BUSINESS BLUEPRINT-

“Proceso 05.01.01 Cotización”

IDENTIFICACION DEL PROYECTO

Nombre del Proyecto Número de CPI/Project Tipo de Proyecto

Implementación SAP para ECOCEMENTOS e
P23_P2018CIT242_SAP Implantación ERP
IACOL
Nombre del Cliente Número del Cliente Fecha
Organización Corona Pendiente DD/MM/AAAA
Patrocinador del Proyecto Nombre Proveedor Número del Proveedor
Pendiente SAP Colombia S.A.S. 930779
Gerente de Proyecto (Cliente) Gerente de Proyecto Gerente de Programa
(Proveedor) (Proveedor)
Juan Carlos Guzmán

VERSION GESTOR FECHA CONCEPTO

1.0 Diana P. Yepes Arcila 28.09.2018 Version Inicial
Actualización de los
siguientes puntos:
- Explicaciones
2.0 Diana P. Yepes Arcila 29.11.2018 alrededor del proceso
(clasificación de tipos
de venta, colocación
de cotizaciones)
Actualización de los
siguientes puntos:
3.0 Sandra Montoya 29.11.2018
- Esquema de Precios
- Esquema de Clientes

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TABLA DE CONTENIDO

1. MAPA DE PROCESOS ................................................................................................................................................. 6

2. EXPLICACIONES ALREDEDOR DEL PROCESO ............................................................................................................. 6
3. REQUERIMIENTOS DE DATOS MAESTROS Y SALDOS ................................................................................................ 8
3.1. MAESTRO DE MATERIALES......................................................................................................................................... 8
3.2. MAESTRO DE CLIENTES .............................................................................................................................................. 8
3.3. MAESTRO DE PRECIOS ................................................................................................ ¡Error! Marcador no definido.
3.4. LISTADO DE INCLUSIÓN Y EXCLUSIÓN ..................................................................................................................... 18
3.5. REGISTRO INFO DE CLIENTE – MATERIAL ................................................................................................................ 18
4. MATRIZ WRICEF ...................................................................................................................................................... 19
5. ESPECIFICACIONES FUNCIONALES .......................................................................................................................... 19
6. MATRIZ DE ROLES Y PERFILES ................................................................................................................................. 20
7. CONSIDERACIONES DE INTERFACES........................................................................................................................ 20
8. CONSIDERACIONES DE INTEGRACIÓN .................................................................................................................... 20
9. CONSIDERACIONES DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA ............................................................................................ 20
10. CONSIDERACIONES DE CONTROL ....................................................................................................................... 23
11. CONSIDERACIONES DE CONFIGURACIÓN ........................................................................................................... 24
12. APROBACIONES ................................................................................................................................................... 25

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OBJETIVO

Este escenario describe la secuencia de procesos relacionados a la cotización (oferta), proceso de

gestión comercial previo a la creación o grabación de un pedido de un cliente de Ecocementos.

La cotización es una herramienta comercial que permite tener un documento formal, pues es
emitido desde el comercializador con el fin de presentar al cliente un escenario de negocios aún no
oficial. Para este tipo de documentos se tiene además una visualización de la disponibilidad de la
mercancía cotizada y un lead time grabado desde la data maestra de cada material que sirve como
un insumo para establecer una fecha de compromiso ante una negociación formalizada.

Este proceso abarca la creación y grabación de una oferta de ventas, el cual es un documento no
relevante de trasporte, entrega y/o facturación.

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VENTAJAS

Las ventajas de iniciar la gestión comercial para un cliente mediante una oferta de ventas radica en:

1. Las ofertas de ventas son dinámicas, permite modificarse cuantas veces sea necesario y
como no son documentos que validen crédito o aspectos financieros permiten jugar con
diferentes escenarios de negociación.

2. Las ofertas permiten tener una trazabilidad de la efectividad de la fuerza comercial pues
permiten realizar un cálculo de la tasa de conversión, es decir, porcentaje de cotizaciones
convertidas a pedido efectivo.

3. Al crear ofertas, se alimentan informes que permiten también tener indicadores de la fuerza
comercial tales como:
 Listado de cotizaciones
 Cotizaciones incompletas
 Cotizaciones por vencer
 Cotizaciones vencidas
 Cotizaciones cerradas

4. Tener un documento oficial que registre la vigencia y condiciones pactadas en una

negociación.

5. La conversión de cotización a pedido es un proceso ágil que no genera reprocesos, consiste

básicamente en efectuar una copia de dicho documento.

6. La oferta permite tener claro dentro de una negociación los tiempos o qué fecha expira.

7. En una oferta de ventas podemos adicionalmente tener una validación previa al pedido de
los siguientes ítems:
 Acuerdos de entrega
 Validación de mercancía disponible
 Lead time para mercancía no disponible
 Descuentos acordados o pactados, que se mantienen hasta la vigencia definida en
el documento
 Descuentos por convenios comerciales, descuentos por volumen o por condiciones
de cada cliente

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FLUJOS DE PROCESO CLAVE CUBIERTOS

 Creación cotización (oferta)

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1. MAPA DE PROCESOS

Petición de
Evento

Cotización

¿Cotización NO
Cotización a
Cliente

aprobada por
Cliente el Cliente?

SI
Adminis trador
de Ventas

G rabación de Rechazo de la
Entrada de pedido cotización
Cotización Tareas de
cierre SD

Cotización

Fig.001 Gráfica flujo del proceso Cotización

2. EXPLICACIONES ALREDEDOR DEL PROCESO

En el proceso general de ventas para Ecocementos e Iacol, se presenta la siguiente clasificación
de ventas según el tipo de producto y la forma en la que se despacha al cliente, así:

Tipos de venta, según el tipo de producto:

 Venta de cemento ensacado
 Venta de producto a granel

Tipos de venta, según el despacho a cliente:

 Venta normal, despachada a cliente
 Venta normal, cliente recoge la mercancía en planta
 Venta de producto con transporte en modalidad mandato

Los usuarios de cada una de las sociedades que requieran enviar a un cliente una oferta formal
donde queden consignadas las condiciones pactadas para una negociación o el precio total de una
solicitud de producto sin tener que crear un pedido en el sistema utilizan la opción en SAP de
Oferta de ventas, lo que cotidianamente se conoce como cotización. Para la colocación de
cotizaciones, existen 2 formas, así:

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1. El vendedor llama al Back Office y con los datos del cliente y la negociación pactada solicita
la creación del documento.
2. El cliente llama al Back Office y con el código del solicitante se realiza el montaje del
documento en SAP según sus necesidades.
3. El vendedor crea directamente la cotización en SAP.

Luego de creada la oferta de venta el cliente decide si la aprueba o la rechaza.

Se deben garantizar que se cumplan los siguientes requisitos previos, para poder crear y grabar
una oferta de ventas en el sistema:

 Tener definida el área de ventas (organización de ventas/canal/sector)

 Validar si las autorizaciones del cliente están vigentes
 Verificar que los materiales existan en la data maestra de materiales de SAP. En el caso de
que algún material no exista en el maestro, se deberá surtir el proceso de “Mantenimiento
del maestro de materiales” para posteriormente ingresar el material en la Oferta de Ventas.
 Verificar si el cliente al cual se le realizará la oferta de ventas se encuentra registrado en el
Maestro de Clientes, con la información completa de datos de contacto, condición de pago y
lugar de entrega de la mercancía. En caso de que no se encuentre creado se debe definir si
se va a realizar a través de un cliente Dummy o CPD, clientes genéricos que se generan en
el sistema para ventas puntuales y que no requieren quedar grabados en la data maestra de
cada una de las sociedades.

Para este documento de cotización hay contemplado un log de Datos Incompletos, esta opción
válida los campos que se han parametrizado como obligatorios y en caso de no estar completos no
permite que se grabe el documento. Para las cotizaciones nacionales el Log de datos incompletos
está compuesto por los siguientes campos:

 Vigencia
 Centro de suministro
 Condiciones de pago en caso de que varíen de las registradas en la data maestra de cliente

Siendo un campo natural de SAP, se contempla que las cotizaciones deben incluir una probabilidad
de cierre o conversión esto con el fin de hacer informes y seguimientos.

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3. REQUERIMIENTOS DE DATOS MAESTROS Y SALDOS

En el módulo de ventas y distribución se utilizaran los siguientes maestros:

3.1. MAESTRO DE MATERIALES

Contiene el universo de todos los materiales que utiliza una compañía o entidad, sean estos
materias primas, productos en proceso, productos terminados, mercancías compradas, repuestos,
bienes de consumo directo, insumos, o cualquier otro bien que se requiera administrar. Este
maestro está organizado por conjuntos de datos con propiedades similares que generalmente
pertenecen a las diferentes áreas de la empresa, llamados vistas. Las posibles vistas de un
material son:

 Datos generales
 Producción
 Planeación de materiales
 Compras
 Almacenamiento
 Ventas
 Contabilidad
 Costos
 Clasificación
Las vistas y otras características de cada material dependen del tipo de material al que
pertenezcan.

3.2. MAESTRO DE CLIENTES

La data maestra de precios hace referencia a las posibles combinaciones que contempla cada sociedad para
asignar un precio, recargo y descuento a un cliente determinado, mediante la utilización de diferentes
secuencias de acceso.

Los datos maestros de condiciones también permiten gestionar gastos de transporte e impuestos.

Para la determinación de los datos maestros de condiciones de precios se debe depender de otros datos
maestros importantes como son los materiales y clientes.

Se podrán hacer determinaciones de precios ya sea por cliente, por material, por grupo de clientes y/o grupo
de materiales, así como definir descuentos por tipos de clientes, etc.

La determinación del precio consta de los elementos siguientes:

 Clase de condición: una clase de condición sirve para distinguir los diferentes precios en el
sistema. Puede definir una clase de condición distinta para cada tipo de precio, recargo o

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descuento que se pueda derivar de las operaciones comerciales. La clase de condición define, por
ejemplo, un descuento como un importe fijo o como un porcentaje.
 Secuencia de acceso: una secuencia de acceso es una estrategia de búsqueda con la cual el
sistema busca datos válidos para una clase de condición específica.
 Tabla de condiciones: una tabla de condiciones contiene la información de precios en un tipo de
datos maestros, por ejemplo, en un maestro de producto. Si define un precio de producto o un
descuento especial, se crean registros de condición en la tabla de condiciones relevante.

Clases de cond. y
secuencias.xlsx

 Esquema de cálculo: el esquema de cálculo describe una secuencia de clases de condición que
se usan para determinar precios.

esquemas de
cálculo.XLSX

El control de precio de un material determina si se valora el material con el precio estándar, el precio interno
periódico o el precio medio variable.

ESTRUCTURA DE PRECIOS PARA ECOCEMENTOS E IACOL

La estructura de precios para Ecocementos e Iacol, se resume en la siguiente jerarquía

Clasificación Cls. cond Tipo de precio Potestad

Precio Base Precio base nacional
Precio por zona
Directora
Política de Precios Base Precio por región comercial
Ajustes Ajuste por canal
Política Ajuste por segmento de canal (grupo precios)
Ajuste por segmento de cliente (grupo cliente)

Política de ajustes Ajustes Ajuste % Gerente

comercial

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mercado
Política de ajuste Ajustes Ajuste % Vendedor
vendedor

 Precios base: Se debe garantizar que el sistema se configure para que tome en primera
opción el precio por región y posteriormente por zona; de no encontrarlo, tomar el precio
base nacional.
 Ajustes- Política de precios base: Son descuentos que pueden ser acumulables si el
cliente cumple con todas las características para ello. Se debe garantizar que sea
acumulable en cada uno de los niveles, de acuerdo a como esté matriculado el cliente; el
cliente que cumpla con los 3 niveles de segmentación tendrá mayor cantidad de porcentaje
asignado para el ajuste del precio.
 Ajustes – Política de ajustes de mercado: De acuerdo al comportamiento del mercado; el
gerente comercial, tendrá la potestad para otorgar un descuento de acuerdo a la necesidad
presentada: descuentos por zona, descuentos por clientes, descuentos por canales, etc. La
configuración del sistema se debe prestar para que se puedan otorgar dichos descuentos a
todos los niveles posibles
 Ajustes – Políticas de ajustes vendedor: Los vendedores en su fase de negociación y
venta tienen autorizado un porcentaje máximo de descuento diferente al descuento
otorgado por el gerente. Si en la negociación, el vendedor requiere otorgar un descuento
superior al permitido, al actualizar esta clase de condición, el sistema debe generar un
bloqueo de la misma y que se activen tres niveles de aprobación según el monto: al gerente
en un primer nivel, a la directora comercial en un segundo nivel de aprobación y al
presidente en un tercer nivel: del 0 al 3% no se bloquea, de 3,01% a 6% libera el gerente,
de 6,01% a 10% libera el director y mayor al 10% libera el área de presidencia.

Los anteriores ajustes al precio, no deben salir como descuentos en los formularios impresos de los
documentos SAP y todos deben ser calculados sobre el precio base arrojando como resultado el
precio bruto de venta.

Adicionalmente se debe contar con un descuento de promociones que se pueda otorgar por una
vigencia definida. Este descuento debe reflejarse en la factura impresa.

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COMPONETES DEL PRECIO PARA ECOCEMENTOS E IACOL

El precio que se manja en el cemento es un precio de venta público diferenciado por región según el precio
de venta del mercado, independiente del valor del flete. No son precios sugeridos al público porque se
considera que es necesidad de primera mano

Se usará la distribución geográfica de Agustín Codazzi. Los solicitantes siempre se asignaran a una zona de
ventas para alinear sus precios con el precio del mercado. De ser necesario se harán diferencias de precios
por region antes de aplicar la política de precios, partiendo de la premisa que los componentes del precio
son: Valor del producto + valor del flete.

No se requiere que este precio se desagregue en sus componentes para los análisis financieros; la
rentabilidad y el seguimiento a los valores por fletes se realizarán por el módulo de LE-TRA con los gastos de
transporte.

Grupos Precio

Ecomentos e Iacol utilizará los siguientes grupo precios para su estructura de precios:

Canal Grupo de Precios

MAYORISTAS Mayorista Local
Mayorista Nacional
DETALLISTAS Detallista Tradicional
Detallistas cadena
Almacenes Corona

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MODERNO Sodimac
Venta empresa Sodimac
Otros Moderno.
Constructores Vivienda
Contructores obras Civiles
CONSTRUCTORES Constructor otras edificaciones
Contratistas
Maestros
TRANSFORMADOR Concrcetos Premezclados
Prefabricador
Morteros y Pegantes
Cementacion de pozos
Otros Transformadores
Venta empleados
venta entre compañias
OTROS Empresa Privada
Empresa Publica
Persona natural
Ecommerce

PRECIOS ECOCEMENTOS E IACOL

En SAP, el maestro de precios es la herramienta que me permite vincular según una secuencia de acceso un
precio para que sea determinado directamente en el pedido (Ver tablas adjuntas al incio del presente
numeral)

Para Ecocementos e Iacol, según el tipo de despacho a cliente se manejan tres formas de manejar los precio:

 Precios de lista (incluye factor política)

 Precios retirados
 Precios flete mandato

 Venta entrega, despachada a cliente:toma el precio de lista y/o política explicada

anteriormente.
 Venta retira, cliente recoge la mercancía en planta. Se calcula a partir del precio
entegado, considerando el flete y la optimización del margen. Este precio es netamente

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negociado, pero se cargará a dicho solicitante el precio pactado con el cliente por la
vigencia indicada, de forma que al crearse cada pedido durante ese rango de fechas,
tome el valor negociado y cargado en los precios retirados.
 Venta con transporte en modalidad mandato: En esta modalidad, se requiere que el
precio se desagregue en el valor del producto y valor del flete por separado en el pedido
como posiciones diferentes en el documento. Para este caso, se creará un solicitante
exclusivo para mandato al que se le cargarán los precios negociados y precios flete
mandato, de forma que al crear el pedido en cualquiera de sus colocaciones, el
solicitante tenga habilitados tanto el precio pactado con el cliente como un servicio de
flete con el valor contratado con el transportista.

Es de vital importancia que estos precios estén a nivel de solicitante, de forma que se pueda crear un
solicitante y un precio diferente para cada tipo de venta y de esta forma poder tener la cobertura de los
tipos de negocio, más aún cuando se pretende que el 50% de la colocación de pedidos sea autogestionada,
es decir por la herramienta de E Commerce. REVISAR CON MARTHA

PRECIOS FLETE MANDATO

Para los clientes a los que se les active la estrategia del transporte con mandato, se tomarán las siguientes
premisas:

 Creación de un solicitante espejo para asignarle los precios negociados con de esta modalidad
 Creación de x cantidad de materiales-servicio de flete. Se crearán tantos servicios de flete, como
empresas transportadoras con contrato de mandato se tenga y se asociará a cada servicio la tarifa
contratada con el transportista
 Creación de precios por solicitante, donde se asocien los materiales de producto y flete (todas las
transportadoras) para que en el momento de realizar el pedido de cliente, se tengan disponibles
todas las opciones.

Información completa en el BBP 05.01.04 Venta por mandato

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3.3 MAESTRO DE CLIENTES

El maestro de clientes contiene todos los datos necesarios para las operaciones definidas por la sociedad con
un cliente. Esto incluye la dirección, los datos de expedición, los datos de ventas y los datos para la creación
de la factura, es decir es una información que afecta a dos vistas, una netamente comercial y otra de
carácter financiero. El cliente cuenta de tres segmentos en su dato maestro:

 Datos generales: Los datos generales no dependen de la sociedad, ni de la organización

comercial, ni de la organización de compras. Los datos generales son válidos para un interlocutor
comercial en todas las sociedades, así como en todas las áreas de ventas. Las vistas para este
segmento son:
 Dirección
 Datos de control
 Pagos
 Puestos de descarga
 Persona de contacto

 Datos de la sociedad: Los datos de la sociedad se refieren únicamente a una sociedad.

Estos datos sólo son relevantes para la gestión financiera. Esto incluye, por ejemplo, datos sobre
seguros o gestión de cuentas. Las vistas para este segmento son:
 Gestión de cuenta
 Pagos
 Correspondencia
 Seguros
 Retención impuestos

 Datos de Comercial: Los datos para un cliente pueden diferir para cada área de ventas. El
área de ventas es una combinación de la organización de ventas, del canal de distribución y del
sector.
Estos datos sólo tienen importancia para comercial. Esto incluye datos de determinación de precios,
prioridad de entrega y condiciones de expedición. Estos datos de cliente pueden diferir en cada área de

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ventas. El área de ventas es una combinación de organización de ventas, canal de distribución y sector. Las
vistas para este segmento son:

 Ventas
 Expedición
 Factura
 Func. interlocutor

Tan sólo tras introducir los datos de Comercial de un cliente, podrá gestionar las operaciones de comercial
para el cliente (por ejemplo, un pedido de cliente). Además, sólo puede facturar una operación comercial si
los datos del responsable de pago se han actualizado desde el punto de vista de contabilidad financiera.

ESTRUCTURA DE CLIENTES PARA ECOCEMENTOS E IACOL

La forma de operar de Ecocementos e Iacol para los interlocutores de cliente se manejará de la siguiente
forma:

 Cliente pagador: Será el responsable de pago, a quien se le generará la cuenta por cobrar.
Es a quien se le asocia el NIT de la empresa. Ejemplos: Contructoras, Mayoristas.
 Clientes solicitantes: Es el código a quien se le cargan todas las condiciones comerciales:
volumen, precios, condición de entrega. Ejemplos: Obras para los constructores, tiendas y
clientes para los mayoristas
 Destinatario de mercancía: Son las direcciones o los puntos de envío de la mercancía. Se
puede tener un destinatario de mercancía para varios solicitantes o un solicitante con varios
destinatarios de mercancía, para el caso de los mayoristas.

GRUPO CLIENTES PARA ECOCEMENTOS E IACOL

Para que se aplique la estructura de clientes a la estructura de precios de forma correcta, es necesario que
se cree la siguiente segmentación:

Blindaje maximo Clientes fidelizados y con gran potencial

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Base prospectos: por canal y segmentos de clientes

Defensivo: Cliente fidelizado aunque tiene potencial medio

Desarrollo: Cliente, con potencial de crecimiento y fidelización

ZONAS DE VENTA PARA ECOCEMETOS E IACOL

ZONA DE VENTAS DEPARTAMENTOS MUNICIPIOS

ZONA CENTRO Boyaca, Cundinamarca, Meta,Tolima, Huila, Caqueta

ZONA ORIENTE Santander, Norte Santander, Casanare, Arauca

Municipios
ZONA COSTA ATLANTICA Guajira, Magdalena, Atlantico, Cesar, Bolivar, Sucre, Cordoba
según Dane
ZONA NOR OCCIDENTAL Antioquia, Choco,

ZONA SUR OCCIDENTAL Eje, Valle, Cauca, Nariño, Choco

Microzonas: no se va a tener precio por microzona. Estas se van a manejar por ajustes

OFICINAS DE VENTAS PARA ECOCEMENTOS E IACOL

Las oficinas de ventas que se utilizarán para ambas sociedades son:

OFICINAS DE
ZONA DE VENTAS VENTAS

ZONA CENTRO CENTRO

ZONA ORIENTE ORIENTE

ZONA COSTA ATLANTICA COSTA

ZONA NOR OCCIDENTAL NOR OCCIDENTE

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ZONA SUR OCCIDENTAL SUR OCCIDENTE

REGIONES DE CLIENTES PARA ECOCEMENTOS E IACOL

Departamento

Amazonas

Antioquia

Arauca

Atlántico

Bolívar

Boyacá

Caldas

Caquetá

Casanare

Cauca

Cesar

Chocó

Córdoba

Cundinamarca

Guainía

Guaviare

Huila

La Guajira

Magdalena

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Meta

Nariño

Norte de Santander

Putumayo

Quindio

Risaralda

San Andres y Providencia

Santander

Sucre

Tolima

Valle del Cauca

Vaupés

Vichada

3.4. LISTADO DE INCLUSIÓN Y EXCLUSIÓN

El listado de inclusión y exclusión se utiliza para garantizar que a un cliente le sean asignados
únicamente aquellos materiales que están contenidos dentro de su portafolio. Si se desea asegurar
que el cliente no reciba ciertos materiales se registran como una exclusión de materiales.

Técnicamente no es un dato maestro, sino la unión de los datos maestros del cliente y el material;
pero para efectos de éste documento, se toma como un maestro puesto que es una combinación
que debe estar asegurada antes de comenzar a crear los documentos comerciales.

3.5. REGISTRO INFO DE CLIENTE – MATERIAL

El registro info de cliente define las normas de inspección para una combinación cliente/material
concreta (por organización de ventas). Se puede utilizar el registro info de cliente para sobrescribir
los datos prefijados de cliente.

Los datos de un material definido para un cliente determinado, están guardados en el registro de
información para cliente y material. Estos datos incluyen:

 El número de material utilizado por el cliente

 El texto breve del material utilizado por el cliente

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 Datos específicos del cliente sobre entregas y tolerancias en la entrega

Puede ser utilizado en caso de que algún cliente usa un código de referencia diferente al que utiliza
la sociedad que vende, para lo cual se guarda el número de material utilizado por el cliente en el
registro de información para cliente y material.

Además es utilizado para asegurar el centro suministrador de un material a un cliente solicitante

determinado.

4. MATRIZ WRICEF
La matriz WRICEF es el inventario de requerimientos diferenciados por tipo, que aplican para los
diferentes procesos.

Para la Oferta de Ventas (cotización) aplican los siguientes requerimientos:

 W: Workflow: N/A
 R: Reportes:
• Listado de cotizaciones
• Cotizaciones Incompletas
• Cotizaciones por vencer
• Cotizaciones vencidas
• Cotizaciones Cerradas
• Cotizaciones por oficina de ventas
• SD06 - Generación de lista de precios
 I: Interfaces: N/A
 C: Cargas de datos:
• SD29 – Datos Maestro Clientes
• SD62 – Carga registro info de ventas
• SD74 – Creación masiva de precios
 E: Mejoras: N/A
 F: Formatos:
• SD01 – Formulario de cotización

Se anexa cuadro de Excel de la Matriz WRICEF completa:

Matriz Wricef
ECOCEMENTOS V2.xlsx

5. ESPECIFICACIONES FUNCIONALES
Son las mismas que se registran en reportes, carga de datos y formatos

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6. MATRIZ DE ROLES Y PERFILES

CODIGO DESCRIPCION
ROL COMPUESTO CODIGO ROL COMPUESTO
TRANSACCION TRANSACCION
Administrador de Canal (SD) ZC_OL2SD_ADMINISTCANAL_ VA25N Lista de ofertas
Auxiliar de Ventas ZC_OL2SD_AUXILIARVENTAS_ VA21 Crear oferta
Auxiliar de ventas ZC_OL2SD_AUXILIARVENTAS_ VA23 Visualizar oferta
Coordinadora Administrativa de Ventas ZC_OL2SD_COORDADMVENTAS_ VA22 Modificar cotización
Ingeniero Comercial ZC_OL2SD_INGERCOMERICAL_ VA25 Lista de ofertas

7. CONSIDERACIONES DE INTERFACES
Para el proceso de cotización aplicado al negocio Ecocementos, no se contemplan interfaces
según sus necesidades.

8. CONSIDERACIONES DE INTEGRACIÓN
Ventas y Distribución (SD) se comunica con otros módulos del Sistema SAP para asegurar un flujo
constante de información. Para el proceso de Oferta de Ventas (cotización) para Ecocementos, se
realiza integración con los siguientes módulos:

 Desarrollo de políticas logísticas (Módulo LE-TRA)

 Gestión de crédito / Gestión de riesgo (Módulo FI)

9. CONSIDERACIONES DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Marco en el que se procesarán todas las operaciones comerciales de Ecocementos e Iacol,
conforma por elementos organizativos que se estructuran jerárquicamente para responder a cada
sociedad de acuerdo a su naturaleza.

 Organización de Ventas: Se refiere a una unidad organizativa dentro de la logística que

estructura a la sociedad según sus necesidades de ventas. Una organización de ventas es
responsable de la venta y de la distribución de mercancías y servicios.

Para Ecocementos e Iacol se tienen tres Organizaciones de Ventas:

• Ventas Nacionales
• Ventas de Exportación
• Otras Ventas

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 Canal de Distribución: Es una unidad organizativa a través del cual, los materiales o los
servicios vendibles llegan a los clientes. Los canales de distribución típicos incluyen las ventas
al por mayor, al por menor y contra almacén.
Dentro de una organización de ventas se puede suministrar a un cliente a través de varios
canales de distribución. Además, los datos maestros de material que son importantes para las
ventas, como por ejemplo, precios, pedido mínimo, entrega mínima y centro suministrador,
pueden variar para cada organización de ventas y canal de distribución.
Se puede asignar un canal de distribución individual a una o varias organizaciones de ventas.

Para Ecocementos e Iacol se tienen los siguientes canales de distribución:

• Moderno: Superficies con ubicación estratégica, sofisticación en sistemas de

información, proceso de compra consolidada y estructura interna por categoría.
• Mayorista: Canal dedicado principalmente a subdistribución de productos con fuerza
de venta propia que visita puntos de venta de su red de subdistribuidores.
• Detallistas: Se dividen en dos tipos de cliente:
o Cadenas: Canal dedicado principalmente a la atención directa del consumidor
final con una red de puntos de venta propios.

o Individuales: Canal dedicado principalmente a la atención directa del consumidor

final a través de 1 a 2 puntos de venta propios.
• Constructores: Se dividen en tres tipos de cliente:
o Socios Comerciales: Canal intermediario con enfoque parcial o total en obras de
construcción.
o Constructores: Constructores a quienes se atiende de forma directa.
o Contratistas
• Directos: Canal enfocado a un solo segmento y donde se mantiene control de todas las
actividades de comercialización y venta hasta el consumidor final.
• Institucional: Canal dedicado a atender empresas del sector oficial y/o privado que se
atienden como un cliente final.
• Industria: Canal para venta de cemento que será transformado por un proceso
industrial. Dentro de este segmento están prefabricadores, productores de elementos
con fibro cemento, morteros secos.
• Concreto: Canal para venta de granel a plantas de concreto, pueden ser propias o de
terceros. RMX - Ready Mix Concrete

 Sector: El sector representa una o varias líneas de productos y se utiliza para agrupar el
portafolio en unidades básicas de negocio (UBN) lo cual permitirá asignar presupuestos y
administraciones de recursos.

Los sectores de ventas se basan en un concepto de UBN, son pequeños negocios dentro de las
unidades estratégicas de negocio. La suma de los resultados de cada UBN genera el resultado
final de cada Negocio.

Adicionalmente, se creó un sector que identifica la sociedad dentro de la estructura

organizativa, esto aplica para los maestros de materiales y clientes y para la creación de los
documentos comerciales.

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 Área de ventas: Es un integrador de las diferentes combinaciones de: organización, canal y

sector, el cual sirve para definir políticas de precios, reportes de ventas, clasificación de clientes
y productos.

Cada documento comercial se asigna exactamente a un área de ventas.

Un área de ventas puede pertenecer sólo a una sociedad.

 Zona de ventas: Identifica el segmento geográfico asignado para las diferentes oficinas de
ventas. Todo cliente tiene asignada una zona de ventas.
La zona de ventas puede ser utilizada como criterio de definición y determinación de
condiciones de precio y estadística.

 Grupo de material: Permitirán la agrupación en temas específicos como:

• Códigos de Descuento
• Ciclo de Vida
• Calidad del Producto
• Portafolio Exclusivo
• Impuestos especiales

Estructura organizativa Ecocementos

Estructura organizativa Iacol

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“Proceso 05.01.01 Cotización”

Sector de material y Grupo de Materiales Ecocementos

Sector de material y Grupo de Materiales Iacol

10. CONSIDERACIONES DE CONTROL

 Verificación del crédito
 Documentos incompletos (campos obligatorios)

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11. CONSIDERACIONES DE CONFIGURACIÓN

 Configuración de las estructuras organizativas
 Configuración de documentos comerciales
 Configuración de tipos de posición
 Configuración de los controles de copia
 Configuración de los repartos
 Configuración de los esquemas de cálculo
 Configuración de los puestos de expedición y/o rutas cuando sea requerido (Según la definición
de cada sociedad)
 Configuración de los motivos de pedido

Para conocer el detalle de esta información, ver manual de configuración.

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12. APROBACIONES

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