Karen Gil

El sistema presupuestario.
4.1. Definición de presupuesto y sistema presupuestario.

El sistema de presupuesto está conformado por un conjunto de políticas,

normas, organismos, recursos y procedimientos, utilizados en las distintas etapas
del proceso presupuestario; tiene por objeto prever las fuentes y montos de los
recursos monetarios y asignarlos anualmente para el financiamiento, tanto de
planes, programas y proyectos, como de la organización adoptada, a fin de cumplir
los objetivos y metas del sector público, en orden a satisfacer las necesidades
sociales; requiere para su funcionamiento, de niveles organizativos, de decisión
política, unidades técnico normativas centrales y unidades periféricas responsables
de su utilización. El sistema de presupuesto cumple un doble papel, es uno de los
sistemas que integran la administración financiera pública y, al mismo tiempo es
una herramienta de ejecución de políticas y planes a mediano y corto plazo.

4.2. La planificación, coordinación y control como requisito para la instalación

de un sistema presupuestario.

Los objetivos específicos del sistema de presupuesto son los siguientes:

1. Posibilitar la instrumentación anual de los objetivos, políticas y metas

definidos por las autoridades políticas de mayor nivel.
2. Permitir una eficiente asignación y uso de los recursos reales y financieros
que demanda el cumplimiento de los objetivos y metas incluidos en el
presupuesto.
3. Lograr un adecuado equilibrio en las diversas etapas del proceso
presupuestario, entre la centralización normativa y la descentralización
operativa.
4. Brindar información en cada una de las etapas del proceso presupuestario,
sobre las variaciones reales y financieras, a efecto de que las decisiones de
los niveles superiores se adopten vinculando ambos tipos de variables.
 5. Contar con una estructura que posibilite alcanzar las necesarias
interrelaciones entre los sistemas de administración financiera, y permita el
ejercicio del control interno y externo.

4.3. Estructura orgánica de la empresa.

Toda empresa cuenta en forma implícita o explícita con cierto juego de jerarquías y
atribuciones asignadas a los miembros o componentes de la misma. En
consecuencia, se puede establecer que la estructura organizativa de una empresa
es el esquema de jerarquización y división de las funciones componentes de ella.
Jerarquizar es establecer líneas de autoridad (de arriba hacia abajo) a través de los
diversos niveles y delimitar la responsabilidad de cada empleado ante solo un
superviso inmediato. Esto permite ubicar a las unidades administrativas en relación
con las que le son subordinadas en el proceso de la autoridad. El valor de una
jerarquía bien definida consiste en que reduce la confusión respecto a quien da las
órdenes y quien las obedece.

4.4. Organización presupuestaria.

 Contar con un plan estratégico y metas organizacionales definidas,

estableciendo las metas financieras de la empresa: fijar metas específicas,
medibles y realistas aportará al presupuesto un objetivo real e importante y
servirá como motivación para llevarlo a cabo. Analizar las tendencias en los
ingresos y gastos de años anteriores para tener proyecciones más acertadas
es fundamental que éstas estén basadas en información real con las que se
cuenten en la empresa.
 Pronosticar ventas o ingresos. El primer dato con el que se debe contar es el
monto de las ventas estimadas, para determinar este número es fundamental
tomar en cuenta algunos factores que influyen en el mismo como son la
demanda estimada del producto o servicio, mercado meta, competencia
directa e indirecta, precio promedio de mercado del producto y/o servicio,
capacidad de producción.
 Presupuestar gastos (costos fijos y variables). Para toda empresa es
importante contar con herramientas que le permitan tener el control y
 seguimiento sobre las inversiones realizadas y las salidas de dinero, es por
eso que el presupuesto de gastos toma importancia. De esta manera se
podrá detallar cada uno de los gastos y disponer de los recursos de la manera
más eficiente.
 Pronosticar el flujo de efectivo. El flujo de efectivo proyectado es una
herramienta básica para la gestión financiera, con ella se planifica el uso más
eficiente del efectivo con que cuenta la empresa buscando mantener saldos
cercanos a las necesidades de dinero que requiere la empresa para su
correcta operación. Esta planeación ayuda a evitar que se ponga en peligro
el cumplimiento de las obligaciones de la organización hacia sus
proveedores, acreedores y personal o que, por el contrario, exista efectivo
ocioso que no esté generando ganancia alguna.
 Estructurar el presupuesto de todas las áreas de la organización. Como parte
del proceso de la implementación de presupuestos en la empresa, es
esencial que cada una de las áreas operativas cuente con su presupuesto
individual para que sea más sencillo el control y seguimiento, lo que a su vez
va a colaborar al cumplimiento del presupuesto organizacional.
 Programar revisiones periódicas de seguimiento. El primer paso para realizar
un proceso de revisión del presupuesto es examinar el actual y comparar los
montos estimados con el gasto y/o ingreso real que se tuvo. Si existen
partidas que constantemente resultan fuera de presupuesto para perjuicio de
la empresa deberán ser evaluadas de nuevo y revisadas de manera
individual.
 Tomar acciones respecto a las variaciones de resultados vs presupuesto.
Conforme se realizan las revisiones del presupuesto se hace frente a la
situación y desempeño real de la empresa de acuerdo a los recursos
asignados en el mismo, cuando se detecta alguna desviación es importante
que se lleven a cabo las acciones pertinentes para corregirlo e identificar las
áreas de la empresa que no están siendo eficientes en el manejo de los
recursos asignados, determinar prioridades y realizar los ajustes que sean
necesarios para que se cumplan en tiempo y forma.
4.5. Actividades que realizan las personas encargadas de formular el
presupuesto.

 Coordinación.

Se encarga de que todas y cada una de las áreas y personas involucradas cuenten
con todos los medios necesarios para llevar a cabo el presupuesto.

 Dirección.

Aquí se fija la guía y el camino a seguir. También se establece el proceso de

motivación a las personas o grupos de personas que se tienen a su cargo, así como
orientar las acciones y operaciones que se realizan con el fin tomar decisiones.

 Control.

Medir si los propósitos, planes y programas se cumplen y buscar correctivos en las

variaciones. En esta parte se establecen las medidas del desempeño y todas las
medidas de control.

El desempeño se clasifica por las responsabilidades que se asignan, el informe

deber ser exactamente de conformidad con la estructura organizacional.

Debe formularse un informe diferente para cada área de la organización a fin de que
se elabore un reporte de acuerdo con la autoridad y responsabilidad asignadas. De
esta forma también se asignan los conceptos, variables u operaciones que son
controlables y los que no lo son. Uno de los propósitos que tiene el control es que
se cumplan los objetivos, metas y normas de la empresa.

En todos los presupuestos se generan diferencias entre lo presupuestado y lo real,

éstas se convierten en las medidas de actuación que se miden y evalúan de acuerdo
al paso del tiempo donde se impondrán o se tomarán las medidas adecuadas para
que la organización vaya por buen camino.

También el seguimiento es necesario para evaluar la efectividad de esas

diferencias, haciendo una adecuada retroalimentación, donde dependiendo de la
fase en que se trate se establecerá el cambio.
En muchas organizaciones se pretende dar a los presupuestos el carácter de mero
instrumento de vigilancia para determinar la existencia de errores y sólo se calculan
variaciones comparando lo real con lo presupuestado.

El proceso de la presupuestación llega a ser tan sencillo o complicado según el tipo

de empresa de las que se hable, en este caso, dentro de uno de los medios de
control existentes, se ubica el concepto de contabilidad por áreas y niveles de
responsabilidad como una herramienta de mejor control de los gastos esto genera
una dimensión para la empresa, ya que no sólo será el análisis de la naturaleza de
gastos, sino que también es la organización responsable de la acción.