1.

OBJETIVO

El presente procedimiento tiene por objeto establecer las pautas a seguir para la identificación,
revisión, elaboración, aprobación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y
disposición de los documentos y registros del Sistema de Gestión Integrado

2. ALCANCE

Los criterios establecidos en el presente procedimiento aplican para todos los procesos y proyectos
que utilicen los documentos del Sistema de Gestión Integrado

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 NTC ISO 9001:2015

 NTC OHSAS 18001:2007
 NTC ISO 14001:2015
 GUÍA DEL SISTEMA DE SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y AMBIENTE PARA
CONTRATISTAS- RUC / CCS

4. GESTIÓN DE SEGURIDAD, SALUD Y MEDIO AMBIENTE.

Los aspectos de seguridad, salud y medio ambiente para el desarrollo de las actividades de este
procedimiento están contemplados en la Matriz de Identificación de Peligros, Valoración de Riesgos
y Determinación de Controles MAT-SGSST-001 y la Matriz de Identificación de Aspectos e Impactos
Ambientales MAT-SGA-002.

5. RESPONSABILIDADES

Las responsabilidades y autoridades para el control de documentos en el Sistema de Gestión

integrado. Se definen de acuerdo a las siguientes tablas

PAGINA: 1 de 10
Tabla 1 – Matriz de Autoridad Documental para Administración

Gestión Gestión de Financiera Talento

Cargos / Procesos Operaciones Mtto Compras SGI
Gerencial mercadeo y Contable Humano
Aprueba Aprueba Aprueba Aprueba Aprueba
Gerente General Revisa Revisa Revisa Revisa Revisa

Aprueba Aprueba Aprueba

Director de proyectos
Revisa Revisa Revisa
Elabora
Asesor financiero
Aprueba
Administración

Revisa
Revisa Revisa Revisa Revisa
Asistente administrativa
Elabora Elabora Elabora Elabora
Revisa
Coordinador HSEQ Elabora
Aprueba
Elabora
Auxiliar HSEQ

Elabora
Supervisor HSE

Elabora Elabora
Ingeniero residente
Aprueba Aprueba
Revisa
Brigadista y/o Rescatista
Elabora

PAGINA: 2 de 10
 Centro de
Cargos / Proyectos
Costos
Director de Proyecto Aprueba

Elabora

Proyectos
Coordinador HSEQ Aprueba
Revisa

Supervisor HSE Elabora

Elabora
Ingeniero residente Aprueba
Revisa
Brigadista y/o
Elabora
Rescatista

Tabla 2 – Matriz de Autoridad Documental para Proyectos.

Nota: (*) En caso necesario que el cargo requiera realizar la acción de Aprobar, Revisar o Elaborar
un documento.

6. DEFINICIONES

 DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. (ISO 9000:2005) Ejemplo: Registro,

especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. NOTA: El medio de
soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una
combinación de éstos.

 FORMATO: Es un esquema para recolectar datos.

 REGISTRO: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de

los resultados alcanzados. Nota: Otros ejemplos de Registros son: Fichas Técnicas de
Elementos de Protección Personal, Hojas de Seguridad de Productos Químicos, Certificados
de Calidad y RETIE de productos, Hojas de Datos.

 ELABORA: Consiste en el proceso de redacción y constitución de un documento del SGI o

proyecto (procedimiento o registro).

 REVISA: Consiste en el proceso de verificación del contenido de un documento (procedimiento
o registro), con el fin comprobar la adecuación e idoneidad del mismo conforme a su utilización.
 APRUEBA: Consiste en el visto bueno para la emisión y divulgación de un documento
(procedimiento o formato) luego de que este ha sido revisado por los responsables de su
verificación.

 LISTADO MAESTRO: Es la lista de documentos debidamente identificados donde se describen

los datos de: Tipo de documento, proceso al que pertenece, versión, revisión, actualización,
aprobación y disposición de almacenamiento.

 COPIA CONTROLADA: Copia de documento que contiene la información actualizada, vigente

y cargada a la plataforma tecnológica de la empresa.

PAGINA: 3 de 10
 COD: PRO-SGI-001

Empresa FECHA: 04/07/2017

TITULO: CONTROL DE DOCUMENTOS

VERSION: 0

 COPIA NO CONTROLADA: Copia de documento que corresponde a una versión cuya

información no ha sido actualizada y/o no es controlada desde la plataforma tecnológica de la
empresa.

 DOCUMENTO INTERNO: Documento que se genera dentro de la Organización y afecta al

sistema de Gestión integrado.

 DOCUMENTO EXTERNO: Documento que se genera fuera de la Organización y afecta al

Sistema de Gestión (Libros, Manuales, Planos del Cliente, Especificaciones Técnicas,
Procedimientos del cliente, Normas Técnicas y de Seguridad, Guías, Fichas Técnicas de
equipos, Hojas de Seguridad, etc.).

 DOCUMENTO OBSOLETO: Documento que no tiene efecto en el Sistema de Gestión y fue

reemplazado por otro.

 DOCUMENTO DEROGADO: Documento que se anula del Sistema de Gestión.

7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

7.1. GESTIÓN DOCUMENTAL.

Para la gestión documental del sistema de gestión integrado, se han establecido dos aspectos
generales:

7.1.1. Para la gestión documental en medio físico, se consideran documentos controlados las copias
impresas que reposan en la oficina de SGI (en los Dossiers de Calidad, HSE o Administrativo,
según la necesidad del proyecto) y las que son impresas en los Dossiers de proyecto bajo
custodia de los mismos (al cierre de cada proyecto está custodia pasara a manos del SGI).
Una vez el proyecto tenga finalización los documentos en los Dossiers no requieren ser
actualizados por considerarse archivo final.
7.1.2. La gestión documental en medio digital se realizará a través de memorias o disco duro, toda
documentación generada será controlada por estas herramientas, lo cual incluye control de
versión, responsables de elaboración, revisión y aprobación documental, control de cambios,
control de distribución, documentos obsoletos, control de impresión y acceso a la
documentación.
7.1.3. Toda documentación impresa que no repose en los archivos del sistema de la oficina, se
considera COPIA NO CONTROLADA; por tanto, para garantizar el uso de la documentación
actualizada del SGI, es necesario acceder por autorización de la persona encargada para la
obtención de manuales, procedimientos, guías, instructivos, registros y en general de toda la
documentación vigente del SGI.

7.2. SOLICITUD DE CREACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS.

Todo documento del sistema de gestión Integrado, es controlado por el Gerente SGI y/o Analista
SGI, desde el proceso de Sistema de Gestión Integrado, teniendo en cuenta esto, todo documento
que se requiera crear, modificar o eliminar en el SGI, debe tener un visto bueno de aprobación por

PAGINA: 4 de 10
 COD: PRO-SGI-001

Empresa FECHA: 04/07/2017

TITULO: CONTROL DE DOCUMENTOS

VERSION: 0

parte de al menos uno de los antes mencionados; la solicitud de documentación se realiza a través
de este procedimiento

7.3. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

Según lo establecido en Ítem 5 de Responsabilidades, la elaboración de documento para el SGI se

realizará de dos formas, para documentos emitido en la sede administrativa y para documento
emitidos en proyectos.

En cualquiera de los dos casos el responsable de la elaboración debe utilizar las plantillas definidas
para la elaboración de documentos en el SGI según el tipo de documento, los cuales se relacionan
a continuación:

En el pie de página izquierdo de cada registro se debe ubicar la paginación del mismo.

Redacción: La descripción del texto a colocar en la documentación debe contar con las siguientes
características:
 Brevedad: Texto resumido, que incluya solamente las explicaciones necesarias.
 Claridad: Texto comprensible y legible, evitando términos extraños, en caso de uso de
términos en otro idioma, estos deben colocarse en el ítem “Definiciones”.
 Aplicabilidad: Contenido pertinente de acuerdo a las políticas., y de acuerdo a los requisitos
y alcance del documento.
 Homogeneidad: En cada etapa del desarrollo del documento se debe conservar la
secuencia lógica y coordinación con la aplicabilidad del mismo.

Los documentos técnicos de ingeniería, Seguridad, Salud, Medio ambiente u otra especialidad
técnica, requerirán para su elaboración de la asesoría de personal competente en el área de
conocimiento, el cual debe cumplir con los siguientes criterios:

ÁREA DE CONOCIMIENTO DEL

REQUISITOS DEL ASESOR
DOCUMENTO
 Tarjeta profesional aplicable al área (Ing.
Actividades que requieran Habilidades Mecánico, Eléctrico, Ambiental, Etc.)
especializadas  Experiencia requerida de acuerdo al perfil del
cargo
 Certificación como Higienista, Entrenador,
Rescatista.
Control de riesgos prioritarios para tareas
 Licencia en S.O.
de alto riesgo
 Experiencia requerida de acuerdo al perfil del
cargo
 Profesional de la Salud (Medico,
Fisioterapeuta, Enfermera, Psicólogo)
Intervención en la salud de los
 Experiencia requerida de acuerdo al perfil del
trabajadores
cargo
 Licencia en S.O.

PAGINA: 5 de 10
 COD: PRO-SGI-001

Empresa FECHA: 04/07/2017

TITULO: CONTROL DE DOCUMENTOS

VERSION: 0

7.4. CODIFICACIÓN

7.4.1. Codificación: La asignación de la codificación de la documentación del SGI, será

asignada según la parametrización según lo siguiente:

PROCESO Cód. Tipo Documento Cód.

Gerencia GER Manual MAN
Mercadeo MED Caracterización CRT
Financiera y Contable FIN Procedimiento PRO
Operaciones OP Instructivo INS
Gestión de Calidad GCA Estándar EST
Recursos Humanos RH Plan PL
Mantenimiento MTO Programa PRG
Compras COC Guía GU
Políticas POL
Plantillas PLT
Plano DWG
Formato REG

Durante la creación de un documento, se debe escoger el tipo de documento y el proceso al que

pertenece, la plataforma asignara automáticamente la codificación según la tabla anterior, de igual
manera asignara el consecutivo al documento, Ej.:

Tipo Documento Proceso Versión Definitivo

PRO SGI 0 PRO-SGI-1
R OP 0 R-OP-1
MAT SGI 0 MAT-SGI-1

Para el caso de documentos elaborados en los proyectos se asignara según el proyecto la

codificación correspondiente. Todo documento generado en proyecto lo integrara al proceso de
Operaciones y le asignara el prefijo (OP).

Tipo
Proceso Proyecto Versión Definitivo
Documento
empresa PRO-OP-empresa
PRO OP 0
contratante contratante
empresa R-OP-empresa contratante
R OP 0
contratante
empresa MAT-empresa contratante
MAT OP 0
contratante

7.4.2. Nombre de Documento: Los documentos técnicos desarrollados para el proceso de

Operaciones, tendrán los siguientes prefijos en su nombre según la especialidad:

ESPECIALIDAD Cód. ESPECIALIDAD Cód.

Civil CIV Eléctrico ELE

PAGINA: 6 de 10
 COD: PRO-SGI-001

Empresa FECHA: 04/07/2017

TITULO: CONTROL DE DOCUMENTOS

VERSION: 0

ESPECIALIDAD Cód. ESPECIALIDAD Cód.

Mecánico MEC Instrumentación INS

Programa Eléctrico e
Aislamiento térmico MEC-AIT PEI
Instrumentación
Seguridad, Salud en
Calidad y Pruebas QAQC HSE
Trabajo

Ambiente AMB

Al momento de crear en la plantilla de documento, se debe seguir el siguiente parámetro para

establecer el nombre del documento Ej.:

Prefijo Nombre del documento Definitivo

CIV Demolición de Pisos CIV Demolición de Pisos
ELE Prueba de Lazo ELE Prueba de Lazo

Ejemplo:

COD: CIV-Demolición de pisos

empresa FECHA: 04/07/2017

TITULO:
VERSION: 0

Si el documento es elaborado en proyecto se asignará el prefijo del mismo al nombre

Proyecto Prefijo Nombre del documento Definitivo

Empresa Empresa contratante CIV
CIV Demolición de Pisos
contratante Demolición de Pisos
Empresa Empresa contratante ELE
ELE Prueba de Lazo
contratante Prueba de Lazo

Ejemplo:

COD: Empresa contratante- CIV

empresa PRO-OP-REF-002-15-XX

PAGINA: 7 de 10
 COD: PRO-SGI-001

Empresa FECHA: 04/07/2017

TITULO: CONTROL DE DOCUMENTOS

VERSION: 0

FECHA: XXXX

TITULO:
VERSION: XXXX

Para los registros generados en lo referente al uso de las plantillas establecidas o los encabezados
en caso que apliquen. Para el caso de proyecto el esquema de codificación y de encabezado será
el siguiente:

Código: R-OP-empresa
contratante (ESPECIALIDAD)
Empresa FECHA: XXXX

TITULO:
VERSION: XXXX

7.4.3. Revisión y Aprobación de la Documentación.

Por medio de los controles de cambio se registrará el control de la revisión y aprobación de la

documentación, así como los comentarios del control de cambio de cada documento. Para acceder
a la información del control de cambios de la documentación se debe verificar en cada documento
la trazabilidad de este.

Solo las personas autorizadas según su cargo y permiso podrán realizar la revisión y aprobación de
la documentación; únicamente mediante este proceso podrá ser publicado un documento y
considerarlo vigente ante el SGI.

7.5. EMISIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Luego del diseño del documento, elaboración, revisión y aprobación de la documentación, su emisión
y distribución será enviada a cada persona interesada (según la configuración dada al documento
respecto a usuarios autorizados para su uso) un correo electrónico informando la novedad en la
documentación. Adicionalmente se determinan los siguientes criterios para la divulgación son los
siguientes documentos:

7.5.1. Para la divulgación de las Políticas y Reglamentos estos serán publicados y/o
transmitidos verbalmente luego de su aprobación, de igual manera en las carteleras y en
lugares visibles del área administrativa y en proyecto.

7.5.2. Es responsabilidad de los Directores de Proyectos, Ingenieros Residentes, personal

de HSE, QAQC, y Gerentes y/o Jefes de área, la divulgación al personal bajo su dirección de

PAGINA: 8 de 10
 COD: PRO-SGI-001

Empresa FECHA: 04/07/2017

TITULO: CONTROL DE DOCUMENTOS

VERSION: 0

los diferentes documentos que apliquen en el desarrollo de las actividades propias de su

proceso o proyecto.

7.5.3. El SGI es responsable de divulgar a las diferentes Gerencias, Direcciones, Jefaturas

y/o Coordinaciones de forma oportuna toda información correspondiente a las gestiones que,
en materia legal o técnica, por calidad (ISO, OHSAS y RUC), gestión ambiental y/o seguridad
y salud, se generen; así como de informar al personal HSE y QAQC a manera de facilitadores
de comunicar la información en proyectos en los casos que aplique.

7.6. LISTADOS MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS

Documentos Internos: Los Listados Maestros de Documentos y Registros serán controlados a

través HSEQ, esta generar automáticamente los listados en la medida que se elaboren, revisen
y aprueben los documentos en el SGI. Se puede acceder a los formatos por medio del módulo
Gestión Documental opción “Listado Maestro de Documentos” para el caso de procedimientos,
instructivos y demás documentos, del SGI.

Documentos Externos: Los documentos de origen externos una vez identificados, serán
garantizados el control de la versión y su distribución, estos documentos solo se tendrán en
medio digital.

Documentos Obsoletos: cuando un documento se considera obsoleto por nueva versión o por
eliminación, este es retirado automáticamente, el cual informara en el caso de nueva versión del
documento a los interesados, o en el caso de eliminación a los responsables del control del
mismo y sus interesados. Todo documento obsoleto debe tener los comentarios del cambio a
obsoleto en el control del cambio en la plataforma. Se conservara los archivos obsoletos
separados en un listado de archivos obsoleto hasta su eliminación definitiva a criterio del Gerente
SGI o representante de la Alta Dirección.

Seguimiento y Actualización: se controlara el seguimiento a la documentación para su revisión

y actualización periódica. Todo documento del SGI tiene una parametrización de seguimiento
mínima de 12 meses, tiempo en el cual la plataforma informara por correo electrónico al
responsable del documento de la necesidad de revisión del mismo en la cual este determinara
si la versión sigue vigente o si por el contrario requiere de ser actualizada y generada una nueva
versión del documento. La ratificación de la vigencia o los cambios deben quedar comentados
en el control de cambios del documento.

7.7. CONTROL DE REGISTROS.

Los registros del Sistema de Gestión. Son todos aquellos que suministren evidencias de la
ejecución de las actividades del SGI, como por ejemplo planos, órdenes de compras y
proveedores, reportes de inspección, ensayo y en general todo documento que pueda ser
evidencia.

Los registros del SGI deben diligenciarse en su totalidad, garantizando que no queden espacios
en blanco, que permitan que los registros puedan será alterados posteriormente. Así mismo se

PAGINA: 9 de 10
 COD: PRO-SGI-001

Empresa FECHA: 04/07/2017

TITULO: CONTROL DE DOCUMENTOS

VERSION: 0

debe garantizar que todos los registros se diligencien de forma legible, con letra clara,
procurando no se realicen tachones o enmendaduras, que puedan invalidar el registro.

Los registros no deben tener tachones, ni se deben diligenciar en lápiz, deben ser diligenciados
en lapicero.

La creación, modificación, almacenamiento, retención y disposición final de los registros del SGI
(según condiciones., y en los casos que aplique condiciones del cliente) se configuran en EL
LISTADO DE DOCUMENTOS, con el fin de controlar de manera digital el Listado Maestro de
Documentos; esta actividad se explica en detalle de este documento.

7.8. COPIA DE SEGURIDAD.

La documentación contenida en los proyectos se copiará periódicamente en el servidor, el

anterior, está configurado para realizar copias semanales en los discos duros de respaldo; estas
copias deberán tener una copia realizada en un disco externo.

En el caso de la documentación de los proyectos, las obras que cuenten con disco portable
deberán hacer la respectiva copia de seguridad, su entrega para ser depositada en el servidor.

8. CONTROLES SGI

El presente procedimiento es controlado por el Gerente de Sistemas de Gestión Integrados a través

del listado maestro de documentos generado.

9. REGISTROS

10. CONTROL DE CAMBIO.

Fecha Versión Descripción del cambio

04/07/2017 0 Creación del Documento

PAGINA: 10 de 10