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Organiz

ación
de
Introducción
:
Con el fin de aplicar los
conocimientos adquiridos, durante la
competencia se elabora esta cartilla
para sustentar lo temas vistos, además
nos sirve de apoyo para realizar una
tarea referente a los temas planteados
en esta, también hacemos referencia a
los resultados de aprendizaje
asociados a la competencia, para así
de una manera organizada llegar a la
elaboración de un evento donde
aplicaremos lo aprendido.
Hay que tener en cuenta que ene le
contexto empresarial, la organización
de eventos y especialmente los
empresariales, ya que son una
herramienta fundamental para potenciar
su imagen o un determinado producto,
servicio o una determinada marca, o
para poder dar a sus clientes la
oportunidad de un acercamiento
directo a su empresa, lo que
facilita en todo caso nuestros
objetivos de fidelización frente a
la competencia del mercado actual.
Índice:
Resultados de
aprendizajes
Resumen
Concepto: El evento es una actividad que
requiere ser planeada, ejecutada,
controlada y encaminada a lograr
objetivos propuestos; bien sea de índole
empresarial, asociativa o particular.
Características:
 A los fines organizativos un evento
es una confrontación del saber
alcanzado en una determinada
materia del conocimiento en el cual
participan especialistas y otras
personas interesadas.
 La creatividad se puede plasmar en
diferentes facetas de la cita. Cuando
se consigue, los invitados lo notan y
suelen implicarse más en el
acontecimiento al que acuden.
 Los eventos reúnen diferentes
personas que pertenecen a distintos
colectivos, con identidad e intereses
propios.
Aplicación:
PLANEACIÓN: Para la realización de un
evento es necesario planificarlo
debidamente, ya que sin esto, hay
mucho riesgo de no alcanzar el éxito o
de tener un amplio desperdicio de
recursos y esfuerzos
Aplicación:

ORGANIZADORES: Los organizadores de


eventos se encargan de negociar,
coordinar y promover conferencias y/o
exposiciones. Organizan el lugar de
celebración, el alojamiento y servicios
como la hostelería y los viajes, dentro
de un presupuesto. Se aseguran de que el
evento se desarrolle sin problemas.
FUNCIONES:
 Organizar y gestionar eventos, está
capacitado para disponer de todos
los recursos humanos, económicos y
técnicos del evento. Organizar y
gestionar eventos, está capacitado
para disponer de todos los recursos
humanos, económicos y técnicos del
evento.
 Controlar el cronograma del evento
está capacitado para supervisar.
 Orientar a los coordinadores de los
diferentes comités en la parte de
administración y ejecución.
 Liderar la labor de coordinación en
forma permanente con el comité
organizador.
Aplicación:

CONFORMACIÓN DE COMITÉS:
Estos son grupos de personas que
contribuyen el trabajo para hacer
cumplir los pasos del evento
satisfactoriamente, las mismas son
nombradas por el comité organizador.
A continuación se relacionan los
comités que usualmente abre paso a la
organización de un evento.
 COMITÉ ORGANIZADOR
Es el conjunto de personas elegidas
para desempeñar una labor
determinada, especialmente si tiene
autoridad o actúa en representación de
un colectivo y tienen a su cargo la
elaboración y coordinación del
programa general de trabajo, y debe
tener a su disposición todos los
recursos humanos, técnicos y
financieros.
 COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN
Se encarga de administrar y manejar
todos los recursos humanos, financieros
y físicos necesarios; facilitar los
medios económicos y materiales; y
controlar su adecuada utilización
o SUBCOMITE DE ADMINISTRACION DE
PERSONAL: Es el encargado del
manejo y desempeño del personal
que interviene directa e
indirectamente en todas las
etapas del evento.
o SUBCOMITE DE PRESUPUESTO Y
FINANZAS: Debe llevar el balance
financiero y a su vez tiene a su
cargo el movimiento de cuentas,
recargo por facturación de
inscripciones y consignación en
bancos.
o SUBCOMITE DE SUMINISTROS: Tiene
a su cargo la consolidación de
las solicitudes de elementos,
equipos, materiales y demás
implementos necesarios,
presentados por cada comité
 COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICAS
Tiene como misión crear y mantener la
imagen positiva de la organización,
en las actividades de promoción,
divulgación y atención directa de los
participantes.
o SUBCOMITÉ DE DIVULGACIÓN PROMOCIÓN
Y PUBLICIDAD: Tiene la
responsabilidad de presentar las
escarapelas, la ficha de
inscripción, diseño del instructivo
para plegables, carpetas, material
informativo, tarjetas, pancartas,
certificados y papelería en
general.
o SUBCOMITÉ DE INSCRIPCIONES: La
inscripción es la vinculación
formal de los participantes o
asistentes al evento ya que es
fundamental establecer una fecha
límite de inscripción y pago para
asegurar el número de asistentes.
o SUBCOMITÉ DE RECEPCIÓN Y
ALOJAMIENTO: Tiene como función
fundamental atender de forma
permanente a todo el personal y
proporcionar información y
orientación para mantener la imagen
positiva del evento.
o SUBCOMITÉ DE INFORMACIÓN Y
DOCUMENTACIÓN: Elaborar en detalle
el manual de funciones, para
presentarlo y distribuirlo a los
diferentes comités para que cada
uno sepa con claridad todas sus
funciones y cómo las debe
desarrollar.
o SUBCOMITÉ DE PROTOCOLO Y ACTOS
SOCIALES: En la parte social se
encarga del programa en lo
relacionado con la instalación,
colocación de banderas, himnos,
refrigerios, cocteles, bufet y
otros; así como los actos
culturales o recreativos.
Aplicación:

Organigrama general
El organigrama de un evento en donde
se define el orden jerárquico que se
establece en la organización de un
evento, tenido en cuando quien será el
líder y que comités colaboraran en la
realización del evento.
Aplicación:
Organigrama
específico:
Lista de chequeo:
Son un punteo de cada una de las
tareas a realizar enmarcadas en un
lapso de tiempo, dejando en claro quién
es el responsable para que se cumpla
esa tarea. Las ventajas de su uso nos
van a permitir poder delegar y
controlar de una manera más precisa cada
una de las acciones a tomar en cada
comité o sector del evento.
Aplicación:
Agenda Oficial:
Es un libro o cuaderno en el cual se
llevan apuntes para no olvidar las
actividades del día las cuales son
importantes. Estas se pueden realizar o
llevar de diferentes maneras como:
 Agenda Electrónica: Un dispositivo o
programa que permite almacenar apuntes.
 Agenda (de reunión): Una lista de
puntos a ser discutidos en una
reunión.
 Agenda Personal: Es un libro en
blanco para anotar actividades
personales previstas.
Aplicación:
Tarjeta electrónica
Son análogas a las postales impresas,
solo que en este caso se utilizan los
medios digitales, normalmente Internet,
para su envío y recepción. Las tarjetas
virtuales son importantes para la
ecología pues reducen en gran medida el
uso de papel u otros materiales
tradicionales, también tienen otras
ventajas como enviar las postales a
muchas personas simultáneamente, también
disminuyen el costo de envío si el
destinatario está en otros países y el
tiempo de envío es casi instantáneo.
Aplicación:
Encuesta de
satisfacción
Es un estudio basado en la observación
para determinar el grado de
satisfacción del encuestado. Cualquier
organización que quiera entender el
criterio el servicio o lo temas tratados
en el evento.
Aplicación:
Libreto
Esta herramienta permite ordenar por
escrito el programa de una ceremonia y
contiene la estructura del programa.
El orden que refleja la estructura de
la ceremonia; contiene tres partes casi
siempre fijas:
 Bienvenida.
 Presentación de Autoridades.
 Despedida.
Aplicación:
Memorias de un
evento
Corresponde a un resumen informativo de
un evento, contado las etapas de
producción y en especial la puesta de
escena de un evento, considerando la
evaluación del público e imágenes de
apoyo.
Mención de honor
Es un premio o reconocimiento que se
da a algo o alguien por sus méritos o
acciones que haya hecho en el pasado,
no es algo relevante pero vale la pena
mencionar de manera honorable.

Aplicación:
Reglamento interno
del evento
El Reglamento Interno es el instrumento
por medio del cual el coordinador
regula las obligaciones y prohibiciones
a que deben sujetarse las personas que
conforman cada comité, en relación con
sus labores y comportamiento.
Aplicación:
Manual de
funciones:
Es un libro que confiere todas las
actividades relacionadas con el
funcionamiento y operación del área
correspondiente. Este manual documenta
los conocimientos, experiencias y
tecnología del área, para hacer frente a
sus retos y funciones, con el propósito
de cumplir adecuadamente con su misión.
Aplicación:
FASES
ADMNISTRATIVAS
1. Planeación: Es de vital importancia
para la realización de un evento tener
una planeación bien estructurada, ya
que siempre está orientada hacia el
futuro y que consiste en determinar las
bases mínimas para el desarrollo y
posterior montaje del mismo.

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