CORRESPONDENCIA La correspondencia se usa para establecer el mantenimiento y In pro- mocién de relaciones de intercambio entre las empresas y sus clientes trata, por tanto, de una forma de comunicacién y proveedores. $ externa que afecta directamente al rendimiento econémico y a la configuracién de la imagen de una empresa.La carta es el modelo de texto habitual en esta clase de mensajes, pero la gran variedad de comunieaciones que cobran forma mediante dicho medio de relacién impide establecer generalidades aplicables a todas cllas: puede estandarizarse Gnicamente su formate y un segmento de su fraseologt: En este apartado abordamas ante todo los documentos de correspon- dencia comercial, quedando por tanto excluidos los textos de indole contable y publicitaria, analizados en apartados especificos. Por otra parte, hemos considerado oportuno incluir documentos referentes a la biisqueda, solicitud y oferta de trabajo, debido a su considerable simi- litud con dicha forma de correspondencia. El correo electrénico se extiende también como sustituto de la correspondencia convencional en papel. Las variaciones que puede suponer este nuievo medio son puramente formales y no afectan a la necesidad de transmitir un con- tenido claro con un lenguaje carrecto, de tono respetuoso. EL TONO DEL ESCRITO En correspondencia, la economia del texto y del lenguaje favorecen la comprension del mensaje y, por tanto, agilizan la actividad relaciona- da con cada comunicacién. Ademés, existen otras cualidades del len- guaje que configuran el tono de la prosa, un factor muy importante para transmitir una buena imagen y mantener una buena relucién con la persona o personas destinatarias de nuestto escrito, Existen muchos indicios del ono en un mensaje y no sdlo reflejan el po de relacién que queremos mantener, sino también la imagen que tenemos de la persona destinataria del mensaje. Sin duda, el tono del escrito influye siempre en el receptor. En general, es aconsejable el tono cordial y respetuoso y desaconsejable un tono agresivo, iré- nico, sarcdstico o critica. Por otro lado, las palabras transmiten informacién implicita mediante su valor connotativo, que induce sensaciones positivas 0 negativas en el lector. El lenguaje claro y directo ayuda a establecer relaciones de proximidad con el destinata- rio. Deberemos tener muy en cuenta estos fendémenos en el momento de escoger la mejor manera de expresar una idea.En resumen, al redactar una carta o un mensaje de correo electréni- co, debemos analizar bien el tipo de situacién en la que nos encon- tramos, quién es el destinatario, qué relacién queremos mantener con él, qué queremos comunicar y cual es el tono con el que deseamos que reciba el mensaje. TRATO RESPETUOSO Uno de los recursos més importantes para mantener una buena rela- cién comunicativa es evitar los juicios personales. Si hemos de valo- mos en el tema nos rar un trabajo o la oferta de un proveedor, centra ayudard a evitar que el destinatario se sienta juzgado. Las eriticas pueden ser constructivas y respetuosas. También hay que transmitir con cuidado las instrucciones: el impera- ivo directo no suele ser bien recibido. Para dar instrucciones a un cliente aa un proveedor, podemos sugerir © aconsejar o, simplemen- te, comunicar las condiciones para solicitar un servicio o presentar un trabajo. 90Especialmente en mensajes negativos (reclamaciones, quejas, denega- ciones...), hay que mantener siempre la amabilidad y la cortesia, por- que deteriorar la relacién s6lo agravarfa el problema. No hay motivos para adoptar un tono amenazador, ni tampoco moralista, haciendo recriminaciones que ofenderfan o desacreditarfan al receptor 0 a otras personas. Por ejemplo, las dos frases que presentamos a continuacién, tienen el mismo objetivo, pero producen un efecto diferente en el receptor: Sino hace efectivo el importe de su suscripcién anual antes del 30 de junio, nos veremos obligados a suspender el envio de la publicacién No nos consta haber recibido el importe de su suscripeién anual. Si sigue interesado en recibir esta publicacién, le agradeceremos que nos lo haga llegar antes del dia 30 de junio. Otra prueba de respeto es personalizar el saludo de un escrito, utili- zando el nombre o el apellido de la persona destinataria. Después, dentro del texto, deberemos vigilar que el género de otras palabras coincida, De nada serviria empezar el mensaje con un «Apreciada sefiora Villalobos», y acabar con una frase como «Lo tendremos informado de todas las novedades que se produzcan en relacién con el proyecto»PRESENTACION DEL CURRICULUM Derinicion Carta que se adjunta al curriculum de un candidato esto de trabajo con el objetivo de presentarse a la empresa, explica nes por las que, segiin el emisor, cumple los requisitos solicitados por la empresa y destacar aquellos aspectos de su curriculum que puedan favorecer su eleccién A veces, recibe el nombre de carta de motivacidn; en tal caso, la empresa solicita a los candidaros que detallen qué caracteristicas de la empresa o del puesto de trabajo han despertado de una forma especial el interés del eandi- dato ANALISIS DE LA SITUACION Se trata de una comunicacién protocolaria a la par que persuasiva. Por una parte, representa la presentacién del candidato; por la otra, debe despercar el interés y convencer al lector.ANALISIS DE LA SITUACION Se trata de una comunicacién protocolaria a la par que persuasiva, Por una parte, representa la presentacién del eandidato; por la otra, debe despertar el interés y convencer al lector. Fl candidato tiene In oporrnidadl de ofrecer una buena imagen de sf mismo y transmitis un cariz personal, ya que el curriculum tiene una estructura muy extereotipala y abonla tan sélo el Ambito profesional. Por tanto, se trata de una comunicacién delicada en la que resulta de vital importancia la imagen que desprenda el emisor y, también, la del receptor. El emisor utilizar la pri- mera persona del singular (yo), y puede dirigirse al destinatario mediante la tercera persona del singular o del plural (usted, ustades), aplicadas siempre como tratamiento de cortesta, o bien mediante la segunda persona del plural (vosorr0s) Sin caer en la prepotencia, el candidaro dehe transmitir una imagen de seuu- ridad, correccisn, respeto, rigor e interés por el puesto de trahajo. Asimismo, debe convencer a la empresa de que es la persona més adecuada para ocupar el puesto de trabajo que se oftece Elestilo debe ser personalizado, cordial, amable y la presentacién, impecable. Es recomendable adoptar el punto de vista del lector, ser conereto, limitar los, datos, no extendere en generalidades o vaguedades y utilizar verbos de acciGn y sustantivos concretos, ya que atraen el interés del lector.