Capítulo 1: Origen del secretariado

Nadie sabe exactamente cómo y cuándo aparecieron los secretarios. Estos

surgieron como una consecuencia natural la necesidad que tiene una persona
prominente de alguien en quien poder confiar sus asuntos confidenciales y que
puedan actuar en beneficio de su jefe.

En las distintas civilizaciones y épocas se encuentran rasgos y situaciones que

nos llevan a conocer el pasado del hombre que desempeñaron labores de carácter
secretarial sin recibir el nombre se secretarios.

Estos hombres tuvieron mucha importancia y llegaron a construir una verdadera

clase social a la cual se les llamo ESCRIBAS, COPISTAS, EMANUECES,
ESCRIBANOS O SECRETARIOS, es decir, que estos profesionales dieron sus
primeros pasos junto al inicio de la civilización, primero como proclamadores
públicos y luego como escribas.

Entre los escribas romanos podemos destacar a Tirón, nacido en Roma, en el año
93 a.c. gracias a su inteligencia e interés por los estudios despertó gran
estimación amo Cicerón.

La importancia de Tirón radica en su intervención de las notas Tironianas, un

sistema taquigráfico muy seguro y rápido en su época.

En los comienzos de la época moderna los nobles tenían secretarios

(generalmente hombres) y se les elegía el dominio de varios idiomas, entre ellos el
latín. La importancia enorme de estos secretarios, puede resumirse en dos
aspectos como consejeros, es decir, integraban los consejos de administración y
del estado del reino; y como autoridad de sus escritos, que no podían ser
alterados, sino por el propio rey.

Pronto nace el comercio desarrollado por hombres dotados de una gran

inteligencia y voluntad. Se conocen como "Mercaderes" y se les designa
"comerciantes" por dedicarse al transporte de las mercaderías. Estos hombres
necesitaron igual que el rey de consejeros nace así el secretariado comercial para
diferenciarlo del secretario del estado. Ambos cumplen iguales funciones que se
han mantenido hasta nuestros días.

Capítulo 2: El secretariado en la actualidad

El secretariado ejerce una actividad de enorme importancia dentro del ámbito

comercial, mercantil, administrativo y de ejecución; por que es un asistente
ejecutivo que posee el dominio completo de las técnicas de la oficina que
demuestra capacidad para asumir responsabilidad que su jefe le ha delegado, con
gran iniciativa en las labores diarias, aplicando el sentido común para emitir un

1
juicio acertado en los asuntos cotidianos y tomando decisiones dentro del margen
de autoridad que se le ha asignado.

Por ello es indispensable que el secretario posea capacidades intelectuales,

disposición dinámica, seguridad personal, criterio adecuado y personalidad, etc.

Acorde en las funciones y características peculiares de la actividad que puede

desempeñar el secretario, puede clasificarse en Secretario Ejecutivo,
Administrativo, Comercial, Bilingüe, Computacional, etc.

SECRETARIADO EJECUTIVO: Constituye un elemento de mayor importancia en

cuanto a la mayor responsabilidad, injerencia y autoridad que posee en el manejo
de los asuntos, negocios y actividades propias de una empresa o entidad. Actúa a
nombre propio y a nivel de jefatura en las diversas acciones dinámicas como:
compra, venta, contrataciones, etc.

Posee una formación idónea, conociendo de la redacción, administración de

personal y empresa, técnicas de oficina, publicidad, derecho comercial y derecho
administrativo, relaciones públicas, relaciones humanas y un elevado grado
cultural.

Por su formación y calidad laboral resulta un elemento importante en la forma y

toma de decisiones, organización y planificación de la empresa. En suma es un
ejecutivo más.

SECRETARIADO ADMINISTRATIVO: Es el funcionario que asesora al jefe en las

decisiones laborales y actividades administrativas de una empresa o servicio
público, semifiscal o municipal.

Maneja la correspondencia, archiva, informa, atiende el público, conecta al jefe

con otros funcionarios, etc.

SECRETARIO COMERCIAL: Es la persona que colabora y asesora en las

actividades mercantiles, comerciales o profesionales a su jefe inmediato.
Completamente las labores, sugiere y actúa en nombre de su jefe o superior.
Debe poseer una preparación técnica y profesional adecuada a sus funciones,
redactar eficientemente la correspondencia comercial y de otra índole; manejar las
comunicaciones en forma expedita; tener habilidad y destreza dactilográfica y
taquigráfica.

SECRETARIADO BILINGÜE: Es el secretario poseedor de una adecuada

preparación técnica, domina los idiomas, que emplea que cada una de sus labores
peculiares: Castellano-ingles, castellano-francés, castellano-alemán, etc.

SECRETARIADO RECEPCIONISTA: Las cualidades más sobresalientes que

posee el secretario recepcionista es la cortesía, la amabilidad; además de un

2
amplio conocimiento de las relaciones públicas, pues mantiene un contacto directo
con el público.

SECRETARIADO DACTILOGRAFO: Debe ser un experto mecanografiar todo tipo

de documento que circula dentro de la empresa, al igual que la que envía al
exterior.

SECRETARIADO TAQUIGRAFO: Es la persona diestra en el manejo de tomar

notas al momento en que la persona las dicta. Las notas son tomadas en algunos
de los sistemas taquigráficos conocidos.

SECRETARIADO COMPUTACIONAL: Debe ser experto en esta área, porque

además de manejar la correspondencia interior como al exterior, debe conocer y
trabajar archivos y sistemas computacionales que posea la empresa.

Capítulo 3: Formación del secretario

Es la formación del secretario se deben considerar las capacidades técnicas y las

cualidades humanas que forman la personalidad del individuo.

Las capacidades técnicas se aprenden, en cambio las de la personalidad se van

formando poco a poco, durante la infancia, para afirmarse en la adolescencia y la
juventud.

La personalidad de cada individuo depende de infinitas circunstancias

ambientales, como son: la salud, el entorno que rodea al individuo, de los padres,
de las amistades, de las aspiraciones, de las frustraciones, etc. De esta manera,
se deduce que la personalidad es posible de modificarla con voluntad y
perseverancia.

El alumno de secretariado debe tener en cuenta que es de vital importancia

singular si se tiene en cuenta que de ellas depende principalmente el desempeño
correcto de aquellas funciones complementarias que no se apoyan con
conocimientos tecnológicos y que, sin embargo, son necesarios para asumir las
labores propias del perfecto secretario.

Por ejemplo: Carolina Moncada decide aprender alemán, porque es el

conocimiento de tal idioma es una estrategia política en la empresa donde quiere
ingresar. Se trata de un factor eminentemente tecnológico. Pero, la condición que
impone la empresa a la aspirante Carolina es de tener un elevado sentido de la
responsabilidad o acreditar facilidades para tomar decisiones por su cuenta en
determinado momento, no cabe duda de que esta característica no tiene nada de
tecnología y que además resulta difícil de adquirir si no ha sabido desarrollarla
convenientemente cuando era posible hacerlo.

3
 La secretaria que consiga destacarse por sus valores, no solo afianzara su
puesto de trabajo y conseguirá una interesante remuneración, sino probablemente
será disputada por otras empresas de la competencia. En el supuesto de que
sobresalgan sus conocimientos, su iniciativa y el sentido de la responsabilidad,
quizás se reconozcan tales méritos y tal vez llegara al medio ejecutivo, en donde
si se esfuerza, es posible que pueda lograr un puesto en el directorio.

Capítulo 4: La personalidad

La personalidad humana es un modo de ser permanentemente y sistemático del

individuo, se forman de comportamiento y reacciones frente a las diversas
circunstancias de la vida.

La personalidad es el reflejo del YO interno frente a los demás ahi se revela por
la conducta total del individuo, u por las reacciones de los demás ante esa
conducta. Este impacto de la conducta de una persona, hace que los demás
reaccionen ante ella favorablemente o desfavorablemente.

Los componentes fundamentales de la personalidad es la capacidad de

adaptarse con igual facilidad de los tipos más variados de situaciones, y saber
actuar de la mejor manera que mejor satisfaga a los demás y a uno mismo. La
persona que ha aprendido a comportarse adecuadamente en todas las
circunstancias de su vida habrá conseguido desarrollar una personalidad eficiente.

Los componentes fundamentales de la personalidad son factores de índole

fisonómico y síquico y los encontramos en la descripción de cada persona, los
detalles, los rasgos, las características y pautas de comportamiento que lo
caracterizan pueden clasificarse en general, dentro de ciertos aspectos: físicos,
intelectuales, emotivos, sociales y el sistema de valores que constituyen las
características de la personalidad y de los cuales se desprenden otros de gran
importancia que enriquecen cualitativa y cuantitativamente los niveles y grados de
personalidad y en su mayoría son de índole sicológica.

Para instalar un adecuado estudio y mejorar la personalidad, revisaremos

preliminarmente los aspectos síquicos que inciden en la personalidad y son la
base de los nombrados anteriormente.

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a) LOS INSTINTOS: Constituyen un conjunto completo de reacciones
hereditarias, o sea, toda actividad que entra en juego espontáneamente, sin
reflexión, experiencias o educación y son de condición innata. Los instintos más
importantes son: el de la propia conservación, el de la nutrición, el sexual, el
maternal, etc.

b) LA HERENCIA: Es un factor de orden interno que se perfila con una

proyección de características físicas y somáticas (estructura de cuerpo) que se
advierten de una generación a otra, características biológicas concretas como el
color del cabello, de los ojos, color de la tez, etc.

c) EL AMBIENTE O MEDIO: Es un factor externo que constituye a determinar

actitudes humanas frente a determinadas situaciones y circunstancias. El medio
proporciona valores naturales, sociales y culturales existentes en el lugar y un
momento determinado que influye en el lugar y un momento determinado que
influye en la vida material y sicológica del individuo (ambiente intelectual, ambiente
peligroso, etc.).

d) LOS HABITOS: Son modalidades por actos repetidos de diversa índole, que
constituye un conjunto de disposiciones que tienden a suministrar a la
personalidad variadas cualidades a un individuo y que por adquiridas dependen de
cada persona y de la preocupación que ponga este en adquirirlo y perfeccionarlo
(hábitos higiénicos, de estudio, etc.).

e) LOS MODALES: Son maneras que se expresan en el lenguaje, trato,

reacción, ademanes, gestos o comportamientos de un individuo frente a las
diversas situaciones de la vida (modales bruscos, modales refinados).

f) LOS GUSTOS: Son preferencias de naturaleza adquirida, hacia ciertos

elementos y cosas que en alguna circunstancia se han conocido, pueden ser
preferencias por la música, prendas de vestir, etc.

g) LAS FOBIAS: Son reacciones de aversión de gran intensidad de parte de un

individuo ante determinados estímulos externos como: la oscuridad (nictofobia),
encierro (claustrofobia), miedo al precipicio (cremofobia), a la altura (acrofobia),
etc.

h) LAS ACTITUDES: Son formas de costumbre, disposiciones mentales hacia

una experiencia, tarea o modo de vida, ya sea positiva o negativa, de aceptación o
rechazo hacia estas situaciones.

i) EL CRITERIO: Es el de menor grado de idoneidad que manifiesta una

persona para emitir juicios e ideas frente a determinadas circunstancias.

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j) EL TALENTO: Es la capacidad natural que tiene un individuo que unido a la
adquisición de ciertos conocimientos le permiten alcanzar un desarrollo y grado de
pericia en una actividad específica (literatura, pintura, artesanía, etc.).

k) LA APTITUD: Son síntomas de capacidad para adquirir algún conocimiento

o habilidad para aprender o ejecutar algo, a través de un entrenamiento.

l) LA AFECTIVIDAD: Es la capacidad de reaccionar emotivamente frente a

cosas, situaciones o personas. La reacción puede ser emoción (miedo, cólera,
afecto), de sentimiento (crueldad, mentira, odio, lealtad), de pasión (que se
traduce en una reacción absorbente).

m) LAS ASPIRACIONES: Son deseos permanentes de un individuo tendiente al

logro de un objetivo. Pueden ser aspiraciones sociales políticas, laborales,
religiosas, económicas, etc.

n) EL CARÁCTER: Es el conjunto de rasgos síquicos del individuo, maneras

habituales de sentir y reaccionar propias de cada uno.

ñ) LA INTELIGENCIA: La constituye una capacidad creadora dinámica potencial

para actuar frente a situaciones, problemáticas y alcanzar objetivos, fines o metas.

Capítulo 5: La personalidad y sus importantes aspectos

Los aspectos que tienen gran incidencia en la formación del secretario, para que
se desenvuelvan apropiadamente en su trabajo son:

· Físicos

· Intelectuales

· Emotivos

. Sociales

· Valores

· Trabajo

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ASPECTOS FISICOS: La complexión o constitución, al tipo corporal, los rasgos, la
manera de vestirse, la apariencia física de la persona y corresponde al aspecto de
orden fisonómico.

El organismo humano sufre desgaste y los cuidados y malos tratos que se le

proporcionan pueden retardar o acelerar su gradual desgaste, por eso una de las
cualidades humanas más importantes es el bienestar físico o la salud que es la
base para realizar con buen rendimiento y agrado cualquiera de las actividades a
que se dedique.

Por lo antes mencionado es necesario que periódicamente se efectúe revisiones

médicas con un facultativo de medicina general, quién podrá ser descubrir
pequeños síntomas que el paciente desconozca. Estos ligeros padecimientos,
aunque no sean graves, pueden debilitar su energía y sobrecargar otros órganos
del cuerpo. Casi todas las enfermedades graves puedes tratarse con mucha
facilidad si se descubren en sus comienzos.

Preocúpese además del cuidado de los ojos, oídos y dientes. La buena vista es un
don inapreciable y debe conservarse sometiéndola a exámenes anuales. Si se
necesitan lentes, deben usarse con constancia.

Los oídos también requieren atenciones y cuidados regulares. Manténgalos

aseados y no se introduzcan en ellos objetos punzantes para extraer el cerumen,
pues puede dañarlos en forma irreparable.

El cuidado y aseo de los dientes es importante, no solo debe cepillarlos, sino que
debe hacerlo bien. Con un cepillo blando, dentífrico adecuado, cepillar de abajo
hacia arriba tantos minutos como sea necesario (3 a 5 minutos) para eliminar
impurezas, también es recomendables usar hilo dental. El mal aliento (halitosis) se
produce por la acumulación de bacterias en el interior de la boca. El secreto de
una sonrisa perfecta son unos dientes sanos y blancos.

Capítulo 6: La higiene:

Es uno de los aspectos más importantes que ayuda a mantener la salud, pues
manteniendo el cuerpo limpio se previenen innumerables enfermedades.

Para mantener una higiene adecuada todo individuo debe:

Bañarse diariamente (ducha, tina o por partes) Usar jabón adecuado Lavarse
como mínimo dos veces por semana el cabello. Solucionar problemas del cabello
(caspa, alopecia) Cepillar los dientes después de cada comida, para evitar las
caries y el mal aliento. Lavarse las manos después de casa vez que se va al baño.
Lavarse diariamente los pies. Secarlos bien para evitar los hongos.

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Después de asearse convenientemente es necesario efectuar algunas
operaciones que ayudan a mantener el aseo y el buen estado corporal, algunas de
estas son:

1. Depilar periódicamente axilas y piernas.

2. Usar aceite emulsionado o hidratante para el cuerpo, después del baño.

3. Usar un desodorante adecuado para controlar la transpiración.

4. Mantener las manos impecables y presentables.

5. Repara inmediatamente el resquebramiento de las uñas y esmalte de estas.

6. Evitar mordisquearse las uñas y padrastros.

7. Cortarse periódicamente el cabello.

8. Peinar adecuadamente el cabello, tomando en cuenta la moda y forma del

rostro.

9. Perfumarse discretamente.

10. Si se maquilla, hágalo en forma discreta y de acuerdo con su vestuario.

Capítulo 7: La dieta

Es el tipo de alimentación que sigue una persona para regular o disminuir los
alimentos, bebidas y comer de un modo racional. En efecto, una dieta equilibrada
es absolutamente imprescindible para gozar de una buena salud.

Para la nutrición de nuestro organismo se requieren alimentos nutritivos que

proporcionen proteínas, carbohidratos, minerales, vitaminas, etc. Estos nutrientes
aportan calor y energía al cuerpo que sirven para completar y renovar los tejidos
corporales y para regular las funciones específicas y los aportes de los nutrientes
señalados anteriormente.

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 LAS PROTEINAS: Proporcionan los elementos para la formación o recuperación
de los tejidos.

LOS CARBOHIDRATOS: Proporcionan energía, pero cuando se consumen en

cantidades excesivas se almacenan en forma de grasa.

LA GRASA: También proporcionan energía y calorías al organismo y si se

ingieren en grandes cantidades se almacenan en el cuerpo igual que los
carbohidratos.

LOS MINERALES: Constituyen en la salud corporal, regulando la irritabilidad

del sistema nervioso, fortaleciendo los huesos y dientes, participando en la
formación de hemoglobina y controlar el funcionamiento de algunas glándulas.

LAS VITAMINAS: Son esenciales para el crecimiento y la salud algunas de

estas pueden obtenerse químicamente, pero las naturales son las mejores
fuentes.

EL AGUA: Es necesario para todas las funciones orgánicas, es un elemento

simple, pero el más importante del organismo vivo.

El adecuado equilibrio diario de la dieta alimenticia es fundamental para el buen

funcionamiento del cuerpo. Cuando se altera esta se transforman todas las
funciones, no se evacua con la regularidad los deshechos, se sobrecargan el
trabajo de algunos órganos otros permanecen inactivos.

Para mantener una dieta equilibrada es necesario consumir alimentos de los cinco
grupos, que están conformados por los siguientes elementos:

GRUPO 1: leche, mantequilla, huevos, yogurt, etc.

GRUPO 2: carnes, pescados y mariscos, etc.

GRUPO 3: frutas y verduras.

GRUPO 4: legumbres, fideos, harinas, etc.

GRUPO 5: bebidas y dulces.

Como la salud física y mental está estrechamente relacionada, trate de evitar los
problemas emocionales a la hora de comer. Si le es posible, relájese durante
algún tiempo después de las comidas. Deje a un lado los problemas en esos
momentos para que no se le entorpezca su digestión.

Para evitar la obesidad, cada persona debe determinar su peso, según su altura,
edad y corpulencia. Aunque en algunos casos la obesidad es producto de un

9
desequilibrio glandular, casi siempre esa es consecuencia de comer en exceso. El
peso excesivo supone una carga adicional para los órganos vitales, especialmente
para el corazón. En efecto la obesidad es el origen de muchas enfermedades en
adultos y ancianos.

Recuerde, es más fácil bajar tres kilos, que diez, entonces no espere que se
acumulen.

Capítulo 8: Normas de cortesía y presentaciones( Imagen Ejecutiva)

8.1- NORMAS DE CORTESIA EN LA MESA:

Con el cuidado que ponga una persona en la mesa, se revela el grado de

educación de una persona.

De la educación que se tenga en él hogar depende la conducta que se tenga en el

futuro.

- Lávese las manos antes de cada comida.

- Los cubiertos se ubican según el orden en que se usarán.

- El plato del pan se ubica a la izquierda.

- Las copas o vasos se ponen a la derecha.

- No se deben apoyar los codos sobre la mesa.

- Se sirve por la izquierda y se retira por la derecha.

- La servilleta se usa antes y después de beber agua y al final de la comida.

- Nunca debe llevarse el cuchillo a la boca.

- Evítese comer con demasiada prisa o con demasiada lentitud.

- Es impropio oler, soplar las comidas o bebidas, lo mismo que hacer ruidos
al ingerir estos alimentos.

- Al terminar, los cubiertos de dejan sobre el plato, en forma diagonal, con los
mangos hacia el comensal.

- Los platos usados se retiran uno a uno, nunca se amontonan.

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8.2- PRESENTACIONES Y ASISTENCIA A ACTOS SOCIALES:

Ayuda mucho a conocer los principales aspectos de estas actividades pues

cualquier persona se mantiene tranquila al no tener la preocupación de cometer
errores y disfrutará la permanencia en el lugar. Cada vez que tenga oportunidad
practique las siguientes reglas:

- La persona más joven es presentada a la mayor, la de menos jerarquía es

presentada a la de más jerarquía.

- Ser cortes es respetar al prójimo, el saludo con beso y el tú se reservarán

exclusivamente para las amistades.

- En una reunión social ningún hombre permanece sentado si hay una dama
de pie.

- Fumar en lugares públicos ha adquirido mala reputación.

- El varón al sentarse no debe dejar ver la totalidad del calcetín.

- El hombre puede pararse con una mano en el bolsillo de la chaqueta o

pantalón, pero nunca las dos manos en los bolsillos.

- Las damas deben sentarse cómodamente, con ambas piernas hacia un

costado, con las manos sobre el regazo.

- Al estornudar, se debe proteger la boca con un pañuelo.

- En un evento social se debe usar pañuelos blancos y de géneros.

- La vestimenta apropiada para un cóctel es una atenida sencilla.

- En una oficina en encargado y/o profesional debe levantarse para recibir o

despedir a sus clientes o visitas.

- El invitado educado llega con puntualidad y se retira a la hora determinado

o prudente.

- El varón es quien debe abrir puertas a su compañera o acompañante, ya

sea para entrar o salir.

- Las miradas furtivas al reloj, los ojos semi entonados o el bostezo apenas
disimulado, son una falta de educación, igual para el dueño de casa, como para el
invitado.

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Capítulo 9: Equilibrio emocional

El equilibrio emocional es un aspecto muy importante en el funcionamiento de una

oficina, pues el hombre es un ser eminentemente social y el contacto que se
produce en esta socialización es la base se las RELACIONES HUMANAS, pues
estas son el enlace existencial entre las personas con el objetivo de comunicar y
repartir sus sentimientos, emociones, inquietudes e ideales.

Las relaciones humanas en el trabajo son la integración de actividad en una

situación de trabajo de maneras que los empleados se motiven en forma
productiva.

Algunas se las principales necesidades humanas en la oficina son:

- Necesidad de seguridad

- Necesidad de aceptación

- Necesidad de reconocimiento

- Necesidad de contribuir

- Necesidad de sentirse necesario

NECESIDAD DE SEGURIDAD: Toda persona necesita sentirse segura, social,

mental y físicamente. Para vivir y trabajar bien con otras personas, la gente
precisa sentir que no esta amenazada. En la oficina, este sentimiento de
seguridad resulta el éxito y la autoconfianza que podamos sentir.

NECESIDAD DE ACEPTACION: A la gente no gusta estar sola, por eso, trata de

identificarse con un grupo o con una organización. En la oficina, cada empleado
gusta sentir que es miembro de la compañía, que es aceptado por sus
compañeros y que a estos le es grato trabajar con él. La productividad de una
persona disminuye cuando se siente rechazada por los demás.

NECESIDAD DE RECONOCIMIENTO: Para cualquier persona resulta

imprescindible pensar bien en sí misma y saber que los demás piensen bien de
ella. En la oficina el reconocimiento puede manifestarse por medio de una sonrisa
de aprobación, de un elogio por el trabajo bien realizado, de un premio económico,
de un ascenso, de una responsabilidad adicional, o simplemente mediante una
prueba concreta de amistad. La necesidad de reconocimiento hace que toda
persona se sienta complacida cuando se le llama por su nombre, cuando se
aprecian sus habilidades especiales y cuando se le elogia por haber efectuado un
buen trabajo.

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NECESIDAD DE CONTRIBUIR: La necesidad de producir algo beneficioso para
todos constituye un deseo psicológico, un empleo de oficina siente satisfacción al
producir trabajo que, directa o indirectamente beneficia a su jefe, a sus clientes o a
sus compañeros.

NECESIDAD DE SENTIRSE NECESARIO: El sentirse necesario es un deseo

básico del ser humano. Aunque el trabajo de una persona no tenga gran
trascendencia necesita pensar que su trabajo es importante y necesario. En la
oficina, al igual que en todo sitio donde la gente trabaja junta, cada empleado
necesita sentir que su trabajo contribuye a lograr los objetivos generales de la
compañía.

Capítulo 10: El trabajo

Es la forma más común de servir a otros y obtener lo necesario para satisfacer

nuestras necesidades. Es el factor productivo básico que consiste el esfuerzo
humano aplicado a la producción de riquezas.

El trabajo humano se basa en el esfuerzo físico, la aptitud y la habilidad intelectual

y artística del hombre. La remuneración de este factor es el SALARIO, el cual se
determina en el mercado del trabajo entre la oferta y la demanda.

El trabajo se puede mirar desde muchos ángulos económicos, políticos, sociales,

etc., sin embargo, una de las facetas más importantes es la ética. Hay personas
que trabajan porque si. El trabajo carece de valor constructivo en lo personal; es
parte mecánica de un proceso productor; el hombre se ha convertido en una
máquina. Es exigencia imperativa que el fin de su trabajo sea noble y pueda
enriquecer la personalidad des que lo realiza.

10.1.- CUALIDADES DE TRABAJO

El cargo de secretario no está ajeno a la solicitud de ciertas características que

debe poseer todo empleado que tenga este título, entre las más importantes
están:

EXACTITUD: Es la ausencia de errores en el trabajo. La exactitud es fundamental

y es la base del trabajo de un secretario: las cartas deben transcribirse sin errores
ortográficos, con una puntuación y estilo correcto, proporcionar información exacta
a los que llaman por teléfono o visitan la empresa; las cartas y documentos deben
archivarse bien, pues es un documento mal archivado se puede dar por perdido;
tomar bien los datos de las citas que se efectúan; las cuentas se llevaran
correctamente; los gráficos se dibujaran con precisión y los diversos asuntos
confidenciales se manejaran con tino.

ORGANIZACIÓN: Para organizar el trabajo de oficina es preciso realizarlo;

especificar materialmente sus partes y esto se lograra al conocer detalladamente

13
la rutina de oficina, o sea, las actividades propias de ésta y el tiempo que nos
llevara a efectuarlo. Evitar toda interrupción, teniendo a mano el material y la
información, no cambiar de trabajo sin terminar el anterior.

LEALTAD (FIDELIDAD): El empleado de una empresa debe ser leal desde el

primer día en que empieza a trabajar en la empresa y fiel al proteger su
información sin divulgarla.

10.2 Cómo clasificar los archivos.

La oficina es el lugar donde las secretarias deberán realizar sus funciones de la

mejor manera, para ello tienen diferentes responsabilidades, entre ellas, la
clasificación y el archivo de toda la documentación que ingresa, que sale, que
tienen movimiento dentro de la oficina.

Para esta tarea de clasificación de archivos, existen numerosas maneras de

organizarse y de archivar la documentación, dependiendo del rubro y la actividad
que tenga la oficina, pero para todas en general, existen métodos básicos de
clasificación y archivo que conoceremos en esta oportunidad.

- El archivo tiene como función básica ofrecer fácil acceso y el de guardar la

documentación de acuerdo a la importancia que tiene por el tiempo que sea
necesario.

- Los básicos son los Archivos Generales, Archivos Alfabéticos, Archivos

Numéricos, Archivos Alfa Numéricos.

- Los archivos pueden realizados en estantes con archivadores de palanca,

folders, o separadores, y si usted tiene suficiente documentación es mejor utilizar
un mueble gavetero, donde se pueda guardar la información en folders o
subarchivos,

- El sistema alfabético es como su nombre lo indica, se ordena de acuerdo a la

letra inicial o al nombre del documento, que coincida con la letra del alfabeto; por
ejemplo si la oficina es de un negocio de venta de galletas, tendrá un proveedor y
un comprador que deben tener archivos separados, si el cliente o el proveedor
tienen un nombre que empieza con la letra “A” usted lo archivará en la letra “A” de
su gavetero y así en forma sucesiva, de la misma manera con los compradores,
ambos en archivos separados; en la parte seleccionada para el cliente usted
colocará el archivo de todo lo referente a él, como ser fechas de compra, fechas
de entrega, fechas de pagos, documentos en general; en la parte interior del
gavetero o archivador deberá colocar una guía para indicar los archivos que se
guardan en el gavetero, por ejemplo en la letra “A” se guardan a las empresas:
Abdías, América, etc.,

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- El sistema numérico, usa números en vez de usar el alfabeto, generalmente se
usa para clasificar por años, luego los meses y los días, son muy útiles para
realizar cualquier tipo de archivo especialmente financiero; si va a usar los
números consecutivos puede asignarlos de acuerdo a la llegada de documentos o
de importancia, al igual que para el archivo alfabético usted necesitará colocar una
hoja de control o guía donde indique el orden de archivo y lo que se archiva en él.

- El archivo alfanumérico es una combinación de ambos sistemas por ejemplo: A-

1, A-2, A-100, etc.; pueden ser también 1-A, 1-B, 1-C, etc., para la orientación de
las personas que lo usan debe contener la hoja de control o guía.

- El archivo General está destinado para aquella documentación que no está

inmersa en las funciones de la empresa y que no guardan relación directa, pero
que si deben ser archivadas; por ejemplo pueden ser oficios recibidos para
contribuir a la mejora de un jardín, etc. entonces usted podrá optar por archivar en
correspondencia recibida dentro de un sistema de archivo escogido, del mismo
modo para la correspondencia que sale de la oficina y no hay relación directa con
algún proveedor o comprador, usted la archivará en correspondencia saliente y de
igual manera bajo el sistema elegido.

- En cada sistema de archivo debe tener una hoja de control o guía y un libro de
registro de préstamos de documentos, dónde puedan firmar las personas que lo
usan y quede la constancia de la entrega o devolución.

También puede usted crear su propio archivo, bajo su criterio y necesidad de

acuerdo al rubro al que se dedica la empresa, pero en una oficina bien organizada
siempre debe existir un sistema de archivo que facilite ubicar la documentación y
sobre todo para no llenar el escritorio de una torre de papeles.

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Capítulo 11:Informática e Internet

Diferenciar los elementos del sistema informático

Cómo usar la computadora

1. Introducción
2. Partes principales de un computador
3. La tecnología y la computadora
4. Recursos para intercambiar información con la PC
5. Recursos para convertir información en material impreso
6. Recursos para utilizar la información audiovisual, de la computadora
7. Recursos para intercambiar información audiovisual con la
computadora
8. Los CD y sus múltiples funciones
9. Conclusión

I) Introducción

En los inicios de la invención de la computadora esta fue tomada como un recurso

de lujo, y al principio, era muy monopolizado y reservado el uso de la
computadora, a los empresarios, las grandes industrias, los profesionales, y las
personas que quisieran darse el lujo de tener una computadora.
Pero los tiempos han cambiado, y la era de la computadora está bombardeando a
todos los niveles y sectores de la sociedad, las escuelas, las universidades, los
lugares de trabajo, los lugares de ocio, y aun hasta las amas de casa, se están
interesando en el uso de la computadora.

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El Internet, y la ampliada variedad de ofrecimientos que le brinda al consumidor,
ha abierto todas las puertas, para que la realidad de la computadora, llegue hasta
el hogar y en todo lugar sea un éxito total.
Por ello es imprescindible de que toda persona, conozca el uso que se le puede
dar a la computadora, y todos los mas variados recursos disponibles, para darle
un mayor uso, a esta herramienta de trabajo, de ocio, y de crecimiento tecnológico
e intelectual.

II) Partes principales de un computador

La computadora básicamente, tiene Monitor, CPU, Mouse y un Teclado.

Para tener una computadora donde escribir y hacer diferentes trabajos, solamente
se necesita tener un monitor, un mouse, un teclado y un cpu.
EL CPU: Es el cerebro de la Computadora, básicamente, en el se almacena y
procesa todo el contenido, de la PC.
El Monitor: Es el Proyector de la Imagen de la PC.
Teclado y Mouse: Son dos herramientas útiles para que podamos interactuar con
la información contenida en la PC. A través de ellos, podemos accesar a cada
una de las partes de la PC.

III) La tecnología y la computadora

La tecnología del computador ha avanzado, con el transcurrir del tiempo, y las

nuevas tecnologías, van ampliando los conocimientos de computación, pero,
también otras ramas del conocimiento tecnológico han ido creciendo, tales como
por ejemplo la electrónica, la cual, ha estado caminando en continuo desarrollo, y
esto ha generado, grandes cambios tecnológicos, en todas la áreas de la vida.
Esos constantes avances, han incentivado al mercado, a la ciencia, a la
educación, a la economía, y a todos los aspectos de la vida humana, a ir de la
mano, con los últimos avances tecnológicos, y esta armonía, entre los dos ramos,
la informática y la electrónica, y otras tecnologías semejantes, han hecho del
mundo de la computación, un macrocosmo, donde todo está entrelazado, y todo
puede caminar de la mano, y todo puede adaptarse a otros tipos de tecnologías.

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La tecnología audio, visual, audio visual, escrita, y de todas las formas y estilos de
informaciones, pueden tener un destino común (la computadora), bien sea para
su uso, distribución, producción, reproducción, comercialización, edición, o
cualquier otro tipo de uso o procedimiento.
Es por ello, que necesitamos comprender acerca del mundo de la computación y
sus múltiples usos.
A continuación, conozcamos de cerca otros usos que podemos darle al
computador, y los diferentes recursos que podemos usar, para interactuar con
todos los medios tecnológicos disponibles.
Conozcamos algunos equipos, recursos y herramientas que podemos usar para
darle mayor utilidad al computador, y estudiemos algunas de sus características:
Otros recursos, herramientas útiles para darle mayor uso a la computadora:
CD
DISKETTE
PENDRIVE
IMPRESORA
SCANNER
COPIADORA
MULTIFUNCIONAL
VIDEO BEAM (proyectar informaciones tanto visuales como audio-visuales)
CORNETAS (parlantes)
AUDIFONOS
WEB CAM
CELULARES
REPRODUCTORES MP3
REPRODUCTORES MP4
CAMARA DIGITAL

IV) Recursos para intercambiar información con la PC

Hay algunas herramientas de trabajo que nos permiten insertar, o extraer

información en nuestro computador, estos son el disquete, el CD y el pendrive.
Podemos tener gran variedad de información en nuestra PC, y podemos extraerla
de allí, para enviar esa información a otra PC, para imprimirla, e incluso para
reproducir copias de ellas.
Cada uno de estos valiosos recursos, muy comúnmente usados, nos sirven para
guardar imágenes, fotos, trabajos escritos, y diferentes informaciones, cada uno

18
de estos tienen diferentes espacios de almacenamiento, y es necesario,
conocerlos cada uno de cerca.

V) Recursos para convertir información en material impreso

Este tipo de recursos nos sirven para poder tener acceso de manera impresa, a la
información escrita que esta archivada en la computadora. Tanto, la impresora
como el scanner, la fotocopiadora y la multifuncional, nos sirven para obtener
la información, que está archivada en la computadora, y plasmarla de manera
impresa en papel.
En el caso del Scanner, y de la Multifuncional, no solamente extraemos
información de la computadora para imprimirla, sino que también, podemos
insertar información, copiando documentos, fotos, o cualquier otro tipo de
imágenes o redacciones impresas, y luego archivarlas en el computador.
La Multifuncional, contiene 3 funciones en una, imprimir, fotocopiar, y scannear.

VI) Recursos para utilizar la información audiovisual, de la

computadora

En el caso de estos, tanto, las Cornetas como los Audífonos, son equipos
que nos permiten tener acceso al audio del computador.
En el caso del Video Beam, nos permite proyectar informaciones tanto visuales
como audio-visuales.
En el caso de la Web Cam, es una cámara que nos sirve para poder visualizar a
otras personas, y permitirles visualizarnos, cuando estamos, chateando en
Internet.

19
 VII) Recursos para intercambiar información audiovisual con la
computadora

Estos equipos, tanto celulares de nuevas tecnología, reproductores mp3,

reproductores mp4, y cámaras digitales, son muy útiles, para insertar
información en la computadora, y también sirven para descargar información de la
computadora.
A través del reproductor mp3, podemos descargar de la computadora audios, y
músicas, y también podemos trasladar audios y músicas desde el mp3 a la
computadora.
El reproductor mp4, nos sirve además de para estas mismas funciones, sirve
también para trasladar videos, desde la computadora al mp4, y desde el mp4 a la
computadora.
El pendrive, y el CD, también comparten estas mismas funciones, además de
reproducir, archivos escritos e imágenes, también pueden reproducir
audio, música y videos.

VIII) Los CD y sus múltiples funciones

Los CD, Tienen una gran variedad de uso, en el mundo de la informática,

podemos archivar información en ellos, de diferentes contenidos e Informaciones:
Documentos escritos, imágenes, dibujos, fotografías, músicas, audios, videos, es
variada la cantidad de información que podemos condensar en un CD.

En los CD, podemos archivar cualquier variedad de información, obtenidas desde

diferentes fuentes, tales como:
Contenidos archivados en:
La computadora o laptos,

20
El pendrive,
El Disquete
Un CD,
El Reproductor mp3,
Internet, email.
El Reproductor mp4,
La Cámara Digital,
El Celular con Cámara,
El Celular con mp3, etc.
CD de Programas de Instalación.
Al mismo tiempo, toda esta información contenida en los CD, también las
podemos trasladar desde un CD a la computadora.

IX) Conclusión
La Computadora es un equipo de trabajo, que nos permite, interactuar con la
información, de diferentes maneras, y a través de diferentes recursos, conocer su
utilidad, nos permite, avanzar con la tecnología, y sacar provecho de ella al
máximo.
Hay un sin número, de usos que le podemos dar, usando una variedad de
equipos, y recursos tecnológicos. Es imprescindible, de que nos preocupemos, por
conocer más acerca de los adelantos tecnológicos, sus beneficios, y sus
utilidades.
Para conocer mas acerca de cada uno de estos recursos tecnológicos, es
necesario, estudiar otros cursos, y aprovechar toda la información que hay
condensada en los sitios de Internet, en materiales impresos, en cursos, talleres,
disponibles en Internet y en tu comunidad

21
Capítulo 12 :REDACCION ADMINISTRATIVA.

El Oficio

Es un documento de carácter oficial utilizado por funcionarios que desempeñan

cargos directivos, directores, sub directores, Jefe de Departamento Sección, en los
organismos del estado.

Partes del oficio:

1.-Encabezamiento:

Año calendario: Se escribe al comienzo de los documentos con

mayúsculas y entre comillas Ejemplo: “Año…………..”

2.-Membrete: Se escribe en los lados izquierdos del papel con letras

mayúsculas, señalando el nombre de la institución, su dirección, teléfono,
etc.

SUB PREFECTURA DE HUARAZ

PLAZA DE ARMAS N° 107 teléfono 261000

3.-Lugar y fecha. Se escribe a partir de la mitad del papel señalando la

ciudad y la fecha.

Lima, 20 de abril de…

Lima, abril de...

4.-Número y código. Se escribe con letras mayúsculas la palabra oficio

seguido del número correlativo, - el año y las iniciales de la institución.

OFICIO N° 262- ……/ INC

OFICIO N° 005- ……/ DEMUNA PN

5.-Destinatario. Abarca el nombre, el cargo y el lugar de la persona a quien

va dirigido el oficio.

22
 Señor:

Juan Miranda Alcántara

Director Regional de Salud

6.-Asunto. Se ubica al lado derecho del papel y contiene un resumen de la

que se va a tratar en el documento.

ASUNTO: Pago de remuneración

7.- Referencia. Se escribe a la misma altura del asunto y se usa solamente

cuando se requiere mencionar un documento recibido anteriormente.

REFERENCIA: Carta del 03/04/…..

8.-Texto. Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de

la comunicación en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente
existen expresiones para iniciar el texto, tales como:

1. Tengo a bien comunicarle....................

2. Es grato comunicarme a usted............
3. Tengo el agrado de dirigirme a usted (igual jerarquía).
4. Tengo el honor de dirigirme a usted (mayor jerarquía).

9.- Despedida

En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también,

expresiones conocidas como:
Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima
personal.

Atentamente,

23
 10.- Firma y posfirma

Firma:- Se escribe la rúbrica a mano.

Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el
documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.

Ejemplo:

Firma

Post firma Ing. Luis Carrizales Rojas

--------------------------------------

Director Regional de Agricultura

11.- Con Copia. Señala si el documento ha sido emitido con copia. Se

escribe al lado del izquierdo del papel debajo de la firma y post firma.

12.- Iniciales. Se colocan iniciales con mayúsculas las que corresponden a

la persona que firma el documento; con minúsculas a la persona que
redacto el documento (secretaria).

LCR/ fmc

13. Anexo. Sirve para señalar toda la documentación que se adjunta al oficio
(catálogo, programa, revista, tarjeta, etc.).

14. Distribución. Este elemento es usual en los oficios múltiples y en las

transcripciones, y no así en los directos o simples. Aquí se menciona, en términos
generales, a las personas y/o dependencias destinatarias.

24
 CLASES DE OFICIOS

1. Oficio simple o directo

2. Oficio múltiple
3. Oficio de transcripción

1. Oficio Simple o Directo. Este documento se utiliza el contenido va dirigido a

una sola persona. Se usa generalmente para una invitación, agradecimiento,
petición, felicitación, información de eventos o actividades deportivas culturales.

2. Oficio Múltiples. Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto

va dirigido a diferentes personas.

USOS:
Se usa para limitar ordenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias,
información, etc., a diferentes oficinas o despachos simultáneamente.
El trato que se emplea es vertical ascendente y descendente, y horizontal jefes de
instrucciones del mismo nivel jerárquico.

3. Oficio de Transcripción. El nombre de transcripción ya nos indica la finalidad

de este tipo de redacción. Mediante este documento podemos transcribir el
contenido de una comunicación de manera original íntegramente y sin ninguna
alteración.
USOS:
Nos valemos de este documento para transcribir oficios, resoluciones, decretos,
directivas, memorándums. El oficio de transcripción circula de una autoridad hacia
sus subordinados o de una autoridad a otra del mismo nivel jerárquico dentro o
fuera de la institución.

CARACTERÍSTICAS:

La estructura del oficio múltiple es básicamente igual a la del oficio simple.

1. El NO de oficio es igual para todos los ejemplares que se van a distribuir.
2. Al momento de redactar el documento no se escribe el nombre del destinatario.
Este espacio se llena con líneas de punto.
3. En el oficio múltiple necesariamente se escribe la palabra Distribución en la
penúltima parte del documento.

25
 MODELO DE OFICIOS SIMPLES O DIRECTOS

Apafa Colegio Privado Inmaculada de Merced

AV. Alfonso Ugarte s/n Huaraz

Telef : 428-7845 / 456- 4531
“Año………………………………………………………………………”
Huaraz, 06 de mayo 2013
OFICIO N°. 128- 2013/CPIM
Señor
Rubén Rodríguez Méndez
DIRECTOR SUBREGIONAL DE EDUCACIÓN

ASUNTO: Invitación Inauguración del local escolar

Tengo el agrado de dirigirme a usted para invitarlo a la inauguración del
local escolar del colegio Privado Inmaculada de Merced esta ciudad; obra que ha
sido posible gracias al aporte generoso y a la participación desinteresada de los
padres de familia del plantel.
Dicho evento se llevará a cabo el próximo 16 de mayo a las once de la
mañana en nuestro local ubicado en la avenida Alfonso Ugarte N° 616 en esta
localidad. Esperamos contar con su presencia que dará realza a esta ceremonia.
Es propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial
consideración y estima personal.

Atentamente,

Pedro Ruiz Cornejo

PRESIDENTE
ASOC.DE PADRES DE FAMILIA

PRC/fra

26
 DIRECCIÓN SUBREGIONAL
DE EDUCACIÓN – ANCASH

“Año……………………………………………………………………………..”
Huaraz, 07 de mayo del 2013

OFICIO N° 493-2013/ DSRE

Señor
Pedro Ruiz Cornejo
PRESIDENTE DE LA ASOC. DE PADRES DE FAMILIA
COLEGIO “PRIVADO INMACULADA DE MERCED”
ASUNTO: Aceptación a invitación inauguración
REF: OF N° 128- 13 /CPIM

Tengo el agrado de dirigirme a usted para agradecerle su gentil invitación

formulada mediante oficio de la referencia, del 06 de los corrientes.
En respuesta a dicho documento acepto complacido su referencia
comprometiéndome a estar presente en la fecha, hora y lugar por usted.
Creo propicia la oportunidad para ofrecerle las expresiones de mi especial
consideración.

Atentamente,

Rubén Rodríguez Méndez

DIRECTOR SUBREGIONAL
DE EDUCACIÓN

RRM/fra

27
 OFICIO MULTIPLE

Confederación Nacional de Comunidades

Interindustriales (CONACI)

"AÑO………………………………………………………………………….."

Huaraz, 31 de Octubre de 2013.

OFICIO MÚLTIPLE Nº 030/CONACI/13.

Señor:

Juan Prada Cisneros

Gerente General de Mypes Peruanas S.A.C
LIMA

ASUNTO: OCTAVO CAMPEONATO NACIONAL DE FÚTBOL

"INTER-COMUNIDADES INDUSTRIALES".

Tengo el agrado de dirigirme a Ud. para comunicarle que la Confederación Nacional de

Comunidades Interindustriales (CONACI) ha organizado el octavo campeonato nacional de fútbol
"Intercomunidades Industriales", en colaboración con el Instituto Peruano de Deporte. Dicho
certamen lo declarará inaugurado el Sr. Ministro de Educación, el día sábado 05 de noviembre a
las 3 p.m, en el Estadio Deportivo de Huaraz.
Recurrimos a ustedes para que tengan a bien difundir y hacer de conocimiento público
esta competencia, cuyos fondos serán invertidos en la remodelación de nuestro campo deportivo.

Es propicia la oportunidad para reiterarle los sentimientos de mi especial consideración

y estima personal.

Atentamente,

...........................................
Daniel Altamirano Torres
PRESIDENTE
Anexo:
Un programa completo (10 hojas).
05 entradas (invitación de honor).
Distribución:
Diarios : 10
Radios : 15
Revistas : 07

DAT/zpz.

28
 MODELO DE OFICIO DE TRANSCRIPCIÓN

DIRECCIÓN SUBREGIONAL DE EDUCACION ANCASH

"Año......................................................................."

Huaraz, 01 de Noviembre de 2013

OFICIO Nº 010-2013/DSR

Señor: Leonel Fernández

Gerente General de Marketing Efectivo S.A.C

ASUNTO: Transcripción de Of Múlt. Nº 120- 2013/ME

Se ha recibido el siguiente oficio que a la letra dice:

"Año................................................................." Ministerio de Educación.-Huaraz 25 de

Octubre de 2013.-OF Múltiple 120.-/ME Señor José Infante Almedrades.-Director
Subregional de Educación 1.-Asunto: Pagos de salarios.-Tengo a bien comunicar a usted
que este despacho a dispuesto modificar la fecha de pagos, la misma que de ahora en
adelante será a partir del 31 de cada mes.-Hago propicia la oportunidad para expresarle
los sentimientos de mi especial consideración y estima.-Muy atentamente.-Lic. Luis
Giraldo Ramírez.-Director Nacional de Economía.

Lo que transcribo a usted para su conocimiento y demás fines.

Atentamente,

José Infante Almendrades

DIRECTOR SUBREGIONAL
DE EDUCACIÓN

DISTRIBUCIÓN:
Director del Colegio 01
Archivo 01

29
 Memorándum

Es una comunicación diplomática en la que se transmite algo que debe tomarse

en cuenta y que puede ser:

 Una orden
 Un mensaje
 Un pedido
 Un permiso
 Una justificación, etc.

Este documento es muy simple y de uso común entre personas que laboran en las
distintas dependencias tanto estatales como privadas.

Características:

 Un documento breve y directo

 Funcional y practico
 Circula dentro de la institución
 Sobre todo de acción inmediata

Clases:

Diferenciamos dos clases de memorando: Simple y Múltiple

Memorando simple
Se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir o transcribir documentos;
dar a conocer la realización de actividades o la ejecución de tareas y, en general,
para informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario.
Características
Comparte las mismas características con el oficio simple, pero con
la diferencia que en el código lleva la palabra "memorando" como nombre del
documento.

Memorando múltiple
Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra información, en forma
simultánea, a varios destinatarios.

Características
Tiene las mismas características que posee el oficio múltiple, con la diferencia que
emplea "memorando múltiple" como nombre del documento. En algunas entidades
lo conocen como el nombre de "memorando circular".

30
PARTES:

1. Numeración. Se escribe la palabra memorando seguido del código o

número correspondiente, del año y de las iniciales de la institución.
Ejemplo.

MEMORANDO N°4496- 2013 /DGE

2. Información. Se escribe la palabra DE: Seguida del nombre completo y

cargo del remitente; luego la palabra A: seguida del nombre completo y
cargo del destinatario; la palabra ASUNTO: seguida de un resumen del
tema o texto del documento; y la palabra FECHA: Seguida de la fecha del
día.

DE :
A :
ASUNTO :
FECHA :

3. Cuerpo o texto. Es la parte donde se expresa la claridad y precisión el

motivo del documento, redactando lo fundamental, lo necesario, en forma
directa y sin palabrerías.
4. Despedida. Generalmente es muy simple con 1 ó 2 palabras

Atentamente, cordialmente, muy atentamente.

5. Firma y rubrica. Es la firma de la persona que remite el documento.

Pedro Díaz Napurí

GERENTE GENERAL

6. Con copia o distribución. Se utiliza cuando el documento debe ser

entregado para su conocimiento a otra persona además del destinatario.

DISTRIBUCIÓN
C.C. Dpto. de personal
C.C. Archivo

7. Iniciales. Se escriben las iniciales con mayúscula las del jefe y con
minúscula el de la secretaria.

PDN/fra

31
 MODELO MEMORANDUM SIMPLE

MEMORANDO N° 0012-2013/ GG

De : Dr. Héctor Pantoja Huerta

GERENTE GENERAL

A : Lic. Jaime García Guerrero

JEFE DE PERSONAL

Asunto: Modificación de horario

Fecha: Chimbote, 5 de abril de 2013

----------------------------------------------------------------------------------------------------

Por el presente comunico a usted que a partir del lunes 10 de

abril de los corrientes se modificara el horario de trabajo del personal el
cual será de 7:30 Am a 4:30 Pm con un receso de 30 minutos
a la 1:00 Pm para el refrigerio.

Haga conocer esta decisión al personal a cargo

Atentamente,

Dr. HÉCTOR PANTOJA HUERTA

GERENTE GENERAL

HPH/fra

32
 MODELO MEMORANDUM MÚLTIPLE

MEMORANDO N° 0012-2013/ GG

De : Dr. Héctor Pantoja Huerta

GERENTE GENERAL

A : Lic. Jaime García Guerrero

JEFE DE PERSONAL

Asunto: Modificación de horario

Fecha: Chimbote, 5 de abril de 2013

---------------------------------------------------------------------------------------------------

Por el presente comunico a usted que a partir del lunes 10 de

abril de los corrientes se modificara el horario de trabajo del personal el
cual será de 7:30 Am a 4:30 Pm con un receso de 30 minutos
a la 1:00 Pm para el refrigerio.

Haga conocer esta decisión al personal a cargo

Atentamente,

Dr. HÉCTOR PANTOJA HUERTA

GERENTE GENERAL

C.C. Archivo
HPH/ fra

33
 CERTIFICADO

Concepto: Es un documento que acredita la veracidad de un hecho. La

autoridad que emite previamente a comprobado al verdad de este hecho.

Circulación:
Se difunde dentro de una institución o fuera de ella y enlaza a una autoridad
y su subalterno, a una persona natural o jurídica.

FACULTADA PARA EXPEDIR CERTIFICADOS:

Tiene facultad para expedir certificados: la autoridad administrativa, política,
policial, religioso, etc. Sobre asunto de su competencia.

USOS
El certificado se usa para acreditar un trabajo:
 Asistencia
 Domiciliario
 Salud
 Estudio
 Estudio
 Conducta
 Propiedad
 Soltería
 Supervivencia
 Defunción

Partes:
1. El Certificante. Se escribe el cargo con mayúscula acompañado con la
palabra.

CERTIFICA:

EL GERENTE GENERAL DE FINANCIERA ORION S.A.A

CERTIFICA:
Es la parte más importante del documento, contiene la constancia de
algún hecho requerido por una persona.

34
 2. Certifica:
Que el señor Luis Fernández Carbajal………………………………..
3. La frase final. Se escribe después del cuerpo y contiene casi siempre la
siguiente expresión:

Se expide el presente a petición del interesado para los usos que crea
conveniente.

4. Lugar y fecha

Huaraz, 24 de agosto de 20…..

5. Firma cargo y sello

José Villar Lobatón
DIRECTOR

6. Pie de pagina

JVL/ fra

35
 MODELO DE CERTIFICADO DE TRABAJO

CERTIFICADO DE TRABAJO

El que suscribe, Sr. JHONATAN GOMEZ MONROY, Identificado con DNI N°

45485080, Gerente General de DISTRIBUCIONES EL CHIRINGUITO
S.A.C., con RUC 2052125587.

CERTIFICA:

Que, el Sr. LUIS FABIAN ROSAS VILLAROEL, Identificado con DNI

N° 46854727, ha laborado en nuestra empresa como PREVENTISTA, durante
el periodo comprendido desde el 02/05/2013 hasta el 30/06/2013,
demostrando durante su permanencia responsabilidad, honestidad y
dedicación en las labores que le fueron encomendadas.

Se expide la presente a solicitud del interesado, para los fines que

crea conveniente.

Huaraz, 01 de Julio del 2013.

JHONATAN GOMEZ MONROY

Gerente General de DISTRIBUCIONES EL CHIRINGUITO S.A.C

JGM/fra

36
 CONSTANCIA

Concepto.- No existe una diferencia clara y definida entre ambos documentos,

razón por la cual se utilizan los dos indistintamente. A pesar de ello hay una
diferencia que podríamos aceptar, en principio, y que consiste en considerar al
certificado como testimonio de hechos ocurridos o ya concluidos y a la
constancia como testimonio de hechos en realización o que acaban de ocurrir.
Por ejemplo, se expide constancia de trabajo cuando se está elaborando;
constancia de ingreso, cuando uno es admitido a un centro de estudios,
constancia de matrícula, luego que se ha efectuado este acto; constancia de
vacante, cuando en una institución educativa existe vacante para matricular a un
alumno(a), etc.

Usos:
Se usa para acreditar la verdad de los siguientes casos

 Matrícula
 Estudios
 Pagos
 Asistencias, etc

37
 MODELO DE CONSTANCIA DE TRABAJO

HOSPITAL REGIONAL DE CAJAMARCA

Av. Luis Maceros N° 100

EL DIRECTOR DEL HOSPITAL REGIONAL DE SALUD

HACE CONSTAR:
Que, la Srta. Vilma Solón Aguirre viene laborando en esta Entidad
Departamental de la Región de Salud de Cajamarca, en calidad de contratada, en
la unidad de Trámite Documentario, desde 01 de enero del año en curso,
desempeñándose con eficiencia y responsabilidad.
Se expide la presente constancia a petición de la interesada para los fines
que crea conveniente.

Huaraz, 18 de mayo del 2013.

Jon Delgado Bardales

Director

JMC/ fra

38
 SOLICITUD

Concepto: La solicitud es un documento por medio del cual se pide el goce de

un derecho, beneficio o servicio que se considera que puede ser atendido.
El derecho a petición en caso de Perú está amparado por el Art.2º inciso.20,de la
actual Constitución Política que manifiesta que toda persona tiene derecho a
formular peticiones ,individual o colectivamente ,por escrito ante la autoridad
competente, la que está obligada a dar al interesado una respuesta también por
escrito dentro del plazo legal, bajo responsabilidad.
Un aspecto importante en este documento es que deben acompañar documentos
probatorios para fundamentar el pedido; estos pueden ser

 Recibos

 Facturas

 Certificados

 Fotografías, etc.

Usos:

Se usa para solicitar:

Certificados de estudios, inscripción del postulante, trabajo, domicilio,

préstamos, concisión, de becas, bonificaciones, etc.

Partes:

1.-Sumilla: es el resumen del pedido. Se escribe en la parte superior derecha del

papel. La sumilla es importante por en muchas cosas se evita la lectura de todo el
contenido de la solicitud.
Ejemplos: SOLICITO: Examen de subsanación

SOLICITO: Certificado de Estudios de 5to año “A”(…)

2.-Destinatario: Es la persona o entidad a quien se dirige la solicitud, debe

escribirse después de la sumilla y todo en mayúscula.

Ejemplos: SEÑOR DIRECTOR DEL COLEGIO…

39
 MODELO DE SOLICITUD

SOLICITA: CONSTANCIA DE ESTUDIOS

SEÑOR DIRECTOR DE LA INSTITUCION EDUCATIVA “JUAN XXIII” DE HUARAZ

SD

Andrea Gómez Marín, alumna del primer grado, sección, “A” turno mañana,
del plantel que usted dignamente dirige, con 19 años de edad y domiciliada en el
Jr. Independencia N° 240 Palmira, ante usted, con el debido respeto expongo lo
siguiente:

Que es para mí requisito indispensable para poder conseguir trabajo ( a

medio tiempo) presentar una constancia de estudios del año que estoy cursando y
así poder ayudar a mis padres que se encuentran delicados de salud ,por lo que
recurro a su despacho para que se me expida dicho documento.

POR TANTO:

Solicito a usted Señor director acceder a mi petición por ser de justicia.

Huaraz, 07 de mayo del 2013.

…………………………………

Andrea Gómez Marín

40
 MODELO DE SOLICITUD

SOLICITA: CERTIFICADO DE TRABAJO

SEÑOR GERENTE REGIONAL DE MINERÍA ANTAMINA

S.G

Isidro Llico Grados, con DNI Nº 26701208, domiciliado en el Jr.Chota Nº

238 de esta ciudad, ante usted, con el debido respeto expongo:

Que por convenir a mis intereses, solicitud a usted se me otorgue, por la

dependencia correspondiente, un certificado de los servicios que presté en esa
Dirección regional como Jefe de la Unidad de Planillas, durante dos años: del 02
de enero del 2012 hasta el 31 diciembre del 2013.

POR LO EXPUESTO:

Solicito a usted Señor Gerente acceder a mi petición por ser de justicia.

Huaraz ,15 de mayo del 2014.

---------------------------------------

Isidro Llico Grados

41
 INFORME

Concepto:

El informe escrito es un documento formal que presenta, de manera ordenada y

específica, datos acerca de un tema particular y a un receptor determinado. Este,
por lo general, es una autoridad a la que se le rinde cuentas (acerca de un
proceso, una investigación o una actividad realizada).

Debe destacarse que el informe busca la eficacia comunicativa a partir de los

datos que se manejen y, por ello, este documento transmite una información
específica, orientada hacia un determinado objetivo y tipo de receptor.

42
 INFORME

Conceptos: Es un medio de comunicación que consiste en dar cuenta detallada

sobre asuntos determinados, observaciones que se pueden hacer y al mismo
tiempo sugiere posibles soluciones para mejorar o aliviar una situación dada.

USOS :Es de uso interno toda institución o dependencia, va dirigido de un

subordinado a su inmediato superior, jefe o director, también podría darse entre
personas dl mismo nijel o jerarquía cuando el caso lo requiera.

El informe para que cumpla su objetivo debe ser:

 Preciso y exacto en sus apreciaciones , basados en hechos verídicos y

sobre todo de ideas claras para no confundir al receptor o a lector,
 Redactar ordenadamente, todo lo que ha sucedido, sin omitir ningún dato.
 Demostrar el debido respeto y amabilidad.

CLASES

INFORME ORDINARIO: Es el que utiliza más, puede ser diario, semanal

quincenal o mensual .De acuerdo a las circunstancia del caso.

INFORMES EXTRAORDINARIOS: Es el que ocasionalmente, cuando se presenta

algún asunto imprevisto.

PARTES

1. Numeración: Se escribe la palabra INFORME, con mayúscula, seguida del

número, separadas por una línea oblicua, luego las iniciales del cargo o
autoridad del remitente; separada por una línea oblicua e inmediatamente el
año en curso.
Si la institución o entidad tiene papel membretado, puede utilizar para
redactar el informe, de lo contrario en papel simple a máquina, y con copia
para el interesado.
2. Encabezamiento: En este lugar se escribe el lugar y fecha , la localidad , el
día el mes y el año ; seguida de los siguientes términos ; que pueden ser de
dos formas :
A
AL (A)
DEL (DE)
ASUNTO
REFERENCIA :…………(SOLO EN CASOS NECESARIOS, PERO NO ES
INDISPENSABLE).
NOTA: La segunda forma es la más correcta
43
 MODELO DE INFORME

INFORME SOBRE RESULTADO DE EXÀMENS DE INGRESO.

INFORME N° 007-DA-2013

Huaraz,………de……del 200……

DEL : Director Académico.

AL : Rector de la Universidad Nacional de Huaraz

ASUNTO: exámenes de ingreso.

Tengo el honor de informar a su honorable Rectorado, el resultado de los

Exámenes de Ingreso a nuestra Universidad, llevada a cabo el
día………de……del presente año.

De los 5,000 postulantes que se haber presentado a los diferentes Programas

Académicos, han logrado ingresar, por orden de méritos, 1,100 haber ocupado los
primeros puestos en sus respectivos Colegios.

La Dirección a mi cargo está adoptando las medidas convenientes para la

matrícula de los ingresos y el inicio de clases.

Muy Atentamente,

…………………………..

Firma del Director Académico.

44
 CENTRO GRAFICO

PUNTO COM

Jr. Quispe 215- huaraz

Telefax: 330-8574
Email:gàficpunto@hotmail.com

INFORME Nº 003-2007-ME-DREI-UGELCH-CNPI-D

A : Ing LISBETH SALVATIERRA CONDORI

DE : Jefe Unidad de Operación

ASUNTO : ACCIDENTE DE OBRERO.

Tengo el agrado de dirigirme a Ud., para informarle lo siguiente:

El día 06 de los corrientes nos enteramos que el obrero de planta sufrió un

accidente un día anterior, en circunstancias en que inspeccionaba una de las
máquinas de la offset bicolor , sufriendo roturas de hueso de tres de sus dedos de
la mano derecha ; motivo por la cual dispuse su traslado inmediato a un hospital
cercano.

Es todo cuanto tengo que informara Ud.

Atentamente

_____________________________

REBECA SUM LOZA

Jefe de operaciones

45
 CONTRATO

Concepto .La palabra contrato proviene del latín CONTRATUS, que significa
(pacto o convenio) en que las partes se obligan mutuamente a cumplirlo.

Este es un documento que se utiliza en sector público y privado y los contratantes

pueden ser personas naturales o jurídicas mediante este documento se da un
carácter formal y como consecuencia se establecen deberes y obligaciones para
ambas partes .

CLASES:

1) De compra venta. Cuando ambas partes acuerdan que el vendedor

entregue un artículo al comprador a cambio de un pago.
2) De arrendamiento. En el cual el dueño de mueble o inmueble que obliga a
conceder a otro el uso y disfrute del mismo por un tiempo determinado
mediante el pago de un valor que se llama alquiler o merced conductiva.
3) De trabajo. Aquel por el cual una persona obliga a ejecutar una obra o
presta un servicio a otra mediante el pago de un precio salario o sueldo.
4) De sociedad .Cuando varias personas acuerdan formar una sociedad para
realizar una actividad productiva cuyos resultados beneficiara a todos.

PARTES:

1. TÍTULOS .Es la parte que identifica el documento , ejemplo

2. INTRODUCCIÓN. Es la parte donde se identifica las personas que
participan en el contrato señalando sus datos personales.
3. CLÀUSURAS. Es la parte más importante del contrato .Aquí se indica con
claridad y precisión toda las condiciones y características del contrato.
4. ACEPTACIÒN: De señalar que ambas partes conocen el contenido del
contrato y sobre todo que están conforme con las clausuras dadas.
5. LUGAR Y FECHA
6. FIRMA

46
 CONTRATO DE TRABAJO

Conste por el presente documento de contrato de trabajo que celebran una parte
de la empresa ………..,representado legalmente por el Sr.…………,Identificado
con D.N.I Nº……, con domicilio legal en……., a quien en adelante se le denomina
promotor , y de otra parte el Srta.….., profesión ….., identificándose con D.N.I Nº
…domiciliada en ……,a quien en adelante se le denominara TRABAJADOR. El
presente contrato redacta en las condiciones y términos siguientes:

PRIMERO. – El promotor requiere cubrir temporalmente los servicios de una

secretaria para su oficina principal.

SEGUNDO.- En virtud de este contrato el PROMOTOR cobrará los servicios de un

trabajador para que realice las labores de contadora de acuerdo a las leyes en
vigencia.

TERCERO.- El plazo de vigencia de este contrato de 1 año a partir del primero

de diciembre del presente año hasta el 30 de diciembre de 20…..

CUARTO.-EL TRABAJADOR observara el horario de trabajo que le asigne la

gerencia de recursos humanos, debiendo cumplirlos de lunes a sábados.

QUINTO.- EL TRABAJADOR deberá las normas que establecen el manual de

Organización y funciones y el reglamento interno de las empresas

SEXTO.- EL TRABAJADOR abandonara la suma de S/.500.00(Quinientos y

00/100 Nuevos Soles) como sueldo mensual, suma de cual se deducirá los
descuentos y aportaciones que establece la ley.

SEPTIMO.- EL TRABAJADOR está sujeto a la evaluación permanente de su

función laboral, mediante supervisión interna.

OCTAVO.-Queda entendido que el PROMOTOR, no está obligado a dar aviso

adicional referente al término del presente contrato, su extensión opera
adicionalmente al vencimiento del plazo convenido en la clausura tercera.

NOVENO.- EL TRABAJADOR está sujeto para este contrato el Régimen Laboral

de la actividad privada , dentro de los alcances del Decreto Ley Nº….. Los
contratos firman este documento en señal de conformidad con lo expresado en
lima a los tres días del mes de diciembre del dos mil………, de…...del…….

47
 PROMOTOR TRABAJADOR

CONTRATO DE ARENDAMIENTO

Conste por el presente documento, el Contrato de Arrendamiento que celebran

de una parte, Don……., identificado con D.N.I Nº…, con domicilio legal
en………….., a quien en adelante se le denomina el ARREDANDOR, y de la otra
parte la Srta.…….. , identificada con D.N.I Nº…..domiciliada en…., a quien en
adelante se le denomina ARRENDATARIO .De acuerdo a los términos y
condiciones siguientes.

PRIMERO. – El inmueble situado en……………………

SEGUNDO.- El termino de duración del presente contrato es de un año, con

renovación posterior por acuerdo de las partes.

TERCERO.- Son obligaciones de ARRENDEDOR:

1. Entregar el bien al ARRENDATARIO quien al recibirlo, se presume que

se haya en estado de servir y con todo lo necesario para su uso.
2. A mantener el ARRENDATARIO en el uso del bien durante el Plazo del
contrato.
3. Al realizar durante el arrendamiento las reparaciones necesarias que
pongan en peligro el bien, las que el ARRENDATARIO debe tolerarlas
aun cuando importen privación del uso de una parte de él.

CUARTO.- Son obligaciones del ARRENDATARIO:

1. A recibir el bien, cuidarlo diligentemente y usarlo para el destino que se le

concedió en el contrato.
2. A pagar puntualmente la renta en el plazo y lugar convenido.
3. A pagar puntualmente los servicios públicos, de agua, luz y arbitrios,
suministrados en beneficio de bien con sujeción a las normas que lo
regulen.
4. A dar aviso inmediato al ARRENDEDOR de cualquier usurpación,
perturbación, imposición de servidumbres que se intente contra el bien.
5. Permitir al ARRENDEDOR que inspecciones por causa justificada el bien.
6. A efectuar las reparaciones por su uso indebido y dar aviso de inmediato de
los daños y prejuicios resultantes. Los gastos de mantenimiento y
conservación ordinaria son de cargo del ARRENDATARIO.
7. A no hacer uso imprudente del bien o contrato al orden público o a las
buenas costumbres.

48
 8. A no introducir cambios ni modificaciones en el bien, sin consentimientos de
ARRENDEDOR.
9. A no sub-arrendar el bien, total parcialmente ni ceder el contrato, sin
consentimiento escrito del ARRENDEDOR.
10. A devolver el bien al ARRENDEDOR al vencerse el plazo del Contrato en
el estado que lo recibió.

QUINTO.-De común acuerdo se establece una merced Conductiva Mensual

de………y 00/100….En los cuales se encuentran incluido el impuesto por renta de
primera categoría .Se pagará por adelantado en el domicilio del ARRENDEDOR,
como la primera merced a la firma del contrato.

SEXTO.- El contrato de Arrendamiento puede resolverse:

1. Si el ARRENDATARIO no paga la merced conductiva durante dos

mensuales más quince días.
2. Si el ARRENDATARIO da el bien destino diferente de aquel para el que se
le concedió expresa o tácitamente, o permite algún acto contrario al orden
público o a las buenas costumbres.
3. Por sub-arrendar o ceder arrendamiento sin consentimiento escrito del
ARRENDEDOR.
4. Si el ARRENDEDOR o el ARRENDATARIO no cumple cualquiera de sus
obligaciones.

SEPTIMO.- Se establece por el ARRENDATARIO la garantía siguiente:

…………..y 00/100…………, los cuales no generan interés alguno y serán

devueltos al ARRENDEDOR al término del contrato, y recibiendo el inmueble
como fue entregado .Esta garantía no será considerada bajo ningún forma
como adelanto de arriendo.

OCTAVO.- Las partes se someten expresamente a la jurisdicción de los jueces de

la ciudad de…., y para todo efecto señalan su domicilio, el ARRENDEDOR
en………; y el ARRENDATARIO en…………, domicilios que podrán variar solo por
carta notarial.

Las partes después de leído del presente documento, se ratifican en su contenido

y aceptan que todo lo no previsto se determina por lo establecido en el Código
Civil vigente, suscribiéndolo en un ejemplar.

………..de…………………del……

49
 ________________ ________________

D.N.I……………… D.N.I……………

PARTE

Concepto: Es un documento breve que se eleva ante una autoridad superior o

responsable de una identidad para ponerla al tanto de los incidentes ocurridos
durante la jornada de trabajo .La redacción del parte es muy sencilla, es más corta
que el informe la palabra PARTE.

Características:

a. Debe ser veras, imparcialmente porque el autor es responsable de su

contenido.
b. Tiene carácter interno, se usa exclusivamente dentro de una dependencia.
c. La forma del parte debe ir acompañada del nombre y apellido de quien lo
eleva.
d. Tanto el parte como el memorando se asemejan en su estructura por ser
breves, concretos y sencillos.

Partes:

1. Lugar y fecha.
2. Se escribe la palabra AL y el nombre de la autoridad a quien se eleva el
parte.
3. ASUNTO: Se escribe abreviadamente el motivo del documento.
4. TEXTO O CUERPO: Aquí se explica claramente una precisión, el motivo
o tema del documento.
5. DESPEDIDA :Se hace CON LA PALABRA ATENTAMENTE:
6. Firma y cargo de la persona que eleva el documentó.

50
 Huaraz,…….de ……………..del 200……..

AL : Director del colegio Nuestra SEÑORA

ASUNTO : Mal comportamiento

Comunico a Usted que el señor que Auxiliar de Educación , Jaime Echegaray Muñoz, falto
respeto al profesor José Torre Zegarra , por una llamada de atención al ser sorprendido en actitud
insolente ante los alumnos de la sección del 5to año , sección “A” de nuestro plantel .

Por lo tanto sugiero a usted aplicar la sanción que estípula el Reglamento interno.

Atentamente

COORD.DE O.B.E

MODELO DE PARTE

Huaraz………de……………del 200……..

AL : Gerente de Personal del Complejo Textil Grocio Prado

ASUNTO : Incidente

Comunicó a usted que la operativas Elena Carbajal Sarvia y Rosario

Tasayco Contreras, del primer turno, fueron participes de una confrontación por
una máquina de costura por lo que ninguna de ellas quería ceder a la otra la
máquina.

Por lo que sugiero a usted aplicar una amonestación como estípula el

reglamento de la Empresa.

Atentamente,

Ana Marìa Avalos Tasayco

JEFA DE LINEA

51
 CITACIÒN

Concepto.-Es una documento breve que se emplea tanto en entidades estatales

como privadas para citar a reuniones .Este documentos es firmado por la
Secretaria de la dependencia.

Características

a. Debe ser veras, imparcial porque el autor es responsable de su contenido.

b. La forma de la citación debe ir acompañada del nombre y apellido de la
secretaria quien lo redacta.

Partes:

1. Encabezamiento.
 Membrete de la Institución
 Centrado la palabra CITACIÒN
 Destinatario .A quien va dirigido dicho documento (si va dirigida a
una persona dentro de la institución se le adjuntará el cargo que
ocupa)
2. Cuerpo de la Citación. Siempre se utiliza las palabras “….por encargo de
…”
3. Despedida
 Agradeciendo con anticipación la asistencia.
 Lugar y fecha

4. Firma de la secretaria de la dependencia con sello respectivo.

52
MEMBRETE

CITACIÒN

Señor: CARLOS LEON YATACO

Tengo el agrado de dirigirme a Ud. Por encargo del

Sr.……………………….., con el objetivo de citarlo a la reunión de
…………..que se realizara el día ….del presente , a horas ……en el …………

Al agradecerle su puntual asistencia, aprovecho la oportunidad para

reiterarle los sentimientos de mi consideración más distinguida.

Huaraz…………..de………de 20……

__________________

Janet Ramirez Vargas

Secretaria

53
 MODELO DE PODER

Huaraz,….de……………………del 200...

Señor

Miguel CÈSPEDES Seminario

Ciudad.

Estimado señor:

Por la presente delego a usted amplio poder que en mi representación

exige de Don Pablo Salamanca, el pago de la suma de S/ 10.000 (Diez mil
nuevos soles y 00/100) que me adeuda.

Puede hacerlo personalmente o en forma coactiva mediante ocasión

judicial correspondiente, cuya validez hará usted efectiva de acuerdo con las
disposiciones legales pertinentes.

Atentamente

Saùl Melgarejo Villavicencio

D.N.I Nº 68463375

LEGALIZACIÒN

La fórmula que utilizan los notarios públicos para legalizar las firmas de un
documento generalmente es la siguiente:

CERTIFICO : Que la firma que tengo ante mí pertenencia al

señor……………………………………………………………….. Identificado con
DNI .Nº….quien firma ante mí.

Huaraz, 14 de octubre del 200……….

……………………………. ………………………

Firma del interesado Notario Público

54
 MEMORIAL

Concepto.- Es un documento escrito mediante cual un grupo de personas se

dirigen a una autoridad para solicitar un beneficio, una gracia que no está
amparada por la ley; de ahí depende mucho su correcta redacción, usando
términos o palabras convenientes para llegar a la autoridad y tener una respuesta
positiva. Recuérdese que con el memorial se solicita algo que no está amparado
por la ley

Características:

1. Documentos cuyos remitentes son un grupo de personas que plantean

un beneficio de interés colectivo.
2. Siempre está dirigido a una autoridad, por eso decimos que circula en
sentido vertical ascendente.
3. Los ciudadanos que afirman deben ser mayores de edad, hombres o
mujeres .Cuando más grande sea el número mayor validez tendrá el
documento.
4. La redacción del documento puede hacerse a mano o a máquina .Su
extensión dependerá del tema o argumento.

Casos en que se usan:

 De los trabajadores a sus patrones.

 Los vecinos al alcalde su jurisdicción.
 Los pobladores a un Ministro o al Presidente de la republica
 De los estudiantes al Director, al Decano al Rector.

PARTES:

1. Destinatario.- Se escribe el cargo completo como mayúscula y luego con

iniciales.
SEÑOR
MINISTRO DE EDUCACIÒN
S.M.E
2. Texto.- Se considera algunos aspectos.
A. Introducción: En la que se menciona los deseos de los solicitantes y
los motivos de su petición.
B. La exposición: Es la parte central de documento y dentro se escribe
el argumento de la petición.
C. Conclusión: se utiliza generalmente la frase “por lo expuesto”
3. Lugar y fecha :
4. Firma.

55
 MODELOS DE MEMORIAL

SEÑOR MINISTRO DE ECONOMÍA Y FINANZAS.

Loa firmantes, vecinos del distrito de…………… provincia

de…...Departamento de………., ante Ud. , con el debido respeto nos presentamos
y exponemos:

Que, las obras públicas comenzadas en el Gobierno anterior, hasta la fecha

se encuentran paralizadas, razón por la cual, interesados en buscar el progreso
beinal de la República 2006-2008, se incluyen partidas específicas, a fin de que
las obras serán concluidas en su totalidad, tales como:

1º Colegio Nacional de Educación Secundaria.

2º Loza deportiva “Héroes del Cenepa”

3º la Plaza de Armas, etc.

Por las necesidades anotadas y teniendo en cuenta la labor patriótica del

Gobierno, suplicamos se sirva dictar las disposiciones necesarias para que se
inclúyanlas partidas correspondientes.

Es gracia que esperamos alcanzar.

Huaraz………………de………del 200……………

(Firma de las autoridades y vecinos del distrito)

CARTA

La carta debe ser breve sin olvidar los puntos fuertes del postulante, por ejemplo ,
“ mis puntos fuertes son la responsabilidad, la creatividad y el dinamismo, por lo
que podría aportar capacidades de desarrollo a vuestra distinguida firma” Esto
hace a una adecuada valoración , sin subvalorarse ni sobrevalorarse .Luego
pediremos que , por favor , se nos conceda una entrevista para tener oportunidad
de un primer conocimiento mutuo para evaluar posibilidades sin que esto implique
un compromiso por parte de la empresa

Finalmente desarrollaremos un saludo cordial.

56
Tanto el papel en el que se escribe la carta y el tapeado deben ser de excelente.
Calidad

CARTA DE RECOMENDACIÒN

GRAFIC CENTER S.A.C

Av. Alfonso Ugarte Nº 157-Huaraz
telef: 325-4578 fax: 3285462
www.graficentr.com.pe
e-mail:pedidos@graficenter.com

………………de………….de 20….

Señor

Juan Carlos Aguiña V.

De mi consideración:

El señorita Claudia Mendoza Aguilar, ex-secretaria de nuestra firma

necesita trabajar en una empresa importante como la vuestra .Es bastante
conocida por su destacada labor profesional, habiendo escalado rápidamente de
auxiliar de secretario a secretaria general , en solo 2 años .Esto indica que goza
de simpatía , por su inteligencia activa y su responsabilidad.

La conozco como muy bien, quien aparte de ser una excelente profesional,
es una persona de agradable trato y muy sociable; todo ello me hace estar seguro
de que si usted le brinda la oportunidad de empleo en su compañía, la Srta.
.Mendoza será capaz de demostrarle lo que muestro en esta carta.

Esperando que mi recomendado encuentre vuestra gentil ayuada , me es

grato saludarle.

Atentamente,

GLADYS SANTIAGO MING

Gerente

57
 CURRICULUM VITAE

Concepto: Es la mejor tarjeta que existe en el mundo profesional .Es un informe o

historial de un mismo o también la relación de sus títulos, honores, cargos,
trabajos realizados, datos biográficos, etc. Que califican a una persona para
determinada pretensión que contiene el Curriculum Vitae.

El C.V debe contener básicamente 3 ingredientes:

1. Una imagen positiva, solicitada y capas de desprender intereses.

2. Suficientes recursos como para compensar los inevitables aspectos
negativos.
3. Siente deseo de probabilidad, autopromoción.

CLASES.

Currículo Funcional. Esta organizada en base a los objetos del trabajo

cualidades.

Currículo Orientado. Tiene como objetivo mostrar a los profesionales que

se ha preparado para desempeñar ciertas funciones a través de los diferentes
cargos en áreas diversas.

Currículo Clásico .Trata de demostrar la amplitud de la formación

educacional a los logros profesionales adquiridos por el candidato.

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 RIVERA CASTILLA MARTÌN ALONSO
Av. 28 DE JULIO nº 587-Huaraz
Telf.: 426-3626 CEL. 9206-2350
riveracastilla@hotmail.com

I. DATOS PERSONALES:
1.1. Fecha y Nacimiento :25-05-70
1.2. D.N.I Nº :22603304
1.3. Estado civil : Soltero

II. ESCOLARIDAD
2.1. Educ. Primaria
2.2. Educ. Secundaria
2.3. Educ. Superior
2.4. Otros estudios
:Escuela de varones Nº 22237-chincha
:Colegio Nacional José pardo -chincha
:Universidad San Luis Gonzaga de Ica
Facultad de Contabilidad
:Especialización en tributación de la
Universidad Católica de Lima
Post Grado de Ciencias Administrativas
Universidad de lima

III. EXPERIENCIA LABORAL:

3.1. asistente Contable Estudio “ARANA ASOCIADOS S.A.” 1990-92

3.2. Asistente de Gerencia Empresa Industrial NEVADA S.A. 1992-95
3.3. Director de la Escuela Profesional de Administración, Universidad
Nacional San Luis Gonzaga de Ica 1990-95.
3.4. Contador General Empresa Comercial COSMOS S.A. 1995

IV. REFERENCIAS:
4.1. Personal : Señor Joaquín Massa
TELF.263845
Señorita .Ana Gabriel Lundo Pratt

4.2 Profesionales : CPC Dennys Velit Soliguen

Gerente Estudios ARANA Y
ASOCIADOS
Telf. 271142
Ing ,Mark Lerios Jeffersòn

59
REGLAS DE ORTOGRAFÌA

ACENTO ORTOGRÀFICO

Se denomina tilde o acento ortográfico a la rayita oblicua (¨) que se coloca

sobre la vocal tónica de la sílaba tónica de algunas palabras, de acuerdo a
determinadas reglas.

MONOSÌLABAS
Las monosílabas no se tildan, con excepción de las palabras con tilde
diacrítica ( ver reglas especiales)

A bien cien den di diez dio dios

Dos fa fe fin fue gran ha haz

Huir luz muy ni no pan pie ras

Rin ruin Ruiz san seis sin soy tren

Ti tull un va vi vio yen

AGUDAS
Se tildan las palabras agudas (fuerza de voz en la última sílaba) que terminan en
vocal o en las consonantes No S

Alá así Bogotá irá quizá llegará sofá café

Carné (carnet) Este (de estar) Pelé saldré bisturí instruí

Salí reí anunció aseguró señaló manifiesto

llegó Galán recién Belén listín león tabú

Por lo tanto no se tildan:

Andaluz Estambul feliz Ortiz mandil
Mamey Pared piedad tambor reloj

60
 GRAVES
Se tildan las palabras graves o llanas (fuerza de voz en la penúltima sílaba)
que terminan en consonante que no sea la N ni la S:

Álbum ángel arcángel azúcar básquet cáliz

Césped clímax débil difícil dúctil Félix

Fórum bolívar líder cáncer tórax vóley

Récord Tupac Amaru Gonzáles Pérez Héctor látex

Excepto : bíceps, Fórceps, tríceps.

ESDRÙJULAS
Fuerza de voz de la antepenúltima sílaba. Se tildan todas:
Amazónico América benemérita beneplácito

Cámara contemporáneo crímenes económico

Estético Exámenes gélido habito

Hálito hípica húsares informática

Kilómetros lámpara ómnibus príncipe

Régimen regímenes síntesis Físico

Título vírgenes volúmenes órdenes

Si al juntar do o más palabras se forma un vocablo compuesto esdrújulo, éste,

deberá llevar tildes Ejemplos:
Afirmando-se solucionando-se sepa-lo

Afirmándose solucionándose SÉPALO

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 SOBRESDRÙJULA
Las llamadas sobresdrújula (fuerza de voz antes de las tres últimas sílabas)
Son palabras compuestas (verbo+ pronombres enclíticos).se tildan todas:
CASTÍGASENOS cuéntaselo dígaselo

Habiéndoseme inviértasele piérdasete

TILDE EN HIATO
Se encuentra de vocal abierta átona(a, e, o) con cerrada tónica (í ú) no forma
diptongo sin hiato, y la vocal cerrada siempre llevará tilde, en cualquier sílaba que
se halle:

Días país raíz

Raúl Belaúnde actúa

Ríes reúne maúlla

Maúrtua flúor evaluación

Prohíbe rehúsa ahínco

Evacuación oír ahínco

Reír ataúd

(Téngase presente que la letra h no impide ni el diptongo ni el hiato)

CASOS ESPECIALES
Tildación diacrítica .En una serie de palabras –principalmente monosílabas, se
utiliza la tilde con el fin de diferenciarlas de otras de igual estructura que tienen
distintos significado o función gramatical:

62
 MONOSÌLABOS

mi ( pronombre personal )- mi (adjetivo posesivo )

tu (pronombre personal )-tu (adjetivo posesivo):
Según tú, a tu hermano no le gana nadie.
él (pronombre personal)- el artículo:
Con él son doce los que conforman el nuevo gabinete.
sí ( adverbio que afirma // sustantivo // pronombre personal si (
conjunción condicional// nota musical ):
Consultada si le gustaría ser alcaldesa, contesto que sí , pero preciso
que solo si se lo propone el mismo presidente te dará el sí.
sé ( toma de los verbos ser y saber )- se ( pronombre ):
Sé bueno con tus padres , me dijo y luego se marchó , no sé , si a tu
casa o al cine
dé (del verbo dar ) – de (preposición):
Te dé o no te dé la foto, tu estarás aquí a las tres de la tarde.
té (sustantivo)- te (pronombre)
¿te parece que el té está muy cargado ?
más ( adverbio de cantidad )- mas ( conjunción equivalente a pero ):
Estaba más sucio que nunca .Se lo advertí , mas no me hizo caso
o Ó ( conjunción , cuando va entre cifras para evita confusión con el
creo ): subirá 20ó 22%
O(en cualquier otra forma ):
Acertado o no , ese es el cálculo
Aún Lleva tilde cuando equivale a todavía .No la lleva cuando equivale a
Aun hasta , también , inclusive:
Aún no llega, pero sé que aún enfermo vendrá.

ADVERVIOS TERMINADO EN MENTE

Se escribirá el adverbio marcando en el adjetivo la tilde que debiera llevar como simple :
Ágilmente básicamente
Fácilmente
Lícitamente
Difícilmente
Cortésmente
Cínicamente
Comúnmente
Políticamente

63
 COMILLAS (“”)
a. Se emplean para marcar las citas textuales de algún texto o documentó que se
inserte.
b. Para señalar las declaraciones del algún personaje o protagonista del hecho “No
nos van a silenciar” , afirmo
c. Cuando dentro del entrecomillado vaya otro , el segundo se marcara con comillas
simples: “No nos pueden exigir que enfrentemos a la concertaciones en aras del “
futuro diferente” que pregona el gobierno”
d. En los apodos :
 “el loco ” perochena
 Tomochi Careca “Achica precio”
 Reynaldo Rodríguez López “El padrino”
e. En palabras tomadas en otros idiomas: “dumping” “ stock” “showman”
f. No van entre comillas los títulos de libros, nombre de espectáculos, equipos
deportivos, marcas, logos, establecimientos comerciales.
Tampoco los diálogos (indicados por el guión mayor)

INTERROGACIÓN
EXCLAMACIÓN
(¿? ¡!)

Nunca se escribe punto después de cerrar signo de interrogación o de

exclamación
¿Habrá aumentos de sueldos?
¡Qué tal gol!
Una interrogación entre paréntesis anota deuda:
Estos son los files (?) compañeros del presidente
A continuación delo signo de interrogante o exclamación que cierra, la siguiente
palabra debe empezar con mayúscula, salvo que haya una coma que los separe.
Un signo de exclamación encerrado entre paréntesis expresa asombro, extrañeza:
Dijo que se marchaba muy satisfecho (!) y que volverá pronto.

64
 MECANOGRAFÍA
El POLITECNICO “SEÑOR DE LA SOLEDAD” tiene el privilegio de usar un
programa de mecanografía que consta de 36 niveles: que medirá las
pulsaciones totales, nuestro puntaje y el puntaje a conseguir, calculará
nuestros errores en porcentajes y medirá el tiempo en que desarrollaremos
dicho ejercicio, dentro de su central de cómputo para que las alumnas de
secretariado ejecutivo computarizado, se desarrollen de acorde a la tecnología.

El arte de la mecanografía
Convertirse en un buen mecanógrafo es sólo cuestión de tiempo, entrenamiento y
práctica. No requiere ninguna habilidad especial.

Realmente, adquirir una buena velocidad a la hora de mecanografiar no es muy

difícil, únicamente debes seguir y recordar los tres consejos que se muestran a
continuación, y los resultados serán sólo cuestión de tiempo:

 No cometas errores: Si quieres escribir tan rápido como piensas, ¡no

cometas errores!, da igual lo lento que vayas al principio. Cada vez que te
equivocas debes rectificar, y esto supone muchas acciones en tu cabeza,
primero se tiene que dar cuenta que ha cometido un error, pensar en pulsar
el botón de borrar el último carácter introducido, y luego volver a pulsar la
misma tecla. Haznos caso, trata de no cometer errores, por muy lento que
teclees al principio.

 No mires el teclado: El tiempo que pierdes mirando el teclado, es tiempo

que pierdes a la hora de pulsar teclas. Al principio, en las primeras
lecciones vas a aprender cómo colocar los dedos para no tener que mirar el
teclado. Créetelo, no sólo es posible, si no que además te va a permitir
coger velocidad de mecanografía conforme vayas practicando.

65
  Practica! Sólo con la práctica constante vas a conseguir mejorar tus
habilidades mecanográficas. Así que te aconsejamos que practiques la
mecanografía tres o cuatro días por semana, en sesiones de entre 15
minutos y 1 hora. Con esto es suficiente para ir mejorando semana a
semana.

¡Ya está! Esto es todo lo que necesitas saber antes de empezar.

No cometer errores, no mirar el teclado y practicar 4 veces por semana

66
 La posición de las manos
El siguiente paso, tras haber leído las tres claves de la mecanografía, es aprender
a colocar las manos y dedos en el teclado.

Observa atentamente la siguiente figura para entender cómo y dónde deben

descansar tus manos y dedos en el teclado:

Dedo Mano Izquierda Mano Derecha

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 Pulgar Estos dedos descansan en la barra espaciadora
Índice Descansa sobre la tecla F Descansa sobre la tecla J
Corazón Descansa sobre la tecla D Descansa sobre la tecla K
Anular Descansa sobre la tecla S Descansa sobre la tecla L
Meñique Descansa sobre la tecla A Descansa sobre la tecla Ñ

Usando esta técnica se minimiza la distancia entre tus dedos y cada una de las
teclas, así que, con un mínimo esfuerzo y práctica, serás capaz de escribir
realmente rápido.

Esta técnica ha sido estandarizada y utilizada durante largo, largo tiempo. Es la

misma técnica que le enseñan a cualquier persona hoy día, incluso si vas a una
academia privada.

Existe un truco para saber si tus dedos están bien colocados sin siquiera mirar el
teclado. ¿Te has fijado en que las teclas F y J tienen unas pequeñas marcas?
Coloca tus dedos índices encima de estas teclas, ¿notas las marcas?
La fila donde tus dedos deben descansar se conoce con el nombre de fila guía.

Un consejo para las siguientes lecciones:

Después de pulsar cada tecla, deja que tus dedos descansen sobre la fila
guía.
Eso te ayudará a dejar de mirar el teclado.

68
69