1.

OBJETIVO

Administrar, Controlar, Proteger y velar por la calidad y adecuado recaudo de las cuentas por cobrar de
GASTRONOMY PROLIFE SAS con el fin de:

 Disminuir el grado de exposición al riesgo que tiene la compañía en materia de crédito.

 Proteger un activo de la compañía que se encuentra en manos de terceros

 Concientizar a la fuerza de ventas acerca de la importancia y utilidad de la información comercial

suministrada por el cliente, preservando la excelente relación comercial de los clientes con
GASTRONOMY PROLIFE SAS

2. ALCANCE

Aplica para todas las agencias de GASTRONOMY PROLIFE SAS

3. CONTENIDO

3.1. SOLICITUD DE CREDITO

Toda persona Natural o Jurídica que desee tener crédito con GASTRONOMY PROLIFE SAS., deberá
diligenciar el formato de creación de clientes BVE-FOR08, según el instructivo para el diligenciamiento del
mismo BVE-IN03. Posteriormente si el formato es diligenciado de forma correcta según el instructivo, se
realiza el análisis de riesgo crediticio por parte del Departamento de Crédito y Cartera, de acuerdo al
Instructivo de Análisis y Estudio Crediticio.

3.2. COBRANZAS

Sólo se aceptarán formas de pago en efectivo y transferencia de fondos. No es permitido recibir cheques
de terceras personas, Teniendo en cuenta que el pago con Cheques se tramitará como crédito.

3.3. AJUSTES DE CARTERA

Todo movimiento contable diferente a facturas de venta, devoluciones en ventas y recibos de caja afecte
los saldos de cartera, deberán ser autorizados por el gerente financiero.
3.4 CHEQUES POSFECHADOS

GASTRONOMY PROLIFE SAS., recibirá cheques posfechados de los clientes que tengan buen manejo
comercial y que además no posean histórico de tres (3) cheques devueltos en un periodo de un (1) año.

Todo cheque posfechado que sea recibido con fecha posterior al vencimiento de la factura, deberá ser
aprobado por el Gerente Financiero, excepto que el cheque sea consecuencia de cobro pre-jurídico o
jurídico. Ver Instructivo de Cheques Posfechados y Devueltos. En caso de las agencias, la caja deberá
reportar al administrador sobre el cheque a recibir excediendo el plazo para que este valide e informe a la
gerencia Financiera. Diariamente deberá quedar actualizado en SAP cada cheque posfechado que se
posea y al momento de su registro en el campo texto se pondrá la fecha en la cual se deberá consignar.
Esto podrá ser verificado por la tesorería principal a través de la cuenta contable.

3.5 CHEQUES DEVUELTOS

El cliente quedara inmediatamente bloqueado, hasta que se recupere este valor en efectivo, ningún
cliente puede incurrir en más de tres devoluciones anuales, si esto llegase a ocurrir el crédito será cerrado
definitivamente. Ningún cheque devuelto con causal imputable al cliente será reconsignado más de una
vez a menos que sea autorizado por el gerente financiero

3.6 COBROS PREJURIDICOS

Todo cliente que cumpla con el rango de vencimiento superior a 50 días, pasará de forma inmediata a
cartera prejurídica, teniendo en cuenta, que de acuerdo a la situación estas pueden pasar directamente a
cobro jurídico.

No pasarán a cobro prejurídico aquellas facturas que posean acuerdo de pago debidamente firmado por
el cliente y aprobado por la Gerencia Financiera y en caso de incumplimiento de este acuerdo, las facturas
pasarán de inmediato a cobro jurídico. Es responsabilidad de cada agencia dar aviso oportuno a través
de correo electrónico a la Gerencia Financiera de este tipo de situaciones.
3.7. COBROS JURIDICOS

Todas las cuentas mayores a 90 días, o aquellas que estime la Gerencia Financiera serán tratadas bajo el
cobro jurídico, además de las que vengan de la etapa de prejuridico.

3.8. CIRCULARIZACION DE CARTERA

La circularización de cartera se hará semanalmente de forma selectiva o total en cada unas de las
agencias a nivel Nacional y a discreción de la figura administrativa según recomendaciones de la gerencia
Financiera. Con la circularización de cartera GASTRONOMY PROLIFE SAS buscara que los saldos contables
que aparecen en el sistema de información, estén de acuerdo a los saldos de cartera en libros de los
clientes.

3.9. CASTIGOS DE CARTERA

GASTRONOMY PROLIFE SAS castigará cartera únicamente si lo autoriza la Gerencia Financiera y dando
cumplimiento con las normas de ley.

3.10. ACTUALIZACION DE INFORMACION Y CONDICIONES COMERCIALES

GASTRONOMY PROLIFE SAS a través de el área Comercial en responsabilidad de la gerencia comercial

deberá tener actualizada la información del cliente para efectos de control y cambio de condiciones de
venta y registrar las autorizaciones y cambios realizados en sus condiciones comerciales. Para que en el
efecto de realizarse una auditoria soportar debidamente los cambios o condiciones vigentes.

Los cambios de condiciones a efectuar en el catalogo de terceros de cada cliente deberán ser
documentado mediante formato cambio de condiciones comerciales. Adicional a lo anterior la
información básica del cliente deberá ser actualizada periódicamente, esta labor será responsabilidad del
área comercial en cabeza de la gerencia comercial.
3.11. COMITÉ DE CREDITO Y CARTERA

GASTRONOMY PROLIFE SAS contará con un Comité de Crédito y Cartera, que será el responsable de
aprobar clientes que inicialmente hallan sido rechazados por la gerencia Financiera o de incrementar el
cupo asignado inicialmente por la Gerencia Financiera, este comité estará conformado por el Gerente
Comercial, Administrativo y el Gerente General.

3.12. DESCUENTOS COMERCIALES MAXIMOS PERMITIDOS

Se debe establecer por parte de la Gerencia General, la administrativa y Comercial el descuento máximo
a ofrecer por parte de los asesores por cada línea y aquel que supere este valor deberá venir autorizado
mediante e-mail o firma en la solicitud por parte de los antes mencionados

3.13. DESCUENTOS FINANCIEROS

GASTRONOMY PROLIFE SAS tendrá establecido como incentivo en términos de descuento financiero por
pronto pago a aquellos clientes que su condición de pago es igual o superior a 30 días, un porcentaje
equivalente al 1,5% que se descontara al momento del pago siempre y cuando el pago sea dentro de los
siguientes 8 días a la factura. Este porcentaje podrá variar en la medida que cambie el entorno financiero y
se comunicara oportunamente.

Este descuento financiero no es una política comercial y como tal su aplicación requiere la aprobación de
la Gerencia General y/o Financiera y no es para ofrecerlo a los clientes.

3.14. BLOQUEO DE CLIENTES

Esta opción aplicara inmediatamente para los clientes que están en la etapa de prejuridico y jurídico,
además de aquellos que en su historial evidencien malos hábitos de pago, o cheques devueltos por
primera vez, que sugieran el retiro del crédito. Esta decisión de bloquear en casos de mal hábito de pago
será de la Gerencia Financiera.
3.15. PEDIDOS RETENIDOS

Los clientes que vencidos el plazo establecido para el pago no hubiesen cancelado les será retenido los
pedidos que realicen. Los asesores deberán estar validando el status de cada pedido que les ingresen para
realizar la gestión necesaria para la aprobación en caso de ser retenido el pedido. Los pedidos podrán ser
retenidos por exceder el cupo o simplemente por mora. Para el caso de cupos los asesores deberán estar
prestos a conocer los cupos de sus clientes y tramitar con anterioridad el posible incremento de cupo.

En el caso de clientes que manejan sucursales a partir de junio la mora de una las sucursales afectara los
despachos de las demás. Y para los clientes que compran diferentes líneas y son atendidos por diferentes
asesores, el hecho de estar vencido en una línea en particular genera retención en pedidos de otras líneas
por mas que en la primera este al día. El manejo del cupo de crédito será también global, es decir que si
una línea agota el endeudamiento del cliente no será posible despacharle otras líneas.

3.16. INCREMENTO DE CUPOS

Para este fin será necesario validar nuevamente la información financiera y/o actualizar la que existe
inicialmente en el formato solicitud de crédito. Para otros caso será necesario establecer una garantía real
(Hipoteca – Pignoración vehículo). Para esto los costos serán por cuenta del cliente y en el caso de
pignoraciones, se deberá anexar póliza del vehículo con endoso a favor de CASAMOTOR S.A.

3.17. INDICADORES

Para el seguimiento que garantice el cumplimiento de los objetivos trazados se utilizaran inicialmente dos
indicadores básicos que son:

 Rotación de cartera: Indica el comportamiento global de la cartera, determinando cada

cuanto días me pagan los clientes. Este indicador entre otros aspectos permite ver cual es el
asesor que mejor rota su cartera y que en menor Nº de días consigue cobrar sus facturas.

 Porcentaje de cartera vencida a mas de 60 días: Indica que porcentaje del 100% de mi cartera
tengo vencida a mas de 60 días. Este indicador permite ver claramente los asesores que afectan
directamente el recaudo y ponen en riesgo los recursos de la empresa.
3.18. GARANTIAS REALES

Para el caso de las compras a crédito por un valor que supere los $10’000.000 directo con GASTRONOMY
PROLIFE SAS esta deberán quedar pignoradas a favor de GASTRONOMY PROLIFE SAS (Ver anexo No. 1).
Para el caso de créditos a través de entidades financieras se deberán proceder con base en la s
condiciones establecidas por la entidad financiera.
Para las otras líneas las garantías serán necesarias para cuando los cupos superen los 40.000.000 (Cuarenta
millones de Pesos), en caso de no estar dispuesto el cliente a establecer la garantía se deberá solicitar la
aprobación de la gerencia financiera. Todo crédito aprobado debe estar respaldado por un pagare en
blanco y carta de instrucciones, a no ser que la Gerencia Financiera acepte lo contrario. Estos documentos
deben contener nombre, numero de identificación, firma y huella. En caso de ser el cliente una empresa
estos documentos se deben firmar en los dos costados (derecha e izquierda).

3.19. ACTIVOS RECIBIDOS EN PARTE DE PAGO

Para el caso en que por motivos de un cobro eficaz y oportuno en aras de evitar perdidas, se reciban
activos como equipos u otros, estos deberán informarse oportunamente y enviar las especificaciones e
identificación de este a la gerencia financiera para que este tramite la activación del activo en SAP. Si la
decisión de la gerencia financiera es vender el activo el precio del mismo será fijado por este de acuerdo
al valor comercial del mismo.