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Nota 7
Organizar la documentación
Cómo evitar el rechazo o la desestimación de la oferta por cuestiones formales.
El orden de la documentación
El mare magnum de papelería, documentos y planillas que se requiere para atender a la
compaginación de una presentación parece imposible de mantener bajo control. Pero esto no
es así, más en la actualidad donde la digitalización de la información permite, no solo
mantener archivos ordenados, sino también mucho más accesibles.
Es recomendable que se tenga también un mapa de la información almacenada y un
instructivo de cuál debe ser el tratamiento a dar a cada documento.
Al igual que en cualquier otro sitio de trabajo, todas las técnicas que conduzcan al orden y
limpieza son aplicables. Se debe evitar guardar papelería o archivos que no son necesarios
(borradores, documentos vencidos o superados) ya que pueden conducir a errores.
Notas tipo
¿Cómo organizar Datos de la Empresa
la Designación del Representante Técnico
documentación? Declaraciones juradas varias
Registros
Calendario de Fechas de renovación
Registro de … (una carpeta por registro)
Notas / Formularios / Planillas
Formulario de inscripción y N°
Recibo de pago Derecho de inscripción
Información Contable/Administrativa/Fiscal
Impuestos
Estados Contables (por lo general los tres
últimos)
Estatutos Sociales / Actas de designación de
autoridades / Poderes
Facturación
Información Técnica
CV Representante Técnico y personal clave
Recibo de pago de la matrícula anual del R.T.
Planilla de obras ejecutadas / en ejecución
Listado de equipos
Listado de principales proveedores y
subcontratistas
Certificados de Normas (ISO, IRAM, OSHA, etc)
Manual o plan general de Higiene y Seguridad
Manual o plan general de Calidad
Manual o plan general de Protección Ambiental
Registos estadísticos
Publicaciones de los principales índices
para redeterminación de precios: INDEC, Cámara Argentina
de la Construcción, etc.