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INSTITUTO PARA LA CALIDAD © 2009. Prohibida su reproducción total o parcial sin permiso del autor y del Instituto para la Calidad de
la Pontificia Universidad Católica del Perú.
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
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“todos sabemos lo que queremos
expresar con el término tiempo, pero
no podemos decir lo que es”
San Agustín
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Tiempo
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Tiempo
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Administración del Tiempo
GESTIÓN
GESTIÓN TIEMPO
TIEMPO
Conjunto
Conjuntode
deacciones
acciones yy Recurso
Período no
norenovable
Período durante
Recurso el
el cual
renovable
durante cual
cosas
cosas que
que se
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una importante
una acción
muy en
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importante
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proceso
para
paraconseguir
conseguir alguna
alguna nuestras
continuavidas.
continua
nuestras vidas.
cosa
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resolver algún
algún
asunto.
asunto.
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Características del Tiempo
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Características del Tiempo
• El más importante de los recursos.
• El más atípico de los recursos.
• El recurso más equitativo: todos tenemos el mismo.
• Un recurso limitado y caduco por definición: hagamos lo que hagamos se
nos acaba.
• Recurso inelástico: ni ahorrarse, ni acumularse, ni prestarse.
• El más indispensable de los recursos: ninguna acción humana puede
realizarse sin tiempo.
• Recurso insustituible.
• Recurso inexorable: no podemos variar ni su dirección, ni su sentido, ni su
cadencia. Lo más que podemos hacer es utilizarlo mejor o peor, a medida
que va llegando.
• Recurso Paradójico: Todos disponemos de Todo el tiempo del mundo.
Podemos quejarnos de cómo lo usamos, pero nunca de no tenerlo.
• Recurso incontrolable: Podemos controlar nuestras acciones, pero no el
tiempo.
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El valor del tiempo
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El valor del tiempo
Para darse cuenta del valor de UN AÑO, pídale su opinión a un
colegial que repitió el año.
Para darse cuenta del valor de UN MES, pregúntale a la madre que
tuvo un bebé prematuro.
Para darse cuenta del valor de UNA SEMANA, converse con el editor
de un semanario.
Para apreciar el valor de UNA HORA, pregúntales a los enamorados
que están esperando para encontrarse.
Para comprender el valor de UN MINUTO, pregúntele a quien perdió el
tren.
Para darse cuenta del valor de UN SEGUNDO, pregúntele a quien
acaba de escapar de un accidente.
Para apreciar el valor de UN MILISEGUNDO, pregúntele a quien ganó
una medalla de plata en las Olimpiadas.
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El valor del tiempo
Duración Duración
ilimitada limitada
El tiempo no es el mismo
mirando en el tiempo
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Propósitos de la Administración del
Tiempo
ESTRÉS
Prevenir el estrés al que nos lleva el mundo moderno.
EQUILIBRIO
Tiempo y energía para trabajo, familia y yo mismo.
PRODUCTIVIDAD
Si eres efectivo en tu tiempo, tu productividad aumenta.
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Principios básicos para administrar con
eficiencia el tiempo
• Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con
incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilización efectiva
del tiempo.
• Está comprobado y es un principio fundamental de la planeación del
tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de
tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.
• Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es
utilizar los últimos 20 minutos de labores, en planear el día
siguiente.
• El tiempo del emprendedor rara vez se utiliza exactamente como el
lo planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las
actividades y compromisos establecidos.
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Principios básicos para administrar con
eficiencia el tiempo
• Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y planes,
más que por la pura casualidad.
• El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de
prioridad, o sea que los emprendedores deben utilizar su tiempo en
relación a la importancia de sus actividades.
• El establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir
con los compromisos, ayuda a sobreponerse a la indecisión y a la
tardanza.
• Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y
concentrar los esfuerzos en cada actividad.
• No confundir movimientos con realizaciones y actividades o
acciones con resultados.
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Principios básicos para administrar con
eficiencia el tiempo
• El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe
ser realista y limitado a las necesidades de cada situación en
particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse
por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.
• Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en
hábito que desperdicia Tiempo, se pierden las oportunidades y
aumenta la presión de las fechas límite establecidas.
• Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos
generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea
posible.
• Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la
repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo
como contestar o hacer llamadas telefónicas.
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Principios básicos para administrar con
eficiencia el tiempo
• El mantener a la vista la agenda del día facilita el
administrar correctamente el tiempo.
• El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el día,
en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que
omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del
registro del tiempo, como confiar en la memoria o
establecer metas irreales.
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Los enfoques tradicionales
Administración del Tiempo
La mayor parte de los enfoques tradicionales para administrar del
tiempo están orientados por una lógica de corto plazo.
Veamos algunas de sus principales premisas y limitaciones:
• Eficiencia: la eficiencia consiste en "hacer más en
menos tiempo". Pero el supuesto subyacente es que la
"cantidad" y la “velocidad" son lo mejor. Existe una
diferencia vital entre eficiencia y efectividad. Ya que
hacer más velozmente las cosas nos precipita más
rápido al abismo de la crisis si antes no hemos
verificado que estamos en el camino correcto. Por lo que
llegar más rápido al lugar equivocado puede ser
"eficiente", pero no resulta "efectivo".
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Los enfoques tradicionales
Administración del Tiempo
• Control: propone la idea de que planificar y programar es
indispensable para controlar las acciones de los demás.
• Pero pasa por alto el hecho de que la mayor parte del tiempo
nos relacionamos con otras personas a quienes no podemos
controlar.
• La confianza mutua es el principal capital que puede tener
una relación personal o de trabajo y se basa en la
interdependencia no en el control unilateral. Ya que
mutuamente nos necesitamos para obtener resultados y la
voluntad de control es probable que acabe desintegrando la
confianza mutua primero y la relación después.
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Los enfoques tradicionales
Administración del Tiempo
• Chronos: la administración tradicional del tiempo se ocupa del
tiempo chronos, vocablo griego que define al tiempo cronológico,
lineal y secuencial. Ningún segundo vale más que otro y el reloj
maneja nuestra vida.
• Pero la clave está en el tiempo kairos: tiempo apropiado o de
calidad. La idea del tiempo kairos radica en el valor que se obtiene
de él. No en la cantidad de tiempo chronos invertido. Con este
vocablo kairos los griegos definían al tiempo de oportunidad para
adelantarse a un competidor en la competencia de carros tirados
por caballos. Por lo que reconocer las oportunidades que se nos
presentan para nuestra superación personal y aprovecharlas,
constituye un tiempo de calidad que escapa a la medición
secuencial del tiempo chronos.
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Los enfoques tradicionales
Administración del Tiempo
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Los enfoques tradicionales
Administración del Tiempo
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AUTOEVALUACIÓN
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ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
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Lo urgente y lo importante
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Matriz de
Administración del Tiempo
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LA URGENCIA
Urgente significa que necesita atención inmediata. Las cosas
urgentes actúan sobre nosotros. Ejm. El teléfono
– Las materias urgentes nos presionan, reclaman acción.
– A menudo complacen a otros.
– Por lo general las tenemos ante nuestras narices.
– Suelen ser agradables, fáciles y divertidas.
– Pero con la misma frecuencia carecen de importancia.
NO URGENTE URGENTE
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LA IMPORTANCIA
Tiene que ver con los resultados. Si algo es importante aporta a
nuestra misión, a nuestras metas y a nuestros valores.
– Hay que priorizar. Ejercicio
– Las cuestiones importantes que no son urgentes requieren
más iniciativa (proactividad).
– Si no tenemos una idea clara de lo que es importante, con
facilidad nos veremos obligados a responder ante lo urgente.
NO IMPORTANTE IMPORTANTE
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Básicamente, dedicamos nuestro tiempo a uno de
los cuatro bloques de actividades siguientes:
URGENTE NO URGENTE
IMPORTANTE I II
NO IMPORTANTE
III IV
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Actividades por cuadrante
URGENTE NO URGENTE
I II
• Crisis • Prevención
• Construir relaciones
IMPORTANTE • Problemas apremiantes • Reconocer nuevas
• Proyectos cuyas fechas
oportunidades
vencen • Planificación, recreación
III IV
• Interrupciones, algunas • Trivialidades, ajetreo inútil
llamadas
NO IMPORTANTE • Correo, algunos informes • Algunas cartas y llamadas
• Algunas reuniones telefónicas
• Cuestiones inmediatas • Pérdidas de tiempo
• Actividades populares • Actividades agradables
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“Urgente e importante”
(Permanecen 90% en I, 10% en IV)
URGENTE NO URGENTE
II Resultados
Resultados
• •Estrés
Estrés
• •Agotamiento
Agotamiento
IMPORTANTE • •Administración
Administraciónde
decrisis
crisis II
• •Siempre
Siempreapagando
apagando
incendios
incendios
NO IMPORTANTE IV
III
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Cuadrante II
“Cultivar la Proactividad y el 80 / 20”
URGENTE NO URGENTE
II Resultados
II Resultados
• •Visión,
Visión,perspectiva
perspectiva
IMPORTANTE • •Equilibrio
Equilibrio
I • •Disciplina
Disciplina
• •Control
Control
• •Pocas
Pocascrisis
crisis
NO IMPORTANTE III IV
URGENTE NO URGENTE
IMPORTANTE I II
III Resultados
III Resultados
• •Concentración
Concentraciónen encorto
cortoplazo
plazo
• •Administración
Administracióndedecrisis
crisis
IV
NO IMPORTANTE • •Carácter
CarácterdedeCamaleón,
Camaleón,atento
atentoaa
lalareputación
reputación
• •Metas
Metasyyplanes
planesno
novalen
valenlala
pena
pena
• •Impotente,
Impotente,excluido
excluidodel
delcontrol
control
• •Relaciones
Relacionesmuy
muyfrágiles
frágilesoorotas
rotas
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Los irresponsables
URGENTE NO URGENTE
IMPORTANTE I II
IV
IV Resultados
Resultados
• •Total
Totalirresponsabilidad
irresponsabilidad
NO IMPORTANTE III • •Despido
Despidode delos
los
empleados
empleados
• •Dependiendo
Dependiendode deotros
otrosoo
gobernado
gobernadopor porapremios
apremios
básicos
básicos
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Podemos cambiar nuestros hábitos
• el hábito se transforma de
"una manera" de hacer las
cosas, en "la única"
manera de hacer las
cosas.
• Los hábitos de la
efectividad pueden ser
aprendidos, los de la
inefectividad
desaprenderse.
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Ladrones de su Tiempo
A) Impuestos sobre Ud.:
1) Interrupciones.
2) Esperar por respuestas.
3) Indefinición del trabajo a realizar.
4) Trabajo excesivo.
5) Comunicaciones deficientes.
6) Cambio continuo de prioridades.
7) Procesos burocráticos.
8) Reuniones innecesarias.
9) Baja moral.
10) Fallas frecuentes en los equipos.
11) Jefe desorganizado.
12) Prioridades en conflicto.
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Ladrones de su Tiempo
B) Autoimpuestos por Ud. mismo:
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Enemigos del Tiempo
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Enemigos del Tiempo
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¿Cómo planear el tiempo?
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¿Cómo planear el tiempo?
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EL MÉTODO DE LOS 5 PASOS PARA
ALCANZAR OBJETIVOS
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Primer paso
“Formarse una clara imagen
mental del resultado”
– El compromiso público.
– La presión no siempre es algo
malo. Puede inspirarte para
hacer grandes cosas.
– La gente suele conseguir cosas
importantes cuando está entre
la espada y la pared y se le
obliga a echar mano del
potencial que lleva en su
interior.
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Tercer paso
“Nunca te marques una meta sin
fijar un plazo”
– Un objetivo no es tal, si no lo
anotas por escrito.
– Cómprate un cuaderno o diario y
denomínalo “Cuaderno de
sueños”.
Divídelo en secciones: Objetivos
financieros, espirituales, sociales
y de relación.
Incluye imágenes de cosas que
quieres lograr y/o personas que
admiras.
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Cuarto paso
– Para que un
comportamiento nuevo
cristalice en hábito, hay
que realizar esa tarea
durante 21 días seguidos.
– Todo ritual tiene un poder
tremendo.
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Quinto paso
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ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
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LA PIRÁMIDE DE LA
PRODUCTIVIDAD
descubrir
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DESCUBRIR lo que es más
importante
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Planificación eficaz
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Planificación eficaz
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ACTUAR según lo que es
más importante
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Agenda
• Citas.
• Proyectos.
• Actividades por realizar.
• Marcar actividades en
– (A) Urgentes e Importantes,
– (B) Importantes No Urgentes o
– (C) Urgentes No Importantes.
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Uso del teléfono
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Interrupciones y visitantes inesperados
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Reuniones
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• Los directivos estudiados opinaron que el
38% de los puntos discutidos podrían
haber sido resueltos a través de otras
formas de actividad de dirección
(comunicaciones escritas, teléfonos, etc.)
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Tiempo en las reuniones
OBJETIVOS DIRECTOS:
• dar información general,
• coordinar actividades,
• intercambiar información,
• solucionar problemas y tomar decisiones.
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Tiempo en las reuniones
OBJETIVOS INDIRECTOS:
• unificar criterios,
• facilitar el conocimiento y acercamiento
mutuo,
• motivar al grupo, educar y formar.
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Trabajo en Equipo
Grandes ventajas!!
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Equipos de trabajo
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Roles del Equipo
• Roles mentales
• Roles de acción
• Roles sociales
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Tareas del Director de Equipo
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Conclusiones
• El tiempo es un recurso no renovable. No se puede recuperar el tiempo
perdido.
• Para mejorar la administración de tu tiempo, empieza descubriendo en qué
y cómo lo estás utilizando actualmente.
• Los peores ladrones de tiempo son: falta de planeación, desorden,
indecisión, perder de vista los objetivos y concentrarse en las actividades,
confundir lo importante con lo urgente.
• La persona que más interrumpe mi jornada de trabajo soy yo mismo.
• Cada hora invertida planificando ahorra varias horas en la realización. Hay
que preocuparse más por trabajar inteligentemente, que arduamente.
• Emplea los últimos minutos laborables del día en planear por escrito la
siguiente jornada. Esto te ayudará a evaluar diariamente el uso que haces
del tiempo de que dispones, la consecución de logros y establecer objetivos
de mejora a corto plazo
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