Cómo mejorar

la gestión de
documentos de
su empresa

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 ¿Usted consigue encontrar con facilidad una política
corporativa o un contrato siempre que usted precisa?
Cuando encuentra, ¿usted tiene certeza de estar utilizando
la versión correcta? ¿Cómo usted sabe si el documento
fue alterado y quién lo alteró? ¿Usted es notificado
automáticamente cuando las informaciones son
actualizadas?

Si la respuesta para alguna de esas cuestiones es “no”,

son grandes las posibilidades de que usted esté
enfrentando problemas con documentos. Pero su caso no
es único. Administrar contenido continúa siendo un
desafío en muchas empresas.

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 El contenido fuera de control lleva al caos. Muchas organizaciones gastan grandes
cuantías de dinero con multas, debido a la pérdida de documentos o no cumplimiento de
los plazos. Esas organizaciones están buscando maneras de erradicar esos costos,
eliminando la necesidad de un sistema basado en papel, haciendo que sus procesos sean
más rápidos y transparentes.
La buena noticia es que implementar cambios para mejorar la forma como usted y su
equipo organizan documentos no precisa ser difícil. Este eBook trae algunas estrategias
fáciles de implementar que pueden ayudarlo a cortar costos y a maximizar todo el potencial
de su proceso de gestión de documentos.

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 01 | Digitalice Documentos en Papel

El primer consejo para mejorar la gestión de

documentos es: Transforme papel en información
electrónica (por ejemplo, PDF). La digitalización
de documentos es una manera simple de
comenzar a eliminar la ineficiencia de los
procesos de negocio.
En las organizaciones con procesos basados en
papel, la productividad continuará siendo
impactada de forma negativa. El mercado está
cada vez más competitivo, y la falta de eficiencia
ciertamente abre oportunidades para la
competencia.
La información electrónica puede ser recuperada
más rápidamente y puede ser administrada,
rastreada y reutilizada de forma más fácil. Eso
ayuda a reducir, y en muchos casos aún hasta
eliminar las actividades que involucran la
manipulación de papel.

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 02 | Centralice el Contenido Corporativo

El segundo consejo es establecer un repositorio

para centralizar todo el contenido de la empresa.
En organizaciones de gran porte, es común que los
departamentos o unidades de negocio trabajen
con varios tipos de documento. Y cada uno aplica
métodos de gestión diferentes. Eso tiende a
promover la redundancia en actividades como la
aprobación y distribución. Una solución para
Gestión del Contenido Empresarial consolida esos
esfuerzos.
Al centralizar el contenido, los funcionarios pueden
encontrar documentos importantes con facilidad,
siempre que sea necesario.

El acceso rápido a las informaciones, hace con

que la respuesta a las demandas del negocio sean
más eficientes. La capacidad de acceder
rápidamente a informaciones también mejora los
procesos de toma de decisión.

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 03 | Clasifique los Documentos

Las organizaciones crean grandes cantidades de documentos.

Para que la navegación y los recursos de búsqueda sean fáciles
de usar, los documentos precisan ser categorizados,
desarrollando lo que es conocido como Taxonomía.
En un proceso de ventas, por ejemplo, existen varios
documentos relacionados, tales como:
•Tablas de precios,
•Propuestas,
•Contratos.
Al identificar y analizar los procesos de la empresa, usted va a
entender la estructura anatómica del negocio, y tendrá la base
de su taxonomía.

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 04 | Haga Buen Uso de los Metadatos

La accesibilidad es uno de los aspectos más importantes

de la gestión de documentos. Los metadatos pueden
ayudarlo a usted a administrar informaciones no
estructuradas, permitiendo que los usuarios encuentren
los documentos que precisan con facilidad.
La definición de metadatos debe ser hecha de acuerdo
con el contexto de los documentos. Para Facturas, usted
puede utilizar atributos como Nombre del proveedor,
Fecha y Valor de la factura. Para documentos de
Recursos Humanos, Nombre del profesional y Cédula de
Identidad son atributos más apropiados.
Los metadatos combinados con Taxonomía, agilizan la
localización de los documentos. Identificar un
documento es mucho más simple, dado que usted no
precisa abrirlo. Si usted precisa aplicar políticas de
retención, los metadatos bien definidos harán con que los
controles sean más seguros y consistentes.

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 05 | Optimice el tiempo con Modelos de Documento

La creación de nuevos documentos puede ser

hecha de manera más rápida, a través del uso de
modelos.
Usted puede utilizar herramientas de oficina como
Word o Excel para crear estos modelos, en que es
posible estandarizar diferentes elementos, tales
como encabezamientos y rodapiés, imágenes,
tablas, fórmulas, entre otros.
Esos recursos permiten que usted cree
documentos estandarizados y alineados a las
políticas corporativas.

Así es posible simplificar los procesos de

elaboración, eliminar atrasos y acelerar la
distribución de contenido.

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 06 | Establezca Autorizaciones de Acceso

Sin un control efectivo sobre los documentos, las

organizaciones se exponen cada vez más a los riesgos de
seguridad.
No todos los colaboradores precisan acceso completo a
todos los documentos de la organización. Al establecer
controles de acceso adecuados, su contenido se vuelve
más seguro y usted evita que las informaciones sean
modificadas o desaparezcan de forma maliciosa o
accidental.
Algunos documentos pueden precisar ser editados por
los miembros del equipo, pero otros deben estar
disponibles solamente para consulta. Con los controles
de seguridad, nadie puede alterar lo que usted definió que
no debe ser alterado.
Usted puede establecer un estándar de controles y
ajustarlos conforme sea necesario, de modo que se
acomode a las necesidades de acceso de su equipo.

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 07 | Incentive la Colaboración

En su empresa, ¿con qué frecuencia las personas

envían e-mails solicitando que colegas de equipo
alteren un documento o aprueben documentos
adjuntados al e-mail?
Estas prácticas cuestan caro y comprometen la
productividad.
Centralice esas demandas a través de una solución
de Gestión del Contenido Empresarial.
Naturalmente, los funcionarios y colegas de equipo
pasarán a comunicarse a través de este canal sin
utilizar e-mail y aplicaciones externas.
Una solución corporativa permite que los usuarios
de todos los departamentos, como marketing,
ventas e ingeniería, trabajen juntos en un mismo
documento, de forma controlada e integrada.

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 08 | Administre las Versiones de los Documentos

Los documentos corporativos pueden cambiar a

cualquier momento. ¿Qué sucedería en su empresa si:
•Cada vendedor estuviera trabajando con una lista de
precios diferente?
•O aún, si cada uno estuviera utilizando modelos de
contratos desactualizados?
Ciertamente eso traería problemas para usted y sus
clientes.
Para evitar ese tipo de situación, usted puede
estandarizar un proceso para administrar versiones de
documentos. A través del control de versiones, es
posible implementar con facilidad las alteraciones o
mejoras en los documentos, necesarias para atender
los requisitos legales, reglamentarios o para las nuevas
demandas de negocio.
Una solución de Gestión de Contenido Empresarial
ayuda a implementar alteraciones en los documentos y
mantiene el historial de versiones más antiguas.
También notifica y garantiza que todos estén
accediendo a la versión más actualizada del
documento.

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 09 | Aplique Políticas de Retención

¿Usted ya paró para pensar que su empresa puede

estar almacenando documentos sin ninguna utilidad?
Generalmente los documentos corporativos tienen
una vida útil definida por requisitos de conformidad
locales o políticas establecidas por la propia
organización.
Ambos documentos físicos y electrónicos exigen
espacio para ser almacenados. Para evitar costos
innecesarios, usted precisa establecer políticas para
descartar el contenido al final de su ciclo de vida.

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 10 | Implemente un Recorrido de Auditoría

La última estrategia para mejorar el sistema de

gestión de documentos de su empresa es
implementar un recorrido de auditoría.
Este recurso permite que usted acompañe todos
los eventos que suceden con un documento,
mostrando "quién está haciendo qué y cuándo".
Mapeando eventuales fragilidades, usted podrá
planificar e implementar mejoras en su proceso.
Al garantizar que su propio sistema siga buenas
prácticas, mantener la conformidad con los
estándares y reglamentos de la industria se
vuelve mucho más fácil.

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 Ahora que usted ya sabe Cómo mejorar el sistema de gestión de documentos de su empresa, conozca
también SoftExpert ECM (Enterprise Content Management), la solución más completa e innovadora para mejora
y automación de procesos, conformidad reglamentaria y excelencia en la gestión de contenido empresarial.

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necesarios para crear, capturar, administrar, almacenar, preservar y distribuir contenidos relacionados a los procesos
organizacionales. Es la solución perfecta para centralizar contenido no estructurado y administrar el ciclo de vida de los
contenidos por completo.

La solución ofrece un ambiente único e integrado, que incluye la gestión de documentos y registros, flujos de trabajo, búsqueda
y archivado, así como aplicaciones específicas, tales como la gestión de contratos y la gestión de documentos de ingeniería.

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 Automatizar su sistema de gestión de
documentos es un ingrediente llave para
aumentar el desempeño y la productividad en su
negocio, evitando errores y retrabajo.
SoftExpert ECM provee todo el soporte necesario
para alcanzar los resultados que usted está
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