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Diario del Estimador de costos.

Nota 7

Organizar la documentación
Cómo evitar el rechazo o la desestimación de la oferta por cuestiones formales.

El Sobre 1. Primer filtro de ofertas Uno de los objetivos que debe


Uno de los objetivos que debe perseguir perseguir celosamente el
celosamente el responsable de presentar una
Responsable de presentar una
oferta es cumplir cabalmente con la
documentación listada en las bases y
oferta es cumplimentar
condiciones de los pliegos; en los formatos cabalmente con la
correspondientes, si así se hubiesen indicado; y documentación solicitada.
con los respaldos de la información
debidamente controlados.
Al decir “controlados” me refiero a que cumplen algunos de los siguientes requisitos:
- Información última. Por ejemplo: certificados de obra en ejecución, Estados Contables de
la Empresa, etc.
- Vigente.
- Legalizados, si fuesen copias de documentos originales.
- Certificados, si requiriesen la intervención por parte de ente público (Escribano, Colegio
Profesional, etc.).
La fecha de caducidad de la vigencia de un documento a presentar debería ser en lo posible
mayor que el plazo de mantenimiento de la oferta para no generar idas y vueltas en el
período de evaluación de ofertas.
A mi parecer, es una desprolijidad presentar un documento caduco. Si por cuestiones
administrativas no fuese posible obtener un documento vigente al momento de presentar la
oferta, y siempre y cuando este no fuese uno de los indicados como "Causal de rechazo”, se
podrá omitir la presentación, realizándola a posteriori de la apertura de sobres, en forma
espontánea o a pedido de la repartición. En algunos casos se admite la presentación de
“constancia de documentación en trámite”.

Ing. Víctor S. Rodríguez 30/12/2019


Diario del Estimador de costos. Nota 7

La digitalización de las presentaciones


El avance tecnológico que significa poder realizar las presentaciones en formatos
digitalizados en forma remota, ya sea por correo electrónico, sistemas de transferencia de
archivos o portales de Internet, no necesariamente significa menor esfuerzo en la
preparación de la oferta.
Para empezar, el acceso a portales de Internet requiere llevar una planilla
permanentemente actualizada y accesible de los “Usuarios y Contraseñas” de las personas
autorizadas a tramitar por la Empresa.
Se deberá tener especial cuidado en la dirección de correo electrónico que se brinde como
contacto al Portal, ya que a esta llegarán los avisos y notificaciones. Es recomendable que las
notificaciones lleguen a casillas de correo generales o compartidas (Por ejemplo:
recepción@empresa.com; info@empresa.com; licitaciones@empresa.com; etc.) que estén
permanentemente monitoreadas por personal al cual se le haya informado y capacitado en
el tratamiento que debe darle a este tipo de información. El uso de casillas de correo
personales puede provocar que se pierda de ver información a tiempo en casos de ausencia
laboral de la persona indicada como contacto.

"Los ordenadores te enseñan


algo importante, y es que no
tiene sentido recordarlo todo.
Lo importante es ser capaz de
encontrar cosas."
Douglas Coupland
Escritor

El orden de la documentación
El mare magnum de papelería, documentos y planillas que se requiere para atender a la
compaginación de una presentación parece imposible de mantener bajo control. Pero esto no
es así, más en la actualidad donde la digitalización de la información permite, no solo
mantener archivos ordenados, sino también mucho más accesibles.
Es recomendable que se tenga también un mapa de la información almacenada y un
instructivo de cuál debe ser el tratamiento a dar a cada documento.
Al igual que en cualquier otro sitio de trabajo, todas las técnicas que conduzcan al orden y
limpieza son aplicables. Se debe evitar guardar papelería o archivos que no son necesarios
(borradores, documentos vencidos o superados) ya que pueden conducir a errores.

El siguiente cuadro es un esquema de ordenamiento sugerido para la documentación que


usualmente requieren las presentaciones de oferta.

Ing. Víctor S. Rodríguez 30/12/2019


Diario del Estimador de costos. Nota 7

Notas tipo
¿Cómo organizar Datos de la Empresa
la Designación del Representante Técnico
documentación? Declaraciones juradas varias
Registros
Calendario de Fechas de renovación
Registro de … (una carpeta por registro)
Notas / Formularios / Planillas
Formulario de inscripción y N°
Recibo de pago Derecho de inscripción
Información Contable/Administrativa/Fiscal
Impuestos
Estados Contables (por lo general los tres
últimos)
Estatutos Sociales / Actas de designación de
autoridades / Poderes
Facturación
Información Técnica
CV Representante Técnico y personal clave
Recibo de pago de la matrícula anual del R.T.
Planilla de obras ejecutadas / en ejecución
Listado de equipos
Listado de principales proveedores y
subcontratistas
Certificados de Normas (ISO, IRAM, OSHA, etc)
Manual o plan general de Higiene y Seguridad
Manual o plan general de Calidad
Manual o plan general de Protección Ambiental
Registos estadísticos
Publicaciones de los principales índices
para redeterminación de precios: INDEC, Cámara Argentina
de la Construcción, etc.

Ing. Víctor S. Rodríguez 30/12/2019