PROTOCOLO DE COMUNICACIONES Y PLAN MOTIVACIONAL

DIANA MILENA TERRADENTRO CESPEDES

TUTOR : FAUSTO ANDRÉS CASTEBLANCO

TUTOR

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

VICERRECTORÍA ACADÉMICA Y DE INVESTIGACIÓN
ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES, ARTES Y HUMANIDADES
NEIVA
ctividades a desarrollar

1. El estudiante de manera individual selecciona una empresa de su ciudad y

mediante un escrito identificar:

2.

 -NOMBRE : Fundación ARTNOVA

 NIT 900.032187-0

 UBICACIÓN :Neiva (Huila)calle 16 12 -12 santalibrada

 Número de Empleados :10

 TIPO D EORGANIZACION:ONG CULTURAL

 FECHA DE CREACION:AÑO 2005

o MISION

la Fundacion Artnova dedica sus esfuerzos a la educación musical

personalizada integral, para niños ,jóvenes y adultos mediante la formación
instrumental, y coral por medio de servicios educativos musicales competitivos y
de alto nivel. formando músicos virtuosos - con un alto nivel técnico, espíritu y
creatividad musical – para que aporten su talento, sensibilidad y conocimientos
al enriquecimiento de la cultura musical regional y nacional

o VISION

En el año 2025 la fundación Artnova será líder en la educación musical

instrumental y coral enmarcada bajo los principios de formación personalizada
integral , fomentando el respeto a la singularidad del alumno , la creatividad
artística, socialización del talento y aptitudes musicales de los estudiantes con
una alta técnica interpretativa en su entorno regional y nacional.
-Tipo de comunicación que aplica: TIPO DE COMUNICACIÓN INTERNA
VERTICAL FORMA DESCENDENTE Y ASCENDENTE
-Diagnóstico de la eficiencia de las comunicaciones internas:
Partiendo del de comunicación Según Idalberto Chiavenato, comunicación es "el
intercambio de información entre personas. Significa volver común un mensaje o
una información. Constituye uno de los procesos fundamentales de la experiencia
humana y la organización social "Respecto a la eficiencia en la comunicación de
este tipo en la fundación tiene unas ventajas y desventajas .
Respecto a las ventajas es que dentro de la organización son: comunicación:
 Existe ya unos procedimientos de como se deben realizar las tareas en
cada cargo todos saben que hacer en determinado caso por tal razón los
proceso comunicativos que se realizan se expresan de forma escrita
mediante correos electrónicos de acuerdo a netiqueta establecida en la
organización ,circulares .memorandos, carteleras comunicados y de forma
 verbal mediante el uso de reuniones por área previa citación y agenda
establecida dejando constancia en actas de reunión los temas tratados .
 Respecto a las desventajas detectadas en este diagnóstico se pudo
identificar las siguientes : Como existe un tipo de comunicación de forma
formal esta no da espacios para una comunicación de carácter informal
,entre los trabajadores la única forma de es hablar directa ente con el
director .
 Aunque este tipo de comunicación es bastante clara y constituye una
evidencia de lo que se transmite, aun así no es inmediata en cuanto a la
bidireccionalidad. muchas veces es lenta por el protocolo existente dentro
de la organización.
 También se ha tratado de implementar los canales tecnológicos dentro dela
organización como el uso dela video llamadas ,chat pero la empresa
considera que este tipo de comunicación se presta para malos entendidos
y lo ve como algo informal .Realmente no ve las ventajas ya que permite
una comunicación en tiempo real y se puede llegar a varias personas
deforma económica y sin desplazamientos.
 Diagnóstico de la eficiencia en las relaciones laborales y el trabajo en
equipo.
 Teniendo en cuenta término relaciones laborales (también se utiliza
relaciones industriales), hace referencia al sistema en el que las empresas,
los trabajadores y sus representantes y, directa o indirectamente, la
Administración, interactúan con el fin de establecer las normas básicas que
rigen las relaciones de trabajo.(fuente Anne Trebilcock).
 Dentro de este sistema de relaciones laborales se incorporan valores
sociales de los trabajadores como la libertad de asociación, sentido de
solidaridad , la búsqueda de beneficios comunes , la organización del
trabajo , la resolución de conflictos , también hay que tener en cuenta
que cada organización es un sistema propio con sus propias creencias
valores , cultura corporativa que hay que tener en cuenta la momento de
realizar este diagnóstico , donde se puedo evidenciar unos factores
positivos respecto a este tópico como son:
 Se evidencia que la organización trata de maximizar su eficiencia en este
aspecto ya que trata de elegir la persona mas competente para cada cargo
y se preocupa para que cada uno de sus trabajadores este actualizado y
tiene planes de capacitación que se realizan previa programación para
garantizar que cada persona dentro dela organización busque mejoras y
 nuevas forma de hacer su trabajo eficientemente a si evitando conflictos y
retrasos en el servicio que presta .Por tal razón fomenta un alto grado de
entusiasmo a todos los niveles en especial a las personas que son las
encargadas de los trabajos operativos de la fundación , no hay sitio para
desgana o falta de motivación por esto le da plena confianza a las
personas que laboran ya que se cree desde la alta dirección que la gente
quiere hacer bien su trabajo y que es importante para ellos disfrutar de
un buen clima laboral por eso desde los altos cargos hasta el nivel mas alto
se fomenta que todos los individuos han de tratarse con consideración y
respeto y sus logros han de reconocerse por eso la fundación
mensualmente tiene en cartelera el empleado del mes , crea espacios
para que el personal pueda interactuar de otra forma haciendo
convivencias de equipo para fortalecer las relaciones laborales ,
enfatizando en el trabajo en equipo la filosofía dela fundación es trabar
todos juntos en los mismo problemas haciendo que cada empleado se
sienta miembro del equipo y genere soluciones en beneficio de todos.
 Otro factor es que en la fundación a pesar de tener una organización de
forma vertical se evidencio lo de la flexibilidad del horario de acuerdo al
cargo la dirección establece un cronograma de trabajo que les permite a
sus empleados tener mejor calidad de vida.
 Dentro de las debilidades encontradas y expresadas por su director
CARLOS MANUEL RODRIGUEZ , hay momentos en que las personas
tienen problemas personales que temporalmente afectan su rendimiento y
actitud y es difícil para los demás miembros del equipo aceptar o
reconocer que esa persona sea trata con sensibilidad y compresión
mientras esos problemas personales se resuelven , se esta trabajando en
este aspecto ya que el considera importante fomentar la solidaridad y
tolerancia dentro dela organización.

3. Posteriormente el grupo colaborativo realiza la lectura del caso Empresa

que se relaciona a continuación al cual deben:
-Presentar la identificación de la empresa
-Definir el tipo de comunicación.
-Construir un protocolo de comunicaciones internas y externas para el caso de la
empresa BABYNEWS
-Presentar un plan de motivación que dinamicen las relaciones laborales y el
trabajo en equipo.

 INTRODUCCION

El presente trabajo elaboro un protocolo de comunicaciones y plan motivacional

aplicado ala empresa BABY NEWS que tiene como actividad económica la
producción y comercialización de ropa para bebe en la ciudad de Neiva e Ibagué.
Este protocolo de comunicaciones es una guía para fortalecer la comunicación
interna y externa de la empresa y así lograr que el flujo de comunicación
empresarial presente su debida retroalimentación y sea eficiente y eficaz , y el
plan motivacional es creado con el fin de crear un ambiente laboral exitoso dentro
de la misma que fomente la confianza en los trabajadores, fortalezca los valores
sociales creados entre la mima y optimice las relaciones , el desarrollo de las
tareas dentro de la organización que al final se vera reflejadas en la satisfacción
del cliente interno , externo y en la buena calidad de los productos fabricados y
comercializados en los diferentes mercados en los que se desarrolla la empresa.
 OBJETIVOS

Objetivo GENERAL

Construir un protocolo de comunicaciones internas y externas y su plan de

motivación que dinamicen las relaciones laborales y el trabajo en equipo. En la
empresa BABYNEWS en sus sedes Neiva e Ibagué.

Especificos
 Realizar el diagnóstico de la empresa teniendo en cuenta sus
características .
 Realizar la creación del un protocolo de comunicaciones internas y externas
para la empresa con el fin de establecer los procesos y medios mas
efectivos y eficientes para comunicarse con su cliente externo e interno .
 Crear un plan motivacional de acuerdo a las necesidades delos
trabajadores y sus expectativas con el fin de fortalecer el clima laboral y
optimizar su trabajo
 .
 Descripción de la empresa

CASO EMPRESA BABYNEWS

Descripción de la empresa
Nombre de la empresa: BABYNEWS
Ciudad Sede Principal: Neiva
Fecha de Creación: 20 DEMARZO 2018
Número de empleados: 20
Tipo de empresa producción y comercialización

 Características de la empresa
La empresa BABYNEWS tiene como actividad económica la producción y
comercialización de ropa para bebe. Su estructura organizacional jerárquica está
compuesta por el gerente, los jefes de departamento y los subordinados
(departamentos de producción y de ventas) y proveedores.
Cuentan con una infraestructura física donde se encuentra ubicada las oficinas
administrativas y de producción; tiene tres puntos de venta en diferentes ciudades
de Colombia una en la sede principal y las otras dos en otras ciudades (Ibagué y
Neiva ).
NIVELES JERARQUICOS
ORGANIGRAMA

BABY NEWS

PROTOCOLO DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS PARA EL

CASO DE LA EMPRESA BABY NEWS

Partiendo de que un protocolo es una sucesión de pasos o parámetros a seguir

se ha establecido para Mejorar el flujo de información y la comunicación interna y
externa de la empresa. A través de la comunicación interna se busca fortalecer la
interacción entre los miembros DELA EMPRESA BABY NEWS a nivel central
NEIVA y en las oficinas regionales IBAGUE con el fin de propiciar una cultura
organizacional dinámica e informada y externa mejorar la comunicación con
clientes y proveedores

MEDIOS D ECOMUNICACION EXTERNA ESTABLECIDOS EN LA

EMPRESA FORMALES

 CORREO ELECTRONICO

 INTRANET

 TELFONIA MÓVIL

 Sitio web
  BOLETÍN VIRTUAL SOMOS BABYNEWS

 Cartelera informativa

 Tv plasma ubicado en la recepción para mantener informado a los cliente

y trabajadores de los últimos acontecimientos en la empresa a si mismo
como protocolos de seguridad .

 FLUJOS D E COMUNICACION INTERNA EMPRESA BABYNEWS

Se establecen las siguientes formas de comunicación en la empresa

Comunicación Vertical: Ascendente (Encuestas, sondeos de opinión, buzones

de sugerencias, reuniones con subordinados, etc) y Descendente( circulares,
memorándum, tablones de anuncios, folletos de bienvenida, manuales de
empresa, entrevistas, conferencias)

Comunicación Horizontal : Para miembros de un mismo departamento Trabajo

en equipo o reuniones de trabajo, notas de departamento, comunicados interno.
Según sea el caso .

 OBJETIVO DEL PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA EXTERNA

Fortalecer la comunicación interna y externa dela empresa BABYNEWS en sus

sedes Neiva ye Ibagué con el fin de facilitar el flujo de información de manera
eficiente y eficaz en todos los niveles de la organización clientes y proveedores .

. POLÍTICA

La comunicación organizacional Interna y externa estará orientada al desarrollo

de la cultura organizacional, la construcción de sentido de pertenencia y la
promoción del trabajo en equipo. Ala creación de flujos de información
trasparentes claros precisos eficientes y eficaces entre todos los trabajadores en
diferentes niveles clientes y proveedores.

PROTOCOLO D ECOMUNICACION INTERNA

 Se fortalecerá la información formal en toda la empresa reduciendo la

información que proviene de medios informales evitando así los rumores y
las malas interpretaciones que resultan de este tipo de información.

 Los miembros de todas las áreas directores con personal a cargo deben
verificar que la información que llega y sale de su equipo de trabajo sea
clara y comprensible, estableciendo el conducto más adecuado para esta.

 Los directivos deben transmitir oportunamente la información de interés

laboral a todos los funcionarios de su respectiva área.

 Toda comunicación escrita deberá tener el propósito de construir

identidad corporativa, así mismo todas las publicaciones y presentaciones
de la institución se harán de acuerdo con el instructivo de imagen
corporativa dela empresa.

PROTOCOLO COMUNICACIÓN EXTERNA

 La EMPRESA BAY NEWS mantendrá un canal de comunicación abierta

con clientes y proveedores de forma permanente ,actualizando su página
web realizando visitas periódicas a clientes y proveedores con el fin de
actualizar información recopilar sugerencias y acciones de mejora en los
productos .

 Se establecerá el protocolo para el manejo de entornos virtuales como las

redes sociales de la empresa con el fin de unificar la información
suministrada a clientes y proveedores y mantenerla seguridad de la
información.

 Se realizaran campañas publicitarias para acercar mas a los clientes con

la empresa y se brindara servicio telefónico personalizado al cliente .
PLAN DE MOTIVACIÓN DE LAS RELACIONES LABORALES Y EL TRABAJO
EN EQUIPO EN LA EMPRESA BABYNEWS

 OBJETIVOS DEL PLAN D E MOTIVACION DE LAS RELACIONES

LABORALES Y TRABAJO EN EQUIPO.

Propiciar unas condiciones que generen un clima organizacional que permita

mejorar las condiciones de trabajo fortalezca la relaciones laborales , y conduzca a
cohesionar los miembros de cada departamento dela empresa entorno al trabajo
de equipo y liderazgo en la empresa BABYNEWS.

ALCANCE

El alcance del plan de motivación delas relaciones laborales esta orientado a

lograr el equilibrio profesional y personal de los trabajadores de todos los niveles
de la empresa , a nivel personal profesional y familiar que le permita mejorar su
productividad y trabajar de forma coordinada en equipos de trabajo.

 MARCO LEGAL –

 Constitución Política de Colombia 1991. - Decreto 1567 de 1998 “Por el

cual se crean el sistema nacional de capacitación y el sistema de estímulos
para los empleados del estado. Artículo 24 permanente –

 Decreto 4661de 2005 por el cual se modifica el decreto 1227 de 2005.

Artículo 1°. “ - Ley 789 de 2002 “Por la cual se dictan normas para apoyar el
empleo y ampliar la protección social y se modifican algunos artículos del
código sustantivo de trabajo.
  El decreto 1227 de 2005, establece en el artículo 69 la obligatoriedad de
organizar estímulos con el fin de motivar el desempeño eficaz y el
compromiso de sus empleados. Los estímulos se implementarán a través
de programas de bienestar laboral. Compilado en el Decreto único 1083 de
2015.

ESTRATEGIAS

 Se ofrecerán a los empleados el servicio de promoción y prevención de la

salud mediante programas periódicos, campañas donde participen todo los
empleados de la empresa .

 La Recreación y los deportes es una parte fundamental en el aprendizaje

social de los empleados BABY NEWS por lo cual genera un espacio de
comunicación, interacción y trabajo en equipo entre todos los miembros
mediante los juegos internos deportivos programados cada año.

 Fortalecimiento del trabajo en equipo mediante la implementación de

retiros y convivencias para fortalecer los lazos entre todos los empleados
de la empresa .

 PLAN D E INCENTIVOS NO PECUNARIOS Y PECUNARIOS la empresa

incentivara todos los logros , delos empleados mas destacados en su área
Los planes de incentivos no pecuniarios estarán conformados por un
conjunto de programas dirigidos a reconocer individuos o equipos de
trabajo por su desempeño productivo en niveles de excelencia como:

 _Día compensatorio.

 • Plan vacacional escogido.

 • Mejoramiento en las dotaciones de la oficina.

 Incentivos pecuniarios Son reconocimientos económicos que pueden

otorgar para el caso de los equipos de trabajo por producción ,cumplimiento
d e metas comerciales productivas , ahorro en recursos, contribuir a la
política de calidad dela empresa .
 Conclusiones

 El presente tarbajo me permitió aplicar todos los conceptos vistos en esta

unidad y fue gratificante poderlos llevar a un contexto real como es la
fundacion artnova que me abrieron sus puertas para realizar esta
actividad

 Las relaciones labores son siempre un tema a tratar en toda organización

la motivación adecuad ay el trabajo en equipo puede llevar a una
organización al éxito empresarial.

 Los protocolos son necesarios en las organizaciones ya que permiten

trazar el camino a una forma de interactuar con los clientes internos y
externo de una organización y hacen que los flujos d e información sean
mas eficaces y eficientes .
 BIBLIOGRAFIA Y CIBERGAFIA

IDALVERTO CHAVENATO
INTRODUCCION A LA TEORIA GENERAL DE LA ADMINISTRACIO
PAG170 A 178.
BUENAS PRACTICAS PARA LA RELACIONES LABORALES
https://acp.com.co/web2017/images/pdf/buenaspracticas/gestionsocial/ACP_
Toolkit-
PIEZA_Buenas_practicas_para_las_relaciones_y_el_manejo_de_los_conflict
os_laborales.pdf
BUENAS PRACTICAS D ECOMUNICACION INTERNA
http://www.industriales.org/sites/default/files/doc/guia_de_buenas_practica_de_co
municacion_interna.pdf

BLOG https://blog.acsendo.com/clima-laboral-5-aspectos-para-mejorar-las-relaciones-laborales/