FACULTAD DE INGENIERÍA

DEPARTAMENTO DE COMPUTACIÓN E INFORMÁTICA

CARRERA DE INGENIERÍA EN INFORMÁTICA

CON MENCIÓN EN GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

Presentación del proyecto:

Sistema de Gestión de Eventos

LIDEPLA

LO NECESITAS, LO CREAN

Mauricio Delgado
Nicolás Plaza
Michel Lira

Profesor Mauricio Hernández

San Felipe
Julio 2015
 INDICE
Introducción ............................................................................................................. 3

Objetivos Generales y Específicos .......................................................................... 4

Descripción de proyecto .......................................................................................... 5

Estado del arte ........................................................................................................ 5

Alcance del sistema ................................................................................................ 6

Beneficios y justificación del proyecto ..................................................................... 6

Metodología de Trabajo .......................................................................................... 7

Límite del sistema ................................................................................................... 9

Plataforma de desarrollo ....................................................................................... 10

Estudio de Mercado .............................................................................................. 11

Carta Gantt ............................................................................................................ 13

Diagramas para el proyecto .................................................................................. 14

Diagrama de casos de uso ................................................................................ 14

Diagrama de clase ............................................................................................. 15

Diagrama de flujo ............................................................................................... 16

Diagrama de Entidad-Relación .......................................................................... 17

Presentación prototipo (Avance Final) .................................................................. 18

Conclusión............................................................................................................. 23

Bibliografía ............................................................................................................ 24

Anexo 1 ................................................................................................................. 25

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Introducción

Este proyecto, abarca la necesidad de poder contar con un software que nos
facilite la gestión de eventos, lo cual será de gran utilidad para poder tener de
manera virtual todo lo relacionado a la creación y buena administración de eventos
que se puedan suscitar en un espacio determinado.

La capacidad de contar con una buena administración y gestión será lo primordial

del software que brindará la capacidad de ser muy intuitivo y ameno con los
usuarios siendo además multiplataforma, y no estar encasillado solo en poder
encontrarlo en nuestros computadores, sino además con una visualización y
administración completa desde dispositivos móviles, lo que tendrá como beneficio
la movilidad del sistema y estar pendiente de todo detalle en cualquiera lugar. Esto
será una gran ayuda al momento de querer visualizar el software en lugares en los
cuales no se pueda tener un computador y/o notebook generando una aplicación
100% portable, lo que beneficia a toda empresa que cuente con nuestro sistema.

La idea de llevar a cabo este proyecto se basa en una elección de algo necesario
tanto para eventos, como también para la buena administración de datos, siendo
de esta manera una ayuda para el cliente y no pase a ser un sistema más y quede
en el recuerdo.

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Objetivos Generales y Específicos

1.- Realizar un sistema de monitoreo de eventos

A.- Crear opciones intuitivas y de fácil uso

B.- Generar un interfaz minimalista, que busque la cercanía con el usuario

2.- Innovar en plataforma y dirección del proyecto

A.- Utilizar su administración tanto en PC como en dispositivos móviles

B.- Ambientar el software para un segmento específico de usuarios

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Descripción de proyecto

Este proyecto será un software multiplataforma, el cual busca mejorar y cubrir

falencias al organizar un evento, como también tener buena administración de
datos, inventario, presupuestos, tiempo capacidad, entre otros.

Con el fin de tener fácil acceso a este utilizaremos diversas plataformas con
enfoque web y base de datos, para así optimizar su uso, desde cualquier lugar
con conexión a internet con el fin de llegar a un amplio mercado al poner en
marcha sea utilizada por los eventos sociales, las instituciones y otros agentes
interesados.

Estado del arte

El mundo de la internet y del desarrollo ofrece muchos software de administración

y gestión con diversos enfoques como proyectos, finanzas entre otros, pero el
sistema que queremos ofrecer va más allá buscando satisfacer las necesidad
específicas de eventos de diversas índoles tales como sociales, culturales, entre
otros.

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Alcance del sistema

Al estar en la primera etapa del proyecto no se tienen totalmente aclarados los

alcances que tendrá el sistema, pero en la generalidad de este y en su prototipo
se necesitara administración de datos, inventario, presupuestos, tiempo y
capacidad, trabajando con base de datos y adaptando el sistema a múltiple
plataformas como pc, tablets y teléfonos inteligentes.

Beneficios y justificación del proyecto

Como para la mayoría de los proyectos, se buscó un problema o falencia que

solucionar, la cual fue no haber ningún software para organizar eventos,
consideramos que crear esta herramientas permitirá mejorar la organización y
gestión de un evento, permitirá revisar costos y presupuestos, y nos dará una
flexibilidad y movilidad del sistema al ser multiplataforma.

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Metodología de Trabajo

La metodología de desarrollo iterativo y creciente (o incremental) es un proceso de

desarrollo de software, creado en respuesta a las debilidades del modelo
tradicional de cascada. Para apoyar el desarrollo de proyectos por medio de este
modelo se han creado Frameworks (entornos de trabajo).

La idea principal detrás de mejoramiento iterativo es desarrollar un sistema de

programas de manera incremental, permitiéndole al desarrollador sacar ventaja de
lo que se ha aprendido a lo largo del desarrollo anterior, extendiendo, versiones
entregables del sistema.

Los pasos claves en el proceso son iniciar con una implementación simple de los
requerimientos del sistema, e iterativamente mejorar la serie evolutiva de
versiones hasta que el sistema completo este implementado. En cada iteración, se
realizan cambios en el diseño y se agregan nuevas funcionalidades y capacidades
al sistema. Básicamente este modelo se basa en dos premisas:

• Los usuarios nunca saben bien que es lo que necesitan para satisfacer sus
necesidades.

• En el desarrollo, los procesos tienden a cambiar.

El proceso en sí mismo consiste de:

• Etapa de inicialización

• Etapa de iteración

• Lista de control de proyecto

Etapa de inicialización

Se crea una versión del sistema. La meta de esta etapa es crear un producto con
el que el usuario pueda interactuar, y por ende retroalimentar el proceso. Debe
ofrecer una muestra de los aspectos claves del problema y proveer una solución lo
suficientemente simple para ser comprendida e implementada fácilmente.

Para guiar el proceso de iteración se crea una lista de control de proyecto, que
contiene un historial de todas las tareas que necesitan ser realizadas. Incluye

7
cosas como nuevas funcionalidades para ser implementadas, y áreas de rediseño
de la solución ya existente. Esta lista de control se revisa periódica y
constantemente como resultado de la fase de análisis.

Etapa de iteración

Esta etapa involucra el rediseño e implementación de una tarea de la lista de

control de proyecto, y el análisis de la versión más reciente del sistema. La meta
del diseño e implementación de cualquier iteración es ser simple, directa y
modular, para poder soportar el rediseño de la etapa o como una tarea añadida a
la lista de control de proyecto. El código puede, en ciertos casos, representar la
mayor fuente de documentación del sistema. El análisis de una iteración se basa
en la retroalimentación del usuario y en el análisis de las funcionalidades
disponibles del programa. Involucra el análisis de la estructura, modularidad,
usabilidad, confiabilidad, eficiencia y eficacia (alcanzar las metas). La lista de
control del proyecto se modifica bajo la luz de los resultados del análisis.

Esta metodología se ajusta a las necesidades del proyecto debido a que los
usuarios no tienen que esperar hasta que el sistema completo se entregue para
hacer uso de él y estos pueden utilizar los incrementos iniciales como prototipos y
obtener experiencia sobre los requerimientos de los incrementos posteriores del
sistema. El primer incremento cumple los requerimientos más importantes de tal
forma que pueden utilizar el software al instante.

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Límite del sistema

Este sistema se utilizara para la planificación de eventos facilitando las tareas a

realiza, también contara con un sistema de información y control los cuals
permitirán recopilar datos y utilizarlos , esto nos deja un campo muy amplio de
aplicación, ya que podrá ser implementado en distintas áreas.

Se desea implementar este sistema tanto para computadores como para

dispositivos móviles, pero dependerá del tiempo de desarrollo del prototipo si es
que este llega a estos dispositivos, sean tablets o smartphones.

Al finalizar la construcción del proyecto, se dispondrá de una herramienta en un

estado de prototipo para la optimización de los siguientes procesos: Gestión de
datos; registro, costos y finanzas; registro y control de los proyectos de tipo
EVENTOS; gestión de los coordinadores de los proyectos; gestión de indicadores
de rendimiento; gestión de las actividades del proyecto; gestión de los
beneficiarios por proyecto y registro del monto del proyecto, todo esto respaldado
en una base de datos.

Que serán utilizados para presentar un resumen de la organización de cada

evento.

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Plataforma de desarrollo

Mediante el método de la Caja Negra se pretende representar el estado actual

(Estado A) sobre la administración de los proyectos en ejecución y el estado
deseado (Estado B), que es la creación de un sistema informático para lograr un
monitoreo y control integral y oportuno de la documentación de los proyectos en
ejecución, logrando asi una mejor gestión de estos

Este es un proyecto un tanto ambicioso por la parte de la portabilidad, por lo que

para llevar a cabo este proyecto se necesitaran computadores habilitados con los
siguientes programas:

- Sistema Operativo Windows XP en adelante

- Adobe Dreamweaver cs3 en adelante

- Adobe Photoshop cs3 en adelante

- Office 2003 en adelante

- Mysql

- APache

- Notepad ++

- Entre otros.

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Estudio de Mercado

¿A qué segmento apuntamos?

Tal como hemos mencionado anteriormente nuestro negocio está enfocado a la

necesidad clara de contar con un software que facilite la gestión de eventos, lo
cual permitirá al usuario (potenciales compradores del software) tener una
herramienta que le permita administrar mejor dichos eventos, siempre
enfocándonos en las personas que necesiten administrar eventos de gran y poca
concurrencia de público.

¿Quiénes dirigirán el proyecto?

Este negocio será dirigido por el grupo de trabajo de Lidepla, encargándose del
desarrollo del software, su mantenimiento y de su comercialización, entregando
soporte a las empresas que deseen contar con nuestra aplicación de manera
constante.

¿Razones de éxito?

Las razones del éxito que esperamos pueden ser varias, pero se simplifica en
mencionar que en la actualidad los software que están activos y apuntan al
segmento de la gestión y administración de eventos, se encuentran en un estado
poco desarrollado, ya que se pueden encontrar falencias en ellos, además de las
pocas opciones que le entregan al usuario al momento de administrar los eventos,
lo cual los hace muy acotados y no presentan alternativas de uso.

¿Estrategias a utilizar?

La estrategia a implementar por parte del grupo Lidepla, es sencillamente

desarrollar un software que con solo presentarlo ante los posibles compradores,
quede detallado y explicado de manera tal que los usuarios tengan el mayor
conocimiento antes de interactuar directamente con nuestro software, haciéndolo
de esta forma una aplicación cercana y amena con el consumidor, generando
rápidamente una empatía con el software.

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Otra estrategia pensada, es el soporte rápido y especializado que se le otorgará a
los compradores de nuestro software, siendo así una empresa que muestre ante
nuestro usuarios cercanía a la hora de responder sus dudas y de brindar soporte
en el momento que lo soliciten, ya que con esto generaríamos un espacio en el
cual los compradores se sentirían parte de la aplicación permitiendo a la vez
mejorarla y poder expandirla a otras empresas o a otro segmento de negocio con
otros desarrollos que nos permitan expandirnos.

¿Recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto?

Detalladamente se requiere para la iniciación de este proyecto un monto cercano a

$1.800.000 (clp), ya que se debe financiar el sueldo de las personas que
trabajarán en el desarrollo del software y de la puesta en marcha de esta, además
de contemplar la compra de computadores y programas de pago que nos permitan
desarrollar nuestra aplicación sin caer en problemas legales.

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Carta Gantt

La siguiente carta Gantt muestra el tiempo de dedicación previsto

aproximadamente para diferentes tareas o actividades del proceso de desarrollo
del proyecto.

Tarea Fecha de Inicio Duracion Fecha de termino

Definicion del proyecto 20-03-2015 10 30-03-2015
Estudio de factibilidad 30-03-2015 7 06-04-2015
Estudio de mercado 06-04-2015 9 15-04-2015
Planificacion del proyecto 15-04-2015 5 20-04-2015
Informe de avances 20-04-2015 5 25-04-2015
Desarrollo de interfaz prototipo 25-04-2015 7 02-05-2015
Implementacion de Base de Datos 02-05-2015 9 11-05-2015
Pruebas 11-05-2015 7 18-05-2015
Informe de avances 18-05-2015 4 22-05-2015
Solucion de errores 22-05-2015 5 27-05-2015
Preparacion informe final 27-05-2015 4 31-05-2015
Puesta en marcha de prototipo 31-05-2015 7 07-06-2015
Informe Final finalizado 07-06-2015 1 08-06-2015
Entrega informe final 08-06-2015 1 09-06-2015

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Diagramas para el proyecto

Diagrama de casos de uso

14
Diagrama de clase

15
Diagrama de flujo

16
Diagrama de Entidad-Relación

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Presentación prototipo (Avance Final)

En este apartado se mostrarán algunas tomas de pantalla al prototipo y el avance

que vaya ocurriendo a través del tiempo de trabajo. Como primer avance del
proyecto de Sistema de gestión de eventos LIDEPLA está la creación del sistema
de login (Usuario y contraseña), página donde se verán los eventos creados y la
creación y/o actualización de un evento, que también funcionara para la
visualización de estos mismos.

Este es el avance final por lo cual están tomadas en cuenta las recomendaciones
para los cambios realizados, aunque algunos de estos aún no se encuentran
100% funcionales. También se presenta el prototipo para dispositivos móviles, el
cual es funcional.

Sistema de Login

Como login se ve el logo del sistema y la entrada de datos del usuario, también la
opción de registrar un nuevo usuario.

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Página principal

En esta página se verán los eventos que han sido creados hasta el momento, se
mostrara la fecha de inicio del evento, la hora en que se realizara, el nombre del
evento y el nombre de la persona que lo creo, esto está sujeto a cambios si es que
se necesitan más campos con detalles.

También se pueden ver los botones de logout, para desconectarse, buscar y

volver a la página anterior.

Creación y Actualización de eventos

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Esta es la página donde se registran y editan los eventos. Cada evento tendrá su
nombre respectivo, el nombre del creador, un correo de contacto, el tipo de
evento, un teléfono al cual poder contactar, la hora en que se realizara el evento,
una breve descripción de este mismo, como también los invitados si es que el
evento es con invitación, y también la fecha de inicio y fin de este evento. Esto
también está sujeto a cambios si es que se requiere.

El sistema de actualización y registro como también la búsqueda de eventos

funcionará detectando un código especial que se le dará a cada evento para mejor
diferenciación, cada código será diferente al anterior.

Eliminación de Eventos

En esta pantalla se pide al usuario confirmar la eliminación del evento en sí.

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Registro del usuario

Esta es la página donde el usuario debe ingresar sus datos para poder registrarse
en el sistema. Se le piden los datos básicos, su Rut, que será utilizado como su
nombre de usuario, correo y la password o contraseña que usara.

Interfaz Smartphone

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 En la interfaz para Smartphone se puede ver que son
las mismas pantallas que las mostradas para la
interfaz web, con el pequeño cambio de un menú
desplegable para mejor utilización del espacio.

Esta interfaz incluye los mismos datos presentados

en la interfaz web gracias a que ambas están
conectadas a una base de datos en MySQL.

Todo lo mostrado anteriormente es lo principal que se podrá ver en el proyecto,

todo está sujeto a cambios si es necesario algún cambio.

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Conclusión

En este proyecto se puede determinar que la creación de este software es

necesario en la actualidad, ya que la posibilidad de portarlo en dispositivos móviles
y no depender de un pc o notebook para su visualización y/o utilización, permite al
usuario movilidad al momento de trabajar en alguna propuesta de evento, lo que
se aprecia de sobremanera por usuarios de este segmento.

Con este podemos comprender que la implantación sencilla y raída de este

proyecto es posible de sobre manera, lo cual se agradece por parte de las
empresas al no tener que acarrear una infinidad de gastos y tiempo en
capacitaciones del personal, debido a lo rápido y fácil que conlleva el uso de este
software de administración.

Este software brinda bastantes beneficios para los usuarios, consiguiendo que
estos administren de buena manera la problemática de los eventos, lo cual ahora
se ve más fácil y llevadero al momento de contar con más de un evento, lo cual se
consideró como una necesidad informática a la cual brindamos una solución.

23
Bibliografía

Proyectos utilidades informáticas; http://www.namastech.com/es/proyectos-

utilidades-informaticas

Sistemas de información; http://www.kybele.etsii.urjc.es/docencia/SI/2012-

2013/Material/%5BSI-2010-11%5DTema1_SI.pdf

24
Anexo 1

Manual Básico de Usuario del Sistema de Gestión de Eventos “LIDEPLA”

En este manual básico de usuario se explicarán los pasos a seguir para la

utilización fácil del Sistema de Gestión de Eventos “LIDEPLA”, las cuales se
explicaran a través de ilustraciones tomadas directamente de este.

Pasos a seguir:

1.- Loguearse/Ingresar al sistema

Ingresar los datos del usuario, siendo su nombre de usuario el RUT con número
verificador y su password o contraseña. Y presionar Enter en el teclado o Entrar.

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NOTA: Para esto es necesario la creación de un usuario dentro del sistema

Llenar los campos requeridos con los datos del usuario.

2.- Pantalla de eventos

Luego de ingresados los datos se muestra la pantalla de eventos.

Acá se puede elegir entre Crear, Editar o Eliminar eventos, asi como un botón
para ver el código del evento que se utiliza para buscar los eventos.

3.- Crear Evento

Para crear un evento simplemente se presiona el botón de Crear bajo la tabla de

eventos ya creados.

26
Acá se agregan los diferentes campos necesarios para el evento, como el nombre
de este, el nombre y/o apellido del creador del evento, correo de contacto, tipo de
evento, número telefónico de contacto, la hora del evento, una descripción, los
invitados al evento y la fecha de este.

Luego presionar Registrar para que el evento aparezca en la página principal con
los demás eventos creados.

4.- Editar Evento

Para editar un evento se presiona el botón de edición en la página de eventos

(botón de herramientas ) lo cual abre un menú similar al de creación de eventos

pero con los datos del evento.

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Para guardar simplemente presionar el botón Actualizar en el menú final.

5.- Borrar Evento

Para borrar un evento, al igual que para editarlo hay que ir a la página principal de

eventos, pero esta vez presionar el botón Borrar en la parte derecha del evento.
Luego de esto aparecerá una pantalla preguntando si está seguro de borrar el
evento.

Para borrar apretar el botón de eliminar, o si no el botón volver.

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