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Espectáculos escénicos producción y difusión Marisa de león

ESTRUCTURA LOGÍSTICA DE UNA PRODUCCIÓN ESCÉNICA


En muchos sentidos, cualquier espectáculo escénico es un reto. Ya hemos analizado la
importancia del factor financiero que, en gran medida, determinará las características y la
dimensión del proyecto. Ahora toca el turno de analizar la estructura organizacional y la
necesidad de adoptar una metodología de trabajo que nos permita un control logístico para llegar
a la presentación del espectáculo en las mejores condiciones. Para ello, se requiere articular el
trabajo de las personas y las instituciones involucradas en el proyecto, es decir, coordinar la
colaboración de los recursos humanos que participan.
Como sabemos, los proyectos escénicos se caracterizan y distinguen por su carácter
colectivo, por la reunión de personas especializadas en los diferentes ámbitos y disciplinas del
arte escénico que trabajan para un fin común y de acuerdo con un plan de trabajo en el que se
deben establecer y conocer las funciones y responsabilidades de cada participante del proyecto,
así como los tiempos y los mecanismos que se establezcan para la consecución de las tareas
individuales y grupales.
En este sentido, es necesario reconocer tres elementos básicos para la organización de un
proyecto: 1) división del trabajo, 2) la coordinación de los equipos y 3) la colaboración entre los
integrantes. Estos elementos están presentes en los tres momentos del proceso de trabajo,
vinculados con las relaciones humanas:
Equipos de trabajo: Conformación a partir de la selección y consolidación a través de la
capacitación y desarrollo.
Relaciones de trabajo: División de la organización en áreas, con la asignación de
actividades, tareas y responsabilidades individuales, de acuerdo con las capacidades,
conocimientos y experiencias de cada integrante, así como la estructuración de equipos.
Recursos: Asignación de recursos económicos, logísticos y técnicos (capital, equipo de
trabajo, tiempo, fases de trabajo, lugar de operación, información, medios, herramientas y todos
aquellos elementos que permitan una comunicación y colaboración adecuada entre los
integrantes).
Si desde el inicio del proyecto se logra estructurar adecuadamente estas premisas así
como articular los elementos mencionados, el proceso de trabajo será más eficiente, y se
alcanzarán resultados positivos.
EQUIPOS DE TRABAJO
Parte del reto consiste en integrar el trabajo de varias personas para lograr un objetivo en
común; ello supone considerar que cada uno de los involucrados en el proyecto tiene sus propias
ideas, utiliza diferentes métodos de trabajo, conceptualiza sus propios tiempos y vive diferentes
espacios físicos. Se debe tener en cuenta que cada persona ha trabajado anteriormente en
diferentes proyectos, contextos y condiciones, por lo que seguramente tiene una visión particular
del fenómeno escénico y sus propias definiciones y concepciones en relación con lo que hemos
planteado hasta ahora en este libro.
Todo espectáculo artístico requiere de la colaboración de varias personas que se reúnen
para llevar a cabo un proyecto escénico, cada una de ellas tiene sus propias razones por las cuales
desea colaborar y aportar sus conocimientos, experiencia, iniciativa, optimismo y el talento en el
proceso de transformar una idea para llegar a la presentación de un espectáculo escénico ante un
público.
En este sentido, si partimos del hecho de que en cualquiera de las disciplinas artísticas, el
elemento desencadenador es el potencial creativo y su naturaleza es humana, entonces debemos
enfocar el esfuerzo en convocar, motivar, organizar y trabajar con las personas que, por diferentes
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razones, nos importa que participen y se comprometan en el proyecto que pretendamos llevar a
cabo. La cantidad de personas, las actividades que realicen y la temporalidad de su participación
en el

Los equipos de trabajo son “el conjunto de personas organizadas formalmente para lograr una
comunicación efectiva alrededor de la tarea, transmitiendo información, canalizando
problemas, proponiendo mejoras y soluciones que conducen a consolidar la calidad [del
espectáculo].
proyecto, dependerá de las características y de la magnitud del mismo, así como del
tamaño, la estructura organizativa y el funcionamiento del grupo.
Una de las condiciones para que se logren buenos resultados, consiste en integrar equipos
de trabajo con personas especializadas en áreas específicas, ya sean artísticas, técnicas o
administrativas. Aunque también Podemos encontrar en numerosas organizaciones artísticas dos
fórmulas frecuentes de trabajo:
en la realización del proyecto todos intervienen en la generalidad de las tareas o, por el
contrario, unos pocos son destinados a desempeñar una gran cantidad de actividades.
Dependerá de la disciplina artística y de las características del proyecto, la cantidad de
personas que se involucren y la jerarquía que ocupen. Por ejemplo, la ópera generalmente será el
arte que reúna más equipos de trabajo, ya que suele combinar elemento de la música, el canto, el
teatro, la danza y las artes visuales, y donde la autoridad principal será compartida entre el
director de orquesta y el director de escena. Enseguida está el teatro, el cual también conjunta a
un importante número de colaboradores y en el caso de las obras musicales, donde además
pueden llegar a colaborar hasta cuatro directores (general, musical, coreográfico y técnico). En
los casos de la música y de la danza, la conformación de los equipos obedecerá tanto al tipo de
expresión (clásica, contemporánea, popular, folclórica, etcétera), como al formato, el género y al
estilo interpretativo del grupo o la compañía.
Durante el proceso de producción de un espectáculo escénico, intervienen
fundamentalmente seis diferentes equipos de trabajo:

“Es necesario que los implicados en un proyecto Lo vivan como algo propio, que lleve su sello
personal. Para esto es necesario que aporten sus ideas, que se les tenga en cuenta, que ayuden a
resolver problemas, que mantengan una actitud siempre positiva. Quien dirija el proyecto, el
líder del proyecto ha de encontrar mecanismos de motivación del grupo, del equipo. Los
mecanismos de motivación pueden ser económicos, reconocimiento, trayectoria profesional,
estatus, etcétera.

Equipo creativo Directores, dramaturgos, guionistas,


coreógrafos, concertadores; diseñadores de
escenografía, decorados y utilería, iluminación,
vestuario y maquillaje; música, difusión,
relaciones públicas, producción ejecutiva.
Equipo artístico Actores, actrices, cantantes, músicos,
bailarines, artistas plásticos, intérpretes y
ejecutantes.
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Equipo de realización y construcción Edición musical, carpintería, herrería,


costura, pintura escénica, accesorios,
maquillaje y efectos especiales.
Equipo técnico Electricistas, sonido, tramoya, utilería,
vestuario, iluminación, traspunte y
maquinistas. Se considera también en este
rubro a todo el personal que labora en el teatro.
Equipo de apoyo Asistentes, ayudantes, aprendices y
Voluntarios.
Equipo eventual Investigación, traducción, diseño
gráfico, fotografía, video, entrenamiento vocal
y corporal, efectos especiales, animales
amaestrados, etcétera.

Estos equipos de trabajo representan los recursos humanos que, coordinadamente,


llevarán a cabo las funciones y actividades necesarias en cada etapa del proceso, acorde con las
capacidades y conocimientos de cada uno de los miembros. Se debe tener claridad en la
asignación de tareas y en el nivel de responsabilidad que cada persona tendrá. El grado de
responsabilidad corresponde al nivel de jerarquía y esta se define por la división del trabajo que
se establezca con una visión de conjunto.
Cuando más sepan del proyecto [Los equipos] mayor será su aportación y la capacidad de
resolver problemas, mayor será La eficacia de Las acciones, la autonomía de las partes, la
integración y la motivación.

Un instrumento muy útil es la elaboración de un organigrama en el cual se establecen los


niveles, relaciones y vías de comunicación entre los diferentes equipos mencionados, para lograr
una adecuada circulación de la información y toma de decisiones, a partir del establecimiento de
jerarquías, tal como se ejemplifica en el anexo 2.°
Muchos de los problemas o confusiones que se generan al interior de un grupo artístico
tienen que ver con las responsabilidades que le competen a cada persona y a cada equipo de
trabajo. La definición de las actividades y los ámbitos de competencia deben ser definidos desde
el inicio del proyecto para evitar malos entendidos, estas aclaraciones deben ser planteadas por el
director y el productor.
Se pueden señalar algunas generalidades sobre las características de cada equipo de
trabajo, sin embargo, será el propio proyecto y el tipo de organización que tenga el grupo lo que
determinará quién hace qué. En el apartado referente a la Ruta crítica de producción, se detalla
una propuesta de las tareas de los equipos de trabajo en cada una de las etapas de producción
hasta el día del estreno. Una pauta de esta naturaleza, como ejemplo, ayuda a que los integrantes
del proyecto conozcan sus responsabilidades y los tiempos con los que cuenta para presentar
resultados.
RELACIONES DE TRABAJO
Las relaciones que se establecen en una organización o grupo artístico, requieren tiempo,
concreción, definición, adjudicación y ordenamiento durante el desarrollo del proyecto para
lograr una adecuada estructura organizativa.
Nuevamente, dependerá de las características del proyecto el tipo de estructura que se
requiera y se establezca. Por ejemplo, en el caso de grupos o compañías establecidas que cuentan
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con integrantes permanentes, repertorios en su programa y trayectoria, la estructura seguramente


será más compleja debido a las necesidades de operación y mantenimiento; pero para aquellos
artistas que se reúnen para realizar un proyecto específico por un periodo determinado de tiempo,
las necesidades de organización serán otras.
Ahora bien, si hablamos de la necesidad de profesionalizar la calidad de los espectáculos
escénicos, conviene considerar que en cualquiera de los casos mencionados, se requiere contar
con estructuras de organización que faciliten y garanticen una buena comunicación y un buen
desempeño de las funciones, tareas, actividades, responsabilidades y procedimientos individuales,
confiando en la capacidad de los integrantes y al mismo tiempo asumiendo los errores y
reconociendo los logros.
En este sentido, las personas que asumen la dirección de un proyecto deben tener en
cuenta la naturaleza, la cantidad y la jerarquía de las actividades a realizar, asignándole mayor o
menor importancia y tiempo de gestión a cada una, atendiendo las tareas fundamentales y las
actividades de rutina.
Dentro de los equipos de trabajo, cada persona conoce su profesión, su especialidad y el
tipo de actividades que le corresponde desempeñar, pero, como hemos dicho, va a depender de
las características y de la dimensión del proyecto, así como de la dirección, la coordinación y la
administración que se haga del mismo, la forma en que se lleven a cabo todas y cada una de las
acciones requeridas de cada persona para alcanzar los objetivos y las metas de todos.
Cuando hablamos de actividades artísticas comerciales, la organización administrativa
parte del productor general que invierte su capital en la realización de un espectáculo escénico
con fines lucrativos, y por lo mismo, su interés sobre la viabilidad, el gasto, las compras, las
contrataciones, la comercialización del espectáculo y la recuperación de la inversión.
En cambio, cuando hablamos de actividades artísticas culturales, en las que el gobierno, a
través de las instituciones oficiales financia la realización de espectáculos, el productor

“Qué es lo importante, qué es lo “El productor de teatro comercial selecciona (la mayoría de
urgente y qué es [o rutinario.., las veces) la obra a montarse, elige al director artístico, al
debemos tener claro qué de- hacer escenógrafo al igual que al reparto. Él tiene que reunir el
nosotros y qué acciones debemos suficiente capital para la producción (...) Tendrá, también
delegar, entre otras cosas porque que contratar a un elenco con renombre (...) en ocasiones
habrá personas u organizaciones pagándoles de antemano. Su objetivo principal es de lucro.
que sean especialistas y lo Tendrá sus ganancias después de haber pagado a los
resuelvan mejor que nosotros. inversionistas (...) En cuanto exista la recuperación del
capital que se invirtió, el productor tendrá que dividir sus
ganancias entre los inversionistas y él.
no invierte su capital y no necesariamente tiene que reunir los recursos económicos, por lo
que su responsabilidad se limita a la buena administración de dichos recursos, así como de la
organización, coordinación, administración y supervisión general del proyecto.
En este sentido, sería el productor ejecutivo la figura que conviene considerar desde el
inicio de un proyecto escénico, ya que idealmente, es una de las primeras personas con que se
debe contar para que, junto con el director, y en su caso, las instituciones u organizaciones
productoras, organice en términos financieros, técnicos y logísticos, los recursos humanos,
económicos y materiales, y apoye en la coordinación del trabajo y la interacción de las personas
involucradas y de los equipos que se formen.

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Desde las primeras reuniones del director y el productor, es importante definir y delimitar
claramente las funciones, responsabilidades, compromisos y condiciones de trabajo de cada una
de las personas invitadas a participar en el proyecto. Comenzando por el productor ejecutivo,
debe ser una figura que reúna una serie de características y habilidades que le permitan gestionar,
coordinar, prevenir, resolver, anticipar y solucionar los asuntos y necesidades del director y de los
equipos creativo, artístico y técnico, así como de los realizadores, administrativos, e instituciones
y patrocinadores implicados en el proyecto.
Además, el productor ejecutivo será el responsable de estructurar el aspecto financiero
que ya analizamos en el capítulo cuatro: (determinar la viabilidad económica, organizar los
presupuestos de ingresos y egresos, la mecánica de circulación del dinero, supervisar el control
administrativo y la comprobación de gastos, etcétera); establecer el calendario de trabajo
fundamentalmente para el equipo creativo, ya que el trabajo del equipo artístico será coordinado
por el director; el productor también tiene que organizar en tiempo, lugar, presupuesto y calidad
los planes, las acciones y los resultados; supervisar las actividades durante cada etapa del proceso
y gestionar todo lo necesario para cumplir con los requisitos, las necesidades, la normatividad y
lograr el éxito en lo que se lleve a cabo.
Por lo anterior, el perfil del productor ejecutivo debe contemplar una serie de
conocimientos y oficios que le permitan desempeñar todas las actividades y responsabilidades
que le competen, y para ello es necesario que mantenga una actitud flexible y conciliadora para
lograr que las relaciones de trabajo sean armónicas, productivas, respetuosas y eficientes; sin
embargo, su carácter también debe ser exigente en el logro de la excelencia y calidad en los
resultados.
El productor ejecutivo se encuentra al servicio de un proyecto y debe conocer claramente
lo que se quiere lograr y lo que se tiene para alcanzarlo. Para ello necesita analizar el contexto y
contar con una formación conceptual sólida que le permita interactuar en el medio en el que se
realiza el proyecto. Asimismo, será una persona creativa que tenga la capacidad de diseñar una
metodología de trabajo que vincule a todos los participantes del proyecto, y esto implica tener
habilidades para comunicarse con claridad y precisión; sabiendo escuchar para entender lo que se
plantea y así poder proponer las soluciones adecuadas y oportunas.
Por otro lado, el productor ejecutivo debe conocer las capacidades y habilidades de las
personas con las cuales trabaja, promoviendo el trabajo en equipo y el bienestar individual,
facilitando información, elementos y condiciones de trabajo que garanticen el buen desarrollo de
las actividades. Al mismo tiempo, debe reconocer sus propias limitaciones, debilidades y ser
autocrítico en el desempeño de sus acciones. El productor ejecutivo será
más eficiente en su desempeño en la medida que tenga conocimiento y experiencia en el
trabajo que se realiza en cada departamento; esto le permitirá tener mayores elementos para
resolver las eventualidades que se presenten durante el proceso de producción.
El sentido ético y la honestidad son factores fundamentales en el perfil del productor
ejecutivo, pues estas cualidades le permitirán contar con el respeto y la autoridad necesarias para
gestionar, coordinar y colaborar con cada uno de los agentes que intervengan en la producción del
proyecto escénico.
Como parte de las actividades del productor ejecutivo, también se debe considerar que de
acuerdo con las dimensiones del proyecto, será la persona que negocie las condiciones de
participación de cada colaborador, o bien quien facilite y agilice el intercambio de los
documentos necesarios entre los participantes y las instituciones. Dichos documentos son
instrumentos legales como contratos y/o convenios que formalizan los compromisos laborales

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temporales que se establecen, a través de las áreas respectivas o bien del departamento jurídico, o
el administrativo.

El trabajo de[ productor ejecutivo es complejo y requiere de cualidades especiales entre las que
destacan las administrativas; el talento para una organización clara y eficiente; una inmensa
capacidad para el trabajo; conocimiento sobre las formas en que se produce y realiza cada una
de las artes escénicas, además de comprender la naturaleza de cada una y sus requerimientos
especiales, necesidades de ensayos, de montaje, tiempos de planeación, realización y ejecución;
por lo que también se convierte en una especie de calendario ambulante de fechas y horarios,
planes y acciones.
En ambos casos, es necesario que el productor ejecutivo investigue y conozca las
características y detalles de los contratos que se elaborarán, para que, en su momento, pueda
aclarar a cada uno de los participantes, los pormenores del contenido de cada una de las
cláusulas; exponer el tipo de contrato (temporal o por servicio); explicar las actividades a
realizar; describir las tareas, el periodo y las etapas de trabajo; así como informar sobre la
remuneración económica, la forma de pago, etcétera. En ocasiones, es el director quien establece
estas premisas con los colaboradores, pero el seguimiento de los acuerdos y la formalización de
la relación laboral será responsabilidad del productor ejecutivo.
Contratos
Lamentablemente en México, como en muchos otros países latinoamericanos, el tema de
los contratos no se ha implantado sistemáticamente. Por ejemplo, cuando se trabaja fuera de los
esquemas oficiales y de las instituciones, por lo general, se establecen acuerdos verbales de buena
fe, en los cuales las partes confían en que cada una cumplirá con sus compromisos. Sin embargo,
hay que tomar en cuenta que la formalización de las responsabilidades, obligaciones y derechos
por escrito, contribuye a la profesionalización de los métodos de trabajo e implica una forma de
respeto al trabajo individual y al compromiso que se adquiere con el colectivo del proyecto.
Es importante señalar que cuando se habla de contratos, nos estamos refiriendo, en un
sentido amplio, a documentos tales como: convenio, carta de intención o carta compromiso, los
cuales servirán como base para detallar las características de los acuerdos convenidos
verbalmente entre las partes involucradas y así evitar malos entendidos en la interpretación de los
términos y condiciones de los mismos.
Generalmente los convenios se establecen con instituciones oficiales o privadas que
cuentan con formatos extensos en los que se detalla el motivo del contrato y en los que se
completa la información faltante de acuerdo con las características del proyecto en cuestión;
mientras que las cartas de intención o compromiso fundamentalmente describen en una sola hoja
las responsabilidades y compromisos que adquiere cada una de las partes involucradas.
Antes de firmar un contrato, es necesario leer cuidadosamente el contenido y entender no
sólo los términos básicos, sino también las condiciones y efectos que implica la firma de éste. En
la mayoría de los casos, es recomendable buscar la asesoría jurídica de especialistas que puedan
emitir su opinión y sus recomendaciones sobre el contenido de los contratos elaborados.
Conviene prestar especial atención en aquellas cláusulas referentes a la propiedad de derechos,
regalías, gos por distintos conceptos, variantes en las formas y/o periodos de explotación del
servicio o producto artístico, entre otras. Asimismo, no pasar por alto los puntos escritos en letra
más pequeña.
En el caso de que no exista un contrato por escrito, ya sea por parte del contratante o del
contratado, es conveniente redactar un formato estándar en el que se especifiquen claramente los
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siguientes aspectos para todos los participantes: los datos de las partes (información general de
cada una de las partes firmantes, es decir, nombre, dirección, teléfono, registros oficiales); los
términos (quién contrata a quién, en qué proyecto y con qué objeto); la relación entre las partes
(tipo de contrato que se celebra, vigencia del mismo); las condiciones (lugar y tiempos de
ejecución, cantidades remunerables pactadas, forma de pago e impuestos aplicables, seguros); las
responsabilidades (actividades y tareas a desempeñar, recursos necesarios y facilidades para
llevarlas a cabo, acciones a realizar, requerimientos artísticos, prácticos y técnicos); la
distribución o comercialización (materiales impresos y actividades promocionales, sistemas y
campaña de difusión, créditos); los imponderables (cancelación, fuerza mayor, indemnización);
los anexos (todos los documentos, materiales, bocetos y complementos que validen, sustenten y
amparen los contenidos del contrato; datos de contactos o directorio, calendario de trabajo y
agenda de actividades, estructura financiera, necesidades y especificaciones técnicas, etcétera).
Es importante tomar en consideración cuando se contrata personas sindicalizadas o que
pertenecen a uniones de trabajadores, asociaciones y sociedades de profesionales, entre otras, ya
que cuando el proyecto requiere de los servicios de personas afiliadas a este tipo de
organizaciones, es necesario conocer las condiciones de colaboración a fin de que en los
contratos se estipule con claridad el
tipo de relación que se establece y los compromisos que se adquieren.

ORGANIZACIÓN DE LA PRODUCCIÓN
Para la organización de una producción, el productor ejecutivo requiere de un método de
trabajo, así como de varias herramientas e instrumentos que faciliten la organización de la
información y de las actividades que se deberán llevar a cabo, las cuales serán coordinadas por el
mismo productor ejecutivo. Para comenzar, es indispensable la elaboración de directorios con los
datos de cada participante de los equipos creativo, artístico y técnico, personal de apoyo,
constructores y realizadores, proveedores, personal del teatro, patrocinadores, colaboradores,
contactos, entre otros. Estos directorios deberán contener la información mínima necesaria, es
decir: el nombre completo, cargo, puesto o actividad, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico,
y cuando sea el caso, además se incluirá el Registro Federal de Contribuyentes (RFC), la CURE,
el tipo de contrato establecido, la fecha de ingreso y de término, los honorarios, las fechas y
formas de pago, etcétera. En el caso de los artistas, puede incluirse foto, características físicas,
idiomas, aptitudes. Estos directorios serán de gran utilidad en la campaña de difusión, como se
puede ver en la segunda parte de este libro.
Por otro lado, para sistematizar los aspectos relacionados con la producción ejecutiva del
proyecto, es necesario ordenar en tiempo, dinero y espacio, el trabajo de cada equipo con sus
respectivos departamentos, actividades específicas y necesidades. Es decir, se debe buscar que
cada persona y cada elemento del proyecto estén en el momento preciso, en el lugar que se
requiere, en el costo estimado y con la calidad adecuada.
Para esto, se pueden elaborar diversos formatos que nos ayuden a controlar los aspectos
mencionados. Entre éstos, se puede recurrir a diagramas como el denominado PERT, cuyas siglas
significan: de personas afiliadas a este tipo de organizaciones, es necesario conocer las
condiciones de colaboración a fin de que en los contratos se estipule con claridad el
tipo de relación que se establece y los compromisos que se adquieren.
ORGANIZACIÓN DE L PRODUCCIÓN
Para la organización de una producción, el productor ejecutivo requiere de un método de
trabajo, así como de varias herramientas e instrumentos que faciliten la organización de la
información y de las actividades que se deberán llevar a cabo, las cuales serán coordinadas por el
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mismo productor ejecutivo. Para comenzar, es indispensable la elaboración de directorios con los
datos de cada participante de los equipos creativo, artístico y técnico, personal de apoyo,
constructores y realizadores, proveedores, personal del teatro, patrocinadores, colaboradores,
contactos, entre otros. Estos directorios deberán contener la información mínima necesaria, es
decir: el nombre completo, cargo, puesto o actividad, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico,
y cuando sea el caso, además se incluirá el Registro Federal de Contribuyentes (RFC), la CURE,
el tipo de contrato establecido, la fecha de ingreso y de término, los honorarios, las fechas y
formas de pago, etcétera. En el caso de los artistas, puede incluirse foto, características físicas,
idiomas, aptitudes. Estos directorios serán de gran utilidad en la campaña de difusión, como se
puede ver en la segunda parte de este libro.
Por otro lado, para sistematizar los aspectos relacionados con la producción ejecutiva del
proyecto, es necesario ordenar en tiempo, dinero y espacio, el trabajo de cada equipo con sus
respectivos departamentos, actividades específicas y necesidades. Es decir, se debe buscar que
cada persona y cada elemento del proyecto estén en el momento preciso, en el lugar que se
requiere, en el costo estimado y con la calidad adecuada.
Para esto, se pueden elaborar diversos formatos que nos ayuden a controlar los aspectos
mencionados. Entre éstos, se puede recurrir a diagramas como el denominado PERT, cuyas siglas
significan:

Pérez Martín también propone el diagrama de GANTT, el cual es muy útil porque
relaciona actividad, tareas, con tiempo, con el momento en que deben realizarse y su duración

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“[Ambos] diagramas nos ayudan a relacionar las acciones, las actividades de un proyecto,
con el momento y en la secuencia en que se han de producir; y nos dan datos, información muy
importante, sobre la duración, el momento de inicio, el momento de finalización de la tarea, de su
importancia, de su complejidad, de su carácter más o menos crítico.”
Documentos de trabajo
Es importante que el productor dedique el tiempo necesario a la elaboración de los
formatos y documentos que le permitan organizar la producción del proyecto, además de solicitar
con suficiente anticipación a los departamentos correspondientes (equipo creativo) y al
responsable técnico del teatro, las listas de elementos, los diseños y los planos requeridos para
garantizar el control del proyecto.
Un formato que ayuda a integrar la información logística y técnica del proyecto es la Ruta
crítica de producción, en la que a través de un cuadro se definen las etapas, fechas y actividades
de trabajo para cada departamento en tiempo retrospectivo al estreno. Este control permite
supervisar las acciones a desarrollar y el tiempo que se tiene para concluirlas, además de que es
un formato de mucha utilidad para que los equipos de trabajo tengan definidas sus tareas
semanalmente y al mismo tiempo, se pueda ver la relación que cada uno tiene con los demás. En
la versión de este formato que maneje el productor ejecutivo, conviene incluir el monto del
presupuesto que se requiere por semana para poder tener una visión general de las actividades y
los gastos que suponen.
De la ruta crítica de producción, se deriva el Calendario de trabajo, que es una tabla en la
cual se desglosa la ruta crítica de producción con las actividades específicas por semanas y por
días.
También se puede elaborar una Agenda de actividades, con el fin de controlar el tiempo y
el lugar en el que se realiza cada una de las actividades. La agenda es un cuadro en el que se
detallan con precisión las acciones de cada día y se indican los responsables de realizar la tarea
planeada, describiendo el tiempo empleado y las observaciones correspondientes, incluyendo los
elementos necesarios para cada actividad.
Se pueden mencionar, además, los documentos iníciales que serán la base para el trabajo y
la colaboración del equipo creativo, el director y el productor ejecutivo, éstos se irán

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enriqueciendo y definiendo en la medida que avance la producción del espectáculo. (Ver recuadro
p. 98.)
Si bien el productor ejecutivo no es responsable de elaborar los documentos, dibujos y
relaciones, sí es quien debe solicitarlos y gestionarlos para contar con la información necesaria, e
incorporarla en la ficha técnica y la ficha del foro que le ayudarán a concentrar todos los aspectos
técnicos del espectáculo y del presentador.

• Planta arquitectónica del foro a escala (incluye medidas del escenario, cantidad, posición y
utilidad de las varas, telones, piernas, bambalinas, etcétera).
• Cortes del foro (secciones del espacio escénico).
• Relación de elementos escenográficos.
• Lista de utilería.
• Relación y bocetos de vestuario.
• Plano de iluminación (planta de distribución general de los reflectores y su aprovechamiento
[instrumento, posición, área, circuito o canal, dimmer, filtro, área]).
• Equipos de sonido, backline e instrumentos necesarios.
• Relación de equipos escenotécnicos y efectos especiales (proyecciones, humo, etcétera).
• Cuestionarios técnicos (en el capítulo 7 referente a giras artísticas, se detalla este documento).

Ficha técnica: Este documento nos permite detallar y concentrar toda la información
técnica necesaria para el proyecto (nombre de la obra, contactos, características del espectáculo,
del escenario, de los equipos técnicos y humanos necesarios, las necesidades operativas, los
planos y relaciones complementarias, etcétera). La ficha también se conoce como líder técnico y
se irá completando y actualizando conforme se definan y precisen los diversos aspectos que la
integran. Se contará con la versión definitiva cuando la ficha técnica del espectáculo se adapte a
las características y posibilidades técnicas del o los teatros donde se presentará el espectáculo.
Ficha del foro: Es un documento en el que se incluye toda la información relativa al lugar
donde se presentará el espectáculo (ubicación, características, condiciones, equipos técnicos y
humanos disponibles, servicios con los que cuenta, etcétera). Generalmente, los teatros cuentan
con relaciones de los equipos técnicos disponibles y planos del foro; pero en ocasiones, no existe
la información impresa, por lo que conviene que el productor ejecutivo cuente con un formato
modelo que pueda entregar al jefe de foro para que éste lo complete de acuerdo con las
características del teatro.
Para la elaboración de las fichas técnica y del foro, existen diversos formatos utilizados
por instituciones oficiales, organizadores de festivales y también se pueden encontrar diversos
modelos en libros especializados. Lo importante en todos los casos es reunir toda la información
necesaria de la manera más práctica posible. Ambas fichas se complementan con los planos,
bocetos y listados correspondientes ya señalados.
Carpeta de trabajo: Así, el contacto cotidiano con las herramientas de trabajo sugeridas en
este apartado, ayuda al productor ejecutivo a estar un paso adelante de las necesidades logísticas,
técnicas y operativas, lo cual le permite planear, preparar y organizar la producción ideal y
oportunamente. Para ello, resulta fundamental establecer un método que permita ordenar toda la
información generada a lo largo del proceso de producción. Resulta importante señalar que la
buena organización de la(s) carpeta(s) de producción agilizan el trabajo del productor ejecutivo,
ya que cada documento se encuentra ubicado donde le corresponde y facilita el control de la

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información a través del uso de indicadores y separadores que concentran la información por
temas y subtemas.
Contenido y organización de la carpeta de producción:
Directorios y tarjetas de presentación
Equipo creativo (directores, diseñadores y asistentes)
Equipo artístico (elenco, ejecutantes, intérpretes)
Equipo técnico (constructores, realizadores, personal del teatro)
Colaboradores
Proveedores
Instituciones involucradas
Patrocinadores
Presupuestos
General de producción
Preproducción, operación y posproducción
Desglose
Proyección de ingresos
Procuración de fondos
Planes con patrocinadores
Esquema de viabilidad

Flujo de efectivo
Estado de cuenta
Reglamento de funcionamiento
Comprobación de gastos
Recibos de dinero
Bancos
Logística
Ruta crítica
Calendario de trabajo
Agenda de actividades
Itinerarios
Técnico
Contactos
Relaciones y Listas de equipos
Diseños y bocetos
Planos
Ficha técnica
Ficha del foro
Cuestionarios
Inventarios
Departamentos
Equipos de trabajo (creativo, artístico y técnico)

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Escenografía
Utilería
Iluminación
Sonido
Vestuario
Coreografía
Difusión
Producción
Proyecto
Libreto, repertorio, partitura,
programa
Propuesta
Metodología, esquema y
características
Organigrama

Información para programa de mano


Documentos
Registros, permisos
Currícula de participantes
Fotocopias de identificación, RFC, CURP, etcétera
Contratos y convenios
Instituciones
Logotipos
Oficios
Faxes
Correos electrónicos impresos

Asimismo, se recomienda organizar de manera similar la información que se genera a


través de correos electrónicos —ya que actualmente, muchas de las gestiones se realizan por este
medio, por lo cual, conviene archivar las carpetas o fólders, mensajes, documentos adjuntos y
archivos— ordenadamente y siguiendo un criterio semejante al de la carpeta de producción.

* Este documento solo puede ser utilizado por los alumnos de la Licenciatura en Gestión Cultural y Desarrollo
Sustentable con fines Académicos, Prohibida la reproducción parcial o total sin la autorización del autor de la obra
Espectáculos escénicos producción y difusión Marisa de león

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