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Abril2008
CÁMARA DE SENADORES
ÍNDICE
PÁGINA
INTRODUCCIÓN 3
REFERENCIAS NORMATIVAS 5
OBJETIVO 7
ALCANCE 7
POLÍTICAS 9
NORMAS 11
ANEXOS
INTRODUCCIÓN
.
OPERACIÓN DEL ALMACÉN GENERAL ABRIL'08
DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 4
CÁMARA DE SENADORES
REFERENCIAS NORMATIVAS.
OBJETIVO
ALCANCE
POLÍTICAS
l. Para el registro de alta, los bienes de consumo se clasificarán con base en las claves
establecidas en el Catálogo de Bienes de Consumo.
3. Todos los bienes adquiridos por la Cámara de Senadores, deberán ser sujetos del
proceso de recepción y registro de entrada en el Almacén General, excepto aquellos
detallados en el numeral 3 de las políticas del presente Manual, y los bienes de
consumo adquiridos por las áreas a través de su fondo revolvente.
6. Las compras directas de bienes de consumo sólo podrán ser realizadas por la dirección
General de Recursos materiales y Servicios Generales y, en algunos casos que sean
urgentes, por las unidades legislativas, parlamentarias, técnicas y administrativas de la
Cámara de Senadores, a través del fondo revolvente, una vez que se haya confirmado
que el Almacén no cuenta con los bienes y, asimismo, haber recabado el sello de no
existencia ante la Subdirección de Almacenes e Inventarios.
7. Para los casos en que las dimensiones sean amplias o que por las características de los
bienes se requiera de instalación, capacitación o alguno otro, la recepción podrá
realizarse en las oficinas o lugares que determine la unidad legislativa, parlamentaria,
técnica o administrativa que los demande, siempre que se encuentre especificado en el
pedido o contrato, debiendo el proveedor realizar de inmediato el trámite de recepción
correspondiente ante el Departamento de Almacén.
1O. En los casos en que los volúmenes de entrega sean amplios y para simplificar su
entrega, personal del Almacén General podrá hacer muestreos aleatorios cotejando en
todo momento, contra el documento de entrega y confrontando con lo descrito en
pedido o contrato.
11. Las devoluciones de bienes de consumo por cualquier área usuaria, deberá ser por
escrito e indicando expresamente la devolución y causa, con el fin de justificar su
incorporación y darle debido registro de entrada al Subsistema de Control de Almacén.
12. Los bienes de consumo que sean identificados como de lento o nulo movimiento,
deberán ser promovidos con las unidades legislativas, parlamentarias, técnicas y
administrativas para su aprovechamiento o en su caso determinar su destino final.
13 . Los bienes que sean enviados al Almacén General con el único fin de su custodia,
deberán ser entregados por el área solicitante, mediante escrito dirigido a la
Subdirección de Almacenes e Inventarios, con la instrucción del tiempo y destino que
se dará a los mismos; el Almacén General llevará un registro de los movimientos que
se generen.
14. Los bienes de consumo que disponga el Almacén General, deberán encontrarse en un
lugar apropiado para la recepción, custodia y suministro, de forma tal, que se asegure
la conservación e integridad de los mismos.
15. Para el registro de los movimientos de entrada y salida del Almacén General, se
utilizará el Sub-Sistema de Control de Almacén (S.C.A.); el usuario podrá apoyarse
para su operación con el instructivo de usuario respectivo.
16. El suministro de bienes será en días hábiles, dentro del horario de 09:00 a 19:00 horas,
salvo casos en que la autoridad considere el cierre por actividades especiales no se
atenderá.
17. La recepción de los bienes se llevará a cabo en las instalaciones del Almacén General,
considerando los periodos de sesiones, como sigue: Periodo Ordinario, se recibirá en
los meses febrero, marzo, abril, septiembre, octubre, noviembre y diciembre los días
lunes, miércoles y viernes; Sesiones de la Comisión Permanente, en los meses de
enero, mayo, junio, julio y agosto los días lunes, martes, jueves y viernes; para todos
los casos dentro del horario de 09:00 a 19:00 horas.
19. El Departamento de Almacén deberá estimar los consumos por cada artículo
considerado de stock, de manera que tenga suficiencia para dar atención oportuna a
cada solicitud; asimismo elaborará con anticipación y por escrito, las peticiones de
materiales a los proveedores, indicando en todo momento las cantidades, descripción
de los bienes y fecha de entrega.
20. El personal encargado del suministro de bienes a las áreas legislativas, técnicas,
parlamentarias y administrativas, sólo podrá entregar los bienes cuando el usuario
presente su solicitud de salida debidamente firmada de autorización.
21 . Por lo menos una vez al año la DGRMSG deberá levantar ·un inventario físico para
saber la existencia y las condiciones en que se encuentran los bienes de consumo de la
Cámara de Senadores, que administra a través del departamento de Almacén.
22. En caso de faltantes de bienes al momento del levantamiento del inventario físico, que
se generen por el manejo de los bienes de consumo, se considerará como merma o
margen de error hasta un 5% de la cantidad de bienes de cada una de las Claves del
Catálogo de Bienes de Stock, susceptibles de mermas o errores.
RESPONSABLE ACTIVIDAD
INICIA PROCEDIMIENTO
Departamento de Almacén l. Asigna y remite clave de usuario y
contraseña de acceso por cada área
legislativa, parlamentaria o administrativa.
18. Si.
Firma de conformidad de recibido y
regresa la solicitud al personal del
Almacén General. Pasa a la actividad No.
19.
No.
Pide la aclaración al personal del Almacén
General y se sustituyen los materiales
entregados de manera errónea. Regresa a la
actividad No. 17.
ASIGNA Y REMITE
ACCEDE AL SIS'JEMA
CLAVE DE USUARIO Y
VÍA IN1RANET PARA
CONTRASEÑA DE
EUillORAR SOLICinrD
ACCESO A CADA ÁREA
INGRESA CLAVE DE
USUARIO Y
COI<IRASEÑA,
SEJ.ECOONA
MATERWJ:S Y
CANTIDADES EN EL
CATÁLOOO DESTOCK
INFORMA SI EL
REALIZA LLAMADA MA'IERIAL
PARA CORROBORAR SOLICITADO VIA
LO SOLICITADO IN"IRANET ES EL
REQUERIDO
CANCELA MATERIALES
ERRONEAMENTE
soucrrAOOs
APROVISIONA LOS
MATERIALES
soucn·ADOs v
CAMlliAEL STAl US DE
LA SOLJCJllJD A
"DESPACHADO"
COMUNICA AL
USUARIOVfA
TELEFÓNICA QUE SU
soucnuo ESTA
ATENDIDA Y QUE
PUEDE PASAR A
RECOG ER LOS
DA CINCO DÍAS AL
USUARIO PARA
RECOGER LO!' BIENES
ACUDE AL ALMJ\cEN Y
PRESEI>ITA SOLJCnuD
FlRMADA PARA
SE INDICA LA FALLA Y
SE NIEGA EL MATERlAL
CANCEJ\ LA IIOJA DE
SALfOA DE ALMACÉN
SOLICITA FIRMA DE
RECIBIOO
RECffiE MATERIAL Y
VERIFICAQUECUMPL'\
OON LO SOI.ICIT AIJO
SELLA Y FIRMA DE
ENlREOADOY
RESPONSABLE ACTIVIDAD
INICIA PROCEDIMIENTO
Departamento de Almacén l. Recibe de la Subdirección de Programas y
Contratos, copia de contratos o pedidos
adjudicados a un proveedor y en su caso
muestras de los bienes a ser utilizados
provenientes de algún procedimiento de
adquisición, para su_recepción.
No.
El personal del Almacén indica al proveedor
los errores o defectos y rechaza la entrega e
informa a las subdirecciones de Almacenes e
Inventarios, Programas y Contratos o a los
departamentos de Compras Directas,
Contratos y Pedidos, los incumplimientos de
la entrega, para en su caso, el área
responsable inicie proceso de penalización.
Regresa a la actividad No. 2.
SE PRESENTA CON
BIENES Y
DOCUMENTACIÓN
VERD'ICA IA'i
CANTIDADES Y lNl
CARACTER.ISTICAS
CON U\
OOCUMENTACIÓN
SElNDICAN LOS
ERRORES, SE REO-lAZA
LA ENTREGA Y SE lE
COMUNICA A LAS
ÁREAS REiPEcnVA'i
SE ACEPTAN LOS
BIENES
SE ACOMODAN EN SU
LUGAR O SE LES
ASIONAUNO
RECIBEOOmRA
FAC11JRAORE.lvflSIÓN
FIRMADA Y SELlADA
e F~
RESPONSABLE ACTIVIDAD
ENTREGA F AClURAS
SOL!CTrA
DOC.'UMENTACIÓN DE DE BIENES
LAEN1REGA
ENTREGADOS
DJRECTAMENTE EN
REALIZADA
ÁREAS tk1JAR1AS
ENTREGA
IXX::UMi:NTACJÓN OON
Ac.tJSE DE RECIBIDO
l'ORELÁRfA
ACEYfA FACllJRA,
SEllA Y ENTREGA
SI EL BIENES
INVENTARJABlE SE
AVLSAALÁRFA
RESPECTIVA PARA SU
INVENTARIO
RESPONSABLE ACTIVIDAD
INICIA PROCEDIMIENTO
Departamento de Almacén l . Concentra documentación para su
verificación, registro y Control (facturas o
remisiones, copias de pedidos o contratos,
modificaciones si las hay).
TERMINA PROCEDIMIENTO
SE REGISTRA EN LA
L IBRETA "REGISTRO DE
FACTURAS''. LE
AS IGNA FOLIO Y
EN Y/A A LA
SUBDIRECCIÓN DE
ALMACENES E
INVENTARIOS
[J
e FLN
RESPONSABLE ACTIVIDAD
INICIA PROCEDIMIENTO
Departamento de Almacén l. Informa vía telefónica al usuario, que se
encuentran a su disposición el bien o bienes
solicitados para su entrega en el Almacén
General, en caso de que sean de activo fijo,
deben estar inventariados.
4. ¿Es correcto?
Si.
El solicitante recibe el bien o bienes de
conformidad. Pasa a la actividad No. 6
No.
Rechaza el bien o los bienes, indicando que
no es el o (los) solicitados.
TERMINA PROCEDIMIENTO
INFORMA AL USUARIO,
QUE RECOGER LOS
BIENES
(INVENT AR1 ADOS. EN
SU CASO)
ACUDE AL ALMAcéN Y
VE RIFICA QUE LOS .
BIENES CUMPLAN CON
LOS ESTIPULADO
CO~IUN I CA A LOS
DEPARTAME NTOS REC H AZA LOS BIE NES,
RESPECTI VOS 1!1. IND ICANDO QU E NO
REC HAZO DE LOS SON LOS SO U C ITAOO S
IJJE NES
+
[J
DEPARTAMEN T O DE A LMACÉN ÁREA LEGISLATI VA, UN ID AD DE DIR ECC IÓN DE ADQU IS ISC IONES ,
PA RLAMENTA RIA O RESGUAR DO A LMACENES E INVENTAR IOS
A DMI N ISTR AT IVA PARL AM ENT ARIO SUBD IRECC IÓN DE AL M ACENES E
INVENT ARIOS
e FIN
RESPONSABLE ACTIVIDAD
INICIA PROCEDIMIENTO
Departamento de Almacén l. Elabora petición de bienes de stock de
almacén, en base a una estimación de
consumo mensual, para un periodo
determinado de los contratos o pedidos que
se hayan adjudicado a un proveedor para
entregas parciales, considerando Formato de
Control de Saldos por Proveedor
Adjudicado.
TERMINA PROCEDIMIENTO
DEPARTAMENTO DE ALMACEN
EL P ROVEE DOR
RECIBE ACUSE
FIRM ADO Y QUEDA A
ESPERA DE LA
ENT REGA
RESPONSABLE ACTIVIDAD
INICIA PROCEDIMIENTO
Departamento de Almacén l. Elabora y envía solicitud de devolución de
bienes al proveedor, indicando la causa o
motivo, por medio electrónico (fax).
Departamento de Almacén 7. Recibe los bienes por cambio físico por parte
del proveedor.
TERMINA PROCEDIMIENTO
SE PRESENTA A L
ALMAC[N A
REC lll E ACUSE Y
RECOGER LOS
ARC I-II VA
iliE~:.A~:¿~:::DQ ,-J'--~
EN SU C ;\.'W. CAMBIA
RECA DA FIR MA DE LOS UIENES
REC IBI DO, INT EGRA DEV UELTOS POR LOS
e~~
F IN )
RESPONSABLE ACTIVIDAD
INICIA PROCEDIMIENTO
Departamento de Almacén l. Realiza análisis de los bienes en kárdex de
forma trimestral a fin de identificar los artículos
de lento y nulo movimiento. Un artículo se
considera de nulo movimiento, si este no tiene
consumo en un periodo de 5 meses. Para lento
movimiento, se considera si el consumo
promedio de los últimos 2 meses es menor al
50% del promedio mensual de los últimos 12
meses, siempre y cuando haya existencia.
TERMINA PROCEDIMIENTO
PROMUEVE LOS
BIENES EN LAS
ÁREAS USUARIAS
t::J
CATÁLOGO
~
VERIFICA LAS BAJAS Y
LA ACTUALIZACIÓN
DEL CATÁLOGO
~
e~~
FIN )
RESPONSABLE ACTIVIDADES
INICIA PROCEDIMIENTO
Departamento de Compras Directas l. Realiza la compra directa de bienes
requeridos y obtiene factura original con
los requisitos fiscales respectivos, entrega
los bienes a las áreas solicitantes y en esta
firman de recibido de conformidad con
nombre y fecha.
• Relación de facturas;
• Factura(s) que contenga (nombre, firma
de la persona que recibió los bienes,
fecha de recepción, nombre del área
requirente, sello de compra a través de
fondo revolvente con rúbrica del jefe
del Departamento de Compras Directas;
• Remisión en su caso; y,
• Solicitud del área que contenga sello de
no existencia.
TERMINA PROCEDIMIENTO
OBTIEN E COPIAS DE LA
DOCUMEN TACIÓN Y
A RCHI VA EN
EXPEDIENTE
RESPONSABLE ACTIVIDAD
INICIA PROCEDIMIENTO
Departamento de Almacén l. Concentra formatos de V al es de Salidas
(solicitud) de bienes de stock de almacén,
debidamente requisitados para su registro en el
Subsistema de Control de Almacén y le asigna
un número consecutivo de folio .
TERMINA PROCEDIMIENTO.
DIRECCIÓN GENERAL DE
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN
CONTABILIDAD
CAPTU RA EN
PANTA LLA SALIDAS DE
ALMACEN CADA UNO
DE LOS DATOS DE LOS
VALES
AFECTA SALIDA,
QUEDANDO
REG IST RADA EN EL
SISTEMA, Y CAMB IA
STATUS DE SALIDA A
PROCESADO
(..__FIN~
RESPONSABLE ACTIVIDAD
INICIA PROCEDIMIENTO
SUBDIRECCIÓN DE l. Instruye al Departamento de Almacén,
ALMACENES E INVENTARIOS realice las actividades previas como la
programación de actividades de limpieza,
acomodo y la fecha para el inicio del
levantamiento físico de inventario de los
bienes de consumo en poder del Almacén
General.
Termina procedimiento
( INIC IO
.
INSTRUYE REALfl.AR PROORAMA
ACTIVIDADES PREVIAS ACTIVIDADES Y FECHA
AL INVENTAR 10 DE INVENTAR 10
•
ELABORA CIRCULAR A
LAS ÁREAS USUARIAS
AVISANDO !'ECHA DE
INVENTARIO
• l:J
SOL ICri'A MARBETES A
LA DIRECCIÓN DE
ADQUISICIONES,
ALMACENE.~ij E
ENTREGA t.1ARBETES
PARA EL INVENTARIO
l:J
INVENTAR lOS
+
ACOMODA Y VERIFICA
ESTADO FfSICO DE LOS
BIENES
~
RECIDE Y COLOCA
MARBETE.c;; CON DATOS
+
SOLICITA A LA
CONTRALORJA
INTERNA
INTERVENCIÓN DE
AUD ITORES EN EL
INVENTAR IO
~
OBTIENEN DEL
SUBSISTEMA LL'iTADO
DE EXIS'Il!NCIAS
+
ESTABLECE ME TODO
DE CONTROL DE
SEGUIMIENTO
ó
OPERACIÓN DEL ALMACÉN GENERAL ABRIL '08
DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 51
CÁMARA DE SENADORES
INIC[A PRIMER
CONTEO Y REGISTRA
CANT IDAD EN
MARBETE
REALIZA SEGUNDO
CONTEO YSE
COMPARA CON EL
PRIMERO
SI HAY DIFERENCIAS,
SE REALIZA TERCER
CONTEO DEFINITIVO
SE COMPARAN
RESULTADOS CON
KARDEXPARA
E.lóiTABLECER
011-.ERENCIAS
e~~
INICIO )
ANEXOS
CANTIDAD
DESCRIPCIÓN DEL ARTÍCULO ENTREGADA
SENADO DE LA REPÚBLICA.
SECRETARÍA GENERAL DE SERVICIOS ADMINI STRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENER A LES .
DIRECCIÓN DE ADQUIS ICIONES, ALMACENES E INVENTARIOS .
FIRMA
PERSONAL AUTORIZADO:
NOMBRE
CARGO
FIRMA
2 NOMBRE
CARGO
FIRMA
R E C 18 O DE E N T R E G A Y S A L 1D A.
México, D. F. a _ de _ _ _ de 20 .
RECIBÍ DE CONFORMIDAD:
CANTIDAD
DESCRIPCIÓN DEL (LOS) BIEN (ES). UNIDAD DE MEDIDA
ENTREGADA
TOTAL
DESTINO:
ENTREGA: RE C 1BE:
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Elaboración
Validación
Registro y Control
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Asistente de Organización Métodos
Autorización