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MANUAL DEL USUARIO

APLICATIVO POA

NIVEL INSTITUCIONAL

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN


Bogotá D.C., MAYO 2018
INTRODUCCIÓN

El aplicativo POA, facilita el proceso de planeación que cada una de las áreas de la SED realiza, al establecer
la programación anual de las actividades estratégicas definidas para el cumplimiento de la política y los
objetivos establecidos en el Proyecto Educativo Institucional (PEI), Plan Educativo Local (PEL), en el Plan
Sectorial de Educación y en el Plan de Desarrollo del Distrito. El POA es el elemento que articula lo estratégico
y lo operativo, es decir que convierte la planeación estratégica en acciones concretas.

Dado que el aplicativo POA, durante el presente año ha tenido algunos desarrollos que permiten articular
procesos de planeación de actividades operativas impulsadas por otras áreas del nivel central de la SED, se
presenta el siguiente manual de funcionamiento del APLICATIVO POA, que orienta el paso a paso para el
acceso, planeación de actividades y seguimiento al POA.

1. INGRESO AL APLICATIVO POA - PLAN OPERATIVO ANUAL DEL NIVEL


INSTITUCIONAL

Para el ingreso al aplicativo POA, se debe tener en cuenta las rutas de acceso; estas corresponden al acceso
habilitado en la intranet o a través de la página web de la SED.

Ruta IntraSED

Desde la página de la IntraSED, se puede acceder al aplicativo POA, ubique el menú “Servicios”, ubicado en
la parte inferior de la página, seleccione la función “Aplicativos” y haga clic sobre ella.

Imagen 1 Ingreso por IntraSED

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Allí se encuentra el listado con el enlace de las aplicaciones utilizadas en la SED. Haga clic sobre “Apoyo
Escolar”
Imagen 2 Ingreso Apoyo Escolar

Ruta Página Web


Abrir el navegador de internet y en el campo Dirección digitar www.educacionbogota.gov.co

Imagen 3 Ingreso por página web

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Ubique el mouse en el menú “Servicios” lo cual desplegara varias opciones, de las cuales deberá
seleccionar “Aplicativos”. Allí encontrará el listado con el enlace de las aplicaciones utilizadas en la SED.
Haga clic sobre “Apoyo Escolar

Imagen 4 Ingreso Apoyo Escolar

En cualquiera de las dos rutas de acceso al aplicativo, una vez el ingreso por “Apoyo escolar” aparece en la
pantalla la solicitud de registro y acceso al aplicativo. Digite el “Usuario” y la “Contraseña”. El usuario
corresponde al número de la cédula de ciudadanía del rector y la clave la que hayan definido para el ingreso,
luego presione “Entrar”.

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Imagen 5 Ingreso al aplicativo

Si no puede ingresar al sistema o si le aparece un área que no le corresponde, debe enviar un correo
electrónico a apoyoescolardexon@educacionbogota.gov.co, indicando localidad, nombre completo del
colegio, nombre completo del(a) directivo(a) y su número de cédula de ciudadanía, anexando la imagen del
error presentado por el aplicativo.

Una vez que se registra, podrá ver los siguientes elementos:

 Sede: Dar click en “Seleccione uno” y allí seleccionar la sede principal del colegio.
 Jornada: Dar click en “Seleccione uno” y allí seleccionar la jornada de la mañana.
 Entrar: Finalmente dar click en “Entrar”
 Cambiar contraseña: Solo se utiliza si el usuario requiere cambiar la contraseña.
 Inicio: Esta opción nos devuelve al acceso inicial.

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Imagen 6 Ingreso al aplicativo

Al dar “Entrar”, se ingresa directamente al sistema de Apoyo escolar en el que se puede seleccionar múltiples
herramientas que utilizan los colegios. Para este caso puntual se debe seleccionar del menú la opción POA.
Esta opción a su vez desplegara el siguiente submenú:

1. Planeación de actividades: Es la opción a seleccionar si se registran las actividades a desarrollar


durante la presente vigencia.

2. Solicitud cambios: Es la opción a seleccionar si se requiere solicitar ajustes en la programación del


POA ya aprobado por la Dirección Local.

3. Registro Seguimiento: Es la opción a seleccionar si se diligencia el seguimiento trimestral de los


avances cuantitativos y cualitativos de cada actividad y meta del POA.

4. Reportes: Es la opción a seleccionar si se requiere generar la sábana del POA en la cual se encuentra
la programación y el seguimiento. El Reporte General Consolidado, es la opción que me genera el
reporte de las actividades PIMA con todos sus campos complementarios.

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Imagen 7 Menú lateral de ingreso

2. PLANEACIÓN DE ACTIVIDADES

Para registrar la planeación de la vigencia actual, de clic en “Planeación de actividades” y en la parte central
de la pantalla aparecerán los campos a diligenciar para registrar una por una las actividades que conforman
el POA. Al terminar de diligenciar el formulario de la actividad, deberá dar click en “Guardar” para almacenar
la actividad y “Nuevo” para limpiar el formulario y efectuar un nuevo registro.

Además del formulario, encontrará una franja anaranjada en la parte superior “REGISTRO / EDICION DE
ACTIVIDAD (TOTAL PONDERADO= 0.00%)” que le indicará el porcentaje acumulado del ponderador
correspondiente a las actividades que va registrando.

Imagen 8 Planeación de actividades

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Pasos a seguir:

2.1 Vigencia

Corresponde al año para el que se va a diligenciar el POA. Despliegue el listado haciendo clic sobre la flecha
y seleccione el año a registrar.

Imagen 9 Vigencia

2.2 Objetivo Estratégico

Las actividades que desarrolle deberán apuntarle al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la entidad.
Despliegue el listado de objetivos y seleccione el que enmarca la actividad a registrar. Como los objetivos son
extensos y no se pueden ver completamente al desplegar el listado, coloque el cursor del mouse en uno de
ellos para que se abra un cuadro de texto con el objetivo completo.

Imagen 10 Objetivo Estrategico

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2.3 Tipo de Actividad

Aquí deberá definir la actividad como POA y se desplegara los siguientes campos:

 Actividad
 Área de Gestión
 Línea de Acción
 Ponderador
 Tipo de Meta
 Unidad de medida
 Cronograma
 Fecha prevista de entrega
 Nombre del Responsable

Imagen 11 Tipo de Actividad

2.4 Actividad/Tarea

En este campo se deben registrar las actividades a realizar durante el año para cumplir con los objetivos
planteados. Las actividades deben describirse brevemente y empezar con un verbo en infinitivo: establecer,
implementar, capacitar, desarrollar, etc. Escriba la actividad pensando en el producto final que resultará de su
ejecución.

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Imagen 12 Actividad/Tarea

Fíjese bien en la forma en que escribe lo que va a realizar, puesto que esto determinará la meta anual, el tipo
de meta y la frecuencia con que se efectuará la actividad. Para el caso de las actividades POA, que ya habían
sido viabilizadas deberá corregirlas en aquellos casos identificados por el grupo de la Dirección de Evaluación.

2.5 Área de Gestión


La gestión institucional se puede clasificar en cuatro áreas de gestión: La académica, Directiva y horizonte
institucional, Administrativa y Comunidad. Dependiendo del campo de acción de la actividad deberá
seleccionar a que áreas de gestión corresponde.

Imagen 13 Área de Gestión

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2.6 Línea de acción

Se refiere a cada uno de las temáticas en las que se desagregan las áreas de gestión. Dependiendo del área
de gestión seleccionada desplegara las líneas de acción a seleccionar de acuerdo a la que más se ajuste a
la actividad:

Imagen 14 Línea de acción

2.7 Ponderador

Es el peso o valor que tiene cada actividad con respecto a las demás. En esta columna se debe colocar un
valor para cada actividad, que automáticamente se convierte en porcentaje. La sumatoria de todos los
ponderados del POA debe ser 100%; si falta, no podrá enviar el POA, si sobra no podrá registrar más
actividades. Por ejemplo, si el área va a registrar 5 actividades, puede decir que a todas les da el mismo peso
porque son igualmente importantes, o que a una le da el 30%, a dos el 15% y a otra el 40%.

Para el proceso de articulación POA-PIMA deberá reducir los ponderados de las actividades POA, para poder
ingresar las actividades nuevas PIMA.

Imagen 15 Ponderador

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2.8 Tipo de meta

La meta se puede clasificar de varias formas de acuerdo con el producto que se espera obtener al finalizar la
actividad. Despliegue el listado y seleccione el tipo que más se ajusta teniendo en cuenta que:

a) Sumatoria: Son metas cuyos avances se van sumando en cada trimestre y llegan al total de la meta
anual. Por ejemplo: realizar ocho salidas pedagógicas en el año, diferidas a 2 salidas pedagógicas por
trimestre.

b) Demanda: Son metas que miden aquellas actividades que sabemos con certeza que debemos
realizar, pero no podemos planear en qué medida llegaran. Dependen de la demanda, por ejemplo el
tramitar los derechos de petición de manera oportuna. No podemos predecir cuantos nos van a llegar
durante el año, pero se tiene la certeza que debemos tramitarlos obligatoriamente. Si se elige este
tipo de meta, la meta anual será 100% porque el objetivo es atender el 100% de las solicitudes o
requerimientos.
c) Constante: Se usa cuando la meta es permanente durante 2 o más trimestres. Por ejemplo: atender
2.000 niños con refrigerio escolar, implementar un proyecto de comunicaciones en 20 colegios.
Siempre se va a trabajar lo mismo, con la misma población.

Imagen 16 Tipo de meta

2.9 Meta anual

En esta columna se registra el producto que se quiere obtener con la ejecución de cada una de las actividades.
La meta se convierte en un indicador de gestión, puesto que a medida que va pasando el tiempo y se van
registrando los avances, se puede conocer cuál ha sido el desempeño del responsable frente a la meta
propuesta.

Esta columna se divide en dos: una para digitar la cantidad de la meta y la otra para elegir la unidad de medida,
es decir el producto final; si en ese listado no encuentra la unidad de medida, la última opción es “Otro”.
Selecciónela y escriba en el campo Cuál? la unidad de medida que desee. Si en el tipo de meta Usted ha
elegido “Demanda”, la cantidad de la meta anual debe ser 100% porque la meta es atender todas las
solicitudes o requerimientos que lleguen.

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Imagen 17 Meta anual/Producto final – Unidad de medida

Recuerde que el campo ¿Cuál? se diligencia cuando elige la opción Otro en la unidad de medida.

Imagen 18 Meta anual/Producto final – Unidad de medida

2.10 Cronograma

Este campo se divide en los 4 trimestres del año. Para cada trimestre en los que se va a desarrollar la actividad
escriba cuánto de la meta se espera cumplir. Si la meta es por demanda, digite “1” en los periodos en los que
va a atender la demanda y “0” en los periodos en los que no la va a atender.

Imagen 19 Cronograma

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El tipo de meta, la meta anual y el cronograma están estrechamente vinculados. A continuación se relacionan
algunos ejemplos de cómo se deben diligenciar los 3 campos:

META ANUAL CRONOGRAMA


TIPO DE
Unidad de 2° 3er 4°
META Cantidad 1er trimestre
medida trimestre trimestre trimestre
Sumatoria Eventos 3 0 1 1 1

Sumatoria Documento 1 0 0 0 1

Demanda Solicitudes 100% 1 1 1 1

Demanda Actualizaciones 100% 1 1 1 1

Constante Estudiantes 50 50 50 50 50

Constante Evaluaciones 2 2 2 2 2

2.11 Fecha prevista de entrega

Este campo es nuevo, respecto al anterior POA que conocíamos. Se debe diligenciar la fecha aproximada de
cuando se entrega definitivamente el producto descrito en la actividad. Si son productos programados en varios
trimestres, se deberá registrar la fecha aproximada de entrega del producto, del último trimestre programado
en el cronograma.

Imagen 20 Fecha prevista de entrega

2.12 Nombre del responsable

Digite el nombre propio de la persona responsable, o el cargo, o el nombre del grupo responsable.

Imagen 21 Nombre del responsable

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Imagen 22 Almacenamiento de la actividad

Imagen 28 Confirmación de actividad guardada

Pueden aparecer otros mensajes como solicitándole que verifique alguno de los campos del formulario porque
quedaron en blanco. También puede aparecer otro diciéndole que la sesión se cerró y que debe ingresar
nuevamente. Esto ocurre porque el sistema se cierra por seguridad cuando pasa mucho tiempo sin que se
almacene alguna actividad. En este caso, debe registrarse de nuevo y diligenciar la actividad que estaba
registrando.

2.14 Ver el listado de actividades registradas

Cuando Usted quiera revisar las actividades que ha registrado hasta el momento, busque la franja anaranjada
que dice Filtro de búsqueda. En el campo de Vigencia seleccione el año actual y si lo desea puede elegir uno
de los objetivos específicos para ver las actividades registradas allí. Luego presione Buscar con el Mouse.

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Imagen 29 Listado de actividades guardadas

En la parte inferior de la pantalla encontrará la franja anaranjada que dice Listado de actividades y debajo de
ella, todas las actividades que ha registrado hasta el momento.

2.15 Modificar una actividad

Cuando Usted ve el Listado de actividades en la parte inferior de la pantalla, encontrará que cada una tiene
dos símbolos: un lápiz para modificarla y una X roja para eliminarla. Si Usted hace clic sobre el lápiz, en el
formulario se carga automáticamente con toda la información de esa actividad. Introduzca los cambios que
necesite y presione nuevamente Guardar. El mensaje que saldrá le dirá que la actividad fue actualizada
satisfactoriamente o que revise algún campo que quedó en blanco.

Imagen 30 Modificar una actividad

2.16 Eliminar una actividad

Si desea eliminar la actividad, haga clic sobre la X roja que corresponde a la actividad a borrar; en la pantalla
aparece un recuadro para que Usted confirme si desea eliminar la actividad. Presione Aceptar y el sistema
borrará la actividad seleccionada.

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Imagen 31 Eliminar una actividad

3. CONSULTA DEL POA


Para ver el POA completo, debe ingresar a la función de Reportes ubicada en el menú lateral izquierdo de
color anaranjado. Allí podrá seleccionar tres tipos de reportes
.
 Reporte POA, que corresponde al POA Programado.
 Reporte POA/Seguimiento, que corresponde al POA con el registro de los avances de los trimestres.
 Reporte General Consolidado que traerá toda la información complementaria al POA, siendo estas
tanto de programación y seguimiento de las actividades POA y PIMA, con los campos nuevos de
presupuesto.

Seleccione del listado desplegable el tipo de reporte a generar y seleccione la vigencia. Finalice haciendo clic
en el botón Generar.

Imagen 32 Consulta del POA

Una vez el reporte sea generado en al barra inferior naranjada nombrada “Resultado” encontrara un logo sobre
el cual deberá dar click, el cual bajara el archivo Excel y PDF solicitados.

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El archivo en PDF está listo para imprimir y el archivo en Excel lo puede trabajar como un archivo corriente.
Sin embargo, las modificaciones que introduzcan en ese documento no quedarán registradas en el sistema.

4. ENVÍO DEL POA


Cuando haya terminado de diligenciar y revisar completamente el POA - PIMA, lo puede “Enviar” a la Dirección
Local de Educación – DEL, para su revisión y aprobación. Busque el menú Planeación de actividades en el
menú de la parte anaranjada izquierda. En la parte inferior donde está el Filtro de búsqueda seleccione la
vigencia correspondiente y presione Buscar con el Mouse. Verá un mensaje allí mismo en letras rojas que
dice: “Estado del POA: No enviado por la dependencia”. Esto quiere decir que el área está elaborando su POA,
pero cuando lo desea enviar debe presionar el botón Enviar POA que está al entre el de Buscar y el Estado
del POA. En ese momento el sistema se cierra y no puede hacer modificaciones.

Imagen 33 Envío del POA

La Dirección Local de Educación – DLE recibe el POA correspondiente y lo revisa. Si es necesario realizar
ajustes, cuando oprima el botón de Buscar le saldrá una subventana con las observaciones generales para
modificar el POA y en el Estado del POA el mensaje será que el POA está devuelto. Esto quiere decir que
queda habilitado para realizar ajustes y volver a enviarlo.

Imagen 34 Estado POA: Devuelto

Si el POA fue aprobado, el aplicativo le mostrara el mensaje en el campo “Estado del POA”.

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Imagen 35 Estado POA: Aprobado

5. SEGUIMIENTO TRIMESTRAL

Es importante realizar el seguimiento periódico de las metas que nos proponemos en el año porque esto nos
permite evaluarnos, corregirnos y mejorar.

El seguimiento del POA se plantea con cortes trimestrales, es decir a 31 de marzo, 30 de junio, 30 de
septiembre y 31 de diciembre. El plazo establecido para registrar la información, de acuerdo con la Resolución
174 de 2010, es de 15 días calendario después del corte y debe hacerse a través de la función “Registro de
seguimiento”.

Haga clic en “Seguimiento” en el menú lateral izquierdo. En la parte central de la pantalla debe seleccionar la
vigencia y si lo desea, elegir un objetivo específico. De clic en “Buscar” y a continuación se desplegará el
listado de actividades registradas en la programación, cada una con el objetivo específico al que le apunta,
con las casillas de seguimiento trimestral y con un lápiz ubicado al lado izquierdo. De clic en el lápiz de la
primera actividad para poder registrar la información.

Imagen 36 Registro de seguimiento

Debajo del listado de necesidades se encuentra la franja anaranjada de “Registro / Edición de seguimiento” y
en seguida está el formulario de seguimiento. La primera parte corresponde a la información de la actividad y
se encuentra en letras grises, lo que indica que no se puede modificar. Debajo del cronograma en el que se
hizo la programación de los 4 trimestres, aparece otro que se titula “seguimiento”. A medida que se hagan
los cortes trimestrales, se habilitará cada una de esas casillas para registrar el avance cuantitativo de esa
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actividad. Para eso debe tenerse en cuenta la meta programada para esa actividad, por ejemplo si la meta
anual son 12 comités, se debe indicar para cada trimestre cuántos se efectuaron (meta tipo sumatoria). Si la
meta es constante, por ejemplo brindar asesorías en 23 colegios que implementan la especialización de la
educación media, se debe indicar en cuántos colegios se dio esa asesorías durante cada trimestre.

Un campo adicional que solicita el aplicativo para el seguimiento corresponde a la “Fecha de entrega real”,
Allí se debe digitar la fecha en la cual culminamos la totalidad de la activad programada en el año. Por ejemplo
si nos encontramos en el segundo seguimiento de una actividad cuya programación culmina hasta el cuarto
trimestre, debemos mantener como fecha real de entrega la “Fecha prevista para la Entrega”; para todos los
seguimientos nos pedirá la fecha y en la medida que se entregue el bien se actualiza o no la Fecha real de
entrega.
Imagen 37 Fecha de Entrega Real y Seguimiento metas por demanda

Para el caso de las metas tipo demanda, se debe diligenciar un dato adicional que es el de demanda. Mientras
que en el cronograma de seguimiento se registra cuánto se atendió, en el cronograma de demanda se
registra cuánta demanda llegó. Por ejemplo, durante el primer trimestre llegaron 250 solicitudes de
inscripción, de las cuales la Dirección atendió 220. En seguimiento se digita 220 y en demanda 250.

Seguidamente de los campos de demanda, se encuentran los campos de “Presupuesto ejecutado” y “Análisis
de la Actividad”, dichos campos se encuentra el análisis de la actividad para cada trimestre:

Imagen 38 Análisis de la actividad

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En el campo “Análisis de la Actividad” se debe registrar el seguimiento cualitativo de los avances reportados,
allí se solicita la siguiente información:

 Fuente de verificación: son las evidencias que demuestran que la actividad se hizo, por ejemplo actas,
planillas, bases de datos, documentos.
 Logros: son los beneficios obtenidos durante el desarrollo de la actividad.
 Dificultades: son los obstáculos que se presentan durante la ejecución de la actividad. Si se ejecuta
menos de lo planeado para el trimestre, se deben relacionar las dificultades que se presentaron.
 Medidas correctivas: cuando se presentan dificultades, debe registrarse las acciones que
emprendieron o piensan realizar para sortear los inconvenientes.

Se recomienda la coherencia del diligenciamiento del componente cuantitativo y cualitativo. Es decir que el
avance numérico que registremos sea coherente con la explicación dada en los logros. Así mismo es
importante mencionar que no basta con escribir “ la actividad ha sido cumplida de acuerdo a lo programado”
sino realzar y enriquecer la gestión.

Por ejemplo:
“Realizar la feria de lectoescritura: el avance numérico es 1 (Una feria realizada)
En logros indicar la duración de la feria, así mismo los resultados de la feria: Se contó con la asistencia de
500 estudiantes de los grados 2,3, y 4 en los talleres lúdicos lectores, lo cual les presento herramientas para
la comprensión de lectura para un adecuado análisis de textos. Participaron 100 estudiantes en el concurso
de cuento escolar, los cuales fueron galardonados los tres primero puestos en el evento ferial. Así mismo se
contó con la participación de los padres de familia en el taller “Texto para leer con nuestros hijos” lo cual
facilitara el proceso de acompañamiento al aprendizaje de los estudiantes.

Finalizado el registro de la información de seguimiento de la primera actividad, se debe dar clic en el botón de
“Guardar” ubicado al inicio o al final del formulario de seguimiento y proceder con la segunda actividad, así
sucesivamente hasta terminar todas las actividades del POA.

Recordemos que la información cualitativa registrada en cada trimestre es nuestro insumo para el informe de
gestión del Colegio, el cual es la fuente de información para la elaboración del informe CBN-1090 que va con
destino a la Contraloría Distrital. En ese sentido es responsabilidad del colegio el garantizar que la información
registrada en el POA, es verídica, real y verificable y no cifras dejadas al azar.

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