Evaluar la Función de Organización.

Provee la estructura del personal, instalaciones y flujo de información para alcanzar

las metas y objetivos a ser cumplidos.

El departamento de servicios de información debe ser colocado en un nivel

suficientemente alto dentro de la estructura organizacional para así poder lograr
una independencia con los departamentos de los usuarios.

Una vez hecho esto se deben de evaluar el grado de independencia que se ha

logrado en esa posición.

Las responsabilidades del departamento de servicios de información deberán ser

delineadas y documentadas. Se deberán revisar los procedimientos para determinar
que las responsabilidades asignadas fueron descritas adecuadamente, así como
verificar que los estándares son los adecuados.

El director general (CEO) debe hacer una distribución de tareas, incluyendo al

departamento de servicios de información así como entre el desarrollo de sistemas,
operación, control de datos, administración de base de datos. Estas actividades
deberán ser auditadas para evaluar que sean las adecuadas y que se encuentre la
descripción del trabajo documentada.

El departamento de servicios de información tendrá que describir y delinear

claramente la autoridad y responsabilidad incluyendo la definición de las habilidades
técnicas requeridas para su evaluación. Estas funciones deberán ser evaluadas
analizando que tan bien descritas se encuentran.

Tradicionalmente dos tipos de estructura organizacional han sido adoptados en una

instalación computacional

 Forma Funcional: Analistas de sistemas son agrupados, programadores son

agrupados, etc.
 Forma de Proyecto: Analistas, programadores son agrupados bajo un
proyecto especifico o bajo un área de aplicación.

Centralización contra Descentralización.

Existen razones que llevan a la alta dirección y al director de informática a tomar la

decisión de centralizar o no las instalaciones computacionales:

 Si una instalación computacional centralizada continua en crecimiento, su

manejo se vuelve muy complicado.
 La alta administración puede haber tornado la decisión de centralizar o
descentralizar a la organización como un todo.
 Actualmente muchas organizaciones se encuentran confrontando dicha
decisión.
Con la disponibilidad de microcomputadoras a bajo costa es difícil detener la
compra de estas por parte de los propios departamentos usuarios. Por lo tanto la
descentralización del proceso de información se da aunque no se haya planeado.

El desarrollo, implementación y operación de sistemas debe ser controlado y

coordinado por guías formales de descentralización.

Existen varias alternativas de centralización y descentralización de las operaciones

computacionales:

Funciones Centralizadas Funciones Descentralizadas

Todas las funciones

Coordinación General Todas las otras funciones como:

desarrollo, implementación y operación.
Operaciones de HW y SW Desarrollo e implementación de sistemas
Operaciones de HW y SW e Desarrollo de sistemas
implementación
Desarrollo e implementación de Operaciones de HW y SW
sistemas.

La decisión de centralizar o descentralizar puede tener un impacto importante en la

integridad de los datos y la efectividad y eficiencia del sistema.

Selección de Hardware/Software.

Este es otro punto a evaluar en la función de organización. Dicha selección

involucra la preparación de un manual de especificaciones para la distribución a
vendedores de hardware y software. Debe de estar preparado para comunicar a los
vendedores las necesidades de instalación. Actuar como un documento de cambio
estándar para asegurar uniformidad en los presupuestos y facilitar la evaluación de
los mismos. Evaluar los presupuestos de ventas y seleccionar la configuración de
Hardware y Software. Es necesario que sean planeados formalmente pruebas de
datos, la administración establece pesos relativos para dar diferentes criterios en la
evaluación.

Estándares

Para guiar y controlar las actividades en el área de informática se deben tener

estándares de métodos y estándares de desempeño.

Estándares de métodos: establecen prácticas uniformes, procedimientos y reglas a

ser seguidos en el área de informática. Es una técnica organizacional, que tienen
cuatro propósitos:

 Facilitar la comunicación entre partes interdependientes como analistas y

programadores.
 Reducir los efectos de la rotación de personal.
 Reducir los efectos del cambio tecnol6gico.
 Formar la base de estándares de desempeño proporcionando una base de
medida común.

Por regla general los estándares deben estar formalmente documentados en el

manual de estándares del área de informática. La parte más problemática en la
formulación de estándares es determinar el nivel apropiado ya que estándares muy
detallados son costosos de desarrollar y mantener y por otro lado estándares
superficiales son inútiles ya que proporcionan una guía inadecuada para desarrollar
las tareas.

Evaluación la Función de Staff.

Consiste en seleccionar y entrenar al personal adecuado para desarrollar las tareas.

La calidad de la funcionalidad de staff afecta directamente la calidad de los
sistemas producidos en la organización.

El auditor debe ser competente técnicamente, poseer habilidades y conocimientos

necesarios para realizar la revisión en forma efectiva y eficiente.

El Plan Maestro indica las necesidades de staff en el futuro. Existen dos razones
para enfatizar en la necesidad de una planeación de staff:

 Históricamente el personal bueno en computación se ha encontrado en baja

oferta.
 Se requiere personal con habilidades especializadas en la instalación
computacional.

La planeación de personal involucra hacer un inventario de las habilidades de staff

actual, de los requerimientos futuros, determinar la posible tasa de rotación de
personal y determinar como llenar dichos puestos.

Contratación del Personal

Para contratar a la persona correcta, la administración y el aspirante al trabajo

deben entender claramente los requerimientos del puesto. Para cada posición en la
instalación, un documento formal de especificación debe de existir para definir la
naturaleza del trabajo, sus obligaciones y sus oportunidades de avance.

La selección del personal y su promoción deben tener criterios a considerar como

son el nivel de educación, experiencia y responsabilidad, los cuales deberán estar
debidamente establecidos y deberán ser los apropiados.

El personal puede ser reclutado internamente o en forma externa. El reclutamiento

interno incrementa la moral y captura la experiencia dentro de la organización. Por
otro lado el reclutamiento externo puede resultar en una mejor unión entre la
especificación y las habilidades del aspirante. Este último también proporciona
nuevos conocimientos a la organización.

El administrador puede obtener información de los aspirantes, evaluándolos por

medio de entrevistas, pruebas de aptitud, referencias, curriculums y cardex
escolares. Algunos procedimientos de controles básicos que pueden ser aplicados
son:

 Revisar las referencias, curriculums, cardex, etc.

 Exámenes mentales y físicos
 Relación de empleados claves
 Explicación del protocolo organizacional a ser observado . Doctrina general
de la organización.

Capacitación de Personal.
Involucra el establecimiento de oportunidades de crecimiento promociónales y
educación. Con estas actividades se mantiene la moral del empleado y las
habilidades necesarias para llevar a cabo las tareas de la instalación.

Los empleados son jóvenes que han estado experimentando promociones rápidas y
que tienen pocas oportunidades de avance. Por otro lado, la experiencia técnica del
analista o programadores "viejos" los hace inmóviles dentro de la jerarquía
organizacional.

Entrenamiento del personal para mantener sus conocimientos y habilidades. Estos

procedimientos deberán ser evaluados por miembros del Staff de Departamento de
servicios de información.

La evaluación del trabajo de los empleados se debe basar en estándares

establecidos y responsabilidades específicas sobre una base regular. Estos métodos
de evaluación deben ser revisados.

Revisiones regulares del staff se hacen para:

 Determinar si un empleado asegura la promoción.

 Identificar oportunidades de crecimiento personal del empleado.
 Identificar las fuerzas y debilidades del empleado.

La capacitación debe ser continua ya que al auditor se encuentra constantemente

revisando diferentes tareas, deberá de encontrarse con la capacidad técnica
suficiente para poder realizar su trabajo, por lo que debe de ser capacitado
continuamente por medio de conferencias, seminarios u otras. Lo anterior le deberá
estar ayudando a tener mas promociones en su trabajo.

El auditor deberá crear reportes donde se refleje el resultado de su trabajo.

Retiro del Personal.

Cuando un empleado es despedido de su empleo se deberán seguir procedimientos

de seguridad que protejan los recursos computacionales y los archivos de datos.
Estos procedimientos deberán estar basados en políticas establecidas. Estos
procedimientos deberán estar de acuerdo con los estándares de la organización así
como también se deberá determinar que sean consistentes con las leyes.

Puede ser a voluntad del empleado o de la organización. En cualquier caso ciertos

procedimientos de control deben ser realizados:

 Si el empleado es una persona clave, la administración debe ser informada.

Contactar al supervisor del empleado para determinar las razones de la
salida.
 Hacer una lista de modo que se permita:
 Recolocar Llaves y id' s
 Cancelar Passwords
 Cambiar listas de distribución
 Regresar reportes, libros y documentación Regresar equipo.
 Entrenar al nuevo empleado
 Realizar entrevista de salida para: Determinar áreas de des contento
Recordatorio de dirección sobre información Identificar problemas
potenciales.