Introducción

Es momento de que conozcas la cuarta etapa del proceso administrativo llamada Control.
Aquí estudiarás las técnicas y métodos que nos ayudan a verificar las actividades de toda
la empresa. Aunque la etapa de control es la última del proceso administrativo, las
técnicas que veremos en esta Unidad se pueden aplicar también en todas las demás.

Los temas que se presentan en esta Unidad son:

 Importancia del control en las organizaciones

 Pasos del proceso de control
 Herramientas de control
o Controles financieros
o Presupuestos
o Auditorías internas y externas
o Administración de operaciones
o Administración de inventarios
o Sistemas de información y control

1. Importancia del control en las organizaciones

En la etapa de control, el propósito es asegurarse de que se cumplan las actividades tal

como fueron planeadas y, en caso de ser necesario, se establezcan las medidas
correctivas. El control es un proceso constante y repetitivo, en el cual continuamente los
gerentes deben monitorear el desempeño real de sus áreas de trabajo de acuerdo con las
metas y los planes de la gerencia. Pero también deben desarrollar sistemas de control
que les permitan tomar medidas correctivas cuando los planes se ejecuten en forma
incorrecta o cuando la situación se modifique.

El control es importante en la administración, pues aunque la empresa diseñe una

planeación correcta, una estructura organización adecuada y un liderazgo eficiente, el
gerente no podrá verificar cuál es la situación real de la empresa, pues (sin el control) no
existen parámetros de medición, ni informes ni mecanismos que comprueben que los
objetivos se están cumpliendo. Como lo comprueba la definición de control que ofrece
 Richard Daft (2004): “el proceso sistemático con que los ejecutivos regulan las actividades
para hacerlas compatibles con las expectativas establecidas en los planes, en los
objetivos y en las normas de desempeño” (p. 654).

Para aplicar correctamente el control dentro de una organización existen los siguientes
principios:

 Principio de equilibrio. Significa que a cada grupo de delegación conferido debe

proporcionársele el grado de control correspondiente, es decir, una persona debe tener el
grado de responsabilidad según la autoridad que ejerza.
 Principio de los objetivos. El control es el medio para alcanzar los objetivos, por lo
mismo se deben establecer estándares que sirvan como base para la evaluación en las
acciones dentro de la organización.
 Principio de la oportunidad. Todo control es eficiente si se aplica en el momento
oportuno, es decir, se debe aplicar antes de que ocurra el error.
 Principio de las desviaciones. Significa que todas las desviaciones que ocurran dentro
de los planes de una organización deben analizarse detenidamente para ver las causas
que las originaron y evitarlas en lo futuro.
 Principio de la costeabilidad. Todo sistema de control origina un gasto y este gasto no
debe ser mayor al costo del error.
 Principio de la excepción. El control debe aplicarse a todas las actividades significativas
dentro de la empresa.
 Principio de la función controlada. El que realiza una actividad no debe ejercer el
control sobre la misma actividad, por ejemplo, el cajero de un banco recibe y entrega
dinero en efectivo de acuerdo a solicitud de los clientes; ese cajero, a su vez, debe tener
un jefe que todos los días lo audite. En este sentido, el cajero no puede ser auditor de su
misma función.

Es importante aplicar el control en tres momentos dentro de las organizaciones: se le

conoce como control anticipado a aquel que se aplica de manera preventiva para evitar
posibles errores; el control concurrente es el que se da en el momento que se lleva a
cabo la actividad –en el presente-; mientras que el control de retroalimentación se
aplica después de llevar a cabo la actividad.
Para ser un poco más claros en este tema te presentamos los tres tipos de control. De
acuerdo a Daft (2004) son:
 Control anticipado

Es la etapa de control que advierte los problemas, identificándolos antes de que ocurran.
Se da en los recursos humanos, materiales y financieros de la organización. Este tipo de
control también es conocido como preliminar o preventivo. Algunos ejemplos del control
anticipado son:

 La capacitación a los empleados antes de iniciar un nuevo proyecto

 El mantenimiento mensual que se da a la maquinaria y al equipo
 El estudio de mercado antes de sacar un nuevo producto

Control concurrente

Es el que se da en el momento actual, en las actividades rutinarias o constantes dentro de

la empresa para asegurar el cumplimiento de las normas de desempeño. Algunos
ejemplos de este tipo de control son:

 Establecimiento de estándares de desempeño que nos ayudan a medir la actuación de los

empleados
 Reglas y normas de la empresa
 Procedimiento y manuales de organización

Control de retroalimentación

Este tipo de control se centra en el resultado. Aplica sobre todo en el proceso de

manufactura dentro del control de calidad del producto final. Los ejemplos de control de
retroalimentación son:

 Evaluación del desempeño del personal

 Auditorías
 Estudios para medir la satisfacción del cliente

2. Pasos del proceso de control

 El control debe aplicarse de acuerdo a un proceso definido que consta de los siguientes
pasos:

 a)Establecer normas y métodos para medir el rendimiento.

Se deben establecer unidades de medida que sirvan como un patrón, un objetivo o

modelo en el cual se efectúe el control. Entre los principales estándares de control dentro
de las organizaciones aparecen el rendimiento de beneficios, la posición en el mercado, la
productividad, la calidad del producto, el desarrollo del personal y la evaluación de la
actuación.

 b)Medir los resultados.

Es el cálculo de los resultados mediante unidades de medida, para ello es importante la

efectividad de los sistemas de información. Estos deben ser a tiempo, confiables y
válidos. Una vez que se tiene la información, se deben comparar con los resultados
obtenidos con los estándares establecidos para, de esta manera, determinar si se cumplió
el objetivo o no.

 c)Tomar medidas correctivas.

El beneficio del control solo se puede dar si se aplica una acción para corregir o integrar
las desviaciones en relación a los estándares. Los jefes, gerentes, líderes o ejecutivos
solamente la pueden aplicar, debido a la autoridad que representan dentro de una
empresa.

 d)Retroalimentación.

Siempre es importante que una vez aplicado el proceso de control, se realice un análisis y
se dé réplica a los implicados.

Además, para implementar un sistema de control se requiere:

 Contar con objetivos y estándares de control

 Que el personal involucrado comprenda y esté de acuerdo con los controles
 Que los resultados finales de cada actividad se establezcan de acuerdo a los objetivos
 Evaluar la efectividad de los controles
 Es importante identificar los factores que comprende el control para que sean
considerados al momento de diseñar medidas de control. Por esta razón, te los presento a
continuación:

 Cantidad: cualquier cosa debe ser medible para poder ser evaluada
 Tiempo: debe fijarse un horizonte de tiempo con la finalidad de medir el cumplimiento
 Costo: debe establecerse el costo para determinar sí es pertinente aplicarlo
 Calidad: la calidad es cualitativa, sin embargo, es determinante en el gusto del
consumidor

 3. Herramientas de control
 3.1 Controles financieros
 3.2 Presupuestos
 3.3 Auditorías internas y externas
 3.4 Administración de operaciones
 3.5 Administración de inventarios
 3.6 Sistemas de información y control

El control se debe aplicar en todas las áreas de la empresa, para ello se cuenta con
herramientas o técnicas administrativas que facilitan la evaluación de actividades.