Trabajo de Ingeniería Clínica

Edwin Gustavo Reyes Barajas

UMB
2019

1. Selección de proveedores

 Identificación de posibles proveedores

Esta constituye la primera etapa para la selección de proveedores cuyo propósito es establecer una
lista de las empresas que fabrican los diferentes productos acordes a las necesidades de las
organizaciones para solicitarles información de la empresa. Una vez se tiene la información de los
proveedores, se procede a la selección de los más adecuados, tomando en cuenta los criterios
seleccionados para poder reducir la cantidad de proveedores. Un punto recomendable es no tener a
un solo proveedor, debido a que si esta falla la organización no se queda desabastecida.
Dependiendo de la etapa en la que se encuentre la organización, así se hará el tipo de búsqueda de
proveedores (Ver Figura1).

 Selección de proveedores

Involucra una búsqueda exhaustiva de todos los posibles proveedores y se deben eliminar uno a uno
conforme a la lista de criterios y diversas consideraciones, hasta reducir a unos pocos a los cuales
se les solicitará una cotización. Se recomienda seguir un esquema como el siguiente (ver figura 2).
 Descripción del proceso de selección
 Búsqueda de Información Es aquí donde se toma en cuenta todas las fuentes de información
existentes para poder localizar dichas empresas. Entre éstas sitios web, recomendaciones,
prensas, directorios telefónicos, etc.

 Solicitud de Información Teniendo lista una recopilación de los posibles proveedores se inicia
el contacto directo o vía telefónica para solicitar citas con encargados de ventas o enviar
correspondencia solicitando la información necesaria para nuestra selección de proveedores
según los siguientes aspectos:
 Evaluación y selección del proveedor En este punto, se recomienda elaborar una ficha por
proveedor, una base de datos y un cuadro comparativo de las condiciones de compra y sus
características, de esta forma se puede tomar una decisión de manera más fácil para que el
proveedor forme parte del panel de posibles proveedores de la organización.

 Cumplimiento de Expectativas En este momento verifica el encargado de compras si cumple

las expectativas el proveedor en cuanto a los criterios solicitados por la organización es ahí
donde pasa a formar parte en el registro en la base de datos de los posibles proveedores ya
que es el momento de la decisión en la cual se termina la información del proveedor si no
cumple las expectativas o pasa al proceso de registro de proveedores para seleccionar al
que más conviene.

 Registro de Proveedores y elección de los más convenientes Se coloca en la tarjeta del

proveedor los puntos evaluados y en los cuales la organización está conforme con la
información obtenida y se eligen los proveedores que nos pueden suministrar pueden ser
mínimo 3 dependiendo del producto o servicio que necesitemos.

 Creación de Base de Datos Es la parte en la que tomamos la información de los proveedores

seleccionados para completar con datos de empresa, productos que suministra, etc.
 2. Evaluación y revaluación de proveedores
Entenderemos como proceso de evaluación de proveedores, al seguimiento del comportamiento en
el tiempo de nuestros proveedores críticos, conforme al cumplimiento de los criterios de evaluación,
a todo proveedor con Orden de Compra y/o Contrato efectivo en el periodo de evaluación, La
evaluación se diferencia en los criterios a evaluar para el caso de productos o servicios, y en ambos
casos el proceso se realizara anualmente (año vencido, comenzando el primer trimestre).
Las evaluaciones realizadas a los proveedores, consideran criterios específicos como calidad,
precio, tiempo de respuesta, etc. Estos criterios se evalúan en una escala de 0 a 4, donde el 4 es el
máximo posible y 0 el menor valor posible, como ejemplo se presenta la siguiente descripción
general:

REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Entenderemos como proceso de reevaluación de proveedores, al seguimiento posterior a la etapa

de evaluación de proveedores, mejorando continuamente la prestación de los servicios de nuestros
proveedores, en este sentido, el sistema de Evaluación de Proveedores, estará abierto, permitiendo
la mejora del desempeño del Proveedor.

3. Seguimiento a los proveedores

Se realiza el seguimiento de los proveedores aprobados, con el propósito de comprobar que éstos
siguen manteniendo el nivel de calidad requerido. Los proveedores aprobados serán sometidos a un
seguimiento sobre la base de los registros de la calidad resultantes de la inspección de recepción de
los productos que suministran y a los informes de no conformidades que hayan originado al respecto.
Se reflejará la anomalía en la ficha de cada proveedor con la siguiente información:

 Nº de albarán de cada pedido.

 Identificación del artículo
 Descripción de la anomalía, la fecha de la anomalía
 Nº del informe de no Conformidad generado.

Se realizará un seguimiento continuo del proveedor, anotando las incidencias y estudiando la

necesidad de abrir un informe de no conformidad. Si alguna anomalía/incidencia provoca la
reclamación de un cliente, ésta generará inmediatamente un INC, pudiéndose incluso desaprobarse
al proveedor. A final del año, en la revisión del sistema por la dirección, las incidencias serán
analizadas conjuntamente con los departamentos de obra y dirección técnica.

Cuando se especifique en el contrato, los clientes o sus representantes tendrán derecho a verificar
en nuestros locales y en los del proveedor que el producto subcontratado está conforme con los
requisitos especificados. Esta verificación no exime de someter a dicho producto a los controles
establecidos en nuestra empresa.

4. Aspectos a tener en cuenta en contrato de mantenimiento

 Objeto: EL (LA) CONTRATISTA se compromete con LA CONTRATANTE a prestar los

servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de los siguientes bienes o equipos: (Incluir
los bienes o equipos a los cuales se les hará mantenimiento) 1”, conforme a la propuesta
comercial presentada el de de , en las instalaciones de LA
CONTRATANTE.

 Valor: el valor estimado del contrato es la suma de (Escriba el valor en letras) $ Escriba el
valor en números) incluidos el Impuesto al Valor Agregado –IVA- (cuando aplica) y demás
impuestos y gastos que se ocasionen o puedan ocasionar.
 Parágrafo: Los precios establecidos son firmes y no sujetos a reajuste por causa alguna.
Incluyen todos los costos de los productos, gastos de nacionalización, aranceles, instalación
y capacitación.

 Forma de pago: LA CONTRATANTE pagará a EL(LA) CONTRATISTA el valor del contrato

de acuerdo a su disponibilidad presupuestal y de la siguiente forma:
El pago total de los equipos objeto de este contrato, se producirá previa presentación de la factura
y/o cuenta de cobro, y del recibo a satisfacción de la Contratante. 2

1
Incluir la descripción de los bienes muebles con, referencia y características generales a los que se les brindara
mantenimiento o los servicios específicos que prestará el contratista
2
Los pagos se pueden estipular así: A) Total: cancelación completa del valor del contrato, una vez éste haya Finalizado, B)
Pago mediante Actas parciales: a medida que se cumpla con las actividades, y se hacen entregas parciales por parte del
contratista. C) Con anticipo: cuando la Universidad paga total o parcialmente un porcentaje antes del inicio del contrato y el
restante durante o al final del mismo; siempre que hay anticipo deber exigirse garantía de anticipo
  Apropiaciones presupuestales: LA CONTRATANTE atenderá el pago del presente
contrato con cargo al centro gestor , según Certificado de Disponibilidad Presupuestal
, del de . Se estipula expresamente que la entrega de las sumas de dinero
a que se obliga LA CONTRATANTE, se subordinará a las apropiaciones que de las mismas
se hagan en el presupuesto.

 Duración o plazo. El plazo del contrato será (Incluir el tiempo estimado de entrega de los
equipos 3 contados a partir de 4 establecido en el presente contrato.

 Lugar de entrega: EL (LA) CONTRATISTA entregará debidamente instalados y

funcionando los bienes objeto de este contrato, a plena satisfacción de LA CONTRATANTE,
de acuerdo con las recomendaciones del fabricante, en la ciudad de , específicamente
en el lugar indicado por LA CONTRATANTE.

 Garantías5: EL (LA) CONTRATISTA, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones

que en virtud del contrato adquiere, tomará póliza(s) de seguro a favor de LA
CONTRATANTE, con las siguientes condiciones básicas:

1) ☐Cumplimiento: por una cuantía equivalente al quince por ciento (15%) del valor del
contrato. La vigencia será igual a su duración y cuatro (4) meses más.
2) ☐Salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales: por una cuantía
equivalente al siete por ciento (7%) del valor del contrato. La vigencia será igual a la duración
del contrato y tres (3) años más.
3) ☐Calidad del servicio. Por una cuantía equivalente al quince por ciento (15%) del valor del
contrato. La vigencia será igual a la duración del contrato y cuatro (4) meses más.
4) ☐Responsabilidad civil extracontractual: Por una cuantía equivalente al quince por ciento
(15%) del valor del contrato. La vigencia será igual a la duración del contrato, en esta póliza,
la Universidad deberá figurar como asegurada y beneficiaria adicional.

5. Anulación de contrato de un proveedor

Para cancelar a un proveedor cuyos servicios ya no son necesarios, podemos valernos de vías
como:
  Aplicación de la cláusula de recisión.
 Comprobando que las condiciones del servicio no se aplican.
 Apelando por la “frustración del propósito”.

Las cláusulas de recisión, generalmente se estipulan en contratos de servicios de largo plazo,

estas brindan los pasos necesarios para dar por terminada la relación comercial, debemos tener
cuidado con cargos implícitos o multas de culminación anticipada.

Un vínculo comercial o de suministro de un servicio, se puede dar por culminado si el proveedor

incumple con las condiciones fijadas. En ese caso se debe actuar de inmediato y hacer cumplir
nuestros derechos. Siempre busca dejar constancia por escrito de tus quejas o reclamos.

Cuando la necesidad detrás del vínculo comercial desaparece, estamos ante una frustración del
propósito. Para apelar a esta razón debe haber un propósito claro enunciado en un contrato que
ambas partes deben conocer.