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EL DEPARTAMENTO DE FORMACIÓN ¿Y PARA QUÉ DICES QUE SIRVE?
"Cuando enseñes, enseña a discutir sobre lo que enseñas" Ortega

Nº 5 Marzo - 2010

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Formación y Control, S.A.

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1. ¿CUÁL ES NUESTRO NEGOCIO?
Hace ya muchos años, un genio del marketing les comentó a los magnates del ferro carril una frase que hizo historia: "Ustedes no están en el negocio del tren, ustedes están en el negocio del transporte". ¿Cuál es el negocio de los que nos dedicamos a Formación? ¿El conocimiento? ¿La transmisión de los conocimientos? ¿El incremento de las competencias? Seamos sinceros. El conocimiento hoy es una mercancía banal. Está, gracias a Internet, por todas partes. Y las competencias, ¿ese es el lenguaje que hablan nuestras organizaciones? ¿Eso es lo que les preocupa a nuestros/as Directores Generales? La universidad está en el negocio de los conceptos. Nosotros NO. Pero durante muchos años hemos actuado como si así fuera. Y hemos importado medios y métodos propios de ese sector, que no es el nuestro. La crisis quizás sea una buena oportunidad para volvernos a preguntar, ¿en qué negocio estamos? La respuesta es bastante sencilla, y me atrevería a decir que obvia para los que nos movemos en estos ambientes. Pero puede ser ocasión de revisarla. A eso dedicamos este número.

2. ¿CÓMO SOBREVIVE UNA EMPRESA?
Es una obviedad señalar que para cumplir con sus responsabilidades, con lo que en el argot técnico se denominan "Stakeholders" (personal, proveedores, socios, Hacienda, etc.), la empresa tiene que sobrevivir, primero, y crecer, después. Y esto, algo evidente per se, estos años de crisis lo están destacando y poniendo aún más en manifiesto. ¿Cómo sobrevive en un mercado una organización empresarial? Fijando Objetivos Que éstos sean correctos Y alcanzándolos
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El Departamento de F o r m a c i ó n ¿y para qué dices que sirve? 3

El Departamento de F o r m a c i ó n ¿y para qué dices que sirve?

El concepto de objetivo debe ser visto en una acepción más amplia que la de "las cifras de cada año". De hecho, toda empresa tiene cuatro tipos de Objetivos que alcanzar: Crear Clientes Mantener Clientes Beneficios con Ética Mejora Continua

En la práctica, estos cuatro tipos de Objetivos determinan la actividad de la empresa:

Crear Clientes Mantener Clientes Mejora Continua Beneficios con Ética

es > > > >

Política Comercial Calidad Competitividad Resultados sostenibles

Una empresa equilibrada, debe "alimentarse" persiguiendo los cuatro tipos de Objetivos señalados. Si no lo hace así, se desequilibra y sufre, inevitablemente, perjuicios fácilmente manifestables. Como estos cuatro Objetivos se aplican también al Departamento de Formación y deben ser eje de su estructuración, es algo que (si interesa) nos gustaría trabajar en un posterior número.

3. ¿CÓMO ALCANZA UNA EMPRESA LOS CUATRO TIPOS DE OBJETIVOS?
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Hace falta una conjunción de recursos para ello: Financieros Técnicos Inmovilizado Profesionales Todos ellos son importantes. Pero tres de ellos se encuentran en su Curva de Rendimiento Decreciente. Y, además, son fácilmente copiables. Por eso, el esencial, y el que se haya lejos de la Curva de Rendimiento Decreciente, son los recursos profesionales. Las personas. Si una empresa logra profesionales excelentes, todos los restantes recursos funcionarán. Si los profesionales son cortos o de escasa competencia, todos los restantes recursos mal funcionarán o servirán para poco.

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Y además, es obvio que la excelencia en las personas, por ser algo difícil de alcanzar, es también difícil de copiar por parte de la competencia. Si quieres crear un gran equipo de fútbol puedes comprar un estadio y todos los demás aditamentos. Sin embargo, contratar a los 11 mejores jugadores del planeta no te garantizará que seas campeón de la liga. La diferencia entre una empresa que avanza y otra que declina, se sintetiza en un conjunto de profesionales cualificados y comprometidos con los Objetivos. Es decir, que sepan qué se desea alcanzar, la razón por la que esto es conveniente, y que estén cualificados para realizarlo en un mercado siempre duro, donde nos enfrentamos a competidores preparados que persiguen Objetivos similares a los nuestros.

4.¿CUÁL ES EL PAPEL DE FORMACIÓN ENTONCES?
Obviamente NO es el de fijar los Objetivos. Eso es responsabilidad de instancias superiores, tales como Asamblea de Accionistas, Consejo de Administración, Presidencia o Dirección General u otros estamentos según el caso y las circunstancias. Formación TAMPOCO está para justificar un Objetivo. Ni para someterlo a consenso. Para eso hay establecidos en la empresa y la legislación otros caminos y fórmulas. Y si una persona entiende que el Objetivo que debe alcanzar no le corresponde, tampoco es papel de Formación convencerle o intervenir en ello. Asimismo, NO es papel de Formación sustituir al mando en su labor de informar sobre los Objetivos y lo que se pretende con éstos. Tampoco estamos para "desarrollar a las personas" o incrementar sus habilidades, porque esas afirmaciones, dichas así, carecen de sentido. Desarrollarlas, ¿para qué? La responsabilidad de Formación es proporcionar a los profesionales las herramien tas de cualificación que éstos precisen para el logro de los cuatro tipos de Objetivos que se les hayan planteado por parte de la organización. Y aquí hay que destacar un matiz importante: NO es responsabilidad de Formación el que cada persona esté formada. Hay un viejo refrán que dice: "Se puede llevar el caballo al río. No se le puede obligar a beber". El peor favor que puede hacer un Departamento a su empresa es crear en los profesionales el sentimiento de que "de formarme se ocupa Formación". La responsabilidad de estar capacitado es propia de cada profesional. La del Departamento es facilitar los medios, soportes, ayudas, recursos, óptimos y contrastados, que le permitan a éste/a mantenerse al día o incrementar su capacidad de resolución, según demanden los Objetivos y el mercado.

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El Departamento de F o r m a c i ó n ¿y para qué dices que sirve? 5

El Departamento de F o r m a c i ó n ¿y para qué dices que sirve?

5. Y ESTO, ¿CÓMO SE HACE?
Bueno, hay una panoplia extensa de medios. También nos gustaría hablar de ellos en ese número posterior. Pero el óptimo de un Departamento de Formación es cuando consigue emplear los medios a su disposición, logrando que quienes deban realizar la ejecución de los Objetivos sean capaces de responder a estas seis preguntas sobre cada Objetivo a realizar: OBJETIVO
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QUÉ – POR QUÉ – CÓMO PUEDE -- SABE -- QUIERE
<

QUÉ
Significa contribuir para que todo el personal sea capaz de dar respuesta a las preguntas: ¿Cuáles son los Objetivos de la empresa para este año? ¿Cuáles los de tu Área, Departamento/Persona? Si los Objetivos no son conocidos, cualquier Formación posterior pierde sentido, porque se desconoce su motivo. Cierto que esta función (transmisión de los Objetivos) es parte esencial del trabajo del mando, pero concienciar, apoyar, proporcionar herramientas a éste para ello, también forma parte de la labor del Departamento.

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POR QUÉ
Explica las razones que justifican los Objetivos. Los seres humanos somos capaces de dar la vida por causas con sentido, pero no sacrificamos voluntariamente ni un minuto por aquello cuya razón o fin desconocemos. Igual que el punto anterior, explicar "los por qué" es responsabilidad de los mandos, pero el Departamento debe comprobar, para que una persona le vea sentido a la Formación que recibe, que conoce el Objetivo para el que esa Formación le está cualificando. Por poner un ejemplo, si queremos que una persona aprenda "Finlandés", antes tendremos que explicarle qué utilidad va a tener éste en su trayectoria profesional y personal. Que alguien gaste tiempo aprendiendo algo cuya razón de ser no le ha sido comentada previamente, es difícil y poco motivante.

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Pero esto, evidentemente, nos lleva a un terreno delicado. ¿Qué pasa si una persona no comparte, entiende o acepta el Objetivo para el que está siendo formado? ¿Qué sucede si una persona tiene para sí mismo Objetivos de desarrollo diferentes a los que le está planteando su empresa? ¿Y qué sucede con aquellos Objetivos que son "de futuro", que la empresa necesitará abordar en algún momento, y para los cuales precisará de profesionales cualificados? No existe una respuesta única a esta cuestión. Y explorarla en todos sus matices nos llevaría a terrenos ajenos al que estamos trabajando. Pero sin duda, un Departamento de Formación debe entender su labor de una manera amplia, es decir, debe pensar en los Objetivos del presente, plantearse los previsibles a futuro, y realizar ofertas de Formación "a elección" para aquellas personas que tengan inquietudes no vinculadas a los Objetivos del momento. Y aquí podemos encontrarnos con cuatro "situaciones tipo".

Objetivos de la empresa
La formación se recibe, pero con escaso entusiasmo. Zona Azul Situación óptima. Ambos coinciden. No es fácil de alcanzar ni de mantener. La persona se forma, pero más a su beneficio que al de la Organización. Nefasto para ésta.

Área muerta No hay conexión. Las personas se desentienden.

Objetivos del profesional
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Un ejemplo de esto pueden ser los cursos de inglés. Muchas personas no los necesitan para su trabajo cotidiano, pero sin embargo, es correcto que la organización los facilite para quienes los deseen. También entrarían en este apartado los propios de cultura económica o similar. No entrarían materias como pueden ser "cocina de arroz" o "bailes de salón", que parecen más propios de clubs de empleados o estamentos similares. Lograr el máximo de sintonización entre los Objetivos de la empresa y los del profesional SÍ es en gran parte responsabilidad del Departamento. Se logra a través de buenos análisis de necesidades, soluciones "pegadas a la práctica", y una correcta explicación de las razones que avalan una acción de formación (los Objetivos que se persiguen). De hecho, hay una norma que entiendo de obligado cumplimiento: Toda persona que reciba una Acción de Formación, debe estar capacitada para res ponder a la pregunta de "a qué objetivo esa Acción sirve".

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CÓMO
Es el eje central de la labor de Formación. Dentro de los "cómos" descendemos al terreno grupal e individual, para poder responder a estas otras tres grandes cuestiones:

PUEDE -- SABE -- QUIERE
En el triángulo mencionado, la tarea específica del Departamento se centra en el "sabe", correspondiendo el puede/quiere a la labor de otros estamentos de la Empresa. Pero nuestro planteamiento entiende que esto así dicho es incorrecto o parcial. Tocar el "sabe" sin considerar las otras dos palabras, puede ser despilfarro. Enunciado así, puede parecer algo sencillo de lograr. Sin embargo, la práctica muestra que no es nada fácil de obtener, y que se requiere una alta cualificación profesional por parte de quien ocupe el cargo.

6. Y VISTO DESDE LA OTRA PARTE, ¿QUÉ ES LO QUE LE PIDEN LOS/AS PROFESIONALES A FORMACIÓN?
La empresa pide que le ayudemos a conseguir profesionales cualificados para alcanzar los Objetivos que se ha propuesto. Cuando una empresa se dice "no tengo a nadie para…", en cierta medida (aunque sólo en cierta medida) se está diciendo a sí misma que no ha llevado la política de Formación correcta.
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Pero, ¿qué nos piden los profesionales?

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Lo primero que nos piden es coherencia. Veamos, Formación se desprestigia cuando se emplea para tapar fallos de la organización, que deberían ser resueltos de otra manera. Si damos un curso sobre "Gestión del Tiempo" y nuestros procesos son un desastre, quienes reciben la Acción la vivencian como curiosa y quizás interesante en determinados aspectos. Pero también se dan cuenta de que es un "tapa bocas". Y eso no ayuda en lo absoluto al prestigio de la función. Demasiadas veces pagamos culpas que nos son ajenas. De hecho, a más inesencial la Formación, más hay que potenciar la atracción. La "Formación espectáculo" (y coincido en que la Formación debe ser amena) muchas veces sólo ha servido para ocultar la falta de necesidad de lo que se estaba realizando. Cuando la Formación se centra en un Objetivo real, automáticamente el profesional lo reconoce. Le interesa, porque él vive de cubrir ese Objetivo. Y como tiene el problema, te escucha. Y plantea su escucha en forma de una sola pregunta:

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"Qué hago cuando…"

Eso es una situación, vinculada a un Objetivo. El ladrillo básico para Formación. Lo exponía con más claridad el asistente a un curso: "Mira, cuando yo estoy en la calle vendiendo, me siento como si estuviera atacando al enemigo en una carga de caballería. Lo único que quiero saber es cómo usar el sable, si pincho o corto, y dónde tengo que clavarlo para tener más resultados. Y cuando voy a un curso, lo que me dicen es la composición del acero y el trabajo de talla del marfil de la empuñadura. Y eso está bien, es curioso, pero no me resuelve mi problema". Llevado a la práctica, si recordamos los cursos vemos que tras cada exposición la pregunta de los más interesados siempre coge un cariz similar a: "Vale, vale, me gusta, pero todo esto es muy teórico, ¿cómo lo aplico cuando…?". Y entonces viene el problema: difícilmente se encontrará una respuesta que satisfaga esa inquietud.

7. LUEGO… ¿EN QUÉ NEGOCIO ESTAMOS?
Está siempre en el negocio que valoran tus clientes. Si crees que eres un buen constructor de trenes, y olvidas que éstos lo que quieren es desplazarse, te equivocas. Pero si aciertas, el mercado es tuyo. Para la empresa, para los profesionales, ¿en qué negocio estamos? La función del formador/a NO es la transmisión de conocimientos. Eso es trabajo, quizás, del profesor universitario. No estamos en el negocio del acrecentamiento de las competencias. Eso es un medio, no un fin en sí mismo. La función del Departamento y de sus responsables, es preparar a la organización y a sus profesionales para que alcancen los Objetivos. Que son los que nos dan de comer a todos. La empresa plantea Objetivos a cada una de sus Áreas. Para llevar adelante estos Objetivos, los ejecutantes deben estar capacitados para solventar las diversas situaciones que se les presenten, en la forma correcta. El Departamento, a nivel operacional, detecta y define estas situaciones. Complementa con otras que contribuyan al desarrollo de los/las profesionales, aunque no estén directamente vinculados con los Objetivos del año. A estas situaciones, a través del trabajo de los técnicos pertinentes, internos y externos, se le plantean soluciones.
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Las soluciones deben estar validadas por el receptor, nos tienen que decir "esto es lo que soluciona la situación". De esta manera implicamos a los mandos. Deben de estar "empaquetadas", listas para su uso. Estar adaptadas al receptor y su lenguaje/problemática. Dando las respuestas a tiempo real, no antes o después de que se plantee la situación. Esto nos garantiza aplicabilidad, y que la formación recibida se use. La "distribución" debe realizarse por el medio que le sea más connatural al receptor: soportes, en el puesto, e-learning, aula, etc. Quizás deberíamos dejar de ver Formación como "el sitio donde se reciben cursos", ya sean éstos presenciales o a distancia. Por ese camino, nuestra utilidad, y más en estos tiempos, siempre estará discutida. El Departamento de Formación, llevado por un/a profesional, es una espectacular herramienta para favorecer el logro de los Objetivos de la empresa y de desarrollo de las personas. Y es una de las llaves más potentes para lograr que las personas se conviertan en el gran diferencial en nuestra pelea por sobrevivir en el mercado. Ese es nuestro negocio. Y es un gran negocio.

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