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Versión: 6-Marzo 2015

Manual de Usuario/ Perfil Estudiante

Dirección de Informática
Secretaría Virtual UP

ÍNDICE
1 Introducción ...................................................................................................................... 1
2 Requisitos técnicos ........................................................................................................... 1
3 Acceso a la Secretaría Virtual ........................................................................................ 2
3.1 Descripción ................................................................................................................ 2
3.2 Proceso ....................................................................................................................... 3
3.3 Cuenta de correo institucional ............................................................................... 6
4 La Secretaría Virtual: servicios disponibles .................................................................... 7
4.1 Gestión del Usuario ................................................................................................... 7
4.2 Gestión de los Trámites ............................................................................................. 9
4.3 Gestión de la Información ..................................................................................... 11
5 Trámite de la Secretaría Virtual: Matrícula I Semestre 2015 ..................................... 13
5.1 Introducción ............................................................................................................. 13
5.2 Proceso ..................................................................................................................... 13
5.2.1 Acceso al trámite de Matrícula ..................................................................... 13
5.2.2 Pantalla de Instrucciones................................................................................ 13
5.2.3 Pantalla de Datos Generales ......................................................................... 14
5.2.4 Pantalla de Asignaturas y Grupos ................................................................. 17
5.2.5 Pantalla Reservar cupo ................................................................................... 20
5.2.6 Pantalla Realizar pago .................................................................................... 22
5.2.7 Pantalla Finalizar matrícula ............................................................................. 24
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1 Introducción
La Secretaría Virtual de la Universidad de Panamá (SEVUP) es un servicio mediante
el cual sus usuarios pueden realizar, vía Internet, trámites administrativos con las
distintas unidades de la UP. De esta forma se evitan los desplazamientos para
realizar dichos trámites, y se facilita el acceso a los servicios administrativos de la UP.

Esta Secretaría Virtual emula la ventanilla de una unidad administrativa permitiendo


que el usuario gestione solicitudes y documentos, pero con la ventaja de evitar
esperas o de estar a expensas de horarios. Además con la garantía y seguridad que
ofrece el acceso cifrado.

El objetivo a largo plazo de la Secretaría Virtual es que toda la comunidad


universitaria (estudiantes, personal docente e investigador, y personal de
administración y servicios) disponga de un canal vía web, rápido y flexible, que
suponga una alternativa válida al sistema presencial en su relación administrativa
con la UP.

2 Requisitos técnicos
Para que la experiencia de uso con la Secretaría Virtual sea lo más satisfactoria
posible, habrán de tenerse en cuenta una serie de requisitos técnicos:

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Al tratarse de una plataforma vía web, es absolutamente necesario el


navegador de internet.

Navegadores y versiones requeridas:

• Internet Explorer: versión 8 y posteriores

• Mozilla Firefox: 18 y posteriores

• Chrome: 24.0 y posteriores

• Opera: 12.14 y posteriores

También será necesario contar con un lector de archivos en formato PDF


para poder visualizar los instructivos. A continuación facilitamos las
direcciones web donde descargar algunos de los más usuales:

• Adobe Reader: http://get.adobe.com/es/reader/otherversions/

• Foxit: http://www.foxitsoftware.com/Secure_PDF_Reader/

• Nitro PDF: http://www.nitroreader.com/es/download/

• Sumatra PDF:
http://blog.kowalczyk.info/software/sumatrapdf/download.html

3 Acceso a la Secretaría Virtual

3.1 Descripción
Durante la primera etapa de implantación de la Secretaría Virtual, el grupo de
usuarios que tendrá acceso a la misma será el de los Estudiantes, tanto aquellos que
ya son estudiantes de la UP, como los de nuevo ingreso en el curso académico
actual. Poco a poco se irán desarrollando e implementando nuevos servicios y
funcionalidades que darán cobertura a necesidades de otros colectivos
universitarios, de tal forma que todos puedan beneficiarse de las ventajas que
ofrece un sistema como el descrito.

El acceso al sistema de Secretaría Virtual de la UP se caracteriza por los siguientes


aspectos:

Acceso seguro. La transmisión mediante el protocolo de conexión https,


proporciona una transferencia segura de datos al enviarlos de manera
cifrada.
Acceso controlado. El sistema de control de accesos a la Secretaría Virtual
identificará a todos los usuarios gracias a la utilización de unas credenciales

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únicas. Asimismo, este sistema será el encargado de la gestión de dichas


credenciales, de tal manera que el usuario tenga la posibilidad de:
o Recuperar las credenciales siempre que lo necesite (¿Olvidaste tu
contraseña?)
o Registrarse como usuario en el caso de los estudiantes de nuevo
ingreso o de los estudiantes que continúan estudios pero que no
matricularon nunca vía web en el antiguo sistema online de la UP
(Regístrate ya).
Acceso pertinente. Este concepto está íntimamente relacionado con el
concepto de “perfil”. A cada usuario de la Secretaría Virtual se le asignará un
“perfil de acceso”, de tal modo que tendrá disponibles una serie de
funcionalidades adecuadas a su papel como miembro de la comunidad
universitaria.

3.2 Proceso
Para acceder a la Secretaría Virtual, el sistema solicitará el número de cédula del
usuario y una contraseña. En este punto, debemos distinguir entre los siguientes
grupos de usuarios:

1. Grupo 1: Estudiantes que continúan estudios y que han utilizado los Servicios
de acceso restringido del área de Estudiantes en el Portal UP (“Servicios para
estudiantes”). Tan sólo tendrán que introducir su cédula y su contraseña,
como hasta ahora vienen haciendo en la pantalla de acceso a “Servicios
para estudiantes” del Portal de la UP.

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2. Grupo 2: Estudiantes que continúan estudios pero que no han utilizado los
Servicios de acceso restringido del área de Estudiantes en el Portal UP
(“Servicios para estudiantes”). En este caso, el estudiante deberá solicitar el
registro en la Secretaría Virtual a través de la opción “Regístrate ya” de la
pantalla de acceso. Aquí se le solicitará que introduzca su cédula, su correo
electrónico personal y el número del último recibo (o de documento de
pago) emitido para el estudiante. En breve, el usuario recibe en el correo
indicado su contraseña de acceso.

3. Grupo 3: Estudiantes de nuevo ingreso. Se trata de aquellos estudiantes que


han realizado el proceso de admisión a la Universidad de Panamá y ya
pueden formalizar la Matrícula en la Carrera seleccionada. En este caso, el
estudiante deberá solicitar el registro en la Secretaría Virtual a través de la
opción “Regístrate ya” de la pantalla de acceso. Aquí se le solicitará que
introduzca su cédula, su correo electrónico personal y el número de
formulario obtenido en el proceso de Admisión. En breve, el usuario recibe en
el correo indicado su contraseña de acceso.
4. Grupo 4: Estudiantes extranjeros y procedentes de otra Universidad. En este
caso, el estudiante deberá solicitar el registro en la Secretaría Virtual a través
de la opción “Regístrate ya” de la pantalla de acceso. Aquí se le solicitará
que introduzca su cédula, su correo electrónico personal y el número de
registro obtenido en el proceso de acceso a la Universidad de Panamá y
recogido en el formulario de “Control de ingreso de estudiantes extranjeros y

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de cambios de Universidad”. En breve, el usuario recibe en el correo indicado


su contraseña de acceso.

En el caso de necesitar la recuperación de las credenciales de acceso (bien por


olvido, o por querer cambiarlas, aunque esta última opción está disponible en la
propia Secretaría Virtual), en la pantalla de acceso se encuentra la opción
“¿Olvidaste tu contraseña?”, en la que se pedirá al usuario su número de cédula y
su correo electrónico (el que usó para registrarse o el institucional en caso de
tenerlo). Automáticamente, el sistema verificará los datos introducidos y generará
una nueva contraseña que enviará al correo electrónico del usuario (en caso de
tener correo institucional, se enviará a ambas direcciones).

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Otro de los recursos que tienen disponibles los usuarios de la Secretaría Virtual en la
pantalla de acceso es la descarga de la Guía de acceso al sistema.

3.3 Cuenta de correo institucional


La Universidad de Panamá pone a disposición de los estudiantes una cuenta de
correo institucional gratuita, que servirá de medio de comunicación oficial entre la
UP y el colectivo estudiantil.

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Próximamente, el acceso a la Secretaría Virtual exigirá que el estudiante disponga


ya de una cuenta de correo institucional, por lo que si aún no la ha registrado, el
sistema lo detectará y le comunicará que debe realizar la petición. Para ello, le
facilitará un enlace a la misma aplicación de registro.

Una vez obtenida la cuenta de correo, automáticamente se devuelve al estudiante


a la anterior pantalla, donde debe pulsar el botón “Aceptar” para completar su
acceso a la Secretaría Virtual.

4 La Secretaría Virtual: servicios disponibles


Una vez que se ha accedido a la SEVUP, el usuario se encuentra en la pantalla de
“Inicio”, en la que se reúnen a modo de pequeño portal algunas herramientas de
información como son el Calendario de trámites, el panel de Avisos importantes o la
descarga de Instructivos específicos.

Las distintas funcionalidades disponibles actualmente en la SEVUP se estructuran en


torno a los siguientes grupos de información:

Gestión del Usuario


Gestión de los Trámites
Gestión de la Información

4.1 Gestión del Usuario


Todas las opciones relacionadas con la gestión de los datos del usuario se
concentran en el menú “Mi perfil”. Desde aquí, el usuario puede acceder a dos sub-
opciones:

Datos personales. Consulta de los datos personales del usuario. De los datos
que se muestran en esta pantalla, algunos pueden modificarse (Editables) y
otros no (No editables):

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Datos Editable No
editable
Cédula X
Nombre X
Fecha de nacimiento X
Dirección X
Zona postal X
Sexo X
Correo electrónico personal X
Correo electrónico institucional X
Celular X
Lugar de trabajo X
Tipo sangre X
Imagen X

También podrá modificar la fotografía personal que se muestra en la cabecera de la


página.

Cambiar contraseña. Modificación de la contraseña activa del usuario. Una


vez cambiada y cerrada la sesión, el usuario tendrá que utilizar la nueva
contraseña para acceder a la SEVUP.

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Recuerde que también es posible cambiar la contraseña solicitando una nueva


desde la pantalla de acceso a la Secretaría Virtual.

4.2 Gestión de los Trámites


A este grupo de funcionalidades se accede a través del menú “Trámites”, que a su
vez muestra actualmente dos sub-menús: “Trámites disponibles” y “Mis trámites”:

Disponibles. A medida que la SEVUP vaya incorporando trámites en su


catálogo se irán mostrando en esta pantalla con la información
correspondiente al trámite, y un acceso a su realización en el caso de
encontrarse en el período para ello.

Mis trámites. Esta pantalla permite la consulta de los trámites realizados en la


SEVUP por el usuario. A través de un formulario de selección de datos
(año/período, proceso, trámite, estado del trámite y origen), se realiza la
búsqueda filtrando por cada uno de los campos mencionados. El resultado
se muestra en una tabla con el detalle del trámite:
Año
Período
Proceso
Trámite

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Origen: Web o Presencial (en el caso del trámite de Matrícula se


indicará “Reserva” cuando haya sido realizado en la Unidad
Académica).
Estado del trámite
Grabación: fecha de grabación del trámite
Última actualización: fecha en que se actualizó el trámite por última
vez.
Observaciones
Acciones

El trámite puede pasar por distintos estados desde su inicio hasta su


finalización. En el trámite de Matrícula, primero que se pondrá a disposición
de los usuarios, los estados serán los siguientes:

Borrador
Pendiente de pago
Finalizado

En función del estado del trámite, podrán realizarse con el mismo una serie de
acciones:

Editar
Generar recibo
Pagar

En la columna “Observaciones” se mostrará un icono de aviso cuando exista alguna


notificación sobre el trámite que el usuario deba conocer, como por ejemplo, la
proximidad de la fecha de finalización.

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La Secretaría Virtual dispone de un sistema de avisos automáticos que envía un


correo al usuario en determinados momentos del proceso. La antelación con la que
se realizarán los envíos dependerá del período en el que el trámite permanezca
abierto y será configurable por el administrador del sistema.

4.3 Gestión de la Información


La SEVUP ofrece también a sus usuarios la posibilidad de consultar información
relevante (menú “Información de interés”) generada durante su permanencia en la
UP: las notas del curso actual, su avance académico, un histórico de los recibos de
matrícula y su situación de morosidad. Con el tiempo, irán incluyéndose otros grupos
de información de interés relacionados con los trámites disponibles en la SEVUP.

Notas. En esta pantalla se podrán consultar las notas obtenidas en los distintos
semestres en los que el estudiante haya estado matriculado en la UP. La
información aparece organizada por cada semestre del año académico.
También se puede consultar esta información atendiendo a un doble
agrupamiento:
o Créditos por Plan de Estudios actual. Muestra los créditos obtenidos en
el Plan de Estudios en el que actualmente estás matriculado.
o Créditos completos. La información mostrada puedes exportarla en
formato Excel o PDF pulsando en el icono correspondiente.

Avance académico. Esta pantalla mostrará todas las calificaciones


obtenidas para cada materia cursada por el estudiante desde el primer
curso hasta el último realizado.

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Morosidad. En el caso de existir algún concepto que genere morosidad, y por


tanto, imposibilidad de realizar algún trámite, el estudiante puede hacer la
consulta en esta pantalla para tener la información al respecto.

El contenido de las pantallas de Notas, Avance Académico y Morosidad podrá


exportarse en formato Excel y PDF pulsando sobre los iconos respectivos.

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5 Trámite de la Secretaría Virtual: Matrícula I Semestre 2015

5.1 Introducción
El trámite activo que los estudiantes encontrarán en la SEVUP es el de la Matrícula
para el primer semestre 2015. Los requisitos de usuario que serán necesarios para
acceder al trámite, por tanto, son exactamente los mismos que los comentados en
el apartado 2 de este instructivo (Acceso a la Secretaría Virtual).

Para utilizar la Secretaría Virtual y los trámites disponibles, como el de Matrícula, será
necesaria una conexión a internet así como los navegadores al uso en sus últimas
versiones: Mozilla Firefox, Chrome, Internet Explorer (8 ó superior) y Opera.

En los siguientes apartados de este instructivo vamos a indicar el procedimiento a


seguir para efectuar la Matrícula de forma autónoma. Sólo hay que seguir los pasos
indicados y el estudiante tendrá grabada su matrícula en muy poco tiempo, de
forma sencilla y ágil.

5.2 Proceso

5.2.1 Acceso al trámite de Matrícula


El acceso al trámite de Matrícula se realiza desde el menú Trámites/Disponibles. En la
pantalla “Trámites disponibles” se muestra una relación de todos los trámites para el
año académico en curso, apareciendo habilitados los que se encuentren en
período activo. Para iniciar el trámite, basta con pulsar en el icono que aparece en
la columna “Iniciar trámite”.

En todas las pantallas, en la parte inferior derecha, estará disponible el enlace a la


“Ayuda de pantalla”, en la que se describe brevemente el objetivo de la misma y
algún aspecto que pueda crear dudas en los usuarios.

5.2.2 Pantalla de Instrucciones


Esta pantalla contiene las instrucciones básicas de funcionamiento en el trámite de
Matrícula: guía visual del proceso del trámite (los conocidos como “vagones”) y
descripción de los principales botones y sus funciones.

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5.2.3 Pantalla de Datos Generales


Esta pantalla muestra los datos del estudiante (personales, académicos y
financieros). Sólo son editables el dato correspondiente al género del estudiante
(Masculino/Femenino) y el relativo al turno en el caso de los estudiantes de primer
ingreso, que permite seleccionar entre Diurno, Vespertino y Nocturno. Si se detecta
algún dato incorrecto por parte del estudiante, debe comunicarlo a la Secretaría
de su Facultad para que sea modificado.

La selección de Turno se hace siempre en la primera matrícula de la carrera, de tal


forma que no hay que volver a elegirlo en matrículas posteriores. Tras la elección de
Turno deberá de seleccionar el bloque horario correspondiente a alguno de los
grupos disponibles. Una vez finalizada la matrícula no podrán modificarse estos
datos, por lo que habrá que contactar con la Secretaría de la Facultad
correspondiente en caso de precisar algún cambio.

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El turno y grupo lo
decidirá el
estudiante de
nuevo ingreso en
esta pantalla

Por cada grupo disponible, el estudiante podrá consultar el bloque horario que le
corresponde a cada grupo y poder decidir si es el horario que más se adecúa a sus
necesidades:

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En algunas ocasiones se puede encontrar con que más de un curso de una misma
asignatura coincida en un mismo bloque horario. En estos casos el sistema se
encargará de asignarle uno de los cursos automáticamente en función de los cupos
disponibles.

A partir de esta pantalla aparece el botón “Guardar borrador”, cuya misión es la de


guardar los datos que hasta ese momento se hubiesen registrado en el trámite de
Matrícula, permitir al estudiante salir de la Secretaría Virtual sin haberlo concluido y
volver a recuperarlo dentro del período de vigencia para finalizarlo. En caso ser
primera matrícula, antes de guardarse los datos se mostrará un mensaje informativo
indiciando que no se podrá modificar el turno y grupo.

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5.2.4 Pantalla de Asignaturas y Grupos


En esta pantalla se muestran las asignaturas propuestas para matricular,
organizadas en dos niveles de agrupamiento: el Tipo de actividad
(Teórica/Práctica) y el Grupo. De cada grupo se indica el nombre, el profesor titular,
el salón donde se impartirá la asignatura y el horario (pulsando en el icono que
aparece junto al tipo de actividad)

También se muestra la relación de calificaciones del semestre anterior. Esta


información es útil ya que en los casos de asignaturas semestrales consecutivas será
un prerrequisito obligatorio tener aprobadas las materias para matricularlas en el
semestre posterior.

El comportamiento de esta pantalla será diferente dependiendo de si el estudiante


es de primer ingreso o no:

Estudiantes de primer ingreso:

Cuando se trate de la primera matrícula de la carrera, en esta pantalla


aparecerán todas las asignaturas correspondientes al grupo que se seleccionó en el
paso anterior como reservadas, no siendo posible modificar dicha selección. Puede
utilizar los iconos y para desplegar/replegar la información sobre los tipos de
materias en cada asignatura: Teoría, Laboratorios, Prácticas y Clínicas.

En caso de que en el horario se presente algún desdoble (una misma


asignatura tenga dos grupos para el mismo bloque horario) el sistema le asignará
automáticamente uno de los dos grupos disponibles, pudiendo consultarse dicho
grupo en esta pantalla.

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Estudiantes que no son de primer ingreso:

En este caso la operativa de la pantalla es la siguiente:

En primer lugar, se deben comprobar las asignaturas que el sistema nos


ofrece como “propuestas para la matrícula”. Se trata de asignaturas que
están relacionadas con las del semestre anterior (por ello se ofrecen las
calificaciones obtenidas en el anterior semestre) y con aquellas que se han
registrado en la pre-matrícula que confeccionan las unidades académicas
antes del proceso de matrícula.
Después, utilizando los iconos y para desplegar/replegar, se muestran
los tipos de materias matriculables en cada asignatura: Teoría, Laboratorios,
Prácticas y Clínicas.

Por último, se selecciona el grupo en el que se desea matricular y se continúa


con el proceso.

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Esta pantalla cuenta con algunos elementos que ayudan al estudiante a


confeccionar su matrícula:

Horario gráfico de los grupos: pulsando en el icono que aparece junto a


cada tipo de actividad de una materia, se despliega un calendario semanal
con los horarios en los que se imparte.

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Horario gráfico del estudiante: pulsando sobre el icono con la etiqueta “Ver
horario completo”, se despliega un horario semanal con las materias
seleccionadas por el estudiante organizadas por tramos horarios.

5.2.5 Pantalla Reservar cupo


Esta pantalla tiene como objetivo realizar la reserva de cupo, teniendo en cuenta
los datos registrados durante todo el proceso por el estudiante, y solicitándole que
decida una forma de pago (presencial o electrónico). Por ello, ofrece un resumen
de todos los datos atendiendo a la siguiente agrupación:

Datos generales
Datos de asignaturas y grupos
Datos de pago (Desglose/Tipo/Medio)

Actualmente sólo es posible realizar un Tipo de pago (pago completo), de ahí que
este dato sea tan sólo informativo.

Pulsando en los iconos y para desplegar/replegar los grupos de datos se


puede revisar la información registrada, y en caso de no ser correcta en algún
punto siempre hay opción de volver a las pantallas en las que hubiesen de
cambiarse.

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En el apartado de Datos de pago/Desglose se relacionan los conceptos por los que


el estudiante debe pagar, así como las exoneraciones en el caso de que las tuviese.
Las exoneraciones contempladas actualmente en el sistema de matrícula son las
siguientes:

Estudiantes Sigma Lambda


Estudiantes en situación social desfavorable
Estudiantes con vales de trabajo por matrícula de la VAE.

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Cualquier otro tipo de exoneración debe ser tratada de manera específica en la


Unidad Académica del estudiante.

Seleccionar la Forma de pago

En la pantalla de Reservar cupo hay un paso de especial importancia en el


desarrollo posterior del trámite y en su correcta finalización: la selección de la forma
de pago. Actualmente el sistema dará opción a realizar el pago de las siguientes
formas:

En banco: tal como hasta ahora ha venido haciéndose. El estudiante obtiene


al final del proceso un recibo de pago con el que debe dirigirse a la entidad
bancaria. Al día siguiente de realizar el pago, el estudiante podrá volver a la
Secretaría Virtual para obtener su recibo de Matrícula.
Telemáticamente: a través de lo que denominamos “pago electrónico”. El
estudiante contacta con la pasarela de pago y utiliza un medio electrónico
para abonar su matrícula. Después de realizar el pago, retorna a la Secretaría
Virtual para obtener su recibo de Matrícula.

Una vez realizada la revisión de toda la información de esta pantalla, se debe pulsar
el botón “Confirmar reserva” para hacer efectiva la reserva de las plazas en los
Grupos/Materias solicitados. El sistema comprobará que se ha seleccionado una
forma de pago antes de continuar. En caso de no haberlo hecho, se muestra un
mensaje de aviso.

La confirmación de la “Reserva de cupo” consolida los datos en la matrícula del


estudiante e inicia el proceso de pago, por lo que ya no será posible volver a
pantallas anteriores del proceso para realizar modificaciones. Es importante, por
tanto, que el estudiante esté completamente seguro de los datos registrados y de la
forma de pago que ha elegido.

5.2.6 Pantalla Realizar pago


Esta pantalla sólo se mostrará a aquellos usuarios que hubiesen seleccionado el
pago electrónico como “Forma de pago” en la pantalla anterior (Reservar cupo).
Vuelve a mostrarse el resumen de los datos de la matrícula (Datos generales, Datos
de asignaturas/grupos y Datos de pago), incluyendo ya como dato fijo la forma de
pago (Pago electrónico).

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Pero ahora aparecen tres botones nuevos que permiten realizar las siguientes
acciones:

Realizar pago electrónico. Este botón conduce a la pasarela de pago


electrónico, donde el estudiante puede abonar el importe de su matrícula de
manera inmediata, lo que provocará la finalización del trámite y le permitirá
obtener su recibo de Matrícula.

Pagar en otro momento. Este botón permite posponer el pago, devolviendo


al estudiante a la pantalla de inicio de la Secretaría Virtual. Podrá retomar
posteriormente el proceso de pago desde la pantalla “Mis trámites”.

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Cambiar a pago en banco. Este botón iniciará el cambio de la forma de


pago elegida, del electrónico al presencial. Al pulsarlo, el sistema mostrará un
aviso indicando que tal cambio impedirá volver al pago electrónico, por lo
que se trata de una decisión irreversible. Si el estudiante continúa adelante
con su decisión de cambio, el sistema le dirigirá automáticamente a la última
pantalla del proceso: Finalizar matrícula.

5.2.7 Pantalla Finalizar matrícula


Por último, para terminar el proceso el sistema genera el recibo de pago que
entregará el estudiante en la entidad bancaria junto al monto correspondiente. El
recibo se genera en formato PDF pulsando en el botón “Descargar recibo y
finalizar”.

El recibo puede generarse siempre que se desee desde la pantalla “Mis trámites” de
la Secretaría Virtual durante el año académico en curso. Para ver recibos de años
académicos anteriores (histórico de recibos), debe ir al menú Información de
interés.

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