Proceso de gestión de paquetes turísticos

Este proceso gestiona las solicitudes de cotización de planes turísticos que los clientes hacen
a una agencia de viajes. Cuando un cliente hace una solicitud, es necesario que el agente de
viajes determine los costos y disponibilidad de cada uno de los servicios que el cliente
incluyó en su solicitud. Una vez se ha determinado estos, se procede a consolidar un plan
turístico que se envía al cliente junto con el valor del mismo. Si el cliente está interesado en
el plan se inicia una gestión de ventas, de lo contrario el proceso finaliza.
https://issuu.com/luzsheyla02/docs/ejemplos_bizagi/6

El proceso inicia con la actividad solicitar cotización donde el cliente manifiesta su interés en un
plan turístico y describe que desea del mismo. El cliente puede solicitar planes que incluyan arriendo
de vehículo, hotel y tiquets. De acuerdo a los servicios que escoja, se deberán hacer las gestiones
necesarias para determinar disponibilidad y costos de los mismos.

La compuerta inclusiva permite que solo se habiliten las actividades de gestión

relacionadas a los servicios que el cliente desea, es decir que los caminos no son
excluyentes y se puede seguir uno o más de los 3 disponibles. Para garantizar que el
proceso no continúe hasta que las gestiones de los servicios solicitados no hayan sido
finalizados, se utiliza la misma compuerta inclusiva como compuerta de emergencia o
sincronización, esto quiere decir que la compuerta permitirá que el flujo continúe
cuando todos los caminos activos lleguen a ella.
Una vez gestionados los servicios solicitados, el agente de viajes deberá consolidar un
plan turístico basado en la disponibilidad y costos de los mismos. Posteriormente la
propuesta se enviará al cliente vía correo electrónico, esto se modela en BPMN
mediante una tarea de Script.
Este tipo de tarea permite el ingreso de un script en un lenguaje que el motor de
procesos de negocio pueda ejecutar.
A continuación, encontramos en el diagrama una Compuerta basada en eventos. Esta
compuerta representa un punto de decisión en el proceso, pero dicha decisión no
depende de datos del proceso, sino de eventos que ocurran.
En este caso pueden ocurrir dos eventos: el evento sin especificar de recibir respuesta
del cliente, que es la figura de la izquierda, que se ejecuta de forma manual por el
agente de viajes, una vez recibido una respuesta positiva del cliente.
O el evento de temporización, que significa esperar respuesta, que espera un tiempo
específico por la respuesta del cliente. El primer evento que ocurra habilitará el flujo
relacionado a él y el otro será deshabilitado. Esto quiere decir que si el cliente no envía
una respuesta a la cotización después de un tiempo determinado.
El proceso finalizará al encontrar un evento de fin.
En caso de que el cliente de una respuesta positiva a la propuesta enviada, se deberá
iniciar una gestión de ventas, representada en el diagrama por un Sub proceso. Este es
una actividad compuesta de un conjunto de actividades y una secuencia lógica
(proceso) que indica que dicha actividad puede ser analizada en más detalle, En este
caso, éste subproceso representa todas las actividades que el área de ventas deberá
realizar para entregar el servicio al cliente y facturarlo.
 Guía de BPMN Contenido

Un negocio se desarrolla y crece si sus procesos internos están bien organizados y formulados. En cuanto a la descripción

y entendimiento de un proceso de negocio, BPMN 2.0 no tiene rival.

Usted no tiene que ser un experto para describir los procesos de su compañía. Sólo necesita saber exactamente como se

hace. Hemos elaborado este curso para explicar en forma sencilla el modelado de procesos de negocio con BPMN.

Durante el curso aprenderá a describir los procesos, identificar y resolver los cuellos de botella e implementar los procesos

de forma más eficiente sin tener que ser un especialista de TI.

El material de estudio del curso se actualiza constantemente.

Lección 2: Eventos y Compuertas BPMN

Lección 1 – Evento de Inicio, Evento de Fin, Tareas

Bienvenido a la segunda lección de nuestra guía de BPMN que explica como describir procesos de negocio usando los

siguientes elementos gráficos: Eventos y Compuertas (exclusivas, inclusivas y paralelas).

Aparte de los Eventos de Inicio y Fin, también existen los Eventos Intermedios. Un EventoIntermedio ocurre después

de que un proceso ha comenzado y antes de que haya terminado, y representan las cosas que suceden durante las

operaciones del proceso. Los ejemplos de un EventoIntermedio son la recepción de un mensaje, correo electrónico, o un

evento que se ocurre a una cierta hora durante el proceso.

Un Evento Intermedio se representa mediante un círculo abierto con una doble línea marcando su límite.

Fig.2.1. Evento Intermedio

BPMN utiliza diferentes tipos de Eventos, tales como Mensaje, Temporizador o Evento Escalable. Puede encontrar la lista

completa en la especificación de BPMN 2.0. Los tipos de Eventos se identifican mediante marcadores especiales colocados

dentro del círculo que representa al Evento. Estos marcadores definen como se opera el Evento.

Ejemplos de algunos tipos del Evento de Inicio:

– Evento de Inicio básico.

– Temporizador. Dispara el inicio de un proceso, basándose en una fecha y hora específica (considera una
reunión que debe empezar a las 9 a.m.).

– Mensaje. El proceso se dispara cuando llega un mensaje desde otro participante de proceso. Por ejemplo,
cuando un cliente paga su pedido, se envía un mensaje correspondiente.

Ejemplos de algunos tipos del Evento de Fin:

– Evento de Fin básico. No se define el resultado.

– Mensaje. Un participante del proceso envía un Mensaje a otro participante al finalizar el proceso.

Ejemplos de algunos tipos del Evento Intermedio:

 – Evento Intermedio básico.

– Temporizador.El proceso se detiene para un cierto tiempo cuando se dispara el evento temporizador.

– Mensaje. Un mensaje debe ser recibido o enviado a otro participante del proceso. Un Evento de este tipo
puede también ser Evento de Inicio para un otro proceso.

El tipo de Evento Intermedio más usado es el Temporizador. Permite especificar puntos en el tiempo, lapsos o límites

(timeouts). El Temporizador detiene el proceso hasta un cierto momento o especifica un lapso regular (tal como una reunión

que se debe efectuar cada lunes a las 9 a.m.). Eventos Intermediosde este tipo están designados con un marcador de

reloj.

Ahora, añadimos más actividades, eventos y compuertas al proceso que usábamos en la Lección 1.

Fig. 2.2 Proceso “Procesar orden”

Imagínese que la bicleta elegida por el cliente no se encuentra en stock. En este caso, la tienda tiene que hacer un pedido

al suministrador. El proceso se debe detener hasta que la bicicleta esté entregada al almacén de la tienda. Hasta aquel

momento, los empleados no pueden empezar las siguientes tareas del proceso. En el diagrama de proceso, este punto de

espera está especificado mediante un Temporizador.

 Fig. 2.3 Temporizador en el diagrama de proceso

Otro ejemplo de uso del temporizador es la entrega de la compra al cliente. Después de que la bicicleta esté entregada al

cliente, el empleado responsable tiene que llamarle para recibir feedback o para pedirle dejar un testimonio en el sitio web.

Fig. 2.4 Temporizador en el diagrama de proceso

Otro elemento BMPN que ya hemos mencionado es la Compuerta. Se distinguen diferentes tipos de Compuertas. Por

ejemplo, en la Lección 1, utilizabamos la Compuerta Exclusiva, que se representa con un diamante sin ningún marcador.
 Fig.2.5 Compuerta Exclusiva

Compuertas Exclusivas dividen el flujo entre varios caminos, el proceso puede continuar a través de uno solo de ellos. El

camino que toma el proceso depende de las condiciones. Una condición puede ser definida como una pregunta hecha en

un cierto punto del proceso. Tiene varias respuestas posibles, y dependiendo de la respuesta, el flujo sigue uno de los

caminos salientes.

En el proceso de ejemplo utilizamos dos Compuertas Exclusivas. La primera se define por la pregunta “El cliente compara

o alquila la bicicleta?”. En acuerdo con la respuesta, el proceso pasa a una de las siguientes actividades: “Llenar formulario

de venta” o “Llenar formulario de alquiler”.

La segunda Compuerta Exclusiva que utilizamos se define por la pregunta “Está el producto en stock?”. En acuerdo con la

respuesta, los empleados de la tienda reservan la bicicleta en al almacén o hacen un pedido al suministrador. Estas dos

tareas no pueden ser ejecutadas al mismo tiempo.

Fig.2.6 Compuerta Exclusiva y Compuerta Paralela en diagrama de proceso

El segundo tipo muy popular es la Compuerta Paralela. De forma gráfica, está representada como un diamante con el

marcador +.

Fig. 2.7 Compuerta Paralela

Una Compuerta Paralela es un punto en el proceso donde se crean (o se unifican) dos o más caminos paralelos. En

una Compuerta Paralela no se evalúa ninguna condición en el flujo saliente. Para unificar (sincronizar) los caminos

diferentes, la Compuerta espera a que todos los flujos completen antes de activar el flujo saliente.

En nuestro proceso de ejemplo (Fig.2.6) utilizamos una Compuerta Paralela para dividir el flujo de proceso en dos caminos

paralelos: “Hacer pedido al suministrador” e “Informar el cliente”. Estas tareas se ejecutan al mismo tiempo: el empleado

responsable entrega el pedido al suministrador e informa al cliente que la entrega de su bicicleta puede tardar un tiempo.

Para unificar estos dos caminos, utilizamos otra Compuerta Paralela: cuando estén cumplidas ambas tareas, el flujo saliente

se activará.

Otro tipo de Compuerta de uso frecuente es la Compuerta Inclusiva, identificada con un marcador O.

Fig.2.8 Compuerta Inclusiva

Una Compuerta Inclusiva es un punto de decisión dentro del proceso donde es posible más de un resultado. Si una sola

condición se evalúa a verdadero, el proceso sigue el camino que cumple con la condición. Si dos condiciones se evalúan

a verdadero, el proceso toma dos caminos paralelos.

En nuestro ejemplo (Fig.2.9), utilizamos una Compuerta Inclusiva para dividir el proceso en múltiples caminos posibles,

alternativos y paralelos.
 Fig.2.9 Compuerta Inclusiva en diagrama de proceso

En caso de dos caminos alternativos:

1. Si la bicileta que compra el cliente cuesta más de 500 USD, se añade un regalo al pedido a pesar de que el
cliente no haya comprado ningunos productos adicionales.
2. Si la bicileta que compra el cliente cuesta menos de 500 USD, y el cliente no ha comprado ningún accesorio, el
regalo no se añade.

En caso de dos caminos paralelos:

1. Si la bicicleta cuesta más de 500 USD y el cliente ha gastado más de 100 USD en accesorios, se añaden dos
regalos al pedido. El proceso sigue dos caminos paralelos.
2. Si la bicicleta cuesta menos de 500 USD, y el cliente ha gastado más de 100 USD en accesorios, se añade un
regalo al pedido. El proceso sigue dos caminos paralelos.

Estos caminos paralelos luego se unifican en otra “Compuerta Paralela”.

En está lección hemos visto sólo los tipos de Compuertas. Puede leer sobre otros tipos en la especificación BPMN.

Lección 3: Personalización de proceso de negocio

con elementos BPMN: Pools, Carriles y Tareas

Lección 1 – Evento de Inicio, Evento de Fin, Tareas

Lección 2 – Eventos y Compuertas

La tercera lección del nuestro tutorial de BPMN aborda a los Pools y Carriles. También cubre en más detalle la Tarea, un

elemento que ya hemos visto en la Lección 1.

BPMN usa los Pools y Carriles para demostrar como interactúan los participantes de un proceso de negocio.

Habitualmente, en los sistemas BPM, un Pool se define como un contenedor del proceso que representa todas las

actividades y ejecutores.

Habitualmente los Carriles representan roles de negocio internos dentro de un proceso y especifican las responsabilidades

de cada participante (por ejemplo, del director financiero, gerente, contador, etc.). Un Pool puede contener

varios Carriles (varios participantes de proceso)

Fig.3. Representación gráfica de Pool y Carriles.

Un Carril es una caja rectangular que agrupa todas las actividades que un usuario debe cumplir. Los Carriles pueden ser

colocados de manera vertical u horizontal.

Fig.4. Orientación de Carriles

Si un sistema BPM describe cada proceso por separado (es decir que el diagrama de cada proceso se dibuja en una hoja

separada), el Pool no se visualiza.

 Fig. 5. Proceso “Registrar pedido”

Hemos expandido nuestro proceso de ejemplo (Figura 5): ahora tiene dos Carriles. Uno representa al secretario y el otro al

vendedor. El secretario debe registrar el pedido hecho por cliente. Luego el flujo de proceso va al Carril del vendedor.

Este Carril es de tipo dinámico – no especifica un usuario concreto sino una posición de trabajo. La compañía puede tener

muchos vendedores, y cualquiera de ellos puede ser representado por el Carril “Vendedor”.

Un Carril representa las responsabilidades del participante especificado en el título del Carril. Por ejemplo, Figura

5 muestra como el flujo de secuencia va del Carril de secretario al Carril de vendedor. La tarea del primer Carril debe

cumplirse por el secretario mientras que las tareas del segundo carril son para el vendedor.

El número de los Carriles que un proceso puede contener no está limitado. Esto permite incluir tantos participantes cuantos

se necesita. El flujo de proceso determina la secuencia, la hora y el ejecutor de cada tarea dentro del proceso.

Ahora nos gustaría prestar más atención al elemento Tarea. Ya lo hemos visto en la Lección 1, pero nos limitamos a la

Tarea de Usuario mientras que BPMN opera diferentes tipos de Tareas. Cada tipo tiene sus características propias y se

identifica mediante un marcador especial colocado en el rectángulo redondeado, que es la forma común para representar

las Tareas.

Tarea de Usuario es una tarea típica del flujo de trabajo ejecutada por un usuario con participación de otros usuarios o

aplicaciones.

Se identifica con un icono de persona.

 Fig. 5.1. Tarea de Usuario

Otro tipo de Tareas donde participan los usuarios es la Tarea Manual. De forma gráfica está representada mediante un

rectángulo redondeado con un icono de mano como marcador

Fig. 5.2. Tarea Manual

La Tarea Manual es una tarea no automatizada ejecutada por un usuario y sin control de herramientas BPM.

Ilustramos este tipo de tarea con un ejemplo: realziación de una reunión.

Fig. 5.3. Tarea Manual en diagrama de proceso de negocio.

La Figura 5.3 muestra en ejemplo sencillo del uso de una Tarea Manual en un proceso de negocio. Considera un proceso

para realizar una reunión. Para que el ejemplo sea muy fácil, hemos incluido sólo dos participantes.

El Gerente de Marketing inicia el proceso y especifica los detalles requeridos: la fecha y la hora, el asunto y los

participantes. El especialista de marketing recibe la tarea de preparar los documentos necesarios para la reunión. Luego, el

Gerente realiza la reunión. Esta actividad no está automatizada, por eso en el diagrama de proceso está representada

mediante una Tarea Manual. Después de la reunión, el especialista prepara un informe, y el proceso se finaliza.

BPMN también incluye Tareas que se ejecutan sin ninguna participación de usuario, por ejemplo, los Scripts. Igual a todas

las tareas, un Script se representa mediante un rectángulo redondeado con su marcador propio.
 Fig. 5.4. Script Task

Un Script ejecuta una actividad automatizada mediante un sistema BPMN, por ejemplo, procesa ciertos datos tales como

números introducidos por usuarios. Una computadora fácilmente realiza este tipo de trabajo sin un participante humano y

presenta un resultado rápido y preciso.

Sin embargo, un Script puede hacer mucho más que operaciones aritméticas. Básicamente, puede representar cualquiera

actividad automatizada que se realiza mediante un sistema BPM sin participación de un usuario.

Las Figuras 5.5 y 5.6 muestran las maneras diferentes para usar un Script.

Figura 5.5 describe un proceso donde un cliente hace un pedido y el secretario lo registra. Luego, el sistema

automáticamente selecciona un vendedor que esté responsable por el tipo de producto que interesa al cliente. Después, el

sistema crea una tarea para el vendedor y el proceso sigue su flujo de secuencia.

Fig.5.5 Tarea de Script en diagrama de proceso de negocio

Figura 5.6 describe un proceso de recolección de horas facturables de los empleados. Primero, cada empleado recibe la

tarea para entregar sus horas facturables. Luego el sistema prepara un informe resumido sobre las horas facturables de

todos los empleados y lo envía al secretario para registrarlo. Después, el informe registrado se utiliza para calcular el salario

de cada empleado.
 Fig.5.6 Tarea de Script en diagrama de proceso de negocio

Como podría notar, las Figuras 5 y 5.5 muestran un elemento BPM que todavía no hemos estudiado. Se

llama Subproceso y se representa como un rectángulo redondeado y el símbolo + en la parte inferior central. Lo veremos

en más detalle en las siguientes lecciones.

Fig. 6. Subproceso.

En esta lección hemos visto tres tipos de Tareas BPMN que se usan más a menudo. Puede leer más sobre todos los tipos

de Tareas en la especificación BPMN.

Tarea práctica
Le proponemos que haga el ejercicio siguiente para comprobar su conocimiento
de BPMN. Tiene que modelar el proceso “Pedido de Vacaciones” usando los
elementos BPMN que hemos estudiado en nuestras lecciones. Considere todas
las condiciones y flujos del proceso posibles.

Para diseñar su proceso le ofrecemos utilizar la aplicación ELMA Designer. Puede

descargar la versión demo gratuita aquí. Después de instalarla, tendrá que activar
el sistema (véase ELMA quick-start manual for demo version). Al tener
cualesquiera problemas con la instalación o activación del sistema, contáctenos en
el siguiente correo: consulting@elma-bpm.com, y con gusto la ayudaremos.
Para comprobar su tarea puede descargar nuestra versión del diagrama de
proceso.

Lección 4: Subprocesos en BPMN

Lección 1 – Evento de Inicio, Evento de Fin, Tareas

Lección 2 – Eventos y Compuertas

Lección 3 – Pools, Carriles y Tareas

En esta lección del nuestro tutorial veremos como los Subprocesos se utilizan para el modelado de procesos de negocio.

Un Subproceso representa múltiples actividades que se operan juntas como parte de un proceso padre.

Un Subproceso puede ser representado de forma colapsada o expandida. En caso de un Subprocesoexpandido, todos los

detalles serán mostrados dentro de su forma.

Fig.7. Subproceso expandido

Los detalles de un Subproceso colapsado no son visibles en el diagrama, lo que hace muy fácil entender el proceso de

negocio. Su forma gráfica es igual a la de una Tarea (un rectángulo redondeado) y tiene un signo “+” en la parte inferior

central.

Fig. 8. Representación gráfica de un Subproceso colapsado

Habitualmente, los Subprocesos se utilizan para:

1. Descomponer un diagrama y hacerlo más legible;

2. Describir actividades repetidas.

Veremos como los Subprocesos se utilizan con el fin de descomposición.

Cualquiera diagrama de procesos representa una secuencia de actividades. Si son muchas las actividades, es razonable

descomponer el proceso en Subprocesos. Los Subprocesos formarán el nivel superior del diagrama, mostrando la

esencia y la lógica del proceso. Este enfoque permite modelar un diagrama lógico y fácil de leer, sin detalles excesivos.

Aquí está un ejemplo de un proceso de nivel superior, “Reclutamiento de Empleado”. Su diagrama es muy fácil de entender:

Fig. 9. Proceso de nivel superior, “Reclutamiento de Empleado”

Al describir cada Subproceso hay que incluir todos los detalles necesarios: elementos BPMN, ejecutores y condiciones.

Podríamos decir que un Subproceso es una tarea integral, pero en BPMN no se comprende como una tarea separada sino

como una referencia a otro proceso.

Es muy facil introducir cambios en un proceso si está descompuesto en Subprocesos: simplemente hay que modificar el

Subproceso correspondiente.

El proceso “Reclutamiento de Empleado”, al ser dividido en Subprocesos, se compone de las siguientes tres actividades:

1. Búsqueda de candidato.

2. Completar documentos.

3. Entrenar a nuevo empleado.

Consideramos cada una de estas actividades representadas por un Subproceso.

Fig.10. Subproceso “Búsqueda de candidato”

Fig.11. Subproceso “Completar documentos”

>

Fig.12. Subproceso “Entrenar a nuevo empleado”

Obviamente sería muy difícil incluir todos estos ejecutores y actividades en un solo diagrama, y sería aun más difícil leerlo.

Así, a través de la descomposición del proceso en Subprocesos, se puede obtener un diagrama fácil de entender,

modificar o mejorar.

Ahora veremos como los Subprocesos se utilizan para describir las actividades repetidas.

Existen varios tipos de Subprocesos. Uno de ellos es el tipo reutilizable que especifica un punto en el proceso principal

donde se invoca un proceso pre-determinado. Un Subproceso reutilizable puede ser usado muchas veces en varios

procesos de negocio.

Un Subproceso debe ser modificado o actualizado sólo por su dueño. Eso garantiza que las actualizaciones siempre se

hacen a tiempo, y reduce mucho la probabilidad de un error. Al introducir cambios en un Subproceso, no hace falta

cambiar el proceso padre. ¡Los cambios se introducen una sola vez, y sólo al Subproceso!
Considere el siguiente ejemplo, el Subproceso reutilizable “Aviso de cliente”. Se utiliza en el contexto de dos procesos

principales: “Lanzamiento de nuevo producto” y “Apretura de nuevo sucursal”.

Fig. 13. y 14. Ejemplo de un Subproceso reutilizable

Fig. 15. Subproceso reutilizable.

Al añadir un nuevo canal de información o una herramienta publicitaria, no se debe introducir cambios en los procesos

padres – sólo hay que modificar el diagrama del Subproceso “Aviso de cliente”.

Ya hemos mencionado que aparate del Subproceso reutilizable, BPMN utiliza varios tipos de Subprocesos.

Aquí están algunos de ellos:

 Subproceso de Evento
 Subproceso Transaccional
 Subproceso Ad-Hoc
Un Subproceso se define como un Evento cuando es lanzado por un evento (mientras que los Subprocesos regulares se

lanzan por el flujo de secuencia). Un Subproceso de Evento se representa por un rectángulo redondeado con una línea

discontinua marcando su límite.

Fig. 16. Subproceso de Evento (colapsado)

Una Transacción es un Subproceso cuyo comportamiento es controlado a través de un protocolo de transacción. De

forma gráfica, se representa por un rectángulo redondeado con una línea doble marcando su límite.

Fig.17. Transacción (colapsada)

Un Subproceso Ad-Hoc es un conjunto de actividades que no requieren relaciones de secuencia y pueden ejecutarse en

cualquier orden. La secuencia y número de ejecuciones es determinada por los ejecutantes del proceso.

El elemento gráfico de un Subproceso Ad-Hoc contiene como marcador una tilde (~) en la parte inferior central.

Fig. 18. Subproceso Ad-Hoc

Para saber más sobre todos los tipos de los Subprocesos y su aplicación en el modelado de procesos de negocio, véase

la especificación BPMN.

Lección 5: Mensajes en BPMN

Lección 1 – Evento de Inicio, Evento de Fin, Tareas

Lección 2 – Eventos y Compuertas

Lección 3 – Pools, Carriles y Tareas

Lección 4 – Subprocesos

En la quinta lección de nuestra guía de BPMN veremos como el Flujo de Mensaje, Mensajes y las actividades Recibir

Mensaje y Enviar Mensaje se utilizan en BPMN.

Mensaje es un concepto fundamental de BPMN, es el contenido de la comunicación entre participantes separados. La

misma comunicación está representada por el Flujo de Mensaje. Flujo de Mensajemuestra la interacción entre dos

participantes de la comunicación representados por dos Pools separados.

De forma gráfica, el Flujo de Mensaje se dibuja con línea puntada y una punta de flecha hueca al final. Así se distingue del

Flujo de Secuencia que se dibuja como una línea continua con una punta de flecha al final.

Fig 19. Flujo de Mensaje de diagrama de proceso

El Flujo de Mensaje debe conectar dos Pools separados, o un objeto de un Pool con un objeto de otro Pool. No se puede

conectar dos objetos dentro del mismo Pool.

Por ejemplo, en el proceso “Procesar Orden”, la comunicación entre el Cliente y el Vendedor puede ser representada de la

manera siguiente:
 Fig 20. Mensaje Flow between pools

El Flujo de Mensaje no representa el flujo del proceso, sino muestra que alguna información está enviada entre dos

procesos o entre un proceso y una entidad externa. Una entidad externa es un participante que no pertenece al sistema

BPM.
 Fig 21. Ejemplo de uso del Flujo de Mensajes

Figura 21 muestra algunos ejemplos de como el Flujo de Mensaje puede ser usado:

 Flujo de Mensaje actua como disparador para otro proceso.

El Flujo de Mensaje 1 sale de una enitdad externa y llega al Evento de Inicio del proceso.
Cuando un Cliente hace un pedido en la página web de la empresa, se inicia el proceso “Procesar Orden”. En el
diagrama, esta interacción se muestra por un Evento de Inicio con el marcador de Mensaje (puede encontrar más
información sobre este elemento en la Lección 2 del tutorial).
 Flujo de Mensaje envía información de una actividad del proceso a la entidad externa.
Así, el Flujo de Mensaje 2 sale de la tarea “Coordinar precio” del Pool de Vendedor y entra al Pool de Cliente; el
Flujo de Mensaje 6 sale de la tarea “Entregar producto” del Pool de Vendedor y entra al Pool de Cliente;
Después de revisar el pedido, el Vendedor comunica el precio total al Cliente. También le envia un mensaje
correspondiente cuando el producto está listo para ser entregado. En ambos casos, el Pool de Cliente actúa como
entidad externa.
 Flujo de Mensaje envía información de la entidad externa a una actividad del proceso.
El Flujo de Mensaje 3 sale del Pool de Cliente (que es la entidad externa) y entra a la tarea “Coordinar precio” del
Pool de Vendedor.
El Cliente revisa el precio y luego comunica si está de acuerdo o no.
 Flujo de Mensaje envía información entre actividades de dos procesos separados. Los Flujos de Mensaje 4 y 5
muestran la comunicación entre dos tareas que pertenecen a distintos procesos, “Procesar Orden” y “Cumplir
Orden”.

Los ejemplos 1, 2 y 3, donde participa el Pool de Cliente, sólo pueden ser usados en diagramas analíticas que no son

ejecutables, ya que el Cliente no pertenece al sistema BPM.

Se puede extender el Flujo de Mensaje con el objeto Mensaje para definir la información enviada de un participante a otro:

Fig 22. Flujo de Mensaje con un Mensaje añadido

Un Mensaje es el contenido de la comunicación entre dos participantes. La comunicación se realiza a través de las

actividades especializadas, Enviar Mensaje y Recibir Mensaje.

Recibir Mensaje es una tarea simple que espera a que llegue un mensaje desde un participane externo. Esta tarea se

considera cumplida si al menos un mensaje está recibido.

Su forma gráfica es un rectángulo redondeado que es la representación típica de Tareas en BPMN. Como marcador, tiene

un sobre hueco.

Fig 23. Actividad Recibir Mensaje en diagrama de proceso

Enviar Mensaje es una tarea simple que envía un mensaje a un participante externo. Esta tarea se considera cumplida si al

menos un mensaje está enviado.

Su forma gráfica es también un rectángulo redondeado. Como marcador, tiene un sobre relleno.

Fig 24. Actividad Enviar Mensaje en diagrama de proceso

Puede leer más sobre los Mensajes y Flujo de Mensaje en la especificación BPMN.

Tarea práctica
Le proponemos que haga el ejercicio sigueinte para comprobar su conocimiento
de BPMN. Tiene que modelar el proceso “Viaje de Negocio” usando los elementos
BPMN que hemos estudiado en las lecciones 4 y 5. Considere todas las
condiciones y flujos del proceso posibles.

Para diseñar su proceso le ofrecemos utilizar la aplicación ELMA Designer. Puede

descargar la versión demo gratuita aquí. Después de instalarla, tendrá que activar
el sistema (véase ELMA quick-start manual for demo version). Al tener
cualesquiera problemas con la instalación o activación del sistema, contáctenos en
el siguiente correo: consulting@elma-bpm.com, y con gusto la ayudaremos.
Para comprobar su tarea puede descargar nuestra versión del proceso e
importarla a su demo de ELMA.

Lección 6: Usando Artefactos y Objetos de Datos en

BPMN

Lección 1 – Evento de Inicio, Evento de Fin, Tareas

Lección 2 – Eventos y Compuertas

Lección 3 – Pools, Carriles y Tareas

Lección 4 – Subprocesos

Lección 5 – Mensajes

En la Lección 6 del nuestro tutorial de BPMN hablamos sobre Artefactos, Objetos de datos y Asociaciones.

En BPMN, los Artefactos, Objetos de datos y Asociaciones se usan para capturar información adicional sobre el

proceso. Estos elementos no afectan el flujo de proceso, no son ejecutables y solo sirven para hacer el diagrama más

comprensible.

Los Artefactos más estándares son Grupos y Anotaciones de texto (en BPMN 1.2 los Objetos de datos también

pertenecieron a Artefactos, pero en la versión 2.0 se destacan como categoría separada). Los desarrolladores de los

sistemas BPM pueden añadir tantos Artefactos como quieren.

Vamos a ver como los Grupos se utilizan en el modelado de los procesos de negocio. Su forma gráfica es un rectángulo

redondeado con una línea de trazos y puntos marcando su límite. Rodea un grupo de objetos de flujo pero no afecta a la

ejecución del proceso.

Fig. 25. Forma de un Grupo

Un Grupo es simplemente una herramienta para destacar o categorizar objetos gráficos. Los objetos se destacan para, por

ejemplo, mostrar que están relacionados. La categorización puede ser usada con fines de análisis o preparación de

documentos.

Fig. 26. Grupo en diagrama de proceso

En el proceso “Completar documentos” que utilizamos como ejemplo en la Lección 4, un Grupo rodea las tareas

relacionadas a la preparación y aprobación de la oferta de empleo. Se ve que las tareas agrupadas de esta manera están

relacionadas una a otra, pero esto no afecta al flujo de proceso.

Un Grupo no es una actividad como una Tarea o Subproceso, tampoco es elemento del flujo de secuencia como una

Compuerta. Por eso, no se puede conectar un Grupo al flujo de secuencia o flujo de mensaje. Al mismo tiempo, así que un

Grupo no está limitado por las restricciones de los pools y carriles de nado, puede rodear actividades que pertenecen a

distintos pools. Esto se usa mucho para demostrar las relaciones del tipo B2B.

El siguiente elemento BPMN que nos gustaría revisar es la Anotación de texto. Anotaciones de texto permiten al modelador

añadir más información descriptiva al diagrama de flujo, por ejemplo, describir la operación de algún elemento, incluir

comentarios, explanaciones, y otra información útil para el usuario final. Las Anotaciones de texto aportan al contenido

informacional del diagrama, haciéndola muy fácil de entender para cualquier usuario de negocio.

De forma gráfica, la Anotación se representa mediante un recuadro abierto acompañado de texto.

 Fig. 27. Anotación de texto

Las Anotaciones pueden conectarse a cualquier elemento del diagrama mediante una Asociación sin afectar el flujo de

proceso.

Fig.28. Anotación de texto en diagrama de proceso

En el proceso de ejemplo, “Completar documentos”, la anotación se usa para describir las acciones exactas de la tarea

“Abrir cuenta”.

El siguiente elemento, Asociación, une un objeto del diagrama con otro objeto del diagrama (por ejemplo, Artefactos y

Actividades). Así, un texto u objeto gráfico que no pertenece al flujo de proceso puede ser unido a algún objeto del flujo

(véase Fig.29). Asociaciones se usan mucho para unir una Anotación de texto u Objeto de datos a un elemento de flujo.

Su forma gráfica es una línea punteada.

 Fig.29. Forma gráfica de Asociación

Asociaciones también pueden mostrar la dirección del flujo, por ejemplo, del flujo de datos. En este caso, tiene una punta

de flecha que indica la dirección.

Fig.30. Forma gráfica de Asociación mostrando dirección

En modelado de procesos de negocio es muy importante poder coleccionar y manejar los datos que se usan durante el

proceso.

Con este fin, BPMN dispone de Objetos de datos y Almacenes de datos. Son elementos especializados que permiten

almacenar y transmitir los componentes del proceso durante se ejecución. Normalmente están ligados a la ejecución de las

Actividades

La forma gráfica de un Objeto de datos es un documento con una esquina doblada.

Fig.31. Forma gráfica de un objeto de datos

Objetos de datos representan la información que fluye dentro del proceso y no afectan al flujo del proceso. Los Objetos de

datos indican las entradas y salidas de las actividades, tales como documentos, correos electrónicos o cartas. Un Objeto de

datos siempre está vinculado al contexto del proceso, por eso, en el diagrama se muestra dentro de un proceso o

subproceso.
Un Objeto de datos existe solo después del inicio del proceso y hasta su finalización. Si la instancia de proceso está

cancelada, todos los Objetos de datos se hacen inactivos y, por lo tanto, inaccesibles para cualesquiera procesos externos.

BPMN 2.0 utiliza Almacén de datos, un elemento que no existía en la versión anterior. Un Almacén de datos permite

almacenar la información como en una base de datos, aún después de que esté terminada la instancia de proceso.

Gráficamente se representa de manera siguiente:

Fig. 32. Forma gráfica de Almacén de datos

Fig.33. Asociaciones en diagrama de proceso

Fig.34. muestra como Asociaciones y Objetos de datos se usan en el proceso de Reclutamiento de Empleado.
Dentro de este proceso, los Objetos de datos muestran las salidas de actividades (por ejemplo, “solicitud de nuevo

empleado”, ) o se utilizan durante la ejecución de las actividades (por ejemplo, “solicitud de nuevo empleado”, “base de

candidatos”). La solicitud es un Objeto de datos simple, mientras que la base de candidatos es un Almacén de datos.

Los Almacenes de datos aseguran la interacción entre distintos procesos, lo que es imposible lograr con Objetos de datos

ya que estos últimos solo pueden ser usados dentro de un mismo proceso.

Fig. 34. Interacción entre procesos mediante Almacenes de datos.

Para encontrar más información sobre los Artefactos, Objetos de datos y Asociaciones, véase la especificación BPMN.

Lección 7: Ejecución de los procesos de negocio

modelados con BPMN

Lección 1 – Evento de Inicio, Evento de Fin, Tareas

Lección 2 – Eventos y Compuertas

Lección 3 – Pools, Carriles y Tareas

Lección 4 – Subprocesos

Lección 5 – Mensajes

Lección 6 – Artefactos y Objetos de Datos

Hoy veremos como se ejecutan los procesos modelados con BPMN.

El objetivo principal de BPMN es ofrecer una notación que sea comprensible para todas las partes interesadas de negocio,

tanto para los analistas que crean los procesos cuanto para los gerentes que monitorean y controlan dichos procesos.
Modelos de procesos son una potente herramienta de análisis de negocio, porque muestran toda la estructura y dinámica

de la compañía. Eso contribuye mucho a la transparencia del trabajo y es muy importante para la reingeniería de procesos.

Habitualmente, empresas describen sus procesos de negocio con el fin de aumentar las ganancias. Cuando los procesos

están descritos, los empleados tienen una imagen completa de como funciona la empresa. La empresa hasta puede recibir

un certificado de gestión de calidad si eso fue su objetivo principal.

Luego surge la pregunta: ¿y ahora que?

Describir los procesos es una cosa y es otra cosa trabajar en acuerdo con ellos, tratando de mantenerlos siempre

actualizados. Muchas veces las empresas paran al describir los procesos ya satisfechas con aquella pequeña ventaja

competitiva que han podido ganar.

Sin embargo, los que piensan en el futuro de su negocio prefieren ir más adelante y tratan de descubrir como un proceso

descrito puede ser de más beneficio.

Muchos comerciantes piensan que el modelado de los procesos puede resolver todos sus problemas empresariales, pero

están equivocados. Describir los procesos aporta mucho, pero no es una solución mágica.

Lo que de verdad funciona es el enfoque integral donde la descripción de los procesos de negocio juega un papel

importante.

Consideramos el concepto de la madurez de los procesos de negocio, que muestra hasta que nivel un proceso está

manejable y previsible.

Existen cinco niveles de la madurez de los procesos de negocio:

 Nivel 1: Inicial – los procesos de negocio son caóticos e impredecibles.

 Nivel 2: Definido – los procesos de negocio están definidos, pero las mismas tareas se cumplen con distintos
procedimientos, debido a que el trabajo está mal coordinado.
 Nivel 3: Estandarizado – los procesos estandarizados se sintetizan de las mejores prácticas. Ciertas pautas se
crean para mantener a las necesidades del negocio.
 Nivel 4: Predicible – análisis y control de los procesos y sus salidas. El rendimiento se mide a lo largo del
workflow para que el resultado del proceso sea predicible.
 Nivel 5: Innovativo – los procesos se mejoran continuamente.

Con cada nivel, la empresa se vuelve más capaz de hacer frente a la competencia, reaccionar a los requierimientos del

mercado y utilizar los recursos de forma más racional. Los procesos descritos y definidos llevan la empresa a Nivel 3. Para

ir más adelante hay que automatizar el workflow – los procesos de negocio, gestión de documentos y etc.
 Fig. 35. Escala de madurez de un proceso ne negocio

Los sistemas BPM resultan ser muy efectivos en cuanto a automatización de los procesos de negocio. Le permiten cargar

un modelo del proceso en el sistema con gastos relativamente bajos y casí sin programación. Luego usted puede crear

modelos de datos, formularios, añadir participantes, reglas y hacer conexiones con otras herramientas TI de su compañía.

A resultas tiene una solución que le permite monitorear, analizar y manejar los procesos de negocio en su compañía. El

wokflow y el flujo de información están dirigidos y automatizados teniendo en cuenta cada proceso y cada tarea.

Veremos como un proceso sencillo, “Aprobación de factura”, se ejecuta en ELMA BPM.

El flujo del proceso puede ser representado en el siguiente diagrama:

 Fig. 36. Diagrama del proceso “Aprobación de factura”

El proceso puede ser iniciado por cualquier empleado. En ELMA, para añadir una factura al sistema hay que llenar un

formulario especial, especificando el nombre de la factura, el contratante (la empresa que emitió la factura) y el lugar de

almacenamiento en el sistema. Los empleados solo tienen que introducir estos datos y subir la factura.
 Fig. 37. Formulario de creación de factura

Con un formulario predefinido es muy fácil introducir datos y almacenar la información en el sistema.

El estatus del documento se maneja automáticamente por el sistema. Cuando el director comercial recibe la factura para

revisarla, su estatus se cambia a “Esperando aprobación”, y el director comercial está asignado con la tarea de “Aprobar o

rechazar la factura”.
 Fig.38. Mapa del proceso durante la ejecución de tarea

Notas:

– En ELMA, el mapa de proceso muestra el progreso del mismo proceso, marcando la actividad que se esté cumpliendo en

el momento.

– Las actividades relacionadas a manejo de documentos son de color azul.

– ELMA tiene una capacidad muy útil – notificación de empleados. Cuando la factura está aprobada o rechazada (con la

causa de rechazo especificada), ELMA envía un mensaje correspondiente. Así los empleados no tienen que perder tiempo

averiguando si ya está aprobada la factura.

Todos los procesos donde usted participa como iniciador, participante o responsable están mostrados en el Monitorizar de

Procesos. En está sección se crea un informe para cada tipo de proceso, mostrando toda la información sobre las

instancias: el estatus, el responsable, las tareas actuales, fecha de inicio y de fin.

 Fig. 39. Monitorizar de Procesos

El Monitorizar de Procesos muestra todos los procesos y tareas actuales, cumplidos e interrumpidos. Los estatus señalan si

el proceso se está atrasando y le permiten reaccionar e intervenir a tiempo adecuado.

Si se cambia alguna condición interna o externa, los procesos también tienen que cambiarse. Habitualmente, eso se hace a

mano: se revisa el proceso y luego se introducen los cambios.

Por lo general, los programadores están a cargo de manejar y actualizar los procesos, pero sus ideas no siempre coinciden

con las necesidades del negocio.

A resultas, aparecen muchas contradicciones que forman la brecha entre el negocio y TI.

Un sistema BPM permite al usuario de negocio manejar y actualizar los procesos de negocio por si mismo, aportando a un

proceso más efectivo y exitoso.

En ELMA, a cada proceso está asignada una persona responsable. Por ejemplo, el director de RH es responsable por los

procesos de RH. Sin embargo, cualquier empleado que participa en el proceso puede contribuir a su mejoramiento: si tiene

ideas de como mejorar el proceso, puede comunicarlas al dueño del proceso.

Fig.40. Mejoramiento de proceso en ELMA

Según el ciclo de Deming (Plan-Do-Check-Act, planificar-hacer-verificar-actuar) el modelo más sencillo para mejoramiento

consiste de cuatro pasos:

 Fig.41. Ciclo de Deming en BPM

 Planificar (Plan) – se definen los objetivos y procesos necesarios para obtener el resultado; se planifica el trabajo
para lograr los objetivos y satisfacer al consumidor; se planifican los recursos.
 Hacer (Do) – se implementa el plan.
 Verificar (Check) – un periodo de prueba: la información se recoge, se estudia y se compara a los KPIs; si no se
cumplen las expectativas, hay que buscar y analizar las causas.
 Actuar (Act) – la solución mejorada se pone en marcha; suelen aparecer observaciones que sirven para volver al
paso de Planificar, y así el ciclo se continúa.

Resumiendo, BPMN le permite modelar un proceso ejecutable. El concepto de proceso ejecutable es como sigue: primero,

hay que dibujar el diagrama, luego el proceso se ejecuta según este diagrama. Los procesos descritos con BPMN y

automatizados en los sistemas BPM se manejan desde el modelado hasta su ejecución, lo que facilita mucho a la mejora

continua.

En esta lección hemos revisado los primeros dos pasos del ciclo de Deming, modelado y ejecución de un proceso.

En la siguiente lección veremos en más detalles el control y mejoramiento de los procesos de negocio a través de

un sistema BPM.
Lección 8: BPMN en mejoramiento de procesos
de negocio

Lección 1 – Evento de Inicio, Evento de Fin, Tareas

Lección 2 – Eventos y Compuertas
Lección 3 – Pools, Carriles y Tareas
Lección 4 – Subprocesos
Lección 5 – Mensajes
Lección 6 – Artefactos y Objetos de Datos
Lección 7 – Ejecución de Procesos

En esta lección veremos como un sistema BPM puede servir para el Control y
Mejoramiento de los procesos de negocio.

En la Lección 7 ya hemos dicho que según el Ciclo de Deming, estos

procedimientos son muy importantes para la optimización de los procesos de
negocio y productos de la compañía.

Debido a la función de control, una vez ejecutado el proceso modelado, se puede

ver si está bien implantado, si está enfocado en el objetivo, o si tiene algunos
defectos.
Control es crucial para la gestión de procesos de negocio, porque demuestra
cualesquiera problemas que existen y permite reaccionar antes de que los
problemas puedan causar daño.
El control incluye el análisis de los posibles problemas de los procesos ejecutados.
En acuerdo con los resultados del análisis usted puede tomar decisiones de
gestión necesarias:

 Modificar el workflow;
 Arreglar de nuevo las responsabilidades de los
empleados o departamentos;
 Añadir más personal en las cuellos de botellas de
los procesos, si es evidente que los empleados
que trabajan en estas secciones no logran cumplir
el trabajo;
  Premiar y promover los empleados mas efectivos
y eficientes;
 Modificar los esquemas de incentivos.
Usando ELMA como ejemplo de un Sistema BPM, vamos a mostrar como el control
de procesos se aplica en práctica.

En la Lección 7 vimos como el empleado puede monitorear sus procesos en

el Monitorizar de Procesos. Sin embargo, el Monitorizar de Procesos puede ser
muy util también para los supervisores y gerentes, porque permite controlar y
analizar todos los procesos de negocio.

Algunos procesos incluyen muchos participantes y pueden ser bastante complejos

en cuanto a monitorización. Monitorizar de Procesos demuestra como están
ejecutados estos procesos, indicando su progreso y los empleados responsables
para cada paso.

Fig. 42. Monitorizar de Procesos mostrando los datos estadísticos de los procesos
ejecutados

El Monitorizar los Procesos muestra todos los procesos: actuales, cumplidos e

interrumpidos. Si el proceso tiene KPIs, se puede ver si los valores de destino se
han alcanzado, lo que resulta ser de gran ayuda al tomar decisiones de gestión
importantes.
Si en el Monitorizar de Procesos un proceso está marcado con un círculo rojo, sus
KPIs no se han alcanzado. Se puede conocer en qué etapa del proceso se ha
ocurrido el problema, y también ver el empleado responsable por esta etapa.

Fig. 43 Monitorizar de Procesos con datos sobre KPI

En esta situación existen dos opciones:

 1 – mejorar el proceso actual. El mejoramiento se hace de

manera continua, es decir que primero se hacen los
cambios y luego se averigua cómo funciona el proceso
cambiado. Si el valor de KPI acerca un poco al valor de
destino, entonces hay que seguir mejorando el proceso
hasta que el valor de destino se alcance completamente.
 2 – ajustar el KPI. A veces la gente se equivoca al
establecer un valor de destino. En este caso, hay que
cambiarlo y modificar el proceso como corresponda.
Si los resultados no le satisfacen, siempre se puede volver a la versión anterior o
revisar el historial del mejoramiento ya que toda la información está guardada en el
sistema.

ELMA no toma decisiones por usted; simplemente le guía, ofreciendo datos reales
de su compañía. ELMA es una herramienta que permite reaccionar a tiempo,
modificar y actualizar los procesos de negocio en acuerdo con los cambios externos
e internos de la compañía.

Si su empresa no utiliza los KPIs de procesos, igual pueden mejorar y optimizar sus
procesos, se debe flexibilizar, para permitir modificar los procesos aun cuando están
en operación. Cada usuario de negocio puede modificar los procesos de que está
encargado. No hay que parar el proceso para cambiarlo, se lo puede modificar
mientras que se esté operando. Se puede cambiar la estructura del proceso y
averiguar de inmediato como el proceso se ha cambiado.

Considera el siguiente ejemplo: el Director General decide que la operación Estimar

Costo debe ser cumplida por el Director Comercial y no por uno de los
representantes de venta (debido a ciertas peculiaridades del trabajo). Puede
modificar el proceso de inmediato mientras que esté activo y sin programación! Una
vez el proceso cambiado esté ejecutado, será posible evaluar el efecto de los
cambios.

Fig.44. Optimización de proceso

Para alcanzar un resultado deseado hay que mejorar los procesos de manera
continua. Es posible que ayer el proceso estuvo perfecto, pero hoy ya no sirve más.
Monitorización continúa permite revelar cualesquiera tendencias negativas,
señalando al gerente que algunos cambios están requeridos. Se puede comparar
los resultados del proceso modificado con los resultados de la versión anterior y ver
si los cambios han tenido algún efecto positivo. En caso contrario, usted lo notará
en seguida y así podrá revisar las decisiones tomadas o volver a la versión anterior.

Lección 7 y Lección 8 demuestran que solo cumpliendo el completo Ciclo de

Deming se puede hacer crecer una empresa y hacerla más competitiva y
orientada al futuro.

Con un buen Sistema BPM como ELMA usted puede implantar el enfoque
basado en procesos en su compañía y gestionar sus procesos de negocios en
todas las etapas de Plan-Do-Check-Act.
 Fig. 45. ELMA en el Ciclo de Deming

Esta fue la última lección del nuestro tutorial de BPMN. Esperamos que el tutorial
ha sido útil y le ayudará a elevar el rendimiento de su compañía.