SAP Best Practices

- vorkonfigurierte Prozesse für KMU –

schnell und kostengünstig eingeführt.

Vortrag am Event
Das "i" des Kolumbus - Power Systems mit IBM i
Zürich, 18. Mai 2011

Thomas Burkhardt, Sales Executive

Agenda

18. Mai 2011 Folie 2

Agenda

18. Mai 2011 Folie 3

AGILITA stellt sich vor…

Standorte:
Althardstrasse 80 Jungfraustrasse 1
CH-8105 Regensdorf CH-3005 Bern

Rechtsform: Aktiengesellschaft
Gründungsdatum: 28. Juni 2005

Schwesterfirma als SAP Service-Partner

ABILITA AG, 8105 Regensdorf

Partnerkonzept:
Die Gründer und Aktionäre sind aktive
Mitarbeiter der Unternehmung.

WEB
www.agilita.ch

Anzahl Mitarbeiter
55 Mitarbeiter

Sandra Völler Kurt Spichiger

Geschäftsführerin Geschäftsführer

18. Mai 2011 Folie 4

Unsere Partnerschaften

ABILITA AG
SAP Service-Partner

Crystal Reports
Als SAP Service Partner unterstützen
wir unsere Kunden bei der Auswahl, der
WebIntelligence
Einführung, der Optimierung und dem
Xcelsius
Betrieb von SAP Lösungen

Live Office

BO Explorer

AGILITA AG
SAP Channel-Partner

SAP Business All-in-One

SAP Best Practices
ELOoffice

SAP Releasewechsel
ELOprofessional

SAP Betriebssupport
ELOenterprise

18. Mai 2011 Folie 5

Unsere Branchenkompetenz

Energieversorger
Facility
& Dienstleister Handel & Industrie Management
Recycling

Medizinaltechnik

Grosshandel

Energieproduzenten

Projektfertiger
Apparatebau

Corporates

Stromhandel

IT Dienstleister
Serienfertiger

Facility Manager

Stromtransport

Personaldienstleister
Bauzulieferer

Drittverwaltungen

Energieverteilung

Konsumgüter

Bauunternehmung

18. Mai 2011 Folie 6

Unsere Dienstleistungen

Energieversorger
Facility
& Dienstleister Handel & Industrie Management
Recycling

Prozessberatung
SAP Einführungen mit SAP Best Practices / Baseline
SAP Optimierungen / Reverse Business Engineering

SAP Business Intelligence / SAP BusinessObjects

Document Services mit ELO

Betrieb und Support

18. Mai 2011 Folie 7

 Unsere Kunden (Auszug)

Fertigung Handel Dienstleistung

1‘000 +
Mitarbeiter

500
Mitarbeiter

200
Mitarbeiter

100
Mitarbeiter

50
Mitarbeiter
Immobilien

18. Mai 2011 Folie 8

Agenda

18. Mai 2011 Folie 9

Geschäftsprozesse und ERP Budgets

Kernprozesse in einem Produktionsunternehmen …

… mit 1‘000 Mitarbeitern … mit 100 Mitarbeitern

18. Mai 2011 Folie 10

Bündelung der Prozesse in Best Practices Szenarien,
Bereitstellung für den KMU

SAP Best Practices Szenarien

„Prozessbibliothek“

18. Mai 2011 Folie 11

Agenda

18. Mai 2011 Folie 12

Das (E)i des Kolumbus:
SAP Best Practice Ansatz

• SAP hat die während über 30 Jahren

gesammelte Prozesserfahrung von Hunderten
von grossen und kleinen Kunden aus der
ganzen Welt in so genannte Best Practice
Szenarien gebündelt. Sie bestehen aus: Kosten
- allen erforderlichen System-Voreinstellungen Pragmatische
Methodik
- wieder verwendbaren Dokumentationen
- Tools zur Projektbeschleunigung
SAP
Best
Practices
Umfassende Bewährte
Dokumentation Vorkonfiguration
Zeit Risiko
• So können ERP Kernprozesse mit geringem
Implementierungsaufwand und kostengünstig
eingeführt werden.

18. Mai 2011 Folie 13

 SAP Best Practices Szenarien (1/2) www.agilita.ch

Rechnungswesen und Controlling

Hauptbuch (N156) Debitorenbuchhaltung Kreditorenbuchhal- Periodenabschluss in Cash Management Anlagenbuchhaltung Anlagenzugang durch
(N157) tung (N158) der Finanz- (N160) (N162) Direktaktivierung (N163)
buchhaltung (N159)
Anlagenzugang für Gemeinkosten- F&E-Innenaufträge- Innenaufträge Mar- Segmentberichterstat-
Anlagen im Bau – Inve- Controlling-Ist (N184) Ist (N185) keting & sonst. Ge- tung (N166)
stitionsanträge (N164) meinkosten -Ist (N186)
Operativer Jahresplan und Prognose
Absatzmengenbudgetie- SOP / Übergabe Planung des Allgemeine Fertigungskosten- F&E- Standardkostenbe-
rung, Erlösplanung (N172) Langfristplanung an Einkaufsmaterial- Kostenstellenpla- stellenplanung (N176) Innenauftragsplanung rechnung (N178)
LIS/PIS/ Kapazität (N173) preises (N174) nung (N175) (N177)

Quartalsplan und Periodenabschluss Bestandsbewertung Muster- und Periodenabschlussaktivi

Absatzmengenprognose „Allgemein“ (Werk) (N181) für Jahresabschluss Simulationskalkula- täten (N224)
mit CO-PA (N179) (N182) tion (N187)
Beschaffungsprozess
Beschaffungsangebot Einkauf von Beschaffung ohne Beschaffungskon- Einkauf Fremdleistung Einkauf Dienstleistung Interne Beschaffung m.
(N128) Verbrauchsmaterial QM (N130) trakt (N133) (N208) (N209) firmenübergreifender
(N129) Umlagerung (N141)
Konsignationsabwick-lung Lohnbearbeitung (N138) Lieferantenretoure QM für Beschaffung Chargenverwaltung Bestandsverwaltung, Umlagerung mit
mit Lieferanten (N139) (N136) mit Lieferanten- (N117) Nacharbeit, Aus-schuss, Lieferung (N134)
beurteilung (N127) Sperre (N131)
Umlagerung ohne Inventur/Inventurzäh-
Lieferung (N135) lung mit Bestands-
korrektur (N137)
Auftragsabwicklung
Kundenangebot (N112) Verkauf ab Lager - Tresenverkauf (N113) Lean Warehouse Kostenlose Lieferung Streckengeschäft mit Streckengeschäft ohne
Telefonverkauf (N109) Management (N124) (N110) Lieferavis (N107) Liefaravis (N114)
Kundenauftragsabwick- Verkauf von Nicht- Konsignation mit Mehrfirmenverwal- Leihgutabwicklung Kreditmanagement Abwicklung von
lung mit Anzahlung (N201) Lagerware (N115) Kunden (N119) tung (N123) (N120) (N108) Lastschriften (N116)
Gutschriftsabwicklung Chargenrückruf (N122) Retouren und Periodenabschluss Kundenauftragsab- Rabattabwicklung
(N204) Reklamationen (N111) SD (N203) wicklung mit Sammel- Naturalrabatt (N121)
fakturierung (N205)

18. Mai 2011 Folie 14

 SAP Best Practices Szenarien (2/2) www.agilita.ch

Produktionsplanung und Steuerung

Logistikplanung (N144) Diskrete Fertigung Lagerfertigung – Kundeneinzelferti- Kundeneinzelfertigung Serienfertigung (N149) PP-Lohnbearbeitung
(N145) Prozessindustrie (N146) gung mit Varianten- ohne Varianten- (Fremdbearbeitung)
konfiguration (N147) konfiguration (N148) (N150)
Nacharbeitsabwicklung -
unfertige Produkte in der
Fertigung (N202)
Produktlebenszyklus
PLM – interne Produkt-
entwicklung (N210)
Dienstleistungen für Projekte und Service
Adhoc Beratung zum Kundenauftrag mit Interne Instandhaltung Service mit Servicekontrakt mit Serviceabwicklung Periodische
Festpreis (N194) Festpreis und (N193) aufwandbezogener periodischer Fakturierung zum Festpreis (N200) Dienstleistungen (N112)
aufwandbezogener Fakturierung (N198) (N199)
Fakturierung (N195)
Reparaturen im Lager Periodensabschluss Projekt mit Festpreis Internes Projekt (N197)
(N217) Serviceaufträge (N189) und aufwandbezo-
gener Fakturierung
(N196)
Human Capital Management / Travel Management
Zeiterfassung (N211) Reisekostenabrech- Personaladministra-tion Personalzeitwirt-
nung (N191) & Lohnbrechnung CH schaft – Präsenzzeit
(AGPY) (AGPT)
Analytische Funktionen
SAP ERP Berichte für das SAP ERP Berichte für BEx Analyzer (N132)
Rechnungswesen (N221) die Logistik (N222)

Branchenspezifische-Ergänzungsszenarien

18. Mai 2011 Folie 15

Agenda

18. Mai 2011 Folie 16

Fallbeispiel: Roth Planzen AG & Zulauf AG

Baumschule Baumschule
& Gartencenter & Gartencenter
8593 Kesswil 5107 Schinznach
65 Mitarbeiter 150 Mitarbeiter
www.rothpflanzen.ch www.zulaufquelle.ch

18. Mai 2011 Folie 17

Roth Planzen AG

• Die Roth Pflanzen AG ist ein unabhängiges Schweizer

Unternehmen für den Handel von Pflanzen und als Baumschule für
die Produktion von Bäumen, Stauden und weiteren Pflanzen.
• Eine breite Produktpalette an Pflanzen und Hartware (Geräte,
Werkzeuge), sowie lösungsorientierte Dienstleistungen stehen den
Kunden zur Verfügung.
• Die Hauptaktivitäten der Roth Pflanzen AG sind
- Handel en gros
- Handel Gartenbauer
- Objekt Geschäft
- Gartencenter (Verkauf privat)
- Baumschul-Produktion

18. Mai 2011 Folie 18

ERP Situation 2006

IST
• AS/400
• Selber weiterentwickelte Software
• Buchhaltung mit Schnittstellen
• Produktion nicht von EDV unterstützt

18. Mai 2011 Folie 19

ERP Situation 2006

SOLL
• Plattformunabhängige Lösung – IBM System i bevorzugt
• 1 integrierte Lösung für alle Bereiche
• ERP mit integriertem PPS
• Prozesssicherheit
• Controlling / Profit Center Rechnung
• EDI mit Kunden
• Application Sharing mit
mit Zulauf AG, Schinznach

18. Mai 2011 Folie 20

 SAP Best Practices Szenarien (1/2) www.agilita.ch

Rechnungswesen und Controlling

Hauptbuch (N156) Debitorenbuchhaltung (N157) Kreditorenbuchhaltung (N158) Periodenabschluss in der Cash Management (N160) Anlagenbuchhaltung (N162) Anlagenzugang durch
Finanzbuchhaltung (N159) Direktaktivierung (N163)

Anlagenzugang für Anlagen im Bau
(Investi-tionsanträge) (N164)
Operativer Jahresplan und Prognose
Absatzmengenbudgetie-rung und
Übergabe an SOP (N172)
Quartalsplan und
Absatzmengenprognose mit CO-PA
(N179)
Beschaffungsprozess
Beschaffungsangebot (N128)
Konsignationsabwicklung mit Lieferanten
(N139)
Gemeinkosten-Controlling-Ist (N184) F&E-Innenaufträge-Ist (N185)
SOP durch Übergabe der
Langfristplanung an LIS/PIS/
Kapazität (N173)
Periodenabschluss „Allgemein“
(Werk) (N181)
Einkauf von Ver-brauchs--material
(N129)
Lohnbearbeitung (N138)
Planung des
Einkaufs-ma-te-rial-preises (N174)
Bestandsbewertung für
Jahresabschluss (N182)
Beschaffung ohne QM (N130)
Lieferantenretoure (N136)
Innenaufträge für Mark-eting und
sonstige Ge-mein-kosten-Ist
(N186)
Allgemeine Kostenstellenplanung
(N175)
Muster- und
Simulations-kalkulation (187)
Beschaffungskontrakt (N133)
QM für Beschaffung mit
Lieferanten-beur-teilung (N127)
Segmentbericht-erstattung (N166)
Fertigungskostenstellenpla-nung (N176)
Periodenabschlussaktivitäten (N224)
Einkauf Fremdleistung (N208)
Chargenverwaltung (N117)
F&E-Innenauftrags-planung (N177) Standardkostenberech-nung (N178)
Einkauf Dienstleistung (N209) Interne Beschaffung mit
firmenübergreifender Umlagerung
(N141)
Bestandsverwaltung, Nacharbeit, Umlagerung mit Lieferung (N134)
Aus-schuss, Sperre (N131)

Umlagerung ohne Lieferung (N135) Inventur/Inventurzäh-lung mit

Bestands-korrektur (N137)

Auftragsabwicklung
Kundenangebot (N112) Telefonverkauf (N109) Tresenverkauf (N113) Lean Warehouse Management Kostenlose Lieferung (N110) Streckengeschäft mit Lieferavis Streckengeschäft ohne Liefaravis
(N124) (N107) (N114)
Kundenauftragsabwicklung mit Anzahlung Verkauf von Nicht-Lagerware (N115) Konsignationsabwick-lung mit Mehrfirmenverwaltung (N123) Leihgutabwicklung (N120) Kreditmanagement (N108) Abwicklung von Lastschriften (N116)
(N201) Kunden (N119)
Gutschriftsabwicklung (N204) Chargenrückruf (N122) Retouren und Reklama-tionen (N111) Periodenabschluss SD (N203) Kundenauftragsabwicklung mit Rabattabwicklung Naturalrabatt
Sammel-fakturierung (N205) (N121)

Produktionsplanung und Steuerung

Logistikplanung (N144) Diskrete Fertigung (N145) Lagerfertigung – Prozessindustrie Kundeneinzelfertigung mit Kundeneinzelfertigung ohne Serienfertigung (N149) PP-Lohnbearbeitung
(N146) Varianten-kon-figu-ra-tion (N147) Varianten-konfigu-ra-tion (N148) (Fremdbearbeitung) (N150)

Nacharbeitsabwicklung (unfertige
Produkte in der Fertigung) (N202)
Produktlebenszyklus
PLM – interne Produktentwicklung (N210)

Dienstleistungen für Projekte und Service

Adhoc Beratung zum Festpreis (N194)
Reparaturen im Lager (N217)
Human Capital Management / Travel Management
Zeiterfassung (N211)
Analytische Funktionen
SAP ERP Berichte für das
Rechnungswesen (N221)
Branchenspezifische-Ergänzungsszenarien
Wertschöpfungskette für Milchprodukte
(GE1)
Kundenauftrag mit Festpreis und Interne Instandhaltung (N193) Service mit auf-wand-bezogener Servicekontrakt mit periodischer Serviceabwicklung zum Festpreis Periodische Dienstleistungen (N112)
aufwandbezogener Fakturierung Fakturierung (N198) Fakturierung (N199) (N200)
(N195)
Periodensabschluss Serviceaufträge Projekt mit Festpreis und Internes Projekt (N197)
(N189) aufwandbezo-ge-ner Fakturierung
(N196)
Reisekostenabrech-nung (N191) Personaladministration & Personalzeitwirtschaft –
Lohnabrechnung CH (AGPY) Präsenzzeit (AGPT)
SAP ERP Berichte für die Logistik BEx Analyzer (N132)
(N222)
Handling Unit Mana-gement für
Lebens-mittelsicherheit (G67)

18. Mai 2011 Folie 21

Agenda

18. Mai 2011 Folie 22

Best Practice Configurator für
ERP Lösungen www.agilita.ch

18. Mai 2011 Folie 23

 Jedes Best Practice Szenario ist vollständig dokumentiert

Ablaufdiagramm

Konfigurationsleitfaden
Ablaufbeschreibung

http://www.sapconfigurator.com/sapcfg/build/index.html?lang=de&p=agil&cntry=ch2

18. Mai 2011 Folie 24

Output E-Mail aus dem Configurator:
Ausgewählter Prozessumfang & Kostenschätzung

18. Mai 2011 Folie 25

 Wie realistisch ist die Kostenschätzung
aus dem Configurator?

Frage Antwort

Ist der berechnete
Configurator-Preis ein
verbindliches Angebot von
AGILITA an den
Interessenten?
Der Preis ist ein erstes Richtangebot, jedoch durchaus genau,
sofern der Kunde in seinem Projekt möglichst nahe am
ausgewählten, voreingestellten Prozess- und Funktionsumfang
bleibt.

Was ist die
Kalkulationsgrundlage des
SAP Solution Configurator?
 Langjährige KMU Projekterfahrungen von SAP und AGILITA
 Diverse ERP Studien, z.B.
Schätzung und Beeinflussung der Kosten von ERP-Systemen in Schweizer KMU von Thomas Widmer
Diss., Technische Wissenschaften, Eidgenössische Technische Hochschule ETH Zürich, Nr. 15630, 2004
http://e-collection.ethbib.ethz.ch/show?type=diss&nr=15630

18. Mai 2011 Folie 26

 Wie realistisch ist die Kostenschätzung
aus dem Configurator?
Frage
Zu welchem Preis wird das
Projekt zum Schluss
effektiv realisiert?
Woher kommen die Deltas
zur Schätzung aus dem
Configurator?
Wie werden die Deltas
ermittelt?
18. Mai 2011 Folie 27
Antwort
Erfahrungsgemäss etwa 10 – 30% über den im Configurator
geschätzen Dienstleistungskosten.
• z.B. wenn die Organisationsstruktur aus mehreren Firmen
besteht.
• aus den Anpassungen der Prozesse/Szenarien mittels
Customizing.
• aus branchenspezifischen Spezialprozessen, welche in mit den
Szenarien nicht abgebildet sind.
• aus kundenindividuellen Anforderungen, welche meist mittels
Customizing, manchmal via Programmierung, umgesetzt werden,
z.B. besondere Auftragsmasken, Reports oder Formulare.
Mittels Delta-Workshops werden die Abweichungen identifiziert,
dokumentiert, bewertet, priorisiert und verbindlich geschätzt.
Agenda

18. Mai 2011 Folie 28

Einige ERP Besonderheiten Pflanzenhandel /
Baumschule

• Die Parzellen/Beete sind „am Boden liegende“

Hochregallager, darauf basiert die Lagerplatzverwaltung.
• Die Lagerplätze werden durch langlaufende
Fertigungsaufträge (wachsende Pflanzen, z.T. über
mehrere Jahre) belegt.
• Die Instandhaltung (giessen, düngen, …) erfolgt an
einem Produkt (Baum), welches sich immer noch im
Produktionsprozess befindet.
• Umkehr der klassischen Produktionslogistik: Nicht die
Produkte „gehen“ zu den Arbeitsplätzen, sondern die
Instandhaltungs-Arbeitsplätze „kommen“ zu den
Produkten.
• Die wertschöpfenden Tätigkeiten und damit verbundene
Kosten können nur mit eingeschränkter Genauigkeit
einem einzelnen Produkt („Baum“) zugeordnet werden -
„Giesskannenprinzip“

18. Mai 2011 Folie 29

ERP Logistik im Gartencenter (schematisch):
Fertigungsauträge, Lagerplätze, Instandhaltungsaufträge

Aussenquartier
IH-Auftrag 400001  Düngen
Totalkosten: CHF 150.—
FAUF Abrechnungsvorschrift automatisch
100001  CHF 15.-- (Anteil)
100023
100005  CHF 25.--
100009  CHF 25.--
Rest  CHF 85.--*
==> Verteilung Rest über Programm oder
Liste der belegten WM-Plätze: FHM-Zuordnung

100001 A9003-1 – A9003-19

100001 A6001-13 – A6001-15
100005 A6001-5 – A6001-12
100009 etc. etc. IH-Auftrag 4000001
100012 etc. etc Vorgang 10 – Düngen
100023 etc. etc.
400001 A6001-1 – A6001-25
FAUF
400001 A3001-2 – A3001-20 FAUF
400001 etc. etc. 100009
100005

FAUF
100001

FAUF
FAUF 100001  100 Stück
100012
Vorgang 10 – Säen
Vorgang 20 – Umgraben
Vorgang 30 – Ernten
( Vorgänge = virtuelle Arbeitsplätze)

18. Mai 2011 Folie 30

Besondere Anforderungen: Etikette

18. Mai 2011 Folie 31

Besondere Anforderung:
Umlagerung + Zusatzverkauf

18. Mai 2011 Folie 32

Besondere Anforderung: Sortimentsverkauf

Ich hätte gerne 50 Stück

ABELIA, 70-80 cm hoch, …

18. Mai 2011 Folie 33

Agenda

18. Mai 2011 Folie 34

 Aufbau einer SAP Best Practice Lösung

Realisierungsgrad Heutige Anforderungen

der Lösung des Kunden
Umfang
Einführungsprojekt
100% 5. Veränderung / Wachstum der Anforderungen über die Zeit
≈ 95%
4. Programmierung
≈ 90%
3. Customizing
≈ 80%
2. weitere Standard-
prozesse aus SAP ERP
≈ 70%

1. SAP Best Practices

0% SAP Prozess- &

SAP ERP Weitere SAP Lösungen
Funktionsumfang

SAP Business Suite

18. Mai 2011 Folie 35

Erfolgsfaktoren Best Practice Projekte

• Wenn immer möglich: Rückführung vermeintlich „neuer“ oder gar

„exotischer“ Anforderungen auf bekannte Best Practice Szenarien,
Prozesse und Funktionen
• Kunde ist bereit, seine Prozesse & Organisation an Best Practice
anzupassen
• Klare Definition des Projektumfanges – „weniger ist mehr“
• KMU orientiertes pragmatisches Projektvorgehen: AGILITA SPEED

18. Mai 2011 Folie 36

 KMU Projektmethode SPEED:
Vorgehensmodell

Konzeption Feintuning
Key User Schulung
Testing
Detailanpassungen
Datenmigration
80 Produktiv
Start
70 Delta Workshops
Kapazität Kunde in %

Schulung Projektteams
60

50 Personal
Personal
Projekt
40
Vorbe- Customizing Go Live
30 reitung Logistik Werkstatt Logistik Support
20 1. P Orga 1. Delta ausprägen
2. P Start
10 3. Baseline
Finanzen 2. Prozesse Finanzen
Installation dokumentieren
01 02 03 04 05 06 07
Projekt Durchlaufzeit (Monate)

18. Mai 2011 Folie 37

KMU Projektmethode SPEED:
Tagesablauf mit minimaler Belastung des Kunden

Der Tagesablauf in der Projektphase

Feintuning
zur Bewältigung von Projektaufgaben und Tagesgeschäft

Mittag
Mittag

Gemeinsame
Gemeinsame
Festlegung
Festlegung 11.30 12.30 Tagesgeschäft (Kunde)
Tagesgeschäft (Kunde)
Anpassungen
Anpassungen
11 14

Customizing
Customizing (Berater)
(Berater)

10 15

Prototyping
Prototyping
Berater
Berater
9
+ 16

Schulung
Schulung
Prozessabnahme
Prozessabnahme
Kunde
Kunde
8 17

17.30 Dokumentation / /
Dokumentation
Know - how
Know Transfer
how Transfer

18. Mai 2011 Folie 38

Zusammenfassung:
Ihr Nutzen aus dem „Best Practices“ Ansatz

• Sie erhalten international erprobte Best Practice Prozesse, lokalisiert für

die Schweiz.
• Sie verkürzen die Evaluations- & Implementierungszeit Ihres Projektes.
• Sie senken die Kosten für Auswahl und Einführung Ihres integrierten
ERP Systems.
• Sie minimieren das Risiko Ihres SAP Projektes.
• Sie schonen Ihre Budgets und Ressourcen – welche Sie besser in
denjenigen Prozessen einsetzen, wo Ihre Firma wirklich individuell ist.
• Sie erhalten einen höheren ROI und eine kürzere Paybackdauer auf
Ihre Investition.
• Sie schützen Ihre Investition durch die Wahl einer zukunftssicheren
Softwarelösung.
• Sie setzen auf einen pragmatischen, agilen & erfahrenen KMU-
Beratungs- & Implementierungspartner.

18. Mai 2011 Folie 39

Ihre Kontaktperson für Fragen:

Thomas Burkhardt
Sales Executive
lic. oec. publ.
AGILITA AG
thomas.burkhardt@ Althardstrasse 80
agilita.ch CH 8105 Regensdorf
Telefon: +41 44 842 74 11
Telefax: +41 44 842 74 12
Mobile: +41 79 215 84 15

18. Mai 2011 Folie 40