importación. Debe
de ser proporcionada para autorización a la jefa de Contabilidad. Proceder con el paso 19.

16. Transporte terrestre

Una vez elegida la empresa de transporte terrestre que se hará cargo del manejo del contenedor
de planta, se solicita factura por el servicio brindado. Debe de ser proporcionada para
autorización a la jefa de Contabilidad. Proceder con el paso 19.

17. Conciliación cierre de pedimento

Se revisa los gastos generados y documentación recabada, para solicitar los faltantes que
pudieran existir.

18. Recabar documentación

Se recaban todos los documentos generados en la importación y se solicita al agente aduanal
facturas de los gastos solventados por él. Por política se deben de archivar los documentos de
importación por proveedor y pedimento.
De los gastos enviados por el agente aduanal, por política se debe de enviar una copia a jefa de
contabilidad para la obtención de costos de la materia.

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19. Aprobación de facturas para pago

Cada una de las facturas o anticipos que deben de pagarse, por política, deben de ser pasaos por
primera instancia, por la jefa de Contabilidad, quien se asegurará de que efectivamente se
encuentre autorizado por alguno de los directivos o que el documento no tiene ningún error (en
caso de facturas) para proceder con el pago.

20. Pago de facturas

Una vez que la jefa de contabilidad sello el documento, se pasa al área de CxP, quien, por
política, debe de verificar que el documento se encuentre sellado y autorizado para poder
proceder con la transacción y hacer llegar el comprobante al área solicitante.

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Auxiliar Contable Consultor Balanced Process Director Administrativo