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1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Establecer los lineamientos para la gestión del mantenimiento preventivo (incluye el predictivo) y correctivo de los equipos de
los laboratorios de la Universidad Nacional de Colombia.

ALCANCE: Aplica para el mantenimiento preventivo y/o correctivo de todos los equipos de los laboratorios, desde el momento de su
adquisición hasta que el equipo es dado de baja.

DEFINICIONES:
1. Mantenimiento: combinación de todas las acciones técnicas, administrativas y de gestión realizadas durante el ciclo de vida de un
elemento, destinadas a conservarlo o devolverlo a un estado en el cual pueda desarrollar la función requerida". (Norma UNE-EN
13306:2011)
2. Mantenimiento correctivo: mantenimiento que se realiza después del reconocimiento de una avería y que está destinado a poner a un
elemento en un estado en que pueda realizar una función requerida. [Norma UNE-EN-13306]
3. Mantenimiento preventivo: es el que se realiza a intervalos predeterminados o de acuerdo con criterios establecidos, y que está
destinado a reducir la probabilidad de fallo o la degradación del funcionamiento de un elemento. [Norma UNE-EN-13306: 2011.
Mantenimiento. Terminología del mantenimiento].
4. Equipo: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan para realizar operaciones tecnológicas o mediciones.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
1. Norma NTC/GP 1000:2009/ Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
2. Norma NTC ISO/IEC 17025:2005/Cor 1:2006 Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración.
3. Norma NTC ISO 9001:2008 / Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos.
4. Norma NTC ISO 15189:2014 Laboratorios clínicos. Requisitos Generales para la Calidad y la Competencia.
5. Resolución 01445 del 8 de mayo del 2006. Por la cual se definen las funciones de la Entidad Acreditadora y se adoptan otras
disposiciones. Manual de Estándares de Acreditación para los Laboratorios Clínicos.
6. Manuales de operación de equipos. Instrucciones de mantenimiento del fabricante.
7. Instructivo para el uso de aplicativo para la gestión del mantenimiento de equipos y gestión metrológica en el sistema HERMES.
8. Políticas del Sistema Nacional de Laboratorios de la Universidad Nacional de Colombia.
9. Políticas vigentes de Gestión Ambiental de la Universidad. Nacional de Colombia.
10. Políticas vigentes de Seguridad y Salud Ocupacional de la Universidad. Nacional de Colombia.
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11. Resolución RG 015 de 2012 de Rectoría. Por la cual se reglamenta la adquisición, instalación y sostenibilidad de equipos de
investigación en la Universidad Nacional de Colombia.
12. Manual de Convenios y Contratos de la Universidad Nacional de Colombia.
13. Macroproceso Gestión Administrativa y Financiera. Documentos relacionados con la gestión de los proveedores y la gestión de
equipos.

CONDICIONES GENERALES:
1. Es responsabilidad de cada coordinador de laboratorio establecer anualmente los planes de mantenimiento de los equipos a su cargo
y gestionar los recursos requeridos.
2. Es responsabilidad de cada coordinador de laboratorio hacer cumplir el Reglamento de los Laboratorios, las disposiciones
relacionadas con la seguridad y salud en el trabajo; y con la gestión ambiental durante todas las actividades relacionadas con la
gestión del laboratorio, incluyendo los mantenimientos realizados en sitio.
3. El personal interno a cargo del mantenimiento debe tener un entrenamiento formal para realizar dichas actividades.
4. El personal que utiliza los equipos debe haber sido entrenado en la operación segura de las mismos, reconocer su mal funcionamiento
y conocer cómo gestionar un mantenimiento.
5. Todos los equipos utilizados en los ensayos clínicos deben ser descontaminados antes de su mantenimiento. Los equipos de los
laboratorios clínicos que son reparados, cuentan con un proceso de descontaminación previo a su uso, si la situación lo amerita. En el
caso de los equipos de los otros tipos de laboratorios, esta descontaminación se hará a criterio del encargado del equipo.
6. Es responsabilidad de cada coordinador de laboratorio para los ensayos que están acreditados garantizar que las instrucciones
actualizadas sobre el uso y mantenimiento de los equipos esté disponible para ser utilizada por el personal de laboratorios.
7. Es responsabilidad de los líderes del sistema de los diferentes niveles, gestionar la consecución de los recursos necesarios para
garantizar la ejecución de los programas de mantenimiento y de las reparaciones requeridas cuando se presentan fallas o daños en los
equipos.
8. Es competencia del responsable del equipo velar por el uso adecuado y buen funcionamiento de éste y reportar las fallas o daños en
los equipos al coordinador del laboratorio en el momento en el que se presentan. Los equipos del laboratorio se deben mantener en
condiciones de trabajo seguras y en adecuado estado de funcionamiento.
9. Anualmente la Dirección Nacional de Investigación y Laboratorios, solicita un informe a las Direcciones de Laboratorios de Sede y
coordinaciones de laboratorios de Sede de presencia nacional, sobre el seguimiento al cumplimiento de los planes de mantenimiento
formulados, su eficacia y eficiencia por cada uno de los laboratorios y las acciones implementadas de acuerdo al procedimiento
establecido.
10. Es responsabilidad del coordinador del laboratorio, hacer el levantamiento de las hojas de vida de los equipos y su correspondiente
registro y seguimiento en el Sistema de Información Hermes.
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2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO

RESPONSABLE SISTEMAS DE
DOCUMENTOS
DEPENDENCIA CARGO O INFORMACIÓN
ID ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Y/O
O UNIDAD DE PUESTO DE O
REGISTROS
GESTIÓN TRABAJO APLICATIVOS
El coordinador de laboratorio o
encargado, junto con su equipo de
trabajo, define fechas y frecuencias para
el mantenimiento preventivo de los
equipos del laboratorio, de acuerdo con
las recomendaciones establecidas en
Sistema de
los manuales de operación expedidos
Información
Elaborar por los fabricantes y a la frecuencia de Programa de
Coordinador Hermes (módulo
programa de uso entre otras, registrando esta mantenimiento
1. Laboratorio de Laboratorio de
mantenimiento información junto con el costo preventivo
o encargado mantenimiento)-
preventivo aproximado en el módulo de
Archivo del
mantenimiento del aplicativo HERMES o
laboratorio
en archivo físico del laboratorio.
En caso que el mantenimiento deba
realizarse por proveedores externos se
hace una estimación del presupuesto
requerido con base en cotizaciones
solicitadas a estos proveedores.
El coordinador del laboratorio o Dirección de
encargado revisa si en la Sede se Laboratorios de
presta el servicio de mantenimiento Sede o
Definir quién
requerido por el laboratorio, para lo cual coordinación de Coordinador Acta
realiza el
2. se realiza el correspondiente trámite laboratorios en de Laboratorio Documento
mantenimiento
administrativo para acceder al mismo; e las Sedes de o encargado Oficio
preventivo
informa a quien tenga la autoridad para Presencia
la disposición de este recurso. En caso Nacional
de que la Universidad no preste este
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servicio se continúa con la actividad 3.

El coordinador del laboratorio revisa la Coordinador de
base de datos de proveedores Laboratorio o
autorizados (oficinas financieras de encargado, el
cada sede) para el servicio de Departamento,
Definir proveedor
mantenimiento requerido por el Dirección de
externo del Oficio
3. laboratorio. Si existe proveedor Instituto,
mantenimiento cotización
aprobado solicita una cotización del Dirección de
preventivo
servicio, si no realiza la gestión para la Laboratorios de
consecución del proveedor de acuerdo Sede o de
al procedimiento establecido, cuando Presencia
esté aprobado le solicita la cotización. Nacional
La Facultad, el Departamento, Dirección
de Instituto, Dirección de Laboratorios El Sistema de
de Sede o de Presencia Nacional, Departamento, Jefe de Información
revisa el programa propuesto por cada Dirección de Departamento, Hermes
Acta
Aprobar laboratorio y procede a autorizar su Instituto, la Dirección de Módulo
Oficio
programa de ejecución con base en los recursos Facultad, Instituto. Administración
4. Programa de
mantenimiento disponibles y en la prioridad de cada Dirección de Decano o de equipos
mantenimiento
preventivo laboratorio. El encargado del laboratorio Laboratorios de Dirección de (Mantenimiento).
aprobado
ingresa la información del plan de Sede o de Laboratorios -
mantenimiento aprobado en el Sistema Presencia de Sede Archivo del
de Información Hermes. Nacional laboratorio

Si el mantenimiento debe ser realizado

Unidad
por un proveedor externo, se realiza el
Administrativa
proceso de contratación para la emisión
del Asistente
5. Elaborar ODS de la orden de servicios, de acuerdo al ODS QUIPU
departamento o Administrativo
manual de convenios y contratos,
quien haga sus
adoptado por la Universidad y se define
veces
el interventor.
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Empresa
Se realiza el mantenimiento del equipo proveedora, Proveedor
Ejecutar
con base en los instructivos unidad Externo o
6. mantenimiento
establecidos y a la programación encargada en la Responsable
preventivo
definida en el plan de mantenimiento. Universidad o del equipo
laboratorio
Se verifica la ejecución del
mantenimiento de acuerdo a lo
planificado y se valida el funcionamiento
correcto del equipo.
Sistema de
Proveedor
En el caso del mantenimiento de los Información
Empresa Encargado del
equipos de los ensayos acreditados, se Hermes
proveedora, mantenimiento
Verificar el debe verificar su estado de calibración Registro de Módulo
unidad Responsable
7. mantenimiento antes de ser puesto en servicio. verificación y Administración
encargada en la del equipo e
preventivo validación de equipos
Universidad o interventor
En caso de que el equipo no cumpla (Mantenimiento)-
laboratorio (cuando
con lo especificado se procede a Archivo del
aplique)
identificar el equipo como fuera de laboratorio
servicio, el coordinador de laboratorio o
encargado con su equipo de trabajo
revisa el caso y toma las acciones
requeridas.
Sistema de
Información
Empresa Hermes
Entregar informe Proveedor
El responsable de realizar el proveedora, Módulo
de Encargado del Informe de
mantenimiento preventivo entrega el unidad Administración
8. mantenimiento mantenimiento Mantenimiento
informe de las actividades efectuadas al encargada en la de equipos
preventivo Responsable Preventivo
coordinador del laboratorio o encargado. Universidad o (Mantenimiento)
realizado del equipo
laboratorio -
Archivo del
laboratorio
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Sistema de
Información
Registrar en hoja
El responsable del equipo procede a Hermes
de vida del
realizar el registro del mantenimiento Módulo
equipo el Responsable Hoja de vida del
9. efectuado en la hoja de vida del equipo Laboratorio Administración
mantenimiento del equipo Equipo
en Sistema de Información Hermes de equipos
preventivo
módulo administración de equipos. (Mantenimiento)-
realizado
Archivo del
laboratorio

3. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO CORRECTIVO

RESPONSABLE SISTEMAS DE
DOCUMENTOS
DEPENDENCIA CARGO O INFORMACIÓN
ID ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Y/O
O UNIDAD DE PUESTO DE O
REGISTROS
GESTIÓN TRABAJO APLICATIVOS
Sistema de
Información
El encargado del equipo reporta
Hermes
Reportar uso cualquier uso o manipulación Reporte de falla
Encargado del Módulo
1. inadecuado del inadecuada del equipo que pueda Laboratorio Hoja de vida del
equipo Administración
equipo poner en duda su correcto equipo
de equipos -
funcionamiento.
Archivo del
laboratorio
Sistema de
Información
Verificar Hermes
El encargado del equipo revisa que Reporte de falla
funcionamiento Encargado del Módulo
2 funcione correctamente, de lo contrario Laboratorio Hoja de vida del
correcto del equipo Administración
continuar con la actividad 4. equipo
equipo de equipos
(Mantenimiento)
-
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Archivo del
laboratorio
Sistema de
Información
Hermes
módulo
El usuario del equipo detecta una falla Reporte de falla
Encargado del Administración
3 Detectar falla o mal funcionamiento del equipo y le Laboratorio Hoja de vida del
equipo de equipos
informa al encargado del equipo. equipo
(Mantenimiento)
-
Archivo del
laboratorio
Sistema de
Información
Hermes
módulo
El encargado del equipo reporta la falla Reporte de falla
Reportar Falla o Encargado del Administración
4. o avería encontrada al coordinador de Laboratorio Hoja de vida del
Avería equipo de equipos
laboratorio o encargado. equipo
(Mantenimiento)-
-
Archivo del
laboratorio
Sistema de
El coordinador de laboratorio o
Información
encargado acuerda con el personal
Hermes
técnico la revisión de la falla para
módulo
determinar si el equipo es susceptible Coordinador Reporte de falla
Analizar Falla o Administración
5. de ser reparado. Laboratorio de Laboratorio Hoja de vida del
Avería de equipos
o encargado equipo
(Mantenimiento)
Si se puede reparar pasar a la actividad
-
8, si no es así continuar con la actividad
Archivo del
6.
laboratorio
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El coordinador de laboratorio o
encargado sigue los pasos para dar de
Sistema de
baja el equipo, establecidos en el
Información
documento U-IN-12.003.002 Instructivo:
Hermes
Gestionar solicitud de recomendación
módulo
para dar de baja de bienes muebles y Coordinador
Dar de baja el Hoja de vida del Administración
6. de consumo, en este proceso se deben Laboratorio de Laboratorio
equipo equipo de equipos
tener en cuenta los impactos o encargado
(Mantenimiento)
ambientales relacionados.
-
Archivo del
Adicionalmente registra la baja del
laboratorio
equipo en el módulo de mantenimiento
del Sistema de Información – HERMES
En caso de ser necesaria la reposición Laboratorio, Coordinador
del equipo, el coordinador del Departamento, de Laboratorio
laboratorio solicita las cotizaciones y Facultad, o encargado y
radica la propuesta de compra en el Dirección de Jefe de
Gestionar Propuesta de
Departamento, Dirección de Instituto o Instituto, Departamento,
7. Recursos para reposición de
Dirección de Laboratorios de Sede, Dirección de Dirección de
Reposición equipo
con el fin de gestionar los recursos Laboratorios de Instituto o
necesarios para la reposición de Sede o de Dirección de
acuerdo al procedimiento establecido Presencia Laboratorios
para este fin. Nacional de Sede
El coordinador del laboratorio o Jefe de
encargado verificará si en la Departamento,
Universidad se presta el servicio de Dirección de
Definir quién
mantenimiento requerido por el Instituto,
realizará el
8. laboratorio, para lo cual solicitará a la Laboratorio Dirección de Oficio
mantenimiento
unidad administrativa que corresponda Laboratorios
correctivo
el trámite para acceder al mismo. En de Sede o de
caso de que la Universidad no preste Presencia
este servicio se adelantará el paso 9. Nacional
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El coordinador del laboratorio revisa la El

Jefe de
base de datos de proveedores Departamento,
Departamento,
autorizados para el servicio de Facultad,
Dirección de
Definir proveedor mantenimiento requerido por el Dirección de
Instituto,
externo del laboratorio. Si existe proveedor Instituto,
9 Dirección de Oficio
mantenimiento aprobado solicita una cotización del Dirección de
Laboratorios
correctivo servicio, si no realiza la gestión para la Laboratorios de
de Sede o de
consecución del proveedor de acuerdo Sede o de
Presencia
al procedimiento establecido, cuando presencia
Nacional
esté aprobado le solicita la cotización. nacional
Unidad
Administrativa
del
Si el mantenimiento debe ser realizado Departamento,
por un proveedor externo, se realiza el Facultad,
proceso de contratación para la emisión Dirección de Asistente
10 Elaborar ODS ODS QUIPU
de la orden de servicios, de acuerdo al Instituto o Administrativo
manual de convenios y contratos, Dirección de
adoptado por la Universidad. Laboratorios de
Sede o de
Presencia
Nacional
El proveedor o el personal asignado Sistema de
proceden a efectuar la labor de Información
mantenimiento con base en lo Hermes
establecido en la documentación del Proveedor Módulo
Ejecutar Empresa
equipo. Externo o Hoja de vida del Administración
11. mantenimiento proveedora o
En estas actividades se deben cumplir Responsable equipo de equipos
Correctivo laboratorio
las disposiciones vigentes de Gestión del equipo (Mantenimiento)-
Ambiental y de Seguridad y Salud -
Ocupacional de la Universidad. Archivo del
Nacional de Colombia. laboratorio
12. Verificar el Se verifica la ejecución del Empresa Proveedor Registro de Sistema de
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mantenimiento mantenimiento y se valida el proveedora, Encargado del verificación y Información

Correctivo funcionamiento correcto del equipo y el unidad mantenimiento validación Hermes
cumplimiento de las actividades de encargada en la Responsable Módulo
mantenimiento definidas. Universidad o del equipo e Administración
laboratorio interventor de equipos
En el caso del mantenimiento de los (cuando (Mantenimiento)-
equipos de los ensayos acreditados, se aplique) Archivo del
debe verificar su estado de calibración laboratorio
antes de ser puesto en servicio.

En caso de que el equipo no cumpla

con lo especificado se procede a
identificar el equipo como fuera de
servicio, el coordinador de laboratorio o
encargado con su equipo de trabajo
revisa el caso y toma las acciones
requeridas.
Sistema de
Información
Entregar informe Hermes
El responsable de realizar el Proveedor
de Empresa Informe de Módulo
mantenimiento correctivo entregará el Externo o
13. mantenimiento proveedora o Mantenimiento Administración
informe de las actividades efectuadas Responsable
Correctivo laboratorio correctivo de equipos
al coordinador del laboratorio. del equipo
realizado (Mantenimiento)-
Archivo del
laboratorio
Sistema de
Registrar en hoja
Información
de vida del El responsable del equipo procede a
Hermes
equipo el realizar el registro del mantenimiento Responsable Hoja de vida del
14. Laboratorio módulo
mantenimiento efectuado en la hoja de vida del equipo. del equipo Equipo
Administración
Correctivo
de equipos -
realizado
Archivo del
 Código: U-PR-10.004.002
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laboratorio
(Mantenimiento)
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4. FLUJOGRAMA
Inicio

Define tipo de mantenimiento

Correctivo o Realiza
Reporta falla Mantenimiento correctivo Mantenimiento Preventivo
Preventivo Programación

3
1
Analiza la falla Externo o Existe proveedor Gestión de
Externo No
Interno aprobado? proveedores
2
Si
No Solicitud de servicio Interno
Se va a reparar Concepto técnico Gestiona cotización

Si Confirmación
servicio
Externo o Evaluación la oferta
1 Interno Se da de baja
Interno
Externo
No 4 Si Factible?
ODS
Gestión de Existe proveedor
No Reposición?
proveedores aprobado? No

No Correctivo o
2 Correctivo Preventivo 3
Gestionar cotización Preventivo?
Fin Si

Se aprueba Gestión
cotización? Reposición 4

Si
Realización del
ODS
Mantenimiento

Emisión del informe

Registro en hoja de
vida

Inicio
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Dirección Nacional de Investigación y

Laboratorios, Sedes o quien haga sus
Personal Vinculado a las Áreas Dirección Nacional de Investigación y
ELABORÓ REVISÓ veces. APROBÓ
De Laboratorios Laboratorios
Equipo del sistema de Gestión de
Calidad UN
Directores, Asesores y
CARGO CARGO Directores, Asesores y Profesionales CARGO Directora
Profesionales

FECHA 22 de agosto de 2016 FECHA 22 de agosto de 2016 FECHA 22 de agosto de 2016