UNIVERSIDAD DE PANAMÁ CENTRO REGIONAL

UNIVERSITARIO DE VERAGUAS FACULTAD DE INFORMÁTICA,

ELECTRÓNICA Y COMUNICACIÓN

MONOGRAFÍA:

OPENKM

PRESENTA:

YOLMARYS JIRET GONZÁLEZ AGUILAR

2017
CONTENIDO
INDICE DE ILUSTRACIONES ..........................................................................................................4
INTRODUCCIÓN ...........................................................................................................................6
OBJETIVOS ...................................................................................................................................7
Objetivo general ......................................................................................................................7
Objetivos específicos ...............................................................................................................7
MARCO TEORICO .........................................................................................................................8
OpenKM ...................................................................................................................................8
Gestión documental ................................................................................................................8
Documentos.............................................................................................................................9
Documentos electrónicos ........................................................................................................9
Conservación de documentos ...............................................................................................10
Seguridad de documentos .....................................................................................................10
Importancia de un Gestor Documental .................................................................................11
INSTALACIÓN DE OPENKM ........................................................................................................13
OPENKM INSTALADO ................................................................................................................14
PRACTICA DE LA SUPERVISION DE UN DEPARTAMENTO DE VENTAS ......................................15
CREACIÓN DE CARPETAS ...........................................................................................................16
DOCUMENTO PARA REVISIONES DE LAS SUPERVISIONES DE LA EMPRESA .............................17
AÑADIR DOCUMENTO A SUPERVISIONES .................................................................................17
AÑADIR ARCHIVOS EN LOTE ......................................................................................................19
AÑADIR CATEGORIAS ................................................................................................................22
ASIGNACIÓN DE CATEGORIAS A UN DOCUMENTO DE REVISIÓN.............................................22
AÑADIR PLANTILLAS ..................................................................................................................24
AÑADIR UN DOCUMENTO DE PLANTILLA .................................................................................24
CREACIÓN DE UN DOCUMENTO MEDIANTE PLANTILLA ...........................................................26
EXTENDIENDO FUNCIONALIDADES ...........................................................................................27
EDIT LIVE ....................................................................................................................................28
CONVERTIR DOCUMENTO A PDF ..............................................................................................30
FUSIONANDO PDF .....................................................................................................................30
RELACIONES ...............................................................................................................................31
RELACIÓN BIDIRECCIONAL ........................................................................................................32
RELACIÓN PADRE-HIJO ..............................................................................................................32
RELACIÓN DE MUCHOS A MUCHOS ..........................................................................................32
RELACION BIDIRECCIONAL DE UN DOCUMENTO ......................................................................33
RELACION PADRE-HIJO DE UN DOCUMENTO ...........................................................................34
RELACION MUCHOS A MUCHOS DE UN DOCUMENTO .............................................................35
EXPORTACIÓN A ZIP ..................................................................................................................36
AÑADIR NOTA A DOCUMENTOS ...............................................................................................37
PALABRAS CLAVE .......................................................................................................................38
BUSCAR ARCHIVOS ....................................................................................................................39
PAPELERA DE DOCUMENTOS ....................................................................................................40
LIMPIAR PAPELERA ....................................................................................................................41
DASHBOARD O TABLON ............................................................................................................42
CREAR TAREAS ...........................................................................................................................42
RECOMENDACIONES .................................................................................................................45
CONCLUSIÓN .............................................................................................................................46
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................47
INDICE DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1. Logo de OpenKM ....................................................................................................8
Ilustración 2. Gestión documental ...............................................................................................8
Ilustración 3. Documentos ...........................................................................................................9
Ilustración 4. Documentos electrónicos .....................................................................................10
Ilustración 5. Conservación de documentos ..............................................................................10
Ilustración 6. Seguridad de documentos ....................................................................................11
Ilustración 7. Importancia de un Gestor Documental ................................................................12
Ilustración 8. Descarga de OpenKM ...........................................................................................13
Ilustración 9. Especificaciones sistema operativo ......................................................................13
Ilustración 10. Selección de base de datos .................................................................................13
Ilustración 11. Inicialización de la instalación .............................................................................14
Ilustración 12. Pantalla inicial OpenKM ......................................................................................14
Ilustración 13. Escritorio de OpenKM .........................................................................................15
Ilustración 14. Departamento de ventas ....................................................................................15
Ilustración 15. Crear carpeta ......................................................................................................16
Ilustración 16. Estructura de carpetas para practica ..................................................................16
Ilustración 17. Documento para revisión de ventas ...................................................................17
Ilustración 18. Selección de una carpeta ....................................................................................17
Ilustración 19. Añadir documento ..............................................................................................17
Ilustración 20. Dialogo de inserción de documento único .........................................................18
Ilustración 21. Documento seleccionado para insertar ..............................................................18
Ilustración 22. Documento añadido ...........................................................................................18
Ilustración 23. Dialogo de Inserción de documentos Zip ............................................................19
Ilustración 24. Lista de documentos descomprimidos de un Zip ................................................19
Ilustración 25. Importación de documentos Zip 1 ......................................................................19
Ilustración 26. Importación de documentos Zip 2 ......................................................................20
Ilustración 27. Importación de documentos Zip 3 ......................................................................20
Ilustración 28. Importación de documentos Zip 4 ......................................................................21
Ilustración 29. Importación de documentos Zip 5 ......................................................................21
Ilustración 30. Importación de documentos Zip 6 ......................................................................21
Ilustración 31. Sección de categorías .........................................................................................22
Ilustración 32. Estructura de categorías para practica ...............................................................22
Ilustración 33. Selección de un documento para asignación de categoría .................................22
Ilustración 34. Sección de asignación de categoría ....................................................................22
Ilustración 35. Selección de una categoría para asignación .......................................................23
Ilustración 36. Categorías asignadas ..........................................................................................23
Ilustración 37. Categorías asignadas a gerencia .........................................................................23
Ilustración 38. Categorías asignadas a ventas por mayor ...........................................................23
Ilustración 39. Categorías asignadas a ventas por menor ..........................................................23
Ilustración 40. Sección de plantillas ...........................................................................................24
Ilustración 41. Carpetas de las plantillas utilizadas en la practica ..............................................24
Ilustración 42. Adición de un documento como plantilla ...........................................................24
Ilustración 43. Adición de notas a un documento ......................................................................25
Ilustración 44. Adición de categorías a un documento ..............................................................25
Ilustración 45. Selección de documento para creación de plantilla ...........................................26
Ilustración 46. Destino de la plantilla .........................................................................................26
Ilustración 47. Dialogo para un documento nuevo por medio de una plantilla .........................26
Ilustración 48. Categorías de un documento creado por una plantilla .......................................27
Ilustración 49. Notas de un documento creado por una plantilla ..............................................27
Ilustración 50. Editar un documento excel .................................................................................28
Ilustración 51. Modificaciones en un documento ......................................................................28
Ilustración 52. Actualización de un documento .........................................................................29
Ilustración 53. Adición de modificaciones en documento ..........................................................29
Ilustración 54. Cambios en el historial de un documento ..........................................................29
Ilustración 55. Dialogo para convertir un documento en PDF ....................................................30
Ilustración 56. Archivos convertidos en PDF ..............................................................................30
Ilustración 57. Fusionar PDF’s ....................................................................................................30
Ilustración 58. Dialogo de fusionar PDF’s ...................................................................................31
Ilustración 59. Visualización de nuevo PDF fusionado ...............................................................31
Ilustración 60. Listado de tipo de relaciones ..............................................................................31
Ilustración 61. Creación de relación bidireccional ......................................................................32
Ilustración 62. Creación de relación padre-hijo ..........................................................................32
Ilustración 63. Creación de relación muchos a muchos .............................................................32
Ilustración 64. Relaciones creadas para la practica ....................................................................33
Ilustración 65. Documento para relación bidireccional ..............................................................33
Ilustración 66. Archivos relacionados con relación bidireccional ...............................................33
Ilustración 67. Documento relacionado bidireccional ................................................................34
Ilustración 68. Archivo para la relación padre-hijo .....................................................................34
Ilustración 69. Archivos relacionados padre-hijo con su padre ..................................................35
Ilustración 70. Archivo hijo en la relación padre-hijo .................................................................35
Ilustración 71. Archivos relacionados en relación de muchos a muchos ....................................35
Ilustración 72. Archivo relacionado con varias relaciones ..........................................................36
Ilustración 73. Exportar archivos a ZIP .......................................................................................36
Ilustración 74. Información de descarga ZIP...............................................................................37
Ilustración 75. Archivos comprimidos en el ZIP ..........................................................................37
Ilustración 76. Añadir nota a documentos .................................................................................37
Ilustración 77. Dialogo para añadir notas a un documento ........................................................38
Ilustración 78. Archivos con notas ..............................................................................................38
Ilustración 79. Añadir palabras clave a documento ...................................................................38
Ilustración 80. Palabras clave añadidas en dialogo a un documento .........................................39
Ilustración 81. Buscador de documentos en OpenKM ...............................................................39
Ilustración 82. Buscar archivos por palabras claves ...................................................................39
Ilustración 83. Selección de documentos para eliminar .............................................................40
Ilustración 84. Documentos en la papelera ................................................................................40
Ilustración 85. Vaciar papelera ...................................................................................................41
Ilustración 86. Dashboard de OpenKM ......................................................................................42
Ilustración 87. Calendario para el manejo de tareas ..................................................................42
Ilustración 88. Selección de días para la creación de una tarea .................................................43
Ilustración 89. Formulario de creación de una tarea ..................................................................43
Ilustración 90. Tareas creadas en lista........................................................................................43
Ilustración 91. Tareas creadas en calendario .............................................................................44
INTRODUCCIÓN
OpenKM es un gestor documental en el cual nos ayudará a administrar el flujo de documentos
de todo tipo en una determinada organización, con el fin de permitir recuperar la información
desde ellos, determinar tiempos en que los documentos deben ser guardados y así asegurar la
conservación indefinida de documentos valiosos.

La gestión documental se dice que es una actividad muy antigua como la escritura, ya que nació
bajo la necesidad de documentar actos administrativos y transacciones legales y comerciales
que se realizaban en tablillas de arcilla, hojas de papiro, entre otros.

En este trabajo se estará desarrollando la implementación del gestor documental llamado

OpenKM, explicando ciertas funcionalidades que nos brinda para la gestión de los documentos.
OBJETIVOS
Objetivo general
Aprender la implementación y funcionamiento del gestor de documentos OpenKM.

Objetivos específicos
 Realizar una práctica sobre el funcionamiento de OpenKM.
 Aprender el uso de un gestor de documentos y tareas.
MARCO TEORICO
OpenKM
OpenKM es un sistema de gestión de contenidos de código fuente libre; desarrollado en Java,
concebido para colaborar y gestionar documentación e información a escala empresarial.
Compatible con Windows, Linux y otros sistemas. (Wikipedia, 2017)

OpenKM se ofrece en 3 versiones distintas:

 OpenKM Community: modalidad de licenciamiento GNU General Public Licence version

2. El código fuente de OpenKM está disponible para toda la comunidad, la cual es libre
de utilizarlo, modificarlo y redistribuirlo bajo las premisas de dicha licencia.
 OpenKM Profesional: licencia de código abierto y estándares abiertos, con la posibilidad
de soporte comercial y propietario a escala empresarial.
 OpenKM Cloud: es la modalidad SaaS o Software como servicio de OpenKM. (Wikipedia,
2017)

Ilustración 1. Logo de OpenKM

(Fuente propia)

Gestión documental
La Gestión Documental es la captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Con o sin
una solución de gestión documental, su empresa ya captura, almacena y recupera documentos
cada día. Para muchas organizaciones, este proceso consume mucho tiempo y a menudo se
ignoran las posibilidades de mejorar el proceso. (Telecon Business Solutions, 2017)

Ilustración 2. Gestión documental

(Linkedin, 2017)
Documentos
Un documento recoge un acto o hecho realizado por una institución o por una persona, ya sea
física, jurídica, pública o privada. Este acto o hecho se recoge en un soporte, bien sea en un papel
o, como la tecnología ha avanzado muchísimo, actualmente puede hacerse en un cd, una cinta,
fotografía, o cualquier otro tipo de soporte que pueda conservarse. Esto genera a su vez un
archivo, que puede ser de todo tipo, desde el arqueológico, audiovisual, legal, etc. (Importancia
Una Guía de Ayuda, 2017)

Ilustración 3. Documentos

(Muy Pymes, 2017)

Documentos electrónicos
La digitalización de documentos pone al alcance de los usuarios, de forma rápida, fácil, segura y
económica.

Para entender mejor la necesidad de los documentos electrónicos podemos poner como
ejemplo a un centro de salud. Llega un paciente en una urgencia y es necesario administrarle
penicilina, una sustancia a la cual muchas personas son alérgicas.

La situación es desesperada y gracias a que su historia clínica estaba disponible en formato

digital, los médicos le pudieron salvar la vida inyectando el medicamento justo, al instante.

De otra forma, se hubiera perdido tiempo en ir al archivo, buscar en los registros y llevar esa
información hasta el lugar de atención.

Veamos algunas desventajas de mantener los archivos en papel y no transformarlos en

documentos electrónicos:

 Es necesario elaborar índices y disponer de grandes y cuidados lugares de almacenaje.

 Es necesario depurar los archivos frecuentemente, con la consecuente pérdida de
tiempo que eso genera.
 Desgaste y riesgos de rotura o pérdida por la manipulación.
 Perdida de tiempo en la búsqueda de documentos,
 Retraso en firmas y autorizaciones,
 Muchas veces el trabajo se tiene que hacer por duplicado, en caso de necesitar más de
una copia de cada documento, con lo cual se genera una enorme pérdida de tiempo.
 Falta de seguridad y confiabilidad; el acceso de muchas personas a los archivos permite
que se hagan cambios sin permiso o que los datos guardados sean alterados.
 Ilustración 4. Documentos electrónicos

(Negocios Electrónicos, 2017)

Conservación de documentos
Es un conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física
y funcional de los documentos.

El término conservación, en el ámbito de los archivos y bibliotecas, hace referencia a todas

aquellas medidas destinadas a proteger adecuadamente los documentos, con el fin de prolongar
su utilización en condiciones óptimas durante el mayor tiempo posible. (EcuRed Conocimiento
con todos y para todos, 2017).

Ilustración 5. Conservación de documentos

(Central Corp Inteligence, 2017)

Seguridad de documentos
En un sistema documental basado en el papel, en la mayoría de los casos, la seguridad de los
documentos está garantizada mediante su restricción de acceso. Sin embargo mantener todos
y cada uno de los documentos bajo llave, es harto complicado, además de ralentizar posibles
decisiones estratégicas que requieran el acceso inmediato a los mismos, con la demora que
podría conllevar. Es por todo ello que un sistema de seguridad de estas características no es lo
suficientemente ágil ni operativo ya que podría ralentizar todo el proceso de toma de decisiones
en la compañía.

Sin embargo, un sistema de gestión documental basado en documentos electrónicos, mejorará

sensiblemente la seguridad de la información en la empresa y, en consecuencia, su operatividad
a la hora de trabajar y tomar decisiones. En un sistema documental digital correcto, el acceso a
las carpetas y documentos confidenciales se puede restringir de forma selectiva a través de
medios electrónicos, mediante la clasificación del perfil del empleado por niveles de permisos,
o bien mediante contraseña. (DocPath, 2017)

Ilustración 6. Seguridad de documentos

(Arena Publica, 2017)

Importancia de un Gestor Documental

Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista puede parecer
que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para su empresa.

Sin embargo, las ventajas que aporta nos muestran que es un beneficio importante obtener un
sistema de gestión documental en el que todos los documentos de la empresa estén controlados
y centralizados.

Es muy posible que su empresa realice operaciones en diferentes países con muchas tareas
diferentes. En estos casos, es absolutamente necesario que su empresa tenga algún tipo de
organización de sus documentos.

Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de
documentación. Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y la información, es una
ventaja muy importante contar con un sistema de gestión documental eficiente que permita un
fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto con instalaciones de recuperación eficientes.

Con un sistema de gestión documental, puede personalizar también los documentos de salida
de la empresa como: las facturas electrónicas, formularios y otros documentos. Todo integrado
en el mismo sistema de gestión documental con el que podrá configurar las tareas de los
documentos tanto de entrada como de salida de su empresa.

Otra ventaja importante de la gestión documental está en la personalización y seguridad de los

datos críticos en documentos o en cualquier otra forma de información. Por ello, la gestión
documental es de suma importancia para los ejecutivos y gerentes sobrecargados de tareas y
siempre en busca de la manera más eficiente, más inteligente y más rentable de gestionar sus
trámites y hacer la administración más flexible. (Telecon Business Solutions, 2017)
Ilustración 7. Importancia de un Gestor Documental

(Gerencia del Talento Humano, 2017)

INSTALACIÓN DE OPENKM
Para la instalación del sistema de gestión de documentos OpenKm se necesita como
requerimiento Java 1.8 o superior instalado. Y luego realizar los siguientes pasos para su pronta
instalación.

1. Escoger un sistema operativo en el cual se realizará la implementación.

 Se escogió Linux Mint.

2. Descargar la versión más reciente de OpenKM Community con el siguiente comando.

 wget -c https://managedway.dl.sourceforge.net/project/openkm/common/OKMInstaller.jar

3. Se finaliza la descarga de OpenKM Community.

Ilustración 8. Descarga de OpenKM

(Fuente propia)

4. Ejecutamos el siguiente comando para su instalación.

 # java –jar OKMInstaller.jar

5. Se muestran los siguientes mensajes mientras se va instalando el sistema.

 Especificaciones de nuestro sistema operativo
Ilustración 9. Especificaciones sistema operativo

(Fuente propia)

 Selección de la base de datos

Ilustración 10. Selección de base de datos

(Fuente propia)
  Inicialización de la instalación
Ilustración 11. Inicialización de la instalación

(Fuente propia)

 Al finalizar la instalación, se actualizarán dependencias del sistema requeridas.

OPENKM INSTALADO
OpenKM ya una vez instalado, podremos realizar nuestra practica para la organización
de documentos, tareas, entre otras cosas.

1. Entramos al navegador web con la ruta http://localhost:8080/OpenKM

Ilustración 12. Pantalla inicial OpenKM

(Fuente propia)

2. Nos autenticamos con las credenciales por defecto.

 User: okmAdmin
 Password: admin
 3. Visualizamos el escritorio de entrada que nos ofrece OpenKM como Administrador.
Ilustración 13. Escritorio de OpenKM

(Fuente propia)

PRACTICA DE LA SUPERVISION DE UN DEPARTAMENTO DE VENTAS

Para esta práctica, realizaremos el desarrollo en el departamento de ventas en el que se
organiza con el siguiente organigrama.

Ilustración 14. Departamento de ventas

(Departamento de Ventas, 2017)

CREACIÓN DE CARPETAS
Las carpetas en la taxonomía de OpenKM es una parte esencial, ya que en ella se pueden
almacenar cualquier tipo de documento y carpetas para expandir la organización de los
documentos. Realizando los siguientes pasos:

1. Creamos la estructura de las carpetas, acorde al organigrama en la siguiente opción.

Ilustración 15. Crear carpeta

(Fuente propia)

2. Al finalizar la estructura siguiente de carpetas será la que utilizaremos en la práctica.

Ilustración 16. Estructura de carpetas para práctica

(Fuente propia)
DOCUMENTO PARA REVISIONES DE LAS SUPERVISIONES DE LA
EMPRESA
El documento que utilizaremos estará en formato de Excel con la información de
número de revisión, empleado, vendedor, supervisor, calificación de la supervisión y si fue
aprobada la supervisión o no.
Ilustración 17. Documento para revisión de ventas

(Fuente propia)

AÑADIR DOCUMENTO A SUPERVISIONES

Cada uno de los documentos en OpenKM es una parte esencial, ya que sin ellos no
podríamos realizar ninguna acción en el sistema. Siguiendo los siguientes pasos podremos
añadir documentos:

1. Seleccionamos la carpeta en la que necesitamos un documento.

Ilustración 18. Selección de una carpeta

(Fuente propia)

2. Una vez seleccionada la carpeta, damos click en añadir documento.

Ilustración 19. Añadir documento

(Fuente propia)
 3. Se muestra un dialogo en el que podemos insertar solamente un documento.
Ilustración 20. Dialogo de inserción de documento único

(Fuente propia)

4. Una vez seleccionado el documento para la revisión, se da click en enviar y luego

cerramos la ventana.
Ilustración 21. Documento seleccionado para insertar

(Fuente propia)

5. Se observa que se añadió el documento en la ruta indicada.

Ilustración 22. Documento añadido

(Fuente propia)

6. Este proceso se realiza en cada una de las carpetas de vendedores.

 AÑADIR ARCHIVOS EN LOTE
Para añadir documentos en OpenKM es uno cada uno, pero hay una opción en la que
podemos añadir muchos documentos a la vez. Esta opción consiste en subir un archivo ZIP con
los documentos que deseamos descomprimir en la carpeta seleccionada. Lo podremos realizar
siguiendo los siguientes pasos:

1. Se selecciona el archivo Zip en el que contiene un conjunto de documentos de revisiones

a manejar.
Ilustración 23. Dialogo de Inserción de documentos Zip

(Fuente propia)

2. Cuando importas el archivo en Zip, se descomprime como un paquete y se observa lo

siguiente.

Ilustración 24. Lista de documentos descomprimidos de un Zip

(Fuente propia)

3. Resultado de la importación de documentos Zip en todas las carpetas de la revisión de

vendedores.

 Departamento de Ventas, Dirección Zona Norte, Supervisión Empresas,

Vendedores.
Ilustración 25. Importación de documentos Zip 1

(Fuente propia)
  Departamento de Ventas, Dirección Zona Norte, Supervisión MiPymes,
Vendedores.
Ilustración 26. Importación de documentos Zip 2

(Fuente propia)

 Departamento de Ventas, Dirección Zona Centro, Supervisión Empresas,

Vendedores.
Ilustración 27. Importación de documentos Zip 3

(Fuente propia)
  Departamento de Ventas, Dirección Zona Centro, Supervisión MiPymes,
Vendedores.
Ilustración 28. Importación de documentos Zip 4

(Fuente propia)

 Departamento de Ventas, Dirección Zona Sur, Supervisión Empresas,

Vendedores.
Ilustración 29. Importación de documentos Zip 5

(Fuente propia)

 Departamento de Ventas, Dirección Zona Sur, Supervisión MiPymes,

Vendedores.
Ilustración 30. Importación de documentos Zip 6

(Fuente propia)
AÑADIR CATEGORIAS
Las categorías es una estructura de árbol jerárquica de carpetas de categorías y
subcategorías. La idea es que las carpetas y subcarpetas representan alguna estructura de árbol
conceptual. Y podemos añadir una categoría siguiendo los siguientes pasos:

1. Nos dirigimos a la sección de categorías.

Ilustración 31. Sección de categorías

(Fuente propia)

2. Añadimos las carpetas de Gerencia, Ventas por mayor y Ventas por menor.
Ilustración 32. Estructura de categorías para práctica

(Fuente propia)

ASIGNACIÓN DE CATEGORIAS A UN DOCUMENTO DE REVISIÓN

La asignación de categorías a un documento es una pieza fundamental, ya que nos
organiza de una manera diferente los documentos con respecto a su taxonomía.

1. Seleccionamos un documento de revisión

Ilustración 33. Selección de un documento para asignación de categoría

(Fuente propia)

2. Nos dirigimos a las propiedades y seleccionamos categorías.

Ilustración 34. Sección de asignación de categoría

(Fuente propia)
 3. Seleccionamos que el documento pertenece a la categoría de Ventas por Mayor y
también a Gerencia.
Ilustración 35. Selección de una categoría para asignación

(Fuente propia)

4. El resultado de la asignación de categorías es el siguiente.

Ilustración 36. Categorías asignadas

(Fuente propia)

5. Observamos cada una de las categorías y se ven las revisiones de documentos asignadas
a ellas.
 Gerencia
Ilustración 37. Categorías asignadas a gerencia

(Fuente propia)

 Ventas por mayor

Ilustración 38. Categorías asignadas a ventas por mayor

(Fuente propia)

 Ventas por menor

Ilustración 39. Categorías asignadas a ventas por menor

(Fuente propia)
 AÑADIR PLANTILLAS
Las plantillas son una estructura de carpetas de árbol para organizar los documentos
fuente o base. La idea es poder crear nuevos documentos a partir de documentos en esta
sección del panel de plantillas.

1. Nos dirigimos a la sección de plantillas

Ilustración 40. Sección de plantillas

(Fuente propia)

2. Añadimos unas plantillas para Recursos humanos, Finanzas y otra para Gerencia.
Ilustración 41. Carpetas de las plantillas utilizadas en la practica

(Fuente propia)

AÑADIR UN DOCUMENTO DE PLANTILLA

Para crear un documento desde una plantilla necesitaremos de varios pasos
fundamentales, en los cuales podremos copiar un documento idénticamente hacia la taxonomía
para que se pueda usar en el flujo de la información.

1. Añadimos un archivo a recursos humanos que tomaremos como plantilla

Ilustración 42. Adición de un documento como plantilla

(Fuente propia)
2. Añadimos notas al documento.
Ilustración 43. Adición de notas a un documento

(Fuente propia)

3. Añadimos categorías al archivo utilizado como plantilla.

Ilustración 44. Adición de categorías a un documento

(Fuente propia)
CREACIÓN DE UN DOCUMENTO MEDIANTE PLANTILLA
La creación de un documento mediante una plantilla se realiza por los siguientes pasos
detalladamente, como es:

1. Seleccionamos el documento de plantilla y click derecho en crear desde plantilla.

Ilustración 45. Selección de documento para creación de plantilla

(Fuente propia)

2. Seleccionamos el destino y luego en crear.

Ilustración 46. Destino de la plantilla

(Fuente propia)

3. Seleccionamos un nombre para el nuevo archivo y la información que necesitamos

copiar desde la plantilla.
Ilustración 47. Dialogo para un documento nuevo por medio de una plantilla

(Fuente propia)
 4. Observamos el nuevo archivo creado mediante una plantilla.
 Categorías
Ilustración 48. Categorías de un documento creado por una plantilla

(Fuente propia)

 Notas
Ilustración 49. Notas de un documento creado por una plantilla

(Fuente propia)

EXTENDIENDO FUNCIONALIDADES
OpenKM en su versión Community tiene limitaciones en ciertas funcionalidades, por lo
que se necesita instalar OpenKm para realizar ciertas acciones que se necesitan. Como lo son:

 Metadatos

Utilizados en los archivos, para almacenar cierta información extra. Esto nos sirve para
buscar un documento de una manera más rápida y concisa.

 Paginación

Utilizado cuando tenemos una gran cantidad de documentos y nos permite tener paginas
entre todos los documentos disponibles.

 Pre visualización avanzada

Nos permite observar un documento si necesidad de abrirlo, el documento se visualiza en

la parte inferior.
  Fusión de documentos PDF

Nos permite unir documentos PDF

 Gestión de tareas

Nos permite crear y gestionar tareas de planificación entre los diferentes usuarios.

 Calendario

Nos permite gestionar las tareas desde el calendario, eventos disponibles, si se posee alguna
tarea pendiente, entre otros.

 Zoho y Google docs

Se intentó realizar esta funcionalidad, pero estas funcionalidades según el foro oficial de
OpenKM indica que ya no está disponible en su último comentario. (OpenKM, 2017)

 Live Edit

Funcionalidad que nos permite editar documento en tiempo real.

EDIT LIVE
Esta extensión nos permite editar documentos de una manera fácil en OpenKM. Ya que
solo necesitamos editar el documento, descargarlo, modificarlo y luego decirle que se hicieron
los cambios y listo.

1. Seleccionamos el documento y luego click en Editar.

Ilustración 50. Editar un documento excel

(Fuente propia)

2. Añadimos modificaciones al documento.

Ilustración 51. Modificaciones en un documento

(Fuente propia)
 3. Actualizamos modificaciones.
Ilustración 52. Actualización de un documento

(Fuente propia)

4. Añadimos las modificaciones del archivo

Ilustración 53. Adición de modificaciones en documento

(Fuente propia)

5. Observamos que ha habido un cambio en el archivo y su historial.

Ilustración 54. Cambios en el historial de un documento

(Fuente propia)
CONVERTIR DOCUMENTO A PDF
Esta función es una de la mejores, ya que nos permite convertir un documento en PDF
sin necesidad de salir de OpenKM y así poder usar un documento en un posterior uso o tener
un documento en determinado tiempo del flujo.

1. Seleccionamos 2 documentos de la revisión y le damos en Convertir y seleccionamos

PDF.
Ilustración 55. Dialogo para convertir un documento en PDF

(Fuente propia)

2. Observamos que los dos documentos seleccionados se han convertido en PDF.

Ilustración 56. Archivos convertidos en PDF

(Fuente propia)

FUSIONANDO PDF
Una funcionalidad interesante, ya que nos permite fusionar varios documentos PDF en
solo uno. Con los siguientes pasos:

1. Seleccionamos dos documentos en formato PDF y click derecho en Fusionar PDF.

Ilustración 57. Fusionar PDF’s

(Fuente propia)
 2. Seleccionamos un nombre para el PDF nuevo y luego click en el botón de Fusionar.
Ilustración 58. Dialogo de fusionar PDF’s

(Fuente propia)

3. Observamos que el documento nuevo tiene una versión 1 con dos páginas.
Ilustración 59. Visualización de nuevo PDF fusionado

(Fuente propia)

RELACIONES
Nos permite relacionar documentos en varios tipos como lo son bidireccionales, padre-
hijo y de muchos a muchos.

1. Nos dirigimos a Administración y luego en la pestaña Relations Types.

Ilustración 60. Listado de tipo de relaciones

(Fuente propia)
RELACIÓN BIDIRECCIONAL
Relación que nos permite relacionar un documento con otro, como por ejemplo
traducciones.

1. Agregamos una relación bidireccional que llamaremos Equipo.

Ilustración 61. Creación de relación bidireccional

(Fuente propia)

RELACIÓN PADRE-HIJO
Relación que nos permite relacionar un documento con otros de una manera jerárquica.

1. Agregaremos una relación padre-hijo que contendrá el título padre-hijo de Supervisar a

y el título de hijo-padre de Supervisar de.
Ilustración 62. Creación de relación padre-hijo

(Fuente propia)

RELACIÓN DE MUCHOS A MUCHOS

Relación que nos permite crear grupos de documentos que se relacionan entre si de
alguna manera.

1. Agregaremos una relación de muchos a muchos llamada Grupo.

Ilustración 63. Creación de relación muchos a muchos

(Fuente propia)
 2. Relaciones creadas al finalizar.
Ilustración 64. Relaciones creadas para la práctica

(Fuente propia)

RELACION BIDIRECCIONAL DE UN DOCUMENTO

Con los siguientes pasos podremos añadir un documento y relacionarlo con otro.

1. Seleccionamos un documento para una relación bidireccional y nos dirigimos a la

pestaña de relaciones.
Ilustración 65. Documento para relación bidireccional

(Fuente propia)

2. Seleccionamos el tipo de relación y la relación con sus documentos respectivos.

Ilustración 66. Archivos relacionados con relación bidireccional

(Fuente propia)
 3. Observamos a uno de los documentos relacionados bidireccional y se ve que está
relacionado automáticamente.

Ilustración 67. Documento relacionado bidireccional

(Fuente propia)

RELACION PADRE-HIJO DE UN DOCUMENTO

Con los siguientes pasos podremos relacionar un documento con varios documentos
hijos de el.

1. Seleccionamos un documento para una relación padre-hijo y nos dirigimos a la pestaña

de relaciones.
Ilustración 68. Archivo para la relación padre-hijo

(Fuente propia)
 2. Seleccionamos el tipo de relación y la relación con sus documentos respectivos.
Ilustración 69. Archivos relacionados padre-hijo con su padre

(Fuente propia)

3. Observamos a uno de los documentos relacionados padre-hijo y se ve que está

relacionado automáticamente.

Ilustración 70. Archivo hijo en la relación padre-hijo

(Fuente propia)

RELACION MUCHOS A MUCHOS DE UN DOCUMENTO

Con los siguientes pasos podremos realizar una relación de grupo de varios documentos.

1. Seleccionamos un documento para una relación muchos a muchos, nos dirigimos a la

pestaña de relaciones y agregamos sus diferentes documentos para la relación Grupo.

Ilustración 71. Archivos relacionados en relación de muchos a muchos

(Fuente propia)
 2. Observamos uno de los documentos que tiene una relación muchos a muchos. En este
caso también posee una relación padre-hijo en la que está siendo supervisado.
Ilustración 72. Archivo relacionado con varias relaciones

(Fuente propia)

EXPORTACIÓN A ZIP
Esta funcionalidad nos permite exportar uno o varios documentos en un archivo
comprimido ZIP.

1. Seleccionamos tres documentos y damos click derecho, luego en Exportar a ZIP.

Ilustración 73. Exportar archivos a ZIP

(Fuente propia)
 2. Nos da cierta información de la acción y descargamos el documento.

Ilustración 74. Información de descarga ZIP

(Fuente propia)

3. Observamos que se han comprimido tres documentos en la exportación a ZIP.

Ilustración 75. Archivos comprimidos en el ZIP

(Fuente propia)

AÑADIR NOTA A DOCUMENTOS

Funcionalidad que nos permite añadir una nota a los documentos seleccionados de la
siguiente manera:

1. Se seleccionan tres documentos de revisión, luego click derecho y añadir nota.

Ilustración 76. Añadir nota a documentos

(Fuente propia)
 2. En el dialogo se añade una nota que deseamos agregar para los 3 documentos.
Ilustración 77. Dialogo para añadir notas a un documento

(Fuente propia)

3. Se observa que a los documentos se han añadido una nota que significa que hay una
nota en ellos.
Ilustración 78. Archivos con notas

(Fuente propia)

PALABRAS CLAVE
Las palabras clave son fundamentales en los documentos, al igual que los metadatos, que
nos sirven para identificar un documento y buscarlo de una manera más rápida.

1. Seleccionamos tres documentos para añadirles una clave de búsqueda, click derecho y
luego añadir palabra clave.

Ilustración 79. Añadir palabras clave a documento

(Fuente propia)
 2. Agregamos como palabras claves a revisiones y empresas.

Ilustración 80. Palabras clave añadidas en dialogo a un documento

(Fuente propia)

BUSCAR ARCHIVOS
Una parte fundamental cuando poseemos una extensa gama de documentos es la
funcionalidad de buscar archivos. Que lo podremos realizar de la siguiente manera:

1. Nos dirigimos al buscador y activamos búsqueda avanzada.

Ilustración 81. Buscador de documentos en OpenKM

(Fuente propia)

2. Buscamos por las palabras clave Empresas y nos da como resultado 3 documentos.
Ilustración 82. Buscar archivos por palabras claves

(Fuente propia)
PAPELERA DE DOCUMENTOS
Algo muy curioso del gestor de documentos es que tiene una papelera de documentos
que nos permite reservar archivos o documentos antes de su eliminación permanente.

1. Seleccionamos 2 documentos que no necesitamos en el escritorio, click derecho y luego

eliminar.
Ilustración 83. Selección de documentos para eliminar

(Fuente propia)

2. Se han eliminado temporalmente, han sido enviados a la papelera en la cual podemos

restaurarlos o limpiar la papelera.
Ilustración 84. Documentos en la papelera

(Fuente propia)
LIMPIAR PAPELERA
Como toda papelera, necesitamos vaciar la papelera cuando ya no queremos archivos
innecesarios. De la siguiente manera:

1. Nos dirigimos al menú superior en Archivo, luego en Vaciar papelera.

Ilustración 85. Vaciar papelera

DASHBOARD O TABLON
El dashboard o tablón, nos permite visualizar las acciones o actividades que hemos realizado
en todo el uso de nuestra aplicación.

1. Nos dirigimos a tablón en el cual podremos encontrar todas las actividades que hemos
realizado en el.

Ilustración 86. Dashboard de OpenKM

(Fuente propia)

CREAR TAREAS
Cuando trabajamos en equipo o individual, surge la idea de anotar lo que estamos
haciendo o iremos a hacer. Y esto es posible en las tareas de OpenKM.

1. Nos dirigimos al calendario para crear una tarea.

Ilustración 87. Calendario para el manejo de tareas

(Fuente propia)
 2. Seleccionamos un día o varios para una tarea.
Ilustración 88. Selección de días para la creación de una tarea

(Fuente propia)

3. Llenamos los campos necesarios para crear una tarea.

Ilustración 89. Formulario de creación de una tarea

(Fuente propia)

4. Se visualiza la tarea creada en lista.

Ilustración 90. Tareas creadas en lista

(Fuente propia)
 5. Se visualiza la tarea creada en el calendario.
Ilustración 91. Tareas creadas en calendario

(Fuente propia)
RECOMENDACIONES
Integrarse en la comunidad de OpenKM, ya que las funcionalidades disponibles en OpenKM
Community son algo limitadas en su potencialidad y cantidad de usuarios.

Poseer tiempo para realizar tutoriales, charlas u otro tipo de comunicación con usuarios
interesados en OpenKM, ya que hay muy poca documentación del mismo y esta desactualizada.
CONCLUSIÓN
Como resultado de la práctica con OpenKM se ha aprendido una nueva herramienta que se
puede implementar en las organizaciones para la gestión de sus documentos.

OpenKM es una herramienta muy potente, ya que gracias a ella podremos gestionar
documentos, realizar flujos de trabajo entre los usuarios y marcar tareas para que las
organizaciones que valoran la información de frutos a mediano y largo plazo y puedan sacar
conclusiones de lo que se ha realizado en la empresa.

Se dice que una herramienta es buena cuando la utilizas y sacas provecho de ella, pues OpenKM
es de esas herramientas que si el mundo las llega a conocer, pueden lograr organizar y cambiar
a una empresa.
BIBLIOGRAFÍA
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http://arenapublica.org/articulo/2014/05/09/1326

Central Corp Inteligence. (2 de 7 de 2017). Obtenido de CCI:

http://www.cctvradio.com/store/p9/CURSO_CONSERVACIÓN_DE_DOCUMENTOS_AN
TIGUOS.html

Departamento de Ventas. (2 de 7 de 2017). Obtenido de Departamento de Ventas:

http://departamentodeventas84.blogspot.com/2015_01_01_archive.html

DocPath. (2 de 7 de 2017). Obtenido de DocPath: https://www.docpath.com/art-secure-

document-management-system/?lang=es

EcuRed Conocimiento con todos y para todos. (2 de 7 de 2017). Obtenido de EcuRed:

https://www.ecured.cu/Conservación_de_documentos

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http://id5s.blogspot.com/2012/09/importancia-de-las-5-s.html

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https://www.importancia.org/documento.php

Linkedin. (2 de 7 de 2017). Obtenido de Linkedin: https://es.linkedin.com/pulse/cómo-

convertir-wordpress-en-un-sistema-de-gestión-daniel-gil-solés

Muy Pymes. (2 de 7 de 2017). Obtenido de Muy Pymes:

http://www.muypymes.com/2016/02/08/programas-crear-documentos

Negocios Electrónicos. (2 de 7 de 2017). Obtenido de Negocios Electrónicos:

http://carlospmtz.blogspot.com/2014/11/411-certificacion-de-documentos.html

OpenKM. (2 de 7 de 2017). Obtenido de OpenKM:

https://forum.openkm.com/viewtopic.php?f=13&t=9344&start=30

Telecon Business Solutions. (2 de 7 de 2017). Obtenido de Telecon: http://www.tbs-

telecon.es/que-es-gestion-documental

Telecon Business Solutions. (2 de 7 de 2017). Obtenido de Telecon: http://www.tbs-

telecon.es/importancia-gestion-documental

Wikipedia. (2 de 7 de 2017). Obtenido de Wikipedia: https://es.wikipedia.org/wiki/OpenKM