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CONSTANCIA DE ACEPTACIÓN
______________________________________________
Nombre, firma y cédula de identidad del tutor académico
_______________________________________________
Nombre, firma y cédula de identidad del tutor empresarial
CONTENIDO pp.
INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 1
CAPÍTULO
I 3
LA EMPRESA................................................................................................
1.1.Descripción de la Empresa ................................................................3
1.2. Reseña Histórica ..............................................................................................
3
1.3. Misión ................................................................................................
4
1.4. Visión…………………………………………………………… 4
1.5. Valores………………………………………………………….. 4
1.6. Estructura Organizativa…………………………………………. 5
1.7. Organigrama de la División de Administración………………... 6
1.8. Actividades realizadas en las pasantías ………………………… 7
II El PROBLEMA…………………………………………………….. 8
2.1. Planteamiento del Problema……………………………………. 8
2.2. Objetivos del Estudio…………………………………………… 12
2.2.1. Objetivo General………………………………………… 12
2.2.2. Objetivos Específicos……………………………………. 12
2.3 Justificación…………………………………………………….. 12
2.4 Alcances………………………………………………………… 13
III 15
MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL .........................................................
3.1. Antecedentes................................................................................................
15
3.2. Bases Teóricas ................................................................................................
19
3.3. Definición de Términos ................................................................27
IV 29
FASES METODOLÓGICAS................................................................
V 33
RECURSOS ................................................................................................
REFERENCIAS………………………………………………….. 35
AGRADECIMIENTO
Primero que todo a dios por darme la fuerza y la sabiduría para lograr el
desarrollo de este proyecto.
A la Empresa Alcaldía Bolivariana de Valencia por haberme permitido
realizar este proyecto en sus instalaciones, y muy especialmente a la Licenciada
Elsa Guarda por haberme dado la oportunidad y su confianza para que
desarrollara la investigación en el área de contabilidad, sección análisis,
convirtiéndose en un soporte fundamental para el desarrollo del mismo.
A la profesora asesor técnico Felia Nora por haberme prestado todo su
conocimiento y colaboración durante el desarrollo del proyecto.
A la Licenciada, Mariela Henrique por su oportunidad y confianza puesta
en mí siempre ayudándome y motivándome a cada momento para que este sueño
sé realizara Gracias Licenciada Mariela Henrique que Dios la bendiga y que siga
así con ese cariño tan especial que tiene para con todos sigue así no cambie.
A quienes por una u otra razón me brindaron su ayuda durante el desarrollo
del proyecto.
A mi amiga Norelis por su ayuda su participación para el desarrollo de este
proyecto Gracias Amiga.
A mi amigo Ricardo por su ayuda y su colaboración para el desarrollo de este
proyecto Gracias Amigo.
A mi amiga Fanny por su ayuda incondicional paciencia y su participación
para el desarrollo de este proyecto Gracias Amiga ere única no cambies.
Y muy especialmente a mi amiga Brunilda Molleda por haberme ayudado
incondicionalmente gracias Amiga y te llene de bendiciones y éxitos para ti y para
tu familia. GRACIAS A TODOS
DEDICATORIA
Dedico mi proyecto primero que todo a Dios por darme la fuerza la fe, la
sabiduría y la voluntad para poder estar aquí con uno de mis sueños hecho
realidad.
A mis niños que son lo mas grande que tengo en mi vida, a ellos que son
mi razón de ser le dedico este proyecto que es una de mis sueños alcanzado.
Debe observarse como una directiva de control interno que la propuesta que
se plantea sea elaborada para el mejoramiento de la efectividad y optimizar los
procesos de las conciliaciones bancarias en la entidad.
La Alcaldía del Municipio Valencia es un ente u organismo descentralizado e
independiente del Estado Venezolano, que fiscaliza, controla y regula las
diferentes disposiciones y actividades destinadas a los ciudadanos del Municipio
Valencia, en la actualidad se está presentando dificultades en el departamento de
contabilidad sección de análisis de la misma, ya que los procesos internos se
llevan a cabo a través de un sistema él cual lleva por nombre SMART (Sistema
Municipal y de Recaudación Tributaria), donde se registran las cuentas de manera
sistematizada pero en la actualidad el modulo para registrar está muy deficiente,
es por ello que los registros contables se atrasan y por ende las conciliaciones
bancarias.
Esta propuesta está basada a llevar un control interno para el mejoramiento de las
misma y en la efectividad de los registros de las cajas y los bancos de la sección
de análisis del departamento de contabilidad en la Alcaldía Bolivariana de
Valencia del Estado Carabobo, y que a si permitan realizar con mayor
efectividad y en menor tiempo el registro contable de las cajas y bancos de la
sección de análisis en el departamento de contabilidad de dicha institución.
.
3.1 Antecedentes
Sobre este término Velásquez A, (2011) establece que es la tarea de cotejar las
anotaciones que figuran en el extracto bancario con el libro banco a los efectos de
determinar el origen de las diferencias. Consiste en verificar la igualdad entre las
anotaciones contables y las constancias que surgen de los resúmenes bancarios,
efectuando el cotejo mediante un básico ejercicio de control, basado en la
oposición de intereses entre la empresa y el banco.
En cuanto a lo que describe el autor la conciliación bancaria es el elemento que
brinda la oportunidad de lograr mantener control de las actividades financieras
que realiza la empresa desde los ingresos, egresos y saldos actuales de estos y los
entes financieros.
Manuales: Un folleto, libro, carpeta, eta., en los que de una manera fácil de
manejar se presentan registros por escrito de información e instrucciones manera
concreta con el fin de orientar al personal en el procedimiento a seguir para lograr
el mejor desempeño de sus responsabilidades en la empresa.
Nota de crédito: Acuerdo escrito por el cual el banco otorga un crédito o una
línea de crédito a su cliente
3.1 Antecedentes
Sobre este término Velásquez A, (2011) establece que es la tarea de cotejar las
anotaciones que figuran en el extracto bancario con el libro banco a los efectos de
determinar el origen de las diferencias. Consiste en verificar la igualdad entre las
anotaciones contables y las constancias que surgen de los resúmenes bancarios,
efectuando el cotejo mediante un básico ejercicio de control, basado en la
oposición de intereses entre la empresa y el banco.
En cuanto a lo que describe el autor la conciliación bancaria es el elemento que
brinda la oportunidad de lograr mantener control de las actividades financieras
que realiza la empresa desde los ingresos, egresos y saldos actuales de estos y los
entes financieros.
Manuales: Un folleto, libro, carpeta, eta., en los que de una manera fácil de
manejar se presentan registros por escrito de información e instrucciones manera
concreta con el fin de orientar al personal en el procedimiento a seguir para lograr
el mejor desempeño de sus responsabilidades en la empresa.
Nota de crédito: Acuerdo escrito por el cual el banco otorga un crédito o una
línea de crédito a su cliente
FASES METODÓGICAS
Para Arias (2006): “las técnicas de recolección de datos son las distintas
formas de obtener información”. (p 53). Para dar cumplimiento a esta fase se
empleó la observación directa como técnica de recolección de información.
Tamayo y Tamayo (2008), afirman: “Que es aquella en la cual el investigador
puede observar y recoger datos mediante su propia investigación”. (p. 122). Es
decir, se maneja para recopilar datos e información mediante la percepción visual
observando los hechos, realidades sociales y a las personas del contexto real en
donde se desarrollan normalmente sus actividades.
El instrumento que se empleó para recopilar la información será una lista de
cotejo, que de acuerdo a Palella y Martins (2006), señalan que “Las listas de
cotejo o de control son un instrumento muy útil para registrar la información
cualitativa en situaciones de aprendizaje, permite orientar la observación y
obtener un registro claro y ordenado de todo cuanto acontece”. (p.114). la lista de
cotejo se estructuró tomando en cuenta los aspectos relacionados con los riesgos
contables de la sección de análisis en las cuentas bancarias, donde se indique
presencia o ausencia del aspecto observado.
Fase II: Revisión del proceso contable para detectar las fallas en el control
interno del departamento de contabilidad en la sección de análisis de la
Alcaldía Bolivariana de Valencia del Estado Carabobo.
En esta fase se aplicó la encuesta para conocer las fallas del control interno
del departamento de contabilidad en la sección de análisis en cuanto a los
procesos contables. Méndez (2007), señala que. “Este método consiste en obtener
información de los sujetos de estudio, proporcionada por ellos mismos, sobre
opiniones, actitudes o sugerencias”. (p. 124).
Para recolectar la información se empleó el cuestionario. De acuerdo a
Bisquerra (2002) el cuestionario: “Es una escala, la cual posee varias alternativas,
donde los encuestados pueden contestar lo que ellos consideren correcto”. (p.
118). Este instrumento, se elaborará con preguntas cerradas, dicotómicas y se
aplicará a la población objeto de estudio, la cual está conformada por 7
trabajadores que laboran en la unidad de contabilidad de la Alcaldía Bolivariana
de Valencia, ya que son las personas que se relacionan directamente con la
problemática planteada.
Palella y Martins (2006), definen a la población como “el conjunto de unidades
de las que se desea obtener información y sobre las que se van a generar
conclusiones”. (p.93). Por otro lado, Arias (2006) establece que: “Una muestra
representativa es aquella que por su tamaño y características similares a las del
conjunto, permite hacer inferencias o generalizar los resultados al resto de la
población con un margen de error conocido”. (p. 83). En este sentido, la muestra
se considera representativa, ya que se tomarán todos los elementos de la
población.
Las técnicas de análisis de datos, representan la forma de cómo será
recolectada la información. Para los efectos del presente estudio, las operaciones a
las que serán sometidos los datos que se obtengan se analizarán en primer lugar a
través del análisis cuantitativo.
En este punto es importante señalar el concepto de estadística descriptiva,
para Bisquerra (2002) es la que “presenta información en forma conveniente, útil
y comprensible y se utiliza en conjuntos finitos para presentar, organizar analizar
los datos, comparar y luego comunicar” (p 82). Por lo tanto, una vez que se
recolecte la información, a través de las diferentes técnicas de datos, se someterán
a procedimientos de clasificación, tabulación e interpretación. En este caso, se
procederá a analizar los datos y resumirlos para extraer la información relevante y
de esta manera facilitar la obtención de la información a partir de los mismos
RESULTADOS
5.3 Cumplimiento de la Fase II: Revisión del proceso contable para detectar
las fallas en el control interno del departamento de contabilidad en la sección
de análisis de la Alcaldía Bolivariana de Valencia del Estado Carabobo
En esta fase, se revisa proceso contable para detectar las fallas en el control
interno del departamento de contabilidad en la sección de análisis de la Alcaldía
Bolivariana de Valencia. Como técnica de recolección de datos se utilizó la
encuesta, a través de un cuestionario de diez (10) preguntas de tipo cerradas,
aplicadas la población objeto de estudio.
Las respuestas dadas por los sujetos encuestados fueron caracterizadas a través de
un grupo de cuadros de frecuencias porcentuales, elaborando reportes descriptivos
con comentarios sobre la información recabada. Posteriormente, las respuestas se
muestran en gráficos de barra o circulares facilitando así el análisis e
interpretación de los resultados
Ítem 1 ¿Las operaciones de caja y banco son debidamente realizadas y registradas
en el momento en que ocurren?
Cuadro 2. Registro de Operaciones
Alternativa Frecuencia Porcentaje
SI 2 29%
NO 5 71%
TOTAL 7 100%
Fuente: Ramos, E (2013)
Análisis.
Con relación al resultado obtenido se pudo evidenciar que un 29% de los
trabajadores encuestados respondieron que las operaciones de caja y banco son
debidamente realizadas y registradas en el momento en que ocurren. Otro 71%
opina lo contario, presentado retraso en su proceso, lo cual dificulta el proceso de
registro contable. Se puede evidenciar una debilidad en el momento de procesar y
registrar las operaciones por caja y banco de manera eficiente. Es por ello
necesario, optimizar el proceso de registro contable de estas operaciones a través
de procedimientos de control del efectivo.
Ítem 2 ¿Existen retrasos en la entrega de los registros contables de la información
financiera y de las conciliaciones bancarias?
Cuadro 3. Registros Contables
Alternativa Frecuencia Porcentaje
SI 2 29%
NO 5 71%
TOTAL 7 100%
Fuente: Ramos, E (2013)
Análisis.
Los resultados muestran que el 71% de los trabajadores de la Unidad de Análisis
de la Alcaldía consideran que existen retrasos en la entrega de los registros
contables de la información financiera y de las conciliaciones bancarias, lo que
trae como consecuencia desactualización de la información contable y descontrol
sobre las transacciones y operaciones que se ejecutan, afectando la toma de
decisiones oportuna en beneficio de la organización. Por otra parte, el 29% opina
lo contrario, señalan que se cuenta con los soportes de pago y demás sistemas de
control, pero que no son utilizados en forma regular para su buen funcionamiento
Ítem 3 ¿Los resúmenes contables presentan información a tiempo a la fecha
establecida para el control de las conciliaciones bancarias?
Cuadro 4. Resúmenes Contables
Alternativa Frecuencia Porcentaje
SI 2 29%
NO 5 71%
TOTAL 7 100%
Fuente: Ramos, E (2013)
Gráfico 3. Resúmenes Contables
Fuente: Cuadro 4
Análisis.
Como se aprecia, el 71% de los encuestados, considera que los resúmenes
contables no presentan la información en la fecha establecida para el control de las
conciliaciones bancarias, esto es debido a que el modulo para registrar los
proceso contables en el sistema está muy deficiente. Otro 29% opina lo contrario.
Esta situación afecta la realización de las conciliaciones bancarias, ya que estas no
se hacen a tiempo por no disponer de los datos necesarios para su elaboración. En
tal sentido, la propuesta a dirigida a llevar un control interno para la efectividad
de los registros de las cajas y los bancos
Ítem 4 ¿Se verifican las diferentes operaciones de depósitos y de las cajas,
asignaciones y de los estados de cuenta de los bancos?
Cuadro 5. Verificación de Operaciones
Alternativa Frecuencia Porcentaje
SI 2 29%
NO 5 71%
TOTAL 7 100%
Fuente: Ramos, E (2013)
Gráfico 4. Verificación de Operaciones
Fuente: Cuadro 5
Análisis.
Los resultados permiten evidenciar, que el 71% de las personas encuestadas
considera que no se verifican las diferentes operaciones de depósitos y de las
cajas, asignaciones y de los estados de cuenta de los bancos, lo que no permite
verificar que las cuentas tengan la codificación correcta para su debido control.
Por otra parte, el 29% opina lo contrario, señalan que si se verifican las
operaciones relacionadas con el manejo del efectivo, pero consideran que debe
hacerse una revisión minuciosa de los instrumentos que sirven de guías para la
ejecución del proceso de caja – banco.
Ítem 5 ¿Las cuentas bancarias son conciliadas cada mes, para el resguardo de
acciones deshonestas y ayudan a asegurar que los registros contables sean
razonables?
Cuadro 6. Cuentas Bancarias
Alternativa Frecuencia Porcentaje
SI 1 14%
NO 6 86%
TOTAL 7 100%
Fuente: Ramos, E (2013)
Gráfico 5. Cuentas Bancarias
Fuente: Cuadro 6
Análisis.
A través de los resultados obtenidos, el 86% de los encuestados considera que las
cuentas bancarias no son conciliadas cada mes, para el resguardo de acciones que
no estén acordes con los objetivos de la empresa, por lo cual no ayudan a asegurar
que los registros contables sean razonables. Otro 29% considera que si son
conciliadas a diario solo para ver cuál es la disponibilidad que se tiene en el
momento, más no se hace una conciliación contable como tal. Las conciliaciones
bancarias permiten reconocer todas las partidas registradas en las cuentas, así
como todas las partidas registradas en el estado bancario, lo cual permite obtener
información real en cuanto al disponible bancario.
Ítem 6 ¿Se lleva un control interno para el proceso de conciliación bancaria en la
Unidad de Análisis?
Cuadro 7. Control Interno
Alternativa Frecuencia Porcentaje
SI 2 29%
NO 5 71%
TOTAL 7 100%
Fuente: Ramos, E (2013)
Gráfico 6. Control Interno
Fuente: Cuadro 7
Análisis.
Los resultado obtenidos en el gráfico anterior, indican que el 71% del personal
encuestados señalan que no se lleva un control interno para el proceso de
conciliación bancaria en la Unidad de Análisis, a diferencia del 29% que opina lo
contario. Como se observa, no se aplican medidas de control interno en lo que
respecta a la verificación de la disponibilidad bancaria, debido a los atrasos que
presenta la información contable originadas por la deficiencia en el sistema. Por lo
tanto, se lleva como un proceso básico, que consiste en verificar día a día el flujo
de efectivo en bancos, sin llevarse un correlativo formal sobre la transitoriedad y
la efectividad de los depósitos tan sólo se efectúa un listado de dichas revisiones
que al final del ciclo mensual se cruzan con los estados de cuenta emitidos por las
instituciones financieras
Ítem 7 ¿En la Alcaldía se utiliza un sistema automatizado para la realización y
registro de las cuentas bancarias?
Cuadro 8. Sistema Automatizado
Alternativa Frecuencia Porcentaje
SI 7 100%
NO - -
TOTAL 7 100%
Fuente: Ramos, E (2013)
Gráfico 8. Sistema automatizado
Fuente: Cuadro 8
Análisis.
La totalidad de las personas encuestadas está de acuerdo en afirmar que en
Alcaldía se utiliza un sistema automatizado para la realización y registro de las
cuentas bancarias. Al respecto, los procesos internos se llevan a cabo a través de
un sistema el cual lleva por nombre SMART (Sistema Municipal y de
Recaudación Tributaria), donde se registran las cuentas de manera sistematizada.
Sin embargo, este sistema requiere ser actualizado dado que presenta debilidades
relacionadas con los registros contables, originado retraso en la gestión contable,
por ende en las operaciones bancarias
Ítem 8 ¿Se emplean instrumentos financieros para planificar la asignación de la
disponibilidad bancaria?
Cuadro 9. Instrumentos Financieros
Alternativa Frecuencia Porcentaje
SI 2 29%
NO 5 71%
TOTAL 7 100%
Fuente: Ramos, E (2013)
Gráfico 8. Instrumentos Financieros
Fuente: Cuadro 9
Análisis
En la Alcaldía de acuerdo por lo revelado por el 71% de los encuestados, no se
emplean instrumentos financieros para planificar la asignación de la
disponibilidad bancaria, solamente se procesa el pago que está por vencerse, luego
de verificar las fechas de vencimiento. Otro 29% opina lo contrario. Como se
observa, no se obtienen informes financieros oportunos y razonables, lo que
impide la toma de decisiones adecuadas y a tiempo con respecto a la
disponibilidad bancaria para procesar los pagos, lo que demuestra que este
proceso se lleva mecánicamente, sin la debida programación de acuerdo con
diferentes aspectos que definen un pago
Ítem 9 ¿En la unidad de análisis se emplean políticas de control sobre el uso de la
disponibilidad bancaria?
Cuadro 10. Políticas de Control
Alternativa Frecuencia Porcentaje
SI 2 29%
NO 5 71%
TOTAL 7 100%
Fuente: Ramos, E (2013)
Gráfico 9. Políticas de Control
Fuente: Cuadro 10
Análisis
Como se observa, en la unidad de análisis no se emplean políticas de control
sobre el uso de la disponibilidad bancaria, así lo afirma el 71% de los encuestados,
en contraposición del 29% que opina lo contrario. Las políticas que se manejan
sólo se garantiza que se mantenga el mínimo en cada cuenta, pues no se emplean
mecanismos de control formales, donde se verifique que las cuentas bancarias
sean el reflejo de los movimientos de entrada y salida de dinero, los cuales se
realizan diariamente y deben ser verificadas en periodos cortos de tiempo, para
evitar los desordenes administrativos y el retrabajo de los departamentos
involucrados
Ítem 10 ¿Los mecanismos de control actualmente ejecutados le permiten a la
Alcaldía conocer con confianza la situación de su efectivo?
Cuadro 11. Mecanismos de Control
Alternativa Frecuencia Porcentaje
SI 2 29%
NO 5 71%
TOTAL 7 100%
Fuente: Ramos, E (2013)
Gráfico 1º. Mecanismos de Control
Fuente: Cuadro 11
Análisis.
De acuerdo a los resultados obtenidos en el gráfico anterior, indican que el 29%
de los encuestados considera que los mecanismos de control actualmente
ejecutados le permiten a la Alcaldía conocer con confianza la situación de su
efectivo. Otro 29% opina lo contrario. De acuerdo a lo planteado, se infiere que la
Alcaldía requiere de un control interno para optimizar el proceso de la
conciliación bancaria en la Sección de Análisis del departamento de
Contabilidad, que permitan realizar con mayor efectividad y en menor tiempo el
registro contable de las cajas y bancos
5.4 Cumplimiento de la Fase III: Propuesta de un control interno para
optimizar el proceso de la conciliación bancaria en la sección de análisis del
departamento de contabilidad en la Alcaldía Bolivariana de Valencia del
Estado Carabobo
Inicio
A
Recibe estados
de cuentas 1
Archiva
Chequea
depósitos,
cheques y notas
Anota en formato
de conciliación Fin
bancaria
NO
Datos 1
correctos
SI
Firma y asegura
que los datos Envía a A
estén correctos contabilidad
Conclusiones
Las conclusiones que se derivan del presente informe de pasantía son las
siguientes:
Con respecto al diagnóstico de la situación actual de riesgos contables de la
sección de análisis en las cuentas bancarias del fisco municipal de la Alcaldía
Bolivariana de Valencia, se concluye que existen retrasos en los registros
contables para verificar las transacciones contables que se lleva a cabo. Esta
situación genera que no se concilian las cuentas bancarias mensualmente y por
ende no se mantienen los saldos bancarios al día ni se actualiza la posición real
del efectivo.
Por otro lado, se concluye que existen debilidades de control interno con respecto
al manejo del efectivo, dado que las operaciones de caja y banco no son
debidamente realizadas y registradas en el momento en que ocurren, por lo que no
presentan la información en la fecha establecida para el control de las
conciliaciones bancarias, las cuales no se realizan mensualmente. Asimismo, no
se verifican las diferentes operaciones de depósitos y de las cajas, asignaciones y
de los estados de cuenta de los bancos, lo que no permite comprobar que las
cuentas tengan la codificación correcta para su debido control.
Finalmente se concluye, que se requiere de un control interno para optimizar el
proceso de la conciliación bancaria en la sección de análisis del departamento
de contabilidad, que permitan realizar con mayor efectividad y en menor tiempo
el registro contable de las cajas y bancos. En este sentido, se hace necesaria la
propuesta de un control interno para optimizar el proceso de la conciliación
bancaria en la sección de análisis del departamento de contabilidad Al respecto,
se establecieron lineamientos administrativos para el registro de las operaciones
contables y se elaboraron políticas y procedimientos para las conciliaciones
bancarias.
Recomendaciones
• Introducir medidas de control interno para cada uno de sus procesos contables
– financieros, para de esta manera desarrollar una actitud preventiva más que
correctiva, tendiendo la evaluación y monitoreo de resultados hacia un control
de gestión
• Evaluar los procedimientos de manera periódica, con la finalidad de evitar
irregularidades en las operaciones bancarias y delegar mayor responsabilidad al
personal que labora en la Caja, para agilizar el proceso de conciliaciones
bancarias
• comunicar al personal con que grado de eficacia se están alcanzando las metas
y los objetivos establecidos. La información que se le brinda al personal debe
ser la necesaria, de esta manera se mejora la gestión contable y se agilizan los
procesos internos del departamento
BIBLIOGRAFÍA
Bibliográficas: