Resolucién Ministerial lima, 11 de setienbre de 2018 No, 313-2018-88/41 CONSIDERANDO: Que, la Politica Nacional de Mocerrizacién dela Gestién Pubsica, aprobada con Decteto Supreme N° 004-2013-PCM, estatlece entte ols objeivos especiicos, mplementar la gestin por procesos y promover la simpijcacin admistrativa en todas las entidades pblicas a in de generar resultades positives en la mojora de los procedimientos y eencios oientades aloe cludadanos y empresas": = (Que, mediante la Resoluclén de Presidencia Ejecutiva N° 087-2017-SERVIR- ARE, se aprutba la recive N°002-2017-SEAVIFIGDSAL, "Normas parala Elaboracion | Mapeo de Process y el Plan de Mojoras de las Eniidedes Publcas en Proceso de s Que, mediante la Resolucién de Prosidoncia Ejecutva N° 316-2017-SERVIRIPE, TE co aprveba ia“Guia para ol desarrolo del Mapeo de Procesos y Plan de Mejoras en enlidades pibticas" (Que, en aplcacién al ariculo 48 del Reglamento de Organizacién y Funciones el Ministerio de Economia y Finanzas, aprobado mediante Oscreto Supremo N° 117- 2014-EF, compete a la Oficina General de Planicacion y Presupuesto, ene alos, ‘ligt ol proceso de modemnizacién dela gostién institucional, de acuardo a las normas (24, ) temic ens ste a mater przando te mplomenacn oI eston [bajo un enfoque de procesos: Sy NE ‘Que, en este context, la Oficina General de Planiicacién y Presupuesto, ha \ labored la "Guia Metodologica para la isentficacion, mapeo y mejoramiento de procesos en el Ministerio de Economia y Finanzas, la misma que sefiala los pasos a seguir afin de denficar, mapear y documentar los procesos dela entidad; determinar los procesos eritcos;y,desarralarun plan de mejoramiania de procesos; Que, resuta necesaria Ia aprobacién de la “Guia Motodolégica para la entitieacdn, mapeo y mejoramiento de process en el Ministerio de Economia y Finanzas’, para su respectva implementacion: De conformidad con lo ispuesio en la Ley N’ 29158, Ley Orginica del Poder Ejecutvo; enol Reglamento de Organizaci y Funciones del Ministerio de Economia y Finanzas, aprobado con el Decreto Supremo N° 117-2014-EF: en la Dectiva N02 2017-SERVIRIGOSAH, "Normas para la Elaboracién del Mapeo de Precesos y el Pan 42 Moyorse do Ine Enfladee Publicar on Proceso de Transits’, aprobada meant I RResolucion de Presdencia Ejecutwa N087-2017-SEAVIA-PE; y, en la"Guiapara el 125 0321811 SET. 2018 desarrollo del Mapeo de Procesos y Plan do Mejocas en las entidades pablcas", ‘aprobada mediante la Resolucion de Presidencia Ejecutva N” $16-2017-SERVIFVPE; ‘SE RESUELVE: Aniculo 1. Aprbar la "Gula Metedolégica para la identiicacién, mapeo y =joramiento de procesos en el Ninisterio de Economia y Finanzas’, que como anexo 312 pate ntograno dela presente Fosolucicn, Articulo 2. Dsjar sin efecto la Resolucién Dcectral N° $51-2019-EF/43,01 que i ‘aprusba la "Guia Pratca par ol elevamiento dela informacion, caracterizacién de los Zt, Procoses y su narracén através de Procedsmientos \ Aticulo 9. Publicar la "Gula Metedolégica para la identiicaciéa, mapeo y | |:) mejoramiento de procesos en el Ministerio de Economia y Finanzas’, aprobada por Ia ANSI/ pratante Resokic, ono! Portal nettucona del Ministerio de Economy Franzas \ £” (wel. 08), asi como on el Intranet de! Ministero de Economia y Finanzas y “~~ eésponer su citusion a todo el personal del Ninistero de Economia y Finanzas mediante 1 corre electénic institucional. Registrese y comuniquese,we GUiA METODOLOGICA PARA LA IDENTIFICACION, MAPEO Y MEJORAMIENTO DE PROCESOS EN EL MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS 2018eee 141 SET, 2018, twice Astaateck PRESENTACION 3 Narco Normatvo ‘ Marco do Reterenca : 5 Dierecias ent ol enoque funcional ye enfoaue por proceso 8 Bris del enfoque por procesos oy Desa de Mepeo de Procesos : 7 Desarte del Mapay FchaTécrica de Prooosoe Nhl 3 Desa del Mapa yFehaTéerca do rocesos Niel. ot Desarolo de Mapay Fiche Técnica de Process Nivel 2 16 Dagrama Funtnaly Fhe dl proceso de iva? ns Deteminatén de oe procesos tens 20 Nelo de Proceace aPRESENTACION ‘La Folica Nacional de Modemizacién de la Gestin Publica, sefiala come principio fundamental la innovacion y aprevechamiento de las tecnologias. Es en este marco dos ‘se require que las enidades publcas avancen en un praceso constante de revision y enovaciin 3 fos procesos medhante ls cuales implementan sus acciones. Eo pare Fesponder mejor alas expectatives de es usuarios y cudadanos. El proceso constante de innovacién debe incorporar el aprovechamiento intense de tecnclogias apropiadas no sélo a nivel de dependencias presiadoras de servicios, tn también de aquelias responsabies de sistemas acministrativos, conrbuyerdo al carlo Y mejoca dela gestion publica, us gestion por procesos, simpificacion administrativa y ergenizacion institucional, 26 uno de los iares principales de la Polfica de Medemizacin de la Gestion Publica, La Impementacin de le gestion por procesos permit identifica ypriotizar los procesos ‘Que egrogar vale, asimismo consttuye un elemento cental de un sistema de poston ‘moderne, creand © agregando valor para los cludadancs, personas. entdados, {empresas odestinatario de los productos y servicios (grupos Ge inlerés), contrbuyenc ‘ aleanzar ies resultados esperados, Es on es contexto que la Oficina General de Plenificacion y Presupuesto (OGPP), ha formdado le presente “Gula para la identiieacién, mapeo y mejoramiento’ de rocesos", misma que contane los pasos a Segui para ientitar los procesos que, \esarola el Ministerio de Economia y Finanzas, mapear decumentar y sehalat las ‘mejras que sean peninentes y proponer el rdiseho de proceso. sarrllo del Mapeo de Process y Plan de mejora de las entidades pullices, do RVI: ta Gestin por procesos para la Adminisracin Pibina, documenta do te Escuela Nacional de Administracion Pubic y en la Mtodologia parla Implementacicn {Je la Gestion por Procesos an las Eniidades de la Admisracion Publica, on el marco, {el Decreto Supremo N* 004-2013-PCM, Poitica Nacional de Modemizacion de In Gestion Pablea, dela Secretaria de Gestion Pibiea de la Presidanaia del Consejo de Ministre, enrol. ye ‘ula ha sido elaborada siguiendo las pautas establecidas en la Gula para ef Ds‘Marco Normativo 1.1 Deereto Supremo N: 004-2013-PCM, del 08 de enero de 2019, que arrueba Ia Pltica Nacional de Modernzacion dela Gestion Publica, 1.2.ecreto Supreme NF 117-2014-EF, del 22 de mayo de 2014, que arrueba Reglamenta de Orgerizacion y Funciones ~ ROF del Ministero de Economia y Finanzas y eue modiicatorias. 1.3 Resolucén de Presidencia Ejecutiva N* 087-2017-SERVIFVPE, dal 11 de mayo de ‘D017, que fornaliza la aprobacién de la Dreciva N° 002-2017-SERVINIGOSRH “Nrrnas para la Elaboracién del Mapeo de procesos y el Plan de Mojows oe las Enidades Pubiieas en Procaso de Transit’. 1.4 Resolucion de Presidencia Ejecutiva N* 816-2017-SERVIFVPE, del 29 de iciemore {2 2017, que aprusba, por delegacion la “Guia para el desarollo del ape do Provesos y Plan de Mejoras en as Entidades Piblcas. {1.5 Fesolucén de Contaloria N° 149-20%6-CG, del 14 do mayo de 2018, que aprusba fe Drectiva N° 0132016-CGIGPROD “Implementacisn del Sistema ce Contol Inteno en las Entidades dl Estado” |.9 Aesolucién Ministerial N° 200-2014-EF/41, del 18 de unio de 2014, que eprusba el Reporte de Mapeo de Puestos del Ministerio de Economia y Finanzas, el nforme de Precesos Misionales de! Ministerio de Economia y Finanzas, e Informe de Procesos do Extratégicos y de Soporte del Ministerio de Economia y Finanzas, y,o Informe te ldentficacn de las Opertunigades de Mejor Interna como resultado cel Analisis Sitvacional de Minstaro de Economia y Finanzas 4.7 Resolucién Ministerial N° 421-2014-EF/41, del 22 de diciembre de 2014, cue prueba la Direciva N° 002-2014-EF/81.02 “Disposiciones para la ebborecion, Sbrobacién y actuaizacion de los Manuales de Procecimientos del Ministerio de Economia y Finanzas” 1.aAesolucién Ministerial NP 261-2015-EF/41, del 10 do setiombre de 2015, que ‘prueba 2! Napa de Procasos 0, Mapa de Procesos 1 y Matrz de Acnacion con 1 Procesos Nivel 2 del Niniterio d@ Economia y Finanzas| 2 | Marco de Referencia 1 marco de referencia ene! eval se basa la “Guia metodolégica para i identiicacin, ‘nape0 y mejoramiento de procesos en el Nenistera de Economia y Pnanzas (MEF) senomina Arquitectura insituciona el cual se expica a continuacen 21 Arquitectura institucional: Consiste en ia identiicacin de Ios Grupos de Inirés. del Minstaro de Economia: y Finanzas (Enidades del gobierno nacional, regicnal y loca, proveedores, Srganismas intemacionales, personas naturales 0 juriccas, ets) y oe. sus expectativas valves, tanto acluales como previsas, la visualzacion Gel futuro Seseado del MEF ensu inleraccién con fos Grupos de interés plasniado en niveles. de servicio cbjetivo, la elaboracén y gestion de ia estategia que vabliza su logo, 2 cisefo dela organizacén, polices « instrumentos de gestion que so rocuicten para implementara y su arculacién a través de los procesas con soporte de Sistemas, operados por personas que paticipan acta y coordinadamants con ‘conductas que provufan la excelencia del seid, Lo enunciado anternmente 80 ve plasmado en el grafico N° 1 que a continuscion se muestra Gratico Ne Arquitectura institucional pes Eirecee iovronoy => ser) = fe Fuante: Cerro de consti sani gas INNOVA - UCP Elaboracién: OSPPOPMG Esto marco de relerencia tiene por propésito la utlzacién efcients de las Capacidades del MEF para dar respuostaselectvas alas expectativas denticadas Y vakdades de sus Grupos de inierés, a traves de ‘os produce y servicios Drindados, generéndoles satistaccin,asgiees 11 SET. 2018, Diferencias entre el enfoque funcional y el por procesos EI D.S. N: 004-2013-POM establece enire los objativos espectios de ta Pltica Nacional de Modemizacion de la Gestion Publica: °s. Implementar la. gestion por process y promover la simplficacin administrava en todas las entidades publicas a fin de generar resultados poslvos en la mojara de los procecimienios y servicios Dtentados a los cudadanos y empresas”. La primera relerencia imporianie 08 la Serencia sefalada entre el modelo de. gestion tradicional basado en funciones ‘especiaizadas ye modelo de gestion por procesos. En el modelo de gestiéntricional (lunclonal, les érganos ylo unidades oxgénicas de ia’ organizaeién funcionan como departamontos estancos, que se gestionan Yertcamente y concerttan su aosionar en uno, 0 unos pocos, de 10s pasos que ‘concucen a ls Greacion de los resultados para los clentes © usuaric. El modelo de gestién por procesos introduce la gestién horizontal, que uyen a través e las datintas unidades organioas y puestes dela organizacion funcional, agregando ‘alor sucesivamente-a fo largo del proceso. E! cuadro N* 1 que a continuacién se txpone, mussira en delalla las ciorencias anize el enloque funcional y enfoque por procesos. Cuadro N+ PRINCIPALES DIFERENCIAS ENTRE EL ENFOQUE FUNCIONAL VS ENFOQUE POR PROCESOS | Enfoque Funcional | Enfoque por Procesos [eiructura rganizacional_| Jerdrquica Sietémicawintrconectada Figura clave Funconario Due do proceso Unidad de trabajo DDepartamentos estancos, | Equipos de trabajo trabal invigual Enfocad ‘Ala area alto ‘Al usuario oconta — xdenes, supenisin, | inaructo,_ Motvade, contol Autonomia responsable Descinsén detareas | Manvalde Funcionss | Manual de Compatonciss Aesiones Enfocadas en las |Hacla_ lasses funciones brincioales ‘Compensacién ‘Ascensos Realizacion roca stud del personal | Cumplc Generar valor J sen Some | Seeera es AN corsa Teuscar colpsbie owen | ayudar a hacer 2Por aus comet elo? [ccumgetenoer “” ) RET OPPSBeneficios del entoque por procesos ‘+ Una gestiin por procesos 2s mis flexible que une basada en erarquias + Favorece las interelaciones entre las personas, ‘+ Identities las necesidades del ciente inte y extern, onentando al Ministerio hacia su satistaccien. + Estableceresponsables de cada proceso, ‘+ Buscando el beneicio comin del MEF y no el benelicio de una sola area, + Perite optimizar el uso de los recursos, cistrbuyéndolos de forma mas efionte, + Seiden tos proceso, establecindo objeivs e inicadores para cada uno de ello. + Peimite medir ol grado do satistaccién dl usuario clente dela organizacén + Promueve_Ia_mejora continua ce los procesos, delectando ineiiencas, debildades organizatvas,cuellos de boteta'y enor, elmnardo las causas que los genere, educiendo los resgos 5 | Desarrotto de! Mapeo de Procesos 5.1 Definicién de Proceso Proceso 5 el conjunto de actvidaces, taroas y recursos interelacionados que transforman elementos de entrada (insumos) en lementos de saldas (products), aportanco valor ahadido para el usuario 0 clone, eiguianda fegas (0 contrles) ‘cuyo propésto es dar respuesta fectvaa las expoctavas do los Grupos de interés dol MEF meciante servicios que les generan salstaccion. Los procesos ya existen dentro dela organizacién, de manera que el estuerzo debe ,]eentrarse en identicaros y gestonaros de manera aropiada ‘Segtin lo expuesto, ls procesos constan de varios componentes * Actividades: Una o més acciones a fines y eucesivas que oman parte de un proceso, es reaizada por una persona como para de sus cligaciones., + Tareas: Son las unidades minimas indvisibes de la ejecuolén do las funciones Entradas (inputs): Compussta por informaciin, servicios 0 productos que ingrosan y son tsnslormados o consuaies due low proceso. Salidas (outputs): Compuesta por informacié, senicios 0 productos que son rodueidos ctranta los procesos. Reglas (Coniroles, Reglamentos, Normas y Marco Legal aplicables) Compuesta por objetos que norman o reguan el modo, la cantidad, ‘portunidad y las condiciones de elecucién 68 una actwidacRecursos: Los recursos pueden incuir personas, finanzas, insalacones, fequpos técnicos, mélodos, ities de oficna y sistemas de informacién Uuulaados durante los procesos. + Actores (Puestos) Es la poscién que ocupa el servicor civ? on la estructura lorgénica del MEF y tiene asignado funciones que debe cum. + Coordinacién: Interdenendencia entre tareas, actors, recursos y responsablidades que busca un objetivo comin, Para el desarrollo del mapeo de procesos, se debe tener on cuenta dos grandes actividades la eniiieactén de los procesosy la seleccisn de ls procesos eiccs: 5.2 Identilleacién de los process La identficacién de los procesos se puede realizar a raves de las siguientes elapas: 52.1. Analizar el propésito dol Ministerio En esta etapa debe revisarse fos documentos que contengan la misién, vision, objetvos, polficas, planes, estrategias, tunciones y fines instiucionales para Comprender la razén de ser del MEF, tales como: Ley (Organica de! Ministero, ROF, Plan Estalégic y Operativa. Enel cuadro N” 2.80 deserbe os pases relaivos al anaisis del propésio del Ministerio Cuadro N* 2 ‘Anélisis del propésito del Ministerio PaeoT oF PRs] | pa: Talat Ta mis | Varlear que Tes | orca wile, ebjtvos, | bjobvos Carsmente ‘Analizar ot | potions, panes, | esratogicos | manera. cémo ol propéato del esatenias 9 tnes | estan ‘inoados | MEF genera. y Fiimeterio "| nattuconage | cont propate | agrega valor Bara. cemprender| GelNiistaro, | pablo ycotrouye [Brazén de sor del Sreumptmien ce | Meta. us tines Instuconales | 52.2 Identifcacién de procesos @ partir de las funciones del MEF En concordancia con las competencias y funciones del MEF se identifian fos prosesos, ver cuadra N'3 a manera de ejempla, ‘Cuadro N's Identiticacién de procesos a partir de las funciones del MEF Funcinas Generales (ROPER) Presses Famular proporer,eecary evaliar | Gouin Ge Palicainbulara @VTOOOS Toe paltees, nomas_yIneamenos | pila: no wibularas ‘ecrioos sobre mater outa Ingresos no wbutaros, Sova ‘rancelaia, de ‘igre feeslee ® | Gestén de golitea arancebia y ings pubies wn general duane523 [ Fowler, proporer.secuary evalaar las politica, nermas.y ineameros | Gestn da ls londospbicos \entos para ln admintiracn des Tonos publics, on Tat anidadss y rgameenan al sate pubic Reaizar ol nals ical nace las. medias en mater de pelo remunerava y prevaonal del sci | Gestin de racursoe_pibico blo, para elctos de detrminar su | materaremuneata pension Mabicad y costerbaad tnancera Dresupuesial en coordnacién con | ‘ems entdades peas competentes dentiicar los productos, servicios y usuarios En esta etapa, se debe conocer e identifica ls productos yo servicio que {genera y olrece al Ministero, asi como a sus regpectvos usuarios. A parte Ge allo se debe identiicar los procesos del MEF. En el cvadro N® 4, Se describe os pasos, Cuadro N° 4 dontificacién de los productos, servicios y usuarios Paes PasoT PHOT tape Taanitcary War | Recoplay,araiaar | Complaar ir ‘denticar fos a los usuatos | y determinar les | mate Producios productos | intros. 'y| requston, Senecio 7 Usuario Servicios | extemos dol MEF | novesiades | detmnando ia Ueuarioe fvpectaivas o8 | relacon exstene. ara la identifeacién de los dilerentes procasos del Ninsteri, asi como los Usuarios de los mismos, debe emplaaree la matiz del cuacio NS, que & Continuacién 8e muestra: cuadro N's Marie Produeto= Servicios y Usuario ma’ | tRopucro | nooueror | —enonucror ume Secor | Stnnace | Seandoy Entidages del GN, x x eae oar x son x x wwe! x cagerae ¥ Owes. a {5.24. Determinar los procesos del Ministerio [A parr do la matiz se idenifica los productostericios olrecidos ‘tergados por el Ministerio, obleniendose una lista de procesos, los que ‘oben clasearse en procesos estraticos, misionales y de soporte, segin forresponda. Ver graico N’ 2 2) Los procesos estratégicos Proporciona dvactices ¥ limites de actuacién det Ministero, estin {estinados a cond y contro fa vision, los objelvos estategicos, asi ‘Como mantener y desplegar las polices y esrategias del Ministerio asi ‘Some de cus érganas que lo integra. ® Los procesos misionales Estin drectamente relacionados con la misién del MEF: permiten ‘generary agregar valor el producto o sanicio que se entrega uofrece tvario externo. Estos prosesos naceny culminan con el usuario. Los procesos de soporte ‘Sven de apoye para el dasaralo de los process de la cadena de valor fo misionales y a fs estategicos, tienen la funcion de doar y gestionar fos recursos requerdos por el MEF, tales como humanos, materiales, finaneioros, de toonologi dela nformacion, erie oto. Grifico N* 2 Casificacién de los Provesos erred Gees Gerais 3 uo de rfrmacionee 141 SET, 2018 5. Niveles de desagregacién de los procesos En et MEF los niveles de desagregacion de las procasos van deade ol nvel b, ‘denominado macroproceso, hasta el praceso de nivel 2. continuacién el cuadeo IN’ 6 deseribe ol concepto de cada nivel Cuadro N° 6 Descripcién de los niveles de desagregacién de proceso NIVEL DE DESCRIPCION Proceso Macroprocesos © Procetce globals del MEF, son un grupo de procoeoe unos "por “eopeiaided, loren "como. eal un Producttserico. concrete. genera por la ttaldad do la ‘Srganzaciin y que es entra s usual nals. Estos provesos pueden deteminarse de la misén yo flonee. ganas, dl inst Pracesp Nelo Proceso conereto, que orma pale de un recrproceea o proceso Proceso nivel + | S0b8l enconlunt agregan valor alos eroaicos y sends tales {ue el Minis trace. Consiuye el pamer vl Se desagrepacn eos macreprocesos.Esioa pocesce pueden determinate des Iuncloneseepections do oe rgancs dal EF, Procesos o actividades queen coxjunto form a proceso de nivel 1'Consttye el segundo rvs de deeagregazcn del macrepreceso son mas eepeciicos que esis ullmos, desrben actndades {areas que expctan ‘una cadena, que genera val. Para 80 \deniicdién yo determnacion tener en cua Ie reones spectieas oes reas y undades orgies Jel MEF, Proceso Nvel2 El proceso de Nivel 0, es el proceso més agregado (Macreproceso), posterior ‘fo, se ene que realizar el Inventario de procasos de Nivel, ola desagregacién. {el Proceso de Nivel 0. De igual forma, cada proceso de Niel , se desagroga al Nivel. El cuacro N" 7 que a contiauacton se muestra, praca el desagregado de- Ths procesos de Nivel Oy 1 Cuadro N°7 Procesos del Ministerio - Nivel 0,1 y2 [ Inventrio de Proceso Proceso de Nivet| Cédigo| Proceso de 1 | Nive 2 or | Procesoai | o1..4 | Proceroat.t 0112 | Proceso a2 Procesoa [012 | ProcesoA2 [0121 | Proceso a2.1 Proceso A2 2 ors | Precesoas | 0131 | Proceso A3.1 0132 | Proceso £32En su forma narrativa, a nivel de actividades y las taroas que lo componen, un proceso de nivel 282 denomina “Procedimlenta™. Se documenta, mediante Diagrama det. Lu identificacién y documentacién de los procesos debe reflejarse en los sigulentesinsrumenios: + Mapa do Procesos: Ee la represantacion grdiea de los process ientiicados en el Ninisterio y muestra sus interelacones. Tambien se define come le representacion grafica Ge a estructura de procesos que forman al sistema de gestion. + Ficha Técnica del Proceso: Es ol Soporte de informacién que recaba las caracersticas relevantos 0 slementos clave de cada proceso. + Diagrama de Bloque: Es.una representacon grfica que se utiiza para mosiar la desagregacién det Proceso de nivel 0 hasta el itmo nivel de desagregacten (Nivel N) Ver grafico Nea. amas de Fiujo: Es fa ropreseniacien griiea que stra mejor un proceso, apoyados en Simbolos claramente identiieablas y acompanados de una breve descrocion, Grafica N° 3 Representacién grifica de la desagregacién de procesos. io =6 |Pesarrotto del Mapa y Ficha Técnica de Procesos Nivel 0| 6.1 Mapa de Procesos Nivel 0 6.4.1. Definicién 1 Mapa de Procesos Nivel, 6 la rpresentacién gfica dela secuencia @ Interaccién de los macroprocascs que tiene el Ministero, clasifeados en ‘macroprocesos estralégis, misionales y de soporte, y de las Ficias ‘Tecnicas de cada Proceso Nivel 0. Elobjetivo de este dageama es dentfcar todos os procesos de nivel Oy avs caractersticas. Elaboracién del Mapa de Procesos Nivel 0 Para eaborar Mapa de Procasos Nivel 0, necesatlaments se tiene que comprender las necesidades de la antdad, de los destnalaros de los Productos y servicios (cons extemos) y Ge las partes interesades, Inckuye fa ideniicacion de 10s procesos estraléscos, misionales y de soporte: y revisar si éslos responden a las necesidades y desallce del Miistero. El {gaiico N” 4 muestia a contnuacin el Mapa de Procesos Nivel 0, que establece la interrlacién y secuencia de los. procesoe estratégcos, Inisionalesy de soperte. Para ello, se debe contarconlapaicpacin activa 2 todos les actoresy su respectva valdacin, Grafica n° 4 1a de Procesos Nivel 0 (Macroprocesos) Deere uct ash ‘yeerdcos) Requlatos ciudadeno(Deetinataro de fos bienes| PROCESOS DE SOPORTE Se ee @ ma 6.1.3. Aprobacion del Mapa de Procesos Una vez revisado y valitado ol Mapa de Procesos, la Olicina General de Planificacién y Precupuesto proponey ramila eu aprobacion por resolucion, minister6.2 Fiche Técnica de Procesos NivelO 024 622 1 SET, 2018 p la Ficha Técnica del Proceso Nivel 0 es un registro donde se dafine y [Seseribe las elementos dave qué contneman un oFoces0 (nombre, cbjtivo, ‘leance, responsable, entradas, sales, el) con el objeto de facar su ‘comprersion y mesiara con cladad. Detinicién Desarrollo dela Ficha Técnica Ena rlerda Ficha Téerica, se consiga los procesos que corresponden ab ‘primer nivel de desagregacion del Macroprocesos 0 proceso de nivel 0. Estos procesos son deniicados a través de las funciones especiicas de los éxganos del Ministerio, establecidas en el ROF. ‘A continuacién ol cuacko Nt 8 muvsira un modslo de Ficha Técnica det Proceso Nivel 0 (Macroprocesos). Cuadro N° 8 Ficha Técnica dol proceso nivel 0 rere waa eoesonsi a aed ae L T7 |Desarrotto det Mapa y Ficha Técnica de Procesos Nivel 1 7-1 Mapa de Procesos Nivel 1 TAA Detinicién El mapa de Procesos de Nivel 1 es o primer nivel de desagregacion de un Proceso de NWvel 0, 25 deor integra un mscroproceso, y expictan una ‘cadena que genera valor, Elaboracién del Mapa de Procesos Nivel 1 Los Procesos de Nivel 1, se identtican a tavés del ancl de funciones fespecticas que contrbuyan al logo de las melas del Ministerio. Dichas funciones corresponden a los érganos y unidades orgénicas de! Ministerio, eslablecdas en of Reglamerto de Organiacien y Funsiones (ROF), entre ‘otros documentos de gestion relavantes. | mapa de Procesos de Nivel + grtica la interelacin de fos procesos estraldgicos, misionales.y de soporte cel Minsterq, al mismo, tempo Felaciona el propésito del MEF con los procesos que io gestionan. El grtico NS muestra a continuacin of Mapa de Procesos Nivel Gratico nN" Mapa de Procesos Nivel 1 PROCESOS ESTRATEGICOS PROCESOS MISIONALES“ice 11 SET. 218 712 Ficha Técnica de Procesos Nivel 1 La Fieha Téonlca de Procesos de Nivel 1, ¢s un registro donde se definen 1s ‘lementes cave del proceso de Nivel 1, tals como: nombre del proceso de nivel 1, ‘bjetWo, clasiieaciin, deseripcién,cbcigo responsable, nomativa aplicabe (base fegal),crgano y/o unidades organicas partipantes, etc. Elcuadro N° § muestra la mmencionada Ficha Técnica, Cuadro N° 9 cha Técniem del Procese Nivel rou eves moce sew Bae aroraspunman enn mh jsrtirenatie bess fear ject om [agemien ‘en fel rae oom 8 | Desarrollo de! Mapa y Ficha Técnica de Procesos Nivel 2 Mapa de Procesos Nivel 2 8.1.1. Definicién 1 Proceso de Nivel 2 es el segundo nivel de desagegaciin de un proceso e nivel 0, 65 la secuenca y et mado cdmo se fealza un conjunto de‘acciones para la consecucicn de un fn determinado dento de un contexto ‘dminisravo, El proceso de nivel dos involuea actividades y trees, Elaboracién del Mapa de Procesos Nivel 2 Los procesos ae nivel 2, se identiican a través del andsis de funciones especticas que coniribuyan al logro de las metas del Ninistero. Dichas funciones corresponden a los éeganos y unidades orgenicas dol Minstor, establecidas en e! Reglamenio de Organizacién y Funciones (ROF). El atico N* 6 muestra ol mapa de procesos nivel 2. Gratico W Mupa de Procesos Nivel 2 (Proceaimiento) =o sso tor eyo) 2 Elaboracién de la Ficha Técnica de Procesos Nivel 2 (procedimiento) a Ficha Técnica do Proceso de Nivel 2 (procedimiento), es un registro donde se efinen os elementos clave del referido proceso, tales como: nombre. del Drocedlmiento, clasticacién, objetivo, descripién, codigo, responsable, proceso de ‘WvelOy al que esta vinculado, normativa apicabie base legal, crganoyy unidades corgaricas paricipantes etc. Tambien se ulza para mostrar una breve Gescrpcion el proceso, sus provesdorss. entradas, saldas y dastinatano de los productos servrins. 8 cuadro N° 10 muestra la manelenada Ficha Tecnica,Cuadeo N40 Ficha Técnica del Proceso Nivel 2 ewca oe oces0 cw. fperreerelaec i ESS Diagrama de Flujo del proceso de Nivel 2 Es la representacién grtica con imagenes 0 simbolos de las actividades del proceso Repo tren) pra ble anion ry eats 30 caca wna de Se actividades del procasimionto, importante que en el diagrama de Tivo se puede apreciarno solo a secuencia de iidades que lo conforma, sno también los Organos yo Unidades Organicas y los estes de absjo que parkopan en el procedimionio ejecutando cichas acividades. Elconjunto de simbolos que se uiza para dlageamar el preceso se muestra ene cuadro. Nit.cuntron 1 eee SS ay [ren nan oan | Sees SO Re ea eee S ate de datos | nea eon enon de doe i Al elaborar la Ficha de Procedimionto se debe culdar la coherencia ene esia y el slagrama de fj. En la ficha so debe asegurar la cencordancia entre el objetivo, ioe indcadores que se eslablezcan para mecir su cumplimento, os contoles y la aturaleza de las enradas, actividades ysalias. El grafico N°7 muesia el menconedo slagrama, alica N* 7 Diagrama de Flujo del Proceso Nivel 2 (Procedimiento)inacién de los procesos criticos O| eter Los procesos cricas son selectionados por ls duets de los procesos a part de 1s procesos idertiicados. utzando la informacion conlenida en sus respectvas Fichas ‘Fcnicas de Procesos. Para ol ce desarola los sigucntss pasos: 10.1 Ponderacién de criterios de selecciin Los provesos se analizanteniendo encuenta dos ertoios: 8) El inpacto que tiene el proceso en ol loro de los objetivos estratégicos establocidos por el Ministerio, by Elimpacto al tipo de usuarios (mlamos 0 extemos del MEF) al que va digido fl productoleericio que ganera un proceso. Para denlicatos utiizamos dos crteios de seleccién, a los que asignamos valores qua luego son promediads y cuyo resultado es utlizado para obtener la Drimora lista de procesos riicos. Todos los procesos de nivel 1, ideniicados proviamente, deben ser analizads en base a los citerios de evaluacién. Los cries son valorados tenindo en cuenta las escalas descras on el cuadro NP12, que a consinuacion se expone. ‘Cundro N° 12 \Valoracién de Criterios Impace de. | El proceso no| El proceso lane Sielprocaco no |S: el precee0 no es proceso onal | tiene elacin | lave in versa es ejecutaco de gjactado de toma ‘cpetio | conunctsive | en el ng del toma. eles. sicient, noo logrard cesvatepiee | eavaagicn | cbse for eompicado slebetho esratgico fsevatégis, lager a bf ssatégieo. _ Impacto dd 1 procato tne | proceso tne | Ei proceso _tene | | proceso ena impacto en un| impacto en un | impacto tanto. en un ‘uo Usuario. inlemo | usuario exemo ustario inlamo ‘eintnstena, | Geitansteno” exemo dont dal MER. asl cme | ‘tamosén en. un extern - _ st iitan Previa al desarralo de la matric de determinacién de procetos crltcos, ‘consderamos necesaro descr a las provescs selecconados vnculéndoles ‘con cad entero, A continuacion en elcuadro N19 se muestra he vinculacien ‘came ejemplo. Cuadro N13, Deserincién de procesos vinculados a los criterios de seleccién eet md eons Proyiciones Ele proceso, sve de sumo para. Se bine lormacion sobre lo Macrowsondmicas la laboreeon et presupuesio limites Je endeudemento| anual y muta ieimpacta an objeto catratiice do Concoider Lequltrley eosin ical, Por med de este proceso, se fasegun i conseto arocedmienis itgouctinde de los. rpanos de (a iraktucon Selene sede rated ne © igagares ue paca "en a aetve ‘ratio de Modarizatla Gestion Instone! del Mist A través de este poceso 0 ‘establecenestategas yd programa (qu la entidad debe segu an Baeccin |i en mii on estratégicay | egr de sus objevosestategias y ‘eperatva | et scereamiento nl cumple Su'vision, To que concuada cont eto estataic do Medea le Gestén Inettucoral dal Winter, ‘onsisionio con lag Proyecconae macro fecal ala Bare. “Ocere 'y FONAFE, ‘quienes son usuarios intemos y | ‘aerosol ME, Este servicio = brndo por ia Otlena’ General de" Accuoria Slur y ene como var os 8 Siganos yf unigades aganicas Gol MEF, eo deck sus benelcarcehuarion Posterormente se desarrolla Ia maiz para seleccionar aquellos criticos. E) ‘cuadrc N°14 muestra la matiz a matera‘do ejemple, ‘Cuadro N14 Matiiz de determinaciér de procesos erticos |__| aig wince | 60101 | Sapo | Documents | san | or | seca ves | — { | Ss PAantesotn | e010 | Esra pan | RE “Seca ° Ss |i a = 10.2Ponderacién de eriterios de seleccién ‘onal cuadro N. (dian see Set picasa | Peon) Para la selecién de los procesos criteas se iene en cuenta aquolos procesos ‘ayo resultado, del promedio de valores, sea mayor o igual a 2. Los procesos ertcos deben contenerse an listado que se muestra como ejemploCuadro N° 15 Proceso critica Cédiga Marco, non Macroeconéico eet Proyecsones, | yor.o1 iiona) | Mawes “See = | cn Aosatcén de rare | oraulesy” | coroy | Sepone , PecUReriode | Cues aH oes rae respuesta | neyo) 11 | Mejora de Procesos 114.1 La metodologia del ciclo Deming (PHVA) Es una metacologia dindmica que permite realizar acciones de mejora de cada ‘uno de los proveaos del MEF mediante Ia repressniacion dol ciclo PHVA: Planear, Hacer, Verlear, Actuar. Es ciclo de cuatro etapas, es también lamado el ciclo ‘dela mejora continua, El grafico N* 8 muestra a continuacin la elapas del ciclo PHVA. Grafica N° ‘Etapas del ciclo PHVA Es la primera etapa del ciclo PHVA. Debe ser ejecutada por un equipo de tiabajs prevamente delindo al interior de Ia organizacion. cto equipo do trabaje dabo estar confoemado po los elecutantes tal proceso yiderado por el responsable del proceso que sera mejorado, La asistencia técnica es brindadaPor la Oficina de Planiicacén y Modemizaciin de la Gestin de conformiad a su competencia funcional ‘Se basa en el principio de que todo trabajo de mejora de procesos debe tenor lun propésit, un objetivo, de tal manera que orlentemos tos los esluerzos et lar misma drecan, aso 1: Definiclaramente al objetivo Para redactay el objetivo se debe responder a las siguientes interrogantes: ‘+ {Que? Qué es lo que se quiere lograrespecicamente del proceso. + {Cusnto? Cusnto de benetcio se espera alcanzar, 2s decir, ‘donde estamos y hacia donde queremos legar + Cuando? Cuando culminate trabajo. Ejompte: {LQué? Reducir el iempo de atencién a los cllentes, desde el pecido del ‘dministrado hasta la orentacin, esto debe estat reacionado con el Inicador del proceso que no cum la meta {Cuanto? Todos los dia laborabies de 6:30 am a 17:30 pm. Cuando? A de a fecha en a que el problema esta soluconade o fecha en ia que la meta del indicador del proceso puede cumple La redaccién del objetivo seria el siguiente: “Reducir el tempo de espera de orentacin al usuario a pert del de 18 clas esto se debe lograr a pari del 16 de mayo dal 2016" Paso 2: dentficar la causa ~ riz el problema El equipo de trabajo dabe asegurar que a causa-razidentiicada os la correcta |Lamejor forma de asegurar estes incr en esta elapa aun grupo de expertos en la resolucin de este ipo de problemas o en la ejecucén de este tpo de Proceses, 2¢ deol aplear el julia de expertos, Es en esta etapa quo so utliza cualquiera do las herramiontas para la mejora {de proceso (Diagrama de afnidad, Ishikawa, Pareto, Causaidad, Dispersion, Gratica de tendencia, Histograms, et), también se puede ullzar una mezsia de varias de esias herramiontas, La ullzacion de cichas herramientas depende se la camdad y calidad de fos datos que tengamos respecto al problema. Esta etapa debe finaizar con la conclusién do cudl 2s ls causa-ai2 del problema. Efemplo: La demora en ol tempo de oiniacion al usuato tone su causa -ralz en la fata de capaciacion do personal Es importante precisar que en este paso solamente se debe conch en cual fla causa ~ raiz del problema, mas no se dabe defini aun ninguna Je lasacciones que representa Ia solucion del problema, ya que eso se velizara ‘onl siguiente pase, Peso 2: Defic mediante luvia de ideas yo jucio de expertos, las acciones o ‘ctindades que al mplemantare eliminan la causa ~ riz dl problema y por fatale solueona, De esta manera, se procede a elaborar el pian de actividades a realizar, ©5 importante tenor en cuenta que todo plan debe contener lo siguiente + Actividad a realizar deseita en forma resumica 1 Resronsabies dela elecucién dela actividad no necesariaments son los Inismos miembros del equipo de mejora de procesos. + Fecha de inicio ytérmino de cada actividad Los respongables do elecuar las actividades deben estar de acuerdo con las {echas de Inicio y fin deinidos como plazo de ejecucén para cada activa. Contiwando con el ejemplo y el problema de la orentacién al cudadano, y esoues ave nemos Idenificado [a causa ~ ralz del problema, se define las Siguentes actividades: A contnuacion en el cuadro NF 16 muestra o plan de aclvicases. Cuadro N° 16 Plan de actividad comet Fecma da ncio recta Ocha General | soeano16 sesame desencont | 120820 pecoral__|_ Usuario. ood Desarateretpin | Ome) de savanove ecusos sonao18 ecerectacien | FRCS Sparel Fes peraate da ; —_—_— 3 | eecucten at pan | FesPonsatie de!) soesore ounaaore | decapectaciin | Ot? B. Hacer Es a segunda etapa de ciclo PHVA. En asta etapa el responsable del proceso cede seegurer que ls actividades. se ejecuten eficentemante, es Inprescnable mantener motivado @ informado al personal encargado de | sjecutar las actividades. Para ello se debe establecer una comunicacién efactva y dinamica entre el responsable dal proceso y os tabajadores que ejecutan las actividades, ast om con el personal que ejectara e! proceso que esi siendo meprado, ya {ue es este personal el que cambard su rina debigo alos cambies que se Inplanten pare fograr Ia mejexaplanficada, En esta etapa, todos los responsables designados para ejecutar los trabaos| eben roalzat las laroas en las fechas sufalacas én el plan y siguiendo las instrcciones impartdas por el responsable del proceso y la Oficina de / Plarficacién y Medernizacion de la Gestion©. Vorificar En esta etapa al responsable del proceso debe supetvsar a CUMpIRTEALD de ‘ada una de las actividades en ls fechas programadasy ademas que se hayen sjecutado correctamente segin lo planicado. Fara ello, se hace uso de los puntos de verficacisn, que son enregabes, o¢ ‘ceci documentosoragistos, para evdencar que la atvidad ee haya cumpiso. 2 manera elective, Ejomplo: ‘Continuando con e ejemplo de plan para mejorar os lempas de orientacin al \suario, se ha veriicado la implementacin de les tres actividades qu]: ‘onforman ol pian de tabajo, comprobandace que la cogunda acid no ha, ‘do ejeculada de forma correcta y por ello no se coloca el check’. A. ‘ontiuacién, como ejemplo, en el cuadro N° 17 se nussta la verlicacén ‘ontol del cumplimierto de dish plan Ccusdeo N17 control del cumplimiento del plan de actividades, a | Detrias OecOra) oo ‘tana Manual de + | meterce cérer'de sapaaore | istanne | tindenes | Siocon ssn —teeataret” ~ Ore = 2 | “pande | “recaane’ 092018 | asnanote capecctin | _ Manos | ao | fjeuen dei Responsable | tisase | x plan de del proceso 18 | OMOEA chequeo capacactn 5 dotuar En esta etapa, ol responsable dl proceso, debe tomar aociones para corregir «mejorar la ejecucion dl plan, segun lo ientiicado a la etapa verficar el hay retrasoe, sno se han cumple bien las actividades, Las lai pions en i. ‘decucidh del plan son: ‘Actividades planeadas que ro se han cumple, ‘Conover por que no se ha cumpiido. Gorregr ia falta yestablecer un nuevo pazo, {Que el objetivo no se haya logrado. ‘Analzar culos la causa de que ol objetvo no se haya lagrado, usando 0 Diagrama de causa y efecto, una delas heramientas para la mejora e process, ++ Determinar os otros factores que posibiemente tienen mayor Infuercia.411 SET, 2018 11.2 Desarrollo del Plan de Mejoras a 1 Pian de Mejoras, busca ideniicar aquellas oporuridadas que Te pamah al MEF brindar un mejor ben 0 servci Asi, mediante el analisis y revision de los procesos eicos, ientiieados en el Mapeo do Procesos, so formuian espacios de mejor intema con allo impacto en los productos 0 services olrecidos a la ‘usacania y otras enicades pubiicas. ‘Ain de contar con elmarco general del desarrollo ce esta herramienta, se presenta siguiente gratico N" 9, la cual contene las actvicades y los pasos a Segui Grafica N* 9 Flujo para ol Desarrollo del Plan de Mejoras O ee) ———> | Onortunidedes de Mejora 3 a @ E crcrrnasin | Mejoras Priorizadas: \ SE ‘A contnuaclén, $9 detala el andlsis de brachas y priorizacién de mejoras, ‘acthidades para ol cogarrollo del Plan de Mejores del Minstrio en proceso de Iransio al régimen del servicio cv 11.3 Anélisis de Brecha Para la ideniicaclin de opertunidades de mejora, es necesario realizar un lagnéatico de lo dsintos productos 0 servcos vinculados alos procesos cris, »De es orm, el andlsis da brechas implica desarrolar una revision dels cistnios eds que puderan estar alectando negativamente la provisién de productos © Fifvicos, ya eea para un benetcario interna o externa, h ecta context, ol andlsis de la presente seccién se desarralla mediante la EAaterinacin ds beachas Ine clas ncan arn opartuncal conertra,ealiad fete 7 la Kdaniiicacién de opocundades de mejor, pasos que se presentan a ontinuacién: ‘A. Determinacién de brechas E primer paso consiste en determina las derencias entre et quehacer actual el Ministerio los estandares de funcionamiontestsblocids por narmas, los Uutuarios dels productos o servicios otacicos, env ols ctrios pertinenies, Pr elo,ladeterminacion de brechas consist en una revision de los procesos ‘iteos, seleccionados en a herramienta de Mapeo de Procesos, y los productos 0 seracios do los mismos Para realizar el analsis mencionado, prnero es necesariossleccionar de uno ads alnbulos dacada unode ls productos y Senco de cada proceso criieoIdentiieado. La soleccién do los atbutos queda a decision del Ministero, ‘ecomendéndose considerar aquellos de los cuales so dspane de informacion 1808 Ferinente para el proceso ert, ‘Acontnuacin, a manera de ejemplo on l euacro N° 18, se presentan algunos ‘airbus que podrlan ser seleccionados para el andlsi Cusdro W Elemplo de atributos ‘Tempo de | Tlempe promedo en ol cual ol bien 0 servicio ee brndad, Per Eiamplo, tlenceéne | po que oma a atencn a un ciadadan on aca de pats, ‘Casto promedio de la provisién del bien 0 servicio expresado en valor See carey cesar es ceo reece _[ ition o servicio es ontregado @ ts Se ee eran aa aes Spee cee ae ental eee an ee eae Oporunidact: | respuesta répida del Ministerio, Por ejemplo, la emisién de respuestas = Ses iansaarrossisn sonnei ees Caen ee Te oe Se cone | a ae, or oom i coer eee ae Coben Cada uno de los atrbulos seleccionados son consderados a des riveles de analiss:) a expectativa; yi) el estado actual de fos mismes. El primero de ellos nace referencia al estado ideal del atibuto; mientras que el ‘segundo se vincula al desemporo actual del bien 0 servci en relacion al atributo analzade. La informacion que sustenta amboe niveles de andlcis ‘pusde obtenerse de layes,reglamentos, decretes, norma intemas, entrevisia 2 especialisias, estandares iniernos, encuestas Ge salisfaccion @ usuarios, ‘ire ras fuenias de informacin deponibles, Es imgortarte precisar que el esiablecimianto de ambos riveles de andisis \deberd estar determinado por el responsable del proceso critco vinculado al bien o servicio analizado. Ast, ol equipo encargado del Plan de Mejoras debe programar rouniones do trabajo con los rganos y unidades organic fespontables paral recojo de inormacién. Esto permite contar con Informacion mas precisa y perinente dol bien o seri que e analiza |Luego,con ambos niveles de anlisis ientiicados,coresponde el conraste de los mismos para la ideniiicacon de brechas, es dcr, la cferencia ente la texpectaiva de funcionamiento del bien o serio y el quehacer actual del Maictao con respect alos msmos. ‘A {inde facita la determinacion de as brechas, se presenta el siguiente cuacro 'N"19, aloual se sugiere sea empleado en el paso narrado provamente.Cuadro N° 19 Deno] Carrlefstca Demands Esta. ectal | Diora oni | et Serco | él ben o|haca. in| del Meio | ental » ‘incuado al servclo por el| provision del en ia provisin | requerimiento eae promo cid ee Uenowicn, Gel om oy a Gc | eaters atest terda,En tl | axempeto iced etal | ees cal ae c/o in| coe | saad ee proceso | fects, (Por| estado” el representa una | ben o ser. wre," | enlapovelin| tree base on Ny fxs, ompo del bien ola proviin dl fe» atencen, | servi, (Por | bon 0 servio | etc.) jenplo {Por ejemplo, | sin atencién). | Soa ors salsa Se | Sten ec) | et) Sobre las brechas ideniicadas, on especial cuando la expectatva an la rovisdn del ben 0 servicio es superior al estado actual en cicha provision, 9& pera ideritficar problemas en los productos o sercis bindados por el MEF. ASI, $9 espera quo estos problemas sean abordados desde el Plan de Mejora. 8. Identiticacion de oportunidad de mejora Una vez identicadas las brechas en la provisin de ls productos 0 servicios de! Ministero, se contnda con la identfeacion de majoras. Para elo es ecesario star aquellas brechas que representen ferencias enire la ‘xpectatva y el estado actual do-un bien © servicio y que requiaren ser ‘educdas, afin de que el NEF bende un major servicio ala Gudadania w otras fenidades, Logo, sobre la brocha idenificads, se debe detalar el problema que esta ‘genera, asi como las causas que la generan ola mantienen. En atencion a elo, 8 pocble la. formuacion de oportunidades da _mejorar, ast como. su Clasticacion segin el siguiente cuatro N* 20, ‘Cuadro N20 Ccuadto do clasfieacién de mejora ‘mayer acces, dus raneparecia y usa de nfomacén de caad, complet. YYopertung, idclmente sea yentenble sobre i actividad que realza _ oganinacin, . ‘Aiculeciin Ercera a las oporunidades de majoras ua uscan que al Wintero Imersectorial_staazea canalossinsrumantosfrmalespaala socalzacon de nfomacen rire ie partes loresade, de modo que se goranice [a calidad y I ‘porundad de eocahzaron da connie str log a-otes que forma pare de una mama pola, poyesto 9 emprendenta pub co. Eficioncia en Engl a lodae aguas insatvas que coaiyen a que la edad pica ‘Adqulsielones vane con procesos de adquileion de bisnes y servicios que generen aor7 | rape, oportunidad or i Sabi oo OOS prec do Contratacones | sence, y optimzscin del presupuoso destnado ala eaelacedn do ks requeimintos de —__| Gestion CComprende a as oporunades de mr. que damardan ass an Tos Interna ‘Sslomas de gesion en pro de ncrementa ia eloeneia rma det Mistro en | Beneoo dots cletes dectos« nsrocts, tavés dela inoducson Se ___| soticiones del po administatvo, omunicacenatecaligco, err oa. Promocién de Alberpa al conunio do accones realzadas por eniases publcas con la llnversién — Tnaldad de generar las condones mininas necossis para facia ‘eacamignio dal aocor priv, af acoawo a moresdos ¥ ix ivoreon de Captales prvados de actores vinculados al sector enol que 80 encuentran Linmioras dics eniades ‘Comprende todas aquols riclaivaspbleas desinadas a mova’ la racin ‘errs al Ministero y los indviduos, ya sea en su rol de clientes, usuarios © | ‘udadaros, de modo que se garanica n sda corectapeslacion el seic | ‘© entogs del ben, sina tambien fa atstaccin de las expecatias en fvro @ presiacon dl seis © ‘Administrativa_ produccion del bin esprad po el clene riemo oexero, ya sea a parece Ie fedueeén de pete, a optmiactin se loe Sempos demandados por le jecusin de ls actividades cel proceso, Ia rodueelsn de heramorae Tecrelégesso alguna ora aceon sir ‘Aligual queen ol paso anterior, el problems, las causas y las oportunisades de ‘mejora deben sor coordinadas con los responsables de los procesoserlicos \inculados al problema observado.Asimismo, para ol desarrlio deo expuesto '5e sugiee emplear el cuadro N° 21 Cusdro N° 21 nombres) [Dene Omcrpeon Usa de] Mera Teo de frre ade protoma|facores ie | sqieto. que ei, ie oy |rewemane gererdo | genean yer Messe | pads fe Gedo « ta|fecman [panda |ereinkoreta ta| teserpeto econ de | ersria | atar pan | foe ‘cua ene rshas ue marten |eoucorar!_poerada a "ben 0 atten | Ge prions | proba ene Ane Serve,” egsbvanente | entiega, | erfixco | 1a provision de | | cote | Es recomendable que las oportunidades de mejora identicadas sean ‘excluyentos ene st, do martera que Se generen esuttados asin. 14Priorizacién de mejoras Una vez anaizado ol estado actual de los procesos cricns y los preductos 0 services vineuiados a oles, asi como Kentiicadas las oportunidades do major, 2 necesario priotzarlos para su desarolle, As\ esta prorzacién se realza sigulendo los pasos C, Dy €, los mismos que se preventan a continuacienPriorizacién de Oportunidades de Mejora ‘Ain de isontica las mejs-3# que podrian ser prarizadas, se presenta laMatriz (do. prcrizacion. de opotunidades de mejora, Ia cual Brida de manera automaica ol valor de cada una tas mejoras pricrzadas para su posterior Seleccion, A contuacion gn ol cuacro N22 se muesia dcha matric, CCuadro N° 22 Matriz de priovizacién de oportunidades de mejora Pra ol lenado de la matiz, so ha doterminado emplear ls siguientes ‘iteros, vea el sigulente grafico N* 10: Gratico N10 Mapa de Procesos Nivel 2 (Pracedimiento) Plazos para la cevcencia de it mejora| Para la apicacén de estos cteros, se precantan las siguientes defriciones y allemativas de respuesias: ¥ Demanda de recursos [Nivel de recursos cemandados para la apicecién de mejora, 2@ debe tomar fen cuenta que os recursos en analiis no solo son econdmicos, sino tambisn humanos, tecnoligleos, de Infraesinctura, entre offs, expresados. len valor monetaic. Para ese crtero se considera el cuadro N° 23, Teamct | moa damandew | repea dom | eb aamane Tra tw) Keune mee ovate Gece reason a Seon Plazos parala evidencia do la mejora:id | Periodo de tempo en el cual los electos positives y esperados de la misma ‘empiezan a ser evidentes, una vez iniciada laimplemertacionde a mejora. Pra este fn oe han determinado las siguientes alemativas de puntuacisn, do acuerd al euacro N° 24 Cuadro N° 24 os efectos positives Plazes para) En caso Encaso: Encaso fevdenciarios | apiquetamejra, | apique mejor, | apiqu a moje, ‘lectespostvos | los beneisosy | los beneions y lo banetcosy elamajora | elecoe poatiee election postives _elecnsposvos | sauede S2puede soptode | veualzar dent iualzar ylos 2 visudlzar derpute |[delos6 meses fcr deedee! datos 2afos | desde elinci de | ricio de su dee lino do suapicacén | apleaciin su agloacién Nola: Es importante diferenciar lo plazos para visualizer los resultados do tuna mejora, lo cual so intenta determina mediante este citer, de fos plazos de aplicacién de la mejora, mediante fos cuales se establocen los plazos para ejecutary conduct con la mejor. ~ Aiingacién con os cbjatvos estiatigicos Nivel en el que la mojora se alinea 0 aporta al ogo de los objetivos ‘estratégicos actuales del Ministerio, segin el PEI vgente. Este crtaro empl Cusdro N' 25 a siguiente escala de puntuacién sofalada an al cuairo N° 25. ‘Cuadro de puntuacién en Alineacién con Objetive Estratégica Ta meas se encuentra | tana cevertra vinovida al | vinculcién y | abnesda a festatégio del| apenie obetho Ministerio. | indrecto on | eta et objetivo cesvatiges. ¥ Ores eters: te rejraaporin ‘ustancaimente al logo de fos abjetvos. Asi, Ia mejora podria intr en que of bjt 80 lee con. tench y aac, Finalmente, se puede incur otros crtevios que se consider relevanta para la priorzacién de las majoras. Estos nuevos critetios deben eer axciuyertes fontce siy dstinins & los conlemplados a los desatfoladoe praviamente Asimismo, la pertnencia de dicha inclusién debe ser justficeda en la seeciin de Metodologia del Plan de Mejoras, Se recomienda la siguiente scala para determinar las puntuaciones de los efter cuacro N’ 28 muesrala puriuacion en otros cites os identiiados, EICuadro N* 26 Tamejra tne une ‘ta vinulaon con ieeuacén cone ener entice iconticad, a Una vez quo las altornatvas de reepuestashayan sido establacidas, esas 50n promadiadas a fda tener un valor final que faclte a ploceén de fa mmolera prionzada. Ast, caéa critero ingress a una sumatoria y division tnt la cantisad de enerios empleados. (OR PE + promeci(A0E) +06 Valor promedi . En donde: DA. = Demand de recursos PE. = Plazos para evidencar los elects pass de la mejora AOE = Alineacién con os cbjetivesestratégieos OC = Ore citer Lego, £2 selecclona las tres majoras que tionen el puntsle mais ato de los resultados. En caso ea haya brindado un puntaje simiar para mas de tes mejores, la entidad selecconard las que, a su consideracion, sean las mas Televantes, Esla seleccion debe ser sustentaca en la seccién Presentacin do lae opartunidades de mejor priorizada dol Informe del Plan de Mojocas. Las tres mejoras privizadas y las demas identcadas son sistomatizadas de seuerca al cuacro N27, Cusdro N° 27. Este cuzcro de sstematzacion se adjunta al inlorme de Ptan de Mejoras en la seccidn de Listad de Oportundades de mejor identiicadasD. Determinaclén ce Majoras Priorizadae Cada una de las mejras priorizadas debe ser dealada en la siguiente cha, la ‘misma que pera tenor mayor clardad sobre la majora selecconada: A ccntinuacién en el cuadro N’ 28 muestra a ficha de oportunidad de mejora @ tian. ‘Cuadro N° 28 Ficha de Oportunidad de Mejora Pricrizada see = Som] a vez que las mejoras an sido prorzadas, se debe selecciona la mejora ue a su consideracin, tone mayor potencal para ganstar una mijora en su bncidn al ciudadano o beneician, asi como relevancia politica y social. entre ots erterosrelevantes para la entidad,MINISTERIO DE ECONOMIA ¥ FINANZASem ANEXO EJEMPLO “MAPA DE PROCESOS”oroeisnes ae"Fa con pp esas wTEHI COO Ia] Rvsann racnean op moana Kewour6es 206010 TEAST Bp URPRURSTS TOES wer wean agora Tae SERED] reed sp scnelaigkasoereaid “sp vgomu Sars C0 109 ‘Sens @ uposaBno® kupeesae HENNE ¥O%DIO| Dun veseienae Kupcegoe vemRMHy 2020303 204 We tower Kupowsase Vapemaies 0Z0103 ‘sas seuamaeg op uanenenDe ava rOVOL0a sp upoemuepon ‘obedes Fem sna op onanmntag upaanoyeIOTO "Ona WaGRd OP LRDEIENGAeHRUONS 20110] comeodo Keatoienta| ‘neqweavelg 10103 roaAiaa wasaa me wnRRUED 1910108) ZAIN OD1DZLVULSA OSIIONd NOINVDIYOVSAG O1dIW3l3 TA3AIN‘seonena sommoey 3p UOnseD, e1epupoeneng 0 FO spugeeo zoom epugaaueises toro TA3AIN 073AIN TWNOISIW OS3D0Ud NOIDVDANOVSIG O1dWaraovata od span aris K sume ap sevapn ws POROUS ‘semourul epee op upSEnaRS fe OmGHU EDEOPOS weneus sp ugmag cos soveuni coat ‘spugnses 20-0 sowonuy sonnensiupy sosinoey op uoNs95 ‘F0'S ‘io sores SounGEPUpERENDD TOFS epupteen 19 10S uawoaseay @ wpeu=ta OOS Z73AIN T13AIN _ O13AIN ALYOdOS 3d OSADOUd NOIVSaNOVSIG Oda