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Metodología de costeo basado en actividades para una empresa de consultoría

Rodrigo Alvarez López

Metodología de costeo basado en actividades para una empresa de


consultoría
Rodrigo Alvarez López
Universidad Politécnica del Estado de Morelos
Maestría en Finanzas y Gestión
Junio 2019

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Metodología de costeo basado en actividades para una empresa de consultoría
Rodrigo Alvarez López

Introducción
Los sistemas de costos en cada organización son utilizados de acuerdo al nivel de sofisticación y precisión
para determinar cuántos recursos son invertidos. Cooper señala que la implementación de estos sistemas
puede determinarse en 4 fases, dependiendo el grado de complejidad y precisión.

Fase I. Esta fase la constituyen los sistemas de costos históricos. No hay distinción entre costos fijos y
variables, ni entre reales y estándares. No se posibilita la planificación ni el control.

Fase II. Se ubican en esta fase los costos estándares y los presupuestos flexibles en un intento de posibilitar
la planeación y control, efectuándose distinción de costos fijos y variables.

Fase III. Es la aplicación del costeo basado en actividades, tomando como base costos reales, es considerado
un sistema de costos contemporáneo, donde su diferencia con los sistemas de costos tradicionales de las
fases I y II son reparto de los costos indirectos de fabricación el cual se realiza en función de las actividades
relevantes de la empresa.

Fase IV. Es igualmente la aplicación del Costo Basado en Actividades, pero utilizando el enfoque adicional
del cálculo de costos estándar y análisis de variaciones. (Cooper, 1999, pág. 25)

Antecedentes del ABC


El Costeo Basado en Actividades (o Activity Based Costing, por sus siglas en inglés) aparece en 1980 en la
literatura académica, pero se emplea desde 1950.Lo postulan Thomas Johnson, Robert Kaplan y Robin
Cooper en la Universidad de Harvard, como una propuesta metodológica para poder determinar los costos
asociados a un producto y servicio, en empresas donde existe una amplia diversificación en las líneas de
negocio y donde los costos indirectos son difíciles de asignar a las unidades vendidas mediante los sistemas
de costeo tradicionales. Dicha dificultad se debe a que los sistemas de costeo tradicionales “utilizan bases
de volumen, como horas hombre, horas máquina, kilogramos de producto terminado, etc. no tomando en
cuenta el grado de dificultad en elaborar los productos, esto descalificaría la precisión del costeo
convencional, según los seguidores de esta metodología.” (Carrión, 2005, pág. 47)

El ABC tuvo un auge en el entorno administrativo a partir de su publicación y hasta principios del siglo
XXI. Las empresas podían detectar de una manera más sencilla clientes, zonas geográficas o
productos/servicios menos rentables, poder asignar de una manera más detallada los costos indirectos y
determinar indicadores de eficiencia y calidad.

Actualmente, el sistema ABC es ocupado por más de la mitad de las empresas en Europa y América
Angloparlante. Para LATAM, es implementado en menos del 35% de las empresas, aunque algunos países,
como Colombia, obligan a su implementación, por ley, a ciertos sectores de la economía. En México es
adoptado entre el 6 y el 28% de las empresas por el desconocimiento de la metodología.

Metodología
El ABC determina una serie de pasos para poder implementarse. Toma como base el análisis de la cadena
de valor de Porter “conjunto interrelacionado de actividades creadoras de valor que se desarrollan
internamente en la empresa, para entregar un producto o servicio al cliente -perspectiva micro-, así como en

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los eslabones de la cadena a la cual pertenece la empresa -perspectiva macro”(Bustamante, (2015), pág.
112) para determinar los procesos de valor del negocio u objeto de la empresa.

Tiene tres elementos clave: recursos, actividades e inductores Al respecto de los últimos, aunque más
adelante se describa en el glosario a qué se refieren, el ABC permite generar diferentes inductores, por lo
que no se basa únicamente en el inductor de volumen. “Los costos son inducidos por otros muchos factores
además de por el volumen de unidades producidas o vendidas.” (Castellanos, 2003, pág. 53).

Las premisas básicas para entender cómo funciona el ABC son:

Las actividades son las que consumen recursos


Se costea la actividad
Los productos consumen actividades
Se costea el producto

Recursos Recursos Recursos Recursos Recursos

Actividades Actividades Actividades Actividades

Inductores

Objeto de costo Objeto de costo

La metodología para su implementación

Aunque existen diferentes propuestas en cuanto a los pasos a seguir para implementar el ABC, existen 5
pasos fundamentales, presentes en cualquier propuesta. a (Cfr. Carrión, 2005, págs. 48-50)

Paso 1. Definir proceso de negocio. Analizar la cadena de valor tanto en el plano micro y macro y mapeo
de actividades.

Paso 2. Definir objetos de costo (producto o líneas de producto, clientes o segmento de clientes, canal de
distribución o ruta, zona geográfica y país.

Paso 3. Definición de actividades y procesos a nivel 3

1. Proceso de negocio
2. Subproceso
3. Tarea
4. Paso
5. Acción

Paso 4 Definir inductores de costo

El inductor de duración por tipo de actividad es el más preciso para determinar los costos.

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De igual manera, se le añade un modificador al tiempo por grado de complejidad de la tarea en una escala
de .5 a 2, en donde las tareas de menor complejidad toman el valor de .5 y de 2, las de mayor complejidad.

Glosario
Actividad.: “es un evento, una tarea o una unidad de trabajo que tiene un propósito especificado”.
(Arellano, Quispe, Ayaviri, & Escobar, 2017, pág. 38)
Inductor de costo (cost driver) se mide en unidades de dicha actividad. “Se trata pues, de establecer una
relación de causalidad, para cada actividad, entre el consumo de los recursos y la producción obtenida.
(Sánchez, 2013, pág. 68)
Los hay de 3 tipos: inductor de transacciones, de duración y de intensidad.
Los inductores de transacciones tienden a explicar o asociar los costos de las actividades hacia los procesos
por el número de operaciones efectuadas.

Los inductores de duración asocian costos con el objeto a partir del tiempo en cada actividad.

Los inductores de intensidad asocian el costo de actividad a partir del grado de complejidad, de acuerdo a
una escala Likert (1 a n).

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Implementación de metodología ABC en una empresa de consultoría


Paso 1. Proceso de negocio

Industria del Conocimiento


1. Servicios Profesionales, científicos y técnicos.
1.1. Servicios de consultoría administrativa, científica y técnica.
1.1.1. Servicios de consultoría en administración
1.1.1.1. Consultoría en proyectos de inversión.

Actividades Infraestructura de empresa: oficina de gestión


de apoyo Tecnología: Laptops de gama media y paquetería de Office
Recursos Humanos: profesionalización y actualización. Consultores
senior y consultores junior.
Ventas Mercadotecnia Operaciones
Venta directa Publicidad y contenido Atención a
en redes especificaciones
Actividades
Proceso de ciclo de Relaciones públicas del cliente y
primarias
venta básico: BPC’s
presentación-
seguimiento-cierre

Paso 2 Objeto de costo: servicios de consultoría en planes de negocio y proyectos de inversión


1.1.1.1.1. Asesoría
1.1.1.1.2. Consultoría en planes de negocio
1.1.1.1.3. Consultoría en proyectos de inversión
1.1.1.1.4. Cursos y capacitaciones

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Paso 3 Definición de actividades y procesos a nivel 3

Preventa e identificación de Especificaciones Negociación y contratación de Provisión del servicio


necesidades servicio

• Actualización • Desarrollo de propuesta • Formulación de contrato y • Recopilación de información


• Revisión de marcos de técnica NDA • Kickoff
actuación • Presentación • Generación de EDT
• Promoción • Seguimiento • Investigación
• Cierre • Desarrollo de
entregables/capacitación

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Paso 4: Se determinan inductores.

Dado que actividades consumen recursos a través de los inductores, se determinaron los recursos que se
utilizan en la consultoría, aplicando un factor de uso mensual.

Factor de uso
Recurso Total mensual Monto mensual
Auto $ 172,000.00 2% $ 3,583.33
Computadora $ 12,000.00 2% $ 250.00
Salario mensual $ 30,000.00 100% $ 30,000.00
Arrendamiento $ 4,250.00 30% $ 1,275.00
Seguros $ 7,900.00 8% $ 658.33
Prestaciones
laborales $ 1,000.00 100% $ 1,000.00
Capacitaciones $ 2,473.33 100% $ 2,473.33
Luz $ 150.00 100% $ 150.00
Telefonía e Internet $ 178.20 100% $ 178.20
Celular $ 700.00 100% $ 700.00
Gasolina $ 2,000.00 100% $ 2,000.00
Marketing $ 420.00 100% $ 420.00
Registro de marca $ 3,500.00 1% $ 29.17
Contratos $ 4,000.00 4% $ 166.67
Contabilidad $ 900.00 100% $ 900.00
Facturación $ 599.00 100% $ 599.00
TOTAL $ 44,383.03

El inductor para las actividades que se seleccionó fue el tiempo, como principal mecanismo de consumo de
costo, por parte de las actividades. Para tener una base asignable, se estimó el total de tiempo disponible en
un mes a razón de 8 horas diarias, 5 días a la semana, 4 semanas y un factor de capacidad práctica de 80%
(8*5*4*.8 = 128 horas)

Teniendo como base asignable el tiempo de consumo de los recursos, se dividió el monto total de recursos
mensuales entre capacidad práctica disponible (44,383.03/ 128), lo que dio como resultado que la hora
consumida tiene un valor de $346.74.

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A partir de lo anterior se determinó el tiempo empleado por actividad, así como el grado de complejidad de
cada una.
Objeto Proyecto de inversión
Tiempo
Proceso Subproceso Inductor Tiempo hrs. Complejidad
empleado
Actualización Tiempo empleado por grado de complejidad 0.75 0.5 0.375
Preventa e identificación de
Revisión de marcos de actuación Tiempo empleado por grado de complejidad 2 0.5 1
necesidades
Promoción Tiempo empleado por grado de complejidad 1 1 1
Especificaciones Desarrollo de propuesta técnica Tiempo empleado por grado de complejidad 1.5 0.5 0.75
Formulación de contrato y NDA Tiempo empleado por grado de complejidad 0.75 0.5 0.375
Negociación y contratación Presentación Tiempo empleado por grado de complejidad 0.75 1 0.75
de servicio Seguimiento Tiempo empleado por grado de complejidad 0.25 1 0.25
Cierre Tiempo empleado por grado de complejidad 0.5 1.5 0.75
Recopilación de información Tiempo empleado por grado de complejidad 2 1 2
Kickoff Tiempo empleado por grado de complejidad 1 1.5 1.5
Provisión del servicio Generación de EDT Tiempo empleado por grado de complejidad 4 1.5 6
Investigación Tiempo empleado por grado de complejidad 3 1.5 4.5
Desarrollo de entregables/capacitación Tiempo empleado por grado de complejidad 8 2 16
Presentación de entregables Tiempo empleado por grado de complejidad 1 1 1
Transición o cierre
Facturación Tiempo empleado por grado de complejidad 0.75 0.5 0.375
TOTAL 36.625

Objeto Plan de negocios


Tiempo
Proceso Subproceso Inductor Tiempo hrs. Complejidad
empleado
Actualización Tiempo empleado por grado de complejidad 0.75 0.5 0.375
Preventa e identificación de
Revisión de marcos de actuación Tiempo empleado por grado de complejidad 0 0.5 0
necesidades
Promoción Tiempo empleado por grado de complejidad 1 1 1
Especificaciones Desarrollo de propuesta técnica Tiempo empleado por grado de complejidad 0 0.5 0
Formulación de contrato y NDA Tiempo empleado por grado de complejidad 0.75 0.5 0.375
Negociación y contratación Presentación Tiempo empleado por grado de complejidad 0.75 1 0.75
de servicio Seguimiento Tiempo empleado por grado de complejidad 0.25 1 0.25
Cierre Tiempo empleado por grado de complejidad 0.5 1.5 0.75
Recopilación de información Tiempo empleado por grado de complejidad 0 1 0
Kickoff Tiempo empleado por grado de complejidad 0 1.5 0
Provisión del servicio Generación de EDT Tiempo empleado por grado de complejidad 0 1.5 0
Investigación Tiempo empleado por grado de complejidad 3 1.5 4.5
Desarrollo de entregables/capacitación Tiempo empleado por grado de complejidad 12 1 12
Presentación de entregables Tiempo empleado por grado de complejidad 1 1 1
Transición o cierre
Facturación Tiempo empleado por grado de complejidad 0.75 0.5 0.375
TOTAL 21.375

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Una vez teniendo el consumo por inductor, se utiliza la base de hora consumida, para terminar el costeo de
cada servicio.
Objeto Proyecto de inversión
Tiempo
Proceso Subproceso Inductor Tiempo hrs. Complejidad
empleado Costo
Actualización Tiempo empleado por grado de complejidad 0.75 0.5 0.375 $ 130.03
Preventa e identificación de
Revisión de marcos de actuación Tiempo empleado por grado de complejidad 2 0.5 1 $ 346.74
necesidades
Promoción Tiempo empleado por grado de complejidad 1 1 1 $ 346.74
Especificaciones Desarrollo de propuesta técnica Tiempo empleado por grado de complejidad 1.5 0.5 0.75 $ 260.06
Formulación de contrato y NDA Tiempo empleado por grado de complejidad 0.75 0.5 0.375 $ 130.03
Negociación y contratación Presentación Tiempo empleado por grado de complejidad 0.75 1 0.75 $ 260.06
de servicio Seguimiento Tiempo empleado por grado de complejidad 0.25 1 0.25 $ 86.69
Cierre Tiempo empleado por grado de complejidad 0.5 1.5 0.75 $ 260.06
Recopilación de información Tiempo empleado por grado de complejidad 2 1 2 $ 693.48
Kickoff Tiempo empleado por grado de complejidad 1 1.5 1.5 $ 520.11
Provisión del servicio Generación de EDT Tiempo empleado por grado de complejidad 4 1.5 6 $ 2,080.45
Investigación Tiempo empleado por grado de complejidad 3 1.5 4.5 $ 1,560.34
Desarrollo de entregables/capacitación Tiempo empleado por grado de complejidad 8 2 16 $ 5,547.88
Presentación de entregables Tiempo empleado por grado de complejidad 1 1 1 $ 346.74
Transición o cierre
Facturación Tiempo empleado por grado de complejidad 0.75 0.5 0.375 $ 130.03
TOTAL 36.625 $12,699.44
Objeto Plan de negocios
Tiempo
Proceso Subproceso Inductor Tiempo hrs. Complejidad
empleado
Actualización Tiempo empleado por grado de complejidad 0.75 0.5 0.375 $ 130.03
Preventa e identificación de
Revisión de marcos de actuación Tiempo empleado por grado de complejidad 0 0.5 0 $ -
necesidades
Promoción Tiempo empleado por grado de complejidad 1 1 1 $ 346.74
Especificaciones Desarrollo de propuesta técnica Tiempo empleado por grado de complejidad 0 0.5 0 $ -
Formulación de contrato y NDA Tiempo empleado por grado de complejidad 0.75 0.5 0.375 $ 130.03
Negociación y contratación Presentación Tiempo empleado por grado de complejidad 0.75 1 0.75 $ 260.06
de servicio Seguimiento Tiempo empleado por grado de complejidad 0.25 1 0.25 $ 86.69
Cierre Tiempo empleado por grado de complejidad 0.5 1.5 0.75 $ 260.06
Recopilación de información Tiempo empleado por grado de complejidad 0 1 0 $ -
Kickoff Tiempo empleado por grado de complejidad 0 1.5 0 $ -
Provisión del servicio Generación de EDT Tiempo empleado por grado de complejidad 0 1.5 0 $ -
Investigación Tiempo empleado por grado de complejidad 3 1.5 4.5 $ 1,560.34
Desarrollo de entregables/capacitación Tiempo empleado por grado de complejidad 12 1 12 $ 4,160.91
Presentación de entregables Tiempo empleado por grado de complejidad 1 1 1 $ 346.74
Transición o cierre
Facturación Tiempo empleado por grado de complejidad 0.75 0.5 0.375 $ 130.03
TOTAL 21.375 $ 7,411.62

A partir de este método los costos por servicio de consultoría en proyectos de inversión son de $12,699.44,
mientras que para un plan de negocios es de $7,411.62.

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Conclusiones
La metodología ABC para empresas de servicios es sumamente útil cuando hay una amplia cantidad de
costos indirectos. En su mayoría, la estructura de costos en empresas de servicios rebasa el 80% de los
costos totales, por lo que es indispensable entender como funcionan los inductores de costo para poder
asignarlos a las actividades, adecuadamente.

No obstante, la implementación de esta metodología para el presente caso fue basada en sólo un enfoque
del ABC: el costeo basado en actividades inducido por el tiempo. Existen otras formas de aplicar la
metodología para el caso de consultorías, diversificando el uso de inductores, pero al hacerlo de esta forma,
se cae en uno de los problemas del ABC que actualmente se le critican: se vuelve demasiado complejo,
requiere de una constante valorización de los inductores y genera una mayor carga de actividades, lo que a
largo plazo provoca su desuso.

La aplicación de la metodología ABC, permite determinar costos a actividades y a partir de una estructura
desglosada de actividades por personal requerido, se pueden generar indicadores de eficiencia en cuanto al
uso de recursos monetarios y de tiempo, lo que permite optimizar los procesos y mejorar la relación costo
beneficio de los servicios, mejorando la competitividad de la empresa.

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Bibliografía
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