Gestión de cronogramas automática Jaime Enrique Avella Salamanca

Se propuso ante el Gerente de instalaciones y mantenimiento Jorge Andrés Rincón y el jefe de

mantenimiento y automatización Cesar Mauricio Daza la idea de desarrollar un nuevo sistema
para el control de los mantenimientos preventivos, ya que el actual era manual y solo se revisaba
al inicio de año por lo tanto no se llevaba un control, lo cual causaba atraso en los mantenimientos
preventivos y generaba problemas con los clientes pues no se cumplían a cabalidad las fechas
pactadas y en casos puntuales no se tenían en cuanta el personal que iba a estar ocupado para
esas fechas, causando así deficit de personal en estas fechas puntuales.

Imagen 1. Cronograma antiguo

Por lo tanto una vez aprobada la propuesta por parte del Gerente de instalaciones y del Jefe de
mantenimiento se comenzó a ejecutar el desarrollo del proyecto , pero a solicitud de ambos se
pidió que no fuese un desarrollo complejo y que fuera en una herramienta sencilla para la
implementación en las distintas sedes por lo tanto se eligió la herramienta Microsoft Excel por su
interfaz amigable y su facilidad para automatizar procesos con su función macros, se solicito que
se hiciera un cronograma para el desarrollo del proyecto y además de eso definir un alcance
puntual.
Al dar por cumplido el cronograma el resultado fue el siguiente:

Imagen 2. Pantalla de inicio

Inicialmente se muestra una pagina de registro local donde se pedirá la información del cliente y
la fecha inicial de su primer mantenimiento, además de eso se pedirá ingresar el número de
técnicos necesarios y el numero de visitas de mantenimiento adicionales requeridas para este.

Imagen 3. Tipos de sistemas.

Imagen 4. Ingreso de equipos CCTV

Seleccionando el apartado de ingresar equipos se podrán añadir los equipos de CCTV,
ACCESOS, INCENDIOS, AUTOMATIZACIÓN E INTRUSION, de acuerdo con la cantidad de
estos equipos se hace un calculo y nos genera la duración total de cada mantenimiento teniendo
en cuenta la altura de los equipos y su complejidad para realizar los mantenimientos.

Imagen 5. Tabla con cálculo de fechas

Con la duración del mantenimiento hallaremos una fecha final para este, la cual será dada
teniendo en cuenta solo días laborales, teniendo esta fecha en caso de que se tengan mas
mantenimientos programados con el cliente se generarán las nuevas fechas iniciales para los
otros.

Imagen 6. Tabla con fechas de mantenimientos previos generados

Además de eso cuando el mantenimiento esta en atraso o sin iniciar generara distintas alertas
para su seguimiento y revisión.

Imagen 7. Tabla de Alertas

Teniendo estas fechas se generará automáticamente nuestro cronograma general de

mantenimiento anual con el cual podremos llevar el control de los mantenimientos programados
en caso de que estos cuenten con atrasos su color cambiara a rojo de lo contrario serán de color
verde, en caso de que se quiera editar este se actualizara en tiempo real.

Imagen 8. Nuevo cronograma

Además de eso se generará otra tabla con los recursos técnicos que se usaran para esas fechas
y se compararan con los recursos técnicos disponibles generando alertas si hay un déficit.

Imagen 9. Tabla Recursos Técnicos

Gracias a esto podemos tener un control total de los mantenimientos que se ejecutaran o se
ejecutaron en todo el año, los recursos técnicos que se ocuparan durante todo el año, evitando
así retrasos y logrando una mejor gestión de nuestros mantenimientos.
Adicionalmente se diseñó con Google forms una serie de formularios para diligenciar la base de
datos local de manera externa a través de Google Sheets, pero en este se busco que el
levantamiento de información de los equipos fuera más detallada, preguntando qué tipo de
equipos de altura se requiere y distintos datos adicionales de cada sistema usado.

Imagen 10. Formulario de ingreso de equipos para mantenimiento

Imagen 11. Formulario de ingreso de equipos para mantenimiento

Una vez diligenciado el formulario nuestro Google sheets nos dará la duración en días por cada
sistema y la duración total.

Imagen 12. Base de datos Google Sheets