LINEAMIENTOS DE MENTORÍA DE

PROGRAMAS TECNOLÓGICOS
100% VIRTUALES

CONTENIDO
1. FUNCIONES DEL MENTOR .......................................................................... 4
1.1 ACCIONES DETALLADAS A REALIZAR................................................ 5
1.1.1 Encuentro de Bienvenida ............................................................................ 5
1.1.2 Inducción a Estudiantes .............................................................................. 6
1.1.3 Comunicaciones prediseñadas .................................................................. 7
1.1.4 Indagación a estudiantes activos .............................................................. 7
1.1.5 Atención y registro de casos de estudiantes ........................................... 8
1.1.6 Ingreso de estudiantes a plataforma de aprendizaje ............................. 8
1.1.7 Acciones del estudiante en el aula virtual ................................................ 9
1.1.8 Matriz de respuesta casos y PQRs ........................................................... 9
2. COMPETENCIAS DEL MENTOR ................................................................ 10
3. INDICADORES DE GESTIÓN DEL MENTOR ............................................ 11
4. FORMATOS/PLANTILLAS PARA LA ACCIÓN DE MENTORÍA ................ 12

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INTRODUCCIÓN

El Politécnico Internacional Sede Virtual, ha definido los factores fundamentales

que deben tenerse en cuenta para desarrollar un ambiente virtual de aprendizaje
efectivo. Estos factores incluyen al estudiante como eje principal del aprendizaje,
el diseño curricular, los contenidos, la interacción, los docentes, la mentoría, el
bienestar y las TIC.

Para el estudiante virtual, resulta fundamental durante su permanencia en la

institución, contar con canales de comunicación que le permita aclarar
inquietudes en corto tiempo.

Teniendo en cuenta lo importante que resulta la comunicación en el ámbito

virtual, se ofrece al estudiante, el programa de mentoría, el cual se encuentra a
cargo de los mentores, quienes están en contacto con los estudiantes durante
todo su proceso de formación, su principal función es servir como canal de
comunicación entre el estudiante y las diferentes instancias del área virtual
mediante una política de respuesta oportuna (académicas, técnicas y
administrativas).

El Politécnico Internacional Sede Virtual concibe el programa de mentoría como

un proceso de apoyo y seguimiento al estudiante, en el cual el mentor es el canal
de comunicación entre el estudiante y las diferentes instancias de la institución.
Éste, ayuda al estudiante a lograr sus metas y cultivar sus habilidades a través
de una serie de conversaciones de tipo personal, confidencial y limitadas en
cuanto al tiempo y otras actividades de aprendizaje (Center for Health Leadership
& Practice Public Health Institute, 2003, pág. 5).

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La mentoría es pieza esencial en el proceso de formación del estudiante, desde
el momento de matriculación hasta su graduación.

Gracias a la constante comunicación entre estudiante y mentor, se estará al tanto

del proceso de aprendizaje y las diferentes situaciones que se le puedan
presentar al mentorizado, para dar solución a las mismas de manera oportuna.

Los mentores son los encargados de realizar el seguimiento a los estudiantes

teniendo en cuenta su participación en las asignaturas, para ello el mentor cuenta
con acceso a plataforma a información específica como el listado de estudiantes,
consulta de informes de calificaciones de todos estudiantes del curso, envió de
mensajes a los estudiantes del curso, entre otros.

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1. FUNCIONES DEL MENTOR

Con el fin de determinar y comunicar los lineamientos para ejecutar el proceso

de mentoría, el cual compone aspectos de permanencia y resultados
académicos, acompañados de la interacción con el docente tutor, las
subdirecciones académicas y de investigación Virtual, de Mercadeo y
Admisiones Virtual y la Coordinación Bienestar Universitario Virtual, se
especifican de manera detallada las funciones del mentor las cuales deben ser
llevadas a cabalidad y en su totalidad:
• Programar el “Encuentro de Bienvenida” con el equipo de la Sede Virtual,
y realizar la convocatoria a los estudiantes nuevos diariamente a medida
que vayan siendo reportados por la Jefe de Registro y Control Virtual.
• Generar las comunicaciones previas al inicio del programa académico,
durante y posteriores. Con el fin de contar con la información valida de
acuerdo con los lineamientos de marca institucional.
• Orientar al estudiante para que ingrese al curso “Inducción a Estudiantes”,
el cual muestra la información institucional, de modelo académico y
tiempos de formación durante cada asignatura, manejo de la plataforma
de aprendizaje, servicios de bienestar universitario virtual.
• Motivar a los estudiantes en su proceso de aprendizaje, indagando a
través de diversos medios (chat, telefónicamente, correo, entre otros)
como va el desarrollo de su proceso académico semanalmente.
• Atender y registrar las llamadas y mensajes (chat, correo) de los
estudiantes asignados para el proceso de mentoría.
• Servir de canal de comunicación entre el estudiante y las instancias
necesarias para resolver inquietudes académicas (fechas de corte,
entrega de retroalimentaciones, publicación de notas, inconvenientes con

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 el docente tutor, entre otras), soporte técnico (inconvenientes con usuario,
plataforma de aprendizaje) y administrativas (acompañamiento en
trámites y procesos).
• Gestionar la participación de los estudiantes y del docente tutor en el aula
virtual semanalmente de acuerdo con el formato existente para dicha
acción.
• Sugerir al estudiante el uso de los apoyos institucionales, psicológico,
académico u orientación vocacional de acuerdo con la necesidad que
exprese y a las situaciones vividas.
• Convocar a los estudiantes a eventos académicos, culturales, deportivos
e institucionales en todas las sedes del Politécnico Internacional.
• Asesorar al estudiante en la toma de decisiones de tipo académico de
acuerdo con lo indicado en los procedimientos institucionales.

Todas las funciones anteriormente mencionadas, van encaminadas a lograr la

permanencia del estudiante virtual en la institución, hasta la culminación de sus
estudios de manera satisfactoria.

1.1 ACCIONES DETALLADAS A REALIZAR

1.1.1 Encuentro de Bienvenida

Detalle: Se realiza un encuentro de bienvenida a través de herramienta de

videoconferencia, en el cual desde la Sede Virtual se les da la bienvenida a
los estudiantes nuevos para que conozcan el equipo que respalda el
programa académico virtual al cual pertenece y se despejaran dudas a nivel
general generadas por los asistentes. Se da a conocer calendario académico
para el grupo asistente.
Medio: Videoconferencia
Áreas Involucradas: Equipo Sede Virtual; dirección, subdirecciones, registro
y control, coordinación bienestar, mentoría, tecnología.
Responsables: Mentoría

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Tiempos: Previo al inicio del ciclo. Validar con Calendario Académico Virtual
Acciones y formatos relacionados:
Solicitud sala de videoconferencia para Encuentro de Bienvenida: se envía al
área de tecnología vía mail. Teniendo respuesta a esta solicitud se debe citar
a través de Calendario el encuentro a Dirección de Sede, Subdirecciones,
Jefe de Control Interno, Coordinación de Bienestar Universitario Virtual,
Mentoría.
Plantilla Citación a Estudiantes: Plantilla del mensaje que se envía al
estudiante para que asista al Encuentro de Bienvenida indicando la fecha,
hora, y la URL de ingreso. Es importante que también se solicite que ingresen
con nombre y apellido para facilitar la identificación de asistentes.
Plantilla Presentación Sede Virtual: Compartir la plantilla de presentación de
la sede para que todo el equipo realice la presentación (si así lo requiere)
bajo este formato.
Agenda: realizar la agenda del encuentro con temática, responsable, tiempo
asignado.

1.1.2 Inducción a Estudiantes

Detalle: Curso en plataforma de aprendizaje para cubrir las siguientes

temáticas: institucional en el cual se da a conocer el Politécnico Internacional,
Academia hace referencia al modelo virtual, roles, estructura del aula,
calendario académico, Uso de plataforma en el cual se presentan las
maneras de uso de recursos, actividades y mensajería dentro del aula virtual,
Bienestar Universitario Virtual en el cual se dan a conocer los servicios que
tienen como estudiante virtual en la institución.
Medio: LMS- Plataforma de aprendizaje
Áreas Involucradas: Mentoría, Subdirección Académica y de Investigación
Virtual, Subdirección de Educación Virtual
Responsables: Mentoría, Subdirección Académica y de Investigación
Virtual, Subdirección de Educación Virtual
Tiempos: Previo al inicio del primer ciclo. En el momento en que los
estudiantes nuevos se han matriculado.
Acciones y formatos relacionados:
Actualización de contenidos curso inducción estudiantes: se envía a la
subdirección de Educación Virtual vía mail, solicitando adecuaciones o
actualizaciones de contenidos validando con el calendario académico virtual
para evitar el cruce con la fecha de inicio de un nuevo ciclo.
Adicionar la importancia y la ruta de ingreso al curso de inducción a la Carta
de Bienvenida que se le envía al estudiante matriculado.

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1.1.3 Comunicaciones prediseñadas

Detalle: Elaborar las plantillas para cada uno de los mensajes más comunes
que se deben enviar a los estudiantes. Se solicitará a la Subdirección de
Educación Virtual la elaboración del material a partir del requerimiento.
Medio: imagen para compartir en chat, web, mensajería.
Áreas Involucradas: Mentoría. Subdirección Académica y de Investigación
Virtual. Subdirección de Educación Virtual, Coordinación Bienestar
Universitario Virtual
Responsables: Mentoría y Subdirección de Educación Virtual
Tiempos: Se manejan tiempos de solicitud, de respuesta, de elaboración y
de entrega por parte del equipo de la Subdirección de Educación Virtual.
Acciones y formatos relacionados:
Solicitud comunicaciones prediseñadas: se envía a la subdirección de
Educación Virtual vía mail.
Plantilla Comunicaciones Prediseñadas: Plantilla de mensajes,
notificaciones, recordatorios de actividades o acciones a realizar por parte del
estudiante en el aula. Ejemplo: recordación de actividades, invitación a
eventos, mantenimiento de plataforma, fechas especiales, entre otras, de
acuerdo con el medio en el cual se desea divulgar.
Almacenamiento en drive de las plantillas editables para poder utilizarlas
cuando sean requeridas.

1.1.4 Indagación a estudiantes activos

Detalle: Semanalmente desde mentoría se tomará aleatoriamente parte de

la población activa con asignaturas virtuales y se indagara como va su
proceso de formación, los pros y los contras hasta ese momento.
Medio: chat, llamada, drive
Áreas Involucradas: Mentoría
Responsables: Mentoría
Tiempos: Semanalmente
Acciones y formatos relacionados:
Reporte de indagación semanal: se relaciona en el formato lo mencionado
por el estudiante, la indagación se realizará entre lunes y miércoles de cada
semana y los resultados se darán compartirán en el drive dentro del archivo
existente para esto.

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1.1.5 Atención y registro de casos de estudiantes

Detalle: se llevará a cabo solo el registro de casos recepcionados a través

de chat, llamadas o mail, no se deben relacionar los casos recibidos desde el
PQRs.
Medio: chat, mail, llamadas, drive
Áreas Involucradas: Mentoría
Responsables: Mentoría
Tiempos: Diariamente
Acciones y formatos relacionados:
Formato de atención y registro de casos: permite identificar el tipo y detalle
de cada caso, el día en que se recepciona y el tiempo de solución de cada
uno de ellos.

1.1.6 Ingreso de estudiantes a plataforma de aprendizaje

Detalle: se valida el ingreso de los estudiantes, identificando cuales llevan

más de dos días sin ingresar a la plataforma, con esta información se llevarán
a cabo las acciones correspondientes.
Medio: plataforma de aprendizaje, drive, llamada, chat, email
Áreas Involucradas: Mentoría, Docente Tutor, Subdirección Académica y
de Investigación Virtual
Responsables: Mentoría
Tiempos: Cada dos días
Acciones y formatos relacionados:
Reporte Ingreso de estudiantes a plataforma de aprendizaje: formato en el
cual se dan a conocer los estudiantes que llevan mas de dos días sin ingreso
a plataforma de esta manera se pueden identificar casos especiales,
incapacidades, situaciones personales y fortalecer la permanencia.
El diligenciamiento de este reporte lo realiza la mentora y se registra en el
archivo compartido en el drive, la mentoría se comunica vía telefónica con el
estudiante e indaga cual es el inconveniente de no tener acción en
plataforma, si es un inconveniente académico la mentoría lo da a conocer al
docente con copia a la Subdirección Académica y de Investigación Virtual
para que este al tanto del caso y se comunique con el estudiante motivándolo
y orientándolo en sus necesidades, si el caso es de otro tipo (conectividad,
de salud, laboral, entre otros) la mentoría lo manejara y direccionara al área
de apoyo.

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1.1.7 Acciones del estudiante en el aula virtual

Detalle: reporte semanal en el cual se identifica si el estudiante ha realizado

la actividad de la semana o el estado de esta, se identifica si el docente ha
calificado la actividad y la nota obtenida.
Medio: Plataforma de aprendizaje, drive
Áreas Involucradas: Mentoría, Subdirección Académica y de Investigación
Virtual
Responsables: Mentoría
Tiempos: Semanalmente, entrega el jueves en la tarde
Acciones y formatos relacionados:
Reporte acciones del estudiante y del docente en el aula virtual: diligenciar la
información por cada una de las asignaturas semanalmente, la fecha del
reporte debe ser el jueves, de esta manera adicional al estado de la actividad
del estudiante se puede evidenciar la actividad del docente y el tema de
calificación para identificar inconvenientes con actividades y fortalecer la
permanencia.

1.1.8 Matriz de respuesta casos y PQRs

Detalle: contar con una base de conocimiento que permita brindar respuesta
ágil y oportuna a los estudiantes.
Medio: drive
Áreas Involucradas: Mentoría, Subdirección Académica y de Investigación
Virtual, Subdirección de Admisiones y Mercadeo Virtual, Jefe de Registro y
Control Virtual, Coordinación de Bienestar Universitario Virtual
Responsables: Mentoría, Subdirección Académica y de Investigación
Virtual, Subdirección de Admisiones y Mercadeo Virtual, Jefe de Registro y
Control Virtual, Coordinación de Bienestar Universitario Virtual
Tiempos: permanentemente a medida que se identifiquen nuevos casos se
relacionar el tipo sin ser repetitivo para alimentar la base de conocimiento.
Acciones y formatos relacionados:
Matriz de respuesta casos y PQRs: alimentar la base de conocimiento y
consultarla para permitir brindar respuesta de manera rápida, clara y
unificada de acuerdo con el caso generado por cada estudiante. Esta base
nos permitirá brindar respuesta tanto a los PQRs como a los casos que
diariamente de dan a través de chat, llamadas y mensajería principalmente.

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2. COMPETENCIAS DEL MENTOR

La Harvard Business School (2004, p. 111), citada por Vélaz, 2009, señala
algunas competencias y características generales de los mentores, las cuales
reflejan lo que espera el PI de los mentores.

Las competencias del mentor del Politécnico Internacional se dan a conocer a

continuación:
• Fijan niveles altos de logro (tienen expectativas positivas y elevadas sobre
la tarea y el estudiante).
• Organizan experiencias que promuevan el desarrollo de las personas a
quienes aconsejan, conduciéndoles hacia proyectos y equipos
importantes, y hacia tareas que sean retos profesionales.
• Saben fomentar el desarrollo de las personas: saben escuchar, saben
establecer empatía con los demás, y su personalidad convierte la
mentoría en una experiencia satisfactoria.
• Saben cómo aprenden mejor sus estudiantes (por experiencia directa,
diálogo u otros métodos).
• Son honestos
• Son personas mediadoras, gestoras y con comunicación asertiva.
• El diálogo es su medio para aprender, enseñar, evaluar y resolver
situaciones y conflictos

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3. INDICADORES DE GESTIÓN DEL MENTOR

El Politécnico Internacional virtual, establece indicadores de medición de la labor

del mentor. Esto con el fin de evaluar continuamente, los procesos de mentoría
y asegurar que dicho programa cumpla con la meta propuesta, asegurar la
permanencia del estudiante y la culminación de sus estudios.

La evaluación del proceso de mentoría se hace a partir de los siguientes

indicadores:
• Aprobación de las asignaturas: Teniendo en cuenta, que el proceso de
mentoría se plantea con el fin de lograr la culminación exitosa de los
estudios por parte del estudiante, como principal indicador de su labor se
establece la aprobación de las asignaturas. Esto, dará evidencia de su
relación con el estudiante y del seguimiento y orientación que haya
impartido con el mentorizado durante el proceso de aprendizaje.
• Retención estudiantil: el resultado del proceso de mentoría se ve reflejado
en la permanencia del estudiante en la institución. Por ello, debe asegurar
que los estudiantes a cargo se matriculen cada cuatrimestre.
• Índice de Satisfacción del estudiante con la labor del mentor, el programa
y la institución: este indicador se toma a partir de encuestas de
satisfacción, las cuales son aplicadas al finalizar cada cuatrimestre de
estudio. En ellas, se definen criterios para dar una valoración a las
diferentes labores del mentor, la relación mentor, estudiante, programa e
institución.

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4. FORMATOS/PLANTILLAS PARA LA ACCIÓN DE MENTORÍA

Formato/Plantilla Descripción Temporalidad Medio

Solicitud sala de Se solicita sala de Previo a la Mail
videoconferencia para videoconferencia para realizar fecha de inicio Calendario
Encuentro de Bienvenida el primer encuentro con de cohorte de correo
estudiantes nuevos. Se envía al nueva, de
área de tecnología vía mail. acuerdo con
Teniendo respuesta a esta calendario
solicitud se debe citar a través académico
de Calendario el encuentro a
Dirección de Sede,
Subdirecciones, Jefe de Control
Interno, Coordinación de
Bienestar Universitario Virtual,
Mentoría.
Citación a Estudiantes Plantilla del mensaje que se envía al Previo a la Mail
estudiante para que citación al fecha de inicio
Encuentro de Bienvenida indicando de cohorte
la fecha, hora, y la URL de ingreso. nueva, de
Es importante que también se acuerdo con
solicite que ingresen con nombre y calendario
apellido para facilitar la identificación académico
de asistentes.
Presentación Sede Plantilla de presentación de la De acuerdo Mail
Virtual sede para que todo el equipo con la Plantilla de
realice presentaciones (si así lo disponibilidad presentación
requiere) bajo este formato. del equipo de en formato
la ppt
Subdirección
de Educación
Virtual
Agenda Elaborar la agenda del Previa al Documento
encuentro con temática, encuentro de en Word,
responsable, tiempo asignado. bienvenida para
compartirlo
luego en la
citación vía
calendario
Actualización de Documento y/o actualizaciones De acuerdo Documento
contenidos curso requeridas en el contenido del con la en formato
inducción estudiantes aula virtual disponibilidad Word para
Se envía a la Subdirección de del equipo de luego ser
Educación Virtual, solicitando la compartido
adecuaciones o actualizaciones Subdirección vía mail
de contenidos validando con el de Educación
calendario académico virtual Virtual y al
para evitar el cruce con la fecha calendario
de inicio de un nuevo ciclo. académico
virtual
Comunicaciones Plantilla de mensajes, De acuerdo Documento
Prediseñadas notificaciones, recordatorios de con la en Word con
actividades o acciones a disponibilidad la solicitud
realizar por parte del estudiante del equipo de Piezas
en el aula. Ejemplo: la elaboradas
recordación de actividades, Subdirección editable sen
invitación a eventos, de Educación el formato
mantenimiento de plataforma, Virtual que la
fechas especiales, entre otras, Subdirección
de

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 de acuerdo con el medio en el educación
cual se desea divulgar. Virtual lo
determinen
Indagación semanal Formato en el cual se Lunes a Documento
relacionan los estudiantes miércoles de en formato
consultados. La indagación se cada semana. xls
realizará entre lunes y Registro de compartido
miércoles de cada semana y datos en línea en drive
los resultados se darán
compartirán en el drive dentro
del archivo existente para esto.
Atención y registro de Formato que, de acuerdo con Diario. Documento
casos los datos registrados, permiten Registro de en formato
identificar el tipo y detalle de datos en línea xls
cada caso, el día en que se compartido
recepción y el tiempo de en drive
solución de cada uno de ellos.
Ingreso de estudiantes a Formato en el cual se registran Diario. Documento
plataforma de los estudiantes que llevan más Registro de en formato
aprendizaje de dos días sin ingreso a datos en línea xls
plataforma de esta manera se compartido
pueden identificar casos en drive
especiales, incapacidades,
situaciones personales y
fortalecer la permanencia.
Acciones del estudiante y Formato en el que se diligencia Registro de Documento
del docente en el aula la información por cada una de datos en línea en formato
virtual las asignaturas semanalmente, jueves en la xls
la fecha del reporte debe ser el tarde de cada compartido
jueves, de esta manera semana en drive
adicional al estado de la
actividad del estudiante se
puede evidenciar la actividad
del docente y el tema de
calificación para identificar
inconvenientes con actividades
y fortalecer la permanencia.
Matriz de respuesta Documento creado para Diario en formato
casos y PQRs alimentar la base de Registro de xls
conocimiento y consultarla para datos en línea compartido
permitir brindar respuesta de en drive
manera rápida, clara y
unificada de acuerdo con el
caso generado por cada
estudiante. Esta base nos
permitirá brindar respuesta
tanto a los PQRs como a los
casos que diariamente de dan
a través de chat, llamadas y
mensajería principalmente.

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