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EJE 4

TALLER SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION GSST

POR:

ANGELICA MILLAN DE VEGA

YAMIT CASTELLANOS ESPITIA

TUTOR: EDGAR GARCÍA HUERTAS

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA.

2019
2

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………….3

OBJETIVO GENERAL……………………………………………………………….4

DESCRIPCIÓN DEL TALLER……………………………………………..………. 5

AUDITORIA……………………………………………………………………..….. 6

 Naturaleza jurídica de la empresa……………………………………………..7

 Auditoria Interna……………………………………………………..………..8

 Plan de auditoria………………………………………………………………..9

 Encuestas y formatos………………………………………………………….10

 Estudio preliminar…………………………………………………………….12

 Hallazgos………………………………………………………………………16

 Informe. ………………………………………………………………………..17

FORMATO DE NO CONFORMIDAD………………………………………………..19

PLAN ESTRATEGICO……………………………………………………………..… 20
3

INTRODUCCION

El éxito de la organización siempre va de la mano de la mejora continua. Existen


muchas maneras de lograrlos, una de ellas es evaluando nuestros procesos. El
objetivo de este trabajo es mostrar como a través de la auditoria de un proceso
ayuda a visualizar desde muchas perspectivas comportamientos internos de
nuestra empresa. Nos permite encontrar hallazgos buenos y malos y de esta
manera realizar las respectivas acciones para corregirlos. Es por esto que la
auditoria interna es una de las mejores alternativas para conocer de ellos.
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OBJETIVO GENERAL

Proponer alternativas de evaluación y mejora para el sistema de gestión y la


gestión a partir de los referentes conceptuales abordados en el eje 4.
5

DESCRIPCION DEL TALLER

A partir de la lectura del referente de pensamiento del eje 4 los estudiantes


deberán realizar de forma colaborativa el proceso de análisis de la normativa de
sistemas de gestión implementada en una empresa en la que laboren o con la
que tengan relación. Es preferible tener un conocimiento de la empresa que será
caracterizada.
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Auditoría interna,
Gestión y Resultados octubre 10 de 2019.
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1.1 Naturaleza Jurídica de la empresa

ELEC S.A. es una organización fundada en 1.996 como respuesta a la necesidad


de integralidad y mejoramiento en la prestación de servicios de Alumbrado
Público, Asesoría, Diseño y Construcción de Redes, Instalaciones Eléctricas e
iluminación.
Es hoy una empresa de conocimiento, moderna, flexible, ejemplar, competitiva
que busca siempre transformar el entorno físico en espacios seguros y
confiables. Certificada en gestión de calidad CIDET ISO 9001: 2008. Contamos
con personal capacitado con experiencia en el área eléctrica y sistemas conexos
con una sólida infraestructura para ofrecer los siguientes servicios en el área de
Diseño, Construcción, Montaje y Mantenimiento.

Fases de la Auditoria de Elec S.A


 Fase I: Lineamientos de Auditoría Interna ( Plan de Auditoria)
 Fase II: Planeación de la Auditoría Interna.
 Fase III: Ejecución del Plan de Auditoría Interna.
 Fase VI: Emisión de Informes y seguimiento.
 Fase V: Control de Calidad.
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Fase I: Lineamientos de Auditoría Interna (Plan de Auditoria)

N PROCESO DEPENDENCIA OBJETIVO ALCANCE FECHA INICIAL FECHA FINAL CRITERIO RECURSOS AUDITOR
Proceso de gestión de
desarrollo del producto. Actividades
Verificar el Computadores,
Refiriéndonos al desarrolladas los norma ISO 9001,
PLANEACION cumplimiento archivos, Yamit
1 seguimiento, medición, primeros seis 10/10/2019 13/10/2019 manual de
ESTRATEGICA de la norma papeleria,proce Castellanos
análisis y evaluación de meses del año calidad, normas
ISO 9001 sos realizados.
los producto y servicios 2019
ofrecidos en Elec S.A
Proceso de gestión de Computadores,
desarrollo del producto. Actividades archivos,
Verificar el
Refiriéndonos al desarrolladas los norma ISO 9001, papeleria,proce
GESTION DE cumplimiento Yamit
2 seguimiento, medición, primeros seis 10/10/2019 13/10/2019 manual de sos realizados,
LA CALIDAD de la norma Castellanos
análisis y evaluación de meses del año calidad, normas encuestas de
ISO 9001
los producto y servicios 2019 satisfaccion del
ofrecidos en Elec S.A cliente.
Firma de quien
elaboro: Yamit castellanos Firma de quien aprobo: Gerente: Angelica Millan de Vega
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Fase II: Planeación de la Auditoría Interna.

AUDITORIA INTERNA
Empresa: ELEC S.A
Proceso a auditar: Proceso de gestión de desarrollo del producto. Refiriéndonos al
seguimiento, medición, análisis y evaluación de los producto y servicios ofrecidos en Elec
S.A
Fecha de realización de la Auditoria e instalaciones: 10 de octubre de 2019, Instalaciones
centrales ubicadas en Montería.
Objetos de la auditoría:
 La auditoría a realizar tiene por objeto determinar el grado de conformidad del
Sistema Integrado de Gestión con respecto a la normas Iso 9001: 2015.
 Establecer si la empresa Elec s.a está cumpliendo, y en qué medida, los objetivos
propuestos para el sistema de gestión en cuanto a lo referente a la gestión y desarrollo
del producto.
Alcance de la auditoría: La evaluación a llevar a cabo por el auditor Yamit Castellanos se
referirá a las actividades realizadas enfocadas al seguimiento, medición, análisis y evaluación
de los producto y servicios ofrecidos en Elec S.A
Equipo auditor:
 Auditor Jefe: Yamit Castellanos
Responsable del sistema a Auditar:
 Edeiser Martínez
Representantes de auditado: coordinador de alumbrado público y coordinador de
proyectos.
Método: Encuesta interna y encuesta de satisfacción de los clientes.
Calendario de auditoría y horarios: 10 de octubre de 2019- Hora: 10:00 - 18:00
Recursos: Recursos humanos, económicos y materiales. Como computadores, personal a
cargo del proceso y archivos.
Evidencia de la auditoria:
 Plan de auditoria
 Estudio preliminar matriz DOFA
 Encuestas.
 Matriz de identificación y valoración de riesgos
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Organigrama de Elec S.A


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Actividades de Auditoria en el Sitio de gestión del producto. Responsable: Yamit


Castellanos

 Ejecutar el trabajo de campo (de acuerdo con el programa de Auditoría) recolectando


evidencias acerca del funcionamiento del S.G.C. del proceso auditado. Verificar que
el S.G.C. cumpla con los requisitos.
 Entrevistar a los responsables del proceso o cargo auditado en este caso Edeiser
Martínez y las personas bajo su liderazgo
 Confrontar la entrevista con la ejecución de la actividad, haciendo muestreos y
seguimiento.
 El responsable del sistema de gestión de la empresa deberá registrar los resultados de
la auditoría en el formato de no conformidad.
 Por su parte, el gerente de la empresa debe proponer un plan estratégico para dar
cumplimiento a la mejora continua, tomando como base los resultados de la auditoría.
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Fase III: Ejecución del Plan de Auditoría Interna.

ESTUDIO PRELIMINAR DE LOS FACTORES QUE AFECTAN E


INFLUYEN EN EL PROCESO

Con el objetivo de evaluar las características del Control Interno dentro de la empresa Elec
s.a (en adelante “La Empresa”) para el análisis, se llevaron a cabo diversos procedimientos.
Entre ellos, entrevistas al personal clave, revisiones de los manuales de procedimientos y
documentos de comunicación interna, y por último, se complementó con la inspección ocular
realizada durante el relevamiento. A partir del análisis de la información obtenida.

1. Tabla 1 de matriz DOFA Elec S.A


ALTO

BAJO
EXTREMO

MUY BAJO
MODERADO
RIESGO

5 MUERTE
DAÑOS A LAS

3 TEMPORAL
INCAPACIDAD
PERSONAS

2 LESION MENOR

1 NINGUNA LESION
13

4 INCAPACIDAD TOTAL
TIEMPO
PERDIDO EN EL

<1
<6a1
> = 24
SALUD Y SEGURIDAD

< 12 a 6
PROCESO (HRS)

< 24 a 12
1. plan de trabajo de Seguridad y
Salud en el Trabajo 2. Plan de
CONTINGENCIA ACTIVIDADES

<1
<6a1
> = 24

< 12 a 6
< 24 a 12
TIEMPO (HORAS)

RECURSOS HUMANOS, ECONOMICOS


RECURSOS
PLAN DE ACCION

EDEISER MARTINEZ (COORDINANDOR DE


SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RESPONSABLES

DIA
DAÑOS AL

DEL DIA
DEL DIA
DEL DIA
PRODUCTO/

TODA LA
SERVICIO

PRODUCCION
LUMINARIAS Y

PRODUCCION DEL

25% PRODUCCION
50% PRODUCCION
SISTEMAS

< 25% PRODUCCION


CALIDAD

TIEMPO
PERDIDO EN EL

<1
<6a1
> = 24

< 12 a 6
PROCESO (HRS)
1.Integracion e implementacion de las < 24 a 12
acciones en los procesos del Sistema de
Gestión de la Calidad. 2. Evaluar la
PLAN DE RIESGOS

eficacia de estas acciones. ACTIVIDADES


AREA: OPERATIVA

<1
2. Tabla 2 de identificación de Riesgos del proceso.

<6a1
> = 24

TIEMPO (HORAS)
< 12 a 6
< 24 a 12
proceso: Gestion del producto

RECURSOS HUMANOS, ECONOMICOS


RECURSOS
PLAN DE ACCION

EDISON SUAREZ (DIRECTOR DEPARTAMENTO


HSEQ)
RESPONSABLES
RUIDOS
RESIDUOS
RECURSOS
NATURALES

MAGNETICOS
CONSUMO DE

DAÑOS AL MEDIO
IMPACTO VISUAL
CAMPOS ELECTRO-

AMBIENTE

TIEMPO
PERDIDO EN EL
<1
MEDIO AMBIENTE

<6a1
> = 24

< 12 a 6

PROCESO (HRS)
< 24 a 12

1. EVALUACION DE IMPACTO
AMBIENTAL Y IMPLEMENTACION DEL
SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL 2.
PLAN DE CONTINGENCIA ACTIVIDADES
<1
<6a1
> = 24

< 12 a 6

TIEMPO (HORAS)
< 24 a 12

RECURSOS HUMANOS, ECONOMICOS


RECURSOS
PLAN DE ACCION

JOSE IGNACIO GONZALEZ(COORDINADOR DE


GESTION AMBIENTAL)
RESPONSABLES
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Formato de NO CONFORMIDAD a cargo de la Gerente Angélica Millan de Vega.

INFORME DE NO CONFORMIDAD/ DESVIACION/OBSERVACION.


EMPRESA: ELEC S.A DEPARTAMENTO : FECHA:
OPERATIVO

NO CONFORMIDAD NOMBRE DE REFERENCIA:

DESVIACION

OBSERVACION

Descripcion: Se ha evidenciado que

Firma del responsable del proceso: Edeiser


Firma del auditor: Yamit Castellanos
Martinez

Accion correctiva:

Analisis de causa:

Descripcion de la accion correctiva

Aprobada por: Responsables de ejecucion: plazo de ejecucion:


Seguimiento y comprobacion de la eficacia:

Valoracion del auditor:

Aceptada
No aceptada
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3. Tabla de ENCUESTAS realizadas al personal interno del área de gestión.

Actividades desarrolladas los primeros seis meses del


EMPRESA: ELEC S.A ALCANCE:
año 2019

AUDITOR: YAMIT CASTELLANOS FECHA 10 de octubre de 2019

PUNTOS REQUERIMIENTO SI NO OBSERVACIONES

A pesar que los clientes piden


1 · ¿ Piden los clientes presupuesto de un producto o servicio? x presupuestos, no siempre este enfoca a
la atraccion del cliente

2 ¿se presenta el presupuesto al cliente? x

se tiene en cuenta la a probación del cliente


3 del presupuesto presentado y acuerdo de las condiciones x
técnicas y económicas.
Demoras en cuanto a la gestion cuando el
4 ¿ Se gestiona el pedido? x producto solicitado no se encuentra en
Monteria.
¿Se lleva un orden de fabricación o entrega de producto
5 x Excelente el procedimiento.
terminado (depende de la compañía)?

6 ¿Gestióna almacén el producto suministrado? x Hay demoras en las gestiones nacionales.

7 ¿Se entrega al cliente el producto o servicio? x

Llevan a cabo una encuesta de


8 ¿Se lleva a cabo un análisis de satisfacción del cliente? x
satisfaccion del cliente.
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Fase VI: Emisión de Informes y seguimiento.

1. INFORME DE HALLAZGOS EN LA AUDITORIA


La evaluación del Sistema de Control Interno de La Empresa se realizó en base a los
elementos que componen su estructura. Y luego del análisis que se llevó a cabo el día 10 de
octubre de 2019 en la ciudad de Montería Córdoba a la empresa Elec s.a, dedicada a la
prestación de servicios de Alumbrado Público, Asesoría, Diseño y Construcción de Redes,
Instalaciones Eléctricas e iluminación. Puedo concluir que la función de auditoria interna
en la empresa Elec s.a es estratégica para mejorar la competitividad de la organización. A
partir de una evaluación preliminar del Sistema de Control Interno de La Empresa, como
punto de partida para la implementación de la auditoria interna, se obtuvo el siguiente
diagnóstico:
 En cuanto al Ambiente de Control: La empresa tiene muy bien definida su misión,
visión, principios, metas y objetivos, los cuales comunica a su personal interno.
Miembros y clientes. La empresa para llevarlos adelante cuenta con una serie de
valores que rigen el accionar de la organización
 En cuanto a La estructura formal se encuentra representada por un organigrama
vertical, y la departamentalización se realiza de forma funcional. Éste es actualizado
periódicamente, y comunicado a todos los miembros a través de paneles de
comunicación.
 En cuanto al estilo de dirección, podemos observar un modelo participativo debido
a la confianza que posee el Gerente General sobre el gerente del departamento,
haciéndolo partícipe de las decisiones claves
 Adicionalmente, la empresa cuenta con un Código de Conducta y Políticas de RRHH
particulares. La cuales permiten un liderazgo efectivo y de esta manera controlar
aspectos internos en el procedimiento.
 En cuanto a la organización de los espacios, Elec s.a implementa el sistema 5S el
cual contribuye a mantener el orden, organización y limpieza de los puestos de
trabajo, zonas de almacenamiento y lugares de descanso.
 En cuanto a la evaluación de Riesgos: Elec s.a realiza una evaluación de los riesgos
y la formaliza a través de una Matriz de Riesgo. A partir de la información que es
dada por el equipo se elabora un listado donde identifica los factores de riesgo que
podrían afectar a la empresa. Posteriormente, utilizando su criterio profesional realiza
una valoración de la probabilidad de ocurrencia. Esto se puede notar a través de la
tabla que se nos fue suministrada.
 En cuanto a las Actividades de control: Elec s.a cuenta con un Manual de
Procedimientos, que incluye las especificaciones de gran parte de los procesos
llevados a cabo y los modelos de documentos internos que deben utilizarse.
Adicionalmente cuenta con un Manual de Puestos, donde se detallan las
responsabilidades y jerarquía de cada puesto de trabajo.
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 En el diseño de los procedimientos de este proceso se tuvieron en cuenta criterios


como la segregación de tareas y el control de autorizaciones, aunque se debería
evaluar si éstos se mantienen luego de incorporar las actualizaciones pendientes.
 En cuanto al control de las existencias y el mantenimiento de las instalaciones, se
realiza un control de acceso y todo el predio se encuentra vigilado mediante cámaras
de seguridad que son monitoreadas por personal de recursos humanos.
 En cuanto a lo que respecta al nivel financiero de este proceso el control se lleva
cabo mediante la determinación de un presupuesto y el posterior seguimiento de su
ejecución. Todo con el objetivo de que este proceso cumpla con los tiempos
acordados con el cliente.
 En cuanto a la Información y Comunicación. La empresa dispone de una red interna,
lo cual permite resguardar y acceder a la información generada por cada usuario,
compartir información y acceder a documentos comunes para parte o la totalidad del
personal.
 En cuanto a Compras y gastos: Elec s.a realiza la emisión de todos los
requerimientos de compra, órdenes de compra, autorizaciones, stock de insumos,
entre otros.
 En cuanto a la Producción Elec s.a sigue Seguimiento del stock de productos a través
de los diferentes procesos de la producción.
 En cuanto al Monitoreo y seguimiento de los controles. Se lleva a cabo por el
supervisor del área de gestión. También realizan actividades específicas tendientes a
verificar el cumplimiento de los procedimientos y los puntos de control
predeterminados en ellos.

HALLAZGOS NEGATIVO
Determinación de los requisitos relacionados con el producto
 En la redacción de ofertas y contratos no se recogen todos los requisitos Definidos
por el cliente, por ejemplo plazos de entrega o características propias del producto o
servicio como la distribución de determinadas marcas o procedencia de materiales de
fabricación.
Revisión de los requisitos relacionados con el producto
 Ausencia de definición de responsabilidades para la aprobación de ofertas y contratos.
Comunicación con el cliente
 Ausencia de evidencia de la aprobación de ofertas por parte de clientes.
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CONCLUSION DE LA AUDITORIA:
El Sistema de Control Interno de la empresa Elec s.a se encuentra correctamente diseñado,
ya que tiene definidas políticas e incorpora procedimientos formales en sus Manuales de
Procedimientos y de Puestos. Además, en el diseño de los procedimientos se tuvieron en
cuenta criterios como la segregación de tareas y el control de autorizaciones, entre otros.
Respecto al desarrollo del Plan de Auditoría, concluimos que: Debe ser realizado de acuerdo
al enfoque de riesgos y llevarse a cabo con procedimientos propios de la auditoria interna
tradicional, para que sea factible su implementación. Se debe definir previamente: Formación
del Área de auditoria interna:
 jerarquía, objetivos, recursos y presupuesto. Los lineamientos sobre los cuales se
llevarán a cabo los trabajos. Para la determinación y valoración de Riesgos por parte
de la Auditoria interna.
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FORMATO DE NO CONFORMIDAD: A CARGO DE LA GERENTE ANGELICA


MILLAN DE VEGA

INFORME DE NO CONFORMIDAD/ DESVIACION/OBSERVACION.


EMPRESA: ELEC S.A DEPARTAMENTO : FECHA: 10 de octubre de 2019
OPERATIVO

NO CONFORMIDAD NOMBRE DE REFERENCIA: No conformidad


en los hallazgos encontrados
DESVIACION

OBSERVACION

Descripcion: Hallazgos
1. Se ha evidenciado que en la redacción de ofertas y contratos no se recogen todos los requisitos
Definidos por el cliente, por ejemplo plazos de entrega o características propias del producto o
servicio como la distribución de determinadas marcas o procedencia de materiales de fabricación.
2. Ausencia de definición de responsabilidades para la aprobación de ofertas y contratos.
3.Ausencia de evidencia de la aprobación de ofertas por parte de clientes

Firma del responsable del proceso: Edeiser


Firma del auditor: Yamit Castellanos
Martinez

Accion correctiva hallazgo 1: ACTUALIZACION DEL PROCESO DE GESTION DEL PRODUCTO EMPRESA- CLIENTE

Accion correctiva hallazgo 2: Revisión de los requisitos relacionados con el producto

Accion correctiva hallazgo 3: Comunicación con el cliente

Analisis de causa: Acumulacion de pedidos en especial en epocas navideñas.

Descripcion de la accion correctiva: emplearse nuevos mecanismos de seguimiento de la oferta debido a que los 3
hallazgos negativos encontrados van de la mano y todos ellos mejoran con la actualizacion del proceso, una mejor
comunicación con el cliente y la revision de los requisitos que este proporciona para su pedido

Aprobada por: Gerencia Responsables de ejecucion: Edeiser M. plazo de ejecucion: Inmediato


Seguimiento y comprobacion de la eficacia: Se realizara de manera periodica y se evaluara en la proxima auditoria.

Valoracion del auditor: En materia general el proceso de auditoria fue conforme pero los pocos hallazgos negativos encontrados
deben mejorarse. Pues la mejora continua es lo que le permitira a ELEC S.A su posiscionamiento en el mercado.

Aceptada
No aceptada X
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PLAN ESTRATEGICO PARA LA MEJORA CONTINUA DE ELEC S.A


GERENTE: ANGELICA MILLAN DE VEGA

Con el objetivo de alcanzar nuestras metas, mejorar continuamente y de acuerdo al


diagnóstico realizado, consideramos que debemos desarrollar algunos aspectos
organizacionales antes de emprender un proyecto estratégico de estas características.
Principalmente implementaremos:
1. Creación y consolidación del Área de Auditoria interna.
2. Optimización de los procesos para aumentar la confianza.
3. Compromiso y reconocimiento por parte de la dirección de Elec s.a a la Auditoria
interna.
4. Estudios exploratorios bibliográficos sobre la utilización de los procesos de
Auditoría Continua como herramienta para mejorar la eficiencia de la Auditoría
Interna.
5. Enfoque de Aseguramiento Continuo.
6. Implementación de un proceso de Aseguramiento Continuo. El cual consiste en
la combinación de la Auditoria continua y la supervisión por parte de la Auditoria
interna de la monitorización continua del entorno de control que realiza la
dirección.
7. Bajo el enfoque de Aseguramiento Continuo: permitiremos a los auditores
internos determinar de forma más rápida y acertada dónde deben prestar atención
y recursos, con el objetivo de gestionar más eficientemente los recursos de
auditoria interna y mejorar la calidad de sus trabajos y el soporte a la Dirección.

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